Organizacja imprez pomocyjnych

Organizacja imprez pomocyjnych Warszawa, 7 listopada 2013r. Prowadzenie: Kinga Pawlak

Head of Events & Conferences, Senior PR Manager w Publicon Absolwentka Dziennikarstwa i Komunikacji Społecznej, specjalizacji Public Relations & Corporate Identity na Uniwersytecie Wrocławskim oraz podyplomowych studiów Zarządzanie Projektami: Instrumentarium Menedżera Projektu na Uniwersytecie Ekonomicznym we Wrocławiu. Członek Zarządu Stowarzyszenia OpenGov.pl. Kinga Pawlak Kontakt: k.pawlak@publicon.pl mob. 784-459-852 Od czterech lat związana z Agencją Publicon, gdzie specjalizuje się w organizacji wydarzeń. W tym zakresie posiada praktyczne doświadczenie - przygotowywała konferencje, targi, wystawy, spotkania autorskie i warsztaty dla dzieci. Odpowiada za organizację takich wydarzeń jak: Social Media Day Poland (cykl ogólnopolskich konferencji poświęconych mediom społecznościowym), Dni Dewelopera (największa konferencja poświęcona rynkowi mieszkaniowemu w Polsce), Budujemy Wrocław (cykliczne targi mieszkaniowe), Żyj i mieszkaj we Wrocławiu (cykliczne targi prezentujące mieszkaniową, kulturalną i rekreacyjną ofertę stolicy Dolnego Śląska) czy Młodzi na Rynku Pracy (cykl konferencji i warsztatów dedykowanych młodym osobom poszukującym pracy).

Agenda: - co to są eventy? - planowanie eventu - promocja eventu - wzory dokumentów - materiały graficzne - rozliczenie wydarzenia - raportowanie - ewaluacja

Co to są eventy?

Wszelkie statyczne formy reklamowe, krótkie filmiki czy radiowe spoty nie wpływają już tak emocjonalnie na człowieka bo o niego toczy się walka jak osobiste uczestnictwo w niezwykłym wydarzeniu. Pomysłów jest wiele, w zależności od tego do jakiego odbiorcy chcemy dotrzeć, możemy szokować, mile zaskakiwać lub wzbudzać niezaspokojoną ciekawość. (Źródło: IPO.pl)

Event - to niecodzienne i wyjątkowe, aczkolwiek zaplanowane wydarzenie dla ludzi, które ma za pomocą określonego budżetu i nakładów pracy ludzkiej, dostarczyć przeżyć i emocji będących celem organizatora, przy czym cel ten może mieć znaczenie w aspekcie marketingowym, PR-owym, politycznym, społecznym, rekreacyjnym, kulturalnym, dobroczynnym lub psychologicznym. (Bączek 2011, 13.)

Imprezy to ważne narzędzie kształtowania wizerunku organizacji. Potrafią one wzbudzić zainteresowanie mediów oraz skutecznie przyciągnąć uwagę otoczenia. Dzięki tego typu przedsięwzięciom zyskuje się rozgłos, który - odpowiednio wykorzystany - może dać lepsze efekty niż niejedno działanie promocyjne. Imprezy mogą mieć różny charakter, od masowych po kameralne oraz od wytwornych i prestiżowych po najbardziej ludyczne i niekonwencjonalne. Wybór określonego rodzaju wydarzenia uzależniony jest zawsze od firmy, celów, jakie chce w ten sposób osiągnąć, adresatów, do których przedsięwzięcie jest kierowane, a także od budżetu (Grzegorczyk, 2009, 74-75.).

Co to są eventy? - wydarzenia niecodzienne, - wydarzenia zaplanowane, - wydarzenia, które mają określony cel, - wydarzenia zorganizowane ze środków z określonego budżetu. Eventy... - to promocja firmy i budowanie relacji, - jako jeden z elementów strategii są doskonałym narzędziem promocji, - dobrze zaplanowane stwarzają możliwość spotkań z potencjalnymi klientami, - uzupełnione o działania z zakresu Media Relations wzbudzają zainteresowanie mediów, - pozwalają na dotarcie do szerszej publiczności.

Po co organizujemy eventy? - edukacja, - integracja, - motywacja, - propagowanie idei, - zwiększenie zysków, - kształtowanie wizerunku marki. Inne?

