PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU GDAŃSKA I POMORZA

PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU GDAŃSKA I POMORZA PROMOTING BUSINESS TOURISM AS A TRADEMARK OF GDAŃSK AND POMERANIA Pomorski rynek spotkań i perspektywy jego rozwoju Pomeranian meetings market and its development prospects Raport 2011 / 2011 Report

PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU GDAŃSKA I POMORZA PROMOTING BUSINESS TOURISM AS A TRADEMARK OF GDAŃSK AND POMERANIA Pomorski rynek spotkań i perspektywy jego rozwoju Pomeranian meetings market and its development prospects Gdańsk Convention Bureau Raport 2011 / 2011 Report Autorzy / Authors dr Anna Kalinowska-Żeleźnik mgr Anna Górska mgr Beata Pawłowska Gdańsk Convention Bureau 80-330 Gdańsk, ul. Długi Targ 28/29 www.gdanskconvention.pl; convention@gdanskconvention.pl

Autorzy / Authors dr Anna Kalinowska-Żeleźnik rozdział / chapter 2,3 mgr Anna Górska rozdział / chapter 1 mgr Beata Pawłowska rozdział / chapter 1 Tłumaczenie / Translation Barbara Kubica-Daniel Magdalena Bobkowska Copyright by Gdańsk Convention Bureau Gdańsk 2011 Opracowanie graficzne i skład / Typesetting and graphic design www.escart.pl

Spis treści Wstęp... 4 1. Gdańsk Convention Bureau założenia, cele, osiągnięcia... 5 2. Międzynarodowy rynek spotkań stowarzyszeń w świetle raportu International Congress and Convention Association (ICCA)... 7 2.1. Liczba spotkań w poszczególnych krajach i miastach... 8 2.2. Liczby uczestników... 9 2.3. Tematyka spotkań oraz charakterystyka obiektów wykorzystywanych do ich organizacji... 11 2.4. Ulubione miesiące, częstotliwość, czas trwania spotkań oraz opłaty rejestracyjne i ogólny poziom wydatków... 12 3. Pomorski rynek spotkań i perspektywy jego rozwoju wyniki badań GCB... 13 3.1. Metodyka badań oraz charakterystyka próby badawczej... 13 3.2. Liczba spotkań biznesowych i ich rodzaje... 14 3.3. Liczba uczestników spotkań biznesowych... 17 3.4. Czas trwania spotkań biznesowych... 18 3.5. Tematyka spotkań biznesowych zorganizowanych w Trójmieście i regionie w roku 2010... 19 3.6. Uwarunkowania rozwoju rynku spotkań na poziomie regionalnym... 20 3.7. Trendy europejskiego rynku spotkań 21 Podsumowanie... 22 Słowniczek pojęć... 23 Źródła... 24 Table of Contents Introduction... 25 1. Gdańsk Convention Bureau assumptions, goals, achievements... 26 2. International association meetings market in the light of International Congress and Convention Association (ICCA) report... 28 2.1. Number of meetings per country and city... 29 2.2. Number of participants... 30 2.3. Subject matter of meetings and characteristics of congress venues used... 32 2.4. Favourite months, frequency, duration of meetings, registration fees and overall expenditure level... 33 3. Pomeranian meetings market and its development prospects GCB research results... 34 3.1. Research methodology and community sample characteristics... 34 3.2. Number and types of business meetings... 35 3.3. Number of business meeting participants... 37 3.4. Duration of business meetings... 38 3.5. Subject matter of business meetings organised in Tricity and the region in 2010... 39 3.6. Development factors of meetings market on regional level... 40 3.7. European meetings market trends... 40 Summary... 42 Glossary... 43 References... 44

Wstęp Gdańsk Convention Bureau (GCB) wciąż jest kluczową instytucją promująca turystykę biznesową w województwie pomorskim. Głównym zadaniem GCB jest promocja Gdańska i regionu jako destynacji konferencyjnej oraz pomoc organizatorom podczas planowania wydarzeń biznesowych (szczegółowo działalność GCB została przedstawiona w pierwszej części niniejszego opracowania). Ponadto, realizując kampanię promocyjną Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Gdańska i Pomorza, Gdańsk Convention Bureau przeprowadza badania ankietowe w trójmiejskich obiektach, w których odbywają się imprezy turystyki biznesowej. Wyniki tych badań zostają przedstawione w corocznych raportach. Od ukazania się pierwszego raportu pt. Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Trójmiasta Stan obecny i perspektywy rozwoju rynku spotkań minął już rok. Niniejszym oddajemy w Państwa ręce drugą edycję tego opracowania, zawierającego analizę pomorskiego rynku spotkań w roku 2010. W pierwszej części przedstawiono działalność Gdańsk Convention Bureau. Omówiono główne cele i zadania, a także działania marketingowe realizowane przez GCB. Druga część opracowania została przygotowana w oparciu o Raport Statystyczny International Congress and Convention Association (Statistics Report The International Association Meetings Market, www.iccaworld.com). Przedstawia on ranking miast i państw pod względem wybranych kryteriów dot. liczby i charakteru spotkań zorganizowanych na ich terenie. Główna część raportu przedstawia analizę danych pochodzących z badań ankietowych przeprowadzonych przez GCB w obiektach aglomeracji Trójmiasta oraz regionu, w których zrealizowano spotkania z obszaru turystyki biznesowej w roku 2010. Do prezentacji danych wykorzystano syntetyczne tablice oraz wykresy. Przeprowadzono analizę ilościową obejmującą liczbę spotkań, liczbę uczestników według kategorii oraz tematyki oraz jakościową obejmującą kategorie, czas trwania i tematykę spotkań krajowych oraz międzynarodowych. Na koniec zostały przedstawione uwarunkowania rozwoju rynku spotkań na poziomie regionalnym oraz wybrane tendencje rozwoju europejskiego rynku spotkań. Niniejsza publikacja jest opracowaniem skierowanym do samorządów Trójmiasta i całego województwa pomorskiego, osób zajmujących się planowaniem i organizowaniem konferencji, profesjonalnych organizatorów spotkań biznesowych, a także do kadry naukowej zajmującej się szeroko rozumianym przemysłem spotkań i turystyką biznesową. Wyniki badań mogą także posłużyć, jako materiał źródłowy dla studentów kierunków turystycznych. Jej adresatami są również organizacje pozarządowe, instytucje upowszechniania kultury, sztuki i edukacji oraz wszystkie firmy świadczące usługi tym podmiotom. oraz pracownikom branży turystycznej Dziękując wszystkim osobom udostępniającym dane umożliwiające opracowanie niniejszego raportu, liczymy na dalszą owocną współpracę. Autorzy 4 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

