REGULAMIN PRACY BIURA POLSKIEGO STOWARZYSZENIA STUDENTÓW I ABSOLWENTÓW PSYCHOLOGII 1 1. Regulamin Pracy Biura Polskiego Stowarzyszenia Studentów i Absolwentów Psychologii, zwany dalej Regulaminem ustala organizację i zasady funkcjonowania Biura, ramowy zakres działania i kompetencji Biura, porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron. 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o Biurze, należy rozumieć przez to Biuro Stowarzyszenia Studentów i Absolwentów Psychologii. 3. Biuro prowadzi sprawy Stowarzyszenia Studentów i Absolwentów Psychologii w zakresie spraw administracyjnych, finansowych i organizacyjnych Biura, a także prowadzi działania promocyjne, w szczególności pozyskuje nowych członków, oraz w miarę możliwości podejmuje inne działania na rzecz Stowarzyszenia, jak wnioski o dofinansowanie i projekty rozwojowe. 4. Biuro prowadzi swoją działalność w oparciu o statut Stowarzyszenia, uchwały Walnego Zgromadzenia Członków i Zarządu Stowarzyszenia oraz niniejszy regulamin. 5. Szczegółowe zasady wyboru władz Biura Stowarzyszenia określa Regulamin Wyborów Zarządu Biura. 6. Członkowie Stowarzyszenia w Biurze spotykają się na zebraniach zwyczajnych i nadzwyczajnych. 7. Zebranie nadzwyczajne zwoływane jest w celu wyboru nowych władz Biura i w innych uzasadnionych przypadkach. 8. Zebrania zwyczajne odbywają się przynajmniej raz w miesiącu. 9. Kadencja Zarządu Biura trwa rok, przy czym nowe wybory muszą odbyć się do końca października. 2 1. Biuro prowadzi Prezes Biura na podstawie umowy z Zarządem Stowarzyszenia Studentów i Absolwentów Psychologii osobiście lub przy pomocy dodatkowych osób, w tym wolontariuszy i praktykantów. 2. Bieżące dyspozycje Prezesa Biura Stowarzyszenia mogą być wydawane przez Prezesa, z upoważnienia Wiceprezesa ds. finansowych lub Sekretarza, a w sprawach finansowoksięgowych także przez Wiceprezesa ds. finansowych. 3 1
Zakres obowiązków i uprawnień Prezesa Biura i członków Zarządu Biura 1. Biurem kieruje Prezes Biura wybrany przez członków Biura, następnie zatwierdzany i powoływany przez Zarząd Stowarzyszenia. 2. Z upoważnienia Zarządu Prezes Biura może reprezentować Stowarzyszenie na zewnątrz w granicach swoich uprawnień. 3. Prezes Biura może zatrudniać pracowników, określać ich kompetencje, obowiązki, odpowiedzialność oraz czas pracy i wynagrodzenie, po uzyskaniu akceptacji i upoważnienia Zarządu. 4. W skład Zarządu Biura wchodzą: Prezes, Wiceprezes ds. Finansowych, Sekretarz. 5. Członkowie Biura mogą również powołać osoby pełniące funkcję Specjalisty ds. Public Relations i Local Representative w EFPSA. 6. W ciągu dwóch tygodni od wyboru nowego Zarządu ustępujący Zarząd zobowiązany jest przekazać dokumenty, informacje o projektach i działalności biura oraz kontakty w formie pisemnej i/lub elektronicznej. 7. Zarząd Biura może dysponować pieniędzmi biura na bieżącą działalność, wszelkie inne wydatki ma obowiązek konsultować z Zarządem Stowarzyszenia. 4 1. Sprawy finansowo-księgowe Stowarzyszenia prowadzone są przez zewnętrzną firmę Biuro Rachunkowe - na podstawie umowy z Zarządem Stowarzyszenia. Obowiązki Wiceprezesa ds. finansowych Biura określa pkt. 3. tego paragrafu. 2. Prezes Biura nadzoruje prawidłowy obieg dokumentacji finansowej, za którą odpowiedzialny w Biurze jest wiceprezes ds. finansowych. 