Załącznik nr 2 do Uchwały nr 1 Zarządu BS w Prabutach z dnia 18.10.2017r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY Banku Spółdzielczego w Prabutach Prabuty, październik 2017r.
Spis treści Rozdział 1 - Postanowienia ogólne... 3 Rozdział 2 - Struktura organizacyjna Banku... 4 Rozdział 3 - Organizacja i podstawowe zadania Centrali... 5 Rozdział 5 - Kierowanie Bankiem... 15 Rozdział 6 - Funkcje bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego Banku... 17 Rozdział 7 - Zasady współpracy jednostek i komórek organizacyjnych... 17 Rozdział 8 - Organizacja zastępstw... 17 Rozdział 9 - Organizacja kontroli wewnętrznej... 18 Rozdział 10 - Postanowienia końcowe... 18 Załącznik nr 1 Szczegółowy schemat struktury organizacyjnej Załącznik nr 2 Podział kompetencyjny między członkami Zarządu Banku Spółdzielczego w Prabutach.
Rozdział 1 - Postanowienia ogólne 1 1. Regulamin określa organizację wewnętrzną Banku Spółdzielczego w Prabutach zwanego dalej Bankiem. 2. Regulamin określa strukturę organizacyjną Banku, podstawowe zadania jednostek i komórek organizacyjnych oraz ich wzajemne współdziałanie. 3. Niniejszy Regulamin wprowadza podział realizowanych w Banku zadań, który zapewnia niezależność funkcji pomiaru, monitorowania i kontrolowania ryzyka od działalności operacyjnej, z której wynika podejmowanie ryzyka przez Bank. 2 1. Bank działa w oparciu w szczególności o następujące przepisy: a) ustawa z dnia 7 grudnia 2000r. o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających, b) ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. Prawo bankowe, c) ustawa z dnia 16 września 1982r. Prawo spółdzielcze, d) Statut Banku Spółdzielczego w Prabutach, e) Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 6 marca 23017r. w sprawie systemu zarządzania ryzykiem i kontroli wewnętrznej oraz szczegółowego sposobu szacowania kapitału wewnętrznego w bankach, f) uchwał Zebrania Przedstawicieli. 2. Bank jest samodzielną, samofinansującą się spółdzielnią, posiadającą osobowość prawną. 3. Siedzibą Banku jest miasto Prabuty. 3 1. Na podstawie ustawy o funkcjonowaniu banków spółdzielczych, ich zrzeszaniu się i bankach zrzeszających, Bank jest zrzeszony z SGB- Bankiem Spółka Akcyjna, zwanym dalej Bankiem Zrzeszającym. 2. Zasady współpracy w Zrzeszeniu reguluje Umowa Zrzeszenia zawarta pomiędzy Bankiem a Bankiem Zrzeszającym. 3. Na podstawie Umowy Systemu Ochrony SGB, Bank jest uczestnikiem Systemu Ochrony SGB. 4 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć zorganizowaną część Banku, która posiada strukturę organizacyjną, działająca dla osiągnięcia celów strategicznych Banku, 2) komórce organizacyjnej - należy przez to rozumieć składowe elementy struktury jednostek organizacyjnych, 3) Centrali - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną Banku, sprawującą funkcje związane z obszarem zarządzania, obszarem administracyjno-organizacyjnym oraz handlowooperacyjnym, 4) Punkcie Kasowym - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną prowadzącą obsługę kasową klientów, podporządkowaną Centrali, 5) Komórce należy rozumieć wydzielony zespół stanowisk w Centrali, 6) Wydziale lub Zespole należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Centrali, 7) Stanowisku należy przez to rozumieć najmniejszą jedno lub wieloosobową komórkę organizacyjną wchodzącą w skład jednostek lub komórek organizacyjnych występujących w strukturze Banku. 5 1. Bank w rozumieniu art. 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy jest pracodawcą dla osób zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Banku. 2. Czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Banku wykonuje Prezes Zarządu Banku lub upoważnione przez niego osoby, a w stosunku do członków Zarządu - Rada Nadzorcza. 3
Rozdział 2 - Struktura organizacyjna Banku 6 1. Bank jest sformalizowaną organizacją (instytucją), gdzie formalizacja oznacza utrwalenie w postaci opisu słownego zależności w niej występujących (w formie regulaminu). 2. Zorganizowanymi częściami składowymi Banku, jako organizacji są: jednostki i komórki organizacyjne. 7 1. W Banku jednostką organizacyjną jest Centrala. 2. Komórkami organizacyjnymi są: Wydziały, Komórki i Stanowiska. 8 Poszczególnymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi kierują: 1) Wydziałami Kierownicy Pionu, 2) Komórkami Kierownicy Komórki. 9 W strukturze organizacyjnej Banku określone jest stanowisko sprawujące funkcje Administratora Systemu i Sieci (ASiS). Funkcję ASiS powierzono firmie zewnętrznej na podstawie umowy. 10 1. W Banku jako organ opiniodawczo doradczy działa Komitet Zarządzania Ryzykiem (KZR), którego zasady działania i kompetencje określa odrębny regulamin. 2. W Banku utworzono Zespół ds. procedur bankowych, którego zasady działalności i kompetencje określa odrębna procedura. W Banku mogą działać na stałe lub okresowo komisje lub zespoły powołane do wykonania określonych zadań. Powołanie, zmiana, lub likwidacja oraz zakres działania komisji czy zespołu następuję na podstawie decyzji Prezesa Zarządu, Zarządu Banku lub Rady Nadzorczej. 11 1. Działalność Banku zorganizowana jest w trzech pionach : 1) pion organizacji i nadzoru, podlegający Prezesowi Zarządu, 2) pion handlowy, podlegający Wiceprezesowi Zarządu ds. Handlu, 3) pion finansowy, podlegający Członkowi Zarządu Głównemu Księgowemu (Członkowi Zarządu ds. Finansowych). 2. W skład pionu organizacji i nadzoru wchodzą: 1) Stanowisko ds. Monitoringu i Windykacji, 2) Stanowisko ds. Samorządu, Kadr i Zgodności, 3) Komórka ds. Sprawozdawczości i ryzyka, 4) Stanowiska Analiz Kredytowych /dotyczy pojedynczej transakcji/. 3. Pion handlu tworzy Wydział ds. Handlu, kierowany przez Kierownika Pionu ds. Handlowych. Wydział ds. Handlu tworzą: 1) Stanowiska Obsługi Kasowo- Depozytowej, 2) Stanowiska Kredytów, 3) Punkt Kasowy. Wiceprezesowi Zarządu ds. Handlu powierzono funkcję Gestora Systemu informatycznego. Gestor Systemu sprawuje nadzór nad pracą Administratora Systemu i Sieci. 4. W skład pionu finansowego wchodzą: 1) Zastępca Głównego Księgowego, 2) Stanowiska ds. Księgowości. 4
