PROTOKÓŁ z kontroli problemowej przeprowadzonej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Wejherowie w dniach 11 lutego i 13 lutego 2014 r., przez pracowników Wydziału Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku. Kontrolę przeprowadzili: 1. Katarzyna Dańczyszyn inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 24/2014 z dnia 3 lutego 2014 r. przewodnicząca zespołu 2. Ewa Sobczyk starszy specjalista w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 25/2014 z dnia 3 lutego 2014 r. 3. Alicja Szwaj starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Polityki Społecznej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, upoważnienie Nr 26/2014 z dnia 3 lutego 2014 r. I. Zasady i warunki organizacji kontroli Celem kontroli była ocena organizacji, skuteczności pracy i poprawności realizacji rządowego programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania w 2013 roku. Całokształt przedmiotu kontroli badano na podstawie: Ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 182 z późn. zm), Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.), Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zm), Ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.), Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.), 1
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U z 2012, poz. 712). Informacja o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli: Jednostka kontrolowana została powiadomiona o przeprowadzeniu przedmiotowej kontroli pismem z dnia 3 lutego 2014 r., znak: PS.II.431.2.2.2014.KD (zał. nr 1). Podstawa przeprowadzenia kontroli: Upoważnienia Nr 24/2014, Nr 25/2014, Nr 26/2014 z dnia 3 lutego 2014 r., (zał. nr 2, nr 3, nr 4). Ustalenia ogólne: Ilekroć w protokole jest mowa o: Programie należy przez to rozumieć: Rządowy program wieloletni Pomoc państwa w zakresie dożywiania, Ośrodku należy przez to rozumieć: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Wejherowie, Kierowniku należy przez to rozumieć: Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Wejherowie. Badaniem kontrolnym objęto następujące zagadnienia: 1) ogólne ustalenia organizacyjne dotyczące Ośrodka, 2) poprawność realizacji Programu w tym: populacja objęta dożywianiem, baza żywieniowa, prowadzenie dokumentacji, zasadność przyznawania świadczeń w ramach Programu, prawidłowość wydawanych decyzji, 3) wydatki na realizację Programu w tym: wykorzystanie dotacji celowej z budżetu państwa, 2
4) współpraca z podmiotami uczestniczącymi w realizacji Programu. W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Ewa Zarębińska-Szczodra - kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wejherowie. II. Ustalenia kontrolne Ad.1 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Wejherowie jest jednostką organizacyjną Gminy Wejherowo i funkcjonuje na mocy Uchwały Nr IX/49/90 Gminnej Rady Narodowej w Wejherowie z dnia 9 marca 1990 r. w sprawie utworzenia Ośrodka Pomocy Społecznej w Wejherowie. (zał. nr 5). Statut Ośrodka został nadany w oparciu o Uchwałę Nr IX/49/90 Gminnej Rady Narodowej w Wejherowie z dnia 9 marca 1990 r. (zał. Nr 6). W związku ze zmianami zachodzącymi w pomocy społecznej statut wymagał dostosowania do aktualnie obowiązującego stanu prawnego. Na dzień kontroli aktualnie obowiązujący statut został wprowadzony Uchwałą Nr XII/134/2011 Rady Gminy Wejherowo z dnia 28 września 2011 r. (zał. Nr 7). Wprowadzane kolejno zmiany do statutu obejmowały wszystkie zmiany ustawowe, które w decydujący sposób wpływały na bieżącą działalność Ośrodka, zatem uznać należy, iż na dzień przeprowadzania kontroli statut był aktualny. Strukturę organizacyjną Ośrodka, szczegółowy zakres zadań, działalności oraz obowiązki i zakres działania pracowników określał Regulamin Organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wejherowie nadany Zarządzeniem Nr 1/2012 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wejherowie w oparciu o Uchwałę Nr XII/134/2011 Rady Gminy Wejherowo z dnia 28 września 2011 r. (zał. nr 8). W oparciu o art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej, Wójt Gminy Wejherowo upoważnił kierownika Ośrodka do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. (zał. nr 9). 3
