Regionalny Program Operacyjny Województwa Śląskiego na lata 2014-2020 Oś priorytetowa VIII: Regionalne kadry gospodarki opartej na wiedzy Działanie 8.2 Wzmacnianie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw, przedsiębiorców i ich pracowników Poddziałanie 8.2.3 Wsparcie dla przedsiębiorców i ich pracowników w zakresie rozwoju przedsiębiorstwa konkurs ZASADY SPORZĄDZANIA HARMONOGRAMU SKŁADANIA WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ Katowice, dn. 05.04.2017r.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Wnioskodawca uzupełnia w harmonogramie tylko pola niezaszarowane. Wyjątek! W sytuacji w której suma źródeł finansowania transz w poszczególnych okresach rozliczeniowych nie jest zgodna ze źródłami finansowania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu, Wnioskodawca powinien sztucznie skorygować zaszarowaną kwotę transzy z budżetu europejskiego w ostatnim okresie rozliczeniowym harmonogramu (przykład), wyrównując źródła finansowania do wartości określonych we wniosku o dofinansowanie.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Górna część harmonogramu wypełniana jest danymi Projektu (np. nazwa Beneficjenta, tytuł projektu, numer umowy, forma prawna, etc.). Pole Forma prawna beneficjenta (szczególna) należy uzupełnić zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2015 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej, wzorów wniosków, ankiet i zaświadczeń (Dz.U. z 2015 r. poz. 2009, z późn. zm.).
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ W tabeli finansowej należy przedstawić cały okres realizacji projektu zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie, w podziale na lata, kwartały, okresy rozliczeniowe od do. W kolumnie miesiąc należy wpisać nazwę miesiąca, w którym kończy się dany okres rozliczeniowy. Okres rozliczeniowy może się składać z 1-3 miesięcy (może zawierać niepełne miesiące), z zastrzeżeniem, iż datą graniczną ostatniego okresu rozliczeniowego w danym roku kalendarzowym jest 31 grudnia. Wyjątek stanowi wniosek zaliczkowy, dla którego rekomenduje się okres 2-3 dni.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Okresy rozliczeniowe, które nie zostały uzupełnione w harmonogramie danymi należy ukryć (usunięcie wierszy może spowodować uszkodzenie formuł w arkuszu). Kolumna Wydatki majątkowe dotyczy tylko Wnioskodawców, którzy należą do sektora finansów publicznych.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ W części A wnioski o płatność zaliczkową Beneficjent przedstawia wartość dofinansowania przyznanego na realizację projektu w podziale na transze, o które będzie wnioskował we wnioskach o płatność. W przypadku kiedy poziom rozliczenia dofinansowania w okresie rozliczeniowym, w którym Wnioskodawca chce otrzymać transzę nie przekroczy 70%, procent rozliczenia zostanie oznaczony kolorem czerwonym.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ W części B wnioski rozliczające Beneficjent przedstawia całkowitą wartość projektu (łącznie z wkładem własnym) zgodną z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie, w podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe, za jakie będzie składał wnioski o płatność. Konieczne jest zachowanie montażu finansowego na całości projektu. Zaleca się również zachowanie montażu finansowego z umowy w poszczególnych okresach rozliczeniowych.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Ustalając montaż finansowy poszczególnych wydatków poniesionych w projekcie należy uwzględnić podział na źródła finansowania RPO. Zaleca się aby wydatki kwalifikowalne z dofinansowania (W DOF ) były rozdzielane wg wzorów: W EFS W BP W W DOF DOF P PEFS W Gdzie: W DOF wydatki poniesione przez Wnioskodawcę z dofinansowania (środki europejskie i budżet państwa) W EFS wydatki poniesione przez Wnioskodawcę z dofinansowania ze środków europejskich (poz. dofinansowanie/środki unijne) W BP wydatki poniesione przez Wnioskodawcę z dofinansowania ze środków budżetu państwa/dotacji celowej (poz. dysponenci budżetu państwa dla jednostek nie będących państwowymi jednostkami budżetowymi) P EFS wydatki kwalifikowalne Projektu z dofinansowania ze środków europejskich - zgodnie z umową o dofinansowanie projektu P BP wydatki kwalifikowalne Projektu z dofinansowania ze środków budżetu państwa (dotacji celowej) - zgodnie z umową o dofinansowanie projektu EFS EFS P BP
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ W przypadku projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego nie należy wypełniać części C wnioski o refundacje. Suma ogółem w tabeli musi być zawsze zgodna z wartością podpisanej umowy o dofinansowanie projektu.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Rekomenduje się, aby pierwszy wniosek o płatność, który składany jest w ciągu 10 dni roboczych od daty podpisania umowy o dofinansowanie, obejmował swoim okresem tylko dwa pierwsze dni okresu realizacji projektu wskazanego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie i nie rozliczał żadnych wydatków. Beneficjent tym wnioskiem o płatność jedynie wnioskuje o pierwszą transzę dofinansowania. Wniosek wpisywany jest zawsze w pierwszym okresie rozliczeniowym tabeli. Kolejny okres rozliczeniowy rozpoczyna się od dnia następującego po dniu wskazanym jako "do" przy poprzednim okresie rozliczeniowym.
