Załącznik nr 1. do Regulaminu Konkursu na Brokera Ubezpieczeniowego Miasta Poznania Projekt umowy serwisu brokerskiego Niniejsza umowa w sprawie świadczenia usług pośrednictwa ubezpieczeniowego (zwana dalej Umową) została zawarta w dniu... r. w pomiędzy Miastem Poznań, NIP 20900011440, REGON 631257822, adres: pl. Kolegiacki 17 61-841 Poznań, reprezentowanym przez Stanisława Tamma Sekretarza Miasta, zwanym dalej Miastem lub Zleceniodawcą a Brokerem ubezpieczeniowym:.. reprezentowanym przez: 1..., 2..., zwanym dalej Brokerem, zwanymi dalej łącznie Stronami. 1 1. Zleceniodawca powierza, a Broker przyjmuje zlecenie i zobowiązuje się do stałego wykonywania na rzecz Zleceniodawcy czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego wyszczególnionych w 2 Umowy. 2. Czynności o, których mowa w ust.1 będą wykonywane dla Urzędu Miasta Poznania, miejskich jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, przez które jednostka samorządu terytorialnego realizuje zadania własne oraz zadania zlecone z zakresu administracji rządowej 2 1. Pośrednictwo ubezpieczeniowe zlecone Brokerowi obejmuje całokształt czynności faktycznych i prawnych niezbędnych do zawarcia przez Zleceniodawcę umów ubezpieczeń oraz wykonywanie innych czynności związanych z obsługą umów zawartych za pośrednictwem Brokera, szczegółowo opisanych w 2 ust. 2 Umowy. 1
2. Usługi, o których mowa w ust. 1, obejmują w szczególności: a) w okresie wdrożenia brokera (do 3 miesięcy od podpisania Umowy), 1) przeprowadzenie analizy sytuacji ubezpieczeniowej Zleceniodawcy, w tym analizy aktualnych umów ubezpieczeniowych, przygotowanie raportu z rekomendacjami w zakresie zapewnienia kompleksowej ochrony, 2) identyfikacja i analiza ryzyk oraz zagrożeń związanych z działalnością Zleceniodawcy oraz posiadanym mieniem, sporządzenie mapy ryzyk, wskazanie ryzyk wymagających ochrony ubezpieczeniowej wraz z oszacowaniem rekomendowanych sum ubezpieczenia, 3) sporządzenie katalogu ryzyk, od których Zlceniodawca powinien ubezpieczyć się obligatoryjnie oraz wytypowanie ryzyk, których asekuracja jest fakultatywna lub nie ma uzasadnienia ekonomicznego, wraz z oszacowaniem rekomendowanych sum i limitów ubezpieczenia dla uzyskania efektywnej ochrony ubezpieczeniowej, z uwzględnieniem najlepszych praktyk rynkowych i dostępnej oferty ubezpieczeniowej, 4) przygotowanie w terminie 3 miesięcy od podpisania umowy Strategii Ubezpieczeniowej Miasta Poznania, zawierającej opracowane programy ubezpieczeniowe dla Zleceniodawcy - optymalne ekonomicznie, dopasowane do rzeczywistych potrzeb Zleceniodawcy i jego planów strategicznych, a następnie ich wdrożenie. Zakres ochrony winien wykluczać dublowanie pokrycia, a także zapewniać możliwość świadomego decydowania o pozostawieniu zdefiniowanych ryzyk na odpowiedzialności własnej Zleceniodawcy; 5) opracowanie wytycznych dla umów Zleceniodawcy z kontrahentami w zakresie wymogów ubezpieczeniowych, mających na celu zabezpieczenie interesów Zleceniodawcy, 6) opracowanie propozycji procedur regulujących warunki, zasady oraz tryb podejmowania przez Zleceniodawcę działań w obszarze likwidacji szkód oraz wsparcie przy przygotowaniu dokumentów wewnętrznych związanych z obszarem ubezpieczeń b) w czasie trwania całej Umowy: 1) bieżący monitoring, identyfikacja i analiza ryzyk oraz zagrożeń związanych z działalnością Zleceniodawcy oraz posiadanym mieniem, sporządzenie mapy ryzyk, wskazanie ryzyk wymagających ochrony ubezpieczeniowej wraz z oszacowaniem rekomendowanych sum ubezpieczenia; 2) przeprowadzenie lub organizację audytów technicznych (survey ów) umożliwiających identyfikację ryzyk, prawdopodobieństwo wystąpienia oraz określenie wysokości możliwej maksymalnej szkody; 3) aktualizację katalogu ryzyk, od których Zlecający powinien ubezpieczyć się obligatoryjnie oraz wytypowanie ryzyk, których asekuracja jest fakultatywna lub nie ma uzasadnienia ekonomicznego, wraz z oszacowaniem rekomendowanych 2
