Bielsk Podlaski, 17.10.2013 r. ZAPYTANIE OFERTOE na zakup, dostarczenie i uruchomienie komputerów wraz oprogramowaniem systemowym w ramach realizacji projektu pn.: Nowe technologie ICT w POLBUD S.A. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata 2007 2013, Oś Priorytetowa I zrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie, Działania 1.4 sparcie inwestycyjne przedsiębiorstw - Projekty z zakresu wsparcia technologii komunikacyjnych i informacyjnych dla MŚP. Część I Zamawiający POLBUD S.A. z siedzibą przy ul. Żwirki i igury 61, 17-100 Bielsk Podlaski, którego dokumentacja jest przechowywana w Sądzie Rejonowym w Białymstoku, XII ydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, wpisaną do rejestru przedsiębiorców pod numerem KRS 0000364891, Kapitał zakładowy w całości wpłacony: 382 500,00 zł, NIP: 543-020-09-16, REGON 002347200, tel. +48 85 / 730 59 01, fax +48 85 / 730 59 05, strona internetowa: www.polbud.com.pl Część II Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zakup, dostarczenie i uruchomienie komputerów wraz oprogramowaniem systemowym w ramach realizacji projektu pn.: Nowe technologie ICT w POLBUD S.A. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata 2007 2013, Oś Priorytetowa I zrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie, Działania 1.4 sparcie inwestycyjne przedsiębiorstw - 1
Projekty z zakresu wsparcia technologii komunikacyjnych i informacyjnych dla MŚP, a w szczególności: 1. Zakup, dostarczenie i uruchomienie 8 nowych komputerów stacjonarnych wraz oprogramowaniem systemowym. 2. Zakup, dostarczenie i uruchomienie 22 nowych notebooków wraz oprogramowaniem systemowym. 3. Zakup, dostarczenie i uruchomienie na dostarczanych komputerach bezterminowych licencji oprogramowania systemowego, 4. Zapewnienia gwarancji na dostarczone komputery na okres nie krótszy niż 3 (trzy) lata a dla notebooków 2 (dwa) lata on-site Next Business Day. 5. Zapewnienia maintenance oprogramowania oraz zapewnienia dostępności części zamiennych do dostarczonych komputerów w terminie 2 (dwóch) lat po zakończeniu świadczenia gwarancji. Od dostarczanych komputerów Zamawiający oczekuje działania w zakresie opisanym wymaganiami przedstawionymi w załączniku numer 1 do Zapytania Ofertowego. Zaoferowane komputery muszą spełniać wszystkie parametry wyszczególnione przez Zamawiającego, jako warunki wymagane (oznaczone w kolumnie literą ) w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. skazane jest również, by oferowane komputery spełniały wymagania dodatkowe, wyszczególnione w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego (oznaczone w kolumnie literą D ), za które zostaną przyznane dodatkowe punkty. Część III Inne wymagania Zamawiającego 1. Realizacja dostaw zostanie zrealizowana w 2 kolejnych kwartałach poczynając od IV kwartału 2013. każdym z kwartałów w terminie określonym przez Zamawiającego z wyprzedzeniem minimum 3 tygodni Oferent dostarczy Zamawiającemu 15 (piętnaście) komputerów. 2
2. Oferent przez cały czas realizacji dostaw zobowiązany jest do dostarczenia zaoferowanych konfiguracji komputerów w niezmiennej cenie. 3. Na wniosek Oferenta lub Zamawiającego, Strony mogą zmienić dostarczaną konfigurację komputerów na nowocześniejszą i o lepszych parametrach, bez zmiany cen ich dostarczenia. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości komputerów stacjonarnych i notebooków, z tym że: 4.1. łączna ilość dostarczanych komputerów zawsze będzie wynosiła 30 sztuk (zestawów). 4.2. rozliczenie nastąpi wg cen jednostkowych zaproponowanych w ofercie. 