Kwestionariusz samooceny dla osób wnioskujących o udzielenie pozwolenia na stosowanie procedury uproszczonej w formie zgłoszenia uproszczonego lub procedury w miejscu, zwanych dalej procedurami uproszczonymi 1 1. Cel kwestionariusza 1. Wypełniony kwestionariusz ułatwi i przyśpieszy prowadzoną przez organ celny weryfikację spełnienia kryteriów. Złożenie kwestionariusza nie jest obowiązkowe, jednak jego wypełnienie znacznie usprawni proces ww. weryfikacji. 2. Zgodnie z przepisami rozporządzenia Komisji (EWG) Nr 2454/93 2 (zwanego RWKC) z uwzględnieniem zmian wprowadzonych rozporządzeniem Komisji (EWG) Nr 1192 z dnia 17.11.2008 r. przedsiębiorcy ubiegający się o uzyskanie pozwolenia na stosowanie procedur uproszczonych powinni spełniać kryteria: a) przestrzegania wymogów celnych, b) prowadzenia ewidencji w sposób umożliwiający właściwą kontrolę celną, c) wypłacalności. Przedsiębiorców wnioskujących o wydanie pozwolenia na stosowanie procedury uproszczonej w formie zgłoszenia uproszczonego obowiązuje węższy katalog kryteriów do spełnienia, niż wnioskujących o pozwolenie na stosownie procedury uproszczonej w miejscu. 2. Działania zalecane związku z wypełnianiem kwestionariusza 1. Zaleca się aby wnioskodawca: 1)Zapoznał się z dokumentem TAXUD/2006/1450 - Wytyczne dotyczące norm i kryteriów (opublikowanym na stronie internetowej Służby Celnej), a w szczególności z zawartymi w tabelarycznej Części 2 tego dokumentu informacjami dotyczącymi opisu ryzyka oraz aspektów, na które należy zwrócić uwagę przy ocenie ryzyka dotyczy Sekcji II Dotychczasowe przestrzeganie wymogów celnych, Sekcji III System księgowy i logistyczny wnioskodawcy i Sekcji IV- Wypłacalność finansowa. 1 Wypełniają osoby nie posiadające świadectwa AEO, o którym mowa w art. 14a ust. 1 lit. a) lub c). 2 Rozporządzenie Komisji (EWG) 2454/93 ustanawiające przepisy w celu wykonania rozporządzenia Rady (EWG) nr 2913/92 ustanawiającego Wspólnotowy Kodeks Celny (Dz. Urz. WE L 360 z 19.12.2006 str. 64).
2)Zapoznał się z dokumentem TAXUD/2006/1452 Upoważnione podmioty gospodarcze Model AEO COMPACT, (opublikowanym na stronie internetowej Służby Celnej) i zgodnie z pkt 2.3.2 tego dokumentu opracował profil procesów prowadzonej działalności gospodarczej, w szczególności aspektów związanych z łańcuchem dostaw oraz oszacował obszary ryzyka związane z kryteriami określonymi w art. 253c w związku z art. 14 (h) z wyłączeniem ust. 1 lit. c, 14(i) i 14(j) RWKC, przekazał dokumenty dotyczące szacowania obszarów ryzyka, jako załączniki do wniosku i kwestionariusza samooceny. Wskazanie obszarów ryzyka, zidentyfikowanych przez wnioskodawcę, ułatwi Służbie Celnej dokonanie wspólnej oceny ryzyka wraz z wnioskodawcą i określenie ewentualnych działań ograniczających ryzyko oraz przyśpieszy proces weryfikacji spełnienia kryteriów. Dokumenty TAXUD/2006/1450 oraz TAXUD/2006/1452 nie mają mocy wiążącej, jednak ich wykorzystanie przez przedsiębiorcę dla określenia własnych obszarów ryzyka powinno usprawnić proces weryfikacji wniosku. 3. Struktura kwestionariusza Kwestionariusz podzielony jest na cztery sekcje: a) Sekcja I - zawiera informacje / pytania dotyczące wielkości działalności przedsiębiorstwa oraz skali i charakterystyki obrotu towarowego. b) Sekcja II - zawiera pytania dotyczące przestrzegania przez wnioskodawcę wymogów celnych, c) Sekcja III - zawiera pytania dotyczące systemu zarządzania ewidencjami handlowymi oraz ewidencjami transportowymi. d) Sekcja IV - zawiera : - pytanie dotyczące wypłacalności finansowej wnioskodawcy (tj. dobrej sytuacji finansowej, umożliwiającej regulowanie zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej) w okresie ostatnich trzech lat, - wniosek o przygotowanie na potrzeby postępowania celnego dokumentów, które mogą potwierdzić deklarowaną wypłacalność finansową. 4. Wskazówki dotyczące wypełniania Sekcji II IV Kwestionariusza 1. Wskazane jest, aby Kwestionariusz był wypełniony komputerowo lub pismem odręcznym, dużymi drukowanymi literami. 2. W kolumnie Odpowiedzi należy : 1) Podać informacje zgodnie z treścią pytania lub wpisać - TAK, NIE, ewentualnie NIE DOTYCZY. W przypadku odpowiedzi NIE DOTYCZY przyjmuje się, iż dana kwestia w ocenie wnioskodawcy nie dotyczy jego specyfiki i zakresu działania/profilu działalności. W 2