sum i limitów ubezpieczenia dla uzyskania efektywnej ochrony ubezpieczeniowej, z uwzględnieniem najlepszych praktyk rynkowych i dostępnej oferty ubezpieczeniowej. 4) kwartalne raportowanie: przebiegów szkodowych i ich ewaluacji na limity i programy prewencyjne, na kolejne okresy ubezpieczeniowe, likwidacji szkód z podziałem na jednostki organizacyjne Zleceniodawcy; 5) uczestnictwo w charakterze doradcy lub biegłego w procesie wyboru ubezpieczyciela lub ubezpieczycieli z zachowaniem obowiązujących Zleceniodawcę przepisów prawa, w tym Prawa zamówień publicznych oraz regulacji wewnętrznych w celu pozyskania ofert ubezpieczenia. W ramach czynności wykonywanych w charakterze doradcy lub biegłego Broker zobowiązany jest do zapewnienia wsparcia w zakresie przygotowania i przeprowadzenia postępowań/konkursów o zawarcie umów ubezpieczenia, w szczególności do: opracowania m.in. opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriów oceny ofert, opracowywania wyjaśnień dla wykonawców (ubezpieczycieli), dotyczących merytorycznej strony prowadzonych postępowań, udziału w posiedzeniach komisji przetargowych oraz negocjacjach z ubezpieczycielami biorącymi udział w postępowaniach, przygotowywania projektów umów i uzgadniania ich ostatecznej treści ze Zleceniodawcą, merytorycznej i formalno-prawnej oceny ofert złożonych w postępowaniach, przygotowywania dla Zleceniodawcy rekomendacji w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty, zawierającej m.in. sumaryczne podsumowanie ofert, proponowane zakresy ochrony, wyłączenia odpowiedzialności, parametry kosztowe, silne i słabe strony ofert, adekwatność ofert do pożądanego zakresu ochrony oraz inne, istotne według wiedzy Brokera, parametry ofert, reprezentowania lub wsparcia w postępowaniach odwoławczych oraz skargowych toczących się w związku z trwającymi postępowaniami, zapewnienia przestrzegania w postępowaniach obowiązujących przepisów prawnych i regulacji wewnętrznych Zleceniodawcy; 6) nadzór nad dokumentacją ubezpieczeniową, w szczególności w zakresie terminów rozwiązania lub wygaśnięcia umów ubezpieczenia, wznowień i wymagalności składek, oraz na wezwanie Zleceniodawcy, sporządzanie raportów ubezpieczeniowych zawierających w szczególności informacje o: zapłaconych składkach ubezpieczeniowych, liczbie szkód, liczbie i wysokości uznanych roszczeń, wysokości odszkodowań; 3
7) kompleksową obsługę likwidacji szkód, w tym w szczególności: przeprowadzanie czynności przygotowawczych do likwidacji szkód, kompletowanie dokumentacji wymaganej przez ubezpieczyciela, udział w oględzinach szkód, terminowe zgłaszanie roszczeń do ubezpieczyciela w imieniu Zleceniodawcy, współpracę ze Zleceniodawcą przy formułowaniu roszczeń odszkodowawczych oraz pism odwoławczych, w tym przygotowywanie projektów, sprawowanie nadzoru nad likwidacją szkód prowadzoną przez ubezpieczyciela i terminowością wypłaty odszkodowań, przygotowywanie na zlecenie Zleceniodawcy opinii dotyczących procesu odszkodowawczego; 8) wsparcie Zleceniodawcy na etapie przed zawarciem umowy z kontrahentem poprzez opiniowanie i weryfikację treści dokumentacji ubezpieczeniowej przedkładanej przez kontrahentów Zleceniodawcy; 9) wsparcie Zleceniodawcy w sytuacjach dochodzenia przez niego roszczeń, np. z tytułu złożonych przez kontrahentów Zleceniodawcy gwarancji ubezpieczeniowych; 10) opiniowanie umów Zleceniodawcy z kontrahentami w zakresie wymogów ubezpieczeniowych kontrahentów oraz wsparcie Zleceniodawcy na etapie przed zawarciem umowy z kontrahentem, m.in. w zakresie uzyskiwania wymaganych przez kontrahentów potwierdzeń spełnienia wymagań kontraktowych; 11) udostępnienie