5. ymagania wobec Oferentów 5.1. ymagane jest posiadanie wiedzy i doświadczenia przez Oferenta możliwych do udokumentowania w następujący sposób: 5.1.1. ykazanie się realizacją 3 podobnych kontraktów na dostawę i serwis minimum 30 komputerów w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert. 5.1.2. Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 5.2. Sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniająca wykonanie zamówienia, a w szczególności 5.2.1. nie otwarto wobec Oferenta likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, 5.2.2. Oferent nie zalęga z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne Oferent potwierdza spełnianie powyższych wymagań poprzez wypełnienie i podpisanie Załączników nr 2 i 3. przypadku, gdy w dokumentacji zostały wskazane nazwy, znaki towarowe lub typy materiałów czy produktów lub normy, aprobaty, specyfikacje czy systemy, Zamawiający dopuszcza oferowanie materiałów lub rozwiązań równoważnych, pod warunkiem, że zapewnią uzyskanie parametrów technicznych nie gorszych od określonych w dokumentacji. 3
Część IV Termin realizacji zamówienia Termin realizacji zamówienia: do dnia 31.03.2014 r. Pierwsza partia komputerów zostanie dostarczona do dnia 15.11.2013, druga do dnia 30.03.2014. Część V Sposób przygotowania oferty Ofertę należy przygotować w języku polskim. Powinna ona zawierać następujące elementy: nazwę i adres lub siedzibę Oferenta, numer telefonu, numer NIP, adres e-mail, datę wystawienia oferty, termin ważności oferty, wypełniony załącznik nr 1 do zapytania ofertowego, wypełnione oświadczenia wymienione w załącznikach 2 i 3 do zapytania ofertowego, wypełniony załącznik nr 4 do zapytania ofertowego zawierający informacje o referencjach, cenę netto za zakup komputerów i realizację usług wyrażoną w PLN + podatek VAT, termin realizacji usługi, Oferta powinna być podpisana przez osoby uprawnione do reprezentowania Oferenta. Do oferty należy dołączyć aktualny odpis lub wydruk mu odpowiadający z Krajowego Rejestru Sądowego, innego rejestru czy ewidencji lub inne dokumenty potwierdzające status prawny oferenta i umocowanie osób go reprezentujących. Jeżeli z danych wpisanych do KRS nie wynika sposób reprezentacji podmiotu, wraz z ofertą należy złożyć dokumenty potwierdzające umocowanie osób reprezentujących oferenta oraz zakres umocowania. Dokumenty powinny być wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania oferty potwierdzone za zgodność z oryginałem wraz z datą i podpisem osób upoważnionych do reprezentacji firmy. 4
przypadku, podania nieprawdziwych danych, np. parametrów oferowanego sprzętu, oferta zostanie odrzucona. Niedopuszczalne jest składanie ofert częściowych. Naruszenie tej zasady skutkuje niespełnieniem wymogów formalnych i odrzuceniem oferty. Jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę. Naruszenie tej zasady skutkuje niespełnieniem wymogów formalnych i odrzuceniem każdej z ofert złożonych przez tego samego oferenta. Część VI Kryteria wyboru oferty 1. Kryteria, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty są następujące: Lp. Kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena 88 pkt. 2. Funkcjonalności dodatkowe 9 pkt. 3. Referencje 3 pkt. Razem 100 pkt. 2. Sposób obliczania wartości punktowej kryteriów: 2.1. Kryterium Cena będzie oceniane następująco: Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty zostanie dokonana zgodnie z formułą: Pc = (Cn : Co) x 100 x 88% Gdzie: Pc ilość punktów za cenę (max. 88) przyznana ofercie Cn najniższa cena spośród wszystkich złożonych ofert, Co cena zaoferowana przez danego Oferenta 2.2. Kryterium Funkcjonalności dodatkowe będzie oceniane następująco: Maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najwyższą liczbę dostarczanych funkcjonalności dodatkowych. Pozostałe oferty otrzymają 5
