ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 01.08.2017 r. Zamówienie na przygotowanie i dostarczanie posiłków (usługa cateringowa) dla dzieci ze żłobka NIEDŹWIADEK 1. ZAMAWIAJĄCY: Zespół Żłobków H.Łach, K.Trocka 75-674 Koszalin ul. Szymanowskiego 24c NIP: 6692532034 REGON: 366210076 2. TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA: Postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności oraz obowiązującymi Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 3. TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa w dniu 09.08.2017 (do godz. 10:00) 4. MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT W formie pisemnej za pośrednictwem poczty, kuriera lub osobiście na adres: Zespół Żłobków H.Łach, K.Trocka 75-674 Koszalin ul. Szymanowskiego 24c lub W formie elektronicznej w postaci podpisanego skanu na adres helena.lach@gmail.com Wiążąca jest data wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 5. OSOBA DO KONTAKTU W SPRAWIE OGŁOSZENIA Helena Łach, tel. 504 292 132 6. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług cateringowych na rzecz Zamawiającego obejmujących przygotowywanie i dostarczanie posiłków dla ok. 35 dzieci w wieku do lat 3, uczęszczających do żłobka zlokalizowanego w Koszalinie przy ul. Kosynierów 49. Zatwierdzam: 1
Szczegółowy zakres usług: I. Przedmiot zamówienia obejmuje realizację usługi cateringowej polegającej na przygotowaniu i dostarczeniu do wskazanej sali w żłobku posiłków wraz z napojami dla ok. 35 dzieci dziennie, w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem okresu przerw świątecznych i dni ustawo wolnych. II. Posiłki obejmują: - śniadanie; - drugie śniadanie; - zupa; - II danie obiadowe; - podwieczorek. III. Posiłki zostaną przygotowane z uwzględnieniem: a. Wieku dzieci dla dzieci poniżej 1 roku życia dostarczanie mieszanek mlecznych oraz posiłków odpowiednio rozdrobnionych, b. Diet (dieta bezglutenowa, dieta dla dzieci z alergiami pokarmowymi), c. Obowiązującego w żłobku dziennego harmonogramu posiłków: 8.45 9.00 I śniadanie 9.45 10.00 II śniadanie 11.00 11.30 I danie: zupa 14.00 14.40 II danie obiadowe 15.15 15.45 podwieczorek IV. Warunki dotyczące jakości i ilości przygotowywanych posiłków: Śniadanie: kuchnia mleczna kanapki z pieczywa różnorodnego tzn. pszennego, razowego, orkiszowego, żytniego, mieszanego z dodatkiem masła, wędliny, sera żółtego, sera białego, jajka gotowanego, ryby, past mięsnych lub/i warzywnych, dżemu, miodu pszczelego naturalnego, warzyw napoje, takie jak: herbata ziołowa, herbata owocowa, herbata z cytryną, kakao, kawa zbożowa Obiad: zupa: gramatura nie mniej niż 250 ml i kaloryczność nie mniej niż 200 kcal, drugie danie: gramatura nie mniej niż 500 gram i kaloryczność nie mniej niż 700 kcal kompot owocowy: gramatura nie mniej niż 150 ml na jedno dziecko. jadłospis powinien być urozmaicony; rodzaj potrawy nie może powtarzać się w tym samym tygodniu; w tygodniu powinien być dostarczany co najmniej 4 razy obiad z drugim daniem mięsnym lub rybnym wraz z surówką;/ co najmniej dwa razy w tygodniu posiłek mięsny / do każdego posiłku surówka/ Każdy posiłek powinien zawierać produkty będące źródłem białka zwierzęcego (mięso wieprzowe i wołowe, drób, ryby lub nabiał) uzupełnione o produkty będące źródłem białka roślinnego (jarzyny, surówki, sałatki, owoce) oraz ziemniaki (zamiennie kaszę, ryż, makaron). potrawy powinny być lekkostrawne, przygotowywane z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji dodatkowych konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych; w jadłospisie powinny przeważać potrawy gotowane, pieczone i duszone, okazjonalnie smażone; do przygotowywania posiłków zalecane jest: stosowanie tłuszczów roślinnych, dużej ilości warzyw i owoców, w tym także nasion roślin strączkowych, różnego rodzaju kasz, umiarkowane stosowanie jaj, cukru i soli; zupy powinny być sporządzane na wywarze warzywno mięsnym lub warzywnym, posiłki nie mogą być przygotowywane z półproduktów. Podwieczorek kasza jaglana lub ryż z owocami lub warzywami, kisiel z owocami, galaretka z owocami, mus owocowy, budyń z owocami, warzywa (w formie sałatki) co najmniej 120 ml na dziecko, ciastka 2
