Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 21/2012 Burmistrza Gminy i Miasta Miechowa z dnia 20 stycznia 2012 r. Karta Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Gminy i Miasta w Miechowie oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych Strona 1
Rozdział I Postanowienia ogólne 1) Karta Audytu Wewnętrznego określa cel, uprawnienia, odpowiedzialność i zasady odnoszące się do działania audytu wewnętrznego prowadzonego przez Audytora Wewnętrznego w Urzędzie Gminy i Miasta Miechów oraz w gminnych jednostkach organizacyjnych. 2) Ilekroć w Karcie jest mowa o: a) audycie wewnętrznym - należy przez to rozumieć działalność niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza Gminy i Miasta w Miechowie w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej oraz czynności doradcze b) audytorze wewnętrznym - należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego na stanowisku Audytora Wewnętrznego w Urzędzie Gminy i Miasta w Miechowie c) burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Gminy i Miasta w Miechowie d) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Gminy i Miasta w Miechowie e) jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Miechów f) komórce audytowanej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu i inne jednostki organizacyjne Gminy Miechów, w których przeprowadzany jest audyt wewnętrzny g) Standardach - należy przez to rozumieć Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Z 2011 r. Nr 5, poz. 23) h) Kodeksie Etyki - należy przez to rozumieć Kodeks Etyki Audytora Wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych stanowiący załącznik nr 1 do Komunikatu Ministra Finansów Nr 16/2006 z dnia 18 lipca 2006 r. (Dz. Urz. Min. Fin. Z 2006 r. Nr 9, poz. 70) Rozdział II Ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego 1) Celem przeprowadzenia audytu wewnętrznego jest wspieranie Burmistrza w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze. 2) Audyt wewnętrzny poprzez konsultacje, doradztwo oraz składanie wniosków świadczy usługi doradcze, którymi to działaniami przyczynia się do usprawniania funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych. 3) Rola audytora wewnętrznego polega na wykrywaniu i oszacowaniu potencjalnego ryzyka, mogącego się pojawić w ramach działalności Urzędu i jednostek Strona 2
organizacyjnych oraz badaniu i ocenianiu adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej, mających na celu eliminowanie lub ograniczanie takiego ryzyka (zadanie zapewniające). Rozdział III Prawa i obowiązki audytora wewnętrznego 1. Audytor wewnętrzny jest zobowiązany do : a) wykonywania zadań z należytą starannością; b) zachowania obiektywizmu podczas wykonywania swojej pracy; c) poszerzania swojej wiedzy, umiejętności oraz kwalifikacji drogą stałego doskonalenia zawodowego; d) niezwłocznego informowania Burmistrza o istotnych nieprawidłowościach ujawnionych w toku prowadzonych czynności audytowych; e) współpracy z audytorami i kontrolerami zewnętrznymi w zakresie wykonywania swoich zadań. 2. Audytor Wewnętrzny ma prawo do: a) przeprowadzenia audytu wewnętrznego we wszystkich obszarach działalności Urzędu i jednostek organizacyjnych na podstawie imiennego upoważnienia wystawionego przez Burmistrza; b) dostępu do wszelkich dokumentów, do wszystkich pracowników oraz wszelkich innych źródeł informacji potrzebnych do przeprowadzenia audytu wewnętrznego, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; c) dostępu do pomieszczeń komórki audytowanej z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej; d) żądania od pracowników komórek audytowanych informacji oraz wyjaśnień w celu zapewnienia właściwego i efektywnego prowadzenia audytu wewnętrznego; e) powołania rzeczoznawcy do udziału w zadaniu audytowym (po uzgodnieniu z Burmistrzem) w przypadku przeprowadzenia zadań wymagających specjalnych kwalifikacji. 3. Audytor wewnętrzny nie może: a) być odpowiedzialnym za proces kontroli zarządczej w jednostce, ale poprzez ustalenia i zalecenia poczynione w wyniku przeprowadzenia audytu wewnętrznego wspomaga Burmistrza we właściwej realizacji tego procesu; b) być odpowiedzialnym za wykrywanie przestępstw, ale powinien posiadać wiedzę pozwalającą mu zidentyfikować znamiona przestępstwa; c) przyjmować takich zadań lub usprawnień, które wchodzą w zakres zarządzania jednostką; d) oceniać działalność operacyjną, za którą był uprzednio odpowiedzialny przez co najmniej jeden rok od daty zakończenia działalności w danym obszarze funkcjonowania jednostki. Strona 3
