tekst jednolity z dnia 9 grudnia 2011r. uwzględniający zmiany wprowadzone aneksem nr 1 z dnia : - 9 grudnia 2011r. Zasady kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Krakowie Zasady kontroli zarządczej zostały opracowane na podstawie ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.) oraz Komunikatu Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 roku w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) i Komunikatu Ministra Sprawiedliwości z dnia 16 listopada 2011 roku w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie kontroli zarządczej dla działu administracji rządowej sprawiedliwość (Dz. Urz. Min. Spraw. Nr 14, poz. 199). Zasady określają: ROZDZIAŁ I Przepisy ogólne 1. 1) zakres, cel i zadania kontroli zarządczej; 2) sposób oceny kontroli zarządczej; 3) sposób sporządzania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej; 4) elementy systemu kontroli zarządczej. 2. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań jednostki w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Kontrola zarządcza wykonywana jest z uwzględnieniem zasady niezawisłości sędziowskiej. 3. 4. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności ich działalności z przepisami powszechnie obowiązującego prawa oraz przepisami i procedurami wewnętrznymi, 2) skuteczności i efektywności ich działania, 3) wiarygodności sprawozdań, raportów i informacji dotyczących wszystkich aspektów aktywności jednostek, w tym sytuacji finansowej jednostek, 4) ochrony wszelkich zasobów wykorzystywanych przez jednostki niezależnie od tytułu prawnego, w związku z wykonywanymi zadaniami, 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania, w tym wynikających z kodeksów etyki zawodowej, której sygnatariuszami są jednostki lub do przestrzegania których zobowiązują odrębne przepisy, 6) skuteczności i efektywności przepływu informacji wewnątrz jednostki, między jednostkami w dziale oraz między jednostkami w tym dziale i innymi podmiotami z otoczenia zewnętrznego, w tym podmiotami korporatywnymi (rząd i jego agendy), organami władzy ustawodawczej oraz kontroli państwowej i ochrony prawa, które na podstawie posiadanych uprawnień mogą korzystać z informacji tego rodzaju, 7) zarządzania ryzykiem w sposób skutecznie ograniczający prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzeń, które mogą spowodować zagrożenie dla realizacji zadań i osiągnięcia celów. 1
ROZDZIAŁ II Zakres odpowiedzialności Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym należy do obowiązków: 5. 1) Prezesa Sądu w zakresie zadań przypisanych temu organowi w ustawie Prawo o ustroju sądów powszechnych, 2) Dyrektora Sądu w zakresie przypisanych kierownikowi jednostki na podstawie odrębnych przepisów zadań w obszarze finansowym i gospodarczym, kontroli finansowej, gospodarowania mieniem Skarbu Państwa oraz audytu wewnętrznego. Przewodniczący Wydziałów, Kierownicy Sekretariatów i Oddziałów, zgodnie z zakresem obowiązków i powierzonymi im funkcjami zobowiązani są do wykonywania kontroli zarządczej w ramach posiadanych kompetencji. Prezes Sądu w drodze zarządzenia powołuje Zespół ds. analiz i usprawnienia organizacji pracy. Do zadań zespołu należy w szczególności: 1) opracowywanie materiałów dla zapewnienia procesu zewnętrznej kontroli zarządczej wykonywanej przez Prezesa Sądu Okręgowego oraz Dyrektora Sądu Okręgowego, w zakresie ich kompetencji, w stosunku do jednostek podległych, 2) opracowywanie materiałów dla potrzeb wewnętrznej kontroli zarządczej. 6. 7. Szczegółowe zadania identyfikacji i analizy ryzyka zostały określone w Procedurze zarządzania ryzykiem. 8. ROZDZIAŁ III Cele i zadania kontroli zarządczej W celu efektywnego i skutecznego realizowania celów i zadań jednostki ustanowiono jej misję. 9. 10. Misją Sądu Okręgowego jest sprawowanie wymiaru sprawiedliwości w zakresie należącym do jego właściwości i zagwarantowanie obywatelom konstytucyjnego prawa do sądu oraz wydawanie wyroków w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej. 11. Misja jednostki jest znana pracownikom jednostki i powszechnie dostępna dla osób spoza jednostki. 12. 2
