OBOWIĄZKI LEKARZA I LEKARZA DENTYSTY JAKO PRACODAWCY I. Z chwilą zatrudnienia pierwszego pracownika podmiot, który staje się pracodawcą zobowiązany jest w terminie 30 dni od dnia rozpoczęcia tej działalności, zawiadomić na piśmie właściwego okręgowego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności. II. Pracodawca przed zatrudnieniem osoby lub powierzeniem jej innej pracy zarobkowej jest obowiązany uzyskać od niej pisemne oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych i poszukujących pracy, a osoba podejmująca pracę jest obowiązana złożyć takie oświadczenie. (art. 36 ust. 6 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy). III. W przeciągu 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy z daną osobą, pracodawca ma obowiązek zgłosić ją do ubezpieczeń w ZUS, co wynika z art. 36 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 1998 r. Nr 137 poz. 887). W przypadku zmiany jakiejkolwiek informacji podanej na dotychczasowym zgłoszeniu, pracodawca musi powiadomić o niej ZUS w terminie 7 dni od daty jej wystąpienia. IV. Zgodnie z art. 94 Kodeks Pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności: 1)zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami, 2)organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy, 3) organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie uciążliwości pracy, zwłaszcza pracy monotonnej i pracy w ustalonym z góry tempie, 4) przeciwdziałać dyskryminacji w zatrudnieniu, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, a także ze względu na zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony albo w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy, 5) zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, 6) terminowo i prawidłowo wypłacać wynagrodzenie, 7) ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych, 8) stwarzać pracownikom podejmującym zatrudnienie po ukończeniu szkoły prowadzącej kształcenie zawodowe lub szkoły wyższej warunki sprzyjające przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy, 9) zaspokajać w miarę posiadanych środków socjalne potrzeby pracowników, 10) stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy, 11) prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, 12) przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, 13) wpływać na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego. 14) pracodawca udostępnia pracownikom tekst przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu w formie pisemnej informacji rozpowszechnionej na terenie Strona 1 z 8
zakładu pracy lub zapewnia pracownikom dostęp do tych przepisów w inny sposób przyjęty u danego pracodawcy. 15) w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy. Wydanie świadectwa pracy nie może być uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. V. BADANIA LEKARSKIE Osoby przyjmowane do pracy podlegają wstępnym badaniom lekarskim. Pracownik podlega okresowym badaniom lekarskim. Okresowe i kontrolne badania lekarskie przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy. Za czas niewykonywania pracy w związku z przeprowadzanymi badaniami pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a w razie przejazdu na te badania do innej miejscowości przysługują mu należności na pokrycie kosztów przejazdu według zasad obowiązujących przy podróżach służbowych. Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Badania lekarskie są przeprowadzane na koszt pracodawcy. Pracodawca ponosi ponadto inne koszty profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami, niezbędnej z uwagi na warunki pracy. Pracodawca jest obowiązany przechowywać orzeczenia wydane na podstawie badań lekarskich. VI. OBOWIĄZKI W ZAKRESIE BHP Artykuł 226 KP nakłada na pracodawcę obowiązek: oceniania i dokumentowania ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, stosowania niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających to ryzyko, informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną przez nich pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami. Obowiązek zapobiegania chorobom zawodowym Pracodawca jest obowiązany stosować środki zapobiegające chorobom zawodowym i innym chorobom związanym z wykonywaną pracą (art. 227 KP). W celu spełnienia tego wymagania, pracodawca powinien w szczególności utrzymywać w stanie stałej sprawności urządzenia ograniczające lub eliminujące czynniki szkodliwe dla zdrowia oraz urządzenia służące do ich pomiarów. Szereg obowiązków spoczywających na pracodawcy dotyczy pomieszczeń pracy, narzędzi, środków ochronnych, czy odzieży roboczej. Przede wszystkim pracodawca powinien: zapewnić pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników (art. 214 1 KP); utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy (art. 214 2 KP); zapewnić odpowiednie: Strona 2 z 8
urządzenia higieniczno-sanitarne, niezbędne środki higieny osobistej oraz środki do udzielania pierwszej pomocy w razie wypadku (art. 233 KP); zapewnić nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej (spełniające wymagania dotyczące oceny zgodności) zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować o sposobach posługiwania się tymi środkami (art. 237(6) 1 KP); zapewnić odzież i obuwie robocze (art. 237(7) KP); zapewnić posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych (art. 232 KP). Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy (art. 2379 KP). Obowiązki związane z wypadkami przy pracy Jeśli w zakładzie pracy dojdzie do wypadku, pracodawca ma obowiązek: podjąć działania eliminujące lub choćby ograniczające zagrożenie, zapewnić udzielenie pierwszej pomocy wszystkim poszkodowanym, zapewnić w odpowiednim trybie i terminie ustalenie okoliczności i przyczyn wypadku, zastosować odpowiednie środki zapobiegające wypadkom. O wypadku śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym, pracodawca ma obowiązek zawiadomić właściwego inspektora pracy i prokuratora (art. 234 KP). Pracodawca jest obowiązany prowadzić rejestr wypadków przy pracy. Ponosi on też koszty związane z ustaleniem okoliczności i przyczyn wypadku. SZKOLENIA BHP Pracodawca jest obowiązany zapewnić przeszkolenie pracownika w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem go do pracy oraz prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie. Pracodawca jest obowiązany odbyć szkolenie w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie niezbędnym do wykonywania ciążących na nim obowiązków. Szkolenie to powinno być okresowo powtarzania. Zarówno szkolenia pracowników jak i szkolenia pracodawców odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany ponadto zaznajamiać pracownika z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczącymi wykonywanych przez nich prac. Strona 3 z 8
