ZARZĄD WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO Poznań, dnia 18 czerwca 2015 r. DZ-I.272.11.2015 Wykonawcy biorący udział w postępowaniu dotyczy: przetargu nieograniczonego pn. Specjalistyczna usługa programistyczna polegająca na implementacji i skonfigurowaniu widoków danych wraz z zapisem tej konfiguracji ekstrakcji danych, w bazach danych systemów informatycznych części medycznej eksploatowanych przez podmioty lecznicze w ramach projektu Usługi elektroniczne służące zarządzaniu na poziomie wojewódzkim skierowane do podmiotów leczniczych podległych Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego Odpowiedzi na zapytania do treści SIWZ i modyfikacja treści SIWZ. Zamawiający, Województwo Wielkopolskie, informuje iż do w/w postępowania zostały złożone pytania. W związku tym zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.), Zamawiający przekazuje treść zapytań wraz z wyjaśnieniami oraz modyfikację treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. Pytanie nr 1 Na podstawie ogłoszonej specyfikacji nie jesteśmy w stanie ustalić jakie dane mają być udostępniane w poszczególnych widokach. Prosimy o przesłanie szczegółowego zakresu danych wraz z opisem poszczególnych grup(klas?) danych, Prosimy o opisanie danych w sposób gwarantujący poprawną interpretację zapisów SIWZ. Załącznikiem do niniejszego pisma jest przykładowa postać opisu zakresu danych. Zamawiający wyjaśnia, że specyfikacją jest zbiór klas danych zawarty w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Dane, które składają się na interfejs zasilania usług elektronicznych nie są trywialną ekstrakcją z bazy danych systemu informatycznego części medycznej, ponieważ są gromadzone w różnych tabelach i kolumnach schematu tej bazy. Zamawiający podkreśla przy tym, że precyzyjną wiedzą gdzie w schemacie w/w bazy znajdują się te dane dysponuje jedynie producent systemu. W związku z powyższym, Zamawiający nie formułuje specyfikacji wskazującej tabele i ich kolumny w schemacie bazy danych, ponieważ taką wiedzą dysponuje jedynie producent systemu informatycznego. Zamawiający wyjaśnia zatem, że opisał wymagania dotyczące klas danych odnosząc się do kolumn 2 4 opisanych odpowiednio: danych, Grupa danych, Typy danych (zakres) wskazanego przykładu. Pytanie 2 Zapis Zał. 2 doi SIWZ pkt 2 Zakres udostępnianych danych może ulec rozszerzeniu o nie więcej niż 20% podczas realizacji zamówienia i w okresie gwarancyjnym Prosimy, aby powyższy zapis uzyskał następujące brzmienie Zakres udostępnianych danych może ulec jednorazowemu rozszerzeniu o nie więcej niż 20% podczas realizacji zamówienia i w okresie gwarancyjnym
Zamawiający podtrzymuje zapis w SIWZ i wyjaśnia, że rozszerzenie zakresu udostępnianych danych o nie więcej niż 20% podczas realizacji zamówienia i w okresie gwarancyjnym jest mechanizmem umożliwiającym Wykonawcy elastyczne korygowanie tego zakresu w celu doprecyzowywania zbioru atrybutów tworzących widoki danych ustalanego dla klas danych. Pytanie 3 Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia, pkt. 1 Określony w pierwszym punkcie zakres danych, które będą miały być ekstraktowane za pomocą dostarczonego rozwiązania informatycznego nie pozwala określić nakładu pracy jaki będzie niezbędny do zrealizowania zapytania ofertowego. W przedstawionym zakresie brak jest informacji o strukturze w jakiej mają być prezentowane dane w widokach, listy i