Częstochowa, 2016-12-12 IZ.271.61.2016 Odpowiedzi na pytania Dot. zamówienia na świadczenie usług pocztowych na rzecz 5 jednostek Gminy Miasta Częstochowy w 2017 roku prowadzonego w drodze zamówienia publicznego na usługi społeczne i inne szczególne zgodnie z art.138g ust.1 ustawy Pzp. Uprzejmie informuję, że w dniu 09.12.2016 roku wpłynęły następujące pytania dot. przedmiotowego postępowania. I. SIWZ, pkt 2.4. Przedmiot zamówienia: Zamawiający wskazuje w pkt. 2.4 przewidywaną ilość i rodzaj korespondencji, która zostanie wysłana łącznie z ww. jednostek gminy w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.: a) przesyłki polecone wysyłane na teren miasta Częstochowy (miejscowe) do 50 g 307875 szt., b) przesyłki polecone wysyłane poza teren miasta Częstochowy (zamiejscowe) do 50 g 29412 szt., c) przesyłki wysyłane na teren miasta Częstochowy (miejscowe) nierejestrowane do 50 g 49597 szt., d) przesyłki wysyłane poza teren miasta Częstochowy (zamiejscowe) nierejestrowane do 50 g 3887 szt., Pytanie 1: Czy przesyłki listowe przewidziane do nadania przez Zamawiającego w SIWZ w obrocie krajowym spełnią poniższe warunki?: - max masa jednej przesyłki do 2.000 gramów, - wymiary: minimum wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90x140mm, maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm Odpowiedź na pytanie 1: Tak. II. SIWZ, pkt 15), ppkt 12 c): Zamawiający określił, że: Urząd Miasta Częstochowy zastrzega sobie umieszczanie wszystkich przesyłek rejestrowanych, odpowiednio oznakowanych, w jednej książce nadawczej. Pytanie 2: Czy Zamawiający doprecyzuje w/w zapis uzupełniając go o informacje zaproponowane przez Wykonawcę?: Zamawiający będzie ewidencjonował przesyłki w taki sposób, aby przesyłki polecone, nadawane na obszar miejscowy (FM) i obszar zamiejscowy (F), wpisywane były na oddzielnych stronach pocztowej książki nadawczej. Odpowiedź na pytanie 2: Nie. III. SIWZ, pkt 15, ppkt 13: Zamawiający wskazuje: Zamawiający określa wzór zwrotnego potwierdzenia odbioru przesyłki (ZPO) jednakowy dla wszystkich jednostek Gminy Miasta Częstochowy objętych niniejszym zamówieniem. Druk ZPO zamawiający zapewnia we własnym zakresie i na własny koszt. Wzór druku ZPO stanowi załącznik nr 3 do specyfikacji. Urząd Miasta Częstochowy Wydział Inwestycji i Zamówień Publicznych ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa tel. 34 370-76-22, fax. 34 370-71-70 www.czestochowa.pl, iz@czestochowa.um.gov.pl
W przedstawionym wzorze ZPO Zamawiający określa, że nadane przez Zamawiającego przesyłki maja być doręczane na zasadach określonych w: - ustawie z dnia 14.06.1960r. Kodeks Postępowania Administracyjnego, - ustawie z dnia 29.08.1997r. Ordynacja Podatkowa, - oraz na podstawie odrębnych przepisów. Pytanie 3: Czy Zamawiający wykreśli ze wzoru ZPO własnego nakładu zapis dotyczący doręczania przesyłek na podstawie odrębnych przepisów? Dla przesyłek nadawanych na ogólnie obowiązujących zasadach Wykonawca stosuje wzór ZPO zgodny z Regulaminem świadczenia powszechnych usług pocztowych, wydanym na podstawie Ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529) oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013r. Strona 2 z 6