1. Gdańsk Convention Bureau założenia, cele, osiągnięcia Gdańsk Convention Bureau (GCB) zostało powołane w 2005 roku i jest jednostką odpowiedzialną za promocję Gdańska i regionu jako atrakcyjnego miejsca dla organizacji spotkań i wydarzeń. Jest częścią Gdańskiej Organizacji Turystycznej (GOT), stowarzyszenia, które zrzesza ponad 100 członków, a Miasto Gdańsk jest głównym członkiem. Na mocy porozumienia podpisanego z Poland Convention Bureau, działającym przy Polskiej Organizacji Turystycznej ustalony został szczegółowy zakres działań GCB, a tym samym usystematyzowano działania, jakie mogą podejmować Biura Spotkań, takie jak GCB. Porozumienie to określa, że: 1. Biuro Spotkań jest pierwszym kontaktem dla wszystkich, poszukujących informacji dotyczących miasta lub/i regionu, partnerów biznesowych i obiektów konferencyjnych oraz planujących zorganizowanie kongresu stowarzyszenia lub wydarzenie korporacyjne w danym mieście lub/i regionie. Służy jako doradca i konsultant w zakresie możliwości oferowanych przez miasto lub/i region. 2. Priorytetowym celem Biura Spotkań jest budowanie wizerunku miasta/regionu jako miejsca atrakcyjnego dla organizacji wszelkiego rodzaju spotkań i wydarzeń. Misję tę realizuje m.in. poprzez: a. udział w krajowych i międzynarodowych spotkaniach i wydarzeniach targowych reprezentując miasto lub/i region, b. realizację podróży studyjnych dla krajowych i zagranicznych dziennikarzy oraz organizatorów spotkań i wydarzeń w tym konferencji, kongresów, premier produktów, podróży motywacyjnych, wizyt specjalnych, c. pozyskiwanie nowych spotkań i wydarzeń dla miasta lub/i regionu, d. współpracę z mediami krajowymi i zagranicznymi oraz zamieszczanie artykułów i reklam promujących miasto lub/i region w prasie oraz katalogach branżowych, Internecie, e. nawiązywanie współpracy z polskimi środowiskami: naukowym, kulturalnym i politycznym m.in. w ramach Programu Ambasadorów Kongresów Polskich, f. utrzymywanie stałej i aktywnej współpracy z międzynarodowymi organizacjami i stowarzyszeniami skupiającymi profesjonalistów związanych z przemysłem spotkań; g. opracowanie, publikację i dystrybucję materiałów promocyjnych o mieście lub/i regionie dla organizatorów spotkań i wydarzeń, h. przygotowanie odpowiedzi wspólnie z lokalnymi partnerami na zapytania o organizację spotkań i wydarzeń. 3. Biuro Spotkań nie jest organizatorem spotkań i wydarzeń biznesowych wykraczających poza tematykę określaną jako: a. spotkania edukacyjne dla kadr związanych z przemysłem spotkań, b. spotkania edukacyjne promujące działania Biura Spotkań 4. Biuro Spotkań posiada i prowadzi system/program certyfikacji lokalnych partnerów zajmujących się organizacją spotkań i wydarzeń. 5. Biuro Spotkań gromadzi i opracowuje dane statystyczne nt. spotkań i wydarzeń odbywających się w mieście lub/i regionie, zgodnie z zaleceniami przygotowanymi przez Światową Organizację Turystyki. Dane z wszystkich biur przekazywane są Poland Convention Bureau i na ich podstawie tworzony jest coroczny raport statystyczny obrazujący przemysł spotkań w całej Polsce. Podpisując w dn. 9 kwietnia 2009 roku porozumienie z Pomorską Regionalną Organizacją Turystyczną, Gdańsk Convention Bureau stało się podmiotem koordynującym działania związane z rozwojem i promocją turystyki biznesowej na obszarze całego województwa pomorskiego. Wszelka pomoc, wsparcie i doradztwo udzielane organizatorom spotkań biznesowych w Gdańsku i regionie są bezpłatne. Działania GCB możliwe są dzięki składkom członkowskim oraz dofinansowaniu z funduszy unijnych. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 5

Obecnie, jednym z najważniejszych projektów realizowanych przez Gdańsk Convention Bureau (GCB) jest kampania promocyjna pn. PROMOCJA TURYSTYKI BIZNESOWEJ JAKO MARKOWEGO PRODUKTU GDAŃSKA I POMORZA mająca na celu wzrost liczby imprez biznesowych organizowanych w Gdańsku i Pomorzu oraz wzrost ilości turystów, przybywających do Gdańska i regionu w celach biznesowych. Projekt ten współfinansowany jest z Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2007-2013 (RPO WP). Projekt planowany jest na 3 lata do końca 2011 roku. Tym samym GCB realizuje wszystkie swoje działania w oparciu o strategię rozwoju Gdańskiej Organizacji Turystycznej 2009-2016, której pierwszym i priorytetowym celem jest: Gdańsk i Region w czołówce polskich destynacji konferencyjnych. Chcąc umocnić i podtrzymać współpracę w regionie, 18 października 2010 roku została zawarta Partnerska Deklaracja Promocji Gdańsk, Sopot, Gdynia pomiędzy Miastem Gdańsk, Miastem Sopot, Miastem Gdynia i GCB potwierdzająca wolę podjęcia wspólnych działań promocyjnych. Określono w niej, iż Gdańsk Convention Bureau będzie prowadziło wspólne dla trzech miast działania promocyjne w kraju i za granicą w zakresie turystyki biznesowej. Ponadto do najważniejszych działań, poza wymienionymi powyżej, prowadzonych przez Gdańsk Convention Bureau należą: a) prowadzenie strony internetowej www.gdanskconvention.pl w całości dedykowanej turystyce biznesowej; b) organizowanie szkoleń dla lokalnej branży turystycznej, mających na celu podnoszenie kwalifikacji i dostarczanie informacji na temat aktualnych kierunków rozwoju branży spotkań; c) uczestnictwo w polskich i międzynarodowych targach turystyki biznesowej; d) prowadzenie kalendarium spotkań i imprez biznesowych; e) realizacja i rozwój Programu Ambasadorów Kongresów Polskich; f) koordynacja projektu Gdańscy Akcjonariusze mającego na celu stworzenie platformy wsparcia wolontariuszy przy organizacji dużych imprez masowych i konferencji w Gdańsku i regionie; g) opracowanie, wdrożenie i koordynacja czterech planów rozwoju produktów turystyki biznesowej w regionie - inwentaryzacja ofert i usługodawców dostępnych na rynku według czterech wytycznych: bursztyn (Amber&Relax), zamki gotyckie (Castle&Adventure), morze (Sea&Emotions) oraz Solidarność (Solidarity&Freedom); Działania Gdańsk Convention Bureau zostały docenione i w roku 2010 Gdańska Organizacja Turystyczna/Gdańsk Convention Bureau otrzymały tytuł: REGIONALNY LIDER INNOWACJI I ROZWOJU 2010 w konkursie organizowanym przez Fundację Innowacji i Rozwoju, którego ideą jest identyfikowanie oraz promowanie przedsięwzięć i inicjatyw o charakterze rozwojowym i innowacyjnym. Realizując swoje główne zadania, GCB aktywnie uczestniczy w krajowych i międzynarodowych sieciach współpracy branżowej. Jako jedyne stowarzyszenie z Pomorza od 2007 roku jest pełnoprawnym członkiem International Congress & Convention Association (ICCA), a jego pracownicy należą do prestiżowego stowarzyszenia Meeting Professionals International (MPI). Daje to nie tylko ogromne możliwości promocji na międzynarodowym rynku spotkań, ale dzięki udziałowi w szkoleniach organizowanych przez te organizacje umożliwia podnoszenie kwalifikacji pracowników i wymianę doświadczenia z innym podmiotami zrzeszonymi w stowarzyszeniach. W roku 2011 Trójmiasto zdobyło 3 pozycję, po Warszawie i Krakowie, w rankingu prowadzonym przez Poland Convention Bureau dot. ilości spotkań prowadzonych w danym mieście, a tym samym osiągnęło I cel strategiczny GOT i jest w czołówce polskich destynacji konferencyjnych. 6 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

