Nazwa instytucji: Kujawsko-Pomorski Urząd Wojewódzki w Bydgoszczy Adres instytucji: ul. Jagiellooska 3, 85-950 Bydgoszcz Liczba pracowników instytucji: ponad 200 Problem/wyzwanie z zakresu zarządzania: Podstawowym wyzwaniem stojącym przed jednostką było rozwiązanie szeregu problemów organizacyjno-prawnych w zakresie bezpieczeostwa powszechnego w Urzędzie, w szczególności dotyczących: a) przestrzegania ustaleo i wymogów wynikających z zarządzeo, wytycznych oraz innych dokumentów Dyrektora Generalnego Urzędu dotyczących bezpieczeostwa w obiektach Urzędu przez kierowników instytucji i prezesów organizacji społecznych wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, b) powiadamiania i alarmowania pracowników o zagrożeniach, c) jednoznacznych zasad zachowania się - postępowao - pracowników, klientów na wypadek wystąpienia zdarzeo zagrażających ich życiu i zdrowiu, d) sprawnego kierowania przez Dyrektora Generalnego Urzędu działaniami ratowniczymi w obiektach Urzędu, w przypadku wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników oraz tworzenia warunków organizacyjnych i formalnoprawnych zapewniających kierowanie działaniami ratowniczymi podejmowanymi przez profesjonalne służby ratownicze, e) udzielania pierwszej pomocy, gaszenia pożarów oraz ewakuacji pracowników, zgodnie z przepisami prawa wynikającymi z kodeksu pracy i przepisami prawa z zakresu ochrony przeciwpożarowej, f) zapewnienia pracownikom Urzędu bezpiecznego miejsca pobytu po ewakuacji do momentu zakooczenia działao ratowniczych w obiektach Urzędu. Powyższe problemy skłoniły Dyrektora Generalnego Urzędu do wprowadzenia zarządzania bezpieczeostwem osób i mienia w obiektach Urzędu i podjęcia szeregu przedsięwzięd i inicjatyw mających na celu zapewnienie bezpieczeostwa osób: pracowników Urzędu i klientów oraz pracowników instytucji i organizacji społecznych wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, a także ich mienia na wypadek zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w obiektach Urzędu.
Opis wdrożenia/dobrej praktyki z zakresu zarządzania: a) Typ projektu (np.: analityczne, informatyczny): Organizacyjno-planistyczny polegający na: - wydaniu corocznych wytycznych i planu zamierzeo Dyrektora Generalnego Urzędu do działalności w zakresie bezpieczeostwa i obronności w Urzędzie, - wydaniu szeregu zarządzeo Dyrektora Generalnego Urzędu regulujących przedsięwzięcia związane z zapewnieniem bezpieczeostwa, sprawnego kierowania i koordynowania akcją ratowniczą w obiektach Urzędu, organizacyjnego przeprowadzenia sprawnej ewakuacji osób i mienia oraz wprowadzenia instrukcji postępowania na wypadek zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w obiektach Urzędu, - podpisaniu porozumieo dotyczących przestrzegania ustaleo i wymogów wynikających z zarządzeo, wytycznych oraz innych dokumentów Dyrektora Generalnego Urzędu dotyczących bezpieczeostwa w obiektach Urzędu przez kierowników instytucji i prezesów organizacji społecznych wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, - wytypowaniu obiektu przeznaczonego na jednorazowy pobyt pracowników Urzędu poprzez podpisanie porozumienia z administratorem obiektu w zakresie zapewnienia pracownikom Urzędu bezpiecznego miejsca pobytu po ewakuacji do momentu zakooczenia działao ratowniczych w obiektach Urzędu, - wytypowaniu obiektu przeznaczonego na zastępcze miejsce pracy w przypadku ewakuacji pracowników i mienia Urzędu, spowodowanej zdarzeniem uniemożliwiającym dalsze funkcjonowanie struktur organizacyjnych Urzędu w dotychczasowej siedzibie poprzez podpisanie porozumienia z właścicielem obiektu, - zorganizowaniu wewnętrznego