Cele, zadania i mierniki ich realizacji dla sądu ustalane są przez Ministra Sprawiedliwości corocznie w załączniku do ustawy budżetowej (budżet zadaniowy) 13. Cele i zadania sądu określone są w szczególności w: 1) ustawie prawo o ustroju sądów powszechnych, 2) budżecie zadaniowym, w którym zgrupowane są wydatki na realizację zadań i działań w ramach dwóch funkcji: numer 13 ubezpieczenia społeczne i wspieranie rodziny i numer 18 sprawiedliwość, 3) rocznym planie działalności. 14. Plan działalności zawiera zestawienie celów priorytetowych wraz ze wskazaniem zadań zaplanowanych do realizacji tych celów przez sąd oraz mierniki określające stopień wykonania celu i ich planowane wartości. 15. 1. Plan działalności, o którym mowa w 7, sporządzany jest corocznie, wspólnie przez Prezesa i Dyrektora Sądu, w terminie do końca grudnia każdego roku, na podstawie planu działalności opracowanego przez Ministra Sprawiedliwości z zastrzeżeniem ust. 2 dla działu. Plan działalności podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 2. Prezes i Dyrektor Sądu Okręgowego na podstawie planu działalności na rok następny dla obszaru apelacji, który do dnia 10 grudnia otrzymają z nadrzędnego Sądu Apelacyjnego, opracowują i podpisują wspólnie: 1) plan działalności na rok następny dla obszaru okręgu, który do 17 grudnia każdego roku przekazują podległym sądom rejonowym, 2) plan działalności na rok następny dla sądu okręgowego do 31 grudnia każdego roku. 16. Zadania określone w budżecie zadaniowym i w planie działalności stanowią podstawę do określenia ryzyk na dany rok. ROZDZIAŁ IV Ocena kontroli zarządczej 17. Prezes i Dyrektor Sądu na podstawie w szczególności: 1) monitoringu realizacji celów i zadań, 2) samooceny kontroli zarządczej, 3) procesu zarządzania ryzykiem, 4) zaleceń audytu wewnętrznego, 5) zaleceń kontroli wewnętrznych, 6) zaleceń kontroli zewnętrznych dokonują bieżącej analizy funkcjonowania sądu. 3
18. 1. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej oraz ocenę realizacji celów i zadań zapewniają: 1) roczny plan działalności i kontrola jego wykonania w sprawozdaniu rocznym poprzez analizę odchyleń od wartości planowanych, 2) kwartalna i roczna informacja o wykonaniu wydatków w układzie zadaniowym. 2. Osoby odpowiedzialne za wykonywanie kontroli zarządczej w nadzorowanych przez siebie wydziałach lub oddziałach sądu zobowiązane są do przekazywania odpowiednio Prezesowi i Dyrektorowi wszelkich informacji, które mogą mieć wpływ na ocenę działania tej kontroli. 19. 1. Samoocena kontroli zarządczej stanowi odrębny proces od bieżącej działalności jednostki. 2. Samoocena kontroli zarządczej dokonywana jest raz w roku przez: 1) Przewodniczących Wydziałów oraz Kierowników Sekretariatów i Oddziałów wg Ankiety Samooceny Kontroli Zarządczej stanowiącej załącznik nr 1 do niniejszych Zasad, 2) Pracowników sądu wg Ankiety Samooceny Kontroli Zarządczej stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszych Zasad. 20. Na podstawie ankiet, o których mowa w 19, Zespół ds. analiz i usprawnienia organizacji pracy sporządza zbiorczą informację o kontroli zarządczej i przedstawia ją Prezesowi i Dyrektorowi Sądu 21. Ocena kontroli zarządczej dokonywana jest także w odniesieniu do poszczególnych zadań w procesie zarządzania ryzykiem. Dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sądzie wprowadzono Procedurę zarządzania ryzykiem. 22. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu kontroli zarządczej lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej funkcjonowania Przewodniczący i Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych zobowiązani są do podejmowania działań zmierzających do eliminacji nieprawidłowości i do wdrożenia usprawnień. O stwierdzonych zakłóceniach w działaniu kontroli zarządczej i powziętych działaniach naprawczych należy poinformować odpowiednich przełożonych. ROZDZIAŁ V Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej 23. Prezes i Dyrektor Sądu przedstawiają corocznie oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w zakresie ponoszonej przez siebie odpowiedzialności za realizowane przez jednostkę cele i zadania, w szczególności dotyczące zapewnienia, że: 1) działania przez nich podejmowane pozostają w zgodzie z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2) działania w jednostce są realizowane w sposób skuteczny i efektywny, 3) sprawozdawczość zawiera prawdziwe dane i wiarygodnie przedstawia sytuację jednostki, 4) zasoby, którymi dysponują, są należycie chronione i używane w sposób racjonalny oraz efektywny, 5) w jednostce przestrzegane i promowane są zasady etycznego postępowania, 4
