Szanowni Beneficjenci, Chcąc, aby: - Materiały promocyjne wszystkich projektów Celu 3: Europejskiej Współpracy Terytorialnej Cel Współpraca Transgraniczna Program Litwa-Polska miały podobny kształt; - Promocja projektów była zgodna z wymaganiami Unii Europejskiej oraz - Móc wykazać się większą kreatywnością promując swoje projekty, przygotował niniejszy PODRĘCZNIK KOMUNIKACJI Zamiast zastanawiać się jak umieścić flagę Unii Europejskiej lub logo Programu Litwa-Polska lub jak poinformować o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej w swoim artykule, broszurach, reportaŝach telewizyjnych lub internetowych, będą Państwo mogli skorzystać z Podręcznika Komunikacji i wykonać kopie materiałów, których Państwo potrzebują. śyczymy Państwu powodzenia w informowaniu o Waszych wspaniałych projektach i wkładzie Unii Europejskiej w rozwój regionu!
SPIS TREŚCI Informacja Podstawowe wymagania wobec osób realizujących projekty Proces komunikacji Aneksy Załącznik 1. Loga Aneks 2. Naklejki Aneks 3. Części składowe artykułu Aneks 4. Materiały rozdawane podczas wydarzeń Zalecenia Porady, które mogą usprawnić komunikację
Podstawowe wymagania wobec osób realizujących projekty KaŜdy projekt Celu 3: Europejskiej Współpracy Terytorialnej Programu Współpracy Transgranicznej Litwa- Polska musi informować o wsparciu jakie otrzymał z Unii Europejskiej (Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego). Musi informować, Ŝe jest realizowany w ramach Celu 3: Europejskiej Współpracy Terytorialnej Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska. Zgodnie z Artykułem 2 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 oraz z Podręcznikiem Programu (Rozdział 5.5.2) Cel 3: Europejskiej Współpracy Terytorialnej Programu Współpracy Transgranicznej Litwa- Polska, projekty muszą umieścić 5 elementów na wszystkich swoich materiałach informacyjnych i promocyjnych (ulotki, pamiątki, rzeczy zakupione, itp.): 1. Flaga Unii Europejskiej 2. Logo Celu 3: Europejskiej Współpracy Terytorialnej Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska, 3. Zwrot: UNIA EUROPEJSKA 4. Zwrot 5. Hasło Programu: (w języku angielskim: Neighbours in action) W Projekcie naleŝy wykonać co najmniej następujące działania informacjyjne i środki promocji: Opublikować w prasie lokalnej przynajmniej 2 informacje o rozpoczęciu projektu, działaniach oraz rezultatach do osiągnięcia w szczególności przez partnerów projektu oraz o osiągnięciach końcowych projektu;
Opublikować w lokalnej gazecie co najmniej 1 artykuł opisujący wdraŝanie projektu, korzyści dla społeczeństwa oraz regionu przygranicznego; Wydać oraz rozpowszechnić co najmniej 2 zestawy publikacji, np.: ulotki, plakaty, kalendarze, inne materiały; Oznaczyć kaŝdy zakup części wyposaŝenia, mebli itp. specjalnymi naklejkami/etykietkami, informującymi o współfinansowaniu przez Unię Europejską, Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego; Zamieścić na terenie realizacji projektu trwałą plakietkę informującą (na zrekonstruowanym lub wybudowanym obiekcie, drodze, zakupionym samochodzie, etc.) nie później niŝ 6 miesięcy po zakończeniu działań (wymagania odnośnie plakietki moŝna znaleźć w Podręczniku Programu). Te wymagania odnoszą się do projektów, które otrzymują dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przekraczające 500.000 euro, oraz które dotyczą zakupów środków trwałych, inwestycji w infrastrukturę lub działań budowlanych; Zamieścić tablice informacyjną na terenie projektu w trakcie okresu wdraŝania projektu. Wymaganie te odnosi się do projektów, które otrzymają dofinansowanie z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w wysokości przekraczającej 500.000 euro, oraz które realizują rozwój infrastrukturalny lub prace budowlane. NaleŜy zwracać uwagę, Ŝe niezaleŝnie od wyŝej wymienionych 5 obowiązkowych elementów musi równieŝ zostać wymieniona nazwa oraz rodzaj (budowa, infrastruktura, itp.) projektu. 5 obowiązkowych elementów musi zajmować nie mniej niŝ 25% całego obszaru plakietki lub tablicy pamiątkowej. KaŜdy projekt przed podpisaniem Umowy o Dofinansowanie przedstawi plan komunikacji (bazując na Wniosku o dofinansowanie) Specjaliście ds. Informacji i Promocji ze Wspólnego Sekretariatu Technicznego.