Na wniosek Kierownika Ośrodka, Wójt Gminy Wejherowo dnia 26 lipca 2012 r. upoważnił Panią Beatę Sawicką, zatrudnioną na stanowisku starszego inspektora do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. Upoważnienie anulowano w całości dnia 19 grudnia 2013 r. (zał. nr 10). Ponadto, Wójt Gminy Wejherowo dnia 19 grudnia 2013 r., również na wniosek Kierownika Ośrodka, upoważnił Panią Emilię Głogowską, zatrudnioną na stanowisku starszego inspektora do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. Upoważnienie jest ważne do odwołania. (zał. nr 11). Na podstawie danych przedstawionych przez Kierownika Ośrodka ludność gminy na dzień 31 grudnia 2013 roku wynosiła 22 356 mieszkańców. Stopa bezrobocia (stosunek liczby osób bezrobotnych do liczby ludności aktywnej ekonomicznie) w powiecie wejherowskim wg stanu na koniec roku 2013 kształtowała się na poziomie 15,9 %. Głównymi problemami społecznymi w ramach, których udzielana jest pomoc to: bezrobocie, ubóstwo, niepełnosprawność, długotrwała choroba. Ośrodek mieści się na parterze budynku przy ul. Osiedle Przyjaźni 1b w Wejherowie. Do dyspozycji pracowników jest 6 pomieszczeń, wszystkie stanowiska wyposażone są w pełni w sprzęt biurowo-komputerowy. Pomieszczenia są dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Ośrodek czynny jest: - w poniedziałek od 7.30 do 16.30, od wtorku do piątku w godzinach od 7.30 do 15.30. Interesanci przyjmowani są w godzinach pracy Ośrodka. Wypłata świadczeń pieniężnych realizowana jest w Banku Millennium zgodnie z harmonogramem wypłat oraz przelewem na indywidualne konta klientów. Pracownicy socjalni na dojazdy do oddalonych środowisk korzystają z samochodów prywatnych w ramach ryczałtu. Wszystkie wyjazdy pracowników socjalnych są odnotowywane w książce wyjść. W Ośrodku prowadzono rejestr wpływającej korespondencji. Dokumentacja wpływająca za pośrednictwem poczty również ta dotycząca Programu była rejestrowana w 4
spisach spraw, wnioski opieczętowane były pieczątką wpływu. Wnioski przyjmowane bezpośrednio przez pracowników socjalnych były na bieżąco rejestrowane w programie do obsługi świadczeń z pomocy społecznej POMOST. Z wyjaśnień Kierownika wynika, iż program ten umożliwia na każdym etapie postępowania wydruk rejestru wniosków. W trakcie kontroli ustalono, iż w Ośrodku w 2013 roku w ramach ustawy o pomocy społecznej zatrudnionych było 14 pracowników, w tym: 1) kierownik Ewa Zarębińska - Szczodra na stanowisku Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy zatrudniona od 1 kwietnia 2011 r. Posiada wykształcenie wyższe (ukończyła Uniwersytet Gdański w 1998 r.), oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej ukończoną w 2006 r. w Instytucie Rozwoju Służb Społecznych, zatem spełnia kwalifikację określone w art. 122 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (z 2009 r. Dz. U. Nr 175, poz. 1362 ze zm.) (zał. nr 12), 2) pracownik socjalny - posiada wykształcenie wyższe. W 2010 roku ukończyła Akademię Pomorską w Słupsku, Wydział Edukacyjno-Filozoficzny na kierunku pedagogika na specjalności praca socjalna w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 13), 3) pracownik socjalny - posiada wykształcenie wyższe. W 2007 roku ukończyła Szkołę Wyższą w Gdańsku ATENEUM na kierunku pedagogika opiekuńczo-wychowawcza, w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 14), 4) pracownik socjalny - posiada wykształcenie wyższe. W 2010 roku ukończyła Akademię Pomorską w Słupsku Wydział Edukacyjno-Filozoficzny na kierunku pedagogika na specjalności praca socjalna w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 15), 5
5) starszy pracownik socjalny - posiada wykształcenie policealne. W 1996 roku ukończyła Policealną Szkołę w Bydgoszczy w zawodzie pracownik socjalny w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 16), 6) starszy pracownik socjalny - posiada wykształcenie policealne. W 1996 roku ukończyła Policealną Szkołę w Bydgoszczy w zawodzie pracownik socjalny w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 17), 7) starszy pracownik socjalny - posiada wykształcenie policealne. W 1996 roku ukończyła Policealną Szkołę w Bydgoszczy w zawodzie pracownik socjalny w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 18), 8) pracownik socjalny - posiada wykształcenie wyższe. W 2012 roku ukończyła Kaszubsko-Pomorską Szkołę Wyższą w Wejherowie na kierunku socjologia na specjalności praca socjalna w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 19), 9) pracownik socjalny - posiada wykształcenie wyższe. W 2007 roku ukończyła Uniwersytet Gdański w Gdańsku na kierunku pedagogika na specjalności w zakresie pedagogiki społecznej pracy opiekuńczej i socjalnej w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 20), 10) specjalista pracy socjalnej - posiada wykształcenie wyższe. W 2002 roku ukończyła Bałtycką Wyższą Szkołę Humanistyczną w Koszalinie na kierunku pedagogika w zakresie ogólnopedagogicznym w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 21), 6