i wdrożenie, z udzieleniem na rzecz Zleceniodawcy odpowiednich licencji w zakresie praw własności intelektualnej, dokumentacji technicznej i przeszkolenie użytkowników systemu informatycznego umożliwiającego zarządzanie programami ubezpieczeniowymi, w szczególności w zakresie: bieżącej oraz historycznej kontroli programów ubezpieczeniowych (zawarte umowy, polisy, terminów ważności, terminów zapłaty składek, obsługi i likwidacji szkód etc., monitoringu dokumentacji ubezpieczeniowej kontrahentów (udokumentowanie weryfikacji dokumentacji przez Brokera, wydane opinie i rekomendacje, monitoring gwarancji ubezpieczeniowych, polis, certyfikatów, potwierdzeń opłacenia składek), wspomagania procesu likwidacji szkód, w zakresie zgłaszania szkód oraz bieżącego, monitorowania procesu likwidacji, w tym terminów i wysokości wypłacanych odszkodowań; 12) szczegółowe wymagania odnośnie systemu informatycznego o którym mowa powyżej określa załącznik nr 3 do Regulaminu; 13) nadzór nad przyjętym przez Zleceniodawcę rozwiązaniem ubezpieczeniowym, w tym w szczególności: ocenę funkcjonowania przyjętego modelu zarządzania ubezpieczeniami, ocenę stopnia adekwatności ubezpieczeń do zdarzeń losowych 4
objętych i nieobjętych umowami ubezpieczenia, informowanie Zleceniodawcy o zasadności zawarcia dodatkowych umów ubezpieczenia lub zmiany umów obowiązujących; 14) organizację i prowadzenie szkoleń, w tym z wykorzystaniem narzędzi e-learningowych, dla wyznaczonych przez Zleceniodawcę osób z zakresu ubezpieczeń, niezbędnych do wdrożenia i realizacji polityki i strategii ubezpieczeniowej Zleceniodawcy oraz postanowień Umowy. Szkolenia winny być przeprowadzane min. każdorazowo po zmianie umów ubezpieczeniowych lub procedur dot. obsługi ubezpieczeń; 15) dostarczanie danych benchmarkingowych z rynków światowych i polskich odnośnie obowiązujących stawek, trendów rynkowych w zakresie ubezpieczeń, aktualnego nastawienia ubezpieczycieli itp.; 16) monitoring i ocenę rynku ubezpieczeniowego oraz analizę zmian przepisów prawnych mogących wpłynąć na postanowienia umów ubezpieczenia Zleceniodawcy, doradztwo w zakresie nowych produktów ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych; 17) zapewnienie stałej opieki doradczej i operacyjnej, dotyczącej realizacji umów ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych; 18) opracowanie i rekomendowanie na zlecenie Zleceniodawcy koncepcji alternatywnych form zabezpieczenia lub transferu ryzyk ubezpieczeniowych w postaci powołania towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, związków wzajemności członkowskiej, captive ów 3. Dla uniknięcia wątpliwości, usługi, o których mowa w ust. 1-2 powyżej nie obejmują zawierania umów ubezpieczenia w imieniu lub na rzecz Zleceniodawcy. Ponadto, czynności pośrednictwa ubezpieczeniowego, o których mowa w ust. 1-2, nie obejmują ubezpieczeń społecznych. 4. Broker zapewni, że opracowana na podstawie niniejszej umowy Strategia Ubezpieczeniowa Miasta Poznania, programy ubezpieczeniowe oraz udostępnione narzędzia będą oryginalne i nie będą naruszać praw autorskich innych osób/podmiotów, w tym również będą wolne od wad prawnych i fizycznych, które mogłyby spowodować odpowiedzialność Zleceniodawcy. Ponadto Broker zapewni, że program ubezpieczeniowy i narzędzia nie będą naruszać żadnych praw osób trzecich oraz że prawa autorskie Brokera do programu ubezpieczeniowego i udostępnionych narzędzi informatycznych nie są ograniczone. 5. Broker oświadcza, że wszelkie utwory wykorzystywane przy wykonaniu programu ubezpieczeniowego, a które nie zostały dostarczone przez Zleceniodawcę lub osoby trzecie (np. urzędy), zostały stworzone przez Brokera i przysługują mu do nich wyłączne prawa autorskie. 6. Broker przekaże na rzecz Zleceniodawcy nieodpłatnie majątkowe prawa autorskie do Strategii oraz programów i ich wszystkich części składowych na wszystkich polach eksploatacji istniejących w chwili zawarcia umowy, w szczególności do: 5