2. Międzynarodowy rynek spotkań stowarzyszeń w świetle raportu International Congress and Convention Association (ICCA) Przeprowadzanie badań rynku spotkań stanowi dla badacza duże wyzwanie. Do podstawowych utrudnień należą przede wszystkim: brak standardowej i właściwie zdefiniowanej terminologii dla różnych form turystyki biznesowej, brak wspólnych założeń i jednolitej metodologii zbierania i interpretowania danych na wszystkich poziomach, od lokalnego po światowy, brak zrozumienia u właścicieli i dysponentów obiektów, znaczenia zbierania danych na temat zrealizowanych imprez turystyki biznesowej (jako główne przyczyny takiej postawy podawane są: brak czasu oraz brak motywacji). Utrudnienia te dotyczą zarówno badań prowadzonych w skali lokalnej i regionalnej, jak i krajowej oraz międzynarodowej. Niniejsza część raportu została przygotowana na podstawie Raportu Statystycznego ICCA, który należy do najważniejszych opracowań statystycznych rynku spotkań w skali międzynarodowej. International Congress and Convention Associations ICCA należy do najważniejszych międzynarodowych stowarzyszeń profesjonalistów z branży spotkań. Od wielu lat prowadzi badania rynku spotkań stowarzyszeń rządowych i pozarządowych oraz opracowuje raporty statystyczne, będące znakomitym źródłem informacji dla wszystkich zainteresowanych rozwojem tej branży. Należy zaznaczyć, iż ICCA zbiera dane wyłącznie o międzynarodowych spotkaniach stowarzyszeń, które spełniają jednocześnie następujące warunki: spotkanie musi być cykliczne, wcześniej musiało być zorganizowane w przynajmniej 3 różnych krajach, liczba uczestników takiego spotkania musiała być nie mniejsza niż 50 osób. Opracowywany na podstawie tych danych raport statystyczny przedstawia więc analizę tylko części bardzo szerokiego rynku spotkań. Oprócz ICCA opracowanie statystyczne międzynarodowego rynku spotkań przygotowuje także stowarzyszenie Union of International Association UIA. W swoim corocznym raporcie International Meeting Statistics przedstawia analizę zebranych danych o międzynarodowych spotkaniach, które spełniają jednocześnie następujące kryteria: czas trwania: co najmniej 3 dni, liczba uczestników: minimum 300, uczestnicy pochodzą minimum z 5 krajów, przynajmniej 40 % uczestników musi pochodzić z zagranicy. Listę wymienionych powyżej organizacji międzynarodowych prowadzących badania rynku spotkań uzupełnia World Tourism Organization UNWTO, która w swoim raporcie uwzględnia spotkania i wydarzenia biznesowe, spełniające jednocześnie następujące kryteria: liczba uczestników: minimum 10, czas trwania: co najmniej pół dnia, tj. 4 godziny i więcej, miejsce spotkania: obiekt, w którym odbywa się spotkanie został w tym celu specjalnie opłacony; Pomimo tego, iż danych z wymienionych opracowań nie można bezpośrednio ze sobą porównywać, razem stanowią one podstawę do wnioskowania o aktualnej sytuacji międzynarodowego rynku spotkań, a także dają możliwość rozpoznania przyszłych trendów rozwoju tego sektora. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 7

Należy podkreślić, iż tylko wyniki badań statystycznych, które przeprowadzone zostaną na podstawie rzetelnych i pełnych danych, z wykorzystaniem jednolitej metodologii ich zbierania i analizy, pozwolą przekonać rządzących, jak wielki jest wpływ przemysłu spotkań na gospodarkę. Jest to warunek konieczny, aby branża turystyki biznesowej zdobyła uznanie na poziomie krajowym i międzynarodowym oraz do zapewnienia jej niezbędnych form wsparcia. 2.1. Liczba spotkań w poszczególnych krajach i miastach W roku 2010 zwiększyła się liczba spotkań, które odbyły się na rynku światowym z 8294 w roku 2009 do 9120. Europa, choć niezmiennie jest najpopularniejszą destynacją, odnotowała nieznaczny spadek procentowego udziału w światowym rynku spotkań z 54,2% do 54,0%. Tab. 1. Liczba spotkań w Europie i na świecie w latach 2009-2010 Rok 2009 2010 Rynek światowy 8 294 (100%) 9 120 (100%) Europa 4 513 (54.2%) 4 921 (54.0%) Źródło: ICCA Statistics Report, The International Association Market 2001-2010. Stany Zjednoczone Ameryki Północnej, Niemcy oraz Hiszpania utrzymały swoje pozycje: pierwszą, drugą oraz trzecią, wśród krajów odnotowujących największą liczbę spotkań międzynarodowych. Wielka Brytania oraz Francja przesunęły się w rankingu na odpowiednio: czwartą i piątą pozycję kosztem Włoch, które zajęły szóste miejsce. Nowym krajem wśród najlepszej dziesiątki jest Szwajcaria, w której w roku 2010 zorganizowanych zostało 244 spotkań. Polska zajęła 32 miejsce z 98 spotkaniami. Tab. 2. Liczba spotkań w poszczególnych krajach w latach 2009-2010 Kraj Kraj 2009 2010 1. U.S.A 727 623 2. Niemcy 524 542 3. Hiszpania 385 451 4. Wielka Brytania 378 399 5. Francja 384 371 6. Włochy 408 341 7. Japonia 278 305 8. Chiny 284 282 9. Brazylia 297 275 10. Szwajcaria 227 244 Polska 124 98 Razem 9 255 9 120 32. Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. 8 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

Pierwsza piątka najpopularniejszych miejsc organizacji spotkań pozostała niezmieniona w porównaniu z rokiem 2009. Są to znów stolice krajów i regionów, które przyciągają turystów biznesowych nie tylko bogatym dziedzictwem kulturalnym i historycznym, czy dobrą komunikacją, ale przede wszystkim wysokim standardem usług oraz wyraźnym wsparciem przemysłu spotkań przez lokalne władze. Miasta te starają się o organizację dużych spotkań, gdyż oprócz bezpośrednich wpływów mogą w ten sposób zwrócić uwagę grup decyzyjnych na swój potencjał i możliwości jakie tworzą dla rozwoju biznesu. Wiedeń pozostaje najpopularniejszą destynacją, choć zanotował spadek liczby zorganizowanych spotkań ze 159 w roku 2009 do 154 w 2010. Natomiast Barcelona, Paryż, Berlin oraz Singapur zorganizowały w roku 2010 więcej spotkań niż w roku ubiegłym. Na szczególne wyróżnienie zasługuje Sydney, które w 2009 znalazło się poza pierwszą dwudziestką, a aktualnie zajmuje 10 pozycję w rankingu. Kraków (miejsce 59) z 31 spotkaniami wyprzedził w 2010 roku Warszawę (miejsce 65), która odnotowała ich tylko 28. Natomiast w Trójmieście łącznie w roku 2010 zorganizowano 6 spotkań stowarzyszeń. Tab. 3. Liczba spotkań w poszczególnych miastach w latach 2009-2010 Miejsce 2009 2010 1. Wiedeń Miasto 159 154 2. Barcelona 144 148 3. Paryż 141 147 4. Berlin 135 138 5. Singapur 123 136 6. Madryt 92 114 7. Istambuł 93 109 8. Lizbona 106 106 9. Amsterdam 114 104 10. Sydney 62 102 11. Taipei 70 99 12. Pekin 114 98 Kraków 34 31 Warszawa 39 28 --59. --65. Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. 2.2. Liczby uczestników W roku 2010 przeciętna liczba uczestników spotkania wyniosła 571. Pomijając fakt, iż jest ona niższa od tej w roku 2009 (585), oszacowana ogólna liczba uczestników wszystkich spotkań w 2010 wzrosła o ok. 146 600 osób. Sytuacja ta związana jest ze wzrostem ogólnej liczby spotkań w roku 2010. Tab. 4. Przeciętna liczba uczestników spotkania w latach 2009-2010 Rok Przeciętna liczba uczestników spotkania 2009 585 2010 571 Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 9