szczególności w przypadku odpowiedzi NIE DOTYCZY wskazanym jest dopisanie dodatkowej informacji precyzującej przyczynę takiego zapisu, pozwoli to na ograniczenie dodatkowych pytań w trakcie procesu weryfikacji spełnienia kryteriów. Odpowiedzi NIE są wyłącznie informacjami i nie warunkują pozytywnej lub negatywnej oceny wniosku. Możliwym jest uzupełnienie odpowiedzi NIE dodatkowym objaśnieniem, wskazującym na specyfikę wnioskodawcy. 2)Wpisać wszelkie informacje związane z danym pytaniem, które wnioskodawca uważa za istotne dla przyznania pozwolenia na stosowanie procedury uproszczonej. W szczególności informacje określające nazwę, numer, datę dokumentu odnoszącego się do pytania np.: regulamin...nr...z dnia... Poszczególne dokumenty lub ich punkty/części/rozdziały mogą być wskazywane wielokrotnie w kwestionariuszu, gdyż niektóre kryteria oceniane w kwestionariuszu dotyczą podobnych wzajemnie powiązanych problemów. Ponadto zakres treściowy powoływanych dokumentów może odnosić się do wielu pytań kwestionariusza. 3) W przypadku, gdy pytanie dotyczy posiadania procedur, natomiast wnioskodawca nie posiada spisanych wewnętrznych norm/ regulacji/zakresów obowiązków i wpisuje odpowiedź NIE, jednak w jego ocenie w przedsiębiorstwie funkcjonują niepisane zasady postępowania dotyczące określonej kwestii powoływanej w kwestionariuszu, należy po odpowiedzi NIE dodać - FUNKCJONUJĄ NIEPISANE ZASADY POSTĘPOWANIA. 4) Wskazać numer akt sprawy prowadzonej przez Służbę Celną (w przypadku gdy zdaniem wnioskodawcy określone kryteria były już weryfikowane przez organ celny przy okazji prowadzenia innych postępowań dotyczących np.: udzielenia pozwoleń na stosowanie procedur uproszczonych; zwalniania z obowiązku ożenia zabezpieczenia akcyzowego lub zabezpieczenia przy wykonywaniu procedury tranzytu zewnętrznego; udzielania ułatwień płatniczych) wpisując kryterium było weryfikowane sprawa nr..., (ewentualnie dodatkowo zapis - w sprawie ożono - nazwa dokumentu). 5. Certyfikaty / świadectwa wystawiane przez zewnętrzne instytucje / ekspertów 1.W przypadku posiadania przez wnioskodawcę certyfikatów ISO - Międzynarodowej Organizacji Normalizacyjnej (International Organization for Standardization) lub innych międzynarodowych świadectw (wydane przez akredytowane jednostki), będą one uznawane w zakresie w jakim kryteria ich wydania są identyczne lub równorzędne z kryteriami udzielenia pozwolenia na stosowanie procedury uproszczonej. 2.W odniesieniu do warunków i kryteriów określonych w artykułach w art. 14i i 14j organ celny zgodnie z art. 14 n (2) RWKC może przyjąć wnioski przedstawione przez specjalistę w odpowiednich dziedzinach. Specjalista ten nie może mieć powiązań z wnioskodawcą. 6. Postępowanie z kwestionariuszem po jego wypełnieniu: 1. Kwestionariusz powinien być ożony wraz z wnioskiem o udzielenie pozwolenia na stosowanie procedury uproszczonej. 2.Zaleca się, aby wnioskodawca przedstawił wraz kwestionariuszem wykaz dokumentów, obejmujący : 3
1) dokumenty wnioskowane w sekcji IV kwestionariusza (jako załączniki do kwestionariusza), Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, 2) pozostałe dokumenty wymieniane w kwestionariuszu, których kopie (o ile to możliwe w formie elektronicznej) wnioskodawca może przekazać organowi celnemu prowadzącemu postępowanie, 3) dokumenty wymienione w kwestionariuszu, które z uwagi na wrażliwość danych w nich zawartych wnioskodawca udostępni organowi celnemu w swojej siedzibie. Po otrzymaniu wezwania ze strony organu celnego, dokumenty wskazane w wykazie (oraz ewentualne inne dokumenty wnioskowane przez organ celny) powinny być przekazane (o ile to możliwe w formie elektronicznej) do izby celnej właściwej dla siedziby wnioskodawcy, która zweryfikuje spełnianie kryteriów dotyczących udzielenia pozwolenia. 3.Rekomendowanym jest (jeszcze przed formalnym ożeniem wniosku) dokonanie wspólnego przeglądu wypełnionego kwestionariusza wraz z funkcjonariuszem celnym odpowiedniego wydziału izby celnej, zajmującego się przyjmowaniem/weryfikacją wniosków. 4