11) starszy pracownik socjalny - posiada wykształcenie policealne. W 1992 roku ukończyła Medyczne Studium Zawodowe w zawodzie pracownik socjalny w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 22), 12) starszy pracownik socjalny - posiada wykształcenie policealne. W 1996 roku ukończyła Policealną Szkołę w Bydgoszczy w zawodzie pracownik socjalny w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 23), 13) specjalista pracy socjalnej - posiada wykształcenie wyższe. W 2009 roku ukończyła Uniwersytet Gdański w Gdańsku na kierunku pedagogika, w związku z powyższym posiada wykształcenie uprawniające do wykonywania zawodu pracownika socjalnego zgodnie z art. 116 ust.1 ustawy o pomocy społecznej (zał. Nr 24), 14) księgowa wykształcenie wyższe Pracownicy ośrodka mają możliwość korzystania z porad radcy prawnego zatrudnionego na umowę zlecenie. Ponadto w Ośrodku zatrudniony jest na 2/5 etatu radca prawny do obsługi mieszkańców. Ponadto Ośrodek ma zawartą umowę z firmą OKnet Sp. z.o.o do obsługi informatycznej. W czasie przeprowadzania czynności kontrolnych ustalono, iż pracę socjalną wykonuje 10 pracowników socjalnych, zatem na 1 zatrudnionego pracownika socjalnego w terenie przypada 2 236 mieszkańców, tym samym nie jest spełniony wymóg określony w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej zgodnie, z którym Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2000 mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. 7
Ad.2 W okresie objętym kontrolą Ośrodek realizował zadania w oparciu o zapisy ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, którego celem jest: wsparcie gmin w wypełnianiu zadań własnych o charakterze obowiązkowym w zakresie dożywiania dzieci oraz zapewnienie posiłku osobom jego pozbawionym ze szczególnym uwzględnieniem osób z terenów dotkniętych wysokim bezrobociem i ze środowisk wiejskich, długofalowe działanie w zakresie poprawy zdrowia dzieci i młodzieży poprzez ograniczanie zjawiska niedożywienia, upowszechnienie zdrowego stylu życia, poprawa poziomu życia osób i rodzin o niskich dochodach, rozwój bazy żywieniowej ze szczególnym uwzględnieniem potrzeb dzieci i młodzieży. Zgodnie z art. 3 ww. ustawy w ramach Programu realizowane są działania dotyczące w szczególności zapewnienia pomocy, w formie gorącego posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych dzieciom do lat 7, uczniom do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej oraz osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej w szczególności osobom samotnym, w podeszłym wieku, chorym lub niepełnosprawnym. Natomiast zapisy rozporządzenia Rady Ministrów z dn. 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji Programu doprecyzowały sposób realizacji pomocy w formie świadczenia pieniężnego określając, że pomoc w formie świadczenia pieniężnego w postaci zasiłku celowego na zakup żywności, w tym dla dzieci i młodzieży w placówkach, a także pomocy w formie świadczenia rzeczowego, jest przyznawana w przypadku braku możliwości zapewnienia gorącego posiłku lub gdy przyznanie pomocy w formie posiłku byłoby nie uzasadnione z uwagi na sytuację osobistą lub rodzinną. Należy zwrócić szczególną uwagę, że podstawowym celem Programu jest m.in. upowszechnienie zdrowego stylu żywienia oraz prowadzenie działań zmierzających do zwiększenia liczby wydawanych gorących posiłków w formie obiadu. 8