proporcjonalną do proponowanych funkcjonalności liczbę punktów. Ocena punktowa oferty zostanie dokonana zgodnie z formułą: Pfd = (FDo : FDw ) x 100 x 9% Gdzie: Pfd ilość punktów za funkcjonalności dodatkowe (max. 9) przyznana ofercie FDw to liczba wszystkich wymagań dodatkowych oznaczonych, jako D określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego, FDo to liczba wymagań dodatkowych oznaczonych jako D określonych w Załączniku nr 1 do Zapytania Ofertowego spełnionych przez ocenianą Ofertę 2.3. Kryterium Referencje będzie oceniane następująco: Za każdy kontrakt referencyjny na dostawę nie mniej niż 30 komputerów zrealizowany zgodnie z wymaganiami określonymi w punkcie 5.1.1 Oferent otrzyma 1 pkt. ofercie można wskazać nie więcej niż 3 referencje. 3. Po otwarciu ofert Zamawiający może w każdym czasie wezwać Oferentów do prezentacji zaproponowanego sprzętu w celu weryfikacji jego zgodności z załącznikiem nr 1 zapytania ofertowego. Oferent, do którego Zamawiający zwróci się z prośbą o zaprezentowanie spełnienia wymagań, o których mowa w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego, zobowiązany będzie do przeprowadzenia prezentacji w terminie 5 dni roboczych od dnia przesłania wezwania drogą mailową na adres wskazany w ofercie. Terminowe przeprowadzenie prezentacji jest istotnym warunkiem zamówienia. prezentacji musi uczestniczyć przedstawiciel uprawniony Oferenta. Prezentacja odbędzie się zgodnie z następującą procedurą: 3.1. prezentacja przez przedstawicieli Oferenta wybranych przez Zamawiającego wymagań, o których mowa w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego; 3.2. ocena spełnienia przez oferowany sprzęt każdego z wybranych wymagań będzie realizowana w systemie Tak/Nie (spełnione/niespełnione). 6
3.3. nie spełnienie przez oferowany komputery warunków, określonych w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego, jako ymagane, skutkować będzie odrzuceniem oferty, jako niespełniającej warunków Zapytania ofertowego. 3.4. niepotwierdzenie spełnienia warunków określonych w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego, jako dodatkowe, a zadeklarowanych jako spełniane przez komputery skutkować będzie przyznaniem ofercie takiego ykonawcy 0 punktów w kryterium Funkcjonalności dodatkowe. 3.5. nie przeprowadzenie przez ykonawcę prezentacji w wyznaczonym terminie lub odmowa jej przeprowadzenia skutkować będzie odrzuceniem oferty, jako nie spełniającej warunków Zapytania ofertowego. Z przebiegu prezentacji sporządzony zostanie Protokół eryfikacji ymagań. Brak lub odmowa podpisania Protokołu przez przedstawicieli Oferenta oznacza odrzucenie oferty, jako niespełniającej warunków Zapytania ofertowego. Przewidywany czas trwania prezentacji 1 dzień roboczy w godzinach od 9 do 15. razie potrzeb czas trwania prezentacji może zostać wydłużony. 4. Zamawiający udzieli zamówienia temu Oferentowi, którego oferta odpowiadać będzie wszystkim wymaganiom przedstawionym w niniejszym zapytaniu oraz w załącznikach do zapytania i zostanie oceniona, jako najkorzystniejsza w oparciu o wyżej podane kryteria oceny. 5. Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonicznie. Część VII Miejsce oraz termin składania ofert Oferta odpowiadająca powyższemu zakresowi zamówienia, powinna być sporządzona w formie pisemnej, podpisana i opatrzona pieczęcią ykonawcy, dostarczona osobiście lub przesłana za pośrednictwem poczty (tradycyjnej, kuriera) na adres Zamawiającego wskazany w Części I albo na adres poczty elektronicznej w formie skanu oryginalnych dokumentów w formacie pdf na adres e-mail wskazany w Części VIII do dnia 25 października 2013 r. Oferty dostarczone po tym terminie nie będą rozpatrywane. 7
