Zmiany w zakresie finansowym dot. systemu realizacji PO KL

Zmiany w zakresie finansowym dot. systemu realizacji PO KL

Szczegółowy budżet Koszty bezpośrednie Zarządzanie projektem limit Współpraca ponadnarodowa Cross-financing limit Zadania zlecone (merytoryczne) Stawki jednostkowe i kwoty ryczałtowe Koszty pośrednie

Limity Zadanie Zarządzanie projektem Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem Cross-financing: 10% wartości projektu

Rozliczanie Koszty bezpośrednie Rozliczane na podstawie dokumentów (wydatków) Rozliczane ryczałtem kwoty ryczałtowe i stawki jednostkowe

Kwoty ryczałtowe Realizację projektów w oparciu o kwoty ryczałtowe cechuje szereg odstępstw: Beneficjent wykazuje we wniosku o dofinansowanie, iż zamierza rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe i dokonuje tego zgodnie z instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie. Nie jest możliwe wskazanie, iż jedynie część z zadań w ramach projektu jest rozliczana ryczałtowo, natomiast pozostałe zadania na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych. Beneficjent wykazuje, czy planuje rozliczać projekt jedną, czy kilkoma kwotami, przy czym kwota może być ustalona tylko na całość zadania lub kilka zadań.

Kwoty ryczałtowe Wskazanie kilku zadań we wniosku nie musi oznaczać, iż na każde z tych zadań ustalona jest odrębna kwota ryczałtowa. Przy tak skonstruowanym wniosku, istnieje jednak duże zagrożenie, że gdy którekolwiek z zadań nie zostanie zrealizowane, beneficjent zobowiązany będzie do zwrotu całości otrzymanego dofinansowania. Koszty zarządzania projektem są kwalifikowalne proporcjonalnie do zrealizowanych przez beneficjenta zadań. Oznacza to, iż w przypadku niewykonania danego zadania (objętego kwotą ryczałtową) pomniejsza się koszty zarządzania projektem wg proporcji, w jakiej wykonano zadania merytoryczne projektu.

Kwoty ryczałtowe Kwalifikowanie kwot ryczałtowych odbywa się na podstawie zrealizowanych zadań oraz osiągniętych wskaźników produktu konieczne jest zatem ich precyzyjne zdefiniowanie przez Beneficjenta we wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjent powinien we wniosku o dofinansowanie wskazać przynajmniej jeden wskaźnik produktu dla każdej z kwot ryczałtowych. W uzasadnieniu do szczegółowego budżetu projektu trzeba podać, w jaki sposób Beneficjent zamierza udowodnić realizację zadań określonych we wniosku poprzez wskazanie dokumentów, które potwierdzają wykonanie zadań, np. dzienniki zajęć, dokumentacja zdjęciowa, listy obecności.

Kwoty ryczałtowe W przypadku rozliczania kosztów bezpośrednich na podstawie kwot ryczałtowych, rozliczenie kosztów pośrednich następuje wyłącznie w sposób ryczałtowy. W ramach kwoty ryczałtowej Beneficjent wykazuje we wniosku o płatność wydatki objęte crossfinancingiem do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjent, który zdecyduje się rozliczać wydatki w oparciu o kwoty ryczałtowe, nie ma możliwości zmiany w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania wydatków na rzeczywiście poniesione.

Kwoty ryczałtowe Ponieważ Beneficjent rozlicza wydatki wyłącznie w oparciu o kwoty ryczałtowe nie jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu, ani też gromadzenia faktur i innych dokumentów księgowych potwierdzających poniesione przez niego wydatki. W związku z powyższym Beneficjent nie załącza do wniosku o płatność załącznika nr 1 lub też wydruku z wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu. podczas kontroli na miejscu nie jest weryfikowana dokumentacja księgowa projektu, ani też wyodrębniona ewidencja księgowa projektu. Weryfikacji podlega natomiast dokumentacja wskazana w umowie o dofinansowanie projektu.