Eventy można dzielić na rodzaje i kategorie. Najprostszym podziałem eventów realizowanych przez firmy lub na zlecenie firm, jest podział na eventy wewnętrzne i zewnętrzne. Pierwsze organizuje się dla pracowników firmy i wyłącznie w ich gronie, drugie zaś są otwarte dla osób spoza danej firmy.

Podstawowy podział eventów organizowanych przez firmy: Komunikacja wewnętrzna: - spotkania firmowe - szkolenia - warsztaty - imprezy integracyjne - spotkania świąteczne Komunikacja zewnętrzna: - konferencje - targi - wystawy - sympozja - gale - jubileusze - warsztaty - otwarcia

Organizowanie imprezy - bez względu na to, czy jest to spotkanie, impreza firmowa gala dobroczynna, konferencja, impreza integracyjna czy też jakiekolwiek inne specjalne wydarzenie - porównywalne jest reżyserowaniem filmu, ale w rzeczywistości bardziej przypomina realizację przedstawienia teatralnego. To jak balansowanie na linie bez zabezpieczenia. Kiedy impreza się zacznie, nie ma odwrotu ani powtórki. Realizowana jest za jednym podejściem i nie ma tam miejsca na próbę generalną. Nie możesz krzyknąć stop i zarządzić powtórkę ujęcia (Allen 2006, 15.).

Planowanie eventu

Why? dlaczego, w jakim celu? ZASADA 5 W, czyli od czego zacząć planowanie eventu? Who? dla kogo? What? co? rodzaj eventu. When? kiedy? w jakim czasie? Where? gdzie? lokalizacja/obiekt.

Najważniejsze to mieć plan: 1. Określamy cel 2. Ustalamy budżet 3. Dobieramy pomysł 4. Przygotowujemy strategię 5. Planujemy promocję 6. Organizujemy 7. Podsumowujemy całość. Sukces organizacji to rzetelne działanie wg ustalonego harmonogramu.

Plan wydarzenia: co powinien zawierać? Cel: Grupa docelowa: Rodzaj eventu: Termin: Lokalizacja: - co chcemy osiągnąć? - uczestnicy - media - goście - partnerzy - sponsorzy - scenariusz - program - wielkość - cykliczność - pora roku - przybliżony/konkretny termin wydarzenia - sprawdzenie innych wydarzeń branżowych, miejskich, które mogą być konkurencją dla naszego eventu - dzień tygodnia (dla uczniów: w tygodniu; dla biznesu: wt, śr, czw; targi, wydarzenia dla całych rodzin: weekend) - wybór miejsca, które spełni wszelkie oczekiwania względem organizacji (ilość miejsc konferencyjnych, powierzchnia [m2], sprzęt techniczny, obsługa techniczna, wyposażenie multimedialne, noclegi, parkingi, komunikacja, zaplecze gastronomiczne, pomoc obsługi, itp.) *lokacje.pl

Brief: co powinien zawierać? Dane firmy/klienta: - nazwa firmy, adres, osoba kontaktowa, Charakter eventu: - wewnętrzny, zewnętrzny, otwarty, zamknięty - konferencja, gala, targi, otwarcie, promocja produktu, śniadanie prasowe, bankiet, inne Szczegóły dot. eventu: - termin wydarzenia - termin alternatywny (jeśli jest taka możliwość) - czas trwania imprezy - preferowana ilość uczestników eventu - czy potrzebny będzie catering? - czy potrzebne będą noclegi? - preferowany obiekt/hotel Działania dodatkowe: Budżet: - dodatkowe działania, które klient chce nam powierzyć: relacja foto/video, scenariusz, promocja wydarzenia, materiały graficzne, itp. - kwota netto (min i max) Sugestie i pomysły klienta: - lepiej je znać ;)

Promocja eventu

Forma promocji zależy przede wszystkim od budżetu i grupy docelowej. Informacje prasowe, follow up (zapowiedzi, relacje, podsumowania) Spoty radiowe, banery internetowe, filmy, konkursy, strony internetowe (banery w dużej mierze można uzyskać w barterze) Outdoor (billboardy, citylighty, plakaty, ulotki) Reklamy prasowe (media lokalne (też: osiedlowe) i branżowe, dodatki) Ile kosztują poszczególne działania?

