WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-XI.431.1.45.2015 Kraków, 2 grudnia 2015 r. Pan Tomasz Bodziarczyk Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Maniowach Zespół kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie art. 28 ust. 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r., poz. 525), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 163 z późn. zm.), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przeprowadził w dniach 3,4,6 i 9 listopada 2015 roku kontrolę kompleksową w kierowanym przez Pana Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Czorsztynie z siedzibą w Maniowach. Zakres kontroli obejmował: organizację Ośrodka oraz kwalifikacje kadr, realizację zadań z zakresu administracji rządowej i zadań własnych gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej w 2014 rok, realizację wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc Państwa w zakresie dożywiania oraz pracę socjalną z klientem Ośrodka. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o wyniki przeglądu dokumentacji, a także wyjaśnienia złożone przez Kierownika oraz pracowników Ośrodka. Ustalenia zawarte zostały w protokole, podpisanym przez Pana Kierownika 16 listopada 2015 roku. W trakcie kontroli oceniano pracę Jednostki, zarówno pod kątem sposobu realizacji poszczególnych zadań, jak i pod względem prowadzonej dokumentacji, przyznając ogólnie ocenę pozytywną z uchybieniami. Powyższa ocena jest wynikiem stwierdzonych w toku prowadzenia czynności kontrolnych uchybień dot. kwestii organizacyjnych oraz błędów w decyzjach i przeprowadzonych przez Ośrodek postępowaniach względem klientów pomocy społecznej. Działając w oparciu o art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 182 z późn. zm.), proszę Pana Kierownika o podjęcie działań zmierzających do usunięcia uchybień opisanych poniżej: Strona 1/8
1. W okresie objętym kontrolą nie podejmowano uchwały w sprawie zasad zwrotu wydatków za świadczenia z pomocy społecznej, tj. na usługi, pomoc rzeczową, zasiłki na ekonomiczne usamodzielnienie, zasiłki okresowe i zasiłki celowe, będących w zakresie zadań własnych. Opisane działanie jest niezgodne z art. 96 ust. 4 ustawy o pomocy społecznej. Brak uregulowań w tej kwestii oznacza, iż w przypadku zgłoszenia się osoby oczekującej udzielenia pomocy w jednej z ww. form, Ośrodek będzie mógł wydać decyzję dopiero po uchwaleniu stosownej uchwały. Przedłożenie Wójtowi Gminy projektu uchwały w sprawie zasad zwrotu wydatków na pomoc rzeczową, zasiłki na ekonomiczne usamodzielnienie, zasiłki celowe i zasiłki okresowe. 2. Stwierdzono brak uzgodnienia instrukcji kancelaryjnej z Archiwum Państwowym. Opisane działanie jest niezgodne z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt po jego uzgodnieniu (por. 3 ust. 3 pkt 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych). Wystąpienie do Archiwum Państwowego w celu uzgodnienia instrukcji kancelaryjnej. 3. Stwierdzono, że w okresie wakacyjnym nie dożywiano dzieci i młodzieży, które otrzymywały gorący posiłek w ciągu roku szkolnego. Opisane działanie jest niezgodne z art. 48 ust. 1, 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej, cyt.: 1. Osoba lub rodzina ma prawo do schronienia, posiłku i niezbędnego ubrania, jeżeli jest tego pozbawiona. [...] 4. Pomoc doraźna albo okresowa w postaci jednego gorącego posiłku dziennie przysługuje osobie, która własnym staraniem nie może go sobie zapewnić. 5. Pomoc, o której mowa w ust. 4, przyznana dzieciom i młodzieży w okresie nauki w szkole może być realizowana w formie zakupu posiłków. Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 14 ustawy o pomocy społecznej dożywianie dzieci należy do zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym. Podjęcie działań mających na celu rozszerzenie zakresu dożywiania w okresie wolnym od nauki, a w przypadku braku możliwości przyznawanie pomocy w formie posiłku, zapewnienie im pomocy w formie zasiłków na zakup żywności lub świadczenia. 4. Stwierdzono, że w sentencji decyzji przyznających pomoc w formie świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności, nie zawarto kalkulacji wysokości świadczenia, z której wynikałoby, dlaczego klient otrzymał powyższy zasiłek w takiej kwocie. Opisane działanie jest niezgodne z zapisami wynikającymi z ustalonych zasad zawartych w załączniku Nr 1 do umowy zawartej z Wojewodą. Strona 2/8