Załącznik 1. Loga Wszystko, co trzeba wiedzieć o fladze Unii Europejskiej: http://europa.eu.int/abc/symbols/emblem/index_en.htm Historia flagi Europejskiej; Kolorowa oraz czarnobiała wersja flagi; Graficzna wersja flagi, uŝywana, jako oznaczenie; Wyjaśnienie jak uŝywać flagi. Wersja kolorowa: Wersja czarnobiała: Umieszczając flagę Unii Europejskiej na produktach i publikacjach informacyjnych naleŝy zwrócić uwagę, aby przestrzegane były poniŝsze zasady: Musi być dokładnie 12 gwiazdek; Wszystkie gwiazdki muszą być 1 ramieniem skierowane do góry (nie mogą być narysowane ukośnie). Wszystkie niezbędne informacje na temat logo Programu Litwa-Polska znajdują się na stronie: http://www.lietuva-polska.eu/index.php?1911348694 Kolorowa i czarnobiała wersja logo; Graficzne wersje logo, uŝywane przez projektantów. Wersja kolorowa: Wersja czarnobiała:
Aneks 2. Naklejki PoniŜej przedstawiamy wzory naklejek, którymi naleŝy oznaczać wszystkie zakupione pamiątki oraz materiały informacyjne i publikacje. WERSJA KOLOROWA UNIA EUROPEJSKA WERSJA CZARNOBIAŁA UNIA EUROPEJSKA 6
Aneks 3. Części składowe artykułu W przypadku kaŝdego artykułu prasowego lub oświadczenia dla prasy na temat Państwa projektu, naleŝy wspomnieć, Ŝe jest on współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, oraz Ŝe jest wdraŝany w ramach Celu 3: Europejska Współpraca Terytorialna Program Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska. Proponujemy Państwu wstawienie poniŝszego tekstu do wszystkich artykułów (mogą Państwo równieŝ wysłać go do dziennikarzy przeprowadzających wywiad lub piszących artykuł na temat projektu): Projekt [TYTUŁ] jest wdraŝany w ramach Celu 3: Europejska Współpraca Terytorialna Program Współpracy Transgranicznej Litwa- Polska, który ma na celu wspieranie zrównowaŝonego rozwoju obszaru przygranicznego Litwy i Polski, poprzez podniesienie ekonomicznej, społecznej i terytorialnej spójności. Program jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 7
Aneks 4. Materiały rozdawane podczas wydarzeń We wszystkich materiałach dostępnych podczas wydarzeń (formularze rejestracyjne, programy wydarzeń, publikacje dla dziennikarzy, prezentacje) musi być wzmianka, Ŝe są one współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i są wdraŝane w ramach Celu 3: Europejska Współpraca Terytorialna Program Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska. Sugerujemy uŝywanie poniŝszych nagłówków na wszystkich materiałach dotyczących działań Państwa projektu: UNIA EUROPEJSKA TYTUŁ WYDARZENIA. Data.. Miejsce. MoŜecie Państwo umieścić Nagłówek w dokumentach Word w następujący sposób: NaleŜy kliknąć na tabelę powyŝej i zaznaczyć wszystkie jej elementy poprzez jednoczesne naciśnięcie przycisków Ctrl i A na klawiaturze. Następnie skopiować jej zawartość przy pomocy klawiszy Ctrl i C. Kolejnym krokiem jest otwarcie nowego lub