Patronaty medialne = wsparcie medialne wydarzeń 1. Przygotowanie listy mediów 2. Skonstruowanie klucza kontaktów (osoby odpowiedzialne za patronaty, dziennikarze, redakcje) 3. Przygotowanie pisma (opis wydarzenia + propozycja świadczeń na rzecz patrona medialnego (tu ostrożnie) + zaproszenie do współpracy) 4. Dystrybucja, negocjacje, ustalanie warunków współpracy (ustalenie wzajemnych świadczeń, podpisanie umowy barterowej) 5. Realizacja, monitoring

Patronaty honorowe, merytoryczne; partnerzy branżowi

Informacja prasowa: co powinna zawierać? 1. Nazwa i rodzaj wydarzenia (co, dla kogo? po evencie: ilość uczestników) 2. Dokładny termin i miejsce wydarzenia 3. Organizator, czyli instytucja, dla której organizujemy wydarzenie 4. Program: jak najwięcej szczegółów (godzinowo, by każdy znalazł korzyść dla siebie w miarę możliwości; po evencie: relacja z przebiegu wydarzenia + podsumowanie foto/video) Należy pamiętać o monitorowaniu mediów i gromadzeniu linków/screenów/wycinków publikacji. Jeśli nie mamy dostępu do profesjonalnego monitoringów mediów (np. Press service, Brand24), trzeba samodzielnie wyszukiwać publikacje, robić ręczny przegląd prasy i np. ustawić sobie Google Alerts monitorujący konkretne hasło bezpłatnie.

Strona internetowa: co powinna zawierać? - idea, cel - program wydarzenia: dokładny i godzinowy - sylwetki prelegentów, opisy partnerów - formularz rejestracyjny - informacje o organizatorze i pozyskanych patronatach - logo patronów medialnych + oferta współpracy medialnej - logo sponsorów - galerie/multimedia - wtyczki społecznościowe - podpięte statystyki! Konkretne treści zależą od rodzaju wydarzenia, któremu dedykowana jest witryna.

Strona internetowa: co powinna zawierać? - idea, cel - program wydarzenia: dokładny i godzinowy - sylwetki prelegentów, opisy partnerów - formularz rejestracyjny - informacje o organizatorze i pozyskanych patronatach - logo patronów medialnych + oferta współpracy medialnej - logo sponsorów - galerie/multimedia - wtyczki społecznościowe - podpięte statystyki! Konkretne treści zależą od rodzaju wydarzenia, któremu dedykowana jest witryna.

Z jakich mediów społecznościowych Państwo korzystają?

Media tradycyjne vs. social media Media tradycyjne: - zasięg - krótkie życie informacji - rozstrzelona grupa odbiorców Social media: - mniejszy zasięg - długie życie informacji - dostęp po długim czasie - dokładna grupa odbiorców

Facebook

Jak działa użytkownik Facebooka? Źródło: SoTrender.pl Podsumowanie działań na Facebooku w 2012 roku. Luty 2013

Jak działa użytkownik Facebooka? Źródło: SoTrender.pl http://blog.sotrender.com/pl/2013/01/polski-facebook-w-2012-r-podsumowanie-roku/

Zdjęcie profilowe

Cover photo

Wydarzenie

Wydarzenie

Wydarzenie

Post

Post

Płatna reklama na Facebooku jako wsparcie działań promocyjnych

Facebook Ads - wyświetlanie reklam w profilach użytkowników i na fan page firmowych - pozwala na dowolny wybór grupy docelowej: wg wieku, miejsca zamieszkania, wykształcenia, płci, zainteresowań - pozwala na dowolne rozliczanie reklam (za wyświetlenia lub kliknięcia) - pozwala promować dowolne treści (własnego profilu Facebook, strony www, czy sklepu internetowego)

YouTube

Relacje z wydarzeń: przykładowy film www.tnij.org/dnidewelopera

Rodzaje grafik na Facebooku - Standardowa grafika do wpisów 404x404 pix - Grafika do wpisów na wyróżnienie 843x403 pix - Cover photo 851x315 pix - Zdjęcie profilowe 180x180 pix - Zdjęcie do zakładek (Tab) 111x74 pix - Facebook Ads 110x90 pix