a) w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu - wytwarzanie określoną techniką egzemplarzy utworu, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową; b) w zakresie obrotu oryginałem albo egzemplarzami, na których utwór utrwalono - wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy; c) w zakresie rozpowszechniania utworu w sposób inny niż określony w pkt b) - publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie utworu w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym. d) w zakresie obrotu oryginałem i egzemplarzami na których utwór utrwalono, w szczególności wprowadzania ich do obrotu, użyczenia, najmu lub dzierżawy, także jako fragmentu broszur, opracowań, książek i innych publikacji w formie papierowej bądź elektronicznej 7. Przeniesienie, o którym mowa w ust. 6 dotyczy także wszelkich wersji utworu dostarczonych przez Brokera, jak również powstałych w wyniku wykonywania przez Zleceniodawcę uprawnień, o których mowa w ust. 8 i nie jest ograniczone terytorialnie. 8. Broker wyraża zgodę na wykonywanie przez Zleceniodawcę lub inny wskazany przez niego podmiot autorskich praw osobistych do utworu, według potrzeb Zleceniodawcy wynikających z przyjętego przez niego sposobu rozpowszechniania utworu dla celów informacyjnych bądź komercyjnych, w szczególności na: a) dokonywanie koniecznych zmian i uzupełnień oraz rozpowszechnianie utworu w takiej postaci, b) decydowanie o rozpowszechnianiu całości lub części utworu, samodzielnie lub w połączeniu z innymi utworami, w tym plastycznymi lub literackimi, a także w ramach utworów audiowizualnych, c) dokonywanie wyboru sposobu oznaczania autorstwa utworu lub jego pomijania. 9. Z chwilą wydania utworu Zleceniodawcy, nieodpłatnie nabywa on prawo własności egzemplarza oraz nośników, na których utwór został utrwalony. 10. Na zasadach i w zakresie określonym Umową, Broker zobowiązuje się świadczyć usługi pośrednictwa ubezpieczeniowego na rzecz miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną oraz spółek z udziałem Miasta Poznania, które oświadczą Brokerowi, że chcą korzystać z usług Brokera z powołaniem się na treść niniejszego postanowienia Umowy i jej warunki. 11. W przypadku złożenia Brokerowi oświadczenia przez dowolną z miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną lub spółek z udziałem Miasta Poznania o chęci korzystania z usług Brokera, dana osoba prawna przystąpi do Umowy na mocy aneksu, o którym mowa poniżej i obejmie prawa i zobowiązania tożsame do praw i zobowiązań 6
Zleceniodawcy. Dotychczasowe Strony Umowy, które przystąpiły do Umowy przed przystąpieniem danej osoby prawnej, zobowiązują się zawrzeć stosowny aneks do Umowy, na mocy którego dana jednostka/ spółka przystąpi do Umowy. 12. Zastrzeżenie co do obowiązku świadczenia usług na rzecz miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną lub spółek z udziałem Miasta Poznania w przypadku złożenia stosownego oświadczenia przez dane jednostki nie może być odwołane przez żadną ze Stron przez okres obowiązywania Umowy. 13. Dla uniknięcia wątpliwości Zleceniodawca (tj. Miasto Poznań., miejskie jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną, spółki z udziałem Miasta Poznania, które przystąpiły do Umowy) nie ponosi odpowiedzialności wobec Brokera za to, że inne miejskie jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną lub spółki z udziałem Miasta Poznania nie oświadczą Brokerowi, że chcą korzystać z jego usług, ani za niewykonanie lub nienależyte wykonywanie wynikających z Umowy zobowiązań, które jednostki i spółki przyjmą w związku z oświadczeniem o chęci korzystania z usług Brokera i przystąpieniem do Umowy. Zleceniodawca nie będzie także ponosił odpowiedzialności wobec tych jednostek i spółek za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez Brokera usług określonych w Umowie na ich rzecz. 