ZAPYTANIE OFERTOWE z dnia 8 lipca 2015 r. W PRZEDMIOCIE PRODUKCJI FILMÓW ANIMOWANYCH DLA PROJEKTU ODPAKOWANI W związku z realizacją projektu Odpakowani Agencja Wydawnicza Aga Press Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Kamionkowskiej 45 planuje zlecenie produkcji filmów animowanych dla projektu pn. Odpakowani zgodnie z poniższymi założeniami. I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa produkcji 3 kolorowych filmów animowanych (1-2-minutowy każdy) zachęcających do udziału w projekcie i jednocześnie będących reklamą projektu Odpakowani. Filmy mają w dowcipny sposób propagować ekologiczne zachowania. Celem filmów ma być również zachęcenie dzieci do wchodzenia na stronę odpakowani.pl i brania udziału w konkursach organizowanych w ramach projektu. Filmy zostaną umieszczone na stronie odpakowani.pl i wykorzystane w kampanii promocyjnej. Jednocześnie zależy nam na profesjonalnym i estetycznym wykonaniu filmów. Założenia ogólne: Wszystkie 3 animacje mają łączyć te same postaci bohaterów, dzięki czemu otrzymamy kreskówkowy miniserial. Stylistyka rysunków i postaci dziecięca. W animacji mają występować postaci w różnym wieku, z tym że dobry przykład dają właśnie te młodsze. To one zawstydzają swą postawą starszaki i dorosłych. To one są ekobohaterami godnymi naśladowania. W animacjach musi pojawić się postać EKOROBOTA przyjaciela dzieci, który został skonstruowany przez nie z odpadów. Filmy będą dystrybuowane w Internecie (w szczególności strony internetowe, Facebook i kanał YouTube) Wykonawca musi przygotować je w formie nadającej się do takiej dystrybucji. 1. W ramach realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: 1. Stworzenia scenariuszy 3 filmów na podstawie ogólnych wytycznych dostarczonych przez Zamawiającego i zgodnie z założeniami przedsięwzięcia pn. Odpakowani. Wszystkie scenariusze powinny zostać przygotowane z myślą o dzieciach w wieku 6 13 lat. Korekta scenariuszy może nastąpić wyłącznie w porozumieniu z Zamawiającym i po jego akceptacji. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia 3 scenariuszy w terminie 6 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy a Zamawiający będzie mógł zgłosić do nich uwagi w terminie 10 dni kalendarzowych. Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić uwagi Zamawiającego i przedstawić poprawioną koncepcję w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia uwag. 2. Przedstawienia Zamawiającemu do akceptacji koncepcji filmów, tj.: - projekty obrazujące stylistykę animacji i projekty występujących w animacji postaci (min. 5 projektów), - 2 propozycje techniki wykonania filmów, - 2 propozycje głosu lektora, - 3 propozycje tła muzycznego w terminie 6 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy a Zamawiający będzie mógł zgłosić do niej uwagi w terminie 3 dni kalendarzowych. Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić uwagi Zamawiającego i przedstawić poprawioną koncepcję w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia uwag. 3. Opracowania graficznego animacji. Wykonawca będzie zobowiązany przedstawić Zamawiającemu do akceptacji rozrysowane ujęcia kluczowe w terminie 9 dni kalendarzowych od dnia zaakceptowania wstępnej koncepcji filmów a Zamawiający będzie mógł zgłosić do nich uwagi w terminie 3 dni kalendarzowych. Wykonawca będzie zobowiązany uwzględnić uwagi Zamawiającego i przedstawić poprawione ujęcia kluczowe w terminie 3 dni kalendarzowych od dnia zgłoszenia uwag. Zamawiający zobowiązuje się do akceptacji propozycji lub wskazania zmian w terminie do 2 dni kalendarzowych. 4. Wykonania prac animacyjnych i udźwiękowienia filmów. a) Zastosowana technika do produkcji filmów musi zapewniać wysoką jakość i płynność animacji (obraz wyrazisty, bez przeskoków klatek). b) Wykonawca przygotuje filmy animowane w formacie fullhd wielkość 1920x1080, format mp4, stereo.