Stawki jednostkowe Możliwość zastosowania stawek jednostkowych dotyczy wyłącznie usług wskazanych w Załącznikach nr 2 i 3 Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków POKL tj. szkoleń językowych w zakresie języka angielskiego, francuskiego i niemieckiego oraz szkoleń komputerowych dotyczących uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Start i i ECDL Core realizowanych na terenie poszczególnych województw. Wysokość stawek dla szkoleń językowych jest wskazana w Załączniku nr 2. Stawka jednostkowa dotyczy: - 60 godzin lekcyjnych szkolenia - 1 osoby przy liczebności grupy do 12 osób - usługi szkoleniowej o następującym zakresie kosztów: wykładowca, sala.

Stawki jednostkowe c.d.

Stawki jednostkowe c.d. Wysokość stawek dla szkoleń komputerowych jest wskazana w Załączniku nr 3. Stawka jednostkowa dotyczy: - usługi szkoleniowej dla 1 osoby - usługi szkoleniowej o następującym zakresie kosztów: wykładowcy, sali (z niezbędnym wyposażeniem) oraz materiały dydaktyczne (w tym podręcznik) Koszt kwalifikowalny w ramach projektu jest ustalany nie w oparciu o faktycznie poniesione wydatki, a jedynie w wyniku przemnożenia ustalonej stawki dla danej usługi (wskazanej w Wytycznych) przez liczbę usług faktycznie zrealizowanych prze Beneficjenta. Beneficjent jest zobowiązany udokumentować faktyczne wykonanie liczby usług objętych stawką jednostkową, które wykazuje we wniosku o płatność (np. zaświadczenie o ukończeniu kursu)..

Stawki jednostkowe c.d. Zestawienie stawek jednostkowych szkolenia komputerowe Obszar obowiązywania cały kraj Szkolenie dla osób pełnosprawnych Szkolenie dla osób niepełnosprawnych szkolenie komputerowe prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Start 1 270,00 zł 2 185,00 zł szkolenia komputerowe prowadzące do uzyskania kompetencji w zakresie ECDL Core 1 770,00 zł 2 520,00 zł

Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem Koszty bezpośrednie rozliczane ryczałtem nie mogą dotyczyć zadań, których całość bądź istotna część dotyczy zadań zleconych.

Koszty bezpośrednie Zadanie Zarządzanie projektem koszty: wynagrodzenie koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby mającej za zadanie koordynowanie lub zarządzanie projektem lub innego personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie, o ile jego zatrudnienie jest niezbędne do realizacji projektu; wydatki związane z otworzeniem i prowadzeniem wyodrębnionego na rzeczy projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego rachunku bankowego;

Koszty bezpośrednie Zadanie Zarządzanie projektem c.d.: zakup (limit w ramach cross-financingu) lub amortyzacja sprzętu lub wartości niematerialnych i prawnych oraz zakup mebli niezbędnych do zarządzania projektem; działania informacyjno-promocyjne związane z realizacją projektu (np. zakup materiałów promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych); koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy; inne o ile są bezpośrednio związane z koordynacją i zarządzaniem projektem.

Koszty zarządzania projektem Limit kosztów zarządzania projektem* Wartość projektu 30% wartości projektu do 500 tys. włącznie** 25% wartości projektu powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie 20% wartości projektu powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie 15% wartości projektu powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie 10% wartości projektu powyżej 5 mln zł 17

Koszty zarządzania projektem c.d. Odstępstwa od limitów: W przypadku projektów do 500 tys. zł - beneficjent jest w stanie udowodnić, że projekt z kosztami przekraczającymi 30% jest projektem efektywnym kosztowo. W przypadku projektów realizowanych w partnerstwie limity mogą ulec zwiększeniu o 2% dla każdego partnera jednak nie więcej niż łącznie o 10% w ramach projektu (w zależności od zaangażowania partnera w realizację projektu)

Rozliczanie Koszty pośrednie Wg rzeczywiście poniesionych wydatków Ryczałtem (proporcjonalnie do kosztów bezpośrednich)

Koszty pośrednie Koszty pośrednie stanowią następujące koszty administracyjne związane z funkcjonowaniem Beneficjenta (uwaga, katalog zamknięty w obie strony ): koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki); koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa, administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby funkcjonowania jednostki; koszty obsługi księgowej (koszty wynagrodzenia osób księgujących wydatki w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu); amortyzacja aktywów używanych na potrzeby personelu, o którym mowa wyżej; koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty administracyjne) związane z obsługą administracyjną projektu;

Koszty pośrednie opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługa administracyjną projektu; koszty usług pocztowych, telefonicznych, telegraficznych, teleksowych, internetowych, kurierskich związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych z obsługą administracyjną projektu; koszty ubezpieczeń majątkowych; koszty ochrony; koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną projektu, w tym środki do utrzymania ich czystości oraz dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację tych pomieszczeń. Koszty, o których mowa wyżej nie mogą być wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności w zadaniu zarządzanie projektem.