typów pól, które będą wymagane, okresu udostępnianych danych (całość, ostatni rok, kwartał, miesiąc, przyrost). Prosimy o uszczegółowienie specyfikacji do poziomu technicznego, który pozwoli na właściwe oszacowanie pracy. Zamawiający wyjaśnia, że specyfikacją jest zbiór klas danych zawarty w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Dane, które składają się na interfejs zasilania usług elektronicznych nie są trywialną ekstrakcją z bazy danych systemu informatycznego części medycznej, ponieważ są gromadzone w różnych tabelach i kolumnach schematu tej bazy. Zamawiający podkreśla przy tym, że precyzyjną wiedzą gdzie w schemacie w/w bazy znajdują się te dane dysponuje jedynie producent systemu. W związku z powyższym, Zamawiający nie formułuje specyfikacji wskazującej tabele i ich kolumny w schemacie bazy danych, ponieważ taką wiedzą dysponuje jedynie producent systemu informatycznego. Pytanie 4 Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia W kolejnych punktach OPZ Zamawiający wymaga zapisu konfiguracji dostarczonych widoków do pliku XML wraz z opisem tego pliku, nie wskazując jednocześnie do czego tak zapisany plik będzie wykorzystywany. Prosimy o doprecyzowanie tej części OPZ. Zamawiający wyjaśnia, że przeznaczenie pliku konfiguracyjnego nie ma znaczenia dla realizacji przedmiotu zamówienia. Pytanie 5 Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia, pkt. 2 W punkcie drugim Zamawiający dopuszcza rozszerzenie zakresu danych o nie więcej niż 20%. Biorąc pod uwagę poziom ogólności zastosowany w punkcie pierwszym OPZ, ponownie zwracamy się o dostarczenie szczegółowej specyfikacji udostępnianych danych, który pozwoli na precyzyjne oszacowanie kosztów wykonania interfejsu. Zamawiający podtrzymuje zapis w SIWZ. Pytanie 6 Załącznik nr 2 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia, pkt. 6 W punkcie szóstym opisana została procedura odbiorowa, która w drugim etapie wskazuje, iż szczegółowe wymogi co do zakresu i jakości danych Zamawiający uzgodni z Wykonawcą do końca września 2015 roku, co pozostawi jedynie 2 miesiące na realizację prac (do końca listopada 2015). Kolejny raz prosimy o przekazanie specyfikacji technicznej oczekiwanych interfejsów, która pozwoli na prawidłowe określenie kosztu prac mających bezpośredni wpływ na składaną ofertę. Zamawiający wyjaśnia, że termin wskazany w pytaniu nie dotyczy wykonania przedmiotu zamówienia, a weryfikacji jakości jego wykonania. Zamawiający wyjaśnia ponadto, że specyfikacją jest zbiór klas danych zawarty w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia. Dane, które składają się na interfejs zasilania usług elektronicznych nie są 2
trywialną ekstrakcją z bazy danych systemu informatycznego części medycznej, ponieważ są gromadzone w różnych tabelach i kolumnach schematu tej bazy. Zamawiający podkreśla przy tym jednocześnie, że precyzyjną wiedzą gdzie w schemacie w/w bazy znajdują się te dane dysponuje jedynie producent systemu. W związku z powyższym, Zamawiający nie formułuje specyfikacji wskazującej tabele i ich kolumny w schemacie bazy danych, ponieważ taką wiedzą dysponuje jedynie producent systemu informatycznego. Pytanie 7: Zamawiający oczekuje wystawienia przez dostawcę licencji na zdefiniowane w przedmiocie zamówienia perspektywy. Czy w przypadku naruszenia definicji którejkolwiek z perspektyw Zamawiający akceptuje fakt zablokowania działania pozostałych