3 1. Umowa oparta jest na wzajemnym szczególnym zaufaniu Stron. 2. Wszelkie świadczenia wykonywane przez Brokera na rzecz Zleceniodawcy na podstawie niniejszej umowy są nieodpłatne. 3. Wynagrodzenie brokera stanowić będzie kurtaż brokerski wypłacany przez ubezpieczyciela wybranego przez Zleceniodawcę. 4. Broker zobowiązuje się do bezwzględnego przestrzegania zakazu konfliktu interesów ze Zleceniodawcą, w takim sensie, że oświadcza, iż on sam lub podmiot z nim powiązany, stowarzyszony lub będący z nim w grupie kapitałowej w rozumieniu Ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów (tj. Dz. U. z 2017r., poz. 229) nie będzie reprezentował i nie będzie działał na korzyść lub obsługiwał ubezpieczycieli, innych Brokerów (w tym zagranicznych) lub podmiotów z nimi powiązanych w związku z umowami ubezpieczeniowymi zawartymi przez Zleceniodawcę. 5. Broker zobowiązuje się do przedstawienia/przekazania na pierwsze żądanie Zleceniodawcy informacji o pełnym wynagrodzeniu już uzyskanym oraz tym, które ma zostać wypłacone przez ubezpieczycieli, z którymi Zleceniodawca zawarł umowy ubezpieczenia w związku z realizacją Umowy przez Brokera, w poszczególnych przetargach/ryzykach (łącznie z bonusami, wynagrodzeniem z tytułu pośrednictwa ubezpieczeniowego w zakresie reasekuracji, wynagrodzeniem za jakiekolwiek czynności związane z likwidacją szkód oraz za jakiekolwiek inne czynności pomocnicze dla ubezpieczycieli, innych brokerów, 7
czy podmiotów z nimi powiązanych) w kraju i za granicą. W przypadku przystąpienia do Umowy miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną lub spółek z udziałem Miasta Poznania Broker zobowiązany będzie przekazywać informacje, o których mowa powyżej tylko danemu Zleceniodawcy (tj. Miastu Poznań lub innej osobie prawnej nadzorowanej przez Miasto Poznań), z którego umowami ubezpieczenia informacje te będą związane. Zleceniodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji przekazanych przez brokera w zakresie wysokości kurtażu, która stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 6. Broker zobowiązuje się do udostępnienia Zleceniodawcy wszystkich materiałów (m.in. statystyk, procedur i procesów, szczególnie w zakresie raportowania i analiz ryzyka ubezpieczeniowego) sporządzanych dla celów realizacji przedmiotu Umowy. 4 1. Broker zobowiązuje się działać na rzecz Zleceniodawcy ze szczególną starannością zgodnie z przepisami prawa, zasadami uczciwego obrotu oraz zawodowej etyki brokerskiej. 2. Broker oświadcza, iż posiada aktualną, obowiązującą w okresie od dnia [ ] do dnia [ ], umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskich na sumę ubezpieczenia na kwotę. zł, potwierdzoną polisą nr [ ], której kopia stanowi Załącznik nr.. do Umowy i zobowiązuje się utrzymywać umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej przez cały okres obowiązywania Umowy. 3. Broker zobowiązuje się do przedkładania Zleceniodawcy dowodu kontynuowania umowy ubezpieczenia, o której mowa w ust. 2 powyżej (polisy ubezpieczeniowej) w pełnej wysokości i zakresie, na kolejny okres w terminie co najmniej 14 dni przed dniem zakończenia obowiązywania bieżącej umowy ubezpieczenia. 4. Broker jest zobowiązany do uzupełnienia ubezpieczenia do pełnej kwoty, o której mowa w ust. 2 w przypadku zmniejszenia sumy ubezpieczenia na skutek wypłaty odszkodowania. 5 1. Broker zobowiązuje się do zachowania tajemnicy zawodowej brokera i handlowej oraz do zachowania tajemnicy informacji poufnych. Wszelkie informacje uzyskane od Zleceniodawcy, a niezbędne do wykonania Umowy, w tym zawierania umów ubezpieczenia, będą przekazywane wyłącznie do zakładów ubezpieczeń. Wszelkie informacje związane z zawarciem oraz wykonaniem Umowy, są objęte tajemnicą i nie mogą być ujawniane jakimkolwiek osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Zleceniodawcy, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych prawem. 8