6) informacje udostępniane w jednostce i poza nią są rzetelne, aktualne, dokładne i przepływają bez zakłóceń, 7) ryzyka związane z realizacją celów i zadań są monitorowane i identyfikowane na bieżąco w celu ich wyeliminowania. 24. Prezes i Dyrektor sądu okręgowego na podstawie sprawozdania z wykonania planu działalności i oświadczenia o stanie kontroli zarządczej przekazanych do dnia 3 kwietnia każdego roku przez sądy rejonowe wspólnie sporządzają i podpisują zbiorcze sprawozdanie z wykonania planu działalności dla obszaru okręgu oraz zbiorcze oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok z obszaru okręgu oraz przekazują je do sądu apelacyjnego do 6 kwietnia każdego roku. 25. Plan działalności na rok następny jednostki w dziale, sprawozdanie z wykonania planu działalności jednostki w dziale oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. Publikacji w BIP nie podlega zbiorcze sprawozdanie z wykonania planu działalności oraz zbiorcze oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok, o którym mowa w 24. 26. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej określony został w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz.U. Nr 238, poz. 1581). ROZDZIAŁ VI Elementy systemu kontroli zarządczej 27. System kontroli zarządczej w sądzie stanowi zintegrowany zbiór procedur i wytycznych odnoszących się do procesu wyznaczania celów i zadań dla jednostki oraz monitorowania realizacji ustalonych celów i zadań. 28. Procedery funkcjonowania kontroli zarządczej w Sądzie Okręgowym w Krakowie, zawarte są w pięciu obszarach standardów i odpowiadają poszczególnym elementom kontroli zarządczej: 1) środowisko wewnętrzne, 2) cele i zarządzanie ryzykiem, 3) mechanizmy kontroli, 4) informacja i komunikacja, 5) monitorowanie i ocena. 29. 1. Na prawidłowe ukształtowanie środowiska wewnętrznego, które oddziałuje w zasadniczy sposób na jakość kontroli zarządczej, atmosferę panującą w jednostce i jej kulturę organizacyjną mają wpływ: 1) przestrzeganie wartości etycznych, 2) kompetencje zawodowe pracowników jednostki, 3) struktura organizacyjna jednostki, 4) właściwe delegowanie uprawnień. 2. Zasady etyczne oraz zasady formalno prawne dla sędziów określa ustawa Prawo o ustroju sadów powszechnych, dla urzędników i pozostałych pracowników ustawa o pracownikach sądu i prokuratury 5
oraz rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie trybu i sposobu przeprowadzania konkursów na staż urzędniczy w sądzie i prokuraturze. Ponadto, dla sędziów, kuratorów zawodowych, audytorów wewnętrznych i radców prawnych zasady etyki zostały ustanowione w: 1) Uchwale Nr 16/2003 Krajowej Rady Sądownictwa w sprawie uchwalenia zbioru zasad etyki zawodowej sędziów z dnia 19 lutego 2003 r. (K. Sędz. Nr 2, poz, 16 ze zm.), 2) Kodeksie etyki kuratora sądowego z dnia 6 maja 2004 roku uchwalonym przez Krajową Radę Kuratorów na podstawie art. 46 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o kuratorach sądowych (Dz. U. Nr 98, poz. 1071 ze zm.), 3) Ustawie z dnia 16 lipca 1982 roku o Radcach Prawnych (Dz. U. 2010.10.65 j.t.) oraz w Kodeksie Etyki Radcy Prawnego, stanowiącym załącznik do Uchwały nr 5 VIII Krajowego Zjazdu Radców Prawnych z dnia 10 listopada 2007 roku w sprawie uchwalenia Kodeksu Etyki Radcy Prawnego ze zmianami, 4) Kodeksie Etyki The Institute of Internal Auditors 3. Osoby zarządzające oraz pracownicy wykonując powierzone im funkcje, zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością. Kadra zarządzająca powinna wspierać i promować przestrzeganie wartości etycznych, dając dobry przykład codziennym postępowaniem i podejmowanymi decyzjami. 