PRCs-02 Program certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego (EMS) TRANSPORTOWY DOZÓR TECHNICZNY ul. Chałubińskiego 8 00-613 Warszawa Żadna część niniejszej publikacji nie może być wykorzystywana, w tym rekompilowana bez pisemnej zgody Dyrektora Transportowego Dozoru Technicznego.
Dokument ten nie może być wykorzystywany przez osoby trzecie do usług związanych z oceną zgodności lub certyfikacją. TDT nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek wykorzystanie jego materiałów w innych dokumentach. Każde nieautoryzowane wykorzystanie tego materiału jest całkowicie zabronione i będzie skutkować krokami prawnymi. W celu uzyskania zgody lub dalszych informacji należy skontaktować się z: Transportowy Dozór Techniczny ul. Chałubińskiego 8 00-613 Warszawa fax: +48 22 830 00 62 e-mail: info@tdt.pl Strona 2 z 10
Spis treści 1. Zakres certyfikacji...4 1.1. Zakres certyfikacji...4 1.2. Kryteria certyfikacji...5 1.3. Dokumenty związane...5 2. System certyfikacji...6 2.1. System...6 2.2. Zakres działań TDT w ramach certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego...6 3. Wymagania dla potencjalnych Klientów...6 4. Wymagania dotyczące jednostki...6 4.1. Zasady stanowiące podstawę wiarygodności...6 4.2. Wymagania dotyczące kompetencji personelu...6 4.3. Podzlecanie...7 5. Audit i certyfikacja...7 5.1. Wnioskowanie...7 5.2. Audit i certyfikacja początkowa...7 5.2.1. Metoda oraz procedura oceny...7 5.2.2. Ustalanie czasu trwania auditu...7 5.2.3. Wybór oddziałów...7 5.2.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity początkowe...7 5.2.5. Decyzja dotycząca certyfikacji...7 5.2.6. Dokumenty certyfikacyjne...7 5.3. Działania w nadzorze...8 5.3.1. Częstotliwość auditów w nadzorze...8 5.3.2. Metoda oraz procedura oceny...8 5.3.3. Ustalanie czasu trwania auditu...8 5.3.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity nadzoru...8 5.3.5. Wybór oddziałów...8 5.3.6. Decyzja o utrzymaniu certyfikacji...8 5.4. Ponowna certyfikacja...8 5.4.1. Audity ponownej certyfikacji...8 5.4.2. Metoda oraz procedura oceny...8 5.4.3. Ustalanie czasu trwania auditu...8 5.4.4. Połączone, zintegrowane lub wspólne audity ponownej certyfikacji...8 5.4.5. Wybór oddziałów...8 5.4.6. Decyzja w sprawie udzielenia ponownej certyfikacji...9 5.5. Przerwanie procesu...9 5.6. Audity specjalne...9 5.6.1. Rozszerzanie zakresu...9 5.6.2. Audity z krótkim terminem powiadomienia...9 5.7. Zawieszanie, cofanie lub ograniczanie zakresu certyfikacji...9 6. Wymiana informacji pomiędzy TDT a jego Klientami...9 7. Skargi i odwołania...9 8. Wykaz Klientów certyfikowanych...9 9. Stosowanie znaków certyfikacji...9 10. Postanowienia końcowe...10 11. Załączniki...10 Strona 3 z 10
1. Zakres certyfikacji 1.1. Zakres certyfikacji Niniejszy program dotyczy certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego w następujących sektorach działalności (biznesowych) wraz z powiązanymi aspektami środowiskowymi: Sektor działalności (biznesowy) Kody NACE* Górnictwo i wydobywanie 05, 06, 07, 08, 09 Przetwórstwo przemysłowe Produkcja wyrobów z drewna 16 Poligrafia i reprodukcja zapisanych nośników informacji Produkcja chemikaliów i wyrobów chemicznych Produkcja wyrobów z gumy i tworzyw sztucznych Produkcja wyrobów z metali Produkcja komputerów i urządzeń peryferyjnych Produkcja sprzętu transportowego 18 20 bez 20.13 22 24 bez 24.46, 25 bez 25.4, 25.4, 28, 33.11, 33.12, 33.13, 33.14, 33.17, 33.2 26.27 29, 30.2, 30.4, 30.9 Działalność usługowa 94.99, 95.1, 95.2 Budownictwo 41, 42, 43 Powiązane istotne aspekty środowiskowe Energia emitowana Cechy fizyczne Energia emitowana Handel hurtowy i detaliczny 46, 47 Naprawa pojazdów samochodowych i motocykli 45 Transport i gospodarka magazynowa 49, 50, 51, 52 Informacja i komunikacja 61, 62 Strona 4 z 10