Tak samo, jak w roku 2009, Stany Zjednoczone Ameryki Północnej znajdują się na szczycie rankingu krajów pod względem liczby uczestników w przeliczeniu na kraj, z liczbą uczestników równą 549440 w roku 2010. Na drugim miejscu znajdują się Włochy. Pozycje 9 i 10 zajmują Holandia i Australia, które są beniaminkami tego rankingu. Polska, z liczbą uczestników 41 356 uplasowała się na 35 pozycji. Tab. 5. Szacowana liczba uczestników spotkań ze względu na kraj w roku 2010 Miejsce Kraj Liczba uczestników 1. Stany Zjednoczone 549 440 2. Włochy 352 953 3. Hiszpania 337 580 4. Niemcy 320 150 5. Kanada 222 911 6. Francja 191 085 7. Chiny 186 138 8. Wielka Brytania 185 113 9. Holandia 169 967 10. Australia 169 403 11. Szwecja 168 558 12. Japonia 149 880 13. Brazylia 145 265 --- 35. Polska 41 356 Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2010. W roku 2010 Barcelona stała się liderem rankingu miast pod względem liczby uczestników w przeliczeniu na miasto (133 830 uczestników). Na drugim miejscu znajduje się Wiedeń (87 345 uczestników). Natomiast największe pod względem ilości uczestników spotkanie zorganizował Sztokholm zgromadziło ono 27 400 osób. W roku 2010 małe spotkania (liczące od 50 do 149 uczestników oraz od 250 do 499) utrzymują pozycję liderów wśród rozpatrywanych kategorii. Nieznacznie spadła liczba spotkań najmniejszych, natomiast wzrosła liczba spotkań kategorii 150 249 uczestników oraz 250 499 uczestników. W dalszym ciągu zmniejsza się ilość organizowanych spotkań dużych (powyżej 500 uczestników). Wyjątek stanowią spotkania kategorii 1000 1999 uczestników, których ilość w roku 2010 zwiększyła się o 1,3% w stosunku do roku 2009. Tab. 6. Liczba uczestników spotkań w podziale na kategorie Kategoria 2009 2010 50 49 1 314 1 239 150 249 900 914 250 499 1 127 1 193 500 999 691 684 1 000 1 999 330 392 2 000 2 999 115 111 3 000 4 999 79 75 5 000 9 999 51 43 10 000 i powyżej 19 15 Razem 4 626 4 666 Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. 10 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

2.3. Tematyka spotkań oraz charakterystyka obiektów wykorzystywanych do ich organizacji Udział w rynku spotkań o tematyce medycznej wzrósł, w porównaniu z rokiem 2009, do poziomu 18,1%. Tak jak w roku 2009, tematy z takich obszarów jak: technologia (14,5%), nauka (13,4%), przemysł (6,9%), edukacja (5,8%) oraz nauki społeczne (5,3%) zajmują kolejne miejsca w rankingu. Pierwszą dziesiątkę najpopularniejszych tematów spotkań w roku 2010 opuściło prawo, którego siódme miejsce w rankingu zajęła ekonomia (4%), a za nią uplasowały się kolejno: zarządzanie (3,7%), transport/komunikacja (3,5%) oraz handel (3,1%). Tab. 7. Tematyka spotkań w latach 2009-2010 Miejsce Tematyka 2009 2010 1. Nauki medyczne 1 987 (17,7%) 2 026 (18,1%) 2. Technologia 1 641 (14,6%) 1 626 (14,5%) 3. Nauka 1 471 (13,1%) 1 498 (13,4%) 4. Przemysł 789 (7,0%) 769 (6,9%) 5. Edukacja 612 (5,4%) 649 (5,8%) 6. Nauki społeczne 555 (4,9%) 597 (5,3%) 7. Ekonomia 492 (4,3%) 449 (4,0%) 8. Zarządzanie 451 (3,9%) 414 (3,7%) 9 Transport/Komunikacja 412 (3,6%) 390 (3,5%) 10. Handel 344 (3,1%) 346 (3,1%) Razem 11 255 (100%) 11 206 (100%) Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. Podobnie jak w roku 2009 oraz latach poprzednich, hotele z zapleczem konferencyjnym zajmują w roku 2010 pierwsze miejsce w klasyfikacji najbardziej popularnych obiektów wykorzystywanych do organizacji spotkań, co stanowi 43,1% udziału w rynku. Drugie miejsce w tym rankingu zajmują centra konferencyjno-targowe, których wykorzystanie w roku 2010 stanowiło 26,3%. Wykorzystanie uczelni wyższych, jako miejsc spotkań, wzrosło w roku 2010 o 0,5% w stosunku do roku poprzedniego. Natomiast pozostałe obiekty, tzw. unique venues, czyli między innymi: zamki, statki, muzea, także zanotowały wzrost zainteresowania organizowaniem w nich spotkań, osiągając w roku 2010 poziom 9,5%. Tab. 8. Wykorzystanie obiektów konferencyjnych w latach 2009-2010 Obiekty konferencyjne 2009 2010 Hotele z zapleczem konferencyjnym 2 093 (44,6%) 2 236 (43,1%) Centra konferencyjne/targowe 1 203 (25,6%) 1 367 (26,3%) Uczelnie wyższe 966 (20,6%) 1 098 (21,1%) Inne 433 (9,2%) 491 (9,5%) Razem 4 695 (100%) 5 192 (100%) Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 11