Uwzględnianie w treści decyzji przyznających świadczenie pieniężne na zakup posiłku lub żywności kalkulacji wysokości świadczenia. 5. Podczas kontroli ustalono, że beneficjent dotacji przyznając dożywianie w formie posiłku, świadczenia pieniężnego na zakup posiłku lub żywności albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych, w uzasadnieniu decyzji nie zawarł informacji, że zadanie jest finansowane ze środków otrzymanych od Wojewody oraz ze środków własnych gminy. Opisane działanie jest niezgodne z zapisem 2 pkt 7 umowy zawartej w 2014 roku pomiędzy Wojewodą a gminą w sprawie udzielenia dotacji gminie na realizację wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania. Stosowanie się do zapisów zawartych w umowie dotyczącej dofinansowania z budżetu państwa zadania z zakresu pomocy społecznej, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 3 i 14 ustawy o pomocy społecznej, w ramach realizacji wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania. 6. Nie utworzono mieszkania chronionego, co oznacza brak możliwości udzielania pomocy zapewniającej osobom przygotowanie do prowadzenia samodzielnego życia w społeczeństwie lub/i mogącej zastąpić pobyt w placówce zapewniającej całodobową opiekę. Jest to pomoc dla osób, które ze względu na trudną sytuację życiowa, wiek, niepełnosprawność lub chorobę potrzebują wsparcia w funkcjonowaniu w codziennym życiu, a nie wymagają usług w zakresie świadczonym przez jednostkę całodobowej opieki. Zgodnie ze zmianą do ustawy o pomocy społecznej, wprowadzoną ustawą z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887), obowiązującą od 1 stycznia 2012 roku, do zadań własnych Gminy o charakterze obowiązkowym należy m.in. prowadzenie i zapewnienie miejsc w mieszkaniach chronionych. Ponadto, zgodnie z art. 53 ust. 3 ww. ustawy mieszkanie tego typu może być prowadzone przez każdą jednostkę organizacyjną pomocy społecznej lub organizację pożytku publicznego. Należy dodać, że ustawa z dnia 8 grudnia 2006 roku o finansowym wsparciu tworzenia lokali socjalnych, mieszkań chronionych, noclegowni i domów dla bezdomnych (Dz. U. Nr 251, poz. 1844 z późn. zm.) umożliwia udzielanie finansowego wsparcia gminie, powiatowi albo organizacji pożytku publicznego, jeżeli pozyskane w ten sposób lokale mieszkalne będą służyć wykonywaniu zadań z zakresu pomocy społecznej w formie mieszkań chronionych. W przypadku trudności z utworzeniem mieszkania chronionego, można rozważyć podjęcie realizacji zadania wspólnie z sąsiednią gminą. Z informacji posiadanych przez Ministerstwo wynika, ze w skali całego kraju coraz więcej osób korzysta z takiej formy pomocy społecznej, ponadto jest ona znacznie tańsza od usług świadczonych instytucjonalnie, np. w domach pomocy społecznej. Za rozwijaniem omawianej pomocy przemawiają także tendencje w Unii Europejskiej w zakresie polityk wspierających osoby niesamodzielne, które zmierzają do przechodzenia od opieki instytucjonalnej (deinstytucjonalizacja usług) do opieki świadczonej na poziomie lokalnych społeczności. Opisane działanie jest niezgodne z art. 17 ust. 1 pkt 12 ustawy o pomocy społecznej. Zgodnie z wyjaśnieniem Strona 3/8
Kierownika cyt: Gmina Czorsztyn nie utworzyła do tej pory mieszkania chronionego z uwagi na trudną sytuację finansową oraz brak warunków lokalowych umożliwiających utworzenie takowego. W miarę polepszenia powyższej sytuacji Gmina będzie czyniła wszelkie starania w celu utworzenia takowego mieszkania". Kontynuowanie działań, pozwalających na umożliwienie udzielania pomocy w formie mieszkania chronionego, osobom wymienionym w art. 53 ust. 1 ustawy o pomocy społecznej, będącym mieszkańcami państwa Gminy. 7. Stwierdzono brak zapisu w podstawie prawnej decyzji o wszczęciu postępowania z urzędu lub na wniosek klienta. Opisane działanie jest niezgodne z art. 102 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej, cyt.: 1. Świadczenia z pomocy społecznej są udzielane na wniosek osoby zainteresowanej, jej przedstawiciela ustawowego albo innej osoby, za zgodą osoby zainteresowanej lub jej przedstawiciela ustawowego. 