Sektor działalności (biznesowy) Działalność związana z obsługą rynku nieruchomości Działalność profesjonalna, naukowa i techniczna Działalność w zakresie usług administrowania i działalność wspierająca Administracja publiczna 84.1 Edukacja 85.5 Kody NACE* 68.2, 68.3 69, 70, 71.12, 71.2, 73, 74.3 77.39, 78, 80, 81, 82 Powiązane istotne aspekty środowiskowe Energia emitowana Energia emitowana * zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1893/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r. w sprawie statystycznej klasyfikacji działalności gospodarczej NACE Rev. 2 i zmieniające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3037/90 oraz niektóre rozporządzenia WE w sprawie określonych dziedzin statystycznych (Dz.U. WE L 393 z 30.12.2006) Transportowy Dozór Techniczny posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji (PCA) nr AC 111. Informacja o akredytowanych przez PCA sektorach działalności znajduje się w ww. zakresie akredytacji. Aktualne wydanie zakresu dostępne jest na stronie internetowej PCA (www.pca.gov.pl) oraz stronie internetowej TDT (www.tdt.pl). 1.2. Kryteria certyfikacji PN-EN ISO 14001 Systemy zarządzania środowiskowego. Wymagania i wytyczne stosowania 1.3. Dokumenty związane PN-EN ISO/IEC 17000 Ocena zgodności. Terminologia i zasady ogólne PN-ISO/IEC 17007 Ocena zgodności. Wytyczne dotyczące redagowania dokumentów normatywnych właściwych do stosowania w ocenie zgodności PN-EN ISO/IEC 17021-1 PN-EN ISO 9000 PKN-ISO/IEC TS 17021-2 ISO/IEC TS 17022 IAF MD 1 IAF MD 2 Ocena zgodności. Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania. Część 1: Wymagania Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia Wymagania dla jednostek prowadzących audity i certyfikację systemów zarządzania. Część 2: Wymagania dotyczące kompetencji do auditowania i certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego Conformity assessment. Requirements and recommendations for content of a third-part audit report on management systems Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zasad próbkowania w procesach certyfikacji organizacji wielooddziałowych Dokument obowiązkowy IAF dotyczący przenoszenia akredytowanej certyfikacji systemów zarządzania Strona 5 z 10
IAF MD 5 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący ustalania czasu trwania auditów QMS i EMS IAF MD 11 Dokument obowiązkowy IAF dotyczący zastosowania normy ISO/IEC 17021 w auditach zintegrowanych systemów EA-7/04 Zgodność z prawem jako część akredytowanej certyfikacji w odniesieniu do ISO 14001:2004 DACS-01 Akredytacja jednostek certyfikujących systemy zarządzania wymagania szczegółowe DA-06 PC-02 PC-30 PC-31 PC-32 PC-33 ZS-01 ZS-02 ZS-03 2. System certyfikacji 2.1. System Polityka dotycząca spójności pomiarowej Nadzór nad zapisami Czynności związane z procesem certyfikacji systemów zarządzania Audit systemu zarządzania organizacji Zasady ustalania czasu trwania auditów w organizacji Audit systemu zarządzania w organizacji wielooddziałowej Zasady oceny i nadzoru nad przedmiotem certyfikacji Zasady stosowania symboli oceny zgodności Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami Certyfikacja systemów zarządzania środowiskowego obejmuje certyfikację początkową i nadzór, w tym przegląd wniosku, audity początkowe, audity nadzoru oraz proces udzielania, utrzymywania, ograniczania, rozszerzania, zawieszania, cofania certyfikacji oraz ponowną certyfikację. 