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego ymagania na zakup, dostarczenie i uruchomienie komputerów wraz oprogramowaniem systemowym arunki i parametry wymagane do spełnienia przez komputery: Oferent powinien wypełnić zamieszczone tabele przez wpisanie w kolumnie Spełnia T/N litery T jeśli warunek określony w danym wierszu jest spełniony, lub litery N w sytuacji nie spełnienia kryterium. Pozostawienie pustego miejsca lub odpowiedź nieczytelna uznane zostaną za niespełnienie danego warunku. arunki zaznaczone jako wymagane oznaczone literą muszą być spełnione niespełnienie ich skutkuje odrzuceniem oferty. Niespełnienie warunków określonych jako dodatkowe oznaczone literą D nie spowoduje odrzucenia oferty. Dostarczenie i uruchomienie w infrastrukturze ICT Zamawiającego komputerów zgodnie z poniższą specyfikacją: Lp. Opis wymagania ymagany / Dodatkowy I. Komputer stacjonarny I (4 zestawy) Minimalne parametry komputera stacjonarnego: -procesor Intel i7 (minimum 3.4 GHz, 8 MB cache), -16GB RAM DDR3, minimum 4 sloty na pamięci RAM, -minimum 2TB Serial ATA (7 200 obr/min) -zintegrowana karta graficzna na płycie głównej, -dodatkowa karta graficzna niezintegrowana min 1GB I.1 -karta sieciowa 10/100/1000 Mbit/s (zintegrowana) -łączność bezprzewodowa ifi IEEE 802.11 b/g/n -karta dźwiękowa zintegrowana, głośniki, mikrofon, mysz, klawiatura -nagrywarka Blu-Ray lub równoważna, -czytnik kart pamięci, -zasilacz odpowiedni do danego zestawu I.2 System operacyjny np. System indows w wersji min. indows 7 x64 Professional PL I.3 Monitor podstawowy 23 I.4 Całkowita pamięć 32GB RAM DDR3 D Spełnia Tak/Nie 9
I.5 Gwarancja minimum 3 lata, on-site Next Business Day I.6 Gwarancja przedłużona do 5 lat on-site Next Business Day D I.7 Dostępność podzespołów (np. RAM i HDD) przez min 2 lata po zakończeniu okresu gwarancji. II. Komputer stacjonarny II (4 zestawy) II.1 Minimalne parametry komputera stacjonarnego: -procesor Intel i5 (minimum 2,5 GHz), -8GB RAM DDR3, minimum 4 sloty na pamięci RAM, -minimum 500GB Serial ATA (7 200 obr/min) -zintegrowana karta graficzna na płycie głównej, -karta sieciowa 10/100/1000 Mbit/s (zintegrowana) -łączność bezprzewodowa ifi IEEE 802.11 b/g/n -karta dźwiękowa zintegrowana, głośniki, mikrofon, mysz, klawiatura -nagrywarka DVD, -czytnik kart pamięci. II.2 System operacyjny np. System indows w wersji min. indows 7 x64 Professional PL II.3 Monitor 23 II.4 Gwarancja minimum 3 lata, on-site Next Business Day II.5 Dostępność podzespołów (np. RAM i HDD) przez min 2 lata po zakończeniu okresu gwarancji. III. Notebook (22 zestawów) III.1 Minimalne parametry notebooka: -procesor Intel i5 (minimum 2,5 GHz, 2 rdzenie 4 wątki 3 MB cache), -8 GB RAM DDR3 -HDD minimum 500 GB Serial ATA 7200 obr/min, -ekran LED XGA, minimum 15, rozdzielczość 1366 x 768. -napędy wbudowane: nagrywarka CD/DVD -karta sieciowa (zintegrowana) 10/100/100MB/s -bezprzewodowa karta sieciowa 802.11 b/g/n -Bluetooth, -minimum 3 złącza USB (2.0 i/lub 3.0) -złącze monitora zewnętrznego, -pozostałe złącza: RJ-45, line in, line out, HDMI -czytnik kart pamięci, -akumulator litowy pozwalający na pracę minimum 3h -mysz komputerowa, ładowarka akumulatora, torba na notebook, -karta dźwiękowa zintegrowana, wbudowane multimedia (kamera, mikrofon i głośniki), 10
-oprogramowanie do multimediów, Bluetooth, kart sieciowych, -aluminiowa obudowa -podświetlana klawiatura -czytnik linii papilarnych III.2 System operacyjny np. System indows w wersji min. indows 7 x64 Professional PL III.3 Gwarancja minimum 2 lata, on-site, Next Business Day III.4 Gwarancja przedłużona do 4 lat on-site, Next Business Day D miejscowość i data podpisy i pieczęcie osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta 11
Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego Oświadczenie Oferenta Przystępując do zapytania ofertowego na zakup, dostarczenie i uruchomienie komputerów wraz oprogramowaniem systemowym, w ramach realizacji projektu pn.: Nowe technologie ICT w POLBUD S.A. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata 2007 2013, Oś Priorytetowa I zrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie, Działania 1.4 sparcie inwestycyjne przedsiębiorstw - Projekty z zakresu wsparcia technologii komunikacyjnych i informacyjnych dla MŚP, oświadczamy, że: 1. podana w Ofercie cena oraz ceny jednostkowe poszczególnych komputerów (zestawów), uwzględniają wszystkie koszty związane z realizacją umowy i są stałe w całym okresie obowiązywania umowy. 2. wskazane w załączniku nr 1 ymagania dla komputerów funkcjonalności zaznaczone jako wymagane i oznaczone literą są spełnione przez oferowane komputery wraz z oprogramowaniem. 3. wskazane w załączniku nr 1 ymagania dla komputerów funkcjonalności zaznaczone jako dodatkowe i oznaczone literą D są spełnione przez oferowane komputery wraz z oprogramowaniem we wszystkich przypadkach zaznaczonych przez wpisanie oznaczenia TAK. 4. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia oraz potencjał techniczny, a także dysponuje osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 5. zapoznaliśmy się z treścią zapytania ofertowego oraz przyjmujemy bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jego treści. 6. uważamy się za związanych niniejszą ofertą przez okres 60 dni od daty jej wystawienia. 7. w przypadku wyboru naszej oferty zobowiązujemy się, do zawarcia umowy w terminie wskazanym przez Zamawiającego. 8. osobą uprawnioną do reprezentowania oferenta we wszystkich sprawach dotyczących oferty jest... mail... telefon... 12
miejscowość i data podpisy i pieczęcie osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta 13
Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego Oświadczenie o sytuacji Oferenta Przystępując do zapytania ofertowego na zakup, dostarczenie i uruchomienie komputerów wraz oprogramowaniem systemowym, w ramach realizacji projektu pn.: Nowe technologie ICT w POLBUD S.A. w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego ojewództwa Podlaskiego na lata 2007 2013, Oś Priorytetowa I zrost innowacyjności i wspieranie przedsiębiorczości w regionie, Działania 1.4 sparcie inwestycyjne przedsiębiorstw - Projekty z zakresu wsparcia technologii komunikacyjnych i informacyjnych dla MŚP, oświadczamy, że: 1. Znajdujemy się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia 2. Nie otwarto wobec nas likwidacji ani nie ogłoszono upadłości. 3. Nie zalegamy z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne 4. Nikt z osób zarządzających naszą firmą nie został prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych 5. Jako podmiot zbiorowy sąd nie orzekł wobec naszej firmy zakazu ubiegania się o zamówienia, na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary. miejscowość i data podpisy i pieczęcie osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta 14
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego ykaz zrealizowanych dostaw nie mniej niż 30 komputerów ykaz kontraktów referencyjny na dostawę nie mniej niż 30 komputerów wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie. lp Nazwa klienta liczba dostarczonych komputerów 1 wartość kontraktu data rozpoczęcia / zakończenia osoba kontaktowa 2 3 miejscowość i data podpisy i pieczęcie osób uprawnionych do reprezentowania Oferenta 15