KATOLICKI UNIWERSYTET LUBELSKI JANA PAWŁA II BIBLIOTEKA UNIWERSYTECKA ul. Chopina 27 20-023 Lublin tel. sekretariat: 081-445-31-49, 081-445-31-52 fax: 081-445-31-51 email: sekbibl@kul.lublin.pl, sekrdyr@kul.lublin.pl ZAPYTANIE OFERTOWE na prenumeratę czasopism zagranicznych dla Biblioteki Uniwersyteckiej KUL od 01.01.2010 do 31.12.2010 Numer sprawy: BU-0031-13/2009 Lublin, dn. 10.12.2009 r.
I. NAZWA ORAZ ADRES ZAMAWIAJĄCEGO. 1. Katolicki Uniwersytet Lubelski Jana Pawła II, Al. Racławickie 14; 20-950 Lublin; REGON: 000514064, NIP: 712-016-10-05. 2. Jednostka prowadząca sprawę: Biblioteka Uniwersytecka KUL, ul. Chopina 27, 20-023 Lublin, tel. (081) 445-31-52, (081) 445-31-49 Sekretariat lub (081) 445-31-44 Odział Wydawnictw Ciągłych, e-mail: sekrdyr@kul.lublin.pl, ajarzeb@kul.lublin.pl, anluk@kul.lublin.pl; 3. Strona internetowa na której opublikowano zapytanie ofertowe: http://www.kul.lublin.pl/12908.html (Zapytania ofertowe w BIP-ie). II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. Postępowanie o wartości powyŝej 14 000 EURO zostanie przeprowadzone w trybie Zapytania ofertowego. Do niniejszego postępowania mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 kodeks cywilny (Dz. U Nr 16 poz. 93 ze zm.), a nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007,Nr 223 poz. 1655 ze zm.). Ponadto ilekroć w Zapytaniu ofertowym jest mowa o: 1. cenie - naleŝy przez to rozumieć cenę brutto oferowaną przez wykonawców za wykonanie zamówienia; 2. wykonawcy - naleŝy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, ubiega się o udzielenie zamówienia, złoŝyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 3. zamawiającym - naleŝy przez to rozumieć KATOLICKI UNIWERSYTET LUBELSKI JANA PAWŁA II, NIP: 712-016-10-05, Regon: 000514064, Al. Racławickie 14, 20-950 Lublin; 4. zamówieniu lub postępowaniu - naleŝy przez to rozumieć postępowanie o wartości szacunkowej powyŝej 14 000 EURO prowadzone w celu wyłonienia wykonawcy dostawy prenumeraty czasopism zagranicznych dla Biblioteki Uniwersyteckiej Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego Jana Pawła II. III. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA. 1.Przedmiotem zamówienia jest dostawa prenumeraty czasopism zagranicznych dla Biblioteki Uniwersyteckiej KUL od 01.01.2010 do 31.12.2010. 2. Przedmiot zamówienia został szczegółowo określony w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego - Kosztorys ofertowy, który zawiera listę tytułów czasopism zagranicznych dla Biblioteki Głównej KUL na rok 2010. 3. Zamawiana prenumerata obejmuje 803 tytuły czasopism zagranicznych. 4. Zamawiający jest członkiem konsorcjów: Springer, Elsevier, co uprawnia zamawiającego do zakupu wersji drukowanej czasopism naukowych w ramach oferty DDP dla uczestników tych konsorcjów, po cenie wynoszącej 25% cen katalogowych na dany rok. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA. Sukcesywna realizacja prenumeraty w 2010 roku, tj. od pierwszego do ostatniego numeru wydanego w ramach wymienionego roku z zastrzeŝeniem późniejszego uzupełnienia wydawnictw, które w wyniku
opóźnień wydawniczych nominalnie datowane na rok 2010, ukazały się po terminie obowiązywania umowy. Dostawa czasopism obejmuje terminową dostawę czasopism do siedziby Zamawiającego sukcesywnie do chwili dostarczenia wszystkich numerów roczników 2010. V. SZCZEGÓLNE WYMAGANIA ZAMAWIAJĄCEGO: a) zapewnienie dostaw w formie kontrolowanej przez dostawcę wraz ze specyfikacją z częstotliwością raz w tygodniu, dostarczane przez kuriera; b) przesyłanie informacji o zmianach bibliograficznych; c) informowanie o zmianach wydawniczych zamówionych tytułów; d) bezpłatne egzemplarze próbne; e) nieodpłatne uzupełnianie brakujących numerów; f) dostęp do czasopism on-line, jeŝeli wydawca nie pobiera dodatkowej opłaty za wersję elektroniczną, do czasu zakończenia realizacji umowy; g) nieodpłatne udostępnianie