Jeżeli nie, to czy używając określenia odrębne przepisy Zamawiający ma na myśli doręczanie przesyłek na ogólnie obowiązujących zasadach, w szczególności zgodnie z Art. 37 Ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012r., poz. 1529)? Odpowiedź na pytanie 3: Zamawiający nie przewiduje stosowania kilku wzorów zwrotnego potwierdzenia do wysyłania korespondencji. Używając określenia odrębne przepisy zamawiający ma na myśli doręczanie przesyłek na ogólnie obowiązujących zasadach, w szczególności zgodnie z art. 37 Ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe. Pytanie 4: Zamawiający wymaga doręczania przesyłek i realizacji ZPO w trybie postępowania administracyjnego oraz ordynacji podatkowej. Czy zamawiający dostosuje druki ZPO do określonych przez Wykonawcę, których wytyczne i wzory Wykonawca dołącza jako załącznik 1 i załącznik 2 do pytań? Odpowiedź na pytanie 4: Wzór ZPO funkcjonuje u zamawiającego od wielu lat i był on akceptowany przez wszystkich operatorów pocztowych, z którymi zamawiający dotychczas współpracował. Przygotowywanie zwrotnego potwierdzenia odbioru korespondencji przez zamawiającego ma znaczący wpływ zarówno na ograniczenie wydatków związanych z wysyłką korespondencji, (zamawiający nie ponosi kosztów związanych z zakupem ZPO u producentów), jak i na organizację pracy zamawiającego podczas przygotowywania dużej partii listów do wysłania, np.: podatków (kilkadziesiąt tysięcy listów), korespondencji związanej z wyborami, PIT-ów itp. Wzór ZPO będący w zasobach zamawiającego jest wykorzystywany wówczas do przygotowania tzw. korespondencji seryjnej. Powiązanie tego wzoru z funkcjonującymi u zamawiającego systemami informatycznymi pozwala na wypełnianie zwrotek w systemie, bez konieczności nanoszenia wszystkich danych adresata ręcznie na ZPO. Ponadto wzór ZPO proponowany przez zamawiającego jest wzorem uniwersalnym, ponieważ jednym wzorem zwrotki obsługiwana jest wysyłka korespondencji zarówno w trybie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, Ordynacji podatkowej jak i w trybie innych przepisów (poprzez zaznaczenie właściwej opcji w odpowiednim kwadracie na awersie ZPO). Strona 3 z 6
W pkt. 15 ppkt 13) siwz Zamawiający określa, cyt.: Dopuszcza się możliwość uzgodnienia z wykonawcą zmiany treści zawartych na wzorze ZPO po podpisaniu umowy. Do momentu dokonania ewentualnych zmian stosowany będzie wzór ZPO, stanowiący załącznik nr 3 do niniejszej siwz. Pytanie 5: Jeżeli Zamawiający odpowie negatywnie na powyższe pytanie to czy Zamawiający weźmie pod uwagę, że zwrotne potwierdzenia odbioru przesyłki (ZPO), zwracane do nadawcy stanowi samodzielną przesyłkę i z uwagi na zachowanie bezpieczeństwa w przewozie i doręczeniu, wymaga się, aby spełniało ono określone wymogi techniczne. W związku z powyższym prosimy o informację, czy przedstawiony przez Zamawiającego druk ZPO własnego nakładu został przygotowany na papierze o gramaturze: papier offsetowy BD 140-200g/m 2, który pozwala na zachowanie bezpieczeństwa obrotu pocztowego? A jeżeli nie, to czy Zamawiający dostosuje druk ZPO własnego nakładu do w/w wymagań?" Odpowiedź na pytanie 5: Wzór ZPO funkcjonuje u zamawiającego od wielu lat i był on akceptowany przez wszystkich operatorów pocztowych, z którymi zamawiający dotychczas współpracował. Zamawiający będzie przygotowywał ZPO tak jak dotychczas na papierze przeznaczonym do drukarek i kserokopiarek. III. SIWZ, pkt 15), ppkt 14): Zamawiający określił, że: Zamawiający przewiduje wprowadzenie poprzez podpisanie aneksu do umowy, zmian do umowy w następujących sytuacjach: a) jeżeli w trakcie realizacji umowy zmienione zostaną przepisy w zakresie opodatkowania podatkiem VAT usług będących przedmiotem niniejszej umowy, w szczególności w zakresie zwolnienia z podatku VAT, zamawiający dopuszcza zmianę cen realizowanych usług o kwotę podatku VAT, w szczególności ich podwyższenie. Zmiana cen nastąpi na podstawie aneksu, do którego podpisania strony zobowiązują się, ze skutkiem na dzień wejścia w życie zmiany przepisów dotyczących opodatkowania podatkiem VAT, b) jeżeli nastąpi konieczność zmiany wartości nominalnej umowy, o której mowa w podpunkcie 8) punkt 15 