3. Obowiązkiem wiceprezesa ds. finansowych jest prawidłowy obieg dokumentacji finansowej w Biurze, w tym: a) gromadzenie dokumentów finansowych, umów itp., opisywanie ich w celu właściwego zaksięgowania b) przekazywanie wszystkich dokumentów finansowych do Wiceprzewodniczącego ds. Finansowych Stowarzyszenia terminowo, raz na kwartał, począwszy od 1 października (do 10 dnia nowego kwartału). c) gromadzenie kserokopii wszystkich dokumentów finansowych Biura. d) Wiceprezes ds. Finansowych w porozumieniu z Wiceprzewodniczącym ds. Finansowych prowadzi działania służące ściąganiu należności. 5 1. Sekretarz w Biurze protokołuje posiedzenia Zarządu i Biura, uzyskuje akceptację uczestników posiedzenia oraz gromadzi protokoły w dokumentacji Biura. 2. Sekretarz jest zobowiązany 3 dni po spotkaniu przesłać mailem protokół do wszystkich obecnych na spotkaniu z wyznaczeniem terminu tygodniowego na ustosunkowanie się. Brak ustosunkowania się w tym terminie oznacza akceptację protokołu. 3. Sekretarz jest zobowiązany raz na pół roku dostarczyć (podczas Zjazdów i Zlotów lub w razie nieobecności przesłać listem poleconym) Sekretarzowi w Zarządzie Stowarzyszenia protokoły i wszystkie załączniki do protokołów (m.in. odpisy podjętych uchwał). 4. Sekretarz jest zobowiązany raz na pół roku dostarczyć (podczas Zjazdów i Zlotów lub w 2
razie nieobecności przesłać listem poleconym) Sekretarzowi w Zarządzie Stowarzyszenia sprawozdania z projektów przeprowadzonych w Biurze. 6 1. Prezes Biura ponosi odpowiedzialność, w szczególności za: (a) wykonywanie uchwał Walnego Zgromadzenia Członków i Zarządu Stowarzyszenia, (b) prowadzenie spraw Biura, (c) prowadzenie procesu naboru nowych członków Stowarzyszenia, (d) gromadzenie i udostępnianie dokumentów z zakresu działania Biura, (e) przygotowywanie materiałów na Walne Zgromadzenie Członków oraz posiedzenia Zarządu Biura, (f) prowadzenie i gromadzenie dokumentów z przebiegu działalności członków Stowarzyszenia należących do danego Biura i dokumentacji pracowniczej zatrudnionych pracowników oraz wolontariuszy, (g) wykonywanie i/lub nadzorowanie zaleceń pokontrolnych organów przeprowadzających kontrole. (h) nadzór nad przygotowaniem i wdrażaniem projektów w ramach lokalnej strategii rozwoju Polskiego Stowarzyszenia Studentów i Absolwentów Psychologii, (i) nadzór nad prowadzeniem działań związanych z podnoszeniem kwalifikacji członków i pracowników Biura, współuczestniczenie w systemie szkoleń; (j) nadzór nad obsługą ewentualnych wniosków o dofinansowanie i realizowanych projektów Stowarzyszenia (k) nadzór nad sprawami finansowymi Biura, (l) nadzór nad przygotowywaniem odpowiednich sprawozdań, (m) nadzór nad prawidłowością końcowych rozliczeń rzeczowych (remanent raz na kwartał począwszy od 1 października) (n) przyjęcie sprawozdania z wykonania projektów pod względem rzeczowym i finansowym, (o) właściwe gospodarowanie powierzonym mieniem, zapewnienie warunków skutecznego i ekonomicznego funkcjonowania Biura. (p) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem i aktualizacją stron internetowych w porozumieniu z upoważnionym członkiem Zarządu Stowarzyszenia 2. Ponadto obowiązkiem Prezesa Biura jest: a) sprawowanie pieczy nad majątkiem i sprawami Stowarzyszenia w ramach swoich uprawnień, przy ścisłym przestrzeganiu przepisów prawa oraz postanowień Statutu, uchwał 3