systemu powiadamiania i alarmowania oraz ustaleniu wewnętrznych sygnałów alarmowych, - ustaleniu i wprowadzeniu szeregu instrukcji na wypadek wystąpienia realnych zagrożeo oraz wydaniu poradnika dotyczącego szczegółowych zasad postępowania w sytuacji wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracownikom, a także innym osobom przebywających w obiektach Urzędu (klientom Urzędu), - powołaniu struktur organizacyjnych do koordynowania i kierowania akcją ratunkową w obiektach Urzędu, - powołaniu spośród pracowników Urzędu oraz instytucji wykonujących działalnośd statutową w Urzędzie struktur organizacyjnych do prowadzenia akcji ratunkowej w obiektach Urzędu, w tym do udzielania pierwszej pomocy, gaszenia pożarów i ewakuacji, - zapewnieniu łączności ze służbami ratowniczymi, - opracowaniu: planu ewakuacji z obiektów Urzędu, regulaminów, procedur, etatu i planów działa dla struktur organizacyjnych odpowiedzialnych za koordynowanie i kierowanie akcją ratunkową oraz prowadzenie akcji ratunkowej w obiektach urzędu. b) Cele projektu: Zapewnienie bezpieczeostwa pracownikom Urzędu i klientom oraz pracownikom instytucji i organizacji społecznych wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, na wypadek zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w obiektach Urzędu poprzez: - wydawanie corocznych wytycznych Dyrektora Generalnego Urzędu i planu zamierzeo do działalności w zakresie bezpieczeostwa i obronności w Urzędzie, obejmujących min. przedsięwzięcia organizacyjne i planistyczne w zakresie: bezpieczeostwa powszechnego, bhp, ochrony przeciwpożarowej, spraw obronnych i obrony cywilnej i przekazanie ich do wiadomości dyrektorom wydziałów, kierownikom instytucji i prezesom organizacji społecznym
wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, - wprowadzenie w życie zarządzeo Dyrektora Generalnego Urzędu w dotyczących przedsięwzięd organizacyjnych i planistycznych w zakresie: ü ustalenia wewnętrznych sygnałów alarmowych, ü powołania Zespołu Kierowania ds. ewakuacji i ochrony przeciwpożarowej - zespołu kierowania OC, ü powołania Zespołu Ratownictwa Ogólnego, ü wprowadzenia instrukcji postępowania w sytuacjach zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w obiektach Urzędu, ü organizacyjnego zabezpieczenia procesu ewakuacji osób i mienia z obiektów Urzędu, - opracowanie katalogu zagrożeo i dokonanie oceny ryzyka ich wystąpienia dla obiektów i pracowników Urzędu i przekazanie go do wiadomości dyrektorom wydziałów, kierownikom instytucji i prezesom organizacji społecznym wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, - utworzenia na bazie Wojewódzkiego Centrum Zarządzania Kryzysowego systemu powiadamiania i alarmowania pracowników Urzędu, - organizacyjne zabezpieczenie procesu ewakuacji pracowników i klientów z obiektów Urzędu, - realizację przedsięwzięd obrony cywilnej wynikających z wytycznych terytorialnego szefa obrony cywilnej, - zapoznanie wszystkich pracowników poprzez opublikowanie na stronie intranetowej (serwis wewnętrzny) Urzędu z: ü wykazem obowiązujących aktów normatywno-prawnych w zakresie bezpieczeostwa i obronności Urzędu, ü poradnikiem - zasady postępowania w sytuacji wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, a także innych osób przebywających w obiektach Urzędu, ü katalogiem zagrożeo (czasu pokoju, kryzysu i wojny) i oceną ryzyka ich wystąpienia dla obiektów i pracowników Urzędu, ü wewnętrznymi sygnałami alarmowymi, sposobem ich wprowadzania oraz czynnościami pracowników po ich wprowadzeniu; ü instrukcjami postępowania: * po ogłoszeniu ewakuacji, * na wypadek pożaru, * na wypadek katastrofy budowlanej, * w