2. Pomoc społeczna może być udzielana z urzędu. Powyższe stwierdzono we wszystkich decyzjach przyznających dożywianie oraz w decyzjach przyznający zasiłek okresowy o nr: GOPS.5011-46/12/14 z 26 lutego 2014 roku, GOPS.5011-45-11/14 z 26 lutego 2014 roku. Uwzględnianie w podstawie prawnej decyzji informacji, czy postępowanie wszczęto na wniosek strony czy z urzędu, stosownie do zapisu art. 102 ust. 1 i 2 ustawy o pomocy społecznej. 8. Stwierdzono błędy pisarskie oraz inne oczywiste omyłki w treści decyzji wydanych przez Ośrodek. W podstawie prawnej decyzji przyznającej pomoc w formie dożywiania podano, że przyznaje się pomoc na wniosek strony, a faktycznie GOPS działał z urzędu. Otrzymano następujące wyjaśnienie: w decyzjach przyznających pomoc w formie dożywiania dzieci w szkołach błędnie ujęto sformułowanie: po rozpatrzeniu wniosku strony. Większość decyzji została przyznana z urzędu w ramach pracy socjalnej, zatem w sprawach które nie zostały rozpatrzone na wniosek strony winno być po rozpatrzeniu sprawy z urzędu, a nie tak jak napisano powyżej. Problem najprawdopodobniej wyniknął z tego, iż decyzje były wydawane na przygotowanych wcześniej szablonach i pracownicy sporządzający decyzje nie zauważyli powyższych zapisów". Powyższe stwierdzono także w decyzjach o nr: GOPS.5011-45-11/14 z 26 lutego 2014 roku, GOPS.5011-46-12/14 z 26 lutego 2014 roku, przyznających zasiłek okresowy. Otrzymano wyjaśnienie: w trakcie przeprowadzania wywiadu środowiskowego (aktualizacji wywiadu) Pani (...) zgłosiła, iż oczekuje pomocy na zaspokojenie bieżących potrzeb. Na wniosek pracownika socjalnego została przyznana pomoc w formie zasiłku okresowego. W decyzji jednak omyłkowo zostało wpisane,że pomoc finansowa została przyznana na wniosek Pani (...). Opisane działanie jest niezgodne z art. 113 1 Kodeksu postępowania administracyjnego: Organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. Strona 4/8
Zapewnienie, by decyzje wydawane przez Ośrodek sporządzane były w sposób rzetelny i zawierały dane zgodne ze stanem faktycznym oraz zebraną w prowadzonym postępowaniu dokumentacją. W przypadku wystąpienia oczywistego błędu pisarskiego, wydawanie postanowienia o sprostowaniu błędu na podstawie z art. 113 1 Kodeksu postępowania administracyjnego. 9. W toku kontroli stwierdzono brak daty wpływu do GOPS wniosków o udzielenie pomocy. Opisane działanie jest niezgodne z art. 61 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, tj. Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. Powyższe stwierdzono w decyzjach o nr: GOPS.5011-24-4/14 z 22 stycznia 2014 roku, GOPS.5011-22-2/14 z 21 stycznia 2014 roku. Zapewnienie, aby wnioski o udzielenie pomocy zawierały daty wpływu do GOPS, zgodnie z art. art. 61 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którym: Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony jest dzień doręczenia żądania organowi administracji publicznej. 10. Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, iż w 2014 roku pracownicy Ośrodka nie odliczali od dochodu klientów opłacanych przez nich składek KRUS, w przypadku gdy gospodarstwo rolne było poniżej 1 hektara przeliczeniowego i klienci posiadali dochód z innego tytułu co nie jest zgodne z art. 8 ust.3 ustawy o pomocy społecznej. Należy stwierdzić, iż zgodnie z ww. ustawą dochody osoby/rodziny pomniejsza się o obciążenia wymienione w art. 8 ust.3 pkt 1-3. W art. 8 ust. 3 w punkcie 2 wymienione zostały składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz składki na ubezpieczenie społeczne określone w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o jakich mowa w powyższym przepisie, są bezspornie przepisy ustawy z dnia 20 grudnia 1990 roku o ubezpieczeniu społecznym rolników (t.j. Dz. U z 2015 r. poz. 704). W powyższej kwestii Kierownik złożył wyjaśnienie cyt.: pracownicy socjalni w wywiadach środowiskowych obliczając dochód rodziny nie odliczają osobom, które są właścicielami użytków rolnych poniżej 1 ha przeliczeniowego składek KRUS zgodnie z informacją pozyskaną z orzecznictwa sądu (inf. LEX 327206)". Należy zauważyć, że przepisy art. 8 ust. 3, 9 i 10 ustawy o pomocy społecznej należy interpretować jako jedną całość. Skoro dochody z hektara przeliczeniowego i innych źródeł sumuje się to analogicznie należy traktować odliczania od dochodu. Opisane działanie jest niezgodne z art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. Odliczanie od dochodu rodzin opłacanych przez nich składek na ubezpieczenie społeczne rolników, zgodnie z art. 8 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. Strona 5/8