Rozdział IV Niezależność Audytor wewnętrzny: 1) Podlega bezpośrednio Burmistrzowi, który zapewnia organizacyjną odrębność w wykonywaniu zadań przez audytora. 2) Jest niezależny w wykonywaniu sowich zadań. 3) Postępuje zgodnie z przepisami prawa, Standardami, Kodeksem Etyki oraz uznaną praktyką. 4) Nie może być angażowany w działalność operacyjną Urzędu oraz narażony na próby ograniczenia zakresu audytu wewnętrznego, narzucania zakresu audytu, wpływania na sposób wykonywania pracy oraz informowania o jego rezultatach. Rozdział V Zakres audytu wewnętrznego 1) Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej stanowiącej ogół działań podejmowanych do zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. 2) Audyt wewnętrzny obejmuje również wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych. 3) Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Urzędu i jednostek organizacyjnych. 4) Burmistrz powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszystkich próbach ograniczania zakresu audytu. 5) Audytor wewnętrzny dysponuje pełną swobodą w zakresie identyfikacji obszarów ryzyka. Rozdział VI Planowanie i sprawozdawczość 1) Audyt wewnętrzny przeprowadza się na podstawie rocznego planu audytu wewnętrznego opartego na analizie ryzyka. 2) Audytor wewnętrzny opracowuje roczny plan w porozumieniu z Burmistrzem, w oparciu o obowiązujące przepisy. 3) W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w przypadku wystąpienia nowych ryzyk lub zmiany oceny ryzyka, audytor wewnętrzny, w uzgodnieniu z Burmistrzem, może przeprowadzić audyt wewnętrzny poza planem audytu. 4) Jeżeli przeprowadzenie audytu wewnętrznego poza planem audytu stworzy zagrożenia dla realizacji tego planu, audytor wewnętrzny zawiadamia o tym na piśmie Burmistrza. 5) Audytor przedstawia Burmistrzowi: a) do końca grudnia każdego roku- roczny plan audytu na rok następny Strona 4
b) do końca stycznia każdego roku- sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni 6) Audytor wewnętrzny składa Burmistrzowi sprawozdanie z wykonania planu audytu informujące w szczególności o stopniu realizacji oraz istotnych ryzykach i słabościach kontroli zarządczej. 7) Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu wewnętrznego. 8) Sposób i tryb przekazywania sprawozdania określają odrębne przepisy. 9) Audytor wewnętrzny może przeprowadzić czynności sprawdzające, dokonując oceny realizacji zaleceń audytu. 10) Jeżeli w trakcie przeprowadzania audytu Audytor Wewnętrzny dostrzeże znamiona czynów, które według jego oceny kwalifikują się do wszczęcia postępowania w zakresie dyscypliny finansów publicznych, postępowania karnego lub postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe lub o wykroczenie skarbowe, wówczas ma obowiązek o tym fakcie powiadomić Burmistrza. Rozdział VII Zarządzanie stanowiskiem audytora wewnętrznego 1) Audytor Wewnętrzny zatrudniony jest w Urzędzie na samodzielnym stanowisku audytora wewnętrznego i podlega bezpośrednio Burmistrzowi. 2) Audytor Wewnętrzny reprezentuje swoje stanowisko zarówno wobec pracowników Urzędu, jak i osób nie będących pracownikami Urzędu. 3) Audytor Wewnętrzny jest odpowiedzialny za: a) rzetelne i profesjonalne wykonanie zadań audytowych przewidzianych w planie audytu jak również zadań pozaplanowych b) efektywne zarządzanie swoim stanowiskiem zgodnie z przepisami prawa, Standardami, Kodeksem Etyki i uznaną praktyką c) koordynację planowanego doskonalenia zawodowego z realizacją pozostałych działań wykonywanych przez niego. 4) Audytor wewnętrzny jest niezależny w zakresie planowania pracy, przeprowadzania audytu wewnętrznego i składania sprawozdań. Rozdział VIII Relacje z audytorami/ kontrolerami zewnętrznymi 1) Podczas planowania i wykonywania zadać audytowych audytor wewnętrzny bierze pod uwagę, jeśli jest to możliwe, plan czynności kontrolnych i sprawdzających, wykonywanych przez audytorów/ kontrolerów zewnętrznych, tak by: a) uniknąć nakładania się audytów i kontroli b) uzyskać pokrycie maksymalnego zakresu spraw przez działania audytu c) wymieniać informacje d) unikać dublowania wysiłków i kosztów poświęcanych na rutynowe etapy prac w zakresie audytu Strona 5
2) Przy dokonywaniu analizy ryzyka audytor wewnętrzny powinien uwzględniać wyniki kontroli i sprawdzeń dokonanych przez audytorów/ kontrolerów zewnętrznych. 3) Dokumentacja z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania i notatki z czynności sprawdzających, powinny być udostępnianie audytorom/ kontrolerom zewnętrznym za wiedzą i zgodą Burmistrza. Strona 6