Poznań, dnia 16/08/2017 roku ZAPYTANIE OFERTOWE SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA Centrum Doradztwa Zawodowego dla Młodzieży (CDZdM) zaprasza do złożenia oferty dotyczącej realizacji zadań w ramach projektu pn. Potrzeby kadrowe przedsiębiorców aglomeracji poznańskiej na tle kierunków społeczno-gospodarczego rozwoju regionu. Diagnoza, prognoza, monitoring. Przedmiotem zamówienia jest realizacja badania ilościowego polegającego na przeprowadzeniu wspomaganych komputerowo wywiadów telefonicznych (CATI) oraz opracowanie raportu z tych badań. Wszystkie szczegóły metodologiczne: założenia metodologiczne, narzędzia badawcze oraz procedura doboru próby badawczej stanowią Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. I. Zamawiający: MIASTO POZNAŃ Centrum Doradztwa Zawodowego dla Młodzieży Obserwatorium Gospodarki i Rynku Pracy Aglomeracji Poznańskiej ul. Działyńskich 4/5, 61-727 Poznań tel.: 61 855 76 04 GSM: 514 836 215 email: obserwatorium@obserwatorium-poznan.pl II. Opis przedmiotu zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja badania ilościowego techniką wywiadów telefonicznych wspomaganych komputerowo (CATI) z przedstawicielami przedsiębiorstw funkcjonujących na terenie aglomeracji poznańskiej. 2. Badanie przeprowadzone zostanie w oparciu o metodologię stanowiącą Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Wykonawcy musi dysponować aktualną bazą podmiotów gospodarczych 1. 3. Przedmiot zamówienia obejmuje także przygotowanie, na podstawie przeprowadzonych wywiadów telefonicznych (CATI), raportu badawczego według wytycznych Zamawiającego stanowiących Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 4. Oznaczenie przedmiotu zamówienia według kodu CPV: 1 Przez aktualną bazę Zamawiający rozumie wykaz podmiotów gospodarczych nie starszą niż pochodzącą z końca roku poprzedzającego rok prowadzonego badania, tj. stan na 31 grudnia 2016 r.. 1
Nazwa: usługi prowadzenia ankiet telefonicznych - 79311210-2 Nazwa: usługi analizy ankiet - 79311300-0 Nazwa: usługi badawcze 73110000-6 III. Terminy wykonania zamówienia 1. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania się do szczegółowego harmonogramu badań będącego Załącznikiem nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 2. Termin wykonania badań techniką CATI, o których mowa w Załączniku nr 4 w punkcie 4.2.f. jest terminem nieprzekraczalnym. 3. Podpisanie umowy nastąpi w terminie 3 dni roboczych od dnia wyboru oferenta, tj. nie później niż 05.09.2017 r. 4. Przekazanie baz danych do zatwierdzenia nastąpi w terminie 2 dni roboczych od dnia podpisania umowy, tj. nie później niż 07.09.2017 r. 5. Szkolenie ankieterów przeprowadzane przez Zamawiającego odbędzie się w terminie 6 dni roboczych od dnia podpisania umowy, tj. nie później niż 13.09.2017 r. 6. Badanie techniką CATI rozpocznie się w pierwszym dniu roboczym po przeprowadzeniu szkolenia ankieterów, czyli nie później niż 14.09.2017 r. i zakończy się nie później niż 11.10.2017 r. 7. Raport techniczny z wykonanych badań zostanie złożony terminie 2 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji wywiadów CATI, tj. nie później niż 13.10.2017 r. 8. Raport badawczy złożony będzie w terminie 10 dni roboczych od dnia zakończenia realizacji wywiadów CATI, tj. nie później niż 25.10.2017 r. 9. Wykonanie zamówienia zakończy się nie później niż 01.12.2017 r. 2