internetowych baz (systemów) komunikacyjno-informacyjnych do bieŝącej obsługi prenumeraty: podgląd zamówienia, kontrola rachunków, dane bibliograficzne, dostęp do bazy tytułów prenumerowanych, kalendarz wydawniczy w systemie, przyjmowanie reklamacji bez konieczności składania ich na piśmie, moŝliwość generowania raportów dotyczących prenumeraty drukowanej i on-line, aktywacja tytułów on-line, zapewnienie dostępu do obsługi prenumeraty czasopism w formie elektronicznej (np. podgląd licencji), tzw. pełna obsługa prenumeraty w systemie on-line; h) warunki dotyczące stawek VAT: czasopisma online mają mieć stawkę VAT 22%, a wszystkie drukowane 7%. i) warunki płatności: ratalne wpływy zaliczkowe na podstawie faktury proforma; VI. INFORMACJA O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW. O udzielenie zamówienia moŝe ubiegać się Wykonawca spełniający następujące warunki: 1. Posiada uprawnienia do wykonania określonej czynności lub działalności, jeŝeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; 2. Posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zmówienia, tj. wykaŝe, Ŝe w ciągu ostatnich 3 lat wykonał minimum 2 toŝsame zamówienia na dostawę prenumeraty czasopism zagranicznych na kwotę minimum 700.000,00 zł; 3. Znajduje się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej wykonanie zamówienia; Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w oparciu o dokumenty i oświadczenia, które ma dostarczyć Wykonawca. Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu będzie dokonywana metodą spełnia/nie spełnia.
VII. INFORMACJE O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU. Wraz z ofertą Wykonawca dostarczy Zamawiającemu następujące dokumenty i oświadczenia: 1. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej wystawiony nie wcześniej niŝ 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert. 2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu wg Załącznika nr 5 do zapytania ofertowego. Ponadto Wykonawca ma obowiązek złoŝyć: 3. Kosztorys ofertowy wg Załącznika nr 1 do zapytania ofertowego. 4. Formularz oferty wg Załącznika nr 2 do zapytania ofertowego. 5. Wykaz wykonanych zamówień wg Załącznika nr 3 do zapytania ofertowego oraz listy referencyjne potwierdzające naleŝytą realizację wymienionych w wykazie zamówień. 6. Opis systemu On-line wg Załącznika nr 4 do zapytania ofertowego. 7. Oświadczeniem dotyczącym systemu płatności wg Załącznika nr 6 do zapytania ofertowego. 8. Pełnomocnictwo do działania w imieniu Wykonawcy, o ile prawo do reprezentowania Wykonawcy w powyŝszym postępowaniu nie wynika wprost z dokumentu rejestrowego. Dokument wymieniony w punkcie 1 naleŝy dostarczyć w formie oryginału lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną do reprezentowania Wykonawcy. Dokumenty i oświadczenia, o których mowa w punktach 2-7 naleŝy złoŝyć w oryginale. Ponadto pełnomocnictwo o którym mowa w punkcie naleŝy złoŝyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa lub notarialnie. Wszelkie dokumenty wystawione w innym języku niŝ polski winny być składane wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez wykonawcę. VIII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY. 1. Prawidłowo przygotowana oferta powinna być sporządzona na formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego, czytelnym pismem (wskazany maszynopis lub wydruk komputerowy). 2.Oferta winna być sporządzona w jednym egzemplarzu. 3.Oferta winna być podpisana przez osobę upowaŝnioną do reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z forma reprezentacji określoną w odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego lub innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej wykonawcy albo przez osobę umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być dołączone do oferty. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez osobę (osoby) podpisującą ofertę.