2. Pod pojęciem informacji objętych tajemnicą rozumie się w szczególności niepodane do publicznej wiadomości lub niedostępne publicznie informacje handlowe, techniczne, organizacyjne, finansowe oraz wszelkie inne wiadomości stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa danego Zleceniodawcy w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, tajemnicę ubezpieczeniową w rozumieniu przepisów ustawy o działalności ubezpieczeniowej oraz przepisów ustawy o pośrednictwie ubezpieczeniowym. 3. Obowiązek zachowania tajemnicy obowiązuje również po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy. 6 1. Broker może zlecać wykonywanie poszczególnych czynności brokerskich innemu brokerowi, pod warunkiem uzyskania uprzednio pisemnej zgody Zleceniodawcy. Za działania i zaniechania takiego brokera, Broker będzie odpowiadał wobec Zleceniodawcy na zasadzie art. 474 Kodeksu cywilnego. 2. Czynności brokerskie wyszczególnione w 2 ust. 2 Broker wykonuje zgodnie z art. 23 ustawy z 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz.U. z 2016r. poz. 2077 tj. z późn. zm.) wyłącznie przez osoby fizyczne spełniające wymogi przewidziane w art. 28 ust. 3 pkt 1 lit. a-g ww. ustawy. 3. Broker nie może, bez uprzedniej, pisemnej zgody Zleceniodawcy dokonywać cesji praw wynikających z Umowy. 7 1. Zleceniodawca zobowiązuje się współdziałać z Brokerem w zakresie objętym Umową, a w szczególności udostępnić mu niezbędne informacje, dane majątkowe i osobowe potrzebne do przygotowania programu ubezpieczeniowego, analizy ryzyk oraz do opracowania konkretnych wniosków (ofert) ubezpieczeniowych włącznie z danymi mającymi wpływ na kwotację taryfową poszczególnych rodzajów ubezpieczeń. 2. Zleceniodawca będzie przekazywał Brokerowi odpisy korespondencji prowadzonej z ubezpieczycielami w sprawie ochrony ubezpieczeniowej jego ryzyk. 3. Zleceniodawca będzie prowadził korespondencję z ubezpieczycielami w sprawach określonych w ust. 2 za pośrednictwem Brokera jako pełnomocnika. 8 1. Broker nie ponosi wobec Zleceniodawcy odpowiedzialności za kompleksowość i spójność programu ubezpieczeniowego, na który składają się umowy ubezpieczenia zawarte za pośrednictwem innego brokera (lub brokerów) i wyłącznie w szczegółowych zakresach, co do których Broker wskazał brak spójności i kompleksowego pokrycia ryzyk w wyniku przeprowadzenia analizy, o której mowa w 2. ust 2. Umowy. 9
2. W przypadku przejęcia przez Brokera administracji umowami ubezpieczenia zawartymi przez innych brokerów, Broker będzie odpowiedzialny wobec Zleceniodawcy za należyte wykonywanie bieżących obowiązków związanych z obsługą danej umowy ubezpieczenia, w szczególności zgłaszanie we właściwych terminach szkód oraz gromadzenie i administrowanie wymaganą dokumentacją. Zleceniodawca przekaże Brokerowi w terminie do 2 miesięcy od podpisania Umowy wykaz wszystkich trwających umów ubezpieczeniowych. 9 Strony będą dążyły do rozstrzygania sporów wynikających z Umowy lub mogących powstać w związku z jej wyeliminowaniem lub w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez Strony porozumienia lub niezawarcia ugody w ciągu 30 dni od otrzymania przez Stronę pisemnego wniosku o przeprowadzenie wzajemnych uzgodnień, tak powstały spór Strony poddają rozstrzygnięciu sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zleceniodawcy. 10 1. Umowa jest zawarta na okres 60 (słownie: sześćdziesięciu) miesięcy, tj. do dnia [ ] do dnia [. ], z zastrzeżeniem 10 ust 2. 