c) Wykonawca zapewni profesjonalną obróbkę kolorystyczną obrazu. d) Wykonawca zapewni realizację graficzną końcowych plansz filmów zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Końcowe plansze powinny zawierać nazwę oraz logo projektu Odpakowani, loga patronów (materiały i wytyczne dostarczy Zamawiający) oraz logo NFOŚiGW i informację o dofinansowaniu (powyższe elementy muszą być zgodne z Instrukcją oznakowania przedsięwzięć dofinansowywanych ze środków NFOŚiGW, zmienioną decyzją Dyrektora Biura nr 11/DB/2015 z dnia 24 marca 2015 roku. ). Wykonawca nie może zamieszczać swojego logotypu, ani żadnych oznaczeń wskazujących pośrednio lub bezpośrednio na Wykonawcę lub podmiot trzeci, na żadnej planszy filmu/spotu oprócz końcowej. e) Wykonawca zapewni profesjonalne nagranie dźwięku do filmów. f) Wykonawca zapewni nagranie zaakceptowanego tekstu lektora (w języku polskim) i przekaże je do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zaakceptuje nagranie lektora w terminie do 3 dni kalendarzowych od otrzymania. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić uwagi w terminie do 3 dni kalendarzowych. g) Wykonawca przedstawi Zamawiającemu ostateczną wersję montażową każdego z filmów animowanych do dnia 18 sierpnia 2015 r. Zamawiający ma możliwość odrzucenia wersji montażowej lub wprowadzenia w niej zmian. Zamawiający przekaże Wykonawcy swoje uwagi dotyczące ostatecznych wersji montażowych filmów lub decyzję o akceptacji w terminie 10 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania. Wykonawca przedstawi poprawione wersje filmów nie później niż 3 dni kalendarzowe od dnia, w którym Zamawiający zgłosi swoje poprawki. 5. Wykonawca w terminie do 31 sierpnia 2015 r. każdy z ukończonych oraz zatwierdzonych przez Zamawiającego filmów udostępni poprzez serwer FTP oraz dostarczy na płycie DVD. Kopie powinny umożliwiać Zamawiającemu powielanie filmów na dowolnych nośnikach elektronicznych oraz umieszczanie w Internecie. kodowanie: H.264 min. bit rate: 40 Mbps format pliku: mp4 rozdzielczość obrazu: 1920x1080p proporcje obrazu: 16:9 klatkaż: 25fps Progressive 6. Stałego kontaktu z przedstawicielami Zamawiającego (zwłaszcza Koordynatorem Projektu i innymi wskazanymi przez niego osobami) podczas procesu realizacji zamówienia, w tym uwzględniania wytycznych i poprawek ww. osób, informowania o postępach i ewentualnych trudnościach w realizacji przedmiotu zamówienia. a) Wykonawca będzie dostarczał produkty z poszczególnych etapów produkcji do siedziby Zamawiającego osobiście lub/i drogą elektroniczną. b) Zamawiający będzie akceptował poszczególne etapy produkcji lub przedstawiał uwagi drogą elektroniczną. c) Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia aktualnego stanu realizacji przedmiotu zamówienia. 7. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego majątkowe prawa autorskie do powstałych 3 filmów animowanych w zakresie określonym w pkt. 2 Opisu przedmiotu zamówienia. 2 Regulacje dotyczące majątkowych praw autorskich, które zostaną zawarte w umowie 1. Wykonawca przeniesie na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych, łącznie z wyłącznym prawem do udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego, do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania wszelkimi dostarczonymi utworami składającymi się na 3 filmy animowane, w kraju i za granicą. 2. Przeniesienie prawa autorskiego, o którym mowa w ust. 1, obejmuje następujące pola eksploatacji: 1) stosowanie, wprowadzanie, wyświetlanie, przekazywanie i przechowywanie niezależnie od formatu, systemu lub standardu, 2) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami,