perspektyw jako środka weryfikującego nienaruszalność licencji a tym samym ochronę majątkowych praw autorskich? Zamawiający wyjaśnia, że warunki licencjonowania zostały określone w załączniku 6 do SIWZ i określają również to, do czego Zamawiający prawa nie uzyskuje na podstawie licencji/sublicencji udzielonej mu przez Wykonawcę. Pytanie 8: Czy zamawiający gwarantuje Wykonawcy dostęp do oprogramowania narzędziowego oraz środowiska testowego umożliwiającego wykorzystanie przedmiotu zamówienia w celu przeprowadzenia testów wewnętrznych? Zamawiający wyjaśnia, że nie określa trybu i rodzaju testów jakie Wykonawca ma przeprowadzić podczas realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający podkreśla, że określił jedynie procedurę weryfikacji jakości wykonania przedmiotu zamówienia. Pytanie 9: Prosimy o specyfikację pliku konfiguracyjnego lub o opisanie mechanizmu wytwarzania pliku konfiguracyjnego przez Zamawiającego. Zamawiający wyjaśnia, że nie określa wymagań w zakresie specyfikacji pliku konfiguracyjnego, a wymaga jedynie dostarczenia w nim opisu jego składni ustalonej przez Wykonawcę zapisanej w pliku w wymaganym formacie. Zamawiający podkreśla, że plik konfiguracyjny musi zawierać wszystkie niezbędne dane opisujące widoki zaimplementowane w bazie danych, na podstawie których można dokonać skutecznej i prawidłowej ekstrakcji danych z bazy danych w trybie poleceń wydawanych przez operatora, którym może być użytkownik bądź oprogramowanie aplikacyjne. Pytanie 10: W obecnie przyjętej konstrukcji przedmiotu zamówienia cała procedura odbioru jest uzależniona od tego czym jest plik konfiguracyjny i jaką ma on strukturę. Niniejszym prosimy o odpowiedź na pytanie czy wykonawca platformy regionalnej będzie instalował u świadczeniodawców interfejsy do systemu regionalnego? Czy te interfejsy będą czytały plik konfiguracyjny perspektyw (w języku XML) i na tej podstawie będą łączyć się do bazy danych i mapować odpowiednie kolumny na atrybuty interfejsu, czy też będą korzystały z przygotowanych perspektyw w oparciu o plik konfiguracyjny? Prosimy o podanie specyfikacji pliku konfiguracyjnego w języku XML najlepiej z podaniem odpowiadającego mu schematu XSD. Zamawiający wyjaśnia, że pytanie wykracza poza zakres wymagań dotyczący przedmiotu zamówienia. Pytanie 11: Zgłoszenie gotowości do odbioru ma być dokonane z wyprzedzeniem 7 dni roboczych (domyślnie przed 30.11.br) + czas na weryfikację + czas na poprawki. Zwracamy się z prośbą o określenie czas w jakim Zamawiający musi wykonać procedurę odbioru (np. 5 dni roboczych), inaczej Wykonawca nie będzie mógł zagwarantować braku jego wpływu na mechanizm odbioru i faktyczny odbiór projektu. 3
Zamawiający wyjaśnia, że warunki oraz zasady i terminy przeprowadzania odbioru wykonania przedmiotu zamówienia zostały określone odpowiednio w Załączniku nr 5 do SIWZ rozdział VI par. 12 ust. 1-5 (warunki) i 6 do 13 (zasady i terminy). Zamawiający wyjaśnia ponadto, że doprecyzuje w SIWZ okres wykonania procedury odbioru w Załączniku nr 5 do SIWZ rozdział VI par. 12. Ust. 5 przez ustalenie tego okresu na maksymalnie 14 dni. Pytanie 12: Wydaje się że rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 19 kwietnia 2013 r. w sprawie minimalnej funkcjonalności dla systemów teleinformatycznych umożliwiających realizację usług związanych z prowadzeniem przez świadczeniodawców list oczekujących na udzielenie