Ogólne warunki realizacji kolportażu. obowiązujące od 20.02.2017 r. Zleceniodawcą jest zamawiający usługę kolportażu, a Zleceniobiorcą marketingserwis.pl Jerzy Zawirski z siedzibą w Tarnowie przy ul. Narutowicza 22, o numerze NIP 873-121-50-15. 1 1. Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca zobowiązuje się wykonać kolportaż ulotek/gazetek na zasadach określonych niniejszych ogólnych warunkach współpracy. 2. Kolportaż uważa się za dokonany, jeżeli ulotka została umieszczona w euroskrzynce lub innym widocznym i łatwo dostępnym miejscu (szczególnie dostępne koszyki na reklamy), a w domkach jednorodzinnych na bramce danej posesji, a w szczególności w skrzynce korespondencyjnej, jeśli jest dostępna na gordzeniu. W miejscach gdzie nie można kolportować gazetek w sposób powyższy, kolporter Zleceniobiorcy ma obowiązek to zanotować w raporcie z kolportażu. 3. Zleceniodawca pozostaje właścicielem ulotek do chwili rozpoczęcia kolportażu. Przez rozpoczęcie kolportażu rozumieć należy moment wydania ulotek Kolporterom przez Zleceniobiorcę, w dniu oznaczonym przez Zleceniodawcę. 4. Zleceniobiorca będzie informował Zleceniodawcę o wszelkich problemach pojawiających się w trakcie kolportażu. 5. Za wszystkie ewentualne szkody powstałe po odebraniu ulotek, w tym zagubienie, zniszczenie, zmianę treści ulotek, odpowiedzialność materialną ponosi Zleceniobiorca. 6. Każda akcja kolportażowa realizowana jest na bazie zamówienia szczegółowego (załącznik nr 2). Zamówienie określa termin kolportażu, nakład ulotek, rejony kolportażu, ustaloną cenę netto. Termin przeprowadzenia akcji kolportażowej będzie ustalany przy każdym zamówieniu. Zawsze materiał reklamowy zostanie przekazany do kolportażu minimum 24 godziny przed planowaną akcją. 2 Zamawiający będzie składał zamówienia szczegółowe na adres e-mail Zleceniobiorcy, przynajmniej na trzy dni robocze przed planowanym kolportażem, zgodnie z wzorem zamówienia określonym w załączniku nr 2. 3 1. Strony ustalają stawkę wynagrodzenia za kolportaż każdorazowo w chwili przyjęcia zamówienia szczegółowego. 2. Zleceniodawca zobowiązuje się zapłacić Zleceniobiorcy wynagrodzenie w ustalonej kwocie, w terminie określonym na fakturze VAT za kolportaż, nie później jednak jak przed rozpoczęciem kolejnego kolportażu. W przypadku pierwszych przynajmniej trzech zleceń od nowego klienta pobierana jest przedpłata. Od przeterminowanych płatności naliczane są odsetki. 3. Zleceniodawca upoważnia Zleceniobiorcę do wystawienia faktury VAT bez podpisu Odbiorcy i dopuszcza przesłanie jej pocztą e-mail. 4. Zleceniobiorca ma prawo nie realizować zlecenia kolportażu, jeżeli Zleceniodawca nie wywiązał się jeszcze z płatności za poprzednie akcje kolportażowe. W takim przypadku Zleceniobiorca ze skutkiem natychmiastowym może odstąpić od umowy. 5. Zleceniodawca zobowiązuje się do niekorzystania (w szczególności zawierania umów o kolportaż materiałów reklamowych) w okresie obowiązywania niniejszej umowy jak i po jej wygaśnięciu, z usług podmiotów i osób współpracujących ze Zleceniobiorcą, w szczególności, 1