3) wprowadzanie do obrotu, użyczanie lub najem oryginału albo egzemplarzy, 4) publiczne rozpowszechnianie, w szczególności wyświetlanie, publiczne odtworzenie, nadawanie i reemitowanie w dowolnym systemie lub standardzie a także publiczne udostępnianie filmów animowanych w ten sposób, aby każdy mógł mieć do nich dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne udostępnianie na żądanie, 5) rozpowszechnianie w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych, 6) nadawanie za pomocą fonii lub wizji, w sposób bezprzewodowy (drogą naziemną i satelitarną) lub w sposób przewodowy, w dowolnym systemie i standardzie, w tym także poprzez sieci kablowe i platformy cyfrowe, 7) zezwolenie na tworzenie opracowań, przeróbek, adaptacji utworów składających się na filmy animowane oraz rozporządzanie i korzystanie z takich opracowań na wszystkich polach eksploatacji określonych w niniejszym zapytaniu, 8) prawo do wykorzystywania filmów animowanych do celów marketingowych lub promocji, w tym reklamy, sponsoringu, promocji sprzedaży, a także do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności, a także dla celów edukacyjnych lub szkoleniowych, 9) prawo do rozporządzania utworami składającymi się na filmy animowane i ich opracowaniami oraz prawo udostępniania ich do korzystania, w tym udzielania licencji na rzecz osób trzecich, na wszystkich wymienionych powyżej polach eksploatacji. 3. Skutek rozporządzający przeniesienia całości autorskich praw majątkowych nastąpi z chwilą dostarczenia filmów animowanych na rzecz Zamawiającego. 4. Wykonawca oświadcza, że wykonane i dostarczone filmy animowane są wolne od wad fizycznych i prawnych, służą mu wyłączne majątkowe prawa autorskie w zakresie koniecznym do przeniesienia tych praw na Zamawiającego oraz że prawa te nie są w żaden sposób ograniczone. Nadto Wykonawca oświadcza, że rozporządzanie filmami animowanymi nie narusza żadnych praw własności przemysłowej i intelektualnej, w szczególności: praw patentowych, praw autorskich i praw do znaków towarowych. 5. Strony ustalają, że gdyby okazało się, iż osoba trzecia zgłasza roszczenia pod adresem filmów animowanych lub utworów będących ich elementami, Wykonawca, po zawiadomieniu przez Zamawiającego, nie uchyli się od niezwłocznego przystąpienia do wyjaśnienia sprawy oraz wystąpi przeciwko takim roszczeniom na własny koszt i ryzyko a nadto, że zaspokoi wszelkie uzasadnione roszczenia, a w razie ich zasądzenia od Zamawiającego regresowo zwróci Zamawiającemu całość pokrytych roszczeń oraz wszelkie związane z tym wydatki i opłaty, włączając w to koszty procesu i obsługi prawnej. 6. Przeniesienie całości praw autorskich na rzecz Zamawiającego na wszystkich wymienionych polach eksploatacji zostaje dokonane w ramach kwoty wynagrodzenia za wykonanie dzieła określonego w niniejszym Zapytaniu. 7. Jeżeli filmy animowane mają wady prawne lub zdarzenia, o których mowa powyżej, uniemożliwią korzystanie z nich i przysługujących Zamawiającemu praw, Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie innych filmów animowanych, wolnych od wad, spełniających wymagania określone w umowie oraz naprawienia szkód powstałych z tego tytułu po stronie Zamawiającego. 8. Wykonawca zobowiązuje się, iż nie będzie wykonywał przysługujących mu praw osobistych w sposób ograniczający Zamawiającego w wykonywaniu praw do filmów animowanych. W szczególności Wykonawca upoważnia Zamawiającego do decydowania o publikacji filmów animowanych i decydowania o zachowaniu jej integralności. II TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Planowany termin wykonania zamówienia: lipiec 2015 r. 31 sierpnia 2015 r. III OGÓLNE INFORMACJE DOTYCZĄCE REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAPYTANIA - Wynagrodzenie Wykonawcy podane będzie brutto w PLN (cena obejmuje wszelkie wydatki związane z realizacją przedmiotu zapytania, w tym wszelkie daniny o charakterze publicznoprawnym i inne). - Zamawiający zastrzega sobie prawo do uszczegółowienia treści zapytania ofertowego.