świadczenia zdrowotnego (Dz. U. 2013 poz. 516) wydaje się nie mieć związku z przedmiotem umowy. Prosimy o wykreślenie tego zapisu lub udzielenie wyjaśnień w tym zakresie. Zamawiający wykreśla zapis dotyczący Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 10 kwietnia 2013 r. w sprawie minimalnej funkcjonalności dla systemów teleinformatycznych umożliwiających realizację usług związanych z prowadzeniem przez świadczeniodawców list oczekujących na udzielenie świadczenia zdrowotnego (Dz. U. 2013 poz. 516). Pytanie 13: Prosimy o potwierdzenie, że wiążące w zakresie terminu odbioru przedmiotu umowy są informacje zawarte w powołanym ustępie tzn. 2 terminy odbioru zapisane w punktach 1) i 2)? SIWZ w tym przedmiocie powołuje jedynie 6-tygodniowy termin realizacji. Zamawiający wyjaśnia, że obwiązujące terminy odbioru przedmiotu umowy określa rozdział VI par. 12 Załącznika nr 5 do SIWZ, a par. 10 określa wymagane terminy wykonania przedmiotu umowy i uznania umowy za zrealizowaną odpowiednio w ust. 1 i ust. 2. Pytanie 14: Z uwagi na rozbieżność zapisów prosimy o korektę SIWZ w punkcie XV. 5, tak aby była ona zgodna z postanowieniami 16 ust. 5 pkt 3) projektu umowy i zastąpienie frazy najpóźniej w dniu zawarcia umowy frazą najpóźniej w dniu podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru końcowego. Zamawiający modyfikuje zapis w rozdziale XI par. 16 ust. 5 Załącznika nr 5 do SIWZ na następujący: Certyfikaty licencyjne i odpowiednie nośniki oraz szczegóły gwarancji określające warunki serwisu zostaną przekazane Zamawiającemu najpóźniej w dniu podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru końcowego oraz w pkt. XV ust. 5 SIWZ modyfikuje zapis na następujący Wykonawca najpóźniej w dniu podpisania przez strony Umowy protokołu odbioru końcowego dostarczy Zamawiającemu: Pytanie 15: Dotyczy: Załącznika nr 5 do SIWZ - 15 ust. 6: Do rozliczenia faktury, wystawionej na podstawie protokołu odbioru bez uwag niezbędne jest przedstawienie przez Wykonawcę dowodów zapłaty wymagalnego wynagrodzenia należnego podwykonawcom. Zapis wydaję się być klauzulą charakterystyczną dla umów na roboty budowlane (art. 143a ustawy Prawo zamówień publicznych), w przypadku dostaw i usług nadmiarowo reguluje stosunki pomiędzy wykonawcą a podwykonawcami wobec czego wnosimy o jego wykreślenie. Zamawiający podtrzymuje zapis w SIWZ. Pytanie 16: Dotyczy: Załącznika nr 5 do SIWZ - 16 ust. 1: Wykonawca oświadcza, że przysługują mu prawa do udzielania licencji na używanie oprogramowania aplikacyjnego będącego przedmiotem Umowy lub posiada nadane przez ich producentów prawa do udzielania sublicencji w tym zakresie; Z ogółu zapisów SIWZ wynika, że przedmiotu Umowy nie stanowi dostarczenie oprogramowania Aplikacyjnego. Prosimy o przeanalizowanie powołanego zapisu w tym kontekście. 4
Zamawiający zmodyfikuje zapis w SIWZ poprzez zamianę zwrotu oprogramowania aplikacyjnego na widoków baz danych. Pytanie 17: Dotyczy: Załącznika nr 5 do SIWZ - 16 ust. 3 pkt 2) : { } rozpowszechnianie bez ograniczeń rezultatów wykonanych na prawach licencji niewyłącznej oraz danych i zestawień utworzonych za jego pomocą. Wydaje się, że udzielenie licencji do danych oraz zestawień nie leży w kompetencji Wykonawcy, ponieważ są przywiązane do producentów systemów, które dane tworzą. Prosimy o przeanalizowanie powołanego zapisu w tym kontekście. Zamawiający doprecyzuje zapis w SIWZ na