2.2. Zakres działań TDT w ramach certyfikacji systemu zarządzania środowiskowego Działania TDT w ramach działań certyfikacyjnych obejmują: dwuetapowy audit początkowy; audity nadzoru w pierwszym i drugim roku; audit ponownej certyfikacji w trzecim roku przed upływem ważności certyfikacji. 3. Wymagania dla potencjalnych Klientów Klient powinien: spełniać kryteria certyfikacyjne wymienione w punkcie 1.2; wykonywać wszystkie czynności niezbędne do przeprowadzenia auditów, w tym działania umożliwiające analizę dokumentacji i dostęp do wszystkich procesów i obszarów, zapisów i personelu dla celów początkowej certyfikacji, nadzorów, ponownej certyfikacji i załatwiania skarg, oraz podejmować działania, gdzie jest to stosowne, w celu stworzenia warunków do działania obserwatorów obecnych na audicie (np. auditorów jednostki akredytującej lub auditorów szkolonych). 4. Wymagania dotyczące jednostki 4.1. Zasady stanowiące podstawę wiarygodności Spełnienie wymagań określonych w dokumencie DACS-01 potwierdzone certyfikatem akredytacji AC 111. 4.2. Wymagania dotyczące kompetencji personelu Kryteria kompetencyjne dla osób wykonujących poszczególne funkcje w procesie certyfikacji systemów zarządzania środowiskowego, a mianowicie dla osób prowadzących przeglądy wniosków, auditorów i ekspertów, osób przeprowadzających przegląd procesu i podejmujących decyzje certyfikacyjne, określone są w Załączniku 1 do procedury PC-03. Sposób nadzoru nad kompetencjami przedstawiono w procedurze PC-03. Strona 6 z 10
4.3. Podzlecanie Transportowy Dozór Techniczny nie podzleca żadnych prac związanych z certyfikacją systemów zarządzania środowiskowego zgodnie z niniejszym programem. 5. Audit i certyfikacja 5.1. Wnioskowanie Wniosek jest składany na formularzu Foz-01 wraz z towarzyszącym załącznikiem Fcs-01 oraz opłatą wstępną. Wniosek jest rejestrowany zgodnie z procedurą PC-02 po dokonaniu jego przeglądu i udokumentowaniu zgodnie z procedurą PC-30. 5.2. Audit i certyfikacja początkowa 5.2.1. Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji oraz procesów i obszarów, zapisów i personelu według wybranej próbki. Dwuetapowy audit początkowy jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. Dla każdego Klienta jest opracowywany program auditów. 5.2.2. Ustalanie czasu trwania auditu Czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu systemu zarządzania jest ustalany zgodnie z procedurą PC-32. 5.2.3. Wybór oddziałów W przypadku auditowania systemu zarządzania organizacji wielooddziałowych Klienta, prowadzącego taką samą działalność w różnych lokalizacjach, wybór oddziałów lub siedzib tymczasowych jest dokonywany zgodnie z procedurą PC-33. 5.2.4. Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity początkowe Audit połączony jest przeprowadzany w przypadku, gdy Klient ma być auditowany w odniesieniu do wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania np. PN-EN ISO 9001 i PN-EN ISO 3834. Audit zintegrowany jest przeprowadzany w przypadku, gdy Klient zintegrował wdrożenie wymagań dwóch lub więcej norm dotyczących systemów zarządzania w jeden system zarządzania oraz ma być auditowany w odniesieniu do więcej niż jednej normy np. PN-EN ISO 9001 i PN-EN ISO 3834. Audit kombinowany może zostać przeprowadzony na wniosek Klienta o przeprowadzenie równoczesnej oceny wg różnych systemów certyfikacji (np. systemów zarządzania i wyrobów). W tych przypadkach stosuje się zasady określone w procedurach PC-30, PC-31, PC-32 oraz PC-33. W przypadku auditu połączonego lub zintegrowanego jest sporządzany jeden raport z auditu. W przypadku auditu kombinowanego są sporządzane oddzielne raporty z auditu. 5.2.5. Decyzja dotycząca certyfikacji Decyzja dotycząca certyfikacji jest podejmowana przez osoby inne niż te, które prowadziły ocenę, na podstawie przeglądu procesu oceny, ustaleń i wniosków z auditu oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, opinii komitetów). Szczegółowe zasady zostały określone w procedurze PC-30. Trzyletni cykl certyfikacji rozpoczyna się od decyzji o certyfikacji. 5.2.6. Dokumenty certyfikacyjne Certyfikacja jest potwierdzana za pomocą dokumentów certyfikacyjnych: certyfikatu systemu zarządzania środowiskowego na formularzu Fcs-08, licencji zakresu certyfikacji oraz znaku na formularzu Fcs-17. Dokumenty te są wydawane po uregulowaniu wszystkich płatności związanych z procesem certyfikacji. Strona 7 z 10
5.3. Działania w nadzorze 5.3.1. Częstotliwość auditów w nadzorze Audity nadzoru są przeprowadzane co najmniej raz w roku kalendarzowym. Data pierwszego auditu w nadzorze po certyfikacji początkowej nie jest późniejsza niż 12 miesięcy od daty podjęcia decyzji o udzieleniu certyfikacji. Drugi audit w nadzorze jest przeprowadzany nie wcześniej niż 10 i nie później niż 12 miesięcy kalendarzowych od daty pierwszego auditu w nadzorze. 5.3.2. Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i wizytację, wybranych przez zespół oceniający na zasadzie próbkowania procesów, obszarów, zapisów i personelu. Jednoetapowy audit nadzoru jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. 5.3.3. Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego Klienta jest ustalany czas niezbędny do realizacji pełnego i skutecznego auditu nadzoru zgodnie z procedurą PC-32. 5.3.4. Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity nadzoru Audity połączone, zintegrowane i kombinowane w nadzorze są przeprowadzane zgodnie z zasadami określonymi w punkcie 5.2.4 powyżej. 5.3.5. Wybór oddziałów Oddziały, które mają być oceniane podczas nadzoru, są określane na zasadach próbkowania i wskazane w programie auditów. 5.3.6. Decyzja o utrzymaniu certyfikacji Decyzja dotycząca utrzymania certyfikacji jest podejmowana, w razie takiej potrzeby, na zasadach określonych w punkcie 5.2.5. przez osoby inne niż te, które prowadziły ocenę. 5.4. Ponowna certyfikacja 5.4.1. Audity ponownej certyfikacji Audity ponownej certyfikacji są przeprowadzane w trzecim roku przed upływem ważności certyfikacji. 5.4.2. Metoda oraz procedura oceny Ocena obejmuje analizę dokumentacji i wizytację określonych przez zespół oceniający na zasadzie próbkowania procesów, obszarów, zapisów i personelu. Jednoetapowy audit nadzoru jest przeprowadzany oraz jego wyniki są dokumentowane zgodnie z procedurą PC-31. Audit ponownej certyfikacji jest jednoetapowy, ale w uzasadnionych i udokumentowanych przypadkach, może być auditem dwuetapowym. 5.4.3. Ustalanie czasu trwania auditu Dla każdego Klienta jest ustalany czas niezbędny do zaplanowania i realizacji pełnego i skutecznego auditu ponownej certyfikacji zgodnie z procedurą PC-32. 5.4.4. Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity ponownej certyfikacji Połączone, zintegrowane lub kombinowane audity ponownej certyfikacji odbywają się według zasad określonych w 5.2.4. 5.4.5. Wybór oddziałów Oddziały, które mają być oceniane podczas ponownej certyfikacji, są określane na zasadach próbkowania i wskazane w programie auditów. Strona 8 z 10
