Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo Projekt systemowy w obszarze edukacji w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet 3 Wysoka jakość systemu oświaty Działanie 3.4 Otwartość systemu oświaty w kontekście uczenia się przez całe życie Poddziałanie 3.4.2 Upowszechnienie uczenia się przez całe życie Zarządzanie projektami IVT Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego
PODSTAWOWE FAZY ZARZĄDZANIA PROJEKTEM ( ) Akceptacja projektu do realizacji Kontraktowanie Podpisanie umowy finansowej z FRSE Przekazanie I transzy na realizację projektu (max. 80% grantu) REALIZACJA PROJEKTU (ew. raporty ad hoc) Przygotowanie i złożenie raportu końcowego do FRSE (Mobility Tool) Analiza merytoryczna i finansowa raportu przez FRSE Zatwierdzenie (lub odrzucenie) raportu końcowego przez FRSE Pismo od FRSE powiadamiające o zakończeniu projektu Płatność bilansująca (do 20% grantu)
Bieżąca ewaluacja projektu Bieżąca ewaluacja projektu REALIZACJA PROJEKTU Cele i strategia projektu Współpraca z partnerem Rekrutacja uczestników Przygotowanie pedagogiczne, kulturowe i językowe Realizacja staży Monitorowanie przebiegu staży Raporty uczestników Ewaluacja staży/projektu Certyfikacja Upowszechnianie rezultatów projektu
PARTNERSTWO Komunikacja w grupie partnerskiej W przypadku współdziałania z organizacjami pośredniczącymi należy szczegółowo opisać zasady współpracy np. osobna umowa o współpracy uwzględniająca m.in.: aktywny udział w projekcie wszystkich partnerów programu stażu, ostateczne terminy staży kwestie opieki na miejscu oraz ew. wsparcia językowego monitoring realizacji programu staży, certyfikacja uczestników Sprawowanie kontroli nad partnerstwem Beneficjent
UCZESTNICY Odpowiedni do tematyki projektu, charakterystyki opisanej we wniosku Wybrani w drodze rekrutacji w oparciu o jasne i przejrzyste kryteria znane potencjalnym uczestnikom (rozmowy kwalifikacyjne, formularze zgłoszeniowe, ankiety, testy, komisja rekrutacyjna) Dokumentacja dot. rekrutacji (regulamin rekrutacji, procedura odwoławcza, protokół, lista rankingowa, deklaracja udziału w projekcie itd.) Przestrzeganie zasady równości szans kobiet i mężczyzn Oświadczenie dot. przestrzegania zasady równości szans (zał. X) Brak możliwości ponownego wyjazdu tej samej osoby w ramach projektu IVT Umowy o staż (= umowy dwustronne) Przygotowanie kulturowo językowo pedagogiczne
PRZYGOTOWANIE językowe, kulturowe i pedagogiczne Związane z treścią merytoryczną projektu (uwzględniające specyfikę projektu) bardzo ważna jest JAKOŚĆ przygotowania Dopasowane do oczekiwań/profilu/potrzeb uczestników projektu Przeprowadzone przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach Przygotowanie językowe z naciskiem na słownictwo zawodowe Przygotowanie kulturowe - zaznajomienie uczestnika projektu z kulturą i obyczajami kraju przyjmującego na staż Przygotowanie pedagogiczne - warsztaty interpersonalne, szkolenie dot. komunikacji międzykulturowej i funkcjonowania w kraju o odmiennej kulturze Część przygotowania można przeprowadzić w kraju stażu kurs językowy, program kulturowy Ewaluacja programu przygotowania
EWALUACJA PROJEKTU Ewaluacja jest nierozłączną częścią procesu zarządzania projektem Powinna być prowadzona na wszystkich etapach Beneficjent decyduje o wyborze obszaru i metodach ewaluacji; wymaga indywidualnego podejścia Prowadzona za pomocą różnorodnych metod w zależności od projektu: ankiety, kwestionariusze, wywiady indywidualne, grupowe, obserwacja, analiza dokumentów i wykorzystanie wyników Muszą być spełnione podstawowe zasady: Planowanie ewaluacji Zbieranie i analiza danych Interpretacja danych Raport z ewaluacji Poradnik dla Beneficjentów leonardo.org.pl/publikacje
UPOWSZECHNIANIE REZULTATÓW Upowszechnianie rezultatów nie samego projektu Najpierw powstaje rezultat potem upowszechnianie Rezultat: produkt, metoda, doświadczenie Odbiorcy: grupa docelowa, grupa pośrednia, odbiorcy potencjalni (kto w przyszłości może z tego skorzystać) Harmonogram upowszechniania: w trakcie trwania projektu i po jego zakończeniu Zaangażowanie uczestników projektu Poradnik dla Wnioskodawców leonardo.org.pl/publikacje
POPRAWNA REALIZACJA PROJEKTU Osiągnięcie wyznaczonych celów określonych we wniosku i (ewentualnie) w formularzu zmian Satysfakcja wszystkich uczestników Prawidłowe oznaczanie dokumentacji projektu - logotypy Wypełnienie zobowiązań umowy: zgodny zakres, zgodny harmonogram, stosowane zasady LdV i ogólne wytycznych. Bieżący monitoring i ocena projektu Efektywne zarządzanie finansami
WIZYTY MONITORUJĄCE Wizyty u wybranych beneficjentów w trakcie realizacji projektu zbieranie informacji o jakościowych i ilościowych aspektach zarządzania projektem Zagadnienia Postęp realizacji a cele projektu Uczestnicy Partnerstwo Zarządzanie projektem Harmonogram Program przygotowania Program stażu Monitorowanie i ewaluacja Walidacja i certyfikacja Wymiar europejski Współpraca z FRSE
PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI Staż jest rozumiany jako pobyt ciągły za granicą, a przerywanie stażu i powrót do kraju jest działaniem niedozwolonym Ponowny udział osób, które już raz uczestniczyły w stażu w ramach programu LdV jest działaniem niedozwolonym Program przygotowania kulturowo - językowego nie może się odbywać kosztem czasu przeznaczonego na staż zawodowy; przygotowanie/program kulturowy może być realizowane wyłącznie poza godzinami stażu Program merytoryczny stażu powinien być realizowany przez 5 dni w tygodniu (tydzień odnosi się do co najmniej pełnych pięciu dni roboczych) przez co najmniej 6 8 h dziennie Wymiany opiekunów podczas trwania stażu kategoria zarządzanie
PYTANIA I WĄTPLIWOŚCI cd. Tłumaczenie umowy o staż wraz z załącznikami koszty zarządzania; umowa o staż w języku angielskim dostępna na stronie www projektu Koszty zajęć rozrywkowych tj. wyjście na basen/do kina/na kręgle są nieuprawnione W żadnej kategorii wydatków (zarządzanie, utrzymanie, przygotowanie) nie wolno przekraczać limitu przyznanego pojedynczemu uczestnikowi W stażach, które początkowo miały się odbyć w kraju droższym, a w rezultacie odbyły się w kraju tańszym uznaje się stawkę kraju tańszego, a w stażach, które początkowo miały się odbyć w kraju tańszym, a w rezultacie odbyły się w droższym pozostaje stawka kraju tańszego Kierowanie korespondencji do opiekuna projektu, ze wskazaniem numeru projektu
METODY ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW Strona internetowa http://pokl.frse.org.pl/staze-i-praktyki Szkolenia dla beneficjentów Konsultacje telefoniczne, e-mailowe z pracownikami FRSE Konsultacje w siedzibie FRSE Wizyty monitorujące i kontrolne