IV. Warunki udziału w postępowaniu Wykonawcy ubiegający się o zamówienie muszą mieć niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponować potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Potencjalny Wykonawca powinien legitymować się łącznie następującymi kryteriami formalnymi: 1. Musi wykazać uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania. 2. Musi posiadać wiedzę i doświadczenie. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeśli wykaże, że: 1) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonuje lub wykonał co najmniej cztery usługi badawcze o tematyce społecznej, w tym co najmniej trzy badania ilościowe na próbie n 600 respondentów każde; 2) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, wykonuje lub wykonał co najmniej trzy badania techniką CATI na próbie n 600 respondentów każde. 3. Musi dysponować odpowiednim potencjałem technicznym. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeśli wykaże, że: 1) dysponuje studiem CATI wyposażonym w stanowiska do wykonywania badań telefonicznych z wykorzystaniem komputera oraz szerokopasmowym dostępem do Internetu; 2) przedstawi opis technologii, których zamierza użyć do przeprowadzenia badań techniką CATI. 4. Musi dysponować dostępem do kadry zdolnej do wykonania zamówienia. Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia ten warunek, jeśli wykaże, że dysponuje zespołem do realizacji przedmiotu zamówienia, w skład którego musi wchodzić: 1) koordynator badania, posiadający: a) wykształcenie wyższe kierunkowe socjologia, b) minimum trzyletnie doświadczenie w kierowaniu badaniami społecznymi, rynku i opinii, c) doświadczenie w kierowaniu projektami badawczymi w ciągu ostatnich trzech lat kierował minimum trzema projektami badawczymi wykorzystującymi technikę CATI na próbie n 600. 3
2) zespół ankieterski, w skład którego wchodzi co najmniej trzech doświadczonych ankieterów legitymujących się udziałem w co najmniej trzech projektach badawczych realizowanych techniką CATI z przedsiębiorcami na próbie minimum 300 respondentów. 5. Musi dysponować aktualną bazą podmiotów gospodarczych z terenu aglomeracji poznańskiej. Wymagania wobec bazy ujęte zostały w Załączniku nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 6. Przekazać odpis wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru. 7. Musi posiadać co najmniej trzy pisemne referencje z wykonania badań na zlecenie instytucji publicznych, które mogą zostać potwierdzone telefonicznie bądź mailowo z ich zleceniodawcami. 8. Musi posiadać co najmniej trzy pisemne referencje z wykonania badań techniką CATI dotyczących rynku pracy, które mogą zostać potwierdzone telefonicznie bądź mailowo z ich zleceniodawcami. 9. Powinien stosować standardy Programu Kontroli Jakości Pracy Ankieterów (PKJPA) albo równorzędne w dziedzinie badań ilościowych będących przedmiotem niniejszego Zapytania Ofertowego. 10. Powinien stosować w praktyce badawczej zapisy kodeksu ESOMAR. Ocena spełnienia przedstawionych powyżej warunków zostanie dokonana według formuły: spełnia nie spełnia. Wykonawca, który nie spełni któregokolwiek z warunków zostanie odrzucony z postępowania. 4
V. Dokumenty wymagane w celu potwierdzenia spełnienia warunków Zamawiający, w celu potwierdzenia spełniania warunków określonych w bloku IV. niniejszego Zapytania Ofertowego, wymaga przedłożenia następujących dokumentów: 1. Wykazu przeprowadzonych badań społecznych sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 2. Wykazu badań przeprowadzonych techniką CATI sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 3. Oświadczenia o dysponowaniu studiem CATI wyposażonym w stanowiska do wykonywania badań telefonicznych sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 4. Opisu procesu technologicznego i technologii zastosowanej do badania techniką CATI sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 5. Wykazu kadry potwierdzającego spełnianie warunków wymienionych w punkcie 4.1. Bloku IV. Warunki udziału w postępowaniu niniejszego Zapytania ofertowego - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 9 do niniejszego Zapytania Ofertowego 6. Wykazu zespołu ankieterskiego potwierdzającego spełnianie warunków wymienionych w punkcie 4.2. Bloku IV. Warunki udziału w postępowaniu niniejszego Zapytania ofertowego - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 10 do niniejszego Zapytania Ofertowego 7. Oświadczenia o posiadaniu bazy przedsiębiorców, o której mowa w punkcie 5. Bloku IV. Warunki udziału w postępowaniu niniejszego Zapytania Ofertowego - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 11 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 8. Odpisu wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego albo innego właściwego rejestru. 