12 Szczegółową strukturę organizacyjną obrazuje Schemat Organizacyjny Banku stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu. Rozdział 3 - Organizacja i podstawowe zadania Centrali 13 Zadania realizowane przez Centralę to: 1) opracowywanie strategii rozwoju Banku oraz planowanie działalności, 2) projektowanie polityki handlowej, koordynowanie działalności handlowo-operacyjnej i nadzorowanie jej realizacji w skali całego Banku, 3) kształtowanie wizerunku Banku i jego relacji z otoczeniem, 4) współpraca z instytucjami zewnętrznymi, 5) opracowywanie przepisów wewnętrznych, zgodnych z zewnętrznym porządkiem prawnym, 6) organizacja pracy, struktur, systemów zarządzania procesami i zasobami, 7) modelowanie struktury organizacyjnej Banku, 8) zarządzanie procesami tworzenia zysku i budowania kapitałów własnych Banku, 9) określanie polityki kredytowej oraz nadzór nad jej realizacją w skali całego Banku, 10) projektowanie oraz wprowadzanie systemu zarządzania ryzykiem, 11) projektowanie oraz wprowadzanie systemu kontroli wewnętrznej, 12) zarządzanie adekwatnością kapitałową, 13) szacowanie kapitału wewnętrznego oraz dokonywanie przeglądów tego procesu, 14) projektowanie oraz wprowadzanie systemu informacji zarządczej, 15) prowadzenie działalności windykacyjnej w skali całego Banku, 16) określanie zasad rachunkowości i sporządzanie sprawozdawczości zewnętrznej, 17) zarządzanie majątkiem trwałym, gospodarką wewnętrzną oraz zaopatrzenie w środki pracy, 18) zarządzanie zasobami kadrowymi i doskonalenie potencjału kadrowego, 19) organizowanie i doskonalenie systemów bezpieczeństwa, 20) obsługa organizacyjna organów Banku, 21) wsparcie merytoryczne i organizacyjne pozostałych jednostek organizacyjnych. 14 Zadania realizowane przez komórki organizacyjne Centrali to: 1) współudział w opracowywaniu, koordynowaniu i realizowaniu celów strategicznych Banku, 2) współudział w opracowywaniu, koordynowaniu i realizowaniu planów i polityk, 3) współudział w procesie zarządzania ryzykami Banku, 4) współudział w procesie oceny adekwatności kapitałowej, 5) współudział w realizacji przyjętych w Banku zasad polityki informacyjnej, 6) współudział w sporządzaniu informacji zarządczej, 7) wykonywanie czynności kontrolnych w ramach systemu kontroli wewnętrznej, 8) współudział w zarządzaniu ryzykiem braku zgodności, 9) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji Banku, 10) dokonywanie rejestracji zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie incydentom, 11) realizacja zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 12) inicjowanie i opracowywanie projektów wewnętrznych regulacji i procedur, nadzór nad ich wdrażaniem we wszystkich komórkach organizacyjnych, 13) współpraca z komórkami organizacyjnymi Banku oraz funkcjonującymi Komitetami, komisjami, zespołami zadaniowymi, 14) wspieranie komórek organizacyjnych w realizacji wyznaczonych celów i polityki Banku, 15) wzajemna pomoc merytoryczna pomiędzy komórkami organizacyjnymi Banku, 16) współtworzenie pożądanej kultury Banku i kształtowanie właściwego wizerunku w odbiorze klientów i środowiska, 5
17) współudział w opracowywaniu założeń merytorycznych systemów informatycznych oraz w testowaniu i akceptowaniu tych systemów, 18) udział w pracach komitetów, komisji, zespołów zadaniowych i problemowych, 19) współudział w zarządzaniu projektami Banku, 20) prowadzenie szkoleń wewnętrznych i bieżące samokształcenie, 21) opracowywanie sprawozdań z działalności komórki, 22) współpraca z merytorycznymi komórkami organizacyjnymi Banku Zrzeszającego, 23) współpraca merytoryczna z komórkami organizacyjnymi Spółdzielczego Systemu Ochrony SGB. Pion organizacji i nadzoru 15 Komórka ds. sprawozdawczości i ryzyka zadania: 1) okresowe weryfikowanie i aktualizowanie regulacji dotyczących zarządzania ryzykiem: koncentracji, kredytowym (w tym: ekspozycji detalicznych, ekspozycji zabezpieczonych hipotecznie, inwestycji), płynności, stopy procentowej, operacyjnym, kapitałowym, przygotowywanie propozycji zmian regulacji dla Zarządu, w tym weryfikowanie i aktualizowanie metod pomiaru ryzyka, 2) weryfikacja lub proponowanie wysokości przyjętych limitów dla rodzajów ryzyka wymienionych w pkt.1, 3) dokonywanie pomiaru i monitorowania poziomu ryzyka dla rodzajów ryzyka wymienionych w pkt. 1, 4) szacowanie kapitału wewnętrznego, ocena poziomu adekwatności kapitałowej, 5) w zakresie ryzyka operacyjnego: a) pozyskiwanie i gromadzenie podstawowych informacji niezbędnych do oceny poziomu ryzyka operacyjnego oraz wyceny strat z tytułu ryzyka operacyjnego, b) dokonywanie wyceny strat bezpośrednich i pośrednich w każdej komórce lub jednostce organizacyjnej Banku, c) pomiar i ocena prawdopodobieństwa częstotliwości występowania zdarzeń oraz dotkliwości strat z tytułu ryzyka operacyjnego, d) pomiar i ocena kluczowych wskaźników ryzyka operacyjnego KRI, oraz określanie wielkości limitów dla poszczególnych wskaźników, e) weryfikacja opisu kluczowych wskaźników ryzyka, f) prowadzenie bazy zdarzeń operacyjnych, g) monitorowanie i ocena ryzyka powierzenia czynności podmiotom zewnętrznym, 6) przeprowadzanie testów warunków skrajnych dla rodzajów ryzyka wymienionych w pkt. 1, 7) monitorowanie działalności Banku pod kątem możliwości wzrostu poziomu istotności innych poza wymienionymi w pkt. 1 rodzajów ryzyka bankowego, 8) monitorowanie stopnia wykorzystania limitów, sygnalizowanie Zarządowi przypadków przekroczeń oraz wyjaśnianie przyczyn powodujących przekroczenia dla rodzajów ryzyka wymienionych w pkt. 1, 9) ocena nowych produktów bankowych w zakresie potencjalnego wpływu na poziom ryzyka, 10) sporządzanie raportów dla Zarządu i Rady Nadzorczej dla rodzajów ryzyka wymienionych w pkt. 1 zgodnie z systemem informacji zarządczej, 11) opracowywanie i realizacja polityki informacyjnej Banku, 12) współpraca z Zarządem, Zespołem ds. procedur bankowych i ASiS oraz Zastępcą Głównego Księgowego w zakresie opracowywania, aktualizowania i modyfikacji planów awaryjnych, planów utrzymania ciągłości działania, 13) gromadzenie danych o czynnikach makroekonomicznych, zjawiskach gospodarczych i rynkowych, mogących mieć wpływ na funkcjonowanie i realizację strategii Banku, 14) współpraca przy opracowywaniu planów ekonomiczno-finansowych Banku, 15) sprawozdawczość obligatoryjna ( z wyłączeniem BFG), 16) wykonywanie zadań w Zespole ds. procedur bankowych zgodnie z obowiązującą procedurą, 17) naliczanie i regulowanie rezerwy obowiązkowej Banku, 18) modelowanie oferty produktowej Banku, opracowywanie projektów nowych produktów i usług bankowych, 6