2.4. Ulubione miesiące, częstotliwość, czas trwania spotkań oraz opłaty rejestracyjne i ogólny poziom wydatków Wrzesień pozostaje najpopularniejszym miesiącem organizowania spotkań (16% wszystkich spotkań). Następne w kolejności są miesiące czerwiec oraz październik. W roku 2010 maj okazał się także bardzo popularny zorganizowano 1 040 spotkań, co stanowi 12% wszystkich spotkań. Ponad 57% wszystkich spotkań stowarzyszeń międzynarodowych, które zostały zorganizowane w roku 2010 miało charakter spotkań corocznych. Stanowi to niewielki spadek o ponad 1% w stosunku do roku 2009. Prawie 23% wszystkich spotkań zorganizowanych w roku 2010, odbywa się z częstotliwością co dwa lata, co stanowi ponad 1% wzrost w stosunku do roku 2009. Spotkania organizowane częściej niż dwa razy w roku zanotowały spadek o 0,5% (z 2,1% w 2009 do 1,6% w roku 2010). W 2010 roku przeciętny czas trwania spotkania wydłużył się nieznacznie w stosunku do roku 2009 i wyniósł 3,8 dnia. Średnia opłata rejestracyjna uczestnika spotkania w roku 2010 wyniosła 584 USD. Szacowany ogólny dochód z opłat rejestracyjnych, ze wszystkich spotkań notowanych w bazie danych ICCA w roku 2010 wyniósł ponad 3 miliardy USD, natomiast ogólne wydatki uczestników spotkań w roku 2010 to kwota przekraczająca 13,8 miliarda USD. Należy także podkreślić, iż oszacowana w roku 2010 kwota 736 USD stanowiąca średnie dzienne wydatki w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji nie tylko wzrosła od roku 2009 o 52 USD, ale była najwyższa w przeciągu ostatnich 10 lat. Wielkość ta może stanowić podstawę do oszacowania zysków, jakie generuje pojedyncze spotkanie dla danej destynacji. Korzystając z tego założenia, możemy przyjąć, iż konferencja ICCA Research, Sales & Marketing Programme, która w dniach 7-9 lipca 2011 roku odbyła się w Gdańsku, w której uczestniczyło ok. 100 osób, wygenerowała dla tej destynacji sumę 220 800 USD (736 USD x 3 dni x 100 osób). Tab.9. Opłaty rejestracyjne i poziom wydatków (USD) w latach 2009-2010 2009 2010 Średnia opłata rejestracyjna uczestnika spotkania 548 584 Średnie dzienne wydatki w przeliczeniu na 1 uczestnika spotkania 684 736 Ogólny dochód z opłat rejestracyjnych 2 968 339 532 3 042 588 790 Ogólne wydatki uczestników spotkań 13 492 452 416 13 829 949 043 Źródło: ICCA Statistical Report, The International Association Market 2001-2010. 12 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

3. Pomorski rynek spotkań i perspektywy jego rozwoju wyniki badań GCB 3.1. Metodyka badań oraz charakterystyka próby badawczej Celem przeprowadzonego badania, tak jak w roku poprzednim, jest określenie ilości wydarzeń z obszaru turystyki biznesowej, które zostały zorganizowane na terenie województwa pomorskiego w roku 2010. Badaniem objęto spotkania, które spełniają następujące kryteria ustalone przez UNWTO, stanowiąc tym samym uzupełnienie danych ICCA, a mianowicie: liczba uczestników była nie mniejsza niż 10 osób, spotkanie trwało minimum 4 godziny i zostało zorganizowane w sali, specjalnie w tym celu wynajętej i opłaconej. Badanie było skierowane do zarządców obiektów, które świadczą usługi dla rynku spotkań. Wzór ankiety został opracowany przez Poland Convention Bureau, która wykorzystywana jest przez wszystkie biura convention w Polsce, w zbieraniu danych statystycznych. Zebrane dane zostały poddane analizie ilościowej (obejmującej liczbę spotkań, liczbę uczestników według kategorii oraz tematyki) oraz jakościowej (obejmującej kategorie, czas trwania i tematykę spotkań krajowych oraz międzynarodowych). Zakres podmiotowy analizy obejmuje spotkania, które odbyły się na terenie województwa pomorskiego w roku 2010. Zebrane dane zostały podzielone ze względu na teren na którym były zbierane: Gdańsk, Sopot, Gdynię oraz Region, obejmujący swoim zasięgiem pozostały obszar województwa pomorskiego. Przyjęte w tym opracowaniu kryteria analizy to: kategorie spotkań, tematyka spotkań, liczba uczestników, czas trwania imprez krajowych oraz międzynarodowych. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 13

Z uwagi na zmiany zachodzące na pomorskim rynku spotkań, na potrzeby niniejszego raportu wydarzenia biznesowe zostały podzielone na 7 kategorii: kongresy/konferencje, wydarzenia korporacyjne, spotkania motywacyjne, targi/wystawy, prezentacje produktów, szkolenia oraz inne. Wprowadzono następujące zmiany do klasyfikacji imprez przyjętej w raporcie za rok 2009: dodano dwie kategorie (wydarzenia korporacyjne, prezentacje produktów) oraz połączono kongresy i konferencje w jedną grupę. Zakres przedmiotowy badania objął obiekty, w których zorganizowane zostały, określone przyjętymi wytycznymi, spotkania z sektora turystyki biznesowej. Badaniem objęto 74 obiekty z terenu województwa pomorskiego, które świadczą usługi dla rynku spotkań (wśród nich znalazły się wszystkie największe, o kluczowym znaczeniu dla regionu). 61 badanych obiektów stanowiły hotele lub inne obiekty noclegowe, natomiast w grupie pozostałych 13 obiektów znajdują się: centra konferencyjne (2), centra targowowystawiennicze (1), parki technologiczne (2), hale sportowo-widowiskowe (2) oraz muzea (6). Badane obiekty stanowią jedynie część tych wszystkich obiektów, które na terenie województwa pomorskiego mogą gościć spotkania z sektora turystyki biznesowej. Należy jednak podkreślić, iż w roku 2010 wypełnione ankiety odesłało znacznie więcej obiektów niż w roku 2009. Stanowi to dobrą prognozę przyszłej, owocnej współpracy, którą ułatwią podjęte przez GCB działania na rzecz usprawnienia procesu zbierania danych. Dotychczas dane zbierane są na podstawie ankiet wysyłanych do obiektów mailowo. Wychodząc naprzeciw zapotrzebowaniu rynku, Gdańsk Convention Bureau pracuje nad wprowadzeniem narzędzia on-line, które ułatwi i uprości obiektom uzupełnianie danych statystycznych. Po wpisania odpowiedniego hasła dostępu, obiekty będą mogły uzupełniać dane w każdej wolnej chwili w miesiącu, dodatkowo będą mogły sporządzać własne raporty statystyczne i generować swoje dane. Narzędzie ma być dostępne na stronie www.gdanskconvention.pl już od 1 stycznia 2012r. i będzie jedynym takim w Polsce. 3.2. Liczba spotkań biznesowych i ich rodzaje Przeprowadzone przez GCB badania wykazały, iż w roku 2010 łącznie na terenie Trójmiasta oraz regionu zorganizowano 3220 spotkań biznesowych, z czego aż 3168 o charakterze krajowym i tylko 52 międzynarodowym. Tab.10. Liczba spotkań w Gdańsku, Sopocie, Gdyni i Regionie w roku 2010 Gdańsk 1667 (51,8%) Sopot 757(23,5%) Gdynia 261(16,6%) Region 535(8,1%) RAZEM 3220 (100%) Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. Podobnie jak w roku poprzednim liderem tego rankingu jest Gdańsk, w którym odbyło się 51,8% wszystkich imprez. Na drugim miejscu plasuje się Sopot (757 spotkań, 23,5% udziału w rynku). Poza Trójmiastem zorganizowano 535 spotkań (16,6%), co daje Regionowi trzecie miejsce. Na miejscu czwartym sklasyfikowano Gdynię (261 spotkań, 8,1%). Głównym czynnikiem mającym wpływ na tak duże różnice w przedstawionych wynikach jest ilość obiektów świadczących usługi konferencyjne w poszczególnych miastach w Gdańsku jest ich najwięcej. 14 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