9. Oświadczenia o stosowaniu standardów Programu Kontroli Jakości Pracy Ankieterów (PKJPA) bądź równorzędnych w dziedzinie badań ilościowych będących przedmiotem niniejszego Zapytania Ofertowego - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 12 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 10. Oświadczenia o stosowaniu w praktyce badawczej zapisów kodeksu ESOMAR - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 13 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 5
11. Wykazu co najmniej trzech pisemnych referencji z wykonania badań na zlecenie instytucji publicznych, które mogą zostać potwierdzone telefonicznie bądź mailowo z ich zleceniodawcami - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 14 do niniejszego Zapytania Ofertowego. 12. Wykazu co najmniej trzech pisemnych referencji z wykonania badań techniką CATI dotyczącego rynku pracy, które mogą zostać potwierdzone telefonicznie bądź mailowo z ich zleceniodawcami - sporządzonego według wzoru stanowiącego Załącznik nr 14 do niniejszego Zapytania Ofertowego. Zamawiający zastrzega możliwość weryfikacji powyższych informacji. VI. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą 1. W niniejszym postępowaniu dokumentacja, tj. oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawca przekazują pisemnie za drogą pocztową oraz drogą elektroniczną na wskazany w Zapytaniu Ofertowym adres e-mail osoby do kontaktu. 2. Jeżeli Zamawiający lub Wykonawca przekazują dokumentację, o której mowa w punkcie 1. bloku VI. Informacja o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą niniejszego Zapytania Ofertowego za pośrednictwem poczty elektronicznej, każda ze stron niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania poprzez zwrotną informację przekazaną drogą elektroniczną. 3. Zleceniodawca i Wykonawca pozostają w stałym kontakcie, nie rzadszym niż 1 raz w tygodniu. Jego forma to co najmniej sprawozdanie tygodniowe przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej na wskazany adres e-mail osoby do kontaktu. 4. Kontakt pomiędzy Zleceniodawcą i Wykonawcą odbywa się poprzez spotkania, wymianę korespondencji tradycyjnej i elektronicznej oraz doraźnie telefonicznie. 5. Wiążącą formą ustaleń jest korespondencja tradycyjna i elektroniczna. Robocza komunikacja (bieżąca sprawozdawczość) z Zamawiającym będzie odbywała się w rytmie cotygodniowym, poprzez przekazanie sprawozdania tygodniowego na wskazany w niniejszym Zapytaniu Ofertowym adres e-mail. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo i zobowiązuje osoby realizujące badanie po stronie Wykonawcy do uczestnictwa w ewentualnych spotkaniach roboczych odbywających się w siedzibie Zamawiającego, dotyczących istoty projektu i fachowego prowadzenia badań w projekcie. 7. Osobami do kontaktu po stronie Zamawiającego są:. (e-mail:.. @cdzdm.pl, tel. 514 836 215). 6
VII. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Wymagania podstawowe: 1) każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę; 2) oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy. Oznacza to, że jeżeli z dokumentu określającego status prawny Wykonawcy(ów) lub pełnomocnictwa (pełnomocnictw) wynika, iż do reprezentowania Wykonawcy(ów) upoważnionych jest łącznie kilka osób, dokumenty wchodzące w skład oferty muszą być podpisane przez wszystkie te osoby; 3) upoważnienie osób podpisujących ofertę musi bezpośrednio wynikać z dokumentów dołączonych do tej oferty. Oznacza to, że jeżeli upoważnienie takie nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) to do oferty należy dołączyć oryginał lub poświadczoną notarialnie kopię stosownego pełnomocnictwa wystawionego przez osoby do tego upoważnione; 4) wzory dokumentów dołączonych do niniejszego