ale nie wyłącznie wykonujących w imieniu Zleceniobiorcy, czynności wchodzące w zakres niniejszej umowy, bez pośrednictwa i wyraźnej pisemnej zgody Zleceniobiorcy. 6. Zleceniodawca zobowiązany jest do nieujawniania tajemnicy przedsiębiorstwa Zleceniobiorcy w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (np. stosowane ceny, zamierzona i zrealizowana wielkość zamówień) oraz wszelkich innych informacji, które zostały przekazane Zleceniodawcy lub, o których dowiedział się on w związku z realizacją zamówienia, w szczególności: a) informacje dotyczące działalności handlowej Zleceniobiorcy i jego Klientów, b) informacje dotyczące organizacji pracy, c) informacje dotyczące ilości punktów adresowych i rejonów przekazanych Zleceniodawcy, d) informacji dotyczących planów dystrybucji wykonanych dla Zleceniodawcy, e) wszelkie informacje przekazane w jakikolwiek sposób (np. e-mailem, faksem, telefonicznie) dotyczące zasad, trybu, sposobu kolportażu materiałów reklamowych, f) wzory dokumentów przekazane Zleceniodawcy, a wykorzystywane w procesie kolportażu materiałów reklamowych. 4 Strony ustalają następujące zasady kontroli należytego wykonania kolportażu przez Zleceniobiorcę: 1. Zleceniobiorca zobowiązuje się do prowadzenia kolportażu z zachowaniem pełnej staranności, zgodnie ze szczegółowym planem kolportażu. 2. Tryb i formę wspólnej kontroli określa Załącznik nr 1 (załącznik nr 1 Tryb przeprowadzenia wizji lokalnej ). 5 1. Po zakończeniu kolportażu w danej miejscowości, Zleceniobiorca sporządza raport z przeprowadzonej akcji. 2. W 24 godziny od zakończenia kolportażu w danej miejscowości można przeprowadzić kontrolę jakości kolportażu. Kontrola może być przeprowadzona wspólnie przez Zleceniodawcę i Zleceniobiorcę, której tryb i formę określa Załącznik nr 1. 3. Za należyte wykonanie kolportażu uważa się 90% wskaźnik pozytywnych odpowiedzi wśród lokalizacji objętych kontrolą na terenie miasta, a wyszczególnionych na Raportach dostarczonych przez przedstawiciela Zleceniobiorcy. 4. W przypadku stwierdzenia przez Zleceniodawcę w oparciu o wyniki kontroli przeprowadzonej wg Załącznika nr 1 do niniejszej umowy, skuteczności mniejszej od zakładanych 90% w danym mieście, wynagrodzenie za kolportaż ulotek w tym mieście, pomniejsza się o 1% za każdy 1% mniejszej skuteczności od 90%. Opóźnienie kontroli z winy Zleceniodawcy o każde 24 godziny od planowanego terminu kontroli, powoduje obniżenie wymaganego wskaźnika pozytywnych odpowiedzi o 10%. 5. Jeżeli jest taka możliwość, Zleceniobiorca może na własny koszt poprawić błędy w kolportażu, po wcześniejszym uzgodnieniu ze Zleceniodawcą. 6. Jedyną przyczyną obniżenia wartości wynagrodzenia za kolportaż zlecony przez Zleceniodawcę, są negatywne wyniki protokołu ze wspólnej kontroli kolportażu z obliczonym wskaźnikiem skuteczności. Ewentualne reklamacje muszą zostać zgłoszone na piśmie przez Zleceniodawcę najpóźniej do 48 godzin od faktycznego zakończenia kolportażu, przewidzianego w zleceniu. 7. Obowiązkiem Zleceniodawcy jest niezwłoczne powiadamianie Zleceniobiorcy o wszelkich sygnałach napływających do Zleceniodawcy i mogących świadczyć o złym wykonaniu kolportażu lub porzuceniu ulotek. Sygnały te należy sprawdzić komisyjnie. 2
8. Zleceniodawca lub jego przedstawiciel, rezygnując z przeprowadzenia kontroli w dniu wskazanym przez Zleceniobiorcę, automatycznie uznaje kolportaż za przeprowadzony poprawnie i zobowiązany jest do zapłaty całej wartości przewidzianego w zamówieniu wynagrodzenia. 6 W sprawach nie uregulowanych w niniejszej umowie stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 7 Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 8 Niniejszą umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. 9 Wszelkie spory mogące wyniknąć z niniejszej umowy rozpatrywać będzie Sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy. Zleceniodawca Zleceniobiorca...... 3