2. Okres obowiązywania Umowy może zostać przedłużony przez Zleceniodawcę o kolejne 36 (słownie: trzydzieści sześć) miesięcy, o czym Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Brokera w terminie do 3 (słownie: trzech) miesięcy przed upływem terminu przewidzianego w 10 ust. 1 Umowy. 3. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę na piśmie z zachowaniem sześciomiesięcznego okresu wypowiedzenia, z zastrzeżeniem że Broker zobowiązuje się nie wypowiadać Umowy w trybie przewidzianym w zdaniu poprzedzającym przed upływem terminu przewidzianego w 10 ust. 1 Umowy. W przypadku naruszenia powyższego zobowiązania i wypowiedzenia przez Brokera Umowy w stosunku do dowolnego Zleceniodawcy, Broker zapłaci temu Zleceniodawcy karę umowną w wysokości określonej w 10 ust 5. Uprawnionym do wypowiedzenia lub rozwiązania Umowy ( także w stosunku do wszystkich poszczególnych Zleceniodawców miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną i spółek z udziałem Miasta Poznania, które przystąpiły do Umowy) jest Miasto Poznań. 4. Niezależnie od powyższych postanowień, z zastrzeżeniem ust. 6, Miasto Poznań oraz każda z miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną i spółek z udziałem Miasta Poznania, która przystąpiła do Umowy, będą uprawnione do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na dzień otrzymania przez Brokera stosownego oświadczenia o wypowiedzeniu, w przypadku: a) gdy pomimo wezwania przez danego Zleceniodawcę wraz z wyznaczeniem dodatkowego 14-dniowego terminu na usunięcie określonego w wezwaniu naruszenia 10
Umowy, Broker nadal nie wykonuje lub nienależycie wykonuje określone w wezwaniu zobowiązania wynikające z Umowy; b) gdy Broker odmówi świadczenia usług brokerskich na rzecz dowolnej z miejskich jednostek organizacyjnych posiadających osobowość prawną lub spółki z udziałem Miasta Poznania, które złożyły Brokerowi stosowne oświadczenie i z którymi został podpisany aneks, stosownie do 2 ust. 10. i 11. Umowy. 5. W przypadku odstąpienia lub wypowiedzenia Umowy przez dowolnego Zleceniodawcę na podstawie 10 ust 3 lub ust 4 lit.a,b Broker zapłaci danemu Zleceniodawcy karę umowną w wysokości 200 000 zł. 6. Wypowiedzenie Umowy przez dowolnego Zleceniodawcę (tj. Miasto Poznań lub miejską jednostkę organizacyjną posiadającą osobowość prawną albo spółkę z udziałem Miasta Poznania, które przystąpiły do Umowy) nie będzie miało wpływu na obowiązywanie Umowy pomiędzy Brokerem a pozostałymi Zleceniodawcami, którzy nie wypowiedzieli Umowy. 7. Broker zobowiązuje się do zwrotu Zleceniodawcy udzielonych mu pełnomocnictw, dokumentów i innych otrzymanych materiałów najpóźniej z chwilą upływu okresu wypowiedzenia. Dla uniknięcia wątpliwości, w razie wypowiedzenia Umowy przez dowolną ze Stron, Zleceniodawca nie będzie zobowiązany do zwrotu Brokerowi wydatków, które Broker poczynił w celu należytego wykonania Umowy, ani do naprawienia szkody, nawet jeżeli wypowiedzenie nastąpi bez ważnego powodu. 8. Na żądanie Zleceniodawcy oraz w przypadku rozwiązania Umowy, Broker w terminie 30 dni roboczych od dnia wezwania bądź rozwiązania Umowy, przekaże danemu Zleceniodawcy na nośniku elektronicznym wszystkie dane dotyczące tego Zleceniodawcy, które w czasie obowiązywania niniejszej Umowy umieszczone zostały w systemie, o którym mowa w 2 ust 2 lit. b pkt.11 Umowy oraz złoży pisemne oświadczenie, że cały zbiór danych zostanie zabezpieczony w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych, a wszystkie dokumenty, notatki, opinie, raporty mające postać papierową zostaną zdeponowane w zabezpieczonym, archiwum, a kopie elektroniczne na wydzielonym, zabezpieczonym dysku, do którego dostęp posiada jedynie Zarząd Brokera i Administrator Bezpieczeństwa Informacji Brokera. Broker zobowiązuje się niezwłocznie przesłać danemu Zleceniodawcy protokół z dokonania powyższych czynności. Dane zostaną udostępnione w postaci plików płaskich z deliminacją przecinkiem lub średnikiem. 9. Pełnomocnictwa niezbędne do zakończenia prowadzonych postępowań odszkodowawczych na rzecz Zleceniodawcy, rozpoczętych w trakcie obowiązywania Umowy i niezakończonych w czasie jej rozwiązania lub wygaśnięcia, Broker zwróci niezwłocznie po ich zakończeniu ostateczną decyzją ubezpieczyciela w przedmiocie odszkodowania. 11