Zgodnie z art. 5 ustawy o ustanowieniu Programu, beneficjentami pomocy w zakresie dożywiania mogą być osoby, których dochód nie przekracza 150% kryterium dochodowego, o którym mowa w art. 8 ust. 1 pkt. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej. W trakcie kontroli stwierdzono, że Rada Gminy Wejherowo nie wykorzystała ustawowej możliwości wynikającej z zapisów art. 5 ust. 2 ustawy o ustanowieniu Programu i nie podjęła uchwały w oparciu, o którą można podwyższyć kryterium dochodowe określone w art. 8 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej. Podwyższenie kryterium dochodowego przy przyznawaniu tej formy pomocy sprzyja zwiększaniu kręgu odbiorców pomocy. Ma to szczególne znaczenie w grupie dzieci, wśród których można skuteczniej realizować wszystkie cele Programu, wykraczające poza standardową pomoc społeczną. W ramach Programu w 2013 roku ogółem skorzystały 523 osoby w tym: 110 dzieci do 7 roku życia, 374 uczniów szkół podstawowych, gimnazjalnych i ponadgimnazjalnych, 39 pozostałe osoby otrzymujące pomoc na podstawie art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Stwierdzono, że Ośrodek realizując Program stosował dwie formy pomocy; tj. pomoc w formie świadczenia pieniężnego w postaci zasiłku celowego na zakup posiłku lub żywności oraz pomoc w formie gorącego posiłku. Na podstawie skontrolowanych dokumentów ustalono, że główną formą pomocy w ramach Programu było świadczenie w formie posiłku udzielone 476 osobom, w tym; 102 dzieciom do 7 roku życia, 371 uczniom do czasu ukończenia szkoły ponadgimnazjalnej i 3 pozostałym osobom i rodzinom znajdującym się w sytuacjach wymienionych w art. 7 ustawy o pomocy społecznej. Pomoc w formie dożywiania realizowana była w placówkach na terenie gminy w: 1) Samorządowym Gimnazjum im. Jana Pawła II w Bolszewie w szkole działa stołówka, w której przygotowywane są i wydawane posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek), 2) Samorządowej Szkole Podstawowej im. Gen. Z. Berlinga w Bolszewie stołówka w której przygotowywane i wydawane były posiłki działała do czerwca 2013 r., natomiast od września 2013 r. funkcjonuje jedynie punkt żywieniowy, w którym wydawane są 9
posiłki przygotowywane i dostarczane przez Gimnazjum w Bolszewie w tygodniu gorący posiłek), (5 razy 3) Samorządowej Szkole Podstawowej im. mjr H. Sucharskiego w Gościcinie w szkole działa stołówka w której przygotowywane są i wydawane posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek), 4) Samorządowej Szkole Podstawowej im. por. Jana Penconka w Gowinie szkoła nie posiada swojej stołówki, funkcjonuje jedynie punkt żywieniowy, w którym wydawane są posiłki dostarczane przez firmę CHATA Michał Szatkowski (5 razy w tygodniu gorący posiłek), 5) Samorządowej Szkole Podstawowej im. Alojzego Nagla w Nowym Dworze w szkole działa stołówka w której przygotowywane są i wydawane posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek), 6) Samorządowej Szkole Podstawowej im. Jana Brzechwy w Orlu w szkole działa stołówka w której przygotowywane są i wydawane posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek), 7) Samorządowej Szkole Podstawowej im. Jakuba Wejhera w Górze szkoła nie posiada swojej stołówki, funkcjonuje jedynie punkt żywieniowy, w którym wydawane są posiłki przygotowywane i dostarczane przez Gimnazjum w Bolszewie (5 razy w tygodniu gorący posiłek), 8) Przedszkolu Samorządowym w Gościcinie - w przedszkolu działa stołówka w której przygotowywane i wydawane są posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek, dożywiane jest jedno dziecko), 9) Bajkowym Przedszkolu w Bolszewie - w przedszkolu działa stołówka w której przygotowywane i wydawane są posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek, dożywianych jest dwoje dzieci), 10
10) Przedszkolu Niepublicznym Stefek Burczymucha w Bolszewie - w przedszkolu działa stołówka w której przygotowywane i wydawane są posiłki (5 razy w tygodniu gorący posiłek, dożywiane jest jedno dziecko), Programem objęto również dzieci uczęszczające do szkół poza terenem gminy Wejherowo w: 1) Szkole Podstawowej Nr 10 w Rumi dożywianych było 8 dzieci, 2) Gimnazjum Nr 4 w Rumi dożywianych było 2 dzieci, 3) Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 1 im. J. Korczaka w Wejherowie dożywianych było 21 dzieci, 4) Zespole Szkół Nr 1 (Gimnazjum Nr 2, Szkole Podstawowej Nr 6) w Wejherowie dożywianych było 9 dzieci, 5) Ośrodku Szkolno - Wychowawczym Nr 2 dla Niesłyszących, im. Jana Siestrzyńskiego w Wejherowie - dożywianych było 5 dzieci, 6) Gimnazjum Nr 1 im. M. Kopernika w Wejherowie - dożywianych było 4 dzieci, 7) Szkole Podstawowej Nr 9 w Wejherowie - dożywianych było 4 dzieci, 8) Zespole Szkół Nr 3 (Gimnazjum Nr 3, Szkole Podstawowej Nr 8) w Wejherowie dożywianych było 5 dzieci, 9) Gimnazjum w Szemudzie dożywianych było 3 dzieci, 10) Specjalnym Ośrodku Szkolno-Wychowawczym Nr 1 dla Dzieci i Młodzieży Słabo Widzącej i Niewidomej im. L. Braille`a w Bydgoszczy dożywiane było 1 dziecko., 11) Zespole Szkolno-Przedszkolnym w Koleczkowie dożywianych było 3 dzieci. 