Wzory dokumentów, czyli bez czego się nie uda

Najważniejsze dokumenty: 1. Budżet - wydatki (elementy składające się na organizację) i przychód (np. sprzedaż biletów, sponsoring) 2. Harmonogram - podział całego eventu na wydarzenia i ułożenie ich w czasie (rozpoczęcie przygotowań, deadline, kamienie milowe) 3. Checklist: ściągawka/deska ratunkowa - rozpiska wszystkich działań wraz z krótkim opisem, osobą odpowiedzialną, statusem) 4. Administracja - umowy współpracy: sponsorskie, patronackie, barterowe, regulaminy, procedury bezpieczeństwa)

Budżet CO ILOŚĆ KWOTA NETTO KWOTA BRUTTO DOKUMENT FIRMA UWAGI SPOTKANIE AUTORSKIE 1 H 10000 12300 UMOWA ZLECENIE PISARZ SPOTKANIE 4 MARCA, GODZ. 12:00 WYNAJEM POWIERZCHNI 5 DNI 39297 48335,31 FAKTURA NR... HALA LUDOWA WYNAJEM POWIERZCHNI W RCTB ( 30.03-04.04.2011)

Co jest ważne: - budżet przygotowujemy w arkuszu (numbers, excel) - szczegółowe opisanie wszystkich pozycji - podzielenie kosztów na działy eventu (np. targi, promocja, konferencja, koszty dodatkowe) - podsumowanie składowych działań (j.w.) - uwzględnienie kosztów i przychodów (koszty związane z organizacją, dofinansowanie, sponsorzy) - zbieranie pełnej dokumentacji kosztów (wszystkie powinny zostać wystawione w jednym miesiącu,) Ważne: - każdą wycenę dobrze zrobić w trzech różnych miejscach - w budżecie zawsze należy uwzględnić budżet rezerwowy (w zależności od poziomu całości, ok. 5-10 tys. zł) - rozliczenie powinny dokładnie sprawdzić co najmniej dwie osoby

Check lista DZIAŁANIE UWAGI STATUS REALIZACJI ODPOWIEDZIALNY KONTAKT WYBÓR MIEJSCA REZERWACJA MIEJSCA UMOWA - POZWOLENIA REGULAMIN OBIEKTU

Co jest ważne: - check listę przygotowujemy w tabeli (numbers, excel, pages, doc) - powinny pojawić się kolumny takie jak: działanie, uwagi, status realizacji, osoba odpowiedzialna - w tym wypadku znowu dzielimy działania na etapy i składowe, a dodatkowo na działania przed, w trakcie i po wydarzeniu - checklista powinna zostać przygotowana w sposób dokładny i bardzo szczegółowy - gotowy dokument powinien zostać przeczytany przez dodatkową osobę, która może zauważyć i dopisać pominięte działania - wszystkie osoby zaangażowane w realizację eventu powinny otrzymać checklistę odpowiednio wcześniej

Harmonogram

Co jest ważne: - harmonogram przygotowujemy w tabeli (numbers, excel) - w zależności od długości projektu dzielimy go na miesiące/tygodnie/dni - szczegółowe rozpisanie wszystkich działań (przygotowanie projektu, przygotowani treści, przygotowanie do druku, druk) - przy złożonym evencie, harmonogram powinien zostać podzielony na osobne arkusze, tabele (np. promocja, organizacja, gala) - harmonogram może zawierać informacje o osobie odpowiedzialnej za wykonanie działania - powinien określać początek wykonywania zadania, czas na uwagi/akceptację, poprawki i wdrożenie)

Scenariusz PRZED KONFERENCJĄ GODZINA DZIAŁANIE OSOBA ODPOWIEDZIALNA 9:00-10:00 9:00-10:00 10:00-12:00 - dowóz cateringu - odbiór materiałów z drukarni - zakup wody dla prelegentów - przygotowanie stołu - sprawdzenie prezentacji prelegentów - odbiór prelegentów z lotniska - przywiezienie prelegentów do hotelu - przywiezienie prelegentów na miejsce konferencji Kurier Ania Marcin......... 14:00 - próba techniczna Ania + obsługa techniczna 15:00 - gotowość techniczna......... 17:00 17:00 - rozpoczęcie rejestracji gości - otworzenie sali dla gości - zajęcie miejsc przez gości - rozpoczęcie konferencji