19) proponowanie oprocentowania nowych produktów bankowych z uwzględnieniem systemu cen transferowych Banku i w porozumieniu z Zastępcą Głównego Księgowego Banku, 20) prowadzenie oceny i monitoringu nowych produktów bankowych, współpraca w tym zakresie z Zastępcą Głównego Księgowego Banku, 21) współpraca z komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku w zakresie wdrażania nowych produktów i usług bankowych, 22) wykonywanie zadań Menedżera ryzyka w zakresie ryzyka operacyjnego, 23) wykonywanie kontroli wewnętrznej, 24) udział Kierownika Komórki w pracach Zespołu ds. procedur bankowych, 25) Kierownik Komórki wykonuje wymienione powyżej zadania Komórki ds. sprawozdawczości i ryzyka. 16 Stanowisko ds. samorządu, kadr i zgodności zadania: 1) działania na rzecz zapewnienia zgodności działań Banku z prawem oraz przyjętymi standardami postępowania, w tym: a) prowadzenie i aktualizacja rejestru regulacji wewnętrznych i bazy regulacji wewnętrznych Banku, b) zapewnienie zgodności wewnętrznej obowiązujących w Banku regulacji, c) monitorowanie procesu wprowadzania i aktualizacji obowiązujących w Banku regulacji wewnętrznych w zakresie zapewnienia zgodności z przepisami prawa - współpraca z kancelarią prawną obsługującą Bank, d) koordynacja i dystrybucja regulacji wewnętrznych Banku, e) inicjowanie przeprowadzania cyklicznych szkoleń dla pracowników z zakresu przestrzegania obowiązujących w Banku norm prawnych i standardów postępowania, f) udzielanie konsultacji w obszarze zgodności dla jednostek i komórek organizacyjnych Banku, g) zapoznawanie nowych pracowników z obowiązującymi regulacjami i zasadami dobrej praktyki bankowej. 2) organizowanie obsługi prawnej Banku, 3) identyfikacja i monitorowanie ryzyka braku zgodności, 4) współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi Banku w zakresie oceny i monitorowania ryzyka braku zgodności, 5) dokonywanie oceny strat zrealizowanych z tytułu ryzyka braku zgodności, 6) ocena ryzyka braku zgodności w związku z wprowadzaniem nowych produktów, angażowaniem się Banku w nowe rodzaje działalności, 7) ocena współpracujących z Bankiem zakładów ubezpieczeń w zakresie ryzyka braku zgodności, ryzyka reputacji i ryzyka prawnego przy współudziale kancelarii prawnej obsługującej Bank, 8) współpraca z Bankiem Zrzeszającym, Spółdzielnią Spółdzielczy System Ochrony SGB oraz innymi podmiotami zewnętrznymi w zakresie wynikającym z konieczności zapewnienia zgodności, 9) prowadzenie rejestru reklamacji, skarg i wniosków klientów i członków Banku przyjętych elektronicznie oraz rejestracja bieżąca przyjętych przez stanowisko innych reklamacji skarg i wniosków. 10) analizowanie oraz opiniowanie złożonych przez klientów odwołań od rozpatrzonych reklamacji, skarg i wniosków, 11) analizowanie potencjalnego wpływu reklamacji zasadnych, na wzory umów produktów bankowych, które mogą być zawierane w przyszłości oraz proponowanie mechanizmów ograniczających ryzyko występowania reklamacji w przyszłości, 12) realizacja zadań w ramach procedury anonimowego zgłaszania informacji o podejrzeniu wystąpienia nieprawidłowości lub naruszenia przepisów prawa, 13) raportowanie z obszarów ryzyka braku zgodności bezpośrednio do Zarządu i Rady Nadzorczej, 14) sprawozdawanie z obszarów ryzyka braku zgodności w ramach systemu informacji zarządczej. 15) inicjowanie rozwiązań organizacyjnych usprawniających pracę Banku i obsługę klienta, 16) prowadzenie dokumentacji rejestrowej Banku, prowadzenie rejestru członków Banku, zbioru deklaracji członkowskich oraz dokumentacji członkowskiej, 17) prowadzenie spraw kadrowych dokumentacji z zakresu prawa pracy, akt osobowych pracowników 7
Banku, 18) obsługa organizacyjna narad z pracownikami, posiedzeń organów statutowych (Zarządu, Rady Nadzorczej, Zebrania Przedstawiciel) oraz prowadzenie dokumentacji tych organów, 19) prowadzenie centralnego rejestru spraw sądowych, 20) prowadzenie i administrowanie rejestrem umów outsourcingu, 21) projektowanie zasad polityki szkoleniowej i planowanie szkoleń, w tym również w zakresie bhp i p- poż. oraz nadzór nad ich realizacją, 22) monitorowanie zasobów kadrowych w celu zachowania ciągłości działania Banku w sytuacjach odejścia kluczowych pracowników, 23) nadzór nad realizacją zadań inwestycyjnych, remontów i modernizacji, 24) zaopatrzenie i dystrybucja rzeczowych składników majątku (wyposażenie w sprzęt techniczny, umeblowanie, artykuły i urządzenia biurowe), 25) monitorowanie sprawności technicznej urządzeń, sprzętu i wyposażenia oraz zapewnienie bezpieczeństwa technicznego Banku oraz transportów wartości pieniężnych, 26) monitorowanie ochrony czynnej obiektów bankowych, mienia bankowego i wartości pieniężnych, 27) rejestrowanie zdarzeń operacyjnych z zakresu działalności administracyjno-gospodarczej, prowadzenie rejestru osób przebywających w pomieszczeniach Banku, 28) zapewnienie organizacji i nadzór nad przestrzeganiem w Banku przepisów bhp i ochrony przeciwpożarowej, 29) opracowywanie okresowej informacji o stanie bezpieczeństwa Banku, 30) prowadzenie sekretariatu, 31) zapewnienie ochrony informacji niejawnych poprzez działalność wydzielonej kancelarii (ochrona danych osobowych, rejestr stempli i pieczątek, zarządzanie dokumentami podlegającymi ochronie), 32) archiwizowanie dokumentacji prowadzonych spraw kadrowych i administracyjnych, 33) sprawozdawanie z obszarów administrowanych w ramach systemu informacji zarządczej, 34) zapewnienie utrzymywania w czystości wszystkich pomieszczeń w budynku Banku i porządku wokół, 35) zapewnienie wykonywania napraw i drobnych remontów w Banku, 36) prowadzenie ewidencji kluczy od pomieszczeń kasowo- skarbcowych i ewidencji datowników oraz prowadzenie ewidencji kluczy od zamknięć bankowych, 37) zaopatrywanie komórek organizacyjnych w materiały reklamowe i promocyjne. 