Zarządzenie nr 93/ 2011 z dnia 12 października 2011 r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego w sprawie realizacji Projektu pt.: Matematyka podstawą sukcesu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, ze zm.), w związku z listą rankingową MNiSW konkursu 1/POKL/4.1.2/2011 nr KSI 214 z dnia 14 czerwca 2011 r., zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu UŚ z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych zarządza się, co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Przedmiotem zarządzenia są zasady realizacji Projektu pt.: Matematyka podstawą sukcesu, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach, zwanym dalej Uniwersytetem. 3. Nadrzędnym dokumentem jest wzór umowy w ramach konkursu 1/POKL/4.1.2/2011, a po podpisaniu umowa o dofinansowanie Projektu pomiędzy Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego -,,Instytucją Pośredniczącą a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach - Beneficjentem, zwana w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu Projekt realizowany jest zgodnie z: 2 1) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora UŚ z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych; 2) przepisami niniejszego zarządzenia. 1
III. Zarządzanie Projektem 3 W celu prawidłowej realizacji Projektu powołuje się na okres od dnia 1 października 2011 r. do dnia 30 listopada 2014 r. Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 4 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor; 5) Dziekan Wydziału Matematyki, Fizyki i Chemii. 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z członkami Zespołu Wykonawczego Projektu, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Zespół Wykonawczy Projektu. 6 1. W skład Zespołu Wykonawczego Projektu wchodzą: 1) Koordynator realizacji Projektu; 2) Kierownik ds. administracyjnych; 3) Specjalista ds. organizacji zajęć dydaktycznych; 4) Specjalista ds. organizacji staży; 5) Pracownik odpowiedzialny za wypłatę stypendiów; 6) Specjalista ds. rozliczeń i obsługi finansowej. 2. Do zadań członków Zespołu Wykonawczego Projektu należy: 1) Koordynator realizacji Projektu - do jego obowiązków należy w szczególności: a) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie oraz organizowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i wskaźnikami, 2
b) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z aktualnie obowiązującymi wytycznymi Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), c) kontrola jakości i terminowości realizowanych zadań, d) nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, e) nadzorowanie i koordynowanie pracy Zespołu Wykonawczego Projektu, f) wnioskowanie o zatrudnienie osób w celu realizacji zadań Projektu, o zawarcie aneksu do istniejącego stosunku pracy, przyznanie dodatku uczelnianego, g) akceptacja zapotrzebowań na dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu, h) nadzorowanie zgodności kosztów i wydatków z wnioskiem o dofinansowanie Projektu, i) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu, j) potwierdzanie dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu, k) zatwierdzanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu, z zastrzeżeniem 9 ust. 2, l) niezwłoczne informowanie na piśmie Dział Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach w realizacji Projektu, m) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów), n) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu z Działu Projektów, Dyrektorowi ds. Projektów lub jego Zastępcy oraz Kwestorowi, o) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora UŚ z dnia 13 lipca 2011 r.); 2) Kierownik ds. administracyjnych do jego obowiązków należy w szczególności: a) nadzorowanie zasadności i terminowości realizacji dostaw i usług w ramach Projektu, b) organizacja poszczególnych zadań w Projekcie, w tym organizacja i kontrola nad usługami zlecanymi, c) zarządzanie realizacją Projektu w przypadku nieobecności Koordynatora realizacji Projektu, d) prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w Projekcie, w tym nadzór nad organizacją serwisu WWW Projektu, e) sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zatrudnionych w Projekcie oraz przygotowywanie rachunków do tych umów, f) przygotowywanie wniosków o dodatki uczelniane, g) przygotowywanie wzorów kart czasu pracy/rejestr zadań i ich ewidencjonowanie, h) opisywanie dowodów księgowych dokumentujących koszty i wydatki poniesione w ramach Projektu, i) gromadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu, w tym ewidencji beneficjentów ostatecznych, 3
j) sporządzanie PEFS, k) monitoring i kontrola Projektu oraz niezwłoczne informowanie (e-mail lub notatka służbowa) Koordynatora realizacji Projektu o potencjalnych zagrożeniach w realizacji Projektu, l) opracowywanie kluczowych dokumentów związanych z realizacją Projektu (w tym: regulaminów, formularzy, dokumentów związanych z organizacją promocji Projektu), m) aktualizacja narzędzia monitoringowego, określanego przez Dział Projektów za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel, n) udział w komisji przyznającej stypendia naukowe dla studentów; 3) Specjalista ds. organizacji zajęć dydaktycznych - do jego obowiązków należy prowadzenie spraw związanych z organizacją zajęć dydaktycznych w ramach Projektu; 4) Specjalista ds. organizacji staży - do jego obowiązków należy prowadzenie spraw związanych z organizacją staży w ramach Projektu; 5) Pracownik odpowiedzialny za wypłatę stypendiów - do jego obowiązków należy sporządzanie list stypendialnych; 6) Specjalista ds. rozliczeń i obsługi finansowej - do jego obowiązków należy: a) bieżąca kontrola wydatkowania, budżetu i kwalifikowalności wydatków, b) koordynacja procesu weryfikacji zgromadzonych danych i wprowadzenia ich do generatora wniosków płatniczych, c) wykonywanie zestawień dla potrzeb Projektu i prowadzenie sprawozdawczości. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, członkowie Zespołu Wykonawczego Projektu ściśle współpracują z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej oraz wydziałowej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Matematyki, Fizyki i Chemii, którego władze zobowiązane są do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Regulaminy 9 1. Regulaminy naboru i rekrutacji beneficjentów ostatecznych oraz inne regulaminy lub formularze niezbędne do realizacji zadań Projektu, opracowuje Kierownik ds. administracyjnych, w uzgodnieniu z Koordynatorem realizacji Projektu i właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 2. Regulaminy i formularze na wniosek Koordynatora realizacji Projektu zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. 4
V. Zasady zatrudniania i wynagradzania w Projekcie 10 1. Zatrudnienie pracowników w Projekcie następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365, ze zm.); ustawą z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94, ze zm.); zasadami i trybem określonym w Statucie Uniwersytetu Śląskiego; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, ze zm.). 2. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie oraz aktualnie obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, z zastrzeżeniem ust. 3. 3. W przypadku pracowników Uniwersytetu wysokość wynagrodzeń musi być ponadto zgodna z rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 22 grudnia 2006 r. w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej (Dz. U. Nr 251, poz. 1852, ze zm.). 4. Wprowadza się następujące formy zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób zaangażowanych w realizację Projektu: 1) w ramach istniejącego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu, o ile nie wpływa to negatywnie na realizację bieżących zadań jednostki poprzez zawarcie aneksu do umowy o pracę / do aktu mianowania; 2) nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem Uniwersytetu w niepełnym wymiarze czasu pracy, na czas realizacji Projektu w innym charakterze (praca rodzajowo różna) niż aktualnie wykonywanym; 3) nawiązanie stosunku pracy z osobami zatrudnionymi wyłącznie w celu wykonywania zadań związanych z realizacją Projektu, a niebędącymi pracownikami Uniwersytetu; 4) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, ze zm.) w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 5) przyznanie dodatku uczelnianego. 5. Zatrudnienie pracownika w ramach tzw. osobowego funduszu płac lub zawarcie umowy cywilnoprawnej następuje na wniosek Koordynatora realizacji Projektu, działającego w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. 5
VI. Zasady realizacji dostaw i usług 11 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie. 2. Każdy wniosek o zakup musi zawierać nr zadania, nr podzadania i opis zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisany przez Koordynatora realizacji Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu. VII. Zasady podziału kosztów pośrednich 12 Koszty pośrednie w wysokości określonej w umowie o dofinansowanie Projektu 5%, rozliczane są zgodnie z zasadami ustalonymi zarządzeniem nr 13 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 marca 2010 r. w sprawie zasad ustalania i rozliczania kosztów pośrednich na poszczególne rodzaje działalności oraz utrzymania domów i stołówek studenckich w Uniwersytecie Śląskim, ze zm. VIII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z Projektem 13 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie do dnia 31 grudnia 2020 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach programowych, umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r. (ze zmianą wprowadzoną zarządzeniem nr 93 Rektora UŚ z dnia 18 października 2010 r.). 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo PO KL oraz flagą Unii Europejskiej, z odwołaniem do Unii Europejskiej i Europejskiego Funduszu Społecznego, segregatorach i teczkach, a materiały informacyjno-promocyjne powinny zawierać hasło Człowiek najlepsza inwestycja. 6
IX. Zakaz zbycia aktywów 14 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1 sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. 3. Aktywa związane z realizowanym Projektem podlegają inwentaryzacji w sposób i terminach określonych przepisami Instrukcji w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim, stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 57 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 21 lipca 2011 r. w sprawie zasad przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów w Uniwersytecie Śląskim. X. Ochrona danych osobowych 15 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie Projektu. 2. Powierza się Koordynatorowi realizacji Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. XI. Postanowienia końcowe 16 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 października 2011 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 7