Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 801 Prezydenta Miasta Sosnowca z dnia 8.08.2017 roku. PROCEDURA DOTYCZĄCA UDOSTĘPNIANIA SALI KONCERTOWEJ PRZY ZESPOLE SZKÓŁ MUZYCZNYCH W SOSNOWCU UL. WAWEL 2 Opracował: E. Janczur K. Zaporowska Zatwierdził: Prezydent Miasta Sosnowca Data sporządzenia: Zarządzeniem Nr 801 z dnia 8.08.2017 r 20170727
I. CEL PROCEDURY: Procedura określa zasady udostępniania Sali Koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu przy ul. Wawel 2 podmiotom trzecim. II. OBSZAR STOSOWANIA PROCEDURY: Procedura określa zasady wyboru i udostępniania Sali Koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu przy ul. Wawel 2 podmiotom trzecich w zakresie organizacji wydarzeń artystycznych. III. DEFINICJE UŻYTE W PROCEDUŻE. Sala Koncertowa lub Sala Sala Koncertowa przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu zlokalizowana przy ulicy Wawel 2 w Sosnowcu, Wydarzenie oznacza każde wydarzenie artystyczne niekomercyjne organizowane przez Organizatora na Sali Koncertowej w szczególności: recitale wokalno instrumentalne (np. opera, operetka, musical, itp.) z akompaniamentem fortepianu, zespołu kameralnego, orkiestry, koncerty interpretacji ruchowej muzyki oraz występy taneczne, warsztaty i konkursy muzyczne, recitale muzyczne w połączeniu z projekcjami multimedialnymi, sztuki teatralne i scenki aktorskie z akompaniamentem muzyki na żywo, audycje muzyczne, pod warunkiem iż realizacja jest dopuszczalna przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa Rzeczpospolitej Polskiej, statut Zespołu Szkól Muzycznych oraz jest zgodna z zasadami realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 20072013, Organizator podmiot dokonujący rezerwacji Sali Koncertowej, w celu zorganizowania wydarzenia, Zarządca/ zarządca obiektu jednostka budżetowa Gminy Sosnowiec Zespoł Szkół Muzycznych w Sosnowcu przy ul. Wawel 2. Uczestnik oznacza każdą osobę biorącą udział w wydarzeniu (niezależnie od pełnionej przez nią roli i funkcji), Porozumienie o współpracy oznacza pisemne porozumienie o współpracy zawarte pomiędzy Gminą Sosnowiec Zespołem Szkół Muzycznych w Sosnowcu w imieniu, którego działa Dyrektor Szkoły a Organizatorem wydarzenia, którego przedmiotem jest udostępnienie Sali Koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych na potrzeby zorganizowania wydarzenia. IV. ZASADY OGÓLNE. 1. Udostępnienie Sali Koncertowej może nastąpić tylko w celu zorganizowania wydarzenia zgodnego z zwartym porozumieniem o współpracy. 2. O udostępnienie Sali Koncertowej mogą ubiegać się podmioty charakterze niekomercyjnym: placówki oświatowe, organizacje społeczne, stowarzyszenia, fundacje, lokalni artyści, placówki kultury. 3. Zespół Szkół Muzycznych w Sosnowcu jako zarządca obiektu nie ponosi odpowiedzialności za program, przebieg i merytoryczną zawartość wydarzenia, oraz za dobór i skład uczestników, a w szczególności za treści, materiały i publikacje prezentowane podczas wydarzenia. 1
4. Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania Sali jakiemukolwiek podmiotowi trzeciemu. 5. Na terenie Sali poza upoważnionymi przez Zarządcę mają prawo przebywać wyłączenie przedstawiciele organizatora oraz uczestnicy. 6. Organizator 24 godziny przed rozpoczęciem wydarzenia ma obowiązek pisemnego zgłoszenia do Zespołu Szkół Muzycznych w Sosnowcu osoby odpowiedzialnej za organizację wydarzenia. 7. Organizator zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa przez okres na jaki została mu udostępniona Sala, a w tym podczas wydarzenia. Organizator ponosi wszelką odpowiedzialność z powyższego tytułu. V. ZASADY REZERWACJI I NAJMU SALI 1. Cel wydarzenia musi być zgodny z celem projektu. Organizator wydarzenia powinien uwzględnić fakt, iż Sala Koncertowała jest projektem zrealizowanym w ramach dofinansowania w ramach działania 11.3 Infrastruktura szkolnictwa artystycznego priorytetu XI Kultura i dziedzictwo kulturowe Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko 20072013, organizowane imprezy mają służyć realizacji celów projektu w zakresie zwiększenia dostępu do edukacji artystycznej i kultury oraz korzystania z obiektu całej społeczności miasta Sosnowca i kraju w charakterze słuchaczy/widzów. 2. Zgłoszenie rezerwacji (załącznik nr 1) Sali Koncertowej dokonywane może być: a) faxem pod numer (32) 266 37 91 b) mailem na adres: sekretariat@zsmsosnowiec.pl 3. Zgłoszenia rezerwacji Organizator winien dokonać minimum 30 dni przed wydarzeniem. 4. Udostępnienie Sali Koncertowej musi być zgodne z założeniami projektowymi, celem projektu, statutem Zespołu Szkół Muzycznych w Sosnowcu oraz zasadami realizacji projektów w ramach POIiŚ. O udostępnieniu Sali decyduje zarządca. 5. Potwierdzenie rezerwacji Sali lub odmowa rezerwacji jest dokonywane przez Zespół Szkół Muzycznych w przeciągu 72 godzin od daty zgłoszenia rezerwacji, w sposób wskazany przez Organizatora tj. telefonicznie, fax, poczta elektroniczna. W razie odmowy potwierdzenia rezerwacji Organizatorowi nie przysługują żadne roszczenia wobec Zarządcy. 6. Potwierdzenie rezerwacji Sali dokonane przez Zespól Szkół Muzycznych zgodnie z zapisami ust. powyżej jest równoznaczne z ostateczną rezerwacją Sali w podanym terminie. Niemniej warunkiem udostępnienia Sali jest zawarcie porozumienia, o którym mowa w ustępie poniżej. 7. W terminie 7 dni od daty potwierdzenia rezerwacji zarządca zawrze wraz z organizatorem Porozumienia o Współpracy (załącznik nr 2). 8. W terminie 14 dni od dnia zawarcia porozumienia organizator może od niego odstąpić bez podania przyczyny poprzez złożenie stosownego oświadczenia. VI. OPŁATY 1. Z uwagi na fakt, iż zgodnie z założeniami projektowymi na Sali Koncertowej mogą odbywać się imprezy o charakterze niekomercyjnym zarządca nie pobiera opłaty z tytułu udostępnienia Sali. 2. Organizator imprezy o charakterze charytatywnym w trakcie, którego będą zbierane fundusze, zobowiązany jest w całości przekazać zebrane fundusze na rzecz podmiotu dla którego zorganizowano zbiórkę. 3. W przypadku wydarzeń, z którymi powiązana jest sprzedaż biletów, Organizator może oferować bilety za cenę nie wyższą niż 15,00 zł. 4. Organizator imprezy zapłaci na rzecz Zarządcy odszkodowanie za dokonanie zniszczeń Sali, w tym jej wyposażenia oraz budynku i jego części, parkingów, przy których zlokalizowana jest Sala. 5. Opłaty z tytułu ubezpieczenia wydarzenia ponosi organizator. 2