17 Stanowiska Analiz Kredytowych zadania: 1) ocena ryzyka pojedynczej transakcji (w tym: analiza zdolności kredytowej klienta, ocena adekwatności zaproponowanego zabezpieczenia spłaty kredytu, ocena opłacalności kredytowanego przedsięwzięcia inwestycyjnego), 2) przygotowanie rekomendacji dotyczących podjęcia decyzji przez Zarząd, 3) wykonywanie kontroli wewnętrznej oraz bieżące ewidencjonowanie zdarzeń ryzyka operacyjnego w Rejestrze, 4) udział w opracowywaniu, przeglądzie i aktualizacji regulacji oceny wiarygodności i zdolności kredytowej klientów, wyceny zabezpieczeń, klasyfikacji i tworzenia rezerw celowych przy współpracy ze Stanowiskiem ds. Monitoringu i Windykacji oraz Zespołem ds. procedur bankowych, 5) dokonywanie na potrzeby komórek organizacyjnych ocen sytuacji ekonomiczno finansowej podmiotów, z którymi Bank zamierza rozpocząć lub kontynuować współpracę. 6) sprawowanie nadzoru nad rejestrem operacji dotyczących przeciwdziałania wprowadzania do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł; współpraca z GIIF oraz pełnienie funkcji i zadań koordynatora w zakresie prania pieniędzy oraz pełnienie funkcji Koordynatora w tym zakresie. 7) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości z działalności kredytowej na potrzeby Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, 8) rozliczanie zapotrzebowań na dopłaty do kredytów preferencyjnych. 8
18 Stanowisko ds. Monitoringu i Windykacji zadania: 1) monitorowanie sytuacji ekonomiczno-finansowej kredytobiorców, 2) monitorowanie zabezpieczeń udzielonych kredytów, w tym również: a) weryfikacja operatów szacunkowych, b) współpraca z AMRON, c) prowadzenie bazy danych nieruchomości. 3) monitorowanie terminowości spłat rat kapitału i odsetek, 4) raportowanie i przedkładanie Zarządowi Banku propozycji w zakresie klasyfikacji należności do odpowiedniej grupy ryzyka wraz z rekomendacją dotyczącą tworzenia/rozwiązywania rezerw celowych, 5) monitorowanie decyzji odmownych wypłaty świadczeń ubezpieczeniowych, rezygnacji Banku z występowania o wypłatę świadczeń, rezygnacji dalszego dochodzenia roszczeń ubezpieczeniowych, przypadków stosowania przez Bank ochrony ubezpieczeniowej niespełniającej wymaganego zakresu, 6) dokonywanie ocen skuteczności zabezpieczeń ekspozycji w formie ubezpieczeń, 7) współpraca z Bankiem Zrzeszającym w zakresie ocen zakładów ubezpieczeń, 8) tworzenie bazy rzetelnych i wiarygodnych rzeczoznawców, w tym: a) dokonywanie ocen rzeczoznawców majątkowych i zewnętrznych ekspertów, b) okresowa weryfikacja listy rzeczoznawców Banku. 9) opracowywanie, przegląd i aktualizacja regulacji oceny wiarygodności i zdolności kredytowej klientów, wyceny zabezpieczeń, klasyfikacji i tworzenia rezerw celowych przy współpracy ze Stanowiskami Analiz Kredytowych oraz Zespołem ds. procedur bankowych, 10) udział w tworzeniu, dokonywaniu przeglądów i aktualizowaniu regulacji wewnętrznych normujących proces restrukturyzacji i windykacji, 11) monitorowanie ryzyka kredytowego w zakresie ekspozycji zagrożonych, 12) prowadzenie postępowań restrukturyzacyjnych i ugodowych, 13) dokonywanie oceny możliwości ustalania nowych warunków spłat zadłużenia, 14) organizowanie i wykonywanie czynności windykacyjnych i przedwindykacyjnych, 15) podejmowanie czynności przymusowej windykacji oraz współpraca z organami egzekucyjnymi, dotycząca w szczególności: a) sporządzania i przekazywania komornikom wniosków egzekucyjnych wraz z orzeczeniami sądowymi, b) przekazywania komornikom zaliczek na poczet działalności egzekucyjnej, c) monitorowania realizacji wyroków sądowych i nanoszenie uwag w rejestrze orzeczeń sądowych, d) uczestniczenia w licytacjach organizowanych przez komorników. 16) prowadzenie postępowań sądowych wspólnie z kancelarią prawną obsługującą Bank, 17) prowadzenie spraw związanych z publiczną sprzedażą wierzytelności Banku, 18) współdziałanie z likwidatorem lub syndykiem masy upadłościowej w przypadku podmiotów, które podlegają likwidacji bądź zgłoszonych do upadłości, 19) realizowanie działań związanych z przejmowaniem majątku dłużników za długi, 20) przygotowywanie niezbędnych dokumentów związanych z umarzaniem i spisywaniem należności Banku z tytułu niespłaconych kredytów, 21) podejmowanie czynności w zakresie odzyskiwania należności Banku z umów ubezpieczenia - analizowanie zdarzeń ubezpieczeniowych, umów i warunków ubezpieczenia, informowanie Zarządu, realizowanie dalszych czynności, 22) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą aktywów do zbycia, 23) sprawozdawanie z wykonania działań windykacyjnych oraz restrukturyzacyjnych zgodnie z przyjętymi w Banku zasadami, 24) archiwizowanie dokumentacji prowadzonych spraw. 9
Pion handlowy 19 Kierownik Pionu ds. Handlowych- zadania: 1) realizacja celów strategicznych, planów i polityk Banku, 2) realizacja polityki handlowej Banku określonej w planach finansowych, 3) nadzór nad sprzedażą produktów i usług bankowych przez pracowników Wydziału. 4) nadzór nad systemami wymiany informacji (tj. BIK, MIG- BR, AMRON, itp.),wykorzystywanymi w Wydziale, 5) udział w pracach Komitetu Zarządzania Ryzykami, 6) nadzór nad rozliczaniem zapotrzebowań na dopłaty do kredytów preferencyjnych oraz sporządzaniem zbiorczej sprawozdawczości z działalności kredytowej na potrzeby ARiMR, 7) organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu działalności handlowej dla pracowników Wydziału, 8) organizowanie i koordynowanie realizacji działalności marketingowej przez pracowników Wydziału. 9) udział w dokonywaniu okresowych ocen zakładów ubezpieczeń współpracujących z Bankiem, 10) działania w zakresie public relations, w tym nadzorowanie czynności związanych z publikacjami informacyjnymi o Banku, 11) projektowanie i realizacja polityki kredytowej Banku, w ramach przyjętego przez Radę Nadzorczą apetytu na ryzyko i limitów wewnętrznych Banku, 12) udział w kreowaniu jednolitej identyfikacji wizualnej Banku i sprawach związanych z kształtowaniem wizerunku Banku, 13) opracowywanie i modyfikacja wzorców dokumentów stosowanych w działalności kredytowej i depozytowej we współpracy ze Zespołem ds. procedur bankowych i stanowiskiem ds. samorządu, kadr i zgodności, a jeżeli wystąpi taka potrzeba z kancelarią prawną odsługującą Bank, 14) wykonywanie nadzoru nad procesem sprzedaży ubezpieczeń (zakres bancassurance), 15) udział w pracach Zespołu ds. procedur bankowych. 