Jednostki mają obowiązek sporządzić sprawozdanie z wydatków strukturalnych poniesionych z krajowych środków publicznych. Praktyka pokazuje, że wiele jednostek ma cały czas problemy z prawidłowym określeniem, które z poniesionych wydatków można zaliczyć do wydatków strukturalnych. Na co należy zatem zwrócić szczególną uwagę, by nie popełnić błędów przy sporządzaniu i przekazania sprawozdań Rb-WSa i Rb-WSb? Cenne wskazówki poniżej. W rozporządzeniu z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej określono dwa rodzaje sprawozdań o wydatkach strukturalnych: - Rb-WSa - roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki samorządu terytorialnego (wzór tego sprawozdania stanowi załącznik nr 30 do rozporządzenia) oraz - Rb-WSb - roczne sprawozdanie o wydatkach w podziale wojewódzkim (regionalnym) poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych (wzór tego sprawozdania stanowi załącznik nr 31 do rozporządzenia). Do sporządzenia i przekazania sprawozdania Rb-WSa w imieniu jednostki zobowiązani są przewodniczący zarządów jednostek samorządu terytorialnego, którzy wykazują wydatki zbiorcze, skonsolidowane, obejmujące również wydatki przedstawione w sprawozdaniach jednostkowych przez kierowników: - samorządowych jednostek budżetowych, - samorządowych zakładów budżetowych, - samorządowych instytucji kultury, - samorządowych zakładów opieki zdrowotnej, - innych samorządowych osób prawnych, utworzonych na podstawie odrębnych ustaw. 1 / 14
Natomiast do sporządzenia i przekazania sprawozdań Rb-WSb zobowiązani są: - dysponenci główni środków budżetu państwa (w tym: organy władzy publicznej, organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały), którzy wykazują wydatki łączne i skonsolidowane obejmujące wydatki wszystkich jednostek organizacyjnych oraz jednostek powołanych i nadzorowanych przez nie, w tym również państwowych instytucji kultury, państwowych instytucji filmowych, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej i innych państwowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw), - agencje wykonawcze, - instytucje gospodarki budżetowej, - dysponenci państwowych funduszy celowych, - Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Prezes Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, - Prezes Narodowego Funduszu Zdrowia, - uczelnie publiczne, - Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne. Instrukcja sporządzania sprawozdań Rb-WSa i Rb-WSb Jednostki mają obowiązek sporządzić sprawozdanie z wydatków strukturalnych poniesionych z krajowych środków publicznych. 2 / 14
Dla uściślenia: wydatki strukturalne, to krajowe wydatki publiczne poniesione w obszarach interwencji funduszy strukturalnych w związku z realizacją operacji i celów (np. projektu, działania, zadania), określonych i opisanych w rozporządzeniu Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 39 ust. 4 pkt 2 ustawy o finansach publicznych (rozporządzenie z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych). Zalicza się do nich wydatki: - stanowiące wkład krajowy na realizację projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych, - poniesione na realizację projektów finansowanych wyłącznie ze źródeł krajowych odpowiadających obszarom i kodom kategorii interwencji funduszy strukturalnych. Natomiast krajowe środki publiczne będące w dyspozycji jednostki, to: - środki budżetowe, - środki własne, - dotacje, pożyczki, kredyty, - inne (np. środki uzyskane z emisji papierów wartościowych, przychody z prywatyzacji majątku Skarbu Państwa oraz