SEKCJA I - INFORMACJE O PRZEDSIĘBIORSTWIE dotyczy zgłoszenia uproszczonego oraz procedury w miejscu PODSEKCJA 1.00 INFORMACJE OGÓLNE O PRZEDSIĘBIORCY Lp. Pytania Odpowiedzi Uwagi/wyjaśnienia 1. Najważniejsi właściciele/udziałowcy przedsiębiorstwa: Wskazać udziały procentowe najważniejszych właścicieli/udziałowców. Wymienić właścicieli/udziałowców: - w przypadku spółek akcyjnych powyżej 5% akcji - w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialności powyżej 10% udziałów Wypełnić w sytuacji, gdy brak jest aktualnej informacji w KRS. 2. Kto jest odpowiedzialny w ramach administracji za sprawy celne? Proszę podać imię i nazwisko osoby/osób i umiejscowienie w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. 3. Jaki jest sektor działalności gospodarczej w przedsiębiorstwie? 4. Czy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą w miejscu innym niż siedziba przedsiębiorcy? 5. Proszę podać adresy miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, ze wskazaniem rodzaju działalności w każdym miejscu. producent eksporter spedytor prowadzący skład celny przedstawiciel w sprawach celnych przewoźnik importer inne tak W przypadku innej proszę podać rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej Wskazać rodzaj działalności w każdym miejscu zgodnie z pkt 3 niniejszej podsekcji 6. Czy przedsiębiorca oraz każde miejsce prowadzenia działalności gospodarczej włączone do łańcucha dostaw, działa: we własnym imieniu oraz na własną rzecz we własnym imieniu na rzecz innej osoby w imieniu i na rzecz innej osoby Kryterium nie jest zawężone wyłącznie do przedstawicielstwa w sprawach celnych, dotyczy także spedytorów. 5
7. Czy towary, materiały, produkty gotowe są zakupione od i/lub dostarczone do przedsiębiorstw powiązanych z wnioskodawcą? tak dotyczy Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, Powiązania kapitałowe -przedsiębiorstwo - matka i przedsiębiorstwo córka Powiązania handlowe, np. długoterminowe kontrakty handlowe. 8. Załączniki: a) schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, ze wskazaniem liczby pracowników ogółem i w każdym dziale oraz nazwiska osób kierujących poszczególnymi komórkami przedsiębiorstwa, b) nazwiska osób uprawnionych do wykonywania czynności celnych, c) jeśli istnieje, dokumentacja dotycząca funkcji/kompetencji każdego działu i/lub stanowiska. tak 9. Czy wnioskodawca posiada procedury związane z tymczasową lub stałą nieobecnością w pracy pracownika na stanowisku kierowniczym? 10. Czy osoby odpowiedzialne w przedsiębiorstwie za sprawy celne posiadają odpowiedni poziom wiedzy z zakresu zastosowania technologii informatycznej w sprawach celnych, procesach handlowych oraz ogólnych sprawach handlowych? tak tak a) schemat organizacyjny przedsiębiorstwa może mieć formę diagramu, c) zaznaczyć czy istnieje dokumentacja dotycząca funkcji/kompetencji każdego działu i/lub stanowiska. W momencie ożenia wniosku nie trzeba załączać przedmiotowej dokumentacji. Będzie ona poddana ewentualnej weryfikacji w trakcie badania spełniania przez wnioskodawcę warunków i kryteriów do uzyskania pozwolenia, po formalnym przyjęciu wniosku. W momencie ożenia wniosku nie trzeba załączać dokumentacji dotyczącej stosowanych procedur. Będą one poddane ewentualnej weryfikacji w trakcie badania spełniania przez wnioskodawcę warunków i kryteriów do uzyskania pozwolenia, po formalnym przyjęciu wniosku. PODSEKCJA 1.01 - WIELKOŚĆ DZIAŁALNOŚCI PRZEDSIĘBIORSTWA 6
Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Roczny obrót Jaka jest wielkość rocznego obrotu (ogółem) z ostatnich 3 lat? (w przypadku nowych przedsiębiorstw proszę podać dane, które są dostępne). Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, Mniej niż równowartość w otych 2 mln euro Mniej niż równowartość w otych 10 mln euro Mniej niż równowartość w otych 50 mln euro Powyżej równowartości w otych 50 mln euro obrót w roku obrót w roku obrót w roku 7
2. Zatrudnienie średnioroczne Jaka jest wielkość zatrudnienia średniorocznego w przedsiębiorstwie za ostatnie 3 lata? Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, Mniej niż 10 pracowników Mniej niż 50 pracowników Mniej niż 250 pracowników Powyżej 250 pracowników w roku - w roku - w roku - 8
3. Zyski i straty Jaka jest wielkość (ogółem) zysków i strat przedsiębiorstwa z okresu ostatnich 3 lat? (w przypadku nowych przedsiębiorstw proszę podać dane, które są dostępne). zyski w roku - straty w roku - zyski w roku - straty w roku - zyski w roku - straty w roku - 9
4. Zdolność magazynowa Jaka jest własna zdolność magazynowa przedsiębiorstwa? Powierzchnia lub pojemność magazynu (magazynów) należących do przedsiębiorcy. m 2 lub m 3 Jaki procent własnej zdolności magazynowej jest wykorzystywany? Wykorzystanie powierzchni magazynowej dla przechowywania wszystkich towarów będących w dyspozycji wnioskodawcy. % Czy przedsiębiorstwo korzysta z magazynu /magazynów należących do osoby trzeciej lub ze składów celnych prowadzonych przez osoby trzecie? Jeżeli tak, jaką przeciętną powierzchnię lub pojemność magazynu /magazynów wykorzystuje przedsiębiorstwo? tak Przeciętna wielkość powierzchni lub pojemności magazynu (magazynów) w m2 lub m3 m 2 lub m 3 10