4. Do oferty naleŝy załączyć dokumenty określone w Rozdz. VIII Zapytania ofertowego. 5. Wykonawca poniesie wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złoŝeniem oferty. IX. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY. 1. Wykonawca określi cenę przedmiotu zamówienia przez podanie na Formularzu oferty - załącznik nr 2 do zapytania ofertowego, ceny jednostkowe netto i brutto, podatek VAT wyliczone w Kosztorysie ofertowym załącznik nr 1. Wszelkie wyliczenia (cena netto, podatek VAT, wartość brutto) winny być wyraŝone w złotych polskich z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 2. Cena oferty winna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu Zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 1. 3. W ofercie musi być zaoferowana tylko jedna, ostateczna cena. 5. Cena oferty pozostaje niezmienna przez okres obowiązywania umowy. 6. Termin związania ofertą wynosi 30 dni licząc od upływu składania ofert X. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT. Zamawiający zastosuje następujące kryteria wyboru: 1. Cena oferty brutto wyliczona wg kosztorysu stanowiącego Załącznik nr 1. Cena oferty brutto - 100% Przez kryterium cena brutto zamawiający rozumie określoną przez Wykonawcę ofertę ceny całkowitej brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia wyliczonego w kosztorysie stanowiącym Załącznik nr 1. Ocena w ramach kryterium Cena brutto (Kc) będzie obliczana na podstawie następującego wzoru: Kc = Ccn / Cco x 100% x 100 Gdzie: Ccn oznacza najniŝszą cenę zaproponowaną brutto, Cco oznacza cenę brutto zaproponowaną w ofercie badanej, Kc liczbę punktów przyznanych badanej ofercie w kryterium cena. 2. Spośród waŝnych ofert, Zamawiający uzna za najkorzystniejszą i wybierze ofertę, która spełnia wszystkie wymagania określone zapytaniu ofertowym (Wykonawca spełni warunki określone w zamówieniu oraz wszystkie pozostałe wymagania podane z zapytaniu ofertowym) oraz uzyska największą liczbę punktów w ocenie końcowej. Wartości punktowe w kryterium cena zostaną podane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
XI. INFORMACJA O PRZEWIDYWANYCH ZAMÓWIENIACH UZUPEŁNIAJĄCYCH. 1. Zamawiający dopuszcza moŝliwość wystąpienia zamówień uzupełniających nie przekraczających 20% wartości zamówienia podstawowego. 2. Zamawiający dopuszcza moŝliwość wystąpienia rezygnacji z części prenumeraty nie przekraczającej 20% wartości zamówienia podstawowego XII.WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI. Do porozumiewania się z wykonawcami upowaŝnieni są: 1. w zakresie merytorycznym dotyczącym przedmiotu zamówienia Agnieszka Jarzębowska, Kierownik Oddziału Wydawnictw Ciągłych - tel. (081) 445-31-44, Biblioteka Uniwersytecka KUL, ul. Chopina 27, e-mail: ajarzeb@kul.lublin.pl; 2. Aneta Łukasik Pracownik Oddziału Wydawnictw Ciągłych KUL, - tel. (081) 445-31-33, Biblioteka Uniwersytecka, ul. Chopina 27, e-mail: anluk@kul.lublin.pl; XIII. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERTY. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie naleŝy składać w zamkniętej kopercie opisanej numerem sprawy do dnia 21 grudnia 2009 roku do godz.14.00, na adres Biblioteka Uniwersytecka KUL, ul. Chopina 27, 20-023 Lublin, Sekretariat pok. 110, tel. (081) 445-31-49; fax. (081) 445-31-51; e-mail: sekbibl@kul.lublin.pl. Otwarcie ofert jest jawne i nastąpi w dniu 21 grudnia 2009 r. o godzinie 14.30 w Biblioteka Uniwersytecka KUL, pok.108. XIV. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY. 1. Po dokonaniu wyboru oferty Zamawiający poinformuje Wykonawców o uzyskanej punktacji i wyborze oferty najkorzystniejszej. Wykonawcę, którego ofertę wybrano Zamawiający poinformuje o terminie podpisania umowy. Czas obowiązywania umowy od dnia podpisania umowy do 31.12.2010 roku. 2. Wzór umowy stanowi załącznik nr 7. Wykaz załączników do Zapytania: 1. Załącznik nr 1 Kosztorys Ofertowy 2. Załącznik nr 2 Formularz oferty 3. Załącznik nr 3 Wykaz wykonanych zamówień 4. Załącznik nr 4 Opis systemu On-line 5. Załącznik nr 5 Oświadczenie wykonawcy 6. Załącznik nr 6 - Oświadczenie dotyczące systemu płatności 7. Załącznik nr 7 - Wzór umowy
Członkowie Komisji: (Podpisy) Przewodniczący Członkowie Członkowie Akceptacja Działu Zamówień i Zaopatrzenia (data i podpis/pieczęć) AKCEPTUJĘ Zatwierdzenie Kierownika Zamawiającego / Osoby upowaŝnionej, której Kierownik Zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeŝonych dla siebie czynności (data i podpis/pieczęć) ZATWIERDZAM Ks. prof. dr hab. Stanisław Zięba Prorektor KUL