VII. DOKUMENTACJA PRACOWNICZA 1. kwestionariusz osobowy i dokumenty potwierdzające kwalifikacje pracownika Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów: 1) wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, 2) świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, 3)dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, 4) świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, 5)orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, 6)innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów. 2. Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. 2) UMOWA O PRACĘ Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych. Umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: 1)rodzaj pracy, 2)miejsce wykonywania pracy, 3)wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, 4)wymiar czasu pracy, 5)termin rozpoczęcia pracy. Umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków. Strona 4 z 8
Oprócz zawarci umowy o pracę pracodawca obowiązany jest poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o: 1)obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, 2)częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, 3)wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, 4)obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy - dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Poinformowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o których mowa w 3 pkt 1-4, może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z informacją, o której mowa powyżej oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem dotyczącym systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych czasu pracy. Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 3 Kodeksu postępowania cywilnego). PROWADZENIE AKT OSOBOWYCH I DOKUMENTACJI W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te składają się z 3 części i obejmują: 1)w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, 2)w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym: a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie - potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka, o którym mowa w art. 148 pkt 3, art. 178 2 i art. 188 Kodeksu pracy, o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach, d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, Strona 5 z 8
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego, i) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186 7 Kodeksu pracy, j) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, k) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy, l) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 Kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy), m) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy, n) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy, o) kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna, p) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony; 3)w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym: a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, a ) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 1 1 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 3 Kodeksu pracy), b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 2 Kodeksu postępowania cywilnego), d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika: 1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych Strona 6 z 8
pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego, 2)imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, 3)kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych. Obowiązki pracodawcy wobec ZUS Obowiązującą w tej kwestii aktem prawnym jest ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Ustawa ta z dnia 13 października 1998 r. reguluje obowiązki płatników składek w zakresie: zgłaszania pracowników do ubezpieczeń, wyrejestrowania pracowników z ubezpieczenia po ustaniu stosunku pracy, przekazywania raportów miesięcznych. W myśl art. 47 tejże ustawy pracodawca zobowiązany jest przesłać do ZUS w terminie opłacania składek deklarację rozliczeniową (ZUS DRA) oraz imienne raporty miesięczne. W rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. zawarte są m.in. wzory następujących raportów: ZUS RCA - "Raport imienny dla płatników uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego" - załącznik nr 7, ZUS RNA - "Raport imienny dla płatników nie uprawnionych do wypłaty świadczeń z ubezpieczenia chorobowego" - załącznik nr 8, ZUS RZA - "Raport imienny o należnych składkach na ubezpieczenie zdrowotne -załącznik nr 9, ZUS RSA - "Raport imienny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek - załącznik nr 10. Zgodnie z art. 61 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa do wypłaty tych świadczeń uprawnieni są pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. Liczba ubezpieczonych osób jest ustalana według stanu na 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego, a w przypadku płatników, którzy na ten dzień nie zgłaszali nikogo do wspomnianego ubezpieczenia - według stanu na pierwszy miesiąc, w którym dokonali takiego zgłoszenia. W przypadku rozliczeń małych firm z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych są one zobowiązane do wypełniania raportu ZUS RNA. Jak i w przypadku rozliczeń z urzędem skarbowym, tak i w przypadku dokumentów składanych w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, należy kopie tychże złożonych w ZUS druków przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przesłania do organu rentowego (tu: ZUS). Strona 7 z 8
W formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego należy przechowywać: zgłoszenia płatnika, deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne, dokumenty korygujące imienne raporty miesięczne. Natomiast zgłoszenia do ubezpieczeń muszą być przechowywane jedynie w formie dokumentu pisemnego. Każdy pracownik ma prawo do poinformowania go o wysokości odciąganych składek na ubezpieczenie społeczne, jak także ma prawo do informacji o niezaleganiu z płatnościami. W myśl art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych informacje zawarte w: imiennym raporcie miesięcznym, w raporcie korygującym pracodawca jest zobowiązany przekazać ubezpieczonemu w celu ich weryfikacji. Można tego dokonać za pomocą formularza ZUS RMUA. Formularz ten stanowi załącznik nr 12 do wymienionego już rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r. Dane te mogą być również przekazywane w innej formie, jednak z zastrzeżeniem faktu, iż muszą być na piśmie. Strona 8 z 8