5. Dotychczasowy obrót towarowy z zagranicą, (dotyczy obrotu z krajami nie należącymi do Unii Europejskiej). Proszę podać przybliżone dane dotyczące wartości statystycznej (w ) towarów będących przedmiotem obrotu towarowego z zagranicą - według zgłoszeń celnych ożonych w ostatnich 3 latach. Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, Obrót towarowy z zagranicą do 50 000 50 001 250 000 250 001 500 000 powyżej 500 001 w roku - w roku - w roku - 11
6. Skala należności w obrocie towarowym z zagranicą (dotyczy obrotu z krajami nie należącymi do Unii Europejskiej). Jaka jest ogólna kwota należności celnych, podatku akcyzowego i podatku VAT, zapłacona w ostatnich 3 latach (w przypadku nowych przedsiębiorstw proszę podać dane, które są dostępne), w zaokrągleniu do 100 000. Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, rok cło akcyza VAT 12
7. Przewidywana skala obrotu towarowego z zagranicą (dotyczy obrotu z krajami nie należącymi do Unii Europejskiej). Proszę podać szacunki dotyczące wartości statystycznej (w ) towarów, które będą przedmiotem obrotu towarowego z zagranicą w najbliższych 2 latach. Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, Szacowany obrót towarowy z zagranicą do 50 000 50 001 250 000 250 001 500 000 powyżej 500 001 w roku - w roku - 13
PODSEKCJA 1.02 - STATYSTYKA CELNA dot. procedury zgłoszenia uproszczonego i procedury w miejscu Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Klasyfikacja towarów zgłaszanych do odpraw celnych według kodu taryfy celnej i pochodzenia towarów Proszę wymienić pięć głównych państw spoza Wspólnoty, z którymi przedsiębiorstwo dokonuje obrotu. Czy przedsiębiorstwo posiada procedury wykorzystywane do klasyfikowania towarów według kodu taryfy celnej i określania pochodzenia towarów (wykaz pomocy stosowanych przez wnioskodawcę przy dokonywaniu klasyfikacji do kodu taryfy celnej i określenia pochodzenia towarów, np. podręcznik, wewnętrzne zestawienia dotyczące importowanych towarów zawierające kod CN, stawkę cła i podatku, decyzje WIT i WIP, certyfikaty producenta określające skład surowcowy produktu)? tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 2. Środki preferencyjne Czy w odniesieniu do towarów lub jego części, którymi przedsiębiorstwo dokonuje obrotu, stosowane są preferencje taryfowe (autonomiczne lub preferencyjne stawki celne)? Czy przedsiębiorstwo posiada procedury dotyczące ubiegania się o autonomiczne lub/i preferencyjne stawki celne (w imporcie) lub wnioskowania o wydanie świadectw pochodzenia? Czy przedsiębiorstwo posiada procedury wystawiania certyfikatów/ faktur/ deklaracji dotyczących wywozu lub powrotnego wywozu? tak tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane 14
3. Cło antydumpingowe Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (materiałami, produktami gotowymi) objętymi cłem antydumpingowym lub cłem wyrównawczym? tak 4. Towary podwójnego zastosowania Jeżeli tak, proszę wymienić producenta/ producentów towarów (materiałów, produktów gotowych) oraz kraj produkcji spoza UE - (dane z ostatniego roku przed ożeniem wniosku). Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (materiałami, produktami gotowymi) podwójnego zastosowania (towary wymienione w Rozporządzeniu Rady (WE) z 18 września 2007 r., D.U. L 278 z 22.10.2007 z późn. zm.) oraz rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dnia 28 sierpnia 2006 r. w sprawie wykazu uzbrojenia. (Dz.U. Nr 188, poz. 1390 z późn. zm.) tak Jeżeli tak, proszę wymienić te towary (materiały, produkty gotowe). 5. Towary akcyzowe Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (w tym półproduktami i produktami gotowymi) akcyzowymi? Jeżeli tak, proszę wymienić te towary (półprodukty produkty gotowe). 6. Własność intelektualna Czy przedsiębiorstwo dokonuje obrotu towarami (materiałami, produktami gotowymi) podlegającymi ochronie praw własności intelektualnej? tak tak 7. Ustalanie wartości celnej towarów oraz określanie wysokości podatku VAT w imporcie i akcyzy w imporcie. Jeżeli tak, proszę wymienić te towary (materiały, produkty gotowe). Czy przedsiębiorstwo posiada procedury określania prawidłowej wartości celnej towaru (materiału, produktu gotowego) w zgłoszeniach celnych? (procedury określania kosztów uwzględnianych przy ustalaniu wartości celnej np. frachtu, ubezpieczenia, prowizji, kosztów pakowania, opłat licencyjnych, deklarowania prawidłowego kodu Incoterms dotyczącego warunków dostawy towaru, itd) tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane 15