12) Zespole Szkolno-Przedszkolnym, Szkołą Podstawową im. mjr. H. Sucharskiego w Szemudzie dożywiane było 1 dziecko. Z podmiotami spoza obszaru gminy realizującymi dożywianie Ośrodek zawierał umowy. Należności za wydane posiłki płacone były przelewem, w terminie określonym w umowie, na podstawie przedkładanych przez szkoły rachunków/faktur wraz z załączonymi imiennymi wykazami dzieci i ilością wydawanych posiłków, potwierdzonymi przez dyrektorów szkół (zał. Nr 25). 11
Pomoc w formie dożywiania przyznawana była najczęściej na wniosek rodziców składany bezpośrednio do Ośrodka, dyrektorów placówek oświatowych oraz z urzędu. Pomoc przyznawana była na rok budżetowy zgodnie z planem finansowym. Kontrola wykazała, iż w okresie objętym kontrolą, dzieciom zapewniono dożywianie w postaci gorących posiłków zgodnie z zasadami prawidłowego żywienia, a tym samym z celem Programu. W trakcie kontroli ustalono, iż Ośrodek rozważał możliwość dożywiania dzieci i uczniów w okresie wakacji i ferii, co powinno mieć miejsce m.in. w świetle zapisu art. 2 pkt. 2 ustawy z dnia z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania, jednak z racji tego, iż w okresie dni wolnych od nauki nie pracują szkoły, a tym samym stołówki nie jest to na obecną chwilę technicznie możliwe. Skontrolowano następujące losowo wybrane akta osób i rodzin, którym w kontrolowanym okresie decyzjami administracyjnymi przyznano pomoc w formie dożywiania w przedszkolu, szkole oraz przyznano świadczenia w formie zasiłku celowego na zakup żywności w ramach Programu: (zał. nr 26) 1. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.149.2013 z dnia 23.09.2013 2. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.123.2013 z dnia 30.08.2013 3. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.43.2013 z dnia 9.07.2013 4. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.121.2013 z dnia 30.08.2013 5. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.45.2013 z dnia 9.07.2013 6. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.77.2013 z dnia 14.08.2013 7. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.68.2013 z dnia 6.08.2013 8. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.41.2013 z dnia 8.07.2013 9. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.57.2013 z dnia 18.07.2013 10. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.30.2013 z dnia 26.06.2013 11. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.35.2013 z dnia 25.06.2013 12. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.44.2013 z dnia 9.07.2013 13. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.100.2013 z dnia 26.08.2013 14. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.32.2013 z dnia 27.06.2013 15. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.102.2013 z dnia 26.08.2013 12
16. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.107.2013 z dnia 27.08.2013 17. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.108.2013 z dnia 27.08.2013 18. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.318.2013 z dnia 16.10.2013 19. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.137.2013 z dnia 23.08.2013 20. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.149.2013 z dnia 23.09.2013 21. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.179.2013 z dnia 27.11.2013 22. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.89.2013 z dnia 22.08.2013 23. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.110.2013 z dnia 28.08.2013 24. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.138.2013 z dnia 4.09.2013 25. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.139.2013 z dnia 5.09.2013 26. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.76.2013 z dnia 14.08.2013 27. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.97.2013 z dnia 23.08.2013 28. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.13.2013 z dnia 7.03.2013 29. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.58.2013 z dnia 24.07.2013 30. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.11a.2013 z dnia 25.02.2013 31. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.25.2013 z dnia 17.06.2013 32. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.83.2013 z dnia 20.08.2013 33. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.27.2013 z dnia 18.06.2013 34. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.63.2013 z dnia 26.07.2013 35. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.55.2013 z dnia 24.07.2013 36. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.93.2013 z dnia 23.08.2013 37. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.88.2013 z dnia 22.08.2013 38. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.57.2013 z dnia 17.01.2013 39. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.24.2013 z dnia 13.06.2013 40. Decyzja Nr GOPS.DZ.8223.51.2013 z dnia 18.07.2013 Na podstawie analizy akt osobowych podopiecznych ustalono, że po złożeniu przez zainteresowanych stosownych wniosków, pracownicy Ośrodka przeprowadzali wywiady środowiskowe, na podstawie których wydawano decyzje administracyjne przyznające pomoc w formie posiłku, zasiłku celowego i pomocy rzeczowej. W dokumentacji znajdowały się dokumenty potwierdzające sytuację bytową i zdrowotną. Ponadto stwierdzono, ze osoby otrzymujące pomoc spełniały wymagane przepisami kryterium dochodowe co potwierdzały zgromadzone w aktach dokumenty (zaświadczenia o dochodach, oświadczenia majątkowe, 13
odcinki potwierdzające wysokość renty lub emerytury, zaświadczenia z PUP itp.). Kwalifikacja świadczeń była właściwa. Wywiady środowiskowe przeprowadzane były w miejscu zamieszkania klienta. Treść wywiadów pełna, zawierała opis sytuacji socjalno-bytowej i zdrowotnej rodziny oraz ustalony plan pomocy przez pracownika socjalnego i wnioskującego, potwierdzony własnoręcznym podpisem klienta. W wywiadach znajdował się również zatwierdzony przez kierownika Ośrodka plan pomocy w oparciu, o który podjęte były decyzje dotyczące przyznania świadczeń w ramach Programu. Stwierdzono, iż w części z poddanej kontroli dokumentacji (9 przypadków na 40 sprawdzonych) brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które dokonana winna być kwalifikacja do pomocy w formie świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych. Z wyjaśnień kierownika Ośrodka wynikało, że pracownicy socjalni ustalali, a następnie przyznawali pomoc na podstawie wcześniej przeprowadzonych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które udzielono pomocy w okresie wcześniejszym. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4, który stanowi W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie, sporządza się aktualizację wywiadu (...). W wyniku kontroli stwierdzono, że wydawane decyzje administracyjne przyznające pomoc w formie posiłku lub zasiłku celowego zawierały aktualną podstawę prawną, pouczenie o możliwości wniesienia odwołania do organu II instancji oraz zapis mówiący o obowiązku informowania Ośrodka o każdej zmianie sytuacji osobistej i majątkowej klienta. Uzasadnienie decyzji było pełne pod względem formalno prawnym. Art. 109 1 Kpa stanowi, iż decyzję doręcza się stronom na piśmie. Ustalono, że decyzje administracyjne w sprawie przyznania pomocy w ramach Programu wysyłane były poprzez pocztę, jednak bez zwrotnego potwierdzenia odbioru. Stwierdzona nieprawidłowość w postaci braku daty odbioru decyzji i podpisu odbierającego jest niezgodna z art. 46 1 ustawy Kpa, który mówi, że odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma swym podpisem ze wskazaniem daty doręczenia. 14
We wszystkich poddanych kontroli aktach symbole oraz hasła klasyfikacyjne zostały nadane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w myśl Zarządzenia Nr 45/2012 dnia 31 grudnia 2012 r. Kierownika Ośrodka, jednakże wykaz ten nie został zatwierdzony przez Archiwum Państwowe. Ad.3 W roku 2013 koszt Programu ogółem w gminie wyniósł 255 662 zł z tego: - na posiłki 246 402 (dotacja 143 444, środki własne 102 958), - na zasiłki celowe na zakup produktów żywnościowych 9 260 (dotacja 5 556, środki własne 3 704). W ramach dotacji celowej Ośrodek otrzymał kwotę w wysokości 149 000 zł zgodnie z Porozumieniem zawartym w dniu 24 stycznia 2013 r. pomiędzy Wojewodą Pomorskim, a Wójtem Gminy Wejherowo w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania otrzymana