majątku jednostki samorządu terytorialnego, darowizny, środki zgromadzone na wyodrębnionych rachunkach itp.). Do środków tych nie zalicza się środków pochodzących z Unii Europejskiej, takich jak: - środki funduszy przedakcesyjnych - PHARE, ISPA i SAPARD; - środki funduszy strukturalnych; - środki Funduszu Spójności, Inicjatyw Wspólnotowych, Europejskiego Funduszu Rybackiego, Europejskiego Funduszu Rolniczego Rozwoju Obszarów Wiejskich; - środki poakcesyjne - Transition Facility, Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz Szwajcarskiego Mechanizmu Finansowego. 3 / 14
Do obliczenia wydatków strukturalnych jednostka powinna przyjąć wydatki faktycznie poniesione w okresie sprawozdawczym, udokumentowane opłaconą fakturą lub innym równoważnym dokumentem księgowym, z wyjątkiem: - wszelkiego rodzaju kar, grzywien, odsetek od zaległości oraz - wydatków, które mogą zostać odzyskane (zwrócone jednostce zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi) np. VAT. Podkreślenia wymaga fakt, że jeśli jednostka realizuje zadania finansowane z udziałem środków Unii Europejskiej, nie powinna wykazywać wydatków, które podlegają refundacji, niezależnie od tego, kiedy ta refundacja nastąpi. Ma natomiast obowiązek wykazać wydatki poniesione w części stanowiącej wkład publiczny krajowy (współfinansowanie krajowe). Zaokrąglanie kwot w sprawozdaniu Rb-WSa i Rb-WSb W sprawozdaniach Rb-WSa i Rb-WSb podlegają wykazaniu wszystkie wydatki spełniające warunki zaliczenia ich do wydatków strukturalnych. Aby tak się stało, jednostki organizacyjne zobowiązane do sporządzania tych sprawozdań oraz jednostki przez nie nadzorowane powinny sporządzać przedmiotowe sprawozdania w złotówkach. Następnie jednostka sporządzająca sprawozdanie skonsolidowane powinna wykazać w nim kwoty wydatków strukturalnych w tysiącach złotych. 4 / 14
Przykład nr 1 Jednostka sektora finansów publicznych sporządzająca sprawozdanie jednostkowe oznaczona jako A d Sprawozdanie skonsolidowane Aby uniknąć wielokrotnego liczenia tych samych wydatków przez różne jednostki, należy sporządzić sprawozdanie skonsolidowane, tj. bez uwzględnienia przepływów środków finansowych: - wewnętrznych (w ramach jednostki i podległych jej jednostek organizacyjnych oraz jednostek przez nią nadzorowanych), - wewnątrzsektorowych (pomiędzy jednostkami sektora finansów publicznych). 5 / 14
Przykład nr 2 1. Przekazanie środków finansowych na realizację zadania jednostce organizacyjnej lub nadzorowan 2. Przekazanie środków finansowych na zadanie realizowane przez inną jednostkę sektora jest przep W przypadku przekazania środków finansowych przez jednostkę na zadanie realizowane przez jednostkę niezaliczoną do sektora finansów publicznych, przepływ środków jest wydatkiem jednostki przekazującej środki, który należy wykazać w sprawozdaniu. Jednostka ma obowiązek sporządzić sprawozdanie łączne lub zbiorcze i skonsolidowane obejmujące: - wydatki jednostki i - wydatki wykazane w sprawozdaniach jednostkowych sporządzanych przez jednostki organizacyjne i nadzorowane. Jednocześnie na końcu formularza sprawozdania w polu pt. Liczba sprawozdań jednostkowych objętych sprawozdaniem łącznym/zbiorczym" jednostka powinna podać liczbę sprawozdań jednostkowych ujętych w sprawozdaniu. 6 / 14