5.4.6. Decyzja w sprawie udzielenia ponownej certyfikacji Decyzja dotycząca udzielenia ponownej certyfikacji jest podejmowana przez osoby inne niż te, które prowadziły ocenę, na podstawie oceny, ustaleń i wniosków z auditu ponownej certyfikacji oraz wszelkich innych mających zastosowanie informacji (np. informacji dostępnych publicznie, skarg, opinii komitetów). Szczegółowe zasady zostały określone w procedurze PC-30. Certyfikacja jest udzielana na kolejny okres nieprzekraczający 3 lat od daty upływu ważności certyfikacji dotychczasowej.. 5.5. Przerwanie procesu Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić tylko zgodnie z postanowieniami zawartej umowy pomiędzy stronami. Zasady postępowania określone zostały w procedurze PC-30. 5.6. Audity specjalne 5.6.1. Rozszerzanie zakresu Zasady postępowania w przypadku wniosku o rozszerzenie zakresu już udzielonej certyfikacji określone zostały w procedurze PC-30. Rozszerzenie zakresu można przeprowadzić w powiązaniu z auditem nadzoru. 5.6.2. Audity z krótkim terminem powiadomienia Postępowanie w celu zbadania skarg lub w odpowiedzi na zmiany lub w ramach dalszego postępowania z Klientami z zawieszoną certyfikacją określone zostało w procedurze PC-30. 5.7. Zawieszanie, cofanie lub ograniczanie zakresu certyfikacji Zawieszenie, cofnięcie lub ograniczenie zakresu certyfikacji może nastąpić tylko zgodnie z zasadami określonymi w ZS-01 Zasady oceny i nadzoru nad przedmiotem certyfikacji. 6. Wymiana informacji pomiędzy TDT a jego Klientami TDT zapewnia i aktualizuje następujące informacje dla Klientów: opis procesu certyfikacji systemów zarządzania; wymagania normatywne dotyczące certyfikacji; informacje o opłatach; wymagania dla potencjalnych Klientów; dokumenty opisujące prawa i obowiązki certyfikowanych Klientów; informacje dotyczące procedur postępowania ze skargami i odwołaniami. Transportowy Dozór Techniczny okresowo aktualizuje informacje zawarte w niniejszym programie certyfikacji. Klient certyfikowany jest zobowiązany do informowania, bez zwłoki, tj. w terminie do trzech miesięcy o wszelkich sprawach, które mogą wpływać na zdolność systemu zarządzania do dalszego spełniania kryteriów stanowiących podstawę certyfikacji. 7. Skargi i odwołania Postępowanie ze skargami na działalność TDT oraz z odwołaniami od decyzji TDT podejmowanych w procesie certyfikacji, są określone w aktualnym dokumencie TDT: ZS-03 Zasady postępowania ze skargami i odwołaniami, publikowanym na stronie www.tdt.pl. 8. Wykaz Klientów certyfikowanych TDT prowadzi i aktualizuje na bieżąco elektroniczny wykaz udzielonych certyfikacji. Dodatkowo wykaz ten jest dostępny na stronie internetowej TDT (www.tdt.pl). 9. Stosowanie znaków certyfikacji Klient ma prawo powoływać się na udzieloną przez TDT certyfikację poprzez powołania tekstowe i/lub stosowanie znaku certyfikacji TDT zgodnie z aktualnym dokumentem TDT: ZS-02 Zasady stosowania symboli oceny zgodności, publikowanym na stronie www.tdt.pl. Strona 9 z 10
10. Postanowienia końcowe Wydanie 9 z dnia 2015-03-03 wersja 4 obowiązuje od 2016-11-15. 11. Załączniki Foz-01 Wniosek o certyfikację Fcs-01 Załącznik do wniosku o certyfikację Fcs-08 Certyfikat systemu zarządzania Fcs-17 Licencja zakresu certyfikacji oraz znaku Strona 10 z 10