specyfikacji Pytanie 6: Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe (zwanej dalej ustawą) Wykonawca będący operatorem wyznaczonym jest obowiązany ustalać opłaty za usługi powszechne w sposób przejrzysty i niedyskryminujący oraz odzwierciedlający koszty świadczenia tych usług. Ponadto, jak wynika z art. 57 ust. 1 ustawy: Operator wyznaczony przedkłada Prezesowi UKE projekt cennika usług powszechnych albo projekt zmian do obowiązującego cennika wraz z określeniem poszczególnych składników kosztów świadczenia każdej usługi ( ). Poza tym, Prezes UKE zgodnie z uprawnieniem wynikającym z art. 57 ust. 2 ustawy może wnieść sprzeciw w stosunku do całości albo części projektu cennika albo projektu zmian do obowiązującego cennika, w szczególności w przypadku przekroczenia maksymalnych rocznych poziomów opłat. Wówczas zmiany w zakresie objętym sprzeciwem nie wchodzą w życie. Art. 53 ust. 2 ustawy wskazuje, że w przypadku ustalenia przez operatora wyznaczonego niejednolitych opłat, Prezes UKE może nałożyć, biorąc pod uwagę zachowanie równowagi finansowej operatora wyznaczonego i rentowności usług powszechnych oraz wpływ zmian wysokości opłat za usługi powszechne, obowiązek stosowania jednolitych opłat za te usługi na terytorium całego kraju. Dotychczasowa praktyka Wykonawcy wskazuje, że poziom opłat jest jednolity na terenie całego kraju, we wszystkich placówkach operatora wyznaczonego. Dodatkowo, o czym wspomniano wyżej, jednym z uprawnień regulatora jest przywilej wynikający z art. 55 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym Prezes UKE określa na trzyletnie okresy maksymalne roczne poziomy opłat za usługi powszechne, mając na uwadze koszty świadczenia usług powszechnych, zapewnienie przystępności cenowej tych usług oraz uwarunkowania rynkowe i ekonomiczne. Jak wynika z powyższego, zmiana cennika jest procesem uzależnionym od regulatora rynku usług pocztowych i Wykonawca operator wyznaczony nie może dokonać zmiany cennika bez zgody regulatora a możliwość dokonania zmiany cennika wynika z uprawnień zapisanych w ustawie. W związku z powyższym będąc zobowiązanym do przestrzegania postanowień ustawy Wykonawca wnosi o zmianę do SIWZ w zakresie dot. zapisu o niezmienności cen. Czy uwzględniając przytoczone argumenty Zamawiający uzupełni ppkt 14) o zapis?: c) w przypadku zmiany cen w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym w sytuacji spowodowanej zmianami cen tych pozycji zgodnie z przedłożonym przez Strona 4 z 6
Wykonawcę dokumentem zatwierdzającym te zmiany przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe. W powyższym przypadku Zamawiający zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień nadania przesyłek. Odpowiedź na pytanie 6: Zamawiający nie wyraża zgody na uzupełnienie ppkt 14) o proponowany zapis. IV. SIWZ, pkt 15, ppkt 22): W pkt 15 ppkt 22) SIWZ Zamawiający przewidział dla siebie prawo potrącenia kar umownych z wynagrodzenia (faktury). Niczym nieograniczone jednostronne prawo naliczenia kar umownych i potrącenia ich przez Zamawiającego z należnego Wykonawcy wynagrodzenia godzi nie tylko w interes Wykonawcy ale także uniemożliwia mu podjęcie próby zbadania, czy naliczona kara umowna potrącona została naliczona prawidłowo i w odpowiedniej wysokości. Nadto, stwarzając możliwość pozbawienia Wykonawcy efektywnego wynagrodzenia za spełnione świadczenie bez żadnej kontroli czy to Wykonawcy czy sądu, może ono być uznane za nadużycie prawa skutkujące nieważność tegoż postanowienia na podstawie art. 58 2 k. c. w zw. z art. 139 ust. 1 p. z. p. Pytanie 7: W związku z powyższym, z uwagi na nierówne ukształtowanie praw stron umowy, prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmodyfikowania zapisów Umowy poprzez modyfikację zapisu poprzez dodanie do treści Załącznika nr 7 do SIWZ Wzór umowy 7 ust. 6 słów po przeprowadzeniu postępowania przez każdą ze Stron potwierdzającego zasadność i wysokość naliczonej kary umownej? Odpowiedź na pytanie 7: Zamawiający nie dopuszcza zmodyfikowania zapisów umowy w tym zakresie. Załącznik nr 1 do pytań: Zgodnie z 13 ust. 4 Regulaminu świadczenia usług powszechnych stosowanie formularza zgodnego ze wzorem umieszczonym na www.poczta-polska.pl nie wymaga złożenia przez nadawcę pisemnego wniosku o wyrażenie zgody na jego stosowanie. Formularz potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu podatkowym Wymogi techniczne: 1) gramatura papieru: papier offsetowy BD 140 200 g/m2 2) wymiar druku: minimum 90 x 140 mm (część środkowa, bez listew bocznych) optymalne wymiary: a) część środkowa, bez listew bocznych - 100 x 140 mm, b) całość druku, tj. część środkowa + listwy boczne - 100 x 160 mm, wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją 2 mm 3) listwy po obu stronach, perforacja pionowa pozwalająca na wyrwanie środkowej części druku bez jego uszkodzenia, 4) co najmniej 5 mm pasek kleju gwarantujący przyczepność do różnego rodzaju podłoża w zróżnicowanym zakresie temperatur zabezpieczony osłoną. Adres nadawcy napisany w strefie prostokątnej w minimalnej odległości: 1) 40 mm od górnego brzegu przesyłki, 2) 5 mm od prawego brzegu, 3) 15 mm od dolnego brzegu. W pasie 15 mm powyżej dolnej krawędzi strony przedniej druku (awers) oraz z prawej strony danych adresowych nadawcy nie można umieszczać żadnych napisów/nadruków. Wzór formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu podatkowym POTWIERDZENIE ODBIORU datownik placówki oddawczej... (nazwa i adres adresata przesyłki)... Rodzaj pisma.. Nr pisma... z dnia Strona 5 z 6
Potwierdzam własnoręcznym podpisem, że.... wyżej wymienioną przesyłkę otrzymałam/em (nazwa i adres nadawcy przesyłki).. (data, imię i nazwisko odbiorcy przesyłki) Zgodnie z 13 ust. 4 Regulaminu świadczenia usług powszechnych stosowanie formularza zgodnego ze wzorem umieszczonym na www.poczta-polska.pl nie wymaga złożenia przez nadawcę pisemnego wniosku o wyrażenie zgody na jego stosowanie. Załącznik nr 2 do pytań: Formularz potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym Wymogi techniczne: 1) gramatura papieru: papier offsetowy BD 140 200 g/m2 2) wymiar druku: minimum 90 x 140 mm (część środkowa, bez listew bocznych) optymalne wymiary: a) część środkowa, bez listew bocznych - 100 x 140 mm, b) całość druku, tj. część środkowa + listwy boczne - 100 x 160 mm, wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją 2 mm 3) listwy po obu stronach, perforacja pionowa pozwalająca na wyrwanie środkowej części druku bez jego uszkodzenia, 4) co najmniej 5 mm pasek kleju gwarantujący przyczepność do różnego rodzaju podłoża w zróżnicowanym zakresie temperatur zabezpieczony osłoną. Adres nadawcy napisany w strefie prostokątnej w minimalnej odległości: 1) 40 mm od górnego brzegu przesyłki, 2) 5 mm od prawego brzegu, 3) 15 mm od dolnego brzegu. W pasie 15 mm powyżej dolnej krawędzi strony przedniej druku (awers) oraz z prawej strony danych adresowych nadawcy nie można umieszczać żadnych napisów/nadruków. Wzór formularza potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadanych w postępowaniu administracyjnym POTWIERDZENIE ODBIORU datownik placówki oddawczej... (nazwa i adres adresata przesyłki)... Rodzaj pisma.. Nr pisma... z dnia Potwierdzam własnoręcznym podpisem, że.... wyżej wymienioną przesyłkę otrzymałam/em (nazwa i adres nadawcy przesyłki).. (data, imię i nazwisko odbiorcy przesyłki) Strona 6 z 6