SEKCJA II - DOTYCHCZASOWE PRZESTRZEGANIE WYMOGÓW CELNYCH dotyczy zgłoszenia uproszczonego i procedury w miejscu PODSEKCJA 2.01 - DOTYCHCZASOWE PRZESTRZEGANIE WYMOGÓW CELNYCH W ODNIESIENIU DO ORGANÓW CELNYCH I INNYCH ORGANÓW ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ ISTOTNYCH DLA SPRAW DOTYCZĄCYCH OBROTU TOWAROWEGO Z ZAGRANICĄ Art. 253c w związku z art. 14h (1) RWKC :Przestrzeganie wymogów celnych, o których mowa w art. 5a ust. 2 Kodeksu, uznaje się za odpowiednie, jeżeli w ciągu ostatnich trzech lat poprzedzających ożenie wniosku nie doso do poważnego naruszenia przepisów lub do powtarzających się naruszeń przepisów celnych przez którąkolwiek z niżej wymienionych osób: a) wnioskodawcę; b) osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące takie kierownictwo; d) osobę odpowiedzialną w przedsiębiorstwie wnioskodawcy za sprawy celne. Przestrzeganie wymogów celnych można jednak uznać za odpowiednie, jeżeli właściwy organ celny uzna naruszenie za nieistotne w stosunku do liczby lub wielkości operacji celnych, do których się ono odnosi, oraz jeżeli nie budzi ono wątpliwości co do dobrej wiary wnioskodawcy. Lp. Stopień wystąpienia ryzyka Wskaźnik Pytania Odpowiedzi 1. Transakcje celne Proszę wymień urzędy celne w ramach UE, w których są składane zgłoszenia celne - (dane z ostatniego roku) Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 Proszę wskazać zaangażowanych przedstawicieli (nazwy osób prawnych i numery REGON, lub w przypadku niemożności wskazania osób prawnych - imiona i nazwiska z wskazaniem czy osoba jest agentem celnym, pracownikiem przedsiębiorstwa) - (dane z ostatniego roku) Proszę podać obowiązujące w dacie ożenia wniosku numery i daty pozwoleń na stosowanie procedur uproszczonych i/lub gospodarczych procedur celnych. 16
2. Kontrola przestrzegania wymogów celnych 3. Wcześniejsze wnioski o pozwolenia 4. Zgodność z przepisami prawa celnego Proszę wskazać jakie były wyniki kontroli prowadzonych w okresie ostatnich 3 lat przez organy celne, organy podatkowe lub kontroli skarbowej, dotyczących przestrzegania wymogów celnych - pozytywne czy negatywne - (wydano decyzję)? Jeżeli wynik kontroli był negatywny, jakie środki zostały podjęte przez przedsiębiorstwo aby uniknąć zachowania niezgodnego z wymogami? Proszę podać, czy w okresie ostatnich 3 lat cofnięto lub zawieszono pozwolenia wydawane przedsiębiorstwu przez administrację celną lub czy wniosek o takie pozwolenie został odrzucony, a jeśli tak, jakie było uzasadnienie administracji celnej? Czy wnioskodawca, bądź odpowiednio: - osoby kierujące przedsiębiorstwem wnioskodawcy lub nadzorujące kierownictwo, - osoba odpowiedzialna w przedsiębiorstwie wnioskodawcy za sprawy celne. w okresie ostatnich 3 lat poprzedzających ożenie wniosku dopuściły się poważnego lub powtarzającego się naruszenia przepisów celnych? Załącznik do Instrukcji dotyczącej stosowania procedury uproszczonej, Nazwa organu - Wyniki kontroli - (np. pozytywny / negatywny wydano decyzję, toczy się postępowanie odwoławcze) SEKCJA III - SYSTEM KSIĘGOWY I LOGISTYCZNY PRZEDSIĘBIORSTWA dot. procedury w miejscu PODSEKCJA 3.01 - ŚCIEŻKA AUDYTU NA POTRZEBY KONTROLI CELNEJ I PODATKOWEJ Art. 253c w związku z art. 14i (a) RWKC : utrzymuje system księgowy, który jest zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości stosowanymi przez państwo conkowskie, w którym prowadzona jest księgowość oraz który ułatwia kontrolę celną opartą na audycie; Art. 253c w związku z art. 14i b) RWKC : umożliwia organowi celnemu fizyczny i elektroniczny dostęp do swoich ewidencji celnych i, w stosownych przypadkach, ewidencji transportowych; Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 17