pełnoziarniste, koktajle, owoce napoje: woda mineralna niegazowana, sok naturalny, kompot 0,5 l/ dziecko V. Warunki dotyczące transportu posiłków: Wykonawca dostarcza posiłki własnym transportem (samochód spełniający wymogi sanitarnotechniczne do przewozu żywności). Transport posiłków powinien odbywać się w pojemnikach zapewniających właściwą ochronę i temperaturę oraz jakość przewożonych potraw środkami transportu przystosowanymi do przewozu żywności. Na Wykonawcy będzie spoczywał obowiązek odbierania pojemników oraz ich mycia i wyparzania. Na Wykonawcy będzie spoczywał obowiązek odbioru resztek w zamkniętym, sterylnym pojemniku. Odbiór resztek powinien odbywać się codziennie. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i dostarczenia min. 5-dniowego jadłospisu, zawierającego m.in. informacje o wartości kalorycznej posiłków, na 4 dni przed pierwszym dniem dostawy i każdym następnym okresem żywienia, w celu akceptacji przez Dyrektora Przedszkola Zamawiający w terminie do 2 dni naniesie ewentualne poprawki, które Wykonawca zobowiązany jest uwzględnić. Wykonawca zobowiązany jest do przechowywania z każdego dnia próbek żywnościowych zgodnie z obwiązującymi przepisami prawa. Dystrybucją posiłków zajmować się będą pracownicy Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do okresowej kontroli w zakresie zgodności dostarczonych posiłków z wymogami Zamawiającego pod względem wagowym i podtrzymania odpowiedniej temperatury dostarczanych posiłków: - zupy - temperatura 75 C (+/-3 C) - II danie - temperatura 65 C (+/-3 C). W ramach zamówienia Oferent będzie zobowiązany do: świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm.), do przestrzegania norm na składniki pokarmowe i produkty spożywcze określone przez Instytut Żywienia i Żywności, świadczenia usługi zgodnie z normami HACCP i zaleceniami SANEPID-u, przy planowaniu posiłków należy uwzględniać zalecaną wartość energetyczną oraz uwzględniać normy produktów każdej z grup. Oferent zobowiązany jest do zachowania diet pokarmowych w zależności od indywidualnych potrzeb dzieci, zgodnie z informacją otrzymaną od Zamawiającego (np. posiłki z zaleceniami diety bezmlecznej, bezglutenowej, wegeteriańskiej, cukrzycowej uwzględnienie indywidualnych potrzeb alergików). Wykonawca wystawiać będzie faktury/rachunek za każdy miesiąc, zgodnie z dostarczaną liczbą posiłków na podstawie przedłożonego do akceptacji Zamawiającemu załącznika, określającego liczbę dzieci dla których zamówiono i dostarczono konkretne posiłki w każdym dniu. Zamawiający będzie zamawiał posiłki każdego dnia do godziny 8.30 (dotyczy obiadów i podwieczorków na dany dzień) oraz każdego dnia do godziny 15.00 (dotyczy śniadań na dzień następny). III. Ilość posiłków będzie się zmieniać w zależności od frekwencji dzieci. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić ilość posiłków zgodną z zapotrzebowaniem złożonym na dany dzień. Zamawiający zapłaci Wykonawcy wyłącznie za posiłki rzeczywiście wydane zgodnie z codziennym zapotrzebowaniem. W przypadku zmiany liczby posiłków, Wykonawca będzie zobowiązany do uwzględnienia zgłaszanych na bieżąco potrzeb w tym zakresie, zarówno mających wpływ na zwiększenie, jak i na zmniejszenie liczby posiłków. Osoba wskazana przez Zamawiającego będzie przekazywała telefonicznie informację o zmienionej ilości posiłków: a. informacja o liczbie posiłków będzie przekazywana do godziny 16:00 dnia poprzedzającego dostawę; IV. Zamawiający dopuszcza możliwość odwołania cateringu na dany dzień. 3
Do obowiązków Wykonawcy należy: I. Przestrzeganie przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z poźń. zm.) II. Dostarczanie do wskazanego pomieszczenia przygotowanych posiłków dwa raz dziennie własnym transportem (samochód spełniający wymogi sanitarno-techniczne do przewozu żywności). Transport posiłków powinien odbywać się w termosach termoizolacyjnych zapewniających właściwą ochronę i temperaturę oraz jakość przewożonych potraw środkami transportu przystosowanymi do przewozu żywności. Wykonawca usługi zapewnia odpowiednie pojemniki do przewozu posiłków. III. Dopuszczalne temperatury posiłków: a. Zupy min. 75 st. C b. Dania ciepłe min. 63 st. C c. Potrawy zimne poniżej 10 st. C d. Napoje gorące min. 80 st. C e. Napoje zimne od 0 do 14 st. C IV. Wykonawca ponosi koszty załadunku i rozładunku wszystkich dostaw posiłków. V. Do obowiązków Wykonawcy należy odbiór odpadów pokonsumpcyjnych niezależnie od