11 1. Funkcję administratora danych w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. 2016 r., poz. 922) zwana dalej ustawą, w zakresie danych przetwarzanych z wykorzystaniem systemu informatycznego do zarządzania ubezpieczeniami, pełni Broker. 2. Broker oświadcza, iż: a) spełnia wszelkie wymogi określone w ustawie oraz w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 100, poz. 1024). W szczególności: opracował politykę bezpieczeństwa oraz instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych, stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, do przetwarzania danych dopuszczone są wyłącznie osoby posiadające imienne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i posiadające odpowiednią wiedzę z zakresu ochrony danych osobowych; b) dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie w celach związanych z wykonywaniem czynności brokerskich, w szczególności takich jak: przeprowadzanie czynności przygotowawczych do likwidacji szkód, kompletowanie dokumentacji wymaganej przez ubezpieczyciela, udział w oględzinach szkód, terminowe zgłaszanie roszczeń do ubezpieczyciela w imieniu Zleceniodawcy, współpracę ze Zleceniodawcą przy formułowaniu roszczeń odszkodowawczych oraz pism odwoławczych. 3. Zleceniodawca w imieniu i na rzecz Brokera, nadaje dostęp do systemu informatycznego do zarządzania ubezpieczeniami i przetwarza dane osobowe z wykorzystaniem tego systemu wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do wykonania Umowy. 4. Na podstawie art. 31 ustawy, wykonywanie czynności o jakich mowa w ust.3 oznacza, iż Broker powierza przetwarzanie danych osobowych Zleceniodawcy, a Zleceniodawca to powierzenie przyjmuje. 5. Strony ustaliły, iż upoważnienia do przetwarzania powierzonych danych, osobom dopuszczonym do przetwarzania przez Zleceniodawcę, nadawać będzie każdorazowo Zleceniodawca lub osoba przez niego upoważniona pisemnie. 6. Zarówno Zleceniodawca jak i Broker zobowiązują się do przetwarzania danych osobowych w celu prawidłowego wykonania Umowy zgodnie z ustawą i przepisami wykonawczymi, a także od 25 maja 2018 roku zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z 12
przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. 7. Szczegółowe kwestie dotyczące ochrony danych osobowych nie uregulowane w niniejszym paragrafie zostaną ustalone pomiędzy stronami na piśmie w odrębnym dokumencie w terminie 2 miesięcy od podpisania umowy. 12 Wszelkie zmiany Umowy wymagają, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej. Dla uniknięcia wątpliwości, zmiana Umowy wymaga zawarcia aneksu przez wszystkie Strony, tj. także miejskie jednostki organizacyjne posiadające osobowość prawną i spółki z udziałem Miasta Poznania, które przystąpiły do Umowy. 13 1. W sprawach nieuregulowanych Umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, zwłaszcza przepisy tego kodeksu o zleceniu (art. 734 i następne), przepisy ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o działalności ubezpieczeniowej oraz ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym. 2. Umowa ma charakter jawny i może być udostępniana przez Zleceniodawcę w trybie dostępu do informacji publicznej. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej Strony. 14.. podpis Brokera.. podpis Zleceniodawcy 13