Cross-border Cooperation Programme Poland-Belarus-Ukraine 2007-2013 <Title of the umbrella project> : ANNEX VI BRIEF NARRATIVE REPORT Report :... Reporting period: dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy This report must be signed by the Authorised person. Please complete the report using a typewriter or computer. Please expand the paragraphs as necessary. Komentarz [JTS1]: Tytuł projektu parasolowego jak w umowie grantowej Komentarz [JTS2]: Numer umowy grantowej: IPBU.03.02.00-XX-XXX/12-00 oraz ostatniego addendum, np. IPBU.03.02.00-XX-XXX/12-01 Komentarz [JTS3]: IPBU.03.02.00-XX-XXX/12-01/B numer raportu za I okres (1-4 miesiąc realizacji projektu), IPBU.03.02.00-XX-XXX/12-02/B numer raportu za II okres (5-8 miesiąc realizacji projektu), etc. Komentarz [JTS4]: Okres raportowania - odpowiednie 4 miesiące realizacji projektu, np. 01/01/2014-30/04/2014 Please send one copy of the report to the Joint Technical Secretariat. The Joint Technical Secretariat will reject any incomplete or badly completed reports. The answer to all questions must cover the reporting period as specified in point 1.7 The report must be sent by e-mail and registered mail/ courier service or hand delivery not later than 21 calendar days after the end of each 4 months reporting period. 1. Description 1.1. Priority and measure of the Programme Priority 3. Networking and people-to-people cooperation Measure 3.2. Local communities initiatives 1.2. Name of beneficiary of grant contract: Komentarz [JTS5]: Oficjalna nazwa Partnera Wiodącego projektu parasolowego jak w umowie grantowej 1.3. Name and title of the Contact person: Komentarz [JTS6]: Imię, nazwisko i stanowisko osoby odpowiedzialnej za zarządzanie projektem parasolowym 1.4. Name of partners in the Action: Role in the Action (PLPU/MLP/MP) Partner of the lead partner (PLPU) Lead partner of micro-project 1 (MLP1) Partner of micro-project 1.1 If applicable Name, country Komentarz [JTS7]: Nazwy partnerów uczestniczących w projekcie (z wyjątkiem Partnera Wiodącego projektu parasolowego) i kraj, w którym mają siedzibę Komentarz [JTS8]: Nazwa Partnera z pierwszego poziomu partnerstwa (zarządzanie projektem parasolowym) i kraj, w którym ma siedzibę jeśli dotyczy. 1
(MP1.1) Partner of micro-project 1.n (MP1.n) Lead partner of micro-project 2 (MLP2) Partner of micro-project 2.1 (MP2.1) Partner of micro-project 2.n (MP2.n) Lead partner of micro-project 3 (MLP3) Partner of micro-project 3.1 (MP3.1) Partner of micro-project 3.n (MP3.n) Etc. 1.5. Title of the Action: 1.6. Contract number: 1.7. Start date and end date of the reporting period: Komentarz [JTS9]: Tytuł projektu parasolowego jak w umowie grantowej Komentarz [JTS10]: Numer umowy grantowej: IPBU.03.02.00-XX-XXX/12-00 Start date: End date: Komentarz [JTS11]: Data początkowa okresu raportowania zgodność z danymi zamieszczonymi na pierwszej stronie raportu. Komentarz [JTS12]: Data końcowa okresu raportowania zgodność z danymi zamieszczonymi na pierwszej stronie raportu. 2
2. Description of implementation of Action activities 2.1. Activities and results 2.1.1 Please list all the activities and give brief description of activities implemented during the reporting period separately for the Action management level and micro-projects levels 1 : Management of the umbrella project level Activity (in line with Annex 1 of the Contract) Date and place/period * including reason for modification, delay, cancellation of activities Activity (in line with Annex 1 of the Contract) Date and place/period Description of implemented activity (partner responsible; number of participants, etc; information on activity modifications* if any) n level * including reason for modification, delay, cancellation of activities Description of implemented activity (partner responsible; number of participants, etc; information on activity modifications* if any) Indicators of results achieved Indicators of results achieved 2.1.2 Please list activities that were planned but have not taken place and/or postponed for later period and give the reasons for such postponement: (MP1,MP2..) or level of the activity 1 Put as many tables as you need Activity (in line with Annex 1 of the contract) Initially planned date Reason for change Impact of change and proposed solution Komentarz [JTS13]: Numer i nazwa działania zgodnie z Aneksem I do umowy grantowej (Aneks E) Komentarz [JTS14]: Okres realizacji danego działania w ramach okresu raportowania (daty) oraz miejsce jego realizacji Komentarz [JTS15]: Szczegółowy opis danego działania w następującej kolejności: partner/partnerzy (jeśli dotyczy) odpowiedzialny za realizację działania, opis podjętych czynności i ich efekt. Jeśli dokonano modyfikacji działania w