Rys. 1. Udział Gdańska, Sopotu, Gdyni i Regionu w pomorskim rynku spotkań w roku 2010 51,80% 23,50% Gdańsk Sopot 8,10% Gdynia Region 16,60% Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. Na potrzeby niniejszego raportu wydarzenia biznesowe zostały podzielone na 7 typów: kongresy/konferencje, wydarzenia korporacyjne, spotkania motywacyjne, targi/wystawy, prezentacje produktów, szkolenia oraz inne. Tab. 11. Liczba spotkań w Gdańsku, Sopocie, Gdyni i Regionie w roku 2010 w podziale na rodzaj imprezy LICZBA SPOTKAŃ Rodzaj imprezy krajowe międzynarodowe Gdańsk Sopot Gdynia Region Gdańsk Sopot Gdynia Region kongres/konferencja 276 198 55 127 13 10 1 1 wydarzenia korporacyjne 301 152 31 63 0 5 0 0 spotkania motywacyjne 75 41 9 59 0 2 0 0 targi/wystawy 28 0 21 3 1 0 0 0 prezentacje produktów 215 96 17 28 0 5 0 0 szkolenia 732 146 94 242 5 6 0 0 inne RAZEM 21 95 33 10 0 1 0 2 1648 728 260 532 19 29 1 3 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. Najczęstszym typem spotkania organizowanego w Trójmieście i regionie województwa pomorskiego były, tak samo jak w roku 2009, szkolenia 1225 (na ilość organizowanych szkoleń w dalszym ciągu wpływ ma dofinansowanie tej formy spotkania z funduszy Unii Europejskiej). Najwięcej ich przeprowadzono w Gdańsku (737), a najmniej w Gdyni (94). Na drugim miejscu tego zestawienia znajduje się Region (242). Sopot z ogólnym wynikiem 152 szkoleń uplasował się na trzecim miejscu, z których 6 miało charakter międzynarodowy. Należy zwrócić uwagę na znaczny wzrost ogólnej liczby szkoleń w porównaniu z rokiem 2009, których w całym Trójmieście odnotowano mniej (596) niż w samym Gdańsku w roku 2010 (737). GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 15

Na drugim miejscu tego rankingu znajdują się kongresy/konferencje, których zorganizowano w sumie 681. Tylko 3,6% z nich stanowiły imprezy międzynarodowe. Najwięcej kongresów/konferencji odbyło się w Gdańsku (289), kolejne pozycje zajmują: Sopot (208), Region (128) oraz Gdynia (56). W porównaniu do roku 2009, Sopot odnotował znaczny wzrost udziału w trójmiejskim rynku kongresów/konferencji o charakterze krajowym (14,5% w roku 2009; 37,5% w roku 2010). Jedną z przyczyn tego wzrostu należy upatrywać w poszerzeniu listy sopockich obiektów konferencyjnych o centrum konferencyjne hotelu Sheraton, którego marka jest znakomicie rozpoznawalna przez planistów spotkań. Trzecie miejsce zajęły wydarzenia korporacyjne z wynikiem 552 imprez. 5 z nich miało charakter międzynarodowy i wszystkie gościł Sopot. Najwięcej wydarzeń korporacyjnych zostało zorganizowanych w Gdańsku (301), 152 takich wydarzeń odbyło się w Sopocie, 127 w Regionie, a 55 w Gdyni. Miejsce czwarte to prezentacje produktów, których w roku 2010 zorganizowano 361. Także w tej kategorii Sopot gościł 5 imprez międzynarodowych. Gdańsk był gospodarzem 215 prezentacji produktów, Sopot 101, Region 28, a Gdynia 17. Zauważyć należy wysokie pozycje, jakie w niniejszej klasyfikacji zajęły dwie, po raz pierwszy uwzględnione w raporcie GCB, kategorie spotkań wydarzenia korporacyjne (trzecie miejsce) i prezentacje produktów (miejsce czwarte). Na takie wyniki wpływ miało, między innymi, duże znaczenie tych form spotkań w szerokim wachlarzu narzędzi marketingowych stosowanych przez podmioty gospodarcze. Kolejne miejsce wśród najbardziej popularnych rodzajów imprez turystyki biznesowej zorganizowanych na terenie Trójmiasta i regionu zajmują spotkania motywacyjne, których łącznie odbyło się 186. W Gdańsku zorganizowano 75 spotkań motywacyjnych, 59 w Regionie, 43 w Sopocie i 9 w Gdyni. 31% udział w rynku tej kategorii imprez zanotował Region. Oznacza to, że wiele spotkań motywacyjnych, które stanowią bardzo atrakcyjny segment rynku spotkań, przynoszący znaczne zyski, organizowanych jest w obiektach turystycznych poza Trójmiastem, wzmacniając tym samym pozycję województwa pomorskiego jako ważnej destynacji dla organizatorów turystyki biznesowej. Przedostatnie, szóste miejsce w tej klasyfikacji zajmują imprezy zaliczane do kategorii inne. Są to te wszystkie spotkania, które spełniają założone kryteria, jednak nie zostały ujęte w pozostałych grupach (np. spotkania członków rad nadzorczych połączone z lunchem biznesowym, bankiety firmowe, itp.). W roku 2010 zorganizowano ich łącznie 162. W tej kategorii pierwsze miejsce zajmuje Sopot, w którym odbyło się aż 96 takich imprez, drugie miejsce zajmuje Gdynia z wynikiem 33 imprezy, a kolejne Gdańsk (21) i Region (12). Najmniej licznym rodzajem imprezy turystyki biznesowej organizowanym na terenie Trójmiasta i regionu w roku 2010 były targi/wystawy. Zebrane dane pokazują, iż było ich ogółem 53, stanowiły więc około 1,7% ogółu imprez. 28 targów/wystaw zorganizowano w Gdańsku, 21 w Gdyni, 3 w Regionie. Sopot nie mógł gościć tego rodzaju spotkania, gdyż nie dysponuje specjalistyczną infrastrukturą targowo-wystawienniczą. Takie obiekty znajdują się natomiast w Gdańsku i Gdyni. W porównaniu z rokiem 2009, w którym odnotowano 146 imprez targowych, rok 2010 wykazuje znaczy spadek ich ilości, czego powodem może być, między innymi, ustalona cykliczność wielu imprez targowych, które są organizowane np. co 2 lata. Natomiast w przyszłych latach Gdańsk ma szansę na znaczne zwiększenie ilości organizowanych imprez targowych, gdyż przy stadionie PGE Arena budowane jest w pełni profesjonalne, nowoczesne centrum targowo-wystawiennicze. 16 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