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem Ryczałt procentowy kosztów pośrednich Wartość projektu 9% kosztów bezpośrednich do 500 tys. włącznie 8% kosztów bezpośrednich powyżej 500 tys. do 1 mln zł włącznie 7% kosztów bezpośrednich powyżej 1 mln i do 2 mln zł włącznie 5% kosztów bezpośrednich powyżej 2 mln i do 5 mln zł włącznie 4% kosztów bezpośrednich powyżej 5 mln zł Koszty bezpośrednie, będące podstawą wyliczenia kosztów pośrednich, nie są pomniejszane o wydatki w ramach cross-financingu W przypadku zlecania realizacji zadań merytorycznych na zewnątrz podstawa wyliczenia limitu kosztów pośrednich ulega pomniejszeniu (poprzez pomniejszenie wartości kosztów bezpośrednich) o wartość ww. zadań zleconych

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem c.d. Beneficjent dokonuje wyboru sposobu rozliczania kosztów pośrednich przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Wg Instytucji Zarządzającej, ryczałtowy sposób rozliczania kosztów pośrednich w projekcie stanowi uproszczenie dla beneficjentów i dla IP oraz stanowi gwarancję uniknięcia różnego typu nieprawidłowości związanych z błędnym rozliczeniem kosztów pośrednich. IZ zaleca więc stosowanie ryczałtowego sposobu rozliczania kosztów pośrednich. Koszty ryczałtowe traktowane są jako wydatki poniesione. Nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych.

Cross-financing Rodzaje wydatków kwalifikowalnych: zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) pojazdów oraz mebli bez względu na ich wartość; zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętu rozumianego jako środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest równa lub wyższa od 350 zł; zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętu rozumianego jako środki trwałe, z wyłączeniem pojazdów i mebli, których wartość początkowa jest równa lub wyższa od 350 zł celem przekazania uczestnikom projektu; Uczestnik projektu nie może zbyd za uzyskaniem korzyści finansowej sprzętu otrzymanego w ramach projektu dostosowywanie i/lub adaptacja budynków, pomieszczeń i miejsc pracy.

Zadania zlecone Beneficjent może powierzać realizację zadań merytorycznych w ramach projektu wykonawcom zewnętrznym. Jako zlecenie zadań merytorycznych należy rozumieć powierzenie podmiotom zewnętrznym (wykonawcom) realizacji istotnej części zadania lub jego całości np. zlecenie szkolenia firmie szkoleniowej, zlecenie badania wykonawcy zewnętrznemu. Jako zlecenie zadań merytorycznych nie należy rozumieć zakupu usług np. cateringowych, hotelowych czy zaangażowania trenera do przeprowadzenia szkolenia. W celu stwierdzenia, czy dane zadanie jest zadaniem merytorycznym zleconym czy nie, należy wziąć pod uwagę to, kto ponosi koszty administracyjne związane z wykonaniem tego zadania.

Koszty wynagrodzenia personelu Kwalifikowalność nagród i premii: Doprecyzowanie, że wydatki na premie i nagrody są kwalifikowalne pod warunkiem, że ich wysokość odpowiada stawkom stosowanym u Beneficjenta. Dodanie warunku kwalifikowania premii i nagród: przyznawane są w związku z zaangażowaniem do realizacji zadao związanych z PO KL na podstawie stosunku pracy

Koszty wynagrodzenia personelu c.d. Dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka ): Kwalifikowanie wyłącznie jeśli wynika z właściwych przepisów prawa pracy odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie będące podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach projektu.