odniesieniu do zapisów Aneksu I, należy podać ich opis i powód ich wprowadzenia; podobnie w przypadku opóźnień w realizacji czy rezygnacji z danego działania itp. UWAGA: możliwości wprowadzania zmian w projekcie regulują zapisy Umowy Grantowej art. 9.1, 9.2. Komentarz [JTS16]: Należy określić rezultat każdego z wymienionych działań, osiągnięty w okresie raportowania, w tym osiągnięte wskaźniki przedstawione w matrycy logicznej projektu (Aneks I do umowy grantowej). Komentarz [JTS17]:. Dla każdego realizowanego mikroprojektu należy dodać osobną tabelę, w pierwszym wierszu wskazując numer mikroprojektu i jego tytuł (zgodnie z Aneksem I do umowy grantowej) Instrukcja wypełniania analogicznie jak w tabeli powyżej Komentarz [JTS18]: Należy wymienić wszystkie działania zaplanowane na okres objęty raportem, które nie zostały zrealizowane (opóźnienia itp.) Komentarz [JTS19]: Należy wskazać, czy działanie było zaplanowane w ramach zarządzania projektem parasolowym czy mikroprojektu (numer mikroprojektu) Komentarz [JTS20]: Numer i nazwa działania zgodnie z Aneksem I do umowy grantowej (Aneks E) Komentarz [JTS21]: Pierwotnie zaplanowany termin działania (okres) Komentarz [JTS22]: Powód opóźnienia w realizacji działania/przełożenia działania na późniejszy termin Komentarz [JTS23]: Należy opisać, jaki wpływ na realizację projektu ma opóźnienie działania oraz wskazać nowy termin jego realizacji. 3
2.2 progress in reporting period from the beginning of the Action Komentarz [JTS24]: Informacja o postępie w realizacji projektu w odniesieniu do realizacji działań (wiersz pierwszy) oraz poziomu poniesionych wydatków (%) Estimated umbrella project progress/implemented activities in relation to (%) total activities/action: Estimated level of expenditure in relation to total budget (%): 2.3 Please describe any difficulties or problems faced by partners during the reporting period 2.4 Please provide an updated activity plan of the Action 2 Year 1 <Activity 1> <etc> 1 2 3 4 5 Etc. Months: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Implementing body Lead Partner of the Umbrella project/ Partner responsible for the implementation of Lead Partner of the Umbrella project/ Partner responsible for the implementation of Partner 1 Partner 2 Partner 3 Partner 4 Partner 5 Komentarz [JTS25]: Opis problemów w realizacji projektu w okresie raportowania, z podaniem ich źródła, przyczyny; jeśli nie dotyczy należy wpisać N/A Komentarz [JTS26]: Należy przedstawić harmonogram projektu zaktualizowany w odniesieniu do harmonogramu przedstawionego w Aneksie I do umowy grantowej w przypadku pierwszego składanego raportu albo w ostatnim złożonym raporcie (wersja ostateczna) w przypadku każdego kolejnego raportu. Zaktualizowany harmonogram musi uwzględniać przesunięcia terminów realizacji (nowe terminy - opóźnienia, przyspieszenia) zarówno działań na poziomie zarządzania projektem parasolowym, jak i mikroprojektów. Komentarz [JTS27]: Należy wpisać miesiąc i rok (np. April 2014 / IV 2014 / 04.2014), zaczynając od pierwszego miesiąca realizacji projektu parasolowego. 2 This plan will cover the activities in the calendar year 4
Year 2 <Activity 1> <etc> 1 2 3 4 5 Etc. Months: 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Implementing body Lead Partner of project/ Partner responsible for the implementation of Lead Partner of project/ Partner responsible for the implementation of Partner 1 Partner 2 Partner 3 Partner 4 Partner 5 2.5 Please list all information and promotional materials produced during the reporting period (MP1,MP2..) or level Example: Publications, information materials, etc No of copies Target group and methods of dissemination Komentarz [JTS28]: Informacje na temat materiałów informacyjnopromocyjnych, publikacji powstałych w okresie objętym raportem, w tym: strony www, materiały szkoleniowe etc. MP1 Informational leaflets 200 Leaflets were distributed among participants of the conference, which took place on April 27 th, 2014 in Lviv 2.6 Please describe briefly activities to be implemented in the next reporting period (next 4 months period) 3. Partners and other Co-operation How do you assess the relationship between the partners of this Action? Komentarz [JTS29]: Lista działań zaplanowanych na kolejny okres raportowania (kolejne 4 miesiące) w następującym porządku: poziom zarządzania projektem parasolowym/mikroprojekt nr., numer i nazwa działania według Aneksu I do umowy grantowej, krótki opis działania: grupa docelowa, oczekiwane efekty działania. Komentarz [JTS30]: Opis i ocena współpracy partnerów (na wszystkich poziomach partnerstwa) w ramach projektu w okresie raportowania. 5