Załącznik nr 1. Tryb przeprowadzania wizji lokalnej. 1. Kontrola przeprowadzona jest w formie wizji lokalnej, w ramach danego sektora, w każdym z miast lub całych miejscowościach. 2. W kontroli bierze udział przedstawiciel Zleceniobiorcy i Zleceniodawcy. Przedstawiciel Zleceniodawcy wyznacza lokalizacje do kontroli. 3. Kontrolę przeprowadza się w sektorach i miejscowościach, w których zakończył się kolportaż, nie później jednak niż 24 godziny po zakończeniu kolportażu. Przyjmuje się, iż dniem kontroli będzie czwartek, jeśli dniami kolportażu będą wtorek i środa. Dopuszcza się przeprowadzenie kontroli już w środę jeśli zostanie wcześniej zakończony kolportaż. Informuje o tym Zleceniobiorca, który zapewnia samochód własny do kontroli, lub w przypadku braku takiego pokrywa koszt taksówki. Opóźnienie z winy Zleceniodawcy kontroli o każde 24 godziny od planowanego terminu kontroli, powoduje obniżenie wymaganego wskaźnika pozytywnych odpowiedzi o 10%. 4. Wyniki raportu z kontroli są, w świetle niniejszej umowy, jedyną przyczyną do złożenia reklamacji w odniesieniu do zakończonego kolportażu. 5. W kontrolowanym sektorze należy sprawdzić adresy, gdzie udało się dostarczyć ulotkę Zleceniodawcy. Informują o tym raporty z kolportażu, dostarczone przed kontrolą przez przedstawiciela Zleceniobiorcy. Raporty mają być dostarczone w dniu zakończenia dystrybucji, przed rozpoczęciem kontroli. Raporty muszą obowiązkowo zawierać adnotacje gdzie gazetki udało się dostarczyć, gdzie nie udało się Kolporterowi wejść do bloków/klatek, bądź gdzie gazetki na żądanie administracji były zostawione na skrzynkach lub w specjalnych koszykach na reklamy. 6. Aby sprawdzić czy kolportaż w danym sektorze lub miejscowości przebiegł prawidłowo w poszczególnych miejscowościach lub sektorach należy skontrolować odpowiednią ilość adresów (kontakt bezpośredni z mieszkańcami poprzez zadanie pytania: Czy Pan(i) otrzymał(a) ulotkę oraz okazanie kolportowanej ulotki. W ankiecie uwzględniane będą tylko odpowiedzi TAK lub NIE. Nie uwzględniane będą odpowiedzi Nie wiem, Nie pamiętam itp. 7. W kontroli operujemy nazwami: lokalizacja i adres!!! Na raporcie z kontroli zaznaczana jako 1 lub 0 są nie pojedyncze adresy mieszkalne, ale lokalizacje. Lokalizacją jest: - ulica domków jednorodzinnych - 1 blok, jeśli posiada on 2 klatki schodowe - 1 klatka schodowa, gdy blok ma więcej niż 2 klatki schodowe (jeśli np. mamy blok 4- piętrowy, który ma 8 klatek, to można w nim sprawdzić 2 lub 3 lokalizacje) W danej lokalizacji sprawdzane są standardowo 3 adresy mieszkalne! - Jeśli w dwóch lub trzech mieszkaniach są odpowiedzi Tak, dostałem ulotkę, to na raporcie wpisywana jest lokalizacja, np. Oś. Szkolne 24 (klatka 1) wynik 1-pozytywny. - Jeśli w tejże lokalizacji w dwóch lub trzech mieszkaniach są odpowiedzi Nie, nie dostałem ulotki, to na raporcie z kontroli wpisywana jest lokalizacja, np. Oś.Szkolne 24 (klatka 1) wynik 0-negatywny. - UWAGA! Jeśli jednak w takiej lokalizacji chociaż jedna osoba pytana pokaże ulotkę, to uznajemy taką lokalizację jako 1-pozytywna. 4