VII. VIII. OBOWIĄZKI ZARZĄDCY Do obowiązków zarządcy należy: 1. Przygotowanie Sali Koncertowej, stosownie do potrzeb organizowanego wydarzenia, w szczególności: przygotowanie wyposażenia scenicznego, nagłośnienia, oświetlenia, itp. 2. Udostępnienie powierzchni reklamowych w ilości nie większej niż..m 2 dla promocji wydarzenia. 3. Zagwarantowanie udziału pracowników zarządcy do realizacji wydarzenia, stosownie do potrzeb, a w szczególności akustyków, pracowników odpowiedzialnych za oświetlenie Sali koncertowej w toku imprezy. 4. Zapewnienie dyżuru elektryka przez cały okres trwania danego wydarzenia artystycznego. 5. Udostępnienie pomieszczeń sanitarnych. OBOWIĄZKI ORGANIZATORA Do obowiązków zarządcy należy: 1. Zachowania zasad bezpieczeństwa i higieny w trakcie korzystania z Sali. 2. Utrzymania porządku i czystości we wszystkich pomieszczeniach, od chwili przejęcia do zwrotu Sali. 3. Szczególna dbałość o wyposażenie Sali. 4. Pozostawienie Sali Koncertowej jak i pozostałych pomieszczeń udostępnionych w takim stanie, w jakim zostały mu przekazane. 5. Wyposażenie udostępnionych pomieszczeń sanitarnych w środki higieniczne. Środki wskazane w załączniku nr 3 należy dostarczyć do sekretariatu Zespołu Szkół Muzycznych najpóźniej 4 dni robocze przed terminem wydarzenia. 6. Zapewnienie obsługi szatni oraz obsługi sceny przez cały czas trwania wydarzenia 7. Wykonanie pozostałych obowiązków określonych w niniejszej procedurze oraz w porozumieniu o współpracy, a także innych obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa koniecznych należytego przeprowadzenia wydarzenia, w tym do uzgodnienia warunków współpracy z artystami, wykonania tych uzgodnień, a także zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom wydarzenia. IX. ZAŁĄCZNIKI 1. Załącznik nr 1 Zgłoszenie rezerwacji. 2. Załącznik nr 2 Porozumienie o współpracy. 3. Załącznik nr 3 Zestawienie środków czystości. 3
Załącznik nr 1 do Procedury dotyczącej udostępniania Sali Koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu Zgłoszenie rezerwacji ORGANIZATOR MIEJSCE TERMIN CEL WYNAJMU ZAPROSZENI GOŚCIE PLANOWANA LICZBA UCZESTNIKÓW Imię i nazwisko DANE KONTAKTOWE OSOBY telefon.. ODPOWIEDZIALNEJ ZE STRONY ORGANIZATORA email WYPOSAŻENIE AUDIOWIZUALNE UDZIAŁ MEDIÓW TAK NIE UDZIAŁ PRZEDSTAWICIELI WŁADZ TAK NIE WSTĘP NA IMPREZĘ CHARAKTER IMPREZY ZAMKNIĘTY OTWARTY WSTĘP WOLNY BILETOWANY ROZRYWKOWA NAUKOWA CHARYTATYWNA HARMONOGRAM IMPREZY Data i podpis osoby odpowiedzialnej z ramienia organizatora 4 ARTYSTYCZNA
Załącznik nr 2 do Procedury dotyczącej udostępniania Sali Koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu POROZUMIENIE O WSPÓŁPRACY zawarte w Sosnowcu w dniu.r. pomiędzy:.. ul..., NIP:.. reprezentowanym przez.., zwanym w dalszej części porozumienia: Organizatorem, a Gminą Sosnowiec, z siedzibą w Sosnowcu, przy al. Zwycięstwa 20, 41200 Sosnowiec, NIP 6443453672, której prawa i obowiązki wykonywane są przez jednostkę budżetową Gminy Sosnowiec pod nazwą Zespoł Szkół Muzycznych w Sosnowcu z siedzibą: 41200 Sosnowiec, ul. Wawel 2, NIP: 6442435695, w imieniu której działa: Dyrektor, zwaną w dalszej części porozumienia Zarządcą. PRZEDMIOT POROZUMIENIA 1 Na podstawie niniejszego porozumienia Zarządca udostępnienia Organizatorowi Salę Koncertową, położoną w Sosnowcu przy ul. Wawel 2 wraz z zapleczem i infrastrukturą techniczną (zwanej dalej: Salą Koncertową ) na zasadach określonych w niniejszym porozumieniu. 2 1. Strony zgodnie oświadczają, iż nadrzędnym celem porozumienia jest stworzenie warunków gwarantujących profesjonalną organizację przedsięwzięć o charakterze kulturalnym. 