ich ilości. Wykonawca zapewnia własne pojemniki na odpady pokonsumpcyjne. Kody CPV: 55520000-1 usługi dostarczania posiłków 55321000-6 usługi przygotowywania posiłków Miejsce realizacji usługi: 75-674 Koszalin, ul. Szymanowskiego 24c Harmonogram realizacji zamówienia: Planowana ocena ofert nastąpi 11.08.2017 r. Planowany termin podpisania umowy 18.08.2017r. Planowane rozpoczęcie świadczenia usługi: 01.09.2017r. z możliwością przesunięcia do 1.10.2017 w zależności od momentu zakończenia prac remontowych Termin świadczenia usługi: od dnia udzielenia zamówienia do dnia 31.08.2019 roku, w dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem okresu przerw świątecznych i dni ustawo wolnych. 7. WARUNKI UDZIAŁU W POSTEPOWANIU WYMAGANIA WOBEC WYKONAWCY Do składania ofert dopuszczeni są Wykonawcy spełniający łącznie następujące kryteria: A. Posiadają uprawnienia do prowadzenia działalności cateringowej zgodne w wszelkimi obowiązującymi przepisami prawnymi; B. Dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. C. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie niniejszego Zamówienia. 8. INFORMACJE O WYKLUCZENIU Z udziału w postępowaniu wyłączeni są oferenci, którzy powiązani są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego 4
lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegających w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli, e. pozostawaniu z wykonawcą w stosunku prawnym lub faktycznym mogącym budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności stron tego stosunku. W związku z powyższym Oferent jest zobowiązany do wypełnienia i podpisania stosownego oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 2 do formularza ofertowego. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni. 9. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Oferta, wraz z niezbędnymi załącznikami, powinna być złożona w formie pisemnej, na ponumerowanych stronach, pocztą elektroniczną, pocztą tradycyjną, kurierem lub osobiście; decyduje data wpływu na adres: Zespół Żłobków H.Łach, K.Trocka 75-674 Koszalin ul. Szymanowskiego 24c w zamkniętej kopercie z dopiskiem: Oferta na świadczenie usług cateringowych lub na adres helena.lach@gmail.com, gdzie w tytule wiadomości powinien być zapis Oferta na świadczenie usług cateringowych. Wszelkie kopie dokumentów znajdujące się wewnątrz oferty składanej w formie papierowej, winny być opatrzone: a. zapisem za zgodność z oryginałem od strony. do strony.., b. datą, c. czytelnym podpisem osoby upoważnionej, d. pieczęcią firmową. Oferty składane w wersji elektronicznej powinny zawierać zeskanowane dokumenty opatrzone opisem jak wyżej. W przypadku wybrania oferty Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia wersji papierowej oferty wraz z załącznikami potwierdzonymi za zgodność z oryginałem (tożsamej z przesłanej drogą elektroniczną) w ciągu 3 dni roboczych od daty otrzymania informacji o wyborze jego oferty. II Ofertę należy złożyć na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 4 do zapytania ofertowego wraz z następującymi załącznikami: 1. Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu, 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, 3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. 4. Załącznik nr 5 Oświadczenie o spełnieniu kryterium społecznego III Cena musi uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia. IV Oferta wraz z załącznikami powinna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji i powinna zawierać ponumerowane strony. Złożenie oferty po terminie oraz w innej formie skutkować będzie jej odrzuceniem. Oferty niekompletne nie będą podlegały ocenie. Nie dopuszcza się uzupełniania oferty. Jeden wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi 5
Wykonawca. 10. KRYTERIA WYBORU OFERTY Zamawiający dokona oceny i wyboru ofert w oparciu o kryterium: 1. Cena 80 % 2. Doświadczenie 20 % pod warunkiem spełnienia wymagań wskazanych w niniejszym zapytaniu ofertowym pkt.7 i 8 niniejszego zapytania. Wszystkie kryteria muszą być spełnione, żeby oferta została poddana dalszej ocenie. OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Oferty będą podlegały ocenie zgodnie z następującymi kryteriami: A. Kryterium nr 1 - Cena oferty waga: 80% liczba punktów, w ramach kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty przez cenę oferty badanej oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, która wynosi 80, wg. wzoru: C= (C min /C b ) * 80 gdzie: C- liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny, C min. cena najtańszej oferty, C b cena badanej oferty. Maksymalna liczba punktów do uzyskania 80 pkt. B. Kryterium nr 2 KRYTERIUM SPOŁECZNE waga: 20% Punkty pozostałych ofert zostaną przeliczone zgodnie z następującym wzorem: S=(S b /S max ) 20 gdzie: S liczba punktów wynikających z kryterium społecznego, tj. liczby zatrudnionych osób niepełnosprawnych przez Wykonawcę, S b liczba punktów odpowiadająca zatrudnionych osób niepełnosprawnych przez Wykonawcę oferty badanej, S max liczba punktów odpowiadająca zatrudnionych osób niepełnosprawnych przez Wykonawcę oferty z największą liczbą zatrudnionych osób niepełnosprawnych. Ostateczna liczba punktów stanowić będzie sumę punktów uzyskanych w poszczególnych kryteriach. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów. Punkty będą liczone do dwóch miejsc po przecinku, stosując powszechne zasady zaokrąglania. W przypadku ofert, które uzyskają taką samą liczbę punktów, Zamawiający wybierze ofertę z niższą ceną. Do 10% zatrudnienia osób niepełnosprawnych u wykonawcy 1 pkt., Powyżej 10% - 20% zatrudnienia osób niepełnosprawnych u wykonawcy 5 pkt., Powyżej 20% - 30% zatrudnienia osób niepełnosprawnych u wykonawcy 10 pkt., 6
Powyżej 30% - 40% zatrudnienia osób niepełnosprawnych u wykonawcy 15 pkt., Powyżej 40% zatrudnienia osób niepełnosprawnych u wykonawcy 20 pkt. 11. WARUNKI UNIEWAŻNIENIA POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny. Oferenci zostaną powiadomieni o tym fakcie mailowo lub telefonicznie. 12. POZOSTAŁE INFORMACJE 1. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych. 2. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert częściowych. 3. W przypadku, gdy Zamawiający uzna, iż wycena oferty zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie w wyznaczonym terminie. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 4. Oferty złożone po terminie składania ofert, określonym w zapytaniu ofertowym, nie będą rozpatrywane. 5. Zamawiający nie zwraca oferentom ofert złożonych w terminie. 6. Wykonawca związany jest ofertą przez okres 30 dni od terminu złożenia oferty. 7. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich w trybie miesięcznym. 10. Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości 100% dziennego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku, gdy Wykonawca zrealizuje zlecenie w sposób niezgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności. 11. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przez Zamawiającego do wysokości faktycznych strat jakie poniósł Zamawiający na skutek działania lub zaniechania Wykonawcy oraz pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z tymi działaniami lub zaniechaniami. 12. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków podpisanej umowy. 13. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Oferentów oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań pomiędzy stronami zapytania. 14. O ewentualnym wybraniu oferty oferenci zostaną poinformowani i zaproszeni do podpisania umowy. 13. WARUNKI ZMIANY UMOWY Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków umowy podpisanej z Wykonawcą zamówienia w wyniku przeprowadzonego postępowania, jeżeli spełniony zostanie któryś z poniższych warunków: a) zmiana uzasadniona będzie sytuacją, której zamawiający, działając z należytą starannością, nie mógł przewidzieć; b) zmiana będzie korzystna dla zamawiającego; Zmiany mogą dotyczyć w szczególności terminów realizacji zamówienia, zakresu przedmiotu zamówienia do 50% wartości umowy, terminów płatności, harmonogramu dostarczania posiłków, zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia między innymi w przypadku wystąpienia warunków uzasadniających taką zmianę. Załączniki 7
1. Załącznik nr 1 Oświadczenie o spełnieniu warunku udziału w postępowaniu 2. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych z Zamawiającym, 3. Załącznik nr 3 - Oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych 4. Załącznik nr 4 Formularz ofertowy 5. Załącznik nr 5 Oświadczanie dotyczące spełniania kryterium społecznego 6. Załącznik nr 6 Wzór umowy 8