20 Stanowiska Kredytów zadania: Przedmiotem działalności Stanowisk Kredytów są następujące grupy zadań: 1) realizacja celów strategicznych Banku oraz wynikających z nich planów i polityk, 2) realizacja polityki handlowej Banku określonej w planach finansowych, 3) sprzedaż produktów i usług bankowych - pozyskiwanie nowych oraz współpraca z dotychczasowymi klientami w zakresie sprzedaży produktów i usług bankowych, 4) administrowanie kredytami oraz rachunkami klientów, 5) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji Banku, 6) współudział w realizacji przyjętych w Banku zasad polityki informacyjnej, 7) kształtowanie poprawnych relacji z klientami, 8) przestrzeganie ustalonych standardów obsługi klienta, 9) wykonywanie czynności kontrolnych w ramach systemu kontroli wewnętrznej, 10) współpraca z komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku oraz funkcjonującymi Komitetami, komisjami, zespołami zadaniowymi, 11) udział w kreowaniu jednolitej identyfikacji wizualnej Banku i sprawach związanych z kształtowaniem wizerunku Banku, 12) weryfikacja dokumentacji kredytowej pod kątem kompletności, poprawności i wiarygodności, 13) prowadzenie rejestru odstępstw od przyjętych standardów postępowania, 14) udział w projektowaniu i realizacja polityki kredytowej Banku, w ramach przyjętego przez Radę Nadzorczą apetytu na ryzyko i limitów wewnętrznych Banku, 15) udział w opracowywaniu, przeglądzie i aktualizacji regulacji dotyczących produktów bankowych, 16) udział w opracowywaniu projektów nowych produktów i usług bankowych, 17) współpraca z komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku w zakresie wdrażania nowych produktów i usług bankowych, 18) udział w opracowywaniu i modyfikacji wzorców dokumentów stosowanych w działalności kredytowej we współpracy ze Zespołem ds. procedur bankowych i stanowiskiem ds. samorządu, kadr i zgodności, a jeżeli wystąpi taka potrzeba z kancelarią prawną odsługującą Bank, 10
19) sporządzanie raportów z zakresu realizacji planów sprzedażowych Banku, 20) opracowywanie i prowadzenie działalności marketingowej w zakresie produktów bankowych, 21) prowadzenie promocji bezpośredniej Banku i jego oferty, 22) współpraca z komórką marketingu Banku Zrzeszającego oraz instytucjami zewnętrznymi, 23) prowadzenie kampanii reklamowych, 24) szerzenie informacji dotyczącej możliwości wspierania przedsięwzięć środkami pomocowymi UE, 25) archiwizowanie dokumentacji prowadzonych rachunków, 26) wykonywanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej, 27) rejestrowanie zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie incydentom, 28) realizowanie zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 29) przyjmowanie zgłoszeń reklamacyjnych, 30) sprzedaż ubezpieczeń przez pracowników posiadających uprawnienia osób wykonujących czynności agencyjne (OWCA), 31) przyjmowanie wniosków o wydanie kart kredytowych oraz wydawanie ich klientom. 21 Stanowiska Obsługi Kasowo - Depozytowej zadania: Przedmiotem działalności Stanowisk Obsługi Kasowo Depozytowej są następujące grupy zadań: 1) realizacja celów strategicznych Banku oraz wynikających z nich planów i polityk, 2) realizacja polityki handlowej Banku określonej w planach finansowych, 3) sprzedaż produktów i usług bankowych - pozyskiwanie nowych oraz współpraca z dotychczasowymi klientami w zakresie sprzedaży produktów i usług bankowych 4) prowadzenie obsługi kasowej i rozliczeniowej klientów, 5) administrowanie depozytami oraz rachunkami klientów, 6) realizacja zasad dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł. 7) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji Banku, 8) współudział w realizacji przyjętych w Banku zasad polityki informacyjnej, 9) kształtowanie poprawnych relacji z klientami, 10) przestrzeganie ustalonych standardów obsługi klienta 11) wykonywanie czynności kontrolnych w ramach systemu kontroli wewnętrznej, 12) współpraca z komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku oraz funkcjonującymi Komitetami, komisjami, zespołami zadaniowymi. 13) udział w kreowaniu jednolitej identyfikacji wizualnej Banku i sprawach związanych z kształtowaniem wizerunku Banku, 14) udział w projektowaniu i realizacja planu depozytowego Banku, we współpracy z Kierownikiem Pionu ds. Handlowych, Zastępcą Głównego Księgowego i Komórką ds. sprawozdawczości i ryzyka, 15) udział w opracowywaniu, przeglądzie i aktualizacji regulacji dotyczących produktów bankowych, 16) udział w opracowywaniu i modyfikacji wzorców dokumentów stosowanych w działalności depozytowej, 17) udział w opracowywaniu planów akcji marketingowych i prowadzenie działalności marketingowej w zakresie produktów bankowych, 18) zakładanie rachunków lokat terminowych, oszczędnościowo-rozliczeniowych oraz bieżących i administrowanie nimi, 19) kompletowanie i przechowywanie pełnej dokumentacji związanej z prowadzeniem rachunków bankowych, 20) prowadzenie i aktualizacja kart wzorów podpisów posiadaczy rachunków bankowych, 21) realizowanie obciążeń rachunków bankowych z tytułu zajęć egzekucyjnych, 22) przyjmowanie wniosków o wydanie kart płatniczych oraz wydawanie ich klientom, 23) przyjmowanie do realizacji i kontrola zleceń klientów związanych z rozliczeniami krajowymi, 24) obsługa zleceń zagranicznych w imieniu na rzecz Banku Zrzeszającego, 11