- W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść Zapytania. Dokonana zmiana Zapytania zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim Wykonawcom, do których wcześniej wysłano Zapytanie. Modyfikacja treści Zapytania będzie wiążąca przy składaniu ofert. W przypadku, gdy zmiana będzie istotna (w szczególności dotyczyć będzie określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny kryteriów), Zamawiający przedłuży termin składania ofert o czas niezbędny na wprowadzenie tych zmian w ofertach i poinformuje o tym Wykonawców, do których wysłał wcześniej Zapytanie. IV WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU 1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji zamówienia zgodnego z opisem zawartym w zapytaniu ofertowym. 2. Wykonawca składając ofertę, oświadcza, że: a) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, b) posiada odpowiednie kwalifikacje, umiejętności, doświadczenie do wykonania przedmiotu zamówienia w okresie ostatnich 3 lat przed upływem składania ofert wykonał z należytą starannością co najmniej 4 różne filmy animowane skierowane do dzieci o długości co najmniej 1 minuta każdy. W celu potwierdzenia posiadanego doświadczenia Wykonawca przedstawi 4 przykładowe filmy animowane skierowane do dzieci (link lub płyta DVD) wykonane lub wykonywane w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania oferty, w tym 2 stworzone z udziałem grafikaanimatora/grafika ilustracji ruchomych, który będzie zajmować się realizacją niniejszego Zamówienia. c) posiada wiedzę o recyklingu na poziomie umożliwiającym realizację zadania. d) posiada odpowiednie zaplecze techniczne umożliwiające zrealizowanie usługi lub posiada możliwość realizacji usługi w oparciu o usługi podwykonawców, e) ponosi wszelkie koszty związane z opracowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku postępowania. V TERMIN I SPOSÓB PRZEDŁOŻENIA OFERTY Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Oferta powinna zostać złożona do dnia 14 lipca 2015 r., do godziny 16.00 na piśmie lub przesłana drogą elektroniczną na następujący adres: kolportaz.cog@gmail.com Oferty cząstkowe nie będą rozpatrywane. Oferta musi obejmować realizację całego zamówienia. W przypadku złożenia oferty na piśmie powinna ona zostać dostarczona lub przesłana pocztą na adres: Agencja Wydawnicza Aga Press Sp. z o.o. ul. Kamionkowska 45 03-812 Warszawa VI OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z POTENCJALNYMI WYKONAWCAMI Anna Śledzińska, e-mail: kolportaz.cog@gmail.com, tel. 22 610 11 64 VII KRYTERIA OCENY OFERT I WYBORU WYKONAWCY 1. Zamawiający oceni i porówna te oferty, które nie zostaną odrzucone ze względów formalnych (oferty złożone po wyznaczonym terminie, niespełniające warunków określonych w zapytaniu, do których nie dołączono wszystkich wymaganych dokumentów przewidzianych w zapytaniu). 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca w najwyższym stopniu warunki wyszczególnione w zapytaniu ofertowym. 3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz ich uzupełnienia. 4. Oferta powinna zawierać: 1) cenę brutto realizacji całości zamówienia, 2) doświadczenie Wykonawcy dołączone 4 przykładowe filmy animowane skierowane do dzieci wykonane lub wykonywane w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania oferty, w tym 2 stworzone z udziałem grafika-animatora/grafika ilustracji ruchomych, który będzie zajmować się realizacją niniejszego Zamówienia.
Oferta powinna zostać złożona na formularzu oferty, stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego. 5. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi według następujących zasad: 5.1. Łączna cena brutto w PLN za realizację całego zamówienia maksymalnie 70 pkt Sposób oceny ofert - proporcjonalnie wg wzoru: CN KC = ---------------- x 70 pkt CB gdzie: KC ilość punktów przyznanych Wykonawcy CN najniższa zaoferowana cena, spośród wszystkich ofert niepodlegających odrzuceniu CB cena zaoferowana w ofercie badanej 5.2. Doświadczenie Wykonawcy w zakresie produkcji filmów animowanych skierowanych do dzieci 4 przykładowe filmy animowane skierowane do dzieci Sposób oceny ofert proporcjonalnie wg wzoru: JB PJ = ---------------- x 30 pkt JN gdzie: PJ ilość punktów przyznanych Wykonawcy za jakość JB ilość punktów badanej oferty JN ilość punktów oferty z największą ilością punktów spośród ofert niepodlegających odrzuceniu Ocena jakości odbywać się będzie na podstawie przedstawionych 4 przykładowych prac zrealizowanych przez Wykonawcę. Oceniane będą cechy takie jak: - kreatywność maksymalnie 15 pkt - jakość wykonania maksymalnie 15 pkt Maksymalna łączna liczba punktów, jaką może uzyskać Wykonawca wynosi 100 pkt. 6. Zamawiający niezwłocznie po wybraniu oferty albo zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru, powiadamia wszystkich oferentów o jego wyniku albo o zamknięciu postępowania bez dokonania wyboru. VIII FINANSOWANIE Zamówienie będzie realizowane w ramach projektu pn. Odpakowani dofinansowanego ze środków Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. IX UWAGI KOŃCOWE 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: a. odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny, b. zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty; c. zmiany terminów wyznaczonych w zapytaniu ofertowym; d. żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od oferentów na każdym etapie postępowania, W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający nie ponosi kosztów postępowania. Załącznik nr 1 Oferta Wykonawcy