Ponadto w toku kontroli ustalono, że wzmożenie nadzoru nad podmiotami realizującymi dożywianie dzieci i młodzieży poprzez bieżący monitoring, na przykład poprzez okresową weryfikację jadłospisów, było zaleceniem wydanym po przeprowadzonej kontroli w 2013 roku. Jak stwierdzono, GOPS w 2014 roku nie przeprowadzał kontroli w placówkach oświatowych oraz nie posiada żadnej dokumentacji dotyczącej jadłospisów. Oznacza to, iż Ośrodek nie monitorował celów określonych w uchwale Nr 221 Rady Ministrów w sprawie ustanowienia wieloletniego programu wspierania finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-2020, między innymi poprzez brak zapisu w zawartych z placówkami oświatowymi porozumieniach mówiących o tym, że posiłki powinny być urozmaicone, o odpowiedniej wartości odżywczej oraz przygotowane zgodnie z zasadami żywienia zbiorowego dzieci i młodzieży. Kolejnym elementem świadczącym o sposobie prowadzenia nadzoru nad jakością posiłków w ramach realizacji Programu jest prawidłowo opracowany jadłospis (tygodniowy lub dekadowy plan żywienia). Prawidłowy jadłospis powinien zaspokajać potrzeby żywieniowe osób, dla których jest przeznaczony, poprzez dostarczenie w optymalnej ilości niezbędnych składników pokarmowych. Zawarta w jadłospisie informacja o gramaturze potraw oraz ich kaloryczności pozwala na ocenę, czy żywienie jest zgodne z zalecanymi przez Instytut Żywności i Żywienia w Warszawie normami. Otrzymano następujące wyjaśnienie: w roku 2014 nie przeprowadzano kontroli w placówkach realizujących dożywianie w szkołach ani nie zbierano jadłospisów od firm cateringowych i stołówek wydających posiłki. Obecnie jadłospisy są wymagane od wszystkich placówek i firm realizujących dożywianie. W najbliższym czasie planujemy także przeprowadzić kontrolę we wszystkich placówkach celem sprawdzenia zgodności wydawanych posiłków z dostarczanymi wcześniej jadłospisami. Przedstawione kontrolującym przykładowe jadłospisy z 2015 roku, (za wyjątkiem jednej firmy cateringowej, której przedłożone jadłospisy zawierały informację o wielkości potraw), nie zawierają informacji o wielkości i kaloryczności potraw. W związku z powyżej opisanym zagrożeniem realizacji zadania Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata 2014-20120, przekazuję poniżej UWAGĘ POKONTROLĄ: Proszę o kontynuowanie działań związanych z nadzorem nad podmiotami realizującymi dożywianie dzieci i młodzieży poprzez bieżący monitoring jadłospisów. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, koniecznym jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie. Jako osoba kierująca jednostką organizacyjną pomocy społecznej ośrodkiem pomocy społecznej, który zgodnie z art. 110 ustawy o pomocy społecznej jest powołany do realizacji zadań pomocy społecznej, jest Pan osobą odpowiedzialną za ewentualne nieprawidłowości w jego działaniu. Informuję, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Panu uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję Pana Kierownika, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Panu uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie na gruncie art. 128 ust. 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej jest Pan zobowiązany: w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków; w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z ich uwzględnienia. Strona 6/8
Niezależnie od powyższego, proszę o zawiadomienie mnie o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań w ciągu 30 dni od otrzymania niniejszego Proszę o powiadomienie mnie o wykonaniu poszczególnych zaleceń pokontrolnych w terminie 14 dni od momentu wykonania każdego z nich, jeżeli informacja o ich wykonaniu nie zostanie zawarta w zawiadomieniu o sposobie wykorzystania uwag i wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań, a także jeśli wskazano inny termin wykonania zaleceń pokontrolnych. z up. Wojewody Małopolskiego (-) mgr Renata Grochal Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: Wójt Gminy Czorsztyn z siedzibą w Maniowach Strona 7/8
Strona 8/8