4. Każde działanie pracowników sądu odnosi się do ludzi i jest do nich skierowane bezpośrednio (np. sprawowanie wymiaru sprawiedliwości, prowadzenie postępowań sądowych, przeprowadzanie egzaminów i konkursów) lub pośrednio (np. prowadzenie postępowań o udzielenie zamówień publicznych, sprawdzanie testów egzaminacyjnych, sporządzanie sprawozdań, informacji statystycznych, gospodarowanie majątkiem) i z tego powodu należy oceniać je w kategoriach etyki. 5. Podstawą funkcjonowania oraz prawidłowej realizacji zadań i celów Sądu są wysokie kompetencje zawodowe pracowników 6. Odpowiedzialność za dobór kadr spoczywa na kierowniku jednostki, w szczególności w zakresie posiadania przez nich odpowiedniej wiedzy, umiejętności, doświadczenia, predyspozycji i postawy etycznej, które pozwolą im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych im zadań na zajmowanych stanowiskach. W tym celu pracownicy sądu uczestniczą w szkoleniach i innych formach doskonalenia zawodowego, dbają o ciągłe poszerzanie i aktualizowanie koniecznego zakresu wiedzy, rozwijanie umiejętności. Podnoszą lub uzupełniają posiadane wykształcenie. Znają i przestrzegają obowiązujące przepisy prawa. System szkoleń obejmuje szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne w miarę potrzeb każdej komórki organizacyjnej oraz w ramach posiadanych środków finansowych. 7. Proces rekrutacji nowych pracowników jest prowadzony w sposób transparentny i zapewniający wybór najlepszego kandydata w oparciu o obowiązujące w tym zakresie regulacje prawne. 8. Pracownicy sądu, z wyłączeniem kadry orzekającej, podlegają ocenom okresowym zgodnie z przyjętym regulaminem i zasadami w tym zakresie. 9. Struktura organizacyjna Sądu Okręgowego w Krakowie jest dostosowana do celów i zadań jednostki, z uwzględnieniem zapisów Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz. U. Nr 38, poz. 249 ze zm.). 10. Pracownicy posiadają przedstawiane na piśmie aktualne zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności, a ich przyjęcie jest potwierdzane przez pracownika podpisem. 11. Proces delegowania uprawnień w sądzie warunkuje sprawne, skuteczne i efektywne prowadzenie spraw i działań. Zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nim związanego. Powierzenie uprawnień lub obowiązków dokonywane jest w formie pisemnej, a ich przyjęcie potwierdzane jest podpisem osoby przyjmującej. 30. 6
1. Na mechanizmy kontroli składają się zasady i procedury będące odpowiedzią na ryzyko zagrażające realizacji celów i zadań. Mechanizmy kontrolne to wszelkie opisane i nieopisane działania, jakie podejmowane są w jednostce w celu minimalizacji ryzyka niewykonania zadań. 2. Procedury i wytyczne kontroli zarządczej koncentrują się na zapewnieniu: 1) udokumentowania systemu kontroli zarządczej, 2) nadzoru, 3) ciągłości działalności, 4) ochronie zasobów, 5) szczegółowych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych, 6) mechanizmów kontroli dotyczących systemów informatycznych. 3. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Sadzie Okręgowym w Krakowie stanowią w szczególności regulaminy, procedury, zarządzenia, instrukcje oraz inne dokumenty wewnętrzne wymienione w załączniku nr 3. 4. Zadaniem funkcjonujących w sądzie mechanizmów kontrolnych jest: 1) racjonalne zapewnienie osiągnięcia oczekiwanych celów i zadań, 2) możliwość wczesnej zmiany postępowania prowadzącego do osiągnięcia założonego celu, 3) uwzględnianie zmian operacyjnych w jednostce, 4) uwzględnianie potrzeb ii wymogów wynikających ze struktury organizacyjnej, 5) zdolność identyfikowania przyczyny powstałych nieprawidłowości. 5. W jednostce zapewnione są mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności, tj.: odpowiedni dobór kadr, system zastępstw, instrukcje kontroli i obiegu dokumentów, zabezpieczenia awaryjne, kopie zapasowe. 6. Zasoby jednostki, w szczególności pracownicy, systemy, informacje i wizerunek jednostki są chronione i właściwie wykorzystywane. Odpowiedzialność za ochronę zasobów spoczywa zarówno na osobach zarządzających jak i pracownikach jednostki. 