Zapytania Ofertowego powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty bądź też przygotowane przez Wykonawcę w formie zgodnej z niniejszym Zapytaniem Ofertowym; 5) w ofercie Wykonawca powinien skalkulować cenę brutto i netto dla całości przedmiotu zamówienia; 6) wykonawca zobowiązany jest przedstawić cenę brutto i netto za realizację przedmiotu zamówienia oraz szczegółowy budżet zawierający wszystkie pozycje kosztowe niezbędne do realizacji badania; 7) wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty; 8) zamawiający wyklucza z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcę, który w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, w sposób zawiniony poważnie naruszył obowiązki zawodowe, w szczególności, gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub rażącego niedbalstwa nie wykonał, lub nienależycie wykonał zamówienie, co Zamawiający jest w stanie wykazać za pomocą dowolnych środków dowodowych; 9) zamawiający nie wyklucza z postępowania o udzielenie zamówienia Wykonawcy, który udowodni, ze podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, które mają zapobiec zawinionemu i poważnemu naruszaniu obowiązków zawodowych w przyszłości oraz 7
naprawił szkody powstałe w wyniku naruszenia obowiązków zawodowych lub zobowiązał się do ich naprawienia. 2. Forma oferty: 1) ofertę należy złożyć w formie pisemnej, za pomocą korespondencji tradycyjnej lub elektronicznej (skan) w nieprzekraczalnym terminie do godziny 15.00 dnia 30.08.2017 r.; 2) dokumenty wchodzące w skład oferty mogą być przedstawiane w formie oryginałów albo poświadczonych przez Wykonawcę (za zgodność z oryginałem) kopii; 3) Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału albo notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kserokopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości; 4) zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Elementy oferty Kompletna oferta powinna zawierać: 1) wypełniony Formularz Oferty Załącznik nr 15 do niniejszego Zapytania Ofertowego; 2) dokument stwierdzający status prawny Wykonawcy (odpis z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert (dotyczy osób prawnych i osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą); 3) pełnomocnictwo jeżeli upoważnienie do podpisania oferty nie wynika wprost z dokumentu stwierdzającego status prawny Wykonawcy (odpisu z właściwego rejestru albo zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej). 4) komplet podpisanych załączników stanowiących integralną część niniejszego Zamówienia Ofertowego: a) Załącznik nr 1 Metodologia projektu wraz z kwestionariuszem, b) Załącznik nr 2 Wytyczne do raportu badawczego, c) Załącznik nr 3 Harmonogram, d) Załącznik nr 4 SOPZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, e) Załącznik nr 5 Wykaz przeprowadzonych badan społecznych, f) Załącznik nr 6 Wykaz przeprowadzonych badań techniką CATI, g) Załącznik nr 7 Oświadczenie o dysponowaniu studiem CATI, h) Załącznik nr 8 Opis technologii zastosowanej do badania techniką CATI, i) Załącznik nr 9 Wykaz kadry, 8
j) Załącznik nr 10 Wykaz zespołu ankieterskiego, k) Załącznik nr 11 Oświadczenie o dysponowaniu baza przedsiębiorców, l) Załącznik nr 12 Oświadczenie o stosowaniu standardów PKJPA, m) Załącznik nr 13 Oświadczenie o stosowaniu kodeksu ESOMAR, n) Załącznik nr 14 Wykaz referencji, o) Załącznik nr 15 Formularz oferty, p) Załącznik nr 16 Nomenklatura projektu, q) Załącznik nr 17 Umowa, r) Załącznik nr 18 Raport Potrzeby kadrowe przedsiębiorców aglomeracji poznańskiej na tle kierunków społeczno-gospodarczego rozwoju regionu diagnoza, prognoza, monitoring, 2014. 9