25) prowadzenie promocji bezpośredniej Banku i jego oferty, 26) prowadzenie kampanii reklamowych, 27) prowadzenie zbioru podręcznego druków ścisłego zarachowania, 28) archiwizowanie dokumentacji prowadzonych rachunków, 29) wykonywanie i sprawowanie kontroli wewnętrznej, 30) rejestrowanie zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie incydentom, 31) obsługa i zasilanie bankomatów, 32) przyjmowanie zgłoszeń reklamacyjnych, 33) organizacja i prowadzenie sprawnej obsługi kasowej, 34) wykonywanie operacji kasowych (przeliczanie, sortowanie, pakowane i oznaczanie opakowań znaków pieniężnych) w kasach, 35) prowadzenie ewidencji transportów pieniężnych, 36) wykonywanie czynności związanych z ujawnionymi fałszywymi znakami pieniężnymi, 37) prowadzenie postępowania wyjaśniającego powstanie różnic kasowych, 38) opiniowanie limitów pogotowia kasowego, 39) prowadzenie dokumentacji kasowej (uzgadnianie obrotów kasowych, stanu kas i prowadzenie raportu kasowego), 40) zabezpieczanie wartości pieniężnych w czasie godzin kasowych i po ich zakończeniu, 41) wykonywanie czynności związanych z przechowywaniem depozytów własnych i obcych, 42) prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania, 43) kontrola nad stanem technicznym bezpieczeństwa kas, 44) archiwizowanie dokumentacji spraw kasowych. 22 Punkt Kasowy zadania: 1) oferowanie produktów i usług bankowych oraz informowanie o promocjach, 2) przyjmowanie i realizacja kasowych dyspozycji klientów, 3) wykonywanie czynności kasowych z zakresu obrotu oszczędnościowego zgodnie z zawartymi umowami, 4) bieżąca obsługa rachunków bankowych zgodnie z posiadanymi pełnomocnictwami, 5) kontrola formalno-rachunkowa dyspozycji klientów (sprawdzanie wzorów podpisów, zastrzeżeń oraz kontrola ich pokrycia), 6) monitorowanie wyznaczonych limitów gotówki i odprowadzanie nadwyżek, 7) rejestrowanie zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie incydentom, 8) realizowanie zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 9) realizacja polityki bezpieczeństwa informacji Banku. 23 Administrator Systemu i Sieci odpowiedzialny jest za utrzymanie i rozwój środowiska teleinformatycznego w Banku. Do zadań ASiS należy: 1) realizacja polityki i instrukcji bezpieczeństwa teleinformatycznego Banku, 2) uczestniczenie w tworzeniu strategii działania Banku, w szczególności w definiowaniu celów strategicznych Banku w zakresie rozwoju środowiska teleinformatycznego, 3) udział w planowaniu rozwoju systemów informatycznych - stałe uczestnictwo w pracach zespołów roboczych powołanych w zakresie rozwoju systemów informatycznych, 4) udział w realizacji projektów w zakresie środowiska teleinformatycznego - stałe uczestnictwo w zespołach projektowych wyznaczonych do zarządzania projektami w tym zakresie, 5) współpraca w procesie projektowania i utrzymania Polityki Bezpieczeństwa Informacji Banku, 12
6) wspieranie Właścicieli informacji w zakresie technicznych mechanizmów ochrony informacji przetwarzanych w środowisku teleinformatycznym Banku oraz zaangażowanych stron w procesie ochrony informacji w zakresie poprawnego wdrażania zasad ochrony informacji w Banku, 7) wspieranie w procesie zarządzania incydentami naruszenia bezpieczeństwa teleinformatycznego, 8) współpraca z Właścicielami Systemów Informatycznych w zakresie wdrażania zasad ochrony i technicznych mechanizmów ochrony informacji przetwarzanych w infrastrukturze teleinformatycznej Banku, 9) wspierania uczestników procesów w zakresie poprawnego wdrażania zasad ochrony Systemów Informatycznych w Banku, 10) wspieranie właścicieli procesów w zarządzaniu jakością danych przetwarzanych w systemach informatycznych, 11) nadzór techniczny systemów informatycznych oraz urządzeń infrastruktury teleinformatycznej - monitorowanie i ocena stanu systemów informatycznych i telekomunikacyjnych Banku, 12) opracowywanie zasad dotyczących wykorzystywania narzędzi informatycznych w zakresie organizacji wewnętrznej oraz analizowanie stopnia ich wykorzystywania, 13) koordynowanie przedsięwzięć informatycznych, ich projektowanie i składanie rocznych i trzyletnich planów informatyzacji Banku oraz nadzór nad ich realizacją, 14) zapewnienie wsparcia informatycznego dla nowych produktów bankowych, 15) raportowanie funkcjonowania środowiska teleinformatycznego, przygotowywanie raportu okresowego z funkcjonowania środowiska teleinformatycznego według Systemu Informacji Zarządczej. Pion finansowy 24 Zastępca Głównego Księgowego zadania: 1) udział w projektowaniu zasad i realizacja polityki rachunkowości Banku, 2) opracowywanie, monitorowanie i raportowanie planu finansowego Banku, 3) analizowanie zmian w bilansie Banku, rachunku wyników, 4) wykonywanie zadań związanych z kształtowaniem poziomu pozycji bilansowych wrażliwych na zmiany stóp procentowych, w ramach zagospodarowania nadwyżek środków Banku, 5) optymalne zarządzanie środkami Banku oraz wywiązywaniem się Banku z zawartych umów, w tym zagospodarowaniem nadwyżek środków Banku, 6) ocena rentowności i efektywności działania Banku oraz sporządzanie informacji zarządczej zgodnie z procedurami, 7) udział w tworzeniu i aktualizowaniu planu kont, 8) udział w opracowywaniu procedur księgowych, 9) udział w opracowywaniu zasad księgowości dla nowych produktów, 10) udział w tworzeniu zasad sprawnego obiegu dokumentów księgowych, jego aktualizacja oraz kontrola przestrzegania przyjętych zasad, 11) zapewnienie bieżącej kontroli dokumentów i ewidencji księgowej oraz kontrola dokumentów Gospodarki Własnej Banku, 12) zapewnienie wiarygodności sald kont bilansowych, poprawności i zgodności zapisów księgowych z operacjami Banku, 13) kontrola prawidłowości dokumentowania zdarzeń gospodarczych i operacji bankowych, 14) nadzór nad gromadzeniem i przechowywaniem dokumentacji w sposób przewidziany przepisami prawa, 15) nadzór nad okresowym ustalaniem rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, 16) wycena aktywów i pasywów, 17) udział w ustalaniu wyniku finansowego Banku, 18) udział w opracowywaniu rocznych sprawozdań finansowych oraz projektów podziału zysku bądź pokrycia strat, 19) prowadzenie i administrowanie rejestrem umów, z wyłączeniem umów outsourcingu, 20) kontrola gospodarki finansowej Banku oraz sprawności i prawidłowości dokonywania rozliczeń międzybankowych, 13