Dodatkowa ewidencja wydatków strukturalnych W celu wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków poniesionych w danym okresie sprawozdawczym jednostka powinna prowadzić dodatkową ewidencję wydatków strukturalnych (stosownie do przepisów zawartych w rozporządzeniach wykonawczych wydanych na postawie ustawy o finansach publicznych). Prowadzenie tej ewidencji umożliwi ustalenie wysokości wydatków poniesionych na cele strukturalne. Jednostki w sprawozdaniach Rb-WSa i Rb-WSb powinny zatem uwzględniać wydatki faktycznie poniesione na cele strukturalne w danym roku. Oznacza to, że w sprawozdaniach tych należy uwzględnić wydatki, na pokrycie których w danym roku nastąpił wypływ środków finansowych z rachunku bankowego, zarówno realizowanych w ramach planu wydatków danego roku, jak i planu wydatków, które nie wygasają z upływem roku poprzedniego. Sprawozdania Rb-WSa i Rb-WSb obejmują zarówno wydatki realizowane w ramach planu wydatków danego roku, jak i planu wydatków, które nie wygasają z upływem roku poprzedniego. Terminy i sposób przekazywania sprawozdań Rb-WSa 7 / 14
Jednostki organizacyjne i nadzorowane przez jednostki samorządu terytorialnego mają obowiązek w terminie do 31 marca przekazać sprawozdanie jednostkowe właściwej jednostce, która sporządza sprawozdanie zbiorcze i skonsolidowane. N atomiast do 30 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego, jednostki zobowiązane do sporządzania sprawozdania zbiorczego powinny przekazać je do Ministerstwa Finansów (Departamentu Polityki Regionalnej i Rolnictwa) w formie dokumentu i w formie elektronicznej (pod adresem: rbws@mofnet.gov.pl). W tytule e-maila należy umieścić treść odpowiadającą symbolowi terytorialnemu nadanemu jednostce przez GUS, zgodnie z następującym wzorem: RbWSa_rrrr_JST_kw_kms_kg gdzie: rrrr - oznacza pełny rok, za który przesłano sprawozdanie, 8 / 14
kw - kod właściwy dla województwa, kms - kod właściwy dla miasta na prawach powiatu lub starostwa powiatowego, kg - kod właściwy dla gminy (bez oznaczenia typu jednostki) Przykład nr 3 Urzędy marszałkowskie - np. RbWSa_2009_JST_14 (urząd marszałkowski województwa mazowieckieg Miasta na prawach powiatu - np. RbWSa_2009_JST_14_65 (miasto Warszawa), Starostwa powiatowe - np. RbWSa_2009_JST_14_32 (powiat warszawski zachodni), Gminy - np. RbWSa_2009_JST_14_32_06 (Ożarów Mazowiecki) 9 / 14
Jeśli jest konieczne złożenie korekty, jednostka powinna wpisać w sprawozdaniu pod tabelą teleadresową: korekta nr... z dnia..." (drukowanymi literami). Terminy i sposób przekazywania sprawozdań Rb-WSb Sprawozdanie Rb-WSb sporządza się w układzie regionalnym. W związku z tym w polu część/województwo należy wpisać numer województwa - zgodnie z klasyfikacją budżetową. Wydatki: - jednostek organizacyjnych, - jednostek powołanych i nadzorowanych oraz - jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych - należy ująć w sprawozdaniu łącznym i skonsolidowanym z symbolem województwa jednostki ostatecznie realizującej wydatek. W pierwszej kolumnie sprawozdania: 10 / 14
- jednostki budżetowe, - organy władzy publicznej (w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały), - Zakład Ubezpieczeń Społecznych, - Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, - Polska Akademia Nauk - wpisują numer części zgodny z klasyfikacją budżetową. Pozostałe jednostki pozostawiają to pole puste. Jeżeli wydatki były realizowane tylko w niektórych województwach, należy wypełnić tylko wiersze dla województw, w których były one realizowane, a pozostałe wiersze z numerami województw usunąć. Terminy przekazania tego sprawozdania są identyczne, jak w przypadku RB-Wsa, tzn. do 31 marca po upływie roku sprawozdawczego - jednostki organizacyjne jednostek sektora finansów publicznych oraz jednostki przez nie nadzorowane powinny przekazać sprawozdanie Rb-WSb właściwej jednostce. Natomiast do 30 kwietnia po upływie roku sprawozdawczego - jednostka nadrzędna jest zobowiązana sporządzić sprawozdania zbiorcze w układzie wojewódzkim (regionalnym) i przesłać do Ministerstwa Finansów (Departamentu Polityki Regionalnej i Rolnictwa) zarówno w formie dokumentu, jak i w formie elektronicznej (pod adresem: rbws@mofnet.gov.pl). 11 / 14