dotacja została wykorzystana w 100%. W ramach środków własnych gmina przeznaczyła na ten cel kwotę 106 662 zł, co stanowiło 41 % udziału własnego. Czynności związane z opłacaniem posiłków regulowano zgodnie z zawartymi umowami, pomiędzy Ośrodkiem, a podmiotami realizującymi dożywianie. Szkoła i przedszkole zobowiązane były przygotowywać i wydawać gorące posiłki wg sporządzonych list dzieci zakwalifikowanych do przyznania posiłków na określony termin. Placówki wystawiały miesięcznie fakturę bądź rachunek obejmujący wartość posiłków oraz liczbę dzieci, oraz ilość dni żywieniowych za dany miesiąc kalendarzowy na podstawie, którego Ośrodek dokonywał przelewu. Ad. 4 Realizując założenia i cele Programu, Ośrodek współpracował z placówkami oświatowymi na terenie gminy, przede wszystkim w zakresie dożywiania. Uznać należy, iż Ośrodek dokłada wszelkich starań, aby zgodnie z Programem ograniczyć zjawisko niedożywiania dzieci i młodzieży udzielając świadczeń pieniężnych na zakup gorących 15
posiłków i produktów żywnościowych w celu sporządzenia posiłku co w efekcie pozwoliło zabezpieczyć podstawowe potrzeby tej grupy odbiorców na terenie gminy. Ponadto Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej ściśle współpracuje z władzami samorządowymi na polu szeroko rozumianej pomocy społecznej. Kierownik zapraszany jest na sesje Rady, gdy poruszane są problemy z obszaru pomocy społecznej. Uwagi i wnioski z przeprowadzonej kontroli: 1) Ustalono, że w gminie liczącej 22 356 mieszkańców pracę socjalną w terenie wykonywało 10 pracowników socjalnych, tym samym nie jest spełniony wymóg określony w art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej zgodnie, z którym Ośrodek winien zatrudniać pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny na 2000 mieszkańców, nie mniej jednak niż 3 pracowników. 2) W części z poddanej kontroli dokumentacji brak było aktualnych rodzinnych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które dokonana winna być kwalifikacja do pomocy w formie świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych. Pracownicy socjalni ustalali, a następnie przyznawali pomoc na podstawie wcześniej przeprowadzonych wywiadów środowiskowych w oparciu, o które udzielono pomocy w okresie wcześniejszym. Było to niezgodne z zapisami art. 107 ust. 4, który stanowi W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a także gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie, sporządza się aktualizację wywiadu (...). 3) W części skontrolowanej dokumentacji brak było potwierdzenia doręczenia decyzji, nie wskazano daty i podpisu odbioru, co uniemożliwiło kontrolującym ostateczny termin uprawomocnienia się decyzji. Decyzje administracyjne przekazywane były klientom z naruszeniem zapisów art. 39 i art. 46 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. 16
4) We wszystkich poddanych kontroli aktach symbole oraz hasła klasyfikacyjne zostały nadane w oparciu o nie zatwierdzony przez Archiwum Państwowe jednolity rzeczowy wykaz akt. W związku ze stwierdzeniem powyższych nieprawidłowości zostaną wydane zalecenia pokontrolne. W przypadku badanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych w zakresie ustalania uprawnień i przyznawania pomocy nie stwierdzono rażących nieprawidłowości, co do merytorycznej zasadności przyznawania tych świadczeń. Kwoty świadczeń naliczane i wypłacane były w sposób prawidłowy. Inspektorzy kontrolujący dokonali wpisu w książce kontroli na temat zakresu i terminu przeprowadzenia inspekcji. Na tym protokół zakończono, sporządzając go w 2-ch jednobrzmiących egzemplarzach, przy czym jeden jest przeznaczony dla jednostki kontrolowanej. Kierownikowi kontrolowanej jednostki zgodnie z 16, ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przed podpisaniem protokołu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w protokole - w terminie 7 dni od daty otrzymania protokołu. Przysługuje również prawo odmowy podpisania protokołu z kontroli, z jednoczesnym obowiązkiem złożenia w terminie 7 dni od dnia otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do odmowy. 17
Wejherowo, dnia 17 marca 2014 r. Kontrolujący: Kierownik jednostki kontrolowanej: Kierownik Ewa Zarębińska-Szczodra Katarzyna Dańczyszyn Kontrolujący: Ewa Sobczyk Kontrolujący: Alicja Szwaj Sporządzono: Gdańsk, dnia 4 marca 2014 r. 18