21) wykonywanie czynności w systemie informatycznym związanych z: - dokonywaniem zmian stóp procentowych, - nadzorowaniem procesu zamknięcia dnia, miesiąca, roku - zakładaniem w systemie nowych kont i kont towarzyszących zgodnie z Planem Kont, 22) współudział w opracowaniu projektów planów inwestycyjnych oraz nakładów odtworzeniowych i nadzór nad ich realizacją, 23) świadczenie pomocy merytorycznej pracownikom komórek organizacyjnych Banku, 24) opiniowanie na potrzeby komórek organizacyjnych ocen sytuacji ekonomiczno finansowej podmiotów, z którymi Bank zamierza rozpocząć lub kontynuować współpracę, w tym zakładów ubezpieczeń, 25) nadzór nad systemami wymiany informacji (tj. DZ itp. z wyjątkiem użytkowanych w Pionie Handlowym), 26) udział w dokonywaniu ocen rentowności produktów bankowych, 27) sporządzanie sprawozdań do KNF, BFG, GUS i innych oraz współpraca z instytucjami zewnętrznymi w zakresie sprawozdawczości obligatoryjnej, 28) wykonywanie zadań związanych z ubezpieczeniem majątku i działalności Banku, 29) kontrola formalno-rachunkowa dokumentów realizowanych w ciężar kosztów Banku, 30) naliczanie i wypłata wynagrodzeń dla pracowników Banku oraz zawartych przez Bank umów zlecenia, a także innych należnych wynagrodzeń, 31) prowadzenie i aktualizacja dokumentacji niezbędnej do sporządzania wypłat w ciężar funduszu płac i w ciężar ZUS, 32) rozliczanie listy płac i wystawianie odpowiednich dokumentów księgowych, 33) naliczanie i regulacja zobowiązań podatkowych Banku, 34) współpraca i koordynowanie działań wszystkich jednostek i komórek organizacyjnych Banku w celu pozyskania informacji dla poprawnego sporządzania sprawozdawczości finansowej, 35) sporządzanie informacji zarządczej w zakresie: zmian w bilansie Banku, rachunku wyników, rentowności i efektywności działania Banku, 36) kontrola dokumentacji i ewidencji w zakresie VAT oraz przygotowanie deklaracji VAT, 37) rejestrowanie zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie incydentom, 38) realizowanie zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 39) wykonywanie kontroli wewnętrznej. 25 Stanowiska ds. księgowości zadania: 1) kontrola merytoryczna księgowań oraz obrotów i sald pod kątem zgodności z dokumentacją źródłową, 2) sporządzanie zbioru dokumentacji dziennej zgodnie z obowiązująca w Banku procedurą, 3) wykonywanie obsługi elektronicznej krajowych rozliczeń bankowych w systemie ELIXIR oraz wykonywanie rozliczeń bankowości elektronicznej, 4) wykonywanie czynności związanych z zamknięciem dnia operacyjnego w systemie informatycznym Banku, 5) rozliczanie operacji dokonanych przy użyciu kart płatniczych i kredytowych, 6) sporządzanie okresowych informacji sprawozdawczych z zakresu wykonywanych czynności na wewnętrzne potrzeby Banku, 7) prowadzenie archiwum Banku, 8) administrowanie usługami z zakresu bankowości elektronicznej, 9) współpraca z Bankiem Zrzeszającym w zakresie rozliczeń elektronicznych oraz rozliczeń transakcji kartami płatniczymi, 10) przyjmowanie zgłoszeń reklamacyjnych w zakresie usług elektronicznych oraz współudział w ich rozpatrywaniu /współpraca z Komórką Rozpatrującą/. 11) kompleksowa obsługa czynności związanych z Gospodarką Własną Banku, w tym: a) bieżąca klasyfikacja zdarzeń gospodarczych, b) ewidencja księgowa Gospodarki Własnej, 14
c) prowadzenie rozliczeń z kontrahentami. 14) dokonywanie rozliczeń finansowych prowadzonej działalności inwestycyjno-remontowej, 15) prowadzenie ewidencji i dokonywanie rozliczeń w zakresie aktywów do zbycia, 16) zakładanie i prowadzenie kart księgowych ewidencji analitycznej rachunków Gospodarki Własnej, 17) prowadzenie ewidencji rachunków i kont bankowych (otwieranie i definiowanie zgodnie z obowiązującym planem kont), 18) prowadzenie ewidencji środków trwałych, 19) sporządzanie inwentarzy i załączników do rocznego sprawozdania finansowego z zakresu gospodarki własnej, 20) wystawianie faktur VAT, prowadzenie rejestru zakupów i sprzedaży dla celów VAT, 21) archiwizowanie dokumentacji z obszaru księgowości własnej, 22) prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania, 23) rozliczanie bankomatów, 24) rejestrowanie zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w wyjaśnianiu przyczyn oraz podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie incydentom, 25) realizowanie zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 26) wykonywanie kontroli wewnętrznej. Rozdział 5 - Kierowanie Bankiem 26 1. Bankiem kieruje Zarząd Banku. 2. Podstawowym celem pracy Zarządu jest efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem bankowym, przez co rozumieć należy ustalanie celów i zadań Banku, i zapewnienie ich realizacji dzięki umiejętnemu kreowaniu zasobów oraz wykorzystywaniu narzędzi i instrumentów a także technik zarządzania w sposób sprawny, skuteczny i zgodny z racjonalnością działań gospodarczych. 3. Zarząd Banku odpowiada za: 1) skuteczność systemu zarządzania ryzykiem, w tym ryzyka braku zgodności, systemu kontroli wewnętrznej, procesu szacowania kapitału wewnętrznego i dokonywania przeglądów procesu szacowania i utrzymywania kapitału wewnętrznego oraz za nadzór nad efektywnością tych procesów, 2) zorganizowanie skutecznego procesu oceny adekwatności kapitałowej i utrzymywania kapitału wewnętrznego oraz nadzór nad jego efektywnością, wprowadzając w razie potrzeby niezbędne korekty i udoskonalenia, 3) wprowadzanie zatwierdzonej przez Radę Nadzorczą struktury organizacyjnej dostosowanej do wielkości i profilu ponoszonego ryzyka, 4) wprowadzanie podziału zadań realizowanych w Banku, który zapewnia niezależność funkcji pomiaru, monitorowania i kontrolowania ryzyka od działalności operacyjnej skutkującej podejmowaniem ryzyka przez Bank, 5) zatwierdzanie limitów wewnętrznych oraz ich wysokości dostosowanych do akceptowanego przez Radę Nadzorczą ogólnego poziomu ryzyka Banku, 6) przejrzystość działań Banku, w szczególności za politykę informacyjną w zakresie działalności Banku, pozwalającą na ocenę skuteczności działania Rady Nadzorczej i Zarządu Banku w zakresie zarządzania Bankiem, monitorowania stanu bezpieczeństwa działalności Banku i za ocenę sytuacji finansowej Banku, 7) zapewnianie zgodności działania Banku z obowiązującymi przepisami prawa, 8) zapewnienie, że Bank prowadzi politykę służącą zarządzaniu wszystkimi istotnymi rodzajami ryzyka w działalności Banku i posiada procedury w tym zakresie, 9) opracowanie, wprowadzenie oraz aktualizację polityki zmiennych składników wynagrodzeń, 10) udział w opracowywaniu i aktualizacji oraz realizacja zasad ładu korporacyjnego, 11) uwzględnianie rezultatów badań prowadzonych przez Spółdzielnię (w ramach realizacji zadań audytu wewnętrznego), biegłych rewidentów, przy podejmowaniu decyzji w ramach zarządzania Bankiem, 15
