UPOWAŻNIONE PODMIOTY GOSPODARCZE WYTYCZNE DOTYCZĄCE NORM I KRYTERIÓW

Transkrypt

1 KOMISJA EUROPEJSKA DYREKCJA GENERALNA DS. PODATKÓW I UNII CELNEJ Polityka celna Zarządzanie ryzykiem, bezpieczeństwo i kontrole szczególne Bruksela, dnia 12 czerwca 2006 r. DOKUMENT ROBOCZY TAXUD/2006/1450 UPOWAŻNIONE PODMIOTY GOSPODARCZE WYTYCZNE DOTYCZĄCE NORM I KRYTERIÓW

2 Wprowadzenie Niniejszy dokument wyjaśnia wymogi, jakie należy spełnić aby otrzymać status upoważnionego podmiotu gospodarczego (AEO) zgodnie z art. 5a ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 648/2005 oraz odpowiednimi artykułami rozporządzenia wykonawczego. Aby zapewnić kompleksowość podejścia, kryteria opracowano na podstawie ram COMPACT 1, ustanawiających wymogi dotyczące oceny ryzyka w zakresie wykonania rozporządzeń celnych. Ponadto dodano nową sekcję poświęconą normom bezpieczeństwa i ochrony. Podczas opracowywania wymogów AEO przestudiowano oraz włączono, o ile było to możliwe, ramy WCO SAFE, istniejące normy bezpieczeństwa dotyczące transportu morskiego i lotniczego oraz normę ISO/PAS Nad rozwojem regulacji UE dotyczących bezpieczeństwa ściśle współpracują ze sobą odpowiednie komisje w celu uniknięcia niepotrzebnego powielenia wymogów w zakresie przewozu ładunku morskiego, lotniczego oraz transportu intermodalnego. W ten sposób wymogi będą ze sobą zgodne i umożliwią organom wzajemne uznawanie świadectw bezpieczeństwa, pozwalając na spełnienie wymogów dotyczących prawa celnego i bezpieczeństwa w ramach koncepcji pełnego łańcucha dostaw. Niniejsze wytyczne zawierają listę punktów, na które należy zwrócić uwagę w procesach logistycznych, z uwzględnieniem udziału poszczególnych podmiotów w międzynarodowym łańcuchu dostaw. Analiza ryzyka podmiotu i wynikający z niej plan kontroli/audytu stanowią ważne etapy w dalszym rozwoju systemu ramowego AEO oraz w kontekście składania wniosków o zezwolenia dotyczące procedur celnych. Z uwagi na różnice kompetencji krajowych służb celnych, państwa członkowskie muszą dostrzec potrzebę zaangażowania innych agencji rządowych w celu uzyskania odpowiednich informacji. Celem ostatecznym musi być zdefiniowanie wspólnych norm dla podmiotów gospodarczych z UE oraz doprowadzenie do tego, by status AEO przyznany w jednym państwie członkowskim mógł być uznany w innym państwie członkowskim UE. Międzynarodowy łańcuch dostaw Międzynarodowy łańcuch dostaw od początku do końca stanowi proces od wyprodukowania towarów aż do ich dostarczenia końcowym odbiorcom, włącznie z przywozem i wywozem tych towarów. W celu zabezpieczenia międzynarodowego łańcucha dostaw administracja celna powinna koncentrować się nie tylko na ładunkach wwożonych na jej terytorium kontrolach tychże, ale również na całym łańcuchu dostaw. Starania związane z zabezpieczeniem łańcucha dostaw powinny zapewnić zwiększenie poziomu ochrony oraz poprawę spójności procesów branży logistycznej, a tym samym doprowadzić do łatwiejszego przepływu towarów. Podmioty biorące udział w łańcuchu dostaw polegają na procedurach bezpieczeństwa swoich partnerów biznesowych w celu zapewnienia bezpieczeństwa towarów będących pod ich pieczą oraz utrzymania bezpiecznego statusu upoważnionego podmiotu gospodarczego (AEO). Podmiot taki musi także w razie konieczności zachęcać swoich partnerów biznesowych do poprawy bezpieczeństwa łańcucha dostaw oraz zapewniać wykonanie zobowiązań poprzez postanowienia umowne. Ponadto AEO musi zachowywać dokumentację wykazującą podejmowanie przez niego 1 ang. Compliance and Partnership between Customs and Trade Zgodność z wymogami i partnerstwo w branży celnej i handlowej. Projekt CUSTOMS 2002 dotyczący najlepszych praktyk w dziedzinie oceny ryzyka i zatwierdzania podmiotów gospodarczych, TAXUD/1030/2003. WERSJA : 2006/1450 CZERWIEC