8. Gazetki/ulotki można zostawiać na skrzynce pocztowej tylko w przypadku gdy widnieje pisemny nakaz administracji danego budynku, że tak należy postąpić - musi to być zanotowane na raporcie od Kolportera - jeśli nie zostało to odnotowane w raporcie od Kolportera albo nie ma pisemnego nakazu administracji, to taką lokalizacje uznaje się jako 0 9. Łączna liczba lokalizacji do kontroli wynosi: - Od 10 do 20 jeśli w danym mieście kolportowane jest do 30 000 ulotek - miasto małe - Od 20 do 40 jeśli w danym mieście kolportowane jest od 30 000 do 100 000 ulotek - miasto średnie - Od 30 do 50 jeśli w danym mieście kolportowane jest od 100 000 ulotek - miasto duże 10. Po kontroli obydwie strony spisują wspólny protokół z wnioskami o kolportażu. Wzór protokołu posiada przy sobie przedstawiciel Zleceniobiorcy. 11. Zleceniobiorca ma obowiązek poinformować Zleceniodawcę o rozpoczęciu akcji dystrybucyjnej i jej planowanym zakończeniu, umawiając się jednocześnie na wspólną kontrolę. Zleceniobiorca informuje na bieżąco Zleceniodawcę o postępie w procesie kolportażu i udostępnia dane teleadresowe do swoich Przedstawicieli w każdym z miast. 12. Zleceniodawca ma obowiązek oddelegować do kontroli któregoś z pracowników. Jeżeli tego nie zrobi kontrolę przeprowadza tylko Zleceniobiorca, a wyniki jego kontroli są obowiązujące. W takiej sytuacji Przedstawiciel Zleceniodawcy podpisuje oświadczenie o zaniechaniu kontroli na własne życzenie. 13. Kontrolę komisyjną uważa się za odbytą w danym sektorze lub miejscowości jeśli będą obecne obydwie strony i tylko jej wyniki mogą spowodować jakiekolwiek roszczenia ze strony Zleceniodawcy. Kontrolę komisyjną uważa się również za odbytą z udziałem Zleceniodawcy, jeśli z przyczyn leżących po jego stronie nie bierze on udziału w przeprowadzanej kontroli. 14. Na życzenie każdej ze stron kontrola może być powtórzona celem wyjaśnienia ewentualnych niejasności, nie później jednak niż w 24 godziny po pierwszej kontroli. 5
Załącznik nr 2 Wzór zamówienia Z A M Ó W I E N I E N A K O L P O R T A Ż dla marketingserwis.pl Jerzy Zawirski 33-100 Tarnów, ul. Narutowicza 22, NIP 8731215015 Zamawiający (dane do faktury) Nazwa:.................................................................. Adres:.................................................................. NIP:.............................. Osoba do kontaktu:.............................. tel.:.............................. e-mail:.............................. Kolportaż Miasto(a) kolportażu:............... Ilość druków:................ Rodzaj druku: ulotka / gazetka / inne * :............ waga (jeśli powyżej 50g/szt.):...... Planowana data wykonania kolportażu od:............... do:............... planowana data jest tylko sugestią i wymaga potwierdzenia przez zleceniobiorcę Ustalona cena netto:.................. (jeśli nie była wcześniej ustalona zostanie przesłana przed realizacją) Inne usługi Chcę zamówić projekt graficzny TAK / NIE * Chcę zamówić druk TAK / NIE * Odbiór Miejsce odbioru materiałów reklamowych (nazwa i adres sklepu/biura):.................... Osoba odpowiedzialna za przekazanie materiałów (jeśli inna niż osoba do kontaktu):........................................... tel.:................................ Osoba odpowiedzialna za kontrolę (jeśli inna niż osoba do kontaktu):.......................................... tel.:................................ Uwagi: Zapoznałem/am się i akceptuję załączone ogólne warunki współpracy............................................................. pieczęć i podpis data *) zakreśl właściwe 6