ZASADY WYPEŁNIANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Beneficjent przedkładający Harmonogram składania wniosków o płatność w celu podpisania umowy o dofinansowanie nie wypełnia Tabeli oszczędności i nieprawidłowości. Wydatki ogółem w tej tabeli pierwotnie obejmują wartości wykazane w umowie o dofinansowanie projektu.
ZASADY KONSTRUOWANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Okres za jaki składany będzie wniosek o płatność nie może być krótszy niż 1 miesiąc oraz dłuższy niż 3 miesiące; Należy wnioskować o transze nie rzadziej niż co pół roku; Zaleca się, aby wysokość transzy nie przekroczyła kwoty 10 000 000,00 zł; Suma kwot zaliczek musi być zgodna z sumą planowanych wydatków do poniesienia z kwoty dofinansowania; Zaleca się rozliczenie minimum 20% wydatków kwalifikowalnych na podstawie złożonych wniosków o płatność do 30.06.2018r. i zatwierdzonych przez IP; W momencie wnioskowania o kolejną transzę, kwota planowanych wydatków z dofinansowania do rozliczenia powinna być wyższa niż 70% planowanych do otrzymania transz dotacji; Kwota planowanych wydatków do rozliczenia z kwoty dofinansowana w okresach rozliczeniowych nie powinna przewyższać kwoty otrzymanych zaliczek przez Wnioskodawcę (możliwość utraty płynności finansowej);
ZASADY KONSTRUOWANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Pierwszy harmonogram składania wniosków o płatność sporządzany jest w formie pliku exel owskiego (przed podpisaniem umowy, jako jeden z załączników do niej). Po podpisaniu umowy rekomenduje się niezwłoczne wprowadzenie danych harmonogramu z wersji exel do systemu LSI. Kolejne wersje harmonogramu (zmiany) przekazywane są poprzez system LSI.
ZASADY KONSTRUOWANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Rekomenduje się, że pierwsza transza zaliczki nie może przekroczyć 25% wydatków prognozowanych przez Wnioskodawcę do poniesienia w pierwszym roku realizacji projektu z kwoty dofinansowania. W przypadku konieczności wnioskowania o kwotę wyższą niż wynika to z zatwierdzanego harmonogramu płatności, Beneficjent jest zobowiązany do niezwłocznej jego aktualizacji. Jeśli przedmiotowa zmiana nie zostanie uwzględniona przez Beneficjenta, IP wypłaca środki w kwocie wynikającej z ostatniego zatwierdzonego harmonogramu płatności. Każda zmiana harmonogramu płatności wymaga akceptacji IP, która udzielana jest w terminie 10 dni roboczych od dnia otrzymania aktualizacji harmonogramu. Do momentu akceptacji harmonogramu płatności, obowiązujący jest harmonogram płatności uprzednio zatwierdzony przez IP.
ZASADY KONSTRUOWANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ W przypadku, gdy zatwierdzenie wniosku o płatność wpływa na zapisy harmonogramu płatności (formę wypłacania transz), Beneficjent jest zobowiązany do jego aktualizacji, w porozumieniu z IP wyłącznie w wersji elektronicznej za pośrednictwem LSI w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o zatwierdzeniu wniosku o płatność. Beneficjent przedkłada harmonogram płatności w wersji elektronicznej za pośrednictwem epuap/sekap sporządzony przy użyciu LSI udostępnionego Beneficjentowi przez IP zgodnie z zamieszczoną na stronie internetowej instrukcją, chyba że z przyczyn awarii lub unieruchomienia systemu nie jest to możliwe. W takim przypadku Beneficjent zobowiązuje się do sporządzenia harmonogramu płatności poza LSI zgodnie z wzorem zamieszczonym na stronie internetowej IP oraz do złożenia harmonogramu płatności za pośrednictwem epuap/sekap. Po ustaniu awarii lub uruchomieniu systemu, Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego sporządzenia harmonogramu płatności przy użyciu LSI i ponownego przekazania go za pośrednictwem epuap/sekap w terminie wyznaczonym przez IP.