czasie przyjmowania informacji o wprowadzeniu wewnętrznych sygnałów alarmowych, * w przypadku bezpośredniego zagrożenia atakiem terrorystycznym związanym z zajęciem obiektu, * w związku z przyjęciem informacji o podłożonym ładunku wybuchowym, * w przypadku uwolnienia niebezpiecznych substancji chemicznych, * z podejrzanymi przesyłkami; ü algorytmami postępowania w przypadku wystąpienia zagrożeo, ü planem ewakuacji osób i mienia z obiektu Kujawsko- Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Bydgoszczy przy ul. Jagiellooskiej 3 i ul. Konarskiego 1-3, - koordynowanie przedsięwzięd wynikających z zarządzeo Dyrektora Generalnego Urzędu, planu zamierzeo do działalności w zakresie bezpieczeostwa i obronności w Urzędzie oraz udzielanie porad i indywidualnych instruktaży pracownikom wyznaczonym do realizacji zadao w zakresie bezpieczeostwa i obronności w wydziałach Urzędu i instytucjach, organizacjach społecznych wykonujących działalnośd statutową w obiektach Urzędu, - prowadzenie szkoleo i dwiczeo c) Liczba osób zaangażowanych w zmianę: - przedstawiciel Biura Kadrowo-Organizacyjnego - koordynator - 1, - przedstawiciele odpowiedzialni za realizację spraw bezpieczeostwa i obronności w wydziałach Urzędu, w tym inspektor ds. ochrony ppoż. oraz specjalista ds. bhp - 17, - przedstawiciele odpowiedzialni za realizację spraw bezpieczeostwa i obronności w delegaturach Urzędu w Toruniu i we Włocławku - 2 - przedstawiciele instytucji i organizacji społecznych wykonujących działalnośd statutową w Urzędzie - 21, - Komenda Miejska Policji - 1, - Komenda Miejska Paostwowej Straży Pożarnej - 1, - Wydział Zarządzania Kryzysowego i Wydział Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta Bydgoszczy - 2
d) Opis głównych etapów projektu: - porozumienia dot. przestrzegania zapisów zarządzeo, wytycznych Dyrektora Generalnego K-P UW dot. bezpieczeostwa w obiektach UW przez kierowników instytucji/organizacji społecznych działających w obiektach UW, - opracowanie i aktualizacja zarządzeo Dyrektora Generalnego K-P UW w Bydgoszczy: Zarz. Nr 10/2010 z dnia 15.02.2010r. ws. zapewnienia bezpieczeostwa, sprawnego kierowania i koordynowania akcją ratowniczą oraz możliwości ewakuacji na wypadek zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w obiektach K-P UW: wprowadzono wewnętrzne sygnały alarmowe, zasady postępowania w sytuacji wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu osób w obiektach UW, powołano Zespół Kierowania ds. ewakuacji i ochrony przeciwpożarowej - zespół kierowania OC (zw. dalej: Zespół Kierowania) i Zespół Ratownictwa Ogólnego (zw. dalej: ZRO), określono osoby odpowiedzialne za kierowanie/koordynację akcji ratowniczej w obiektach UW, w tym u pracodawców, których pracownicy wykonują pracę w obiektach UW, wprowadzono procedury postępowania dla Zespołu Kierowania, zobowiązano kierowników podmiotów działających w obiektach UW do opracowania planów ewakuacji na podstawie otrzymanych wyciągów z planu ewakuacji osób i mienia z obiektów UW; Zarz. Nr 13/2010 z dnia 9.03.2010r. ws. wprowadzenia instrukcji postępowania w sytuacjach zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w obiektach K-P UW w Bydgoszczy: wprowadzono instrukcje postępowania w sytuacji: * przyjęcia informacji o wprowadzeniu wewnętrznych sygnałów alarmowych, * po ogłoszeniu ewakuacji, * pożaru, * bezpośredniego zagrożenia atakiem terrorystycznym związanym z zajęciem obiektu, * przyjęcia informacji o podłożonym ładunku wybuchowym, * uwolnienia niebezpiecznych substancji chemicznych, * podejrzanych przesyłek, * katastrofy budowlanej; zobowiązano: * Dyrektora Wydziału Bezpieczeostwa i Zarządzania