1. Istnienie ścieżki audytu umożliwiającej porównanie poszczególnych wpisów księgowych z ich źródłami. Czy system/systemy księgowe i system/systemy logistyczne przedsiębiorstwa pozwalają na śledzenie cyklu realizacji działań dotyczących : 1) przepływu towarów będących przedmiotem obrotu towarowego z zagranicą - (zamówienia, zakup, składowanie, wytwarzanie, sprzedaż, dokonywanie zgłoszeń celnych, spedycja, transport, płatność za towar), 2) realizacji usług związanych z obrotem towarowym z zagranicą - (spedycyjnych, transportowych i innych)? PODSEKCJA 3.02 - SYSTEM RACHUNKOWOŚCI dot. procedury w miejscu Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedź 1. Skomputeryzowane środowisko Jaki system wspomagający logistykę i księgowość wykorzystuje przedsiębiorstwo? Proszę wskazać miejsce/a, w których system ten funkcjonuje. Jaki pakiet oprogramowania w zakresie księgowości i logistyki stosuje przedsiębiorstwo: 1) Czy jest to oprogramowanie tworzone na indywidualne potrzeby czy pakiet standardowy? 2) Kto jest producentem/dostawcą oprogramowania? 3) Czy wprowadzano zmiany w pakiecie standardowym? Jeśli tak, jakie zmiany wprowadzono i z jakich względów? Czy funkcjonujący w firmie system komputerowy posiada certyfikowane systemy zabezpieczeń np. ISO? (Jeżeli tak, proszę wskazać nazwę certyfikatu) Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 18
2. Zintegrowany system rachunkowości Czy rachunki księgowe i logistyczne stanowią część jednego zintegrowanego systemu księgowego? Jeżeli tak, czy wynika to z dokumentacji przedsiębiorstwa opisującej zasady rachunkowości? PODSEKCJA 3.03 - PRZEPŁYW TOWARÓW dot. procedury w miejscu Art. 253c w związku z art. 14i (c) RWKC : posiada system logistyczny rozróżniający towary wspólnotowe i niewspólnotowe; Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi 1. Kwestie ogólne Czy przedsiębiorstwo posiada procedury dotyczące zakupu i odbioru towarów niewspólnotowych - (w szczególności - zamawiania towaru, potwierdzania zamówień, dokonywania zgłoszeń celnych, transportu towaru z granicy do odbiorcy, regulowania płatności, ewidencjonowania towarów kierowanych do magazynu, inwentaryzacji, zwracania towaru, korygowania zapisów w ewidencji magazynowej, identyfikowania towarów niewspólnotowych w systemie księgowym i logistycznym)? (Jeżeli nie, proszę wymienić, dla jakich elementów brak jest udokumentowanych procedur) tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 19
2. Napływ towarów Czy przedsiębiorstwo posiada procedury kontroli ruchu towarów? (np. czy kontrolowana jest zgodność miedzy towarami zamówionymi i otrzymanymi oraz zaewidencjonowanymi w księgach rachunkowych). 3. Magazynowanie Czy przedsiębiorstwo posiada procedury dotyczące kontroli przepływu towarów w magazynie (kontroli stanów magazynowych) zawierające np. zasady przeprowadzania inwentaryzacji, kontroli jakości, identyfikacji towarów wspólnotowych i niewspólnotowych? 4. Produkcja Czy przedsiębiorstwo posiada procedury dotyczące kontroli procesów wytwórczych/produkcyjnych (zamawiania surowców i ich dostawy z magazynu, określenia procedury wytwarzania, norm produkcyjnych, ewidencji wykorzystania surowców w procesie produkcyjnym, ewidencjonowania gotowego produktu, wprowadzania gotowego produktu do magazynu)? tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane tak, czy procedury są - udokumentowane - niespisane 5. Wyprowadzenie towarów dostawa z magazynu oraz wysyłka i przewóz towarów Czy przedsiębiorstwo posiada procedury kontroli dostarczania towarów z magazynów do klientów w kraju lub Unii Europejskiej albo wyprowadzania z magazynów w celu (re)eksportu? PODSEKCJA 3.04 - SYSTEM KONTROLI WEWNĘTRZNEJ dot. procedury zgłoszenia uproszczonego i procedury w miejscu Art. 253c w związku z art. 14 i (d) RWKC: posiada strukturę administracyjną, która jest zgodna z rodzajem i wielkością prowadzonej działalności oraz która jest odpowiednia do zarządzania przepływem towarów oraz posiada system kontroli wewnętrznej zdolny do wykrywania transakcji nielegalnych lub nieprawidłowych; Art. 253c w związku z art. 14 i (e) RWKC: w stosownych przypadkach, posiada odpowiednie procedury obsługi licencji i pozwoleń związanych ze środkami polityki handlowej lub z handlem produktami rolnymi; Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi Stopień wystąpienia ryzyka Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 20
1. Procedury kontroli wewnętrznej Czy w firmie zostały wydane wytyczne/procedury, do których powinni się stosować pracownicy z pionów : 1) zakupów, magazynowania, produkcji i sprzedaży, 2) spedycji, transportu i innych usług świadczonych na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? (Jeśli tak, proszę wskazać, którego z powyższych pionów dotyczą wytyczne i czy zostały zarejestrowane?) Czy przedmiotem wewnętrznego lub zewnętrznego audytu były istniejące procedury dotyczące : 1) zakupów, magazynowania, produkcji i sprzedaży, 2) realizacji usług na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? (Jeżeli tak, proszę wskazać, czego dotyczył audyt, kto go przeprowadził i kiedy) Czy przedsiębiorstwo