Przykład nr 4 W tytule e-maila należy umieścić różną treść - w zależności od rodzaju jednostki. Resort: RbWSb_rrrr_res_nr części - np. RbWSb_2009_res_19 (Ministerstwo Finansów), Województwo: RbWSb_rrrr_woj_nr województwa - np. RbWSb_2009_woj_14 (województwo mazowieckie), Samorządowe Kolegium Odwoławcze: RbWSb_rrrr_sko_nr sko - np. RbWSb_2009_sko_01 (SKO w Warszawie). Pozostałe jednostki, które nie są wymienione w klasyfikacji budżetowej, wpisują nazwę jednostki zgodnie RbWSb_2009_Uniwersytet_Jagielloński. Jeśli jest konieczne złożenie korekty, jednostka sporządzająca sprawozdanie Rb-WSb również powinna wpisać w sprawozdaniu pod tabelą teleadresową: korekta nr... z dnia..." (drukowanymi literami). 12 / 14
Zalecenia Ministerstwa Finansów Ministerstwo Finansów zwraca uwagę na często popełniane przez jednostki błędy formalne przy sporządzaniu i przesyłaniu sprawozdań Rb-WS, które w nowym systemie elektronicznego wpływu i rejestru mogą powodować nieprzyjęcie sprawozdania. W związku z powyższym szczególną uwagę należy zwrócić na: 1. wpisanie prawidłowego symbolu terytorialnego jednostki samorządu terytorialnego według GUS lub symbolu klasyfikacji budżetowej dla jednostek posiadających ten symbol, ewentualnie prawidłowe wpisanie nazwy jednostki w przypadku pozostałych jednostek sektora finansów publicznych, które nie są wymienione w klasyfikacji budżetowej, 2. sporządzenie sprawozdania łącznego/zbiorczego, skonsolidowanego, przekazywanego do Ministerstwa Finansów w tysiącach złotych (pełnych), tj. bez przecinków i kwot po przecinkach, 3. niewpisywanie kwot wydatków w obszarze XVI. Rekompensata za poniesione koszty rozwoju regionów peryferyjnych, tj. w kodach 82, 83 i 84 - są to bowiem kategorie wydatków strukturalnych UE, które co do zasady nie dotyczą regionów Polski, a zostały w sprawozdaniu ujęte jedynie ze względów formalno-prawnych, 4. wpisywanie w tytule e-maila tekstu zgodnie ze wzorem zamieszczonym w Instrukcji - brak prawidłowego tytułu uniemożliwia systemowi prawidłowy podział na jednostki administracji rządowej i jednostki samorządu terytorialnego, 5. dokładne wpisywanie roku, którego dotyczy dane sprawozdanie - ma to szczególne znaczenie przy sporządzaniu i przesyłaniu korekt sprawozdań za poprzednie lata sprawozdawcze, gdzie brak właściwej informacji (mylne albo pozostawione pole bez wpisu) uniemożliwia naniesienie korekty w elektronicznym systemie danych, 6. w przypadku, gdy jednostka nie poniosła wydatków, które można zakwalifikować jako wydatki strukturalne, należy sporządzić sprawozdanie zerowe" i wysłać je odpowiednio jednostce nadrzędnej, a w przypadku jednostek obowiązanych do składania sprawozdań do Ministerstwa Finansów - do Ministerstwa Finansów. 13 / 14
Podstawa prawna: - Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1240 ze zm.), - Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. nr 157, poz. 1241), - Rozporządzenie Ministra Finansów z 10 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji wydatków strukturalnych (Dz.U. nr 44, poz. 255), - Rozporządzenie Ministra Finansów z 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 20, poz. 103). 14 / 14