istniejącego dokumentu Word, w którym chcemy umieścić Nagłówek. W tym celu w nowo otworzonym dokumencie klikamy w pole Widok. NaleŜy wybrać opcję Nagłówek i stopka (jeśli nie widać jej od razu, trzeba wcisnąć kulę ze strzałkami a opcja się pojawi). W górnej części dokumentu Word pojawi się pole, gdzie naleŝy wkleić tabelkę, poprzez jednoczesne naciśnięcie przycisków Ctrl i V na klawiaturze. Dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszy poniŝej pola Nagłówka pozwala kontynuować pracę z dokumentem Word. Zalecamy równieŝ uŝywanie poniŝszej tabelki w celu rejestracji uczestników podczas organizowanych przez 8
Państwa seminariów, konferencji, warsztatów, konsultacji, prezentacji, wystaw oraz spotkań: LISTA UCZESTNIKÓW Podpis Imię, Nazwisko Instytucja/organizacja: Imię, Nazwisko Instytucja/organizacja: Łatwiej będzie policzyć osoby uczestniczące w spotkaniach, jeśli zostawią Państwo 10, 15 lub 20 pustych miejsc, aby moŝna się było wpisać. 9
RADY DOTYCZĄCE SKUTECZNEJ KOMUNIKACJI Zbyt wiele zbyt dobrze nie poleca tworzenia własnych logo dla projektów, z wyjątkiem specjalnych przypadków (np: projekty strategiczne). Mogłoby to spowodować przeładowanie kaŝdej informacji i reklamy Państwa projektu. Największy ekspert prasowy babcia Spróbujcie zaprezentować informację o swoim projekcie w sposób interesujący i nowatorski. Wyślijcie oświadczenia dla prasy najpierw do babci z pytaniem, czy jest to dla niej interesujące. Czy sami czytacie wiadomości w prasie, jeśli zobaczycie pod nimi logo publicznej instytucji? Pomyślcie, co moŝecie zrobić, aby Państwa wiadomość była atrakcyjna i zwracała uwagę. Celuj we wszystkich = nie celuj w nikogo Spróbujcie uzyskać kontakt nie tylko do ogólnotemtycznych mediów, ale równieŝ do mediów ukierunkowanych na określonego odbiorcę (młodzieŝ, mieszkańcy wsi lub miast) lub tematykę (nauka, podróŝe, budownictwo, innowacyjność). Być moŝe będą oni zainteresowani efektami Państwa projektu. Nowoczesne technologie potrzebują nowoczesnych usług Nie naleŝy zapominać, Ŝe strona internetowa nie powinna być raz stworzona i pozostawiona sama sobie w oceanie internetowych sierot, ale naleŝy ją udoskonalać, w zamian daje ona wiele radości oraz przydatnych informacji dziecko indygo. Reguły dla wołu reguły dla Jowisza Pamiętajcie, Ŝe reguły dotyczące materiałów promocyjnych w Unii Europejskiej pozwalają na pewne wyjątki w szczególnych sytuacjach. Jeśli uwaŝacie, Ŝe logo, które powinno być umieszczone na materiałach promocyjnych moŝe zepsuć ich ogólny wygląd, skontaktujcie się z pracownikiem WST. Wynalezione koło = tylko koło Zachęcamy do korzystania z udanych i skutecznych przykładów zebranych przez specjalistów ds. komunikacji pracujących w strukturach funduszy europejskich: http://ec.europa.eu/regional_policy/country/commu/index_en.cfm. śyczymy sukcesów w przyczynianiu się do rozwoju Państwa regionu. 10