Koszty wynagrodzenia personelu c.d. Kwalifikowalność dodatków do wynagrodzeń: Kwalifikowalne do wysokości 40% wynagrodzenia (obejmującego wszystkie składniki wynagrodzenia, które mogą stanowić podstawę do wyliczenia wysokości dodatku zgodnie z obowiązującymi przepisami), z zastrzeżeniem, że przekroczenie tego limitu może wynikać wyłącznie z aktów prawa powszechnie obowiązującego Wysokość dodatku uzależniona jest od zakresu dodatkowych obowiązków W przypadku wykonywania zadań w kilku projektach u tego samego Beneficjenta personelowi projektu przyznawany jest wyłącznie jeden dodatek Kwalifikowalne o ile zostały przyznane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy

Zatrudnienie personelu Łączenie pracy w kilku projektach: Rozszerzenie warunków kwalifikowania wydatków związanych z zatrudnieniem osoby zaangażowanej w realizację zadań w więcej niż jednym projekcie: łączne zaangażowanie w realizację zadań we wszystkich projektach NSRO nie przekracza 240 godzin miesięcznie Wyłączono obowiązek prowadzenia ewidencji godzin i zadań w przypadku, gdy osoba wykonuje prace w ramach kilku projektów na podstawie jednego stosunku pracy Wyłączono obowiązek prowadzenia ewidencji godzin i zadań w przypadku umów, w wyniku których następuje wykonanie oznaczonego dzieła, np. raportu z badania lub ekspertyzy.

Zatrudnienie personelu c.d. Niekwalifikowalne jest wynagrodzenie personelu projektu zatrudnionego jednocześnie w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL na podstawie stosunku pracy, chyba że nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie. Konflikt interesów jest rozumiany jako naruszenie zasady bezinteresowności i bezstronności, tj. w szczególności: przyjmowanie jakiejkolwiek formy zapłaty za wykonywanie zadań mających związek lub kolidujących ze stanowiskiem służbowym, podejmowanie dodatkowego zatrudnienia lub zajęcia zarobkowego mogącego mieć negatywny wpływ na sprawy prowadzone w ramach obowiązków służbowych, prowadzenie szkoleń, o ile mogłoby to mieć negatywny wpływ na bezstronność prowadzenia spraw służbowych.

Zatrudnienie personelu c.d. Podwójnym finansowaniem jest: finansowanie w ramach umowy cywilnoprawnej zadań osoby stanowiącej personel projektu, które mieszczą się w zakresie obowiązków służbowych wynikających ze stosunku pracy tej osoby

Reguła proporcjonalności Reguła proporcjonalności dotyczy rozliczenia projektu pod względem finansowym w zależności od stopnia osiągnięcia założeń merytorycznych określonych we wniosku o dofinansowanie. W przypadku niespełnienia kryterium dostępu w ramach projektu podmiot będący stroną umowy może uznać wszystkie wydatki dotychczas rozliczone w ramach projektu za niekwalifikowalne. W przypadku niespełnienia kryterium strategicznego w ramach projektu lub nieosiągnięcia celu projektu wysokość wydatków w dotychczas zatwierdzonych wnioskach o płatność może zostać proporcjonalnie zmniejszona, co jednocześnie oznacza odpowiednie obniżenie kwoty dofinansowania określonej w umowie o dofinansowanie projektu.

Reguła proporcjonalności c.d. Reguła weryfikowana jest według stanu na zakończenie realizacji projektu na etapie weryfikacji końcowego wniosku o płatność. Zmniejszenie dofinansowania dotyczy wydatków związanych z tym zadaniem merytorycznym (zadaniami merytorycznymi), którego założenia nie zostały osiągnięte lub kosztów zarządzania projektem i kosztów pośrednich W przypadku projektów partnerskich sposób egzekwowania przez Beneficjenta od partnerów projektu skutków wynikających z zastosowania reguły proporcjonalności z powodu nieosiągnięcia założeń projektu z winy partnera reguluje umowa partnerska.

Reguła proporcjonalności c.d. Reguła proporcjonalności nie ma zastosowania w przypadku wystąpienia siły wyższej. Siła wyższa zdarzenie zewnętrzne w stosunku do powołującego się na nią podmiotu, niemożliwe do przewidzenia (prawdopodobieostwo jego zajścia w danej sytuacji uznano za nikłe), zaś jego skutki są niemożliwe do zapobieżenia; jako siłę wyższą traktuje się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy, powódź) oraz akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie), jak też niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne).

Wydział Rozwoju Kształcenia i Kompetencji WUP w Rzeszowie Spotkanie informacyjne współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego