Procesy informacyjne zarządzania Gromadzenie informacji w procesie informacyjnym dr inż. Janusz Górczyński 1
Gromadzenie informacji a klasyfikacja procesów informacyjnych (1) Procesy informacyjne z punktu widzenia gromadzenia informacji dzielimy według: 1) miejsca; 2) czasu; 3) technologii; 4) języka. Biorąc pod uwagę liczbę miejsc pozyskiwania i gromadzenia informacji możemy wyróżnić następujące rodzaje procesów informacyjnych: 1) Proces typu 1:1, czyli jedno miejsce pozyskiwania informacji i jej przechowywania, np, opracowanie karty katalogowej w bibliotece; 2
Gromadzenie informacji a klasyfikacja procesów informacyjnych (2) 2) Proces typu M:1, czyli wiele miejsc generowania informacji i jedno miejsce ich przechowywania, przykładem mogą być różnego rodzaju badania ankietowe, których wyniki gromadzone są w jednej bazie danych; 3) Proces typu 1:N, czyli informacja jest generowana w jednym miejscu, a przechowywania w wielu miejscach, przykładem mogą być informacje o przyznanych dotacjach z budżetu państwa na rzecz samorządów terytorialnych; 4) Proces typu M:N, czyli wiele miejsc generowania informacji i wiele miejsc przechowywania zgromadzonych danych, przykładem mogą być rozliczenia międzybankowe. 3
Gromadzenie informacji a klasyfikacja procesów informacyjnych (3) Każdy z wymienionych typów procesów informacyjnych wymaga dostosowanej do swojej specyfiki organizacji jak i wymagań technologicznych. Dotyczy to w szczególności procesów typu M:1 i M:N, w których mamy do czynienia z bardzo dużą liczbą miejsc pozyskiwania informacji i względnie dużą liczbą miejsc ich gromadzenia w ostatnim z wymienionych typów. Przykładem mogą tu być procesy informacyjne związane z obsługą rachunków międzybankowych. Sprawna realizacja tych procesów wymaga rozległych i bezpiecznych sieci teleinformatycznych, wyposażenia banków w odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, a także opracowane standardy postępowań jak i przeszkoloną kadrę. 4
Tryb, częstotliwość i czas gromadzenia informacji (1) Biorąc pod uwagę czas gromadzenia informacji możemy rozważać trzy jego aspekty: a) tryb (sposób); b) częstotliwość; c) czas. Z uwagi na kryterium czasu będziemy rozróżniać następujące tryby (sposoby) gromadzenia informacji: 1). Tryb ciągły spotykany w systemach automatycznej rejestracji procesów technologicznych, w stacjach meteorologicznych (pomiar temperatury, ciśnienia itd.), w systemach informatycznych (logi zdarzeń) itp. Także gromadzenie informacji w systemach finansowych jest traktowane jako przypadek trybu ciągłego. 5
Tryb, częstotliwość i czas gromadzenia informacji (2) 2). Tryb cykliczny informacja jest gromadzona w określonych w danym procesie terminach, przykładowo oceny semestralne studentów, raporty dzienne sprzedaży, raporty finansowe, składanie deklaracji typu PIT itd. 3). Tryb alertowy związany z gromadzeniem informacji w przypadku zaistnienia jakiejś nadzwyczajnej sytuacji (wypadek, katastrofa ekologiczna itd.). 4). Tryb jednorazowy związany z jednorazowym gromadzeniem informacji, do tego trybu zalicza się też takie sytuacje, jak spisy powszechne z uwagi na stosunkowo duże odstępy czasu między kolejnymi spisami i względną nieregularność. 6
Tryb, częstotliwość i czas gromadzenia informacji (3) Organizacja, technologia i nakłady na zbieranie informacji w danym procesie informacyjnym zależą od trybu gromadzenia informacji. W przypadku trybu ciągłego cały system gromadzenia informacji musi pracować non stop, 24 godziny na dobę, przez wszystkie dni w roku. W przypadku trybu jednorazowego całą organizację gromadzenia informacji tworzy się i uruchamia tylko na okres zbierania informacji. W przypadku trybu cyklicznego niezmiernie istotne w danym procesie informacyjnym jest określenie częstotliwości zbierania informacji. W wielu przypadkach częstotliwość ta określona jest normatywnie, czyli w formie odpowiednich przepisów prawnych. 7
Czas zbierania informacji (1) Ważnym wyróżnikiem procesu informatycznego jest czas zbierania informacji, dla wielu procesów jest on określany jako norma prawna. Może to być: 1). Konkretny moment, w którym informacja ma być zebrana (np. informacja o stanie wód); 2). Konkretny punkt czasowy (data), do którego informacja ma być zebrana (np. termin złożenia PIT, uzyskania zaliczeń); 3). Punkt czasowy, po którym informacja może być gromadzona (np. termin zakończenia sesji egzaminacyjnej); 4). Przedział czasu, w którym informacje mogą lub powinny być zbierane; 5). Przedział czasu, ale bez określania punktów krańcowych, w którym informacje mogą lub powinny być zbierane; 8
Czas zbierania informacji (2) Dla każdego procesu informacyjnego konieczne jest jednoznaczne określenie trybu zbierania informacji i dopuszczalnego czasu gromadzenia informacji. Tym wymogom powinna być podporządkowana organizacja, użyte technologie, kadry, podstawy prawne i środki finansowe potrzebne do gromadzenia informacji. W konkretnym procesie informacyjnym w odniesieniu do czasu gromadzenia informacji powinniśmy wyróżnić: 1) Czas minimalny czyli najkrótszy możliwy czas gromadzenia informacji w określonych warunkach prawnych, organizacyjnych, technicznych i ekonomicznych danego procesu informacyjnego; 9
Czas zbierania informacji (3) 2) Czas dopuszczalny czyli taki czas, po upływie którego informacja traci swoją użyteczność i nie może być wykorzystana w dalszych fazach procesu informacyjnego; 3) Czas maksymalny określa maksymalny czas gromadzenia określonego zbioru informacji w danym procesie informacyjnym. Po jego upływie dalsze gromadzenie informacji staje się zbyteczne z uwagi na ograniczenia organizacyjne czy techniczne. Przykładowo informacje o szkodach powodziowych mogą być zbierane tak długo, jak długo te szkody istnieją. W praktyce dla każdego procesu informacyjnego można określić czas optymalny gromadzenia informacji. 10
Technologia gromadzenia informacji (1) Technologia gromadzenia informacji zależy od funkcji, jakie proces informacyjny spełnia w danym systemie społecznogospodarczym. Technologia gromadzenia informacji obejmuje: a) Rodzaj nośnika materialnego, na którym informacja jest utrwalana w celu gromadzenia (dokument papierowy, dokument elektroniczny); b) Techniki gromadzenia nośników materialnych, przykładowo gromadzenie ankiet, ich wysyłanie w wersji cyfrowej via poczta elektroniczna czy też wypełniania formularzy via Internet. 11
Technologia gromadzenia informacji (2) Technologia gromadzenia informacji w systemach społecznogospodarczym jest z reguły uregulowana odpowiednimi normami. Można wyróżnić dwa modele organizacyjne gromadzenia danych: a) model aktywny, czyli taki, w którym źródła informacji są bierne, a ciężar gromadzenia informacji spada np. na ankieterów; b) model pasywny, w którym źródła informacji są aktywne w jej gromadzeniu, a osoby zaangażowane w proces informacyjny koncentrują się na zapewnieniu możliwości rejestracji danych wytwarzanych przez źródła. 12
Technologia gromadzenia informacji (3) Model aktywny gromadzenia danych stosowany jest w tych sytuacjach, gdy źródła informacji mają charakter bierny i w konsekwencji gestor procesu informacyjnego nie ma żadnej możliwości zmuszenia źródła informacji do jej rejestrowania. Model aktywny charakteryzuje się znacznie większymi kosztami, które trzeba ponieść na zgromadzenie informacji. Z kolei korzyścią jest to, że w tym modelu można zapewnić znacznie większą jakość zgromadzonej informacji. Model pasywny stosowany jest w tych sytuacjach, gdy gestor procesu informacyjnego ma możliwość zmuszenia źródła informacji do jej rejestrowania. Klasycznym przykładem takiego modelu jest polski system podatkowy, która zmusza obywatela do dostarczenia do US wszystkich potrzebnych danych. 13
Język gromadzenia informacji (1) W fazie gromadzenia informacji może zachodzić translacja wiadomości z języka, w którym została wygenerowana, na jakiś inny język. Z translacją mamy do czynienia w tych sytuacjach, w których następuje: 1) zmiana nośnika materialnego, w którym informacja jest gromadzona, np. z wersji papierowej przechodzimy na wersję cyfrową; 2) wykorzystywanie informacji przez osoby korzystające z innego języka niż użyty do jej wygenerowania, np. ankieter dodatkowo koduje pewne dane (w celu choćby lepszej kontroli błędów czy lepszego wykorzystania zgromadzonych informacji w dalszych fazach procesu informacyjnego. 14
Język gromadzenia informacji (2) W sytuacjach, w których dochodzi do translacji informacji w fazie jej gromadzenia trzeba dołożyć starań, aby: 1) Nie doprowadziło to do niekontrolowanej zmiany treści informacji; 2) Strat informacji; 3) Wygenerowanie informacji innych niż te, które zostały zebrane ze źródła informacji. Błędy w translacji w fazie gromadzenia informacji są trudne do wykrycia, a ich identyfikacja i korekta z reguły kosztowna, stąd w wielu procesach informacyjnych stosuje się mechanizmy poprawności translacji. Przykładowo, rejestrując w wersji cyfrowej numer NIP możemy zastosować funkcję badającą jego poprawność. 15
Przechowywanie informacji (1) Przechowywanie informacji jest w swojej istocie przekazywaniem informacji w czasie poprzez umieszczanie jej na nośnikach materialnych o trwałości właściwej dla danego procesu informacyjnego. Pozyskane informacje gromadzone są w odpowiednich urządzeniach technicznych, których specyfikacja dostosowana jest do cech fizycznych materialnych nośników informacji. W praktyce do przechowywania informacji wykorzystuje się papier lub różne rodzaje nośników magnetycznych czy cyfrowych (dyski twarde, dyski optyczne, pamięci stałe). 16
Przechowywanie informacji (2) Przy wyborze materialnego nośnika informacji brane są pod uwagę następujące kryteria: a) Trwałość nośnika materialnego i związana z nim trwałość przechowywanej informacji; b) Koszt nośnika materialnego i koszt jego przechowywania; c) Koszt odwzorowania i utrwalenia informacji na nośniku materialnym; d) Koszt dostępu (odczytu) do informacji zapisanej na danym nośniku materialnym. 17
Przechowywanie informacji (3) Trwałość nośnika materialnego zależy od celów i funkcji systemu informacyjnego, z których wynika właściwy czas przechowywania informacji. W wielu systemach czas ten jest określany przez odpowiednie normy prawne. Przykładem takiej sytuacji jest obowiązek przechowywania przez obywateli dokumentów wymaganych przez urzędy skarbowe przez określony czas. Na koszt całkowity nośnika składają się koszty samego nośnika jak i urządzeń potrzebnych do utrwalenia informacji i jej odczytu, także koszty personelu zaangażowanego w ten proces. Nie można także zapominać o kosztach przechowywania nośników informacji (koszty materialne i ludzkie). 18
Przechowywanie informacji (4) W wielu państwach, w których informacja uznana jest za dobro narodowe, istnieją ogólnokrajowe systemy przechowywania określonych rodzajów informacji. Zasady przechowywania informacji (istotnej dla funkcjonowania państwa) są regulowane aktami prawnymi, w wielu wypadkach najwyższej rangi (np. ustawa o archiwach, bibliotekach, informacji naukowo-technicznej, statystyce publicznej, administracji publicznej, sądach i biurach notarialnych itd.) W państwa tych niszczenie zgromadzonej informacji wbrew prawu jest surowo zakazane. 19
Bezpieczeństwo przechowywanej informacji (1) Przy wyborze określonego nośnika informacji trzeba brać pod uwagę także koszty ewentualnego utracenia zgromadzonej informacji. Koszty te zależą od funkcji procesu informacyjnego i rodzaju zgromadzonej informacji. Biorąc pod uwagę zabezpieczenia przed utratą informacji można wydzielić trzy grupy procesów informacyjnych: 1) Procesy bezpieczne w sytuacjach ekstremalnych, czyli takie, które w aktualnych warunkach technicznych gwarantują bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa zgromadzonych informacji. Taki poziom bezpieczeństwa powinny mieć te procesy informacyjne, w których utrata informacji może mieć poważne skutki ekonomiczne czy społeczne. 20
Bezpieczeństwo przechowywanej informacji (2) 2) Procesy bezpieczne w ustalonych warunkach, czyli takie, które można uznać za gwarantujące bezpieczeństwo zgromadzonej informacji w warunkach uznanych za typowe ( normalne ). O tym, jakie warunki można uznać za typowe decydują odpowiednie reguły prawne. Ten poziom bezpieczeństwa procesów informacyjnych dominuje w gospodarce. Przykładowo przepis prawny określa czas i rodzaj dokumentów, które musimy przechowywać do rozliczenia się z obowiązków podatkowych; 3) Procesy bez zabezpieczenia przechowywanej informacji, w których cała odpowiedzialność za przechowywanie informacji spada na jej końcowego użytkownika. Przykładem może być choćby ten wykład. 21
Aktualizacja zgromadzonej informacji (1) Aktualizacja informacji w trakcie jej przechowywania jest integralnym zadaniem tej fazy procesu informacyjnego. W nowoczesnych społeczeństwach zbiory zgromadzonych informacji są zbyt wielkie, aby można je było stale powiększać poprzez dodawanie nowych informacji. Celem aktualizacji zasobów informacyjnych w fazie ich przechowywania jest optymalizacja tych zasobów, która polega na: a) Usuwaniu informacji uznanej za zbędną; b) Wprowadzaniu nowej informacji uznanej za potrzebną; c) Zastępowaniu informacji nieaktualnej aktualną; 22
Aktualizacja zgromadzonej informacji (2) d) Optymalizacji technologii przechowywania informacji i organizacji zasobów informacyjnych polega najczęściej na zmianie nośników informacji, np, z dysków CD na DVD, inna sytuacja to zmiana urządzenia i nośnika na takie, które gwarantują lepszy i tańszy dostęp do zgromadzonej informacji; e) Optymalizacji organizacji zasobów danych w celu zapewnienia dostępu do zgromadzonych informacji, w tym wprowadzeniu mechanizmów wyszukiwania potrzebnej informacji. Jest to niezmiernie istotne w sytuacji ustawicznego rozrastania się gromadzonych zasobów informacyjnych. 23
Koszty przechowywania informacji Nowoczesne technologie informacyjne umożliwiają względnie tanie przechowywanie informacji, dotyczy to przechowywania informacji na dyskach twardych czy na dyskach optycznych. Jednym z ubocznych skutków tej sytuacji jest wzrost tendencji do przechowywania nadmiaru informacji, po prostu na wszelki wypadek. Skutkuje to przechowywaniem informacji, które nie są użyteczne, a ich przechowywanie nie ma merytorycznego uzasadnienia. W takiej sytuacji informacja rzeczywiście potrzebna ginie w gąszczu informacji bezużytecznych. Wiemy, że potrzebna informacja jest zapisana, ale jej odszukanie jest wtedy bardzo utrudnione. 24
Kryteria oceny jakości przechowywanej informacji Podstawowymi kryteriami oceny jakości przechowywanej informacji są: 1) aktualność; 2) integralność: 3) użyteczność; 4) wiarygodność: 5) adekwatność; 6) istotność (relewancja); 7) pertynencja (dostarczanie informacji zgodnej z oczekiwaniami użytkowników); 8) bezpieczeństwo; 9) dostępność. 25
Przetwarzanie informacji (1) Przetwarzanie informacji polega na generowaniu nowej informacji na podstawie wcześniej zgromadzonej informacji utrwalonej na jakimś materialnym nośniku i wyrażonej w pewnym języku w ramach określonego procesu informatycznego. Przetwarzanie informacji jest przede wszystkim procesem semiotycznym, językowym, transformacją przeprowadzaną na pewnych zbiorach elementów języka lub języków zgodnie z regułami pewnych języków i w nich wyrażonych. Przetwarzanie to wykonanie transformacji na wiadomości, polegające na tym, że z pewnych wiadomości lub ich części powstaje nowa wiadomość lub wiadomości o innych polach semantycznych niż te, które występują w źródłach. 26
Przetwarzanie informacji (2) Przetwarzanie informacji ma także swój aspekt materialny związany z przekształcaniem materialnych nośników informacji. Przetwarzanie informacji polega na: 1) podziale informacji na części (wiadomości); 2) selekcji, czyli wybraniu ze zbioru informacji pewnej ich części; 3) translacji, czyli przełożeniu informacji z jednego języka na inny język; 4) generowaniu nowej informacji na podstawie innych informacji; 5) eliminacji polegającej na usunięciu części informacji; 6) reorganizacji informacji, czyli zmiany jej struktury. 27
Przetwarzanie informacji (3) W praktyce w fazie przetwarzania informacji jednocześnie zachodzi kilka z wcześniej wymienionych czynności. Przykładowo dziennikarz przygotowuje swoje informacje poprzez selekcję informacji dostarczanych przez inne agencje prasowe i uzupełnienie ich własnym tekstem. Selekcja i zmiana organizacji wiadomości to także przetwarzanie informacji, szczególnie istotne w systemach masowej komunikacji społecznej (prasa, telewizja, Internet). Wybór informacji dokonany przez dziennikarza jest już przetworzeniem informacji, często także jej zniekształceniem. Nieodpowiednia reorganizacja zasobów informacji może spowodować, że dostęp do tych informacji stanie się niemożliwy lub utrudniony, np. zmiana terminu emisji. 28
Interpretacja informacji (1) Interpretacja informacji polega na przypisaniu wiadomości pola semantycznego w danym języku, którego dokonuje odbiorca informacji. Interpretacja informacji jest procesem odwrotnym do generowania informacji, polega na odtworzeniu pola znaczeniowego znaków wykorzystanych do opisania wiadomości. Poprawność przebiegu fazy interpretacji informacji zależy od spełnienia kilku warunków: 1) identyfikacji języka, w jakim wiadomość jest skonstruowana. Użytkownik informacji powinien wiedzieć, jaki język został wybrany przez generatora informacji do jej opisania (np. kod programu prezentowany jest w C#). 29
Interpretacja informacji (2) Inny przykład to odbiór konferencji prasowej prezesa NBP. Poprawna interpretacja informacji zależy od tego, czy wiemy jakiego języka używa prelegent, czy jest to język czysto ekonomiczny, czy też język polityczny. 2) identyfikacji systemu (społecznego, ekonomicznego czy technicznego), którego informacja dotyczy. Wiadomość może dotyczyć konkretnego zdarzenia politycznego, wyrobu, usługi, kraju itd. Przykładowo informacja o problemach pewnego producenta samochodów powinna być tak skonstruowana, aby jej odbiorca nie odniósł wrażenia, że chodzi o wszystkie samochody tego producenta, jeżeli poprawnie dotyczy ona jednego czy dwóch modeli. 30
Interpretacja informacji (3) 3) identyfikacji systemu informacyjnego, w którym informacja została utworzona. Wiadomość może być efektem przeprowadzonych badań naukowych, może być wygenerowana przez środki masowego przekazu, może być efektem ewidencjonowania procesów gospodarczych itd. Wiedza o systemie, w którym informacja powstała decyduje o ocenie jakości i przydatności tej informacji dla użytkownika. 4) wyboru języka, w jakim informacja będzie interpretowana. Z reguły użytkownik końcowy interpretuje przekazaną informację w innym języku niż użyty do jej wygenerowania. Przykładowo informacja wyrażona w języku statystycznym może być interpretowana w języku potocznym. Może to prowadzić do nieporozumień. 31
Interpretacja informacji (4) 5). identyfikacji systemu, w ramach którego informacja jest wykorzystywana. Interpretacja wiadomości zależy od systemu, czyli od tego, kto i w jakim celu interpretuje wiadomość. Przykładowo wiadomość w postaci recenzji teatralnej inaczej będzie interpretowana przez publiczność, inaczej przez właściciela teatru (może mu służyć do podjęcia decyzji co do losów danej sztuki), a jeszcze inaczej przez środowisko autorskie. Inny przykład: informacja o braku energii elektrycznej inaczej będzie odbierana przez nauczyciela informatyki, a inaczej przez uczniów. 32