2. Organizacja przedsięwzięć kulturalnych, o których mowa w ust. 1, służyć będzie realizacji celów Projektu pn. Budowa Sali koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu w zakresie zwiększenia dostępu do edukacji artystycznej i kultury oraz korzystania z obiektu całej społeczności miasta Sosnowca i kraju w charakterze słuchaczy/widzów. 3 1. Zarządca udostępnia Organizatorowi Salę Koncertową wraz z zapleczem i infrastrukturą techniczną na czas określony, tj. od dnia do dnia. 2. Przekazanie Sali Koncertowej przez Zarządcę i jej zwrot przez Organizatora zostanie potwierdzony pisemnym protokołem, w treści którego zostanie stwierdzony w szczególności: stan Sali Koncertowej, zaplecza, ich wyposażenia oraz infrastruktury technicznej. 3. W razie niewywiązania się przez Organizatora z jakiegokolwiek obowiązku wynikającego z niniejszego porozumienia lub regulaminu /procedury udostępniania Sali Zarządcy przysługuje prawo odstąpienia od niniejszego porozumienia w terminie 5 dni od powzięcia wiadomości o takiej okoliczności. 5
OŚWIADCZENIA STRON 4 1. Strony oświadczają, że są w pełni umocowane i władne do zawarcia oraz wykonania niniejszego porozumienia. 2. Strony zapewniają się wzajemnie, że zawarcie i wykonanie porozumienia nie narusza praw lub obowiązków innych podmiotów oraz że nie istnieją jakiekolwiek okoliczności faktyczne lub prawne, które mogłyby z tego tytułu narazić je na odpowiedzialność wobec osób trzecich. 5 Zarządca oświadcza, że Sala Koncertowa jest sprawna technicznie oraz w całości przystosowana dla realizacji przedsięwzięć edukacyjnokulturalnych o profilu muzycznym. 6 Organizator oświadcza, iż posiadaj status... 7 Strony zapewniają się wzajemnie, iż określone niniejszym porozumieniem warunki współpracy zrealizują z najwyższą starannością, mając na względzie stworzenie okoliczności sprzyjających dla utrwalenia permanentnej organizacji przedsięwzięć kulturalnych na terenie sali koncertowej. WARUNKI WSPÓŁPRACY ORAZ ZOBOWIĄZANIA STRON 8 1. W okresie wskazanym w 3 ust. 1 porozumienia Zarządca zobowiązuje się nieodpłatnie udostępniać Salę Koncertową Organizatorowi w celu organizacji wydarzenia artystycznego pn. 2. Organizator nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania Sali jakiemukolwiek podmiotowi trzeciemu. 9 1. Organizator zobowiązane jest do: a) Kompleksowej organizacji, wydarzenia artystycznego a w szczególności do zawarcia i wykonania umów z artystami, ustalenia z wykonawcami przebiegu części artystycznej, uzgodnienia terminów prób oraz warunków oświetlenia i nagłośnienia, zapewnienia obsługi logistycznej, a ponadto do nawiązania współpracy z osobami bezpośrednio zaangażowanymi przy realizacji wydarzenia. b) Przygotowania zapotrzebowania technicznego, w terminie co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia artystycznego. c) Określenia trybu dystrybucji biletów (w razie potrzeby). d) Przekazywania Zarządcy merytorycznych sprawozdań przebiegu wydarzenia kulturalnego wraz ze wskazaniem liczby uczestników oraz wysokości cen biletów (jeśli były dystrybuowane). e) Przestrzegania regulaminu Sali Koncertowej. f) Zachowania zasad bezpieczeństwa i higieny w trakcie korzystania z Sali. g) Utrzymania porządku i czystości w trakcie trwania