4. Visibility How is the visibility of the EU contribution being ensured in the Action? The European Commission, Joint Managing Authority and Joint Technical Secretariat may wish to publicise the results of Actions. Do you have any objection to this report being published on EuropeAid, JMA/JTS website? If so, please state your objections here. Komentarz [JTS31]: Należy opisać, jak beneficjenci końcowi, grupy docelowe, szersza publika zostali po informowani o współfinansowaniu projektu przez UE. 5. Contracting 5.1 works (if any) Komentarz [JTS32]: Informacje o umowach zawartych z podwykonawcami/dostawcami w okresie objętym raportem (MP1, MP2...) or level Items contracted Name of Contractor 3 Date of signing Contract value National currency Amount Procurement procedure applied Komentarz [JTS33]: Jeśli nie dotyczy: N/A 5.2 supplies (if any) (MP1, MP2...) or level Items contracted Name of Contractor Example: MP1 Office supplies Company name Date of signing Contract value National currency Amount Procurement procedure applied 10/01/2014 PLN 200 PL: PZP art.... UA/BY: Single tender 5.3 services (if any) (MP1, MP2...) or level Example: MP1 Items contracted Translation of the publication titled: into English Name of Contractor Company name Date of signing Contract value National currency Amount Procurement procedure applied 15/04/2014 PLN 600 PL: PZP art.... UA/BY: Single tender 6. Annexes: Annex A-1 Action indicators Title Yes Enclosed No Komentarz [JTS34]: Lista sprawdzająca dla składającego raport 3 Contractor within the meaning of the Guidelines and the PRAG (version from November 2010) corresponds to the subcontractor within the meaning of the relevant Ukrainian legislation. 6
Name of the contact person/coordinator for the Action: Signature: Location:. Date report due:... Date report sent:.. Signature of the Beneficiary's representative:... Official stamp of the Beneficiary Komentarz [JTS35]: Termin na złożenie raportu (zgodnie z art. 7.1.2 Special Conditions: najpóźniej 21 dnia po okresie objętym raportem. Przykładowo: okres objęty raportem: 01/01/2014-30/04/2014; ostateczny termin złożenia raportu: 21/05/2014. Komentarz [JTS36]: Podpis/y osoby/osób, które podpisały umowę grantową albo osoby posiadającej stosowne upoważnienie, które należy dostarczyć do WST najpóźniej wraz z niniejszym raportem. Pieczęć imienna i pieczęć jednostki. 7
# indicator* Przykłady: UP: Number of 1. project teams appointed for management of the umbrella project UP: 2. Number of conferences MP1 Number of 3. seminars for mountain guides 4. MP1 Number of participants of the seminars for mountain guides Comments Name of the Beneficiary: : Title of the project: Reporting period: Indicator unit Annex A-1 Action indicators Value of indicator, described in contract Value of indicator, achieved in reporting period dd/mm/yyyy-dd/mm/yyyy Value of indicator achieved from the Action beginning % - indicator progress (5/3 * 100 %) Value of indicator, planned to achieve in the next reporting period 1 2 3 4 5 6 7 team 1 1 1 100% 0 Conference 4 1 1 25% 2 Seminar 2 0 0 0% 2 Participant 100 0 0 0% 100 Komentarz [JTS37]: W Aneksie A1 należy przedstawić wskaźniki rezultatów (Estimated results) obrazujące postęp w realizacji projektu, zgodnie z danymi z matrycy logicznej zamieszczonej w części 13. Aneksu I do umowy grantowej. Należy zamieścić listę wszystkich wskaźników rezultatów przedstawionych w matrycy logicznej i dotyczących poziomu zarządzania oraz wszystkich mikroprojektów, bez względu na to, czy dany wskaźnik został osiągnięty w okresie raportowania. Należy zaznaczyć, czy wskaźnik dotyczy poziomu zarządzania projektem parasolowym (UP), czy mikroprojektu (MP1, MP2, etc.). Komentarz [JTS38]: Oficjalna nazwa Partnera Wiodącego projektu parasolowego jak w umowie grantowej Komentarz [JTS39]: Numer projektu parasolowego: IPBU.03.02.00-XX-XXX/12 Komentarz [JTS40]: Tytuł projektu parasolowego jak w umowie grantowej Komentarz [JTS41]: Okres raportowania - odpowiednie 4 miesiące realizacji projektu, np. 01/01/2014-30/04/2014 2) Non-quantitative indicators: Komentarz [JTS42]: Należy opisać rezultaty niepoliczalne, wymienione w matrycy logicznej/opisie projektu (Aneks I do umowy grantowej) 3) comments on Action impact Komentarz [JTS43]: Należy opisać wpływ zrealizowanych działań, osiągniętych rezultatów na rozwój współpracy transgranicznej, rozwiązanie problemów grupy docelowej, rozwój regionów itp. Date: 8
Signature of the Beneficiary's representative: Official stamp of the Beneficiary * Please, fill in there all indicators mentioned in your logical framework Komentarz [JTS44]: Podpis/y osoby/osób, które podpisały umowę grantową albo osoby posiadającej stosowne upoważnienie, które należy dostarczyć do WST najpóźniej wraz z niniejszym raportem. Pieczęć imienna i pieczęć jednostki. 9