następujący: rozpowszechnianie bez ograniczeń rezultatów wykonanych na prawach licencji niewyłącznej oraz układów danych (np. wykazy, agregaty) i zestawień utworzonych za jego pomocą Zamawiający jednocześnie zwraca uwagę na to, że wymaganie dotyczy rezultatów uzyskanych przez Zamawiającego podczas eksploatacji przedmiotu zamówienia, np. układów danych (m.in. wykaz, zestawienie, itp.), wartości zagregowanych, itp. Pytanie 18: Dotyczy: Załącznika nr 2 do SIWZ Zakres zamówienia obejmuje wykonanie specjalistycznej usługi programistycznej dotyczącej baz danych systemów informatycznych części medycznej (BDHIS) eksploatowanych przez podmioty lecznicze podległe Sejmikowi Województwa Wielkopolskiego, polegającej na: { } W zależności od konkretnego szpitala występują różne konfiguracje środowisk informatycznych, gdzie np. systemy LIS/Bank krwi/ris/pacs pochodzą od różnych producentów i są na różne sposoby integrowane. Prosimy o potwierdzenie, że w zakresie listy rodzajów danych: 1. pobytów szpitalnych i oddziałowych; 2. wizyt w poradniach, izbach przyjęć i SOR; 3. świadczeń/zdarzeń (skierowania, wyniki): 3.1. diagnostyki obrazowej, 3.2. diagnostyki laboratoryjnej z bakteriologią i serologią, 3.3. diagnostyki histopatologicznej, 3.4. innej diagnostyki; 4. zleceń i podania środków farmakologicznych; 5. zleceń i Wykonania procedur zabiegowych i niezabiegowych; przedmiot zamówienia będzie dotyczył jedynie danych trafiających do BDHIS i Wykonawca nie będzie zobligowany do pozyskiwania danych bezpośrednio z baz systemów diagnostycznych? Zamawiający wyjaśnia, że w specyfikacji dla przedmiotu zamówienia określił źródło danych do ekstrakcji jako bazę danych systemu informatycznego części medycznej, a nie środowisko informatyczne. Pytanie 19: Dotyczy: Załącznika nr 2 do SIWZ Zakres udostępnianych danych może ulec rozszerzeniu o nie więcej niż 20% podczas realizacji zamówienia i w okresie gwarancyjnym. Prosimy o bardziej precyzyjne określenie jak/od czego Zamawiający będzie wyliczał 20%? Zamawiający wyjaśnia, że wymaganie dotyczy możliwości dokonywania rozszerzenia zakresu udostępnianych danych o nie więcej niż 20% w odniesieniu do liczby atrybutów składających się na konfigurację widoków tworzących przedmiot zamówienia, którego wykonanie zostanie zgłoszone przez Wykonawcę do odbioru. Pytanie 20 Załącznik nr 5 do SIWZ - Umowa Zapis 18 ust.1 daje Zamawiającemu bardzo szerokie uprawnienia do rozwiązania Umowy. Prowadzą one do istotnego naruszenia zasady równości Stron. Po pierwsze, wskazać należy, że ocena zajścia przesłanek do rozwiązania Umowy jest przyznana wyłącznie Zamawiającemu. Po drugie, przesłanka określona w następujący sposób: Wykonawca w inny sposób narusza postanowienia Umowy nie sprowadza się 5
wyłącznie do zabezpieczenia interesów Zamawiającego, a wykracza poza te granice i w efekcie prowadzi do tworzenia niestabilnych i niepewnych stosunków prawnych. W związku z powyższym prosimy o ograniczenie przesłanki poprzez wskazania na istotne naruszenia postanowień Umowy Ponadto czy Zamawiający doprecyzuje sposób liczenia terminu 14 dniowego, w ten sposób iż wskaże początek jego biegu? Czy Zamawiający poprzez sformułowanie bezskuteczne powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o niewykonywaniu lub wadliwym wykonywaniu Umowy rozumie bezskuteczne wezwanie do należytego wykonywania Umowy? Zamawiający zmodyfikuje zapis Wykonawca w inny sposób