12) przekazywanie Radzie Nadzorczej okresowych informacji przedstawiających w sposób rzetelny, przejrzysty i syntetyczny rodzaje i wielkości ryzyka w działalności Banku. 4. Szczegółowe zasady Pracy Zarządu i podziału obowiązków oraz kompetencji regulują: Statut Banku, Podział kompetencyjny między członkami Zarządu, Regulamin Pracy Zarządu oraz uchwały kompetencyjne. 27 Do stanowisk kierowniczych w Banku zaliczane są wyłącznie stanowiska Zarządu w związku z tym, iż osobom na innych stanowiskach nie powierzono uprawnień decyzyjnych. 28 Do podstawowych zadań Kierownika Wydziału ds. Handlowych (oprócz wymienionych w 19), Kierownika Komórki ds. Sprawozdawczości i ryzyka ( oprócz wymienionych w 15) oraz Zastępcy Głównego Księgowego ( oprócz wymienionych w 24) należy: 1) planowanie i organizowanie pracy w kierowanych przez siebie zespołach pracowników, 2) zapoznawanie pracowników z celami strategicznymi, kształtowanie powszechnego rozumienia celów strategicznych Banku i zapewnienie ich realizacji w nadzorowanych przez siebie obszarach, 3) informowanie pracowników o wszystkich istotnych kierunkach działania i rozwoju Banku, 4) zapewnienie pełnej i terminowej realizacji planów i zadań w ramach podległego obszaru działania, m.in. poprzez właściwy podział zadań pomiędzy pracowników, 5) kształtowanie kultury organizacyjnej, dbałość o przestrzeganie Zasad dobrych praktyk bankowych, 6) sterowanie rozwojem podległych pracowników, wspieranie doskonalenia jakości ich pracy i osiągania wyników, 7) wspieranie komunikacji wewnętrznej oraz rozwiązywanie problemów występujących na styku współpracujących komórek organizacyjnych, 8) motywowanie pracowników do wykonywania zadań, 9) realizacja polityki kadrowej w odniesieniu do podległych pracowników, 10) wspomaganie procesów przekształceń wewnętrznych Banku, realizacji projektów Banku, 11) zaangażowanie w rozwiązywanie problemów oraz podejmowanie decyzji w ramach posiadanych kompetencji, 12) nadzorowanie jakości oraz terminowości sporządzania informacji zarządczej, 13) nadzorowanie realizacji polityki bezpieczeństwa informacji w kierowanej komórce, 14) czuwanie nad bezpieczeństwem prowadzonej działalności, 15) reprezentowanie Banku wobec klientów i władz lokalnych zgodnie z posiadanymi kompetencjami oraz promowanie Banku, 16) prowadzenie szkoleń wewnętrznych, informowanie pracowników o zmianach w obowiązujących regulacjach prawnych, udzielania merytorycznego wsparcia pracownikom, 17) świadczenie pomocy merytorycznej podległym pracownikom w realizacji wyznaczonych zadań, 18) zapewnienie przestrzegania dyscypliny pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa przeciwpożarowego, 19) zapewnienie przestrzegania tajemnicy służbowej i bankowej, 20) zapewnienie przestrzegania wdrożonych standardów obsługi klientów, 21) prowadzenie bieżącej oceny pracy podległych pracowników, 22) opracowywanie lub współuczestniczenie w opracowywaniu wzorców dokumentów, 23) sprawowanie kontroli wewnętrznej w kierowanych przez siebie komórkach/jednostkach, w tym w zakresie przestrzegania polityki bezpieczeństwa informacji, 24) zapewnienie prawidłowej realizacji zadań dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości pieniężnych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł, 25) efektywne uczestniczenie w zarządzaniu ryzykiem operacyjnym w podległych komórkach organizacyjnych, w tym poprzez: identyfikację i zapobieganie powstawaniu ryzyka operacyjnego towarzyszącego wykonywaniu codziennych czynności, przekazywanie informacji na temat zaistniałych istotnych zdarzeń ryzyka operacyjnego, odpowiednią klasyfikację zdarzeń ryzyka operacyjnego, udział w opracowaniu projektów metod, 16
26) redukcja ryzyka lub opracowywanie działań zabezpieczających, w zakresie obszarów działalności Banku, za realizację których odpowiada podległa komórka organizacyjna, w tym udział w opracowaniu planów awaryjnych, 27) realizacja zadań zobowiązań wobec Banku i wobec Klientów w zakresie zarządzania ryzykiem braku zgodności, 28) współpraca z Zarządem w zakresie zapewnienia skutecznego systemu zarządzania ryzykiem Banku, 29) uczestniczenie w posiedzeniach organów statutowych Banku, na ich zaproszenie. Rozdział 6 - Funkcje bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego Banku 29 Dla bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego w Banku określono funkcję Administratora Systemu i Sieci (ASiS), który podlega Wiceprezesowi Zarządu ds. Handlu, pełniącemu funkcję Gestora podstawowego systemu informatycznego Banku. Zadania ASiS opisano w 23 niniejszego Regulaminu. W Banku nie wyodrębniono funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji /ABI/, a funkcje w zakresie bezpieczeństwa informacji pełni Zarząd. Rozdział 7 - Zasady współpracy jednostek i komórek organizacyjnych 30 Oprócz współpracy wynikającej z ustalonych struktur pionowych oraz zależności funkcjonalnych prowadzona jest w Banku współpraca w układzie poziomym. 31 Pracownicy jednostek i komórek organizacyjnych Banku zobowiązani są do współpracy ze sobą we wszystkich sprawach służących sprawnemu, bezpiecznemu i efektywnemu działaniu Banku i wynikających z obowiązujących regulacji i procedur. 32 Komórki organizacyjne Banku współpracują z odpowiednimi komórkami i jednostkami organizacyjnymi Banku Zrzeszającego oraz jednostkami organizacyjnymi Spółdzielczego Systemu Ochrony SGB w celu realizacji postanowień Umowy Zrzeszenia i Umowy Systemu Ochrony na zasadach ustalonych przez Zarząd Banku. Rozdział 8 - Organizacja zastępstw 33 1. W stosunku do wszystkich stanowisk pracy w Banku obowiązuje zasada planowanego zastępowania pracowników. 2. Doraźne rozwiązywanie spraw i podejmowanie odpowiednich doraźnych decyzji może mieć miejsce wyjątkowo tylko w nieprzewidzianych okolicznościach np. zwolnienie lekarskie, delegacja służbowa, itp. 3. Za stosowanie tej zasady odpowiedzialni są wszyscy bezpośredni przełożeni pracowników w poszczególnych jednostkach i komórkach organizacyjnych Banku. 34 Dla Zarządu obowiązuje następujący porządek zastępstw: 1. W przypadku nieobecności Prezesa Zarządu jego funkcje i kompetencje przejmuje Wiceprezes Zarządu ds. Handlu. 2. W przypadku nieobecności Wiceprezesa Zarządu ds. Handlu jego funkcje przejmuje Członek Zarządu Główny Księgowy (Członek Zarządu ds. Finansowych), a obowiązki przejmuje w uzgodnionym zakresie kierujący Wydziałem Kierownik Pionu ds. Handlowych. 17