3.3. Liczba uczestników spotkań biznesowych Liczba uczestników wszystkich spotkań zarejestrowanych w statystykach Gdańsk Convention Bureau w roku 2010 wyniosła 231287 osób, co daje średnią liczbę 72 osób uczestników przypadających na jedno spotkanie. Dla terenu Trójmiasta wyniki te wynoszą odpowiednio: 209538 osób oraz 78 osób. W porównaniu z rokiem 2009 (dane dla Trójmiasta), zarówno liczba uczestników wszystkich spotkań, jak również średnia liczba uczestników spotkań wykazuje tendencję wzrostową. Tab. 12. Średnia liczba uczestników spotkań w Gdańsku, Sopocie, Gdyni i Regionie w roku 2010 w podziale na rodzaj imprezy Rodzaj imprezy krajowe ŚREDNIA LICZBA UCZESTNIKÓW międzynarodowe Gdańsk Sopot Gdynia Region Gdańsk Sopot Gdynia Region kongres/konferencja 110 88 299 35 141 47 20 10 wydarzenia korporacyjne 43 35 108 22 0 13 0 0 spotkania motywacyjne 91 70 81 57 0 68 0 0 targi/wystawy 305 0 1033 1776 60 0 0 0 prezentacje produktów 84 47 60 59 0 45 0 0 szkolenia 36 65 36 22 11 21 0 0 inne 80 123 92 13 0 12 0 8 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. W kategoriach kongres/konferencja oraz wydarzenia korporacyjne w Gdyni organizowane są spotkania o najwyższej średniej liczbie uczestników (kongres/konferencja 299 osób, wydarzenia korporacyjne 108 osób). Analiza danych wykazuje, iż pomimo stosunkowo małej liczby organizowanych imprez, Gdynia organizuje duże spotkania, przyciągające wielu uczestników. W Gdańsku imprezy o najwyższej średniej liczbie uczestników zorganizowano w kategorii spotkania motywacyjne (91 osób) oraz prezentacje produktów (84). W kategoriach szkolenia (65 osób) oraz inne (123 osoby) Sopot uplasował się na pierwszej pozycji w tym zestawieniu. Natomiast poza Trójmiastem imprezami o najwyższej średniej liczbie uczestników były targi/wystawy (1776). Ogółem w 2010 roku największą liczbę uczestników w Trójmieście i regionie zgromadziły kongresy/konferencje (71290 osób). Kolejne miejsce w tym zestawieniu zajmują: szkolenia (45093 osób), targi/wystawy (35640), prezentacje produktów (25549), wydarzenia korporacyjne (23164), inne (16592) oraz spotkania motywacyjne (13959). Rys. 2. Liczba uczestników spotkań zorganizowanych w Trójmieście i regionie w roku 2010 wg rodzaju imprezy spotkania motywacyjne 13959 inne wydarzenia korporacyjne prezentacje produktów targi/wystawy szkolenia 16592 23164 25549 35640 45093 kongres/konferencja szkolenia targi/wystawy prezentacje produktów wydarzenia korporacyjne inne spotkania motywacyjne kongres/konferencja 71290 0 10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 17

3.4. Czas trwania spotkań biznesowych W roku 2010 najwięcej zorganizowano spotkań jednodniowych (1865), stanowiły one 58% wszystkich spotkań. Spotkania trwające od 2 do 4 dni zostały zrealizowane 1236 razy (38%). Natomiast spotkań trwających dłużej niż 4 dni odbyło się 116 (4%). Rys. 3. Czas trwania spotkań w Trójmieście i regionie w roku 2010 1 dzień 58% 2 4 dni 38% 1 dzień 2 4 dni 4 < dni 4 < dni 4% Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. Wśród spotkań jednodniowych w roku 2010 najwięcej zorganizowano szkoleń (599). Kolejne pozycje zajmują: kongresy/ konferencje (402), wydarzenia korporacyjne (352), prezentacji produktów (271), spotkania motywacyjne (129), inne (98). W tej grupie najmniej zorganizowano targów/wystaw (14). Ze spotkań trwających od 2 do 4 dni najliczniejszą grupę także stanowią szkolenia (586). Kolejne pozycje, tak samo jak w przypadku spotkań jednodniowych, zajmują: kongresy/konferencje (258), wydarzenia korporacyjne (189), prezentacje produktów (69), spotkania motywacyjne (56), inne (53) oraz targi/wystawy (25). Spotkania trwające dłużej niż 4 dni stanowią najmniej liczną reprezentację w tym zestawieniu. W tej kategorii także najwięcej zorganizowano szkoleń (40). Następne w kolejności były prezentacje produktów (21), kongresy/konferencje (20), targi/ wystawy (14), wydarzenia korporacyjne (11), inne (9) oraz spotkania motywacyjne (1). Tab. 13. Czas trwania spotkań w Trójmieście i regionie w roku 2010 w podziale na rodzaj imprezy Rodzaj imprezy czas trwania 1 dzień od 2 do 4 dni >4 kongres/konferencja 402 258 20 wydarzenia korporacyjne 352 189 11 spotkania motywacyjne 129 56 1 targi/wystawy 14 25 14 prezentacje produktów 271 69 21 szkolenia 599 586 40 inne 98 53 9 RAZEM 1865 1236 116 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. 18 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

3.5. Tematyka spotkań biznesowych W niniejszym opracowaniu przyjęto następujące tematy spotkań: medycyna, technologia, informatyka/telekomunikacja, ekonomia/polityka oraz humanistyka. Tab. 14. Tematyka spotkań w Trójmieście i regionie w roku 2010 Tematyka imprezy Liczba spotkań % medycyna 582 18% technologia 696 22% informatyka/telekomunikacja 481 15% ekonomia/polityka 1242 38% humanistyka 219 7% RAZEM 3220 100 Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. Największą grupę imprez organizowanych w Trójmieście i regionie w roku 2010 stanowiły spotkania o tematyce ekonomicznopolitycznej (38% ogółu spotkań). Technologia była tematem 22% spotkań. Natomiast medycyna, która od 11 lat jest niezmiennie najczęstszym źródłem tematów spotkań w świetle rankingu ICCA, w województwie pomorskim stanowiła 18% ogółu spotkań. Tematem 15% wszystkich spotkań była informatyka/telekomunikacja, a tylko 7% humanistyka. Rys. 4. Tematyka spotkań w Trójmieście i regionie w roku 2010 7% 18% 38% 15% 22% medycyna technologia informatyka/telekomunikacja ekonomia/polityka humanistyka Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych Gdańsk Convention Bureau. Przyjmując za podstawę kwotę 736 USD, stanowiącą oszacowane przez ICCA średnie dzienne wydatki w przeliczeniu na 1 uczestnika konferencji, na podstawie danych zebranych przez GCB oraz przy następujących założeniach: bierzemy pod uwagę wyłącznie kategorię konferencje/kongresy, przyjmujemy, że wszystkie spotkania trwały tylko 1 dzień, można oszacować, że spotkania te łącznie wygenerowały dla regionu pomorskiego w roku 2010 sumę 52 469 440 USD (736 USD x 71 290 uczestników). GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 19

3.6. Uwarunkowania rozwoju rynku spotkań na poziomie regionalnym Określenie trendów rozwoju rynku spotkań na poziomie regionalnym to zadanie bardzo trudne, gdyż jest to obszar bardzo różnorodny, a dane na jego temat są niepełne. Konsekwencją jest wyciąganie wniosków mało dokładnych oraz często udokumentowanych w stopniu niewystarczającym. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę szereg czynników, które w sposób bezpośredni lub pośredni będą na ten rynek oddziaływać. Do najważniejszych z nich należą: 20 czynniki instytucjonalne czyli działalność takich instytucji jak regionalne jednostki administracji publicznej i samorządowej, firmy usługodawcy rynku spotkań oraz stowarzyszenia i organizacje pozarządowe działające na rzecz rozwoju turystyki, w tym także turystyki biznesowej; to od wyników ich pracy oraz dobrej, wzajemnej współpracy będą zależały m.in.: kreowanie pozytywnego wizerunku miasta i regionu oraz promowanie miasta i regionu na arenie krajowej i międzynarodowej jako atrakcyjnej destynacji przemysłu spotkań; profesjonalizacja świadczonych usług turysta biznesowy to bardzo wymagający klient, który oczekuje usług o najwyższej jakości, a więc podkreślić należy znaczenie kwalifikacji i kompetencji samych organizatorów spotkań oraz pracowników firm dostarczających usługi; właściwa infrastruktura transportowa, zaplecze hotelowe i gastronomiczne oraz obiekty konferencyjne i targowe od ich jakości i ilości w danym regionie będzie zależeć wybór lokalizacji organizowanego spotkania; poziom cen poszczególnych elementów spotkania (są one zróżnicowane regionalnie) oraz kurs walut, który decyduje o tym, czy zagraniczny nabywca uzna organizację spotkania w Polsce za opłacalne; wykorzystanie nowoczesnych technologii Internet, telefonia komórkowa i in. pozwoliły z jednej strony na znaczne skrócenie etapu planowania spotkania, a z drugiej - uczyniły spotkania bardziej atrakcyjnymi dla uczestników, np. prelekcje z zastosowaniem technik multimedialnych; wprowadzanie zmian zgodnych z koncepcją zrównoważonego rozwoju - to trend pro-ekologiczny i działania z zakresu CSR (j. ang. corporate social responsibility społeczna odpowiedzialność biznesu), które wpływają zarówno na dostawców usług rynku spotkań (np. hotele segregujące odpady, czy też posiadające certyfikat ISO), jak również nabywców spotkań, którzy, chcąc być postrzegani jako działający w zgodzie z naturą, oczekują od organizatorów turystyki biznesowej spotkań zrównoważonych (np. ekologiczne pakiety konferencyjne, organizacja spotkania zgodnie z normą BS 8901, itp.). GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011