narusza postanowienia Umowy w ust. 1 par. 18 Załącznika nr 5 do SIWZ na następujący Wykonawca w istotny sposób narusza postanowienia Umowy. Zamawiający doprecyzuje sposób liczenia terminu 14-dniowego przez skorygowanie szyku zapisu w ust. 1 par. 18 Załącznika nr 5 do SIWZ na następujący Zamawiający może rozwiązać Umowę w terminie 14 dni w poniżej wskazanych okolicznościach w przypadku bezskutecznego powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o niewykonywaniu lub wadliwym wykonywaniu Umowy w poniżej wskazanych okolicznościach:. Zamawiający wyjaśnia, że poprzez bezskuteczne powiadomienia Wykonawcy przez Zamawiającego o niewykonywaniu lub wadliwym wykonywaniu Umowy rozumie tryb powiadamiania Wykonawcy według art. 43 Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Pytanie 21 Załącznik nr 5 do SIWZ Umowa Zamawiający w 18 ust. 1 ustala katalog przypadków w których może rozwiązać Umowę. Pomimo tego, że katalog ten jest szeroki i daje uprawniania Zamawiającemu daleko wykraczające poza niezbędne dla zapewnienie ochrony należytego wykonania Umowy, to Zamawiający w ust.2 tegoż paragrafu, nie tylko niweczy sens katalogu zawartego w ust.1 poprzez dopuszczenie rozwiązania umowy w każdym czasie, bez uprzedniego wezwania Wykonawcy, to jednocześnie prowadzi do destabilizacji stosunku prawnego, i nierównowagi kontraktowej Stron. Ponadto taka sankcja powinna być przypisana wyłącznie istotnym przypadkom nienależytego wykonywania Umowy. Czy zamawiający może zrezygnować z tego zapisu, ewentualnie doprecyzowując i rozszerzając katalog zawarty o uzasadnione przypadki nienależytego wykonania umowy, dla których adekwatną sankcją jest rozwiązanie umowy, zawarty w ust. 1? Zamawiający podtrzymuje zapis w SIWZ. Pytanie 22 Załącznik nr 5 do SIWZ Umowa Czy Wykonawca słusznie wnioskuje, iż za nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy, którym mowa w 14 ust.1 pkt 2 należy rozumieć wyłącznie przypadki, gdy przedmiot Umowy nie zostanie wykonany zgodnie z wymogami zawartymi w SIWZ i w Umowie? Czy Zamawiający może w postanowieniach o karach umownych zastąpić zwrot za opóźnienie zwrotem za zwłokę. Wykonawca powinien ponosić odpowiedzialność finansową wyłącznie w przypadku, gdy można przypisać mu winę. Zamawiający wyjaśnia, że przez nienależyte wykonanie przedmiotu Umowy należy rozumieć takie wykonanie przedmiotu Umowy, które nie spełnia wymagań określonych w SIWZ i Umowie. Zamawiający doprecyzuje sformułowanie W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną [ ] przez zmianę na sformułowanie W przypadku opóźnienia w wykonaniu przedmiotu Umowy zawinionego przez Wykonawcę, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną [ ]. 6
Pytanie 23 Załącznik nr 5 do SIWZ Umowa Czy Zamawiający może przedstawić załącznik nr 4 do Umowy, określający zasady serwisu gwarancyjnego, o którym mowa w 13 projektu Umowy? Zamawiający wyjaśnia, że w Załączniku nr 5 do SIWZ przedstawił załącznik nr 4 do Umowy. Zamawiający, Województwo Wielkopolskie, przypomina o przesunięciu terminu składania oraz otwarcia ofert, o czym powiadomił na swojej stronie internetowej BIP UMWW w dniu 17 czerwca 2015 r. Oferty należy składać w terminie do 23 czerwca 2015 r. do godz. 11 30. Otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu 23 czerwca 2015 r. o godz. 12 00. Miejsca składania i otwarcia ofert nie ulegają zmianie. Dyrektor Departamentu Zdrowia Leszek Sobieski 7