Walnego Zgromadzenia Członków oraz uchwał Zarządu Stowarzyszenia; b) godne reprezentowanie Stowarzyszenia zgodnie z zasadami współżycia społecznego i dobrem Stowarzyszenia; c) zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Stowarzyszenie na szkody, d) przechowywanie dokumentów, materiałów i sprzętu w miejscu do tego przeznaczonym; po zakończeniu pracy należy odpowiednio je zabezpieczyć. Prezes Biura upoważniony jest do: 1) przyjmowania bieżącej korespondencji; 7 2) kierowania pracą i nadzoru nad członkami Biura, pracownikami Biura, wolontariuszami i zleceniobiorcami; 3) współdziałania z przedstawicielami środków masowego przekazu oraz informowania ich o działalności i zamierzeniach Stowarzyszenia i Biura; 4) organizowania konferencji prasowych dotyczących bieżących projektów Biura; 5) koordynowania spraw związanych z funkcjonowaniem grup projektowych Biura; 6) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych Biura zgodnie z polityką Stowarzyszenia, (działania promocyjno-informacyjne dużych projektów w Biurze, np. o randze ogólnopolskiej, należy konsultować ze Specjalistą ds. Public Relations Stowarzyszenia); 7) udzielanie informacji o działalności Biura telefonicznie, ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem Internetu; 8) przygotowywanie udziału Stowarzyszenia w targach, konferencjach, szkoleniach, imprezach społeczno-kulturalnych i innych wydarzeniach mogących pomóc w promocji Stowarzyszenia; 9) organizacji spotkań wewnętrznych posiedzeń Zarządu Biura, zwyczajnych i nadzwyczajnych zebrań członków Biura; 10) kształtowania polityki przyznawania nagród. O pozostałych prawach i obowiązkach Zarządu Biura stanowią Upoważnienia Szczególne wydawane przez Zarząd Stowarzyszenia. 8 9 Odwołanie członków władz Biura: Zarząd Stowarzyszenia z własnej inicjatywy lub na wniosek Komisji Rewizyjnej Biura lub Stowarzyszenia może odwołać Prezesa Biura lub poszczególnych członków władz Biura - w 4
uzasadnionych przypadkach i określonych Statutem. 10 Udzielenie absolutorium: 1. Na nadzwyczajnym zebraniu Biura Komisja Rewizyjna Biura wnioskuje za udzieleniem bądź nieudzieleniem absolutorium członkom Zarządu Biura, odpowiednio motywując swoją decyzję. 2. Członkowie Biura Stowarzyszenia głosują za udzieleniem bądź nieudzieleniem absolutorium członkom pełniącym funkcje w Zarządzie Biura i Komisji Rewizyjnej w uzasadnionych przypadkach 3. Obowiązkiem członków Biura jest głosowanie za udzieleniem bądź nieudzieleniem absolutorium członkom ustępującym z funkcji w Zarządzie Biura i Komisji Rewizyjnej na nadzwyczajnym zebraniu wyborczym przed wyborami nowych Władz. 4. Głosowanie za udzieleniem bądź nieudzieleniem absolutorium odbywa się w głosowaniu tajnym, zwykłą większością głosów. 5. Osoba, której w drodze uchwały nie zostanie udzielone absolutorium: a) zostaje odwołana przez Zarząd Stowarzyszenia ze swojej funkcji, b) nie może pełnić funkcji we Władzach Biura oraz Władzach Stowarzyszenia przez dwa lata od chwili nieudzielenia absolutorium. 11 Regulamin został przez Zarząd Stowarzyszenia uchwalony w dniu 10.11.2009 r. i wchodzi w życie z dniem podjęcia. 5