7. W sądzie funkcjonują szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące przeprowadzania operacji finansowych i gospodarczych opisane w Zasadach (polityce) rachunkowości i Instrukcji udzielania zamówień publicznych oraz zamówień poniżej 14 000 EURO. 8. W sądzie funkcjonują mechanizmy i instrukcje służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. Funkcjonowanie mechanizmów kontroli systemów informatycznych takich, jak: kontrola dostępu, kontrola oprogramowania systemowego, kontrola tworzenia i zmian w aplikacjach, nadawanie uprawnień służy zagwarantowanie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w systemach informatycznych jednostki. 31. 1. System informacji i komunikacji działający w jednostce służy realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2. Informacja i komunikacja zapewnia wszystkim pracownikom Sądu informacje niezbędne do wykonywania przez nich obowiązków, a w szczególności związanych z kontrolą zarządczą. Istniejący system komunikacji: systemy informatyczne, wewnętrzna poczta elektroniczna oraz Internet, wewnętrzna sieć telefoniczna, pisma okólne umożliwiają przepływ niezbędnych informacji w kierunku poziomym i pionowym. 3. Informację i komunikację, o których mowa w ust.1, zapewnia: 1) Bieżąca informacja 7
Bieżąca informacja jest aktualna, na czasie, rzetelna, kompletna i zrozumiała, a jednocześnie pomocna w podejmowaniu właściwych decyzji, w tym również finansowych. Kierownicy komórek organizacyjnych Sądu oraz pracownicy mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich powierzonych im zadań. Odbywa się to poprzez przekazywanie do wiadomości wszystkich zarządzeń i procedur. 2) Komunikacja wewnętrzna System komunikacji umożliwia przepływ potrzebnych informacji wewnątrz Sądu. System ten identyfikowany jest poprzez ewidencję korespondencji przychodzącej i wychodzącej z jednostki, jak i pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, oraz wiadomości przekazywane pisemnie wewnątrz Sądu, jak również przez Internet i wewnętrzną pocztę elektroniczną. Poczta elektroniczna każdy z pracowników posiada własny adres poczty elektronicznej, za pomocą której może przekazywać informacje wewnątrz Sądu lub na zewnątrz (w zależności od uprawnień). Adresy pocztowe ustalane są według zasad i procedur przez Administratora Bezpieczeństwa Informacji. Wewnętrzna sieć telefoniczna Sądu każdy z wydziałów i oddziałów posiada własne numery telefoniczne, za pomocą których może komunikować się wewnątrz Sądu i na zewnątrz. 3) Komunikacja zewnętrzna W ramach komunikacji zewnętrznej informacje dotyczące zadań i bieżącego funkcjonowania struktur organizacyjnych przekazywane są w następujących formach: strona internetowa Sądu jest na bieżąco monitorowana i aktualizowana przez wyznaczonego pracownika. Na stronie internatowej publikowane są niezbędne informacje związane z pracą sądu, komunikaty i informacje niezbędne dla stron oraz ogłoszenia o zamówieniach publicznych. współpraca z mediami realizowania jest na bieżąco i w miarą potrzeb przez rzeczników prasowych Sądu, informacje przesyłane w formie elektronicznej strony i interesanci Sądu mają możliwość wysyłania na adres e-mail Sądu różnego typu informacji, zapytań, tablice i gabloty informacyjne w siedzibie Sądu, na których umieszczane są informacje, dokumenty wymagane przepisami prawa oraz informacje dotyczące przetargów ogłaszanych przez Sąd. punkty informacyjne udzielają szczegółowych informacji merytorycznych, niezwiązanych z doradztwem prawnym w konkretnych sprawach, osobom zgłaszającym się do Sądu, przy czym informacje są udzielane w innych przypadkach także telefoniczne. 32. 1. Monitoring jest procesem bieżącej oceny jakości działania systemu kontroli zarządczej w sądzie. 2. Osoby zarządzające w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitorują funkcjonowanie systemu kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów, a zidentyfikowane problemy są rozwiązywane na bieżąco. 3. Co najmniej raz w roku dokonywana jest samoocena kontroli zarządczej, o której mowa w 19, identyfikująca wąskie gardła istniejącego systemu. 4. Audytor wewnętrzny prowadzi obiektywną i niezależną ocenę kontroli zarządczej w oparciu o ustawę o finansach publicznych i przepisy wykonawcze do ustawy oraz Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, a także obowiązujące Zarządzenie Prezesa Sądu Okręgowego w Krakowie oraz Dyrektora Sądu Okręgowego w Krakowie w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego. 8