posiada certyfikaty wydane przez niezależne instytucje zewnętrzne odnoszące się do: 1) zakupów, magazynowania, produkcji lub sprzedaży towarów, 2) realizacji usług na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? (Jeżeli tak, proszę podać nazwy certyfikatów i określić czego dotyczą) Czy przedsiębiorstwo posiada udokumentowane procedury dotyczące aktualizacji i przechowywania danych stałych mających znaczenie dla służb celnych - np. kluczowych informacji o nazwiskach i adresach klientów, dostawców, wierzycieli oraz informacji dotyczących opisu towarów, kodów i pochodzenia. tak 2. Podział kompetencji między stanowiskami Czy istnieje wyraźny podział kompetencji między działami/stanowiskami dotyczącymi: 1) produkcji, zakupów i sprzedaży towarów, 2) realizacji usług na rzecz podmiotów dokonujących obrotu towarowego z zagranicą? 21
PODSEKCJA 3.05 - PROCEDURY DOTYCZĄCE TWORZENIA KOPII ZAPASOWYCH, ODZYSKIWANIA INFORMACJI, ARCHIWIZACJI I OPCJI REZERWOWYCH dot. procedury w miejscu Art. 253c w związku z art.. 14 i (f) RWKC : posiada odpowiednie procedury archiwizacji ewidencji przedsiębiorstwa i informacji oraz procedury ochrony przed utratą danych; Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi 1. Wymogi dotyczące zachowania/ archiwizacji danych Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące bezpieczeństwa informatycznego, tworzenia kopii zapasowych, odzyskiwania informacji, zabezpieczania przed celowym uszkodzeniem lub utratą ważnych informacji dotyczących obrotu towarowego? tak Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 PODSEKCJA 3.06 - STANDARDOWE PROCEDURY CELNE dot. procedury zgłoszenia uproszczonego i procedury w miejscu Art. 253c w związku z art.. 14i (g) RWKC : zapewnia, że pracownicy mają świadomość konieczności powiadamiania organów celnych, w każdym przypadku gdy zostają wykryte trudności związane z przestrzeganiem przepisów, oraz ustanawia odpowiednie osoby kontaktowe mające informować organy celne o wystąpieniu takich zjawisk; Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 22
1. Kwestie ogólne Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowane procedury służące weryfikacji prawidłowości zgłoszeń celnych dokonywanych na rzecz przedsiębiorstwa przez reprezentujące je osoby trzecie np.: agentów celnych, spedytorów itp.? 2. Procedury zgłaszania nieprawidłowości; osoby kontaktowe (W skład procedur mogą wchodzić: informowanie administracji celnej z własnej inicjatywy o stwierdzonych błędach oraz inne działania podejmowane w przypadkach stwierdzenia błędów w dokonanych zgłoszeniach; umowy określające zakres przedstawicielstwa pośrednie, bezpośrednie; wymogi dotyczące kompletności i terminowości zgłoszeń; przeglądy prawidłowości zgłoszeń przez pion kierowniczy; wymogi dotyczące przekazywania dokumentacji uzupełniającej zgłoszenia; zakres działań podejmowanych przez przedstawiciela w sytuacji gdy instrukcja zleceniodawcy jest niejasna lub dane przez niego otrzymane są nieprawidłowe) Czy przedsiębiorstwo wdrożyło procedury zgłaszania nieprawidłowości odpowiednim organom celnym lub innym organom administracji rządowej? tak PODSEKCJA 3.07 BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI - OCHRONA SYSTEMÓW KOMPUTEROWYCH dot. procedury w miejscu Art. 253c w związku z art. 14 i (h) RWKC : posiada odpowiednie środki technologii informacyjnej zabezpieczające system teleinformatyczny wnioskodawcy przed nieuprawnionym dostępem oraz zabezpieczające dokumentację wnioskodawcy. Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 23
1. Normy dotyczące certyfikacji bezpieczeństwa środowiska komputerowego 1. Czy zaobserwowano próby zewnętrznej ingerencji w system komputerowy? 2. Czy zlecono specjalistycznemu podmiotowi przeprowadzenie symulowanego włamania do systemu? Czy przedsiębiorstwo posiada certyfikaty potwierdzające zabezpieczenie informacji w systemach komputerowych, wykorzystywanych w przedsiębiorstwie? (Jeżeli tak, proszę je wymienić). Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące zabezpieczenia systemu komputerowego przed włamaniem /dostępem osób nieuprawnionych? (np.: dostęp do informacji szczególnie chronionych jest ograniczony do conków personelu upoważnionych do wprowadzania zmian i uzupełniania informacji; istnieje procedura odbierania uprawnień do korzystania z systemu komputerowego w momencie rezygnacji lub zwolnienia pracownika). 