ZASADY KONSTRUOWANIA HARMONOGRAMU O PŁATNOŚĆ Harmonogram płatności może być aktualizowany przed upływem okresu rozliczeniowego, którego aktualizacja dotyczy. W szczególności, w przypadku otrzymania transz dofinansowania z opóźnieniem uniemożliwiającym rozliczanie wydatków w projekcie w terminie lub na określone kwoty, Beneficjent ma prawo wnioskować o zmianę harmonogramu płatności. Wpisywane w harmonogram kwoty winny być zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku.
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Numer umowy/wnd widniejący w harmonogramie (pkt. 3) jest niezgodny z numerem Wniosku o dofinansowanie; Beneficjent nie określił okresu rozliczeniowego (od/do) dla płatności zaliczkowej rekomenduje się, aby wniosek o płatność zaliczkową obejmował swym okresem pierwsze dwa dni okresu realizacji projektu;
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Beneficjent dokonał błędnego podziału wartości projektu na źródła finansowania wydatków (UE/BP/WW) oraz nie wykazał podziału % kwoty dofinansowania ogółem pkt. 4 i 5 harmonogramu, uniemożliwiając tym samym ocenę poprawności sporządzenia harmonogramu płatności pod umowę o dofinansowanie projektu;
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Beneficjent nie zachował ciągłości okresów realizacji projektu Tabela finansowa harmonogramu, kolumna Okres rozliczeniowy (EFS); Okresy rozliczeniowe nie mogą być ustalone w ten sposób, aby obejmowały przełom roku budżetowego;
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY x Beneficjent nie uwzględnił wartości dotyczących wkładu własnego w części B harmonogramu - Wnioski rozliczające (EFS), w kolumnie Ogółem ; W momencie wnioskowania o kolejną transzę kwota planowanych wydatków z dofinansowania do rozliczenia jest niższa niż 70% planowanych do otrzymania transz dotacji.
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Okres realizacji projektu przedstawiony w harmonogramie płatności jest niezgodny z okresem realizacji projektu przedstawionym we wniosku o dofinansowanie; Suma wydatków rozliczanych w harmonogramie nie jest zgodna z kwotą dofinansowania przyznaną w projekcie (wartości z umowy o dofinansowanie); Suma wydatków rozliczanych w harmonogramie nie jest zgodna z sumą wypłaconych zaliczek;
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY W momencie składania wniosku rozliczającego wydatki Beneficjent planuje rozliczyć więcej wydatków w stosunku do zawnioskowanego do tego momentu dofinansowania ryzyko utraty płynności finansowej; Beneficjent składając wniosek rozliczający wydatki planuje rozliczyć 100% otrzymanych środków i do momentu wypłaty kolejnej transzy będzie zmuszony zaangażować własne środki w realizację projektu uwaga nie powoduje odrzucenia harmonogramu, jednakże zwiększa ryzyko utraty płynności finansowej; Beneficjent planuje wnioskować o ostatnią transzę po rozliczeniu wszystkich wydatków w projekcie;
NAJCZĘŚCIEJ POPEŁNIANE BŁĘDY Planowane do poniesienia wydatki w podziale na lata przedstawione w harmonogramie są niezgodne z wykazanymi wydatkami z podziałem na lata we Wniosku o dofinansowanie (Tabela D.3.). Bardzo prosimy o składanie harmonogramów na wzorze zamieszczonym na stronie WUP w Katowicach: https://rpo.wup-katowice.pl/czytaj/wzory_dokumentow_wup
KONTAKT Kontakt w razie pytań lub wątpliwości związanych z uzupełnianiem harmonogramu składania wniosków o płatność: Zespół ds. Obsługi Finansowej Projektów EFS Tel: 32/ 757-33-51 32/ 757-33-52 32/ 757-33-53 32/ 757-33-55
DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