Kryzysowego do opracowania i zapoznania z "Instrukcją postępowania dyżurnego WCZK podczas wprowadzania wewnętrznych sygnałów alarmowych", * Insp. bhp do zapoznania pracowników na szkoleniu wstępnym z instrukcjami postępowania i alarmowania na wypadek zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia w UW; ü Zarz. Nr 24/2010 z dnia 24.08.2010r. ws. organizacyjnego zabezpieczenia procesu ewakuacji osób i mienia z obiektu K-P UW w Bydgoszczy przy ul. Jagiellooskiej 3 i ul. Konarskiego 1-3: wprowadzono "Plan ewakuacji osób i mienia z obiektu K-P UW w Bydgoszczy", określono osoby odpowiedzialne za kierowanie/koordynowanie ewakuacją z obiektów UW, zobowiązano: - dyrektorów wydziałów K-P UW do: * zapoznania pracowników z planem ewakuacji, * opracowania wykazu dokumentacji i sprzętu przewidzianego do ewakuacji, * wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za ewakuację wydziału, * bezpiecznego przemieszczenia pracowników do obiektu przeznaczonego na jednorazowy pobyt pracowników UW po ewakuacji; - kierowników instytucji/organizacji społecznych działających w obiektach UW do: * uwzględnienia w planach ewakuacji zasad przyjętych w planie ewakuacji UW, sposobu alarmowania/informowania pracowników o zagrożeniach, kierunkach ewakuacji, wyjściach ewakuacyjnych, miejscu zbiórek i działao zapewniających pracownikom ochronę oraz zabezpieczenie środków transportu do przemieszczenia mienia do zastępczych obiektów; ü Zarz. Nr 21/2012 z dnia 23.11.2012 r. ws. organizacyjnego zabezpieczenia działao ratowniczych w obiektach K-P UW w przypadku wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu
i zdrowiu pracowników - określono: strukturę organizacyjną i zadania ZRO, przedsięwzięcia zapewniające funkcjonowanie Zespołu Kierowania, ZRO oraz systemu udzielania pierwszej pomocy pracownikom i klientom na terenie obiektów UW; - uzgodnienie z dyrektorami wydziałów UW oraz kierownikami instytucji/organizacji społecznych działających w obiektach UW- nr tel. alarmowego w warunkach wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników i przekazanie go do WCZK, - uzgodnienie z podmiotami wykonujących działalnośd statutową w UW utworzenia samodzielnych sekcji RO, - zorganizowanie i przeprowadzenie szkolenia specjalistycznego dla ZRO w zakresie udzielania pierwszej pomocy i gaszenia pożarów i wyposażenie w sprzęt, - określenie powszechnego systemu udzielania pierwszej pomocy, w razie wypadku na terenie obiektów UW, - umieszczenie w obiektach UW oraz w Delegaturze UW w Toruniu, informacji dotyczącej lokalizacji punktu pierwszej pomocy medycznej, - udostępnienie nr-ów telefonów alarmowych oraz namiarów na osoby wyznaczone do udzielania pierwszej pomocy, gaszenia pożarów i ewakuacji, - oznakowanie dróg pożarowych, dróg/wyjścia/drzwi ewakuacyjnych (z kluczami), zgodnie z "PN-N-01256/02:1992 Znaki bezpieczeostwa. Ewakuacja", - pozyskanie w ramach świadczeo rzeczowych środków transportu niezbędnych na przemieszczenie osób i mienia UW do obiektu zastępczego, - opracowanie/uzgodnienie: ü Planu Działania ZRO i samodzielnych sekcji RO, ü Regulaminu Organizacyjnego Zespołu Kierowania, ü dla potrzeb Zespołu Kierowania, ramowych czynności służb ratowniczych (Policji, PSP, PSSE, PINB, Zespołów RM, służb komunalnych) na wypadek zdarzeo terrorystycznych, katastrofy budowlanej, pożaru, zagrożenia szczególnie niebezpieczną chorobą zakaźną, ü planów ewakuacji przez wydziały i podmioty wykonujące działalnośd w obiektach UW, ü "Planu przemieszczenia K-P UW w Bydgoszczy do obiektu zastępczego w przypadku ogłoszenia całkowitej ewakuacji", ü procedury przeszukiwania obiektu na wypadek podłożenia