VIII. Termin składania ofert Oferty należy przesyłać do dnia 30.08.2017 r. do godziny 15:00 w formacie.pdf (skan dokumentów z podpisami i stosownymi pieczęciami Wykonawcy) na adresy e-mail: obserwatorium@obserwatorium-poznan.pl albo dostarczyć wydrukowane i podpisane do siedziby Centrum Doradztwa Zawodowego dla Młodzieży przy ul. Działyńskich 4/5, 61-727 Poznań. IX. Wymagania dotyczące wadium Zamawiający nie wymaga złożenia wadium. X. Kryteria oceny ofert 1. Zamawiający oceni i porówna jedynie te oferty, które nie zostaną odrzucone przez Zamawiającego. 2. W ramach postępowania przyjęto kryterium ceny: cena brutto 100% Zamawiający przyjmuje, że 1% odpowiada 1 pkt. 3. Kryterium ceny oceniane będzie według poniższego wzoru: Cena brutto oferty najtańszej P1= ------------------------------------------ x 100 pkt Cena brutto oferty ocenianej Punkty przyznane danej ofercie będą zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. Wykonawca może uzyskać maksymalnie 100 pkt. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, nie podlegająca odrzuceniu, która otrzyma największą liczbę punktów. 10
XI. Tryb oceny ofert i ogłoszenia wyników 1. Wyjaśnienia treści ofert i poprawianie oczywistych omyłek. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców uzupełnień (jeżeli nie naruszy to zasady konkurencyjności) i wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. Może również zwracać się z prośbami o poprawienie oczywistych omyłek i błędów rachunkowych. 2. Sprawdzanie wiarygodności ofert. Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, oświadczeń, wykazów, danych i informacji. 3. Ogłoszenie wyników postępowania. Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej Zamawiającego: www.obserwatorium-poznan.pl. XII. Odrzucenie Wykonawcy Wykonawca zostanie odrzucony z niniejszego postępowania: 1. w przypadku niespełniania warunków udziału w postępowaniu; 2. w przypadku niezgodności oferty z niniejszym Zapytaniem Ofertowym; 3. w przypadku przedstawienia przez Wykonawcę informacji nieprawdziwych. XIII. Pozostałe informacje 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego, przed upływem terminu na składanie ofert. Informacja o wprowadzeniu zmiany lub uzupełnieniu treści Zapytania Ofertowego zostanie przekazana Wykonawcom niezwłocznie w formie pisemnej (e-mail), jak również zostanie opublikowana na stronie Zamawiającego: www.obserwatorium-poznan.pl. Jeżeli wprowadzone zmiany lub uzupełnienia treści Zapytania Ofertowego będą wymagały zmiany treści ofert, Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas potrzebny na dokonanie zmian w ofercie. 2. Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za ofertę najkorzystniejszą oraz który spełni wymogi określone w Zapytaniu Ofertowym. O terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi Wykonawcę drogą mailową wraz z informacją o wynikach postępowania. 11
XIV. Finansowanie Projekt badawczy pt. Potrzeby kadrowe przedsiębiorców aglomeracji poznańskiej na tle kierunków społeczno-gospodarczego rozwoju regionu diagnoza, prognoza, monitoring realizowany jest przez jednostkę powołaną przez Radę Miasta Poznania. Środki na realizację wszystkich działań związanych z wyżej wspomnianym projektem pochodzą z budżetu Miasta. XV. Wykaz załączników Załącznik nr 1 Metodologia projektu wraz z kwestionariuszem. Załącznik nr 2 Wytyczne do raportu badawczego. Załącznik nr 3 Harmonogram. Załącznik nr 4 SOPZ Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia. Załącznik nr 5 Wykaz przeprowadzonych badan społecznych. Załącznik nr 6 Wykaz przeprowadzonych badań techniką CATI. Załącznik nr 7 Oświadczenie o dysponowaniu studiem CATI. Załącznik nr 8 Opis technologii zastosowanej do badania techniką CATI. Załącznik nr 9 Wykaz kadry. Załącznik nr 10 Wykaz zespołu ankieterskiego. Załącznik nr 11 Oświadczenie o dysponowaniu baza przedsiębiorców. Załącznik nr 12 Oświadczenie o stosowaniu standardów PKJPA. Załącznik nr 13 Oświadczenie o stosowaniu kodeksu ESOMAR. Załącznik nr 14 Wykaz referencji. Załącznik nr 15 Formularz oferty. Załącznik nr 16 Nomenklatura projektu. Załącznik nr 17 Umowa. Załącznik nr 18 Raport Potrzeby kadrowe przedsiębiorców aglomeracji poznańskiej na tle kierunków społeczno-gospodarczego rozwoju regionu diagnoza, prognoza, monitoring, 2014. 12