wydarzenia artystycznego we wszystkich pomieszczeniach i obiektach. h) Szczególną dbałość o wyposażenie Sali Koncertowej oraz pozostałych pomieszczeń i obiektów. i) Pozostawienia Sali Koncertowej jak i pozostałych pomieszczeń udostępnionych w takim stanie, w jakim zostały mu przekazane. j) Wyposażenia udostępnionych pomieszczeń sanitarnych w środki higieniczne. k) Zapewnienia bezpieczeństwa w trakcie wydarzenia artystycznego, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów w tym zakresie. 6
10 Zarządca zobligowana jest do: a) Przygotowania Sali Koncertowej, stosownie do potrzeb, wydarzenia artystycznego i zgodnie z zapotrzebowaniem Organizatora, o którym mowa w 9 ust.1 lit b) porozumienia, a w szczególności do: udostępniania instrumentów muzycznych, wyposażenia scenicznego, pulpitów z oświetleniem, nagłośnienia oraz przygotowania estrady. b) Udostępniania na czas trwania wydarzenia artystycznego pomieszczeń przeznaczonych na garderobę dla artystów. c) Udostępniania na czas trwania wydarzenia pomieszczenia z zapleczem sanitarnym do wyłącznej dyspozycji Organizatora. d) Udostępniania powierzchni reklamowych dla promocji wydarzenia artystycznego. e) Zagwarantowania udziału pracowników Zarządcy w pomocy przy organizacji wydarzenia zgodnie z zapotrzebowaniem Organizatora, o którym mowa w 9 ust. 1 lit. b), a w szczególności akustyków, pracowników odpowiedzialnych za oświetlenie sali koncertowej w toku imprezy oraz pracowników obsługi (pracownicy obsługi sceny). f) Zapewnienia dyżuru elektryka przez cały okres trwania wydarzenia. g) Przydzielania do dyspozycji Organizatora, pracownika Zarządcy odpowiedzialnego za prawidłowe przeprowadzenie czynności logistycznych, związanych z organizacją wydarzenia. h) Zagwarantowania, iż pomieszczeniach wykorzystywanych do obsługi technicznej sali koncertowej będą przebywać wyłącznie osoby upoważnione przez Organizatora. i) Udostępnienia uczestnikom wydarzenia artystycznego pomieszczeń sanitarnych.. 11 W celu zapewnienia właściwej koordynacji wykonania postanowień niniejszego porozumienia, strony wskazują następujące osoby do wzajemnych kontaktów: a) ze strony Zarządcy.. b) ze strony Organizatora.. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 12 Niniejsze porozumienie ma charakter nieodpłatny i z tych względów Organizatorowi nie przysługują wobec Zarządcy żadne roszczenia. 13 Wszelkie zmiany porozumienia wymagają zachowania formy pisemnego aneksu, pod rygorem nieważności. 14 Wszelkie spory, które mogą powstać w związku z realizacją niniejszego porozumienia, strony rozstrzygną w pierwszej kolejności polubownie. 15 Porozumienie zostało zawarte w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. ORGANIZATOR ZARZĄDCA 7
Załącznik nr 3 do Procedury dotyczącej udostępniania Sali Koncertowej przy Zespole Szkół Muzycznych w Sosnowcu Zestawienie środków czystości. 1. Mydło w płynie opakowanie 5l 2,00 szt. 2. Papier toaletowy 40,00 rolek 3. Ręczniki papierowe 12,00 szt. wkładów do zasobników 4. Płyn Demestos 1l 4,00 butelki 5. Odświeżacze powietrza (wkłady spray) 2,00 szt. 6. Płyn do mycia Sidolux 2,00 szt. uniwersalne 2,00 szt. do pcv/linoleum 2,00 szt. do paneli 7. Płyn do luster/szyb 2,00 butelki z atomizerem 8. Worki na śmieci 60 litrów 3 opakowania po 10 szt. 9. Baterie alkaliczne R6 (AA) 16,00 szt. 8