3.7. Trendy rozwoju europejskiego rynku spotkań Do trendów charakteryzujących europejski rynek spotkań zaliczamy między innymi: wzrost podaży usług kongresowych związany z budową licznych centrów konferencyjno-kongresowych spowodował znaczny wzrost konkurencji między tymi obiektami oraz między miastami obecnymi na rynku spotkań; władze lokalne i regionalne coraz chętniej wspierają rozwój turystyki biznesowej w swoim regionie; rynek spotkań staje się rynkiem nabywców organizatorzy spotkań są coraz lepiej przygotowani do negocjowania z usługodawcami; wzrost wykorzystania usług outsourcingowych na rynku spotkań; zauważalna globalizacja spotkań i przemysłu spotkań; coraz więcej spotkań organizowanych jest zgodnie z koncepcją zrównoważonego rozwoju; skutkiem kryzysu gospodarczego jest organizowanie krótszych spotkań (najwięcej 1-dniowych), dążąc do obniżania kosztów firmy chętniej korzystają z takich form jak: wideokonferencje oraz tzw. webinars (konferencja z wykorzystaniem narzędzi internetowych); portale społecznościowe zostały na stałe wpisane przez organizatorów spotkań do zestawu narzędzi marketingu mix; ogólna liczba organizowanych spotkań powinna wzrastać, ale większe szanse na ich goszczenie będą miały destynacje praktyczne, a nie ekstrawaganckie ; ulubionymi obiektami organizatorów spotkań są hotele z zapleczem konferencyjnym (wybierają je organizatorzy, którzy chcą połączyć usługi konferencyjne z bazą noclegową) oraz centra konferencyjne/targowe (obiekty te dysponują profesjonalnym sprzętem oraz obsługą); wzrasta liczba spotkań organizowanych w tzw. unique venues, czyli obiektach takich jak: muzea, zamki, itp. (w takich obiektach organizowane są głównie spotkania motywacyjne oraz stanowią element programu towarzyszącego dla uczestników konferencji); wzrasta poziom wiedzy nt. profesjonalnego planowania i zarządzania spotkaniami, wymagań i możliwości wykorzystywanych obiektów; wzrasta liczba profesjonalnych organizatorów spotkań osób, które oprócz doświadczenia praktycznego zdobyły wiedzę teoretyczną (posiadają dyplomy ukończenia takich kierunków studiów jak: turystyka biznesowa, zarządzanie eventami, itp. oraz certyfikaty specjalistycznych kursów zawodowych (np. organizowanych przez Meeting Professionals International); organizatorzy spotkań muszą zwrócić szczególną uwagę na preferencje i oczekiwania coraz liczniejszej grupy uczestników spotkań, którą stanowią młodzi ludzie urodzeni po 1981 roku (tzw. generation Y), do których należą między innymi: aktywne uczestnictwo w spotkaniu, wykorzystanie najnowszych technologii, możliwość współtworzenia programu spotkania, szczególna dbałość o przestrzeganie zasad zrównoważonego rozwoju oraz CSR. Należy podkreślić, iż rozwój nowoczesnych technologii wymusza ciągłe zmiany w funkcjonowaniu rynku spotkań. Jednak nie potwierdzają się postawione kilka lat temu tezy, iż w niedługim czasie spotkania będziemy odbywać wyłącznie za pośrednictwem nowych mediów (Internetu, telefonii komórkowej). Okazało się, że spotkanie w świecie wirtualnym nie zastąpi bezpośredniego kontaktu z drugą osobą, gdyż brakuje w nich miejsca na reakcje pozawerbalne oraz okazują się mało skuteczne w realizowaniu networkingu, czyli wypracowywaniu sieci kontaktów grupowych. GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011 21

Podsumowanie Raport Promocja turystyki biznesowej jako markowego produktu Gdańska i Pomorza. Stan obecny i perspektywy rozwoju rynku spotkań po raz drugi podejmuje próbę zanalizowania pomorskiego rynku spotkań. Po raz pierwszy badanie objęło swoim zasięgiem także obszar poza aglomeracją Trójmiasta. Jednym z założeń opracowania niniejszego raportu było stworzenie narzędzia służącego promocji Trójmiasta i regionu jako atrakcyjnego miejsca dla organizacji spotkań z obszaru turystyki biznesowej. Wyniki raportu wyraźnie wskazują na stały rozwój przemysłu spotkań w regionie województwa pomorskiego. Zwiększająca się liczba organizowanych spotkań oraz ich różnorodność wskazują na coraz lepsze przygotowanie dostawców usług do organizowania imprez o wysokiej jakości, a także budowę nowej infrastruktury konferencyjnej i renowację, rozbudowę już istniejącej. Ponadto dzięki inwestycjom drogowym, kolejowym i lotniczym czynionym w związku z Mistrzostwami Europy w Piłce Nożnej Euro2012, w dłuższym okresie czasu poprawi się też dostępność komunikacyjna Trójmiasta i regionu, czyniąc z województwa pomorskiego bardziej atrakcyjną destynację dla organizatorów turystyki biznesowej. Pomimo zebrania w roku 2010 danych od większej ilości obiektów, przedstawiona analiza dotyczy wciąż tylko części spotkań, które faktycznie zostały zorganizowane w regionie. Należy więc podtrzymywać działania edukacyjne i promocyjne związane z szerzeniem wiedzy na temat turystyki biznesowej zarówno wśród osób związanych z branżą turystyczną, władz samorządowych Trójmiasta i pozostałych miejscowości w regionie, jak również instytucji mogących pełnić funkcję inicjatorów krajowych i międzynarodowych spotkań na Pomorzu. Ponadto istnieje potrzeba wypracowania właściwej platformy komunikacji i współpracy pomiędzy organizacjami będącymi inicjatorami spotkań a organizatorami turystyki biznesowej i dostawcami usług działającymi w regionie. Należy pamiętać, iż w proces planowania i organizacji spotkań jest zaangażowanych bardzo wiele podmiotów. Dlatego tak ważny jest profesjonalizm wszystkich uczestników tego procesu, gdyż każde zrealizowane spotkanie staje się swoistym narzędziem promocyjnym zarówno dla regionu, który je gościł, ale także firm i instytucji, które przyczyniły się do jego realizacji. 22 GDAŃSK CONVENTION BUREAU RAPORT 2011