Co jest ważne: - scenariusz przygotowujemy w tabeli (numbers, excel) - powinny pojawić się w nim tabele takie jak: godzina, działanie i osoba odpowiedzialna za realizację - scenariusz powinien zostać rozpisany szczegółowo, z uwzględnieniem zapasu miejsca na realizację (np. jeśli konferencja rozpoczyna się o 17, sali nie przygotowujemy na 17, a co najmniej 30 minut wcześniej, aby uniknąć sytuacji, gdy pomieszczenie nie jest gotowe, organizatorzy nie są przebrani, a w drzwiach pojawiają się pierwsi goście) - wszystkie osoby zaangażowane powinny otrzymać scenariusz odpowiednio wcześniej, by móc zaplanować czas swojej pracy

Oferta sponsorska

Co jest ważne: - ofertę sponsorską przygotowujemy w formie prezentacji wydarzenia (keynote, powerpoint) - w ofercie powinny się znaleźć: - list - słowo wstępu od organizatora do potencjalnych partnerów - prezentacja musi zawierać dokładne informacje o nazwie,rodzaju, terminie, miejscu wydarzenia oraz szacowanej ilości gości, informacje o uczestnikach spotkania - program eventu (w przypadku targów - najważniejsze i najciekawsze punkty programu, w przypadku konferencji- szczegółowy program i sylwetki prelegentów) - w przypadku imprezy cyklicznej informujemy o poprzednich edycjach - uczestnicy, statystyki - kąsek dla potencjalnych sponsorów - opisujemy możliwość współpracy, świadczenia oraz pakiety sponsorskie - ktrótko przedstawiamy organizatora wydarzenia oraz profil jego działalności - umieszczamy informacje o stronie www/fp - przekazujemy namiar do osoby odpowiedzialnej za kontakt Ważne: - oferty sponsorskie najlepiej przygotować w listopadzie/grudniu roku poprzedzającego event

Dokumentacja zdjęciowa Ukazanie skali wydarzenia

Dokumentacja zdjęciowa Przedstawienie prelegentów

Materiały graficzne

Zaproszenie

Zaproszenie

Zaproszenie

Zaproszenie

Zaproszenie

Zaproszenie

Plakat

Ulotka

Ulotka

Ulotka

O czym warto pamiętać? - identyfikatory - strzałki kierunkowe - agendy Dbałość o szczegóły zajmuje pierwsze miejsce.

Rozliczenie wydarzenia

Raportowanie

Ewaluacja

Ewaluacja: najlepiej na trzy sposoby: - przed wydarzeniem - monitorowanie w trakcie - po wydarzeniu

Możliwe formy ewaluacji: wewnętrzne: - obserwacje organizatorów - poprzednie eventy: porównanie - satysfakcja współpracowników - wynik finansowy zewnętrzne: - raporty - zbiór danych - satysfakcja uczestników - satysfakcja podwykonawców - ankiety - monitoring mediów, publikacje

Ewaluacja = ocena eventu - narzędzie do mierzenia (np. ilość publikacji w mediach) - zwrócenie uwagi na błędy, niedociągnięcia i problemy (np. skrzypiące drzwi) - feedback na przyszłość - ułatwienie planowania (np. rezygnacja z punktów programu, które nie - cieszyły się zainteresowaniem wśród gości - informacja dla klienta - dział w raporcie, prezentacji podsumowującej zakończony event

Monitoring

Na zakończenie

Podsumowując... Organizacja eventów wiąże się z ogromną odpowiedzialnością. To dużo pracy, której nie widać, a bez niej nie pójdzie się dalej. W branży eventowej dbałość o szczegóły zajmuje 1 miejsce. Dobrze zorganizowane eventy przynoszą wymierne efekty. Eventy do dobra zabawa, dużo nowych znajomości i świetnych kontaktów...

Czego Państwu życzę :)

DZIĘKUJEMY ZA UWAGĘ Pytania, uwagi: biuro@apedukacja.pl tel. (12) 352 31 23