urządzenia/ładunku wybuchowego, ü kart realizacji zadao OC przez Dyrektorów Wydziałów, - Dyrektor Generalny K-P UW podpisał umowę na catering dla funkcjonujących całodobowo służb i zespołów pracowniczych UW w czasie pokoju w warunkach wprowadzenia jednego z konstytucyjnych stanów nadzwyczajnych, w tym w razie wystąpienia innych szczególnych zdarzeo e) Czas trwania wdrożenia: od 2010 r. do 2013 r. oraz bieżąca aktualizacja projektu, w tym ww. zarządzeo Dyrektora Generalnego Twarde rezultaty projektu: - opracowanie i wydanie poradnika zasady postępowania w sytuacji wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, a także innych osób przebywających w obiektach Urzędu, - ustalenie wewnętrznych sygnałów alarmowych, - opracowano katalog zagrożeo i dokonano oceny ryzyka ich wystąpienia dla obiektów i pracowników Urzędu, - powołanie Zespołu Kierowania ds. Ewakuacji i Ochrony Przeciwpożarowej - Zespołu Kierowania OC, funkcjonującego na podstawie: Regulaminu Organizacyjnego Zespołu Kierowania ds. Ewakuacji i Ochrony Przeciwpożarowej - Zespołu Kierowania OC, procedur postępowania na wypadek wystąpienia w obiekcie Urzędu zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników, ramowych czynności służb ratowniczych w celu zapewnienia skutecznego prowadzenia działao ratowniczych oraz współdziałania profesjonalnych służb ratowniczych
w warunkach wystąpienia zdarzeo zagrażających życiu i zdrowiu pracowników; - funkcjonowanie na podstawie planu działania, Zespołu ds. Ratownictwa Ogólnego tworzącego powszechny system udzielania pierwszej pomocy pracownikom i klientom, w razie wypadku na terenie obiektów Urzędu, - wyposażono Zespół ds. Ratownictwa Ogólnego w sprzęt zgonie z tabelą należności: przenośny Zestaw Pierwszej Pomocy ZPP typ C na wyposażenie 1 sekcji ratownictwa ogólnego, kask ochronny, kamizelka ostrzegawcza, nosze, latarka, przenośny sprzęt łączności radiowej; - uzyskanie przez stan osobowy Zespołu Ratownictwa Ogólnego w ramach szkolenia specjalistycznego: certyfikatu AHA Heartsaver AED wydanego przez University Hospital, zaświadczenia ukooczenia szkolenia z zakresu ochrony przeciwpożarowej dla Zespołu ds. Ratownictwa Ogólnego wydanego przez Szkołę Podoficerską PSP w Bydgoszczy; - wyposażono Wojewódzkie Centrum Zarządzania Kryzysowego w urządzenie SLICAN telefon z konsolami CTS - 232 w celu funkcjonowania wewnętrznego systemu powiadamiania i alarmowania, - pozyskano w ramach porozumienia: obiekt przeznaczony na jednorazowy pobyt ewakuowanych pracowników na czas trwania podjętych działao ratowniczych w obiektach Urzędu, obiekt zastępczy przeznaczony do funkcjonowania struktur organizacyjnych Urzędu w przypadku gdy funkcjonowanie w obiektach Urzędu (w wyniku powstałego zagrożenia) jest niemożliwe; - pozyskano w ramach świadczeo rzeczowych na rzecz obrony w czasie pokoju: samochód ciężarowy i autobusy niezbędne na przemieszczenie osób i mienia Urzędu do obiektu zastępczego, ü agregat prądotwórczy o mocy 60 kv przeznaczony na zapasowe źródło energii w obiekcie zastępczym Czy są inne, zewnętrzne oceny efektów wdrożenia? (audyt, nagrody, feedback zewnętrzny (klienci)/wewnętrzny (pracownicy): Pracownicy Urzędu oraz instytucji i organizacji wykonujących swoją działalnośd na terenie Urzędu oraz klienci, dzięki powołanym zespołom, opracowanym planom i procedurom oraz praktycznym prowadzeniu dwiczeo mają zapewnione bezpieczeostwo na terenie obiektów Urzędu na wypadek zagrożeo, które wystąpiły, bądź mogą wystąpid, np. na podstawie zgłoszeo, jak również mają świadomośd sposobów postępowania, które wyeliminują, bądź zminimalizują niewskazane w akcji ratunkowej chaos oraz dezorganizację.