2. Standardowe procedury w przypadku awarii Czy na wypadek awarii systemów komputerowych przedsiębiorstwo posiada standardowe procedury tworzenia kopii zapasowych i wprowadzenia informacji do systemów komputerowych po ich ponownym uruchomieniu? 3. Procedury na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń Czy przedsiębiorstwo posiada plan działania na wypadek zdarzeń losowych (np. pożaru, zalania pomieszczeń) skutkujących zaprzestaniem funkcjonowania systemów komputerowych? PODSEKCJA 3.08 - BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI - BEZPIECZEŃSTWO DOKUMENTACJI dot. procedury w miejscu Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania / międzynarodowe standardy Odpowiedzi Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 24
1. Procedury kontroli wewnętrznej 2. Plan na wypadek zaistnienia nieprzewidzianych zdarzeń 3. Wymogi dotyczące bezpieczeństwa i ochrony nakładane na inne osoby Czy istnieją udokumentowane procedury dotyczące zabezpieczenia posiadanej dokumentacji przed dostępem osób nieuprawnionych? Czy w ciągu ubiegłego roku wystąpiły niepożądane zdarzenia, skutkujące utratą ważnych/ej informacji/dokumentacji lub poważnym zakłóceniem ciągłości łańcucha dostaw wynikającym z niewłaściwego wykorzystania systemu informatycznego? (Jeżeli tak, to jakiego rodzaju środki poprawy bezpieczeństwa informacji/dokumentacji zostały w związku z tym wdrożone?). Czy przedsiębiorstwo nałożyło na swoich partnerów handlowych i inne osoby mające dostęp do informacji, które w ocenie wnioskodawcy powinny być szczególnie chronione, dodatkowe wymogi dotyczące ochrony tych informacji? SEKCJA IV. WYPŁACALNOŚĆ dotyczy procedury zgłoszenia uproszczonego i procedury w miejscu Art. 253c w związku z art. 14j (1) RWKC : Uznaje się, że warunek dotyczący wypłacalności finansowej wnioskodawcy, o którym mowa w art. 5a ust. 2 tiret trzecie Kodeksu, został spełniony, jeżeli wypłacalność można udowodnić w odniesieniu do ostatnich trzech lat. Do celów niniejszego artykułu wypłacalność finansowa oznacza dobrą sytuację finansową, która umożliwia wnioskodawcy regulowanie jego zobowiązań stosownie do rodzaju prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. (2) Jeżeli przedsiębiorstwo wnioskodawcy istnieje krócej niż trzy lata, jego wypłacalność finansową sprawdza się na podstawie dostępnej ewidencji i informacji. PODSEKCJA 4.01 - WYPŁACALNOŚĆ Stopień wystąpienia ryzyka Lp. Wskaźnik Pytania Odpowiedzi Wypełnia wnioskodawca *1 Wypełnia organ celny *2 25
1. Wypłacalność Czy w ocenie wnioskodawcy na podstawie posiadanych dokumentów można udowodnić wypłacalność przedsiębiorstwa w odniesieniu do ostatnich trzech lat? Proszę przygotować na potrzeby postępowania celnego dotyczącego wydania pozwolenia poniższe dokumenty : 1) zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siedziby podmiotu - o niezaleganiu przez podmiot w okresie ostatnich 3 lat w podatkach stanowiących dochód budżetu państwa, 2) zaświadczenie oddziału ZUS właściwego dla siedziby podmiotu o niezaleganiu przez podmiot ze składkami na ubezpieczenie społeczne, 3) pozytywną opinię o sytuacji finansowej podmiotu w okresie ostatnich 3 lat, wydaną przez bank prowadzący rachunek rozliczeniowy, wskazującą, iż bank nie odmówił przedsiębiorcy kredytu długoterminowego / inwestycyjnego, 4) sprawozdania finansowe oraz raporty/opinie biegłego rewidenta za ostatnie 3 lata (w przypadku podmiotów, w których są one wymagane prawem), 5) odpis z rejestru dłużników niewypłacalnych prowadzonego przez właściwy miejscowo sąd rejonowy - potwierdzający, iż wnioskodawca nie jest zarejestrowany, 6) informacje o tytule/łach prawnym/ych do użytkowanego majątku trwałego (budynków, linii produkcyjnych), (środków przewozowych - w przypadku przewoźników) 7) informacje o zawieraniu umów użyczenia własnego majątku, 8) inne dokumenty, które wnioskodawca uważa za istotne. 1. Nr nadany sprawie w dokumentacji przedsiębiorcy - 2. Data - (wypełnienia kwestionariusza) 3. Imię, nazwisko i stanowisko - (osoby/ osób wypełniającej/ych kwestionariusz) 4. Adres e-mail - 5. Nr telefonu - 6. Nr faksu 26
Załącznik : wykaz dokumentów, o którym mowa w pkt 6.2 (1-3) wstępu do kwestionariusza samooceny osoby wnioskującej o pozwolenie na stosowanie procedury uproszczonej. Lp. Nazwa dokumentu ( z wskazaniem w jakiej formie zostanie on udostępniony elektronicznej / papierowej) Ilość kart 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 27
18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. *1 - nie jest obowiązkowe, *2 - w trakcie postępowania celnego 28