3 działań związanych z zabezpieczeniem łańcucha dostaw w zakresie jego udziału w międzynarodowym łańcuchu dostaw. Niniejszy dokument zawiera pełen zestaw kryteriów, które podmiot gospodarczy musi spełnić, aby otrzymać status AEO. W międzynarodowym łańcuchu dostaw działają różne podmioty, na których spoczywają różne zakresy odpowiedzialności, stosownie do ich procesów biznesowych. W celu oceny zdolności operatora w zakresie bezpieczeństwa łańcucha dostaw należy spełnić różne zestawy kryteriów, zależnie od zakresu odpowiedzialności danego podmiotu. Poniżej opisano różne rodzaje podmiotów gospodarczych i ich różne obowiązki w międzynarodowym łańcuchu dostaw, ważne z punktu widzenia służb celnych. Producent Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony w procesie wytwarzania produktów. Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony dostawy produktów do klientów. Eksporter Stosowanie prawnych formalności wyjazdowych zgodnie z przepisami celnymi, włącznie ze środkami w zakresie polityki handlowej oraz, w stosownych przypadkach, cłem wywozowym. Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony dostawy towarów. Spedytor Stosowanie prawnych formalności transportowych zgodnie z przepisami celnymi. Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony transportu towarów, w szczególności zabezpieczenie środków transportu i transportowanego towaru przed dostępem osób nieupoważnionych oraz manipulacjami. Skład celny WERSJA : 2006/1450 CZERWIEC

4 Zapewnienie, by towary znajdowały się pod nadzorem celnym przez cały czas ich przechowywania w składzie celnym. Spełnianie obowiązków wynikających z magazynowania towarów zgodnie procedurą składu celnego. Przestrzeganie określonych warunków podanych w pozwoleniu na prowadzenie składu celnego. Zapewnienie odpowiedniej ochrony obszaru magazynowego przed wtargnięciem osób z zewnątrz. Zapewnienie odpowiedniej ochrony przed dostępem osób nieupoważnionych do towaru, przed jego podmienieniem lub manipulacjami przy towarze. Agent celny Stosowanie niezbędnych formalności prawnych zgodnie z przepisami celnymi, w zakresie wyboru procedury celnej w odniesieniu do towarów. Przewoźnik Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony transportu towarów, w szczególności zabezpieczenie środków transportu i transportowanego towaru przed dostępem osób nieupoważnionych oraz manipulacjami. Zapewnienie koniecznej dokumentacji transportowej. Stosowanie niezbędnych formalności prawnych zgodnie z prawem celnym. Importer Stosowanie niezbędnych formalności prawnych zgodnie z przepisami celnymi dotyczącymi przywozu towarów. Zapewnienie bezpieczeństwa i ochrony przyjęcia towaru, w szczególności zabezpieczenie przed manipulacjami towarem i dostępem do niego osób nieupoważnionych. WERSJA : 2006/1450 CZERWIEC

5 KRYTERIA Artykuł 5a rozporządzenia (WE) nr 648/2005 2, tzw. poprawki do Wspólnotowego Kodeksu Celnego w zakresie bezpieczeństwa przewiduje przyznanie statusu AEO solidnym spółkom handlowym, spełniającym kryteria podane w art. 5a ust. 2. Status upoważnionego podmiotu gospodarczego (AEO) jest uznawany przez organy celne wszystkich państw członkowskich pod pewnymi warunkami, które zostaną ustanowione w przepisach wykonawczych do Kodeksu Celnego. Zespół ds. AEO opracował bardziej szczegółowo kryteria ustanowione w art. 5a ust. 2: Kryteria przyznawania statusu upoważnionego podmiotu gospodarczego obejmują: historię odpowiedniego przestrzegania wymogów celnych w przeszłości, odpowiedni system zarządzania ewidencjami handlowymi i, gdzie zachodzi taka potrzeba, ewidencjami transportowymi, umożliwiający właściwą kontrolę celną, w razie potrzeby, udokumentowaną wypłacalność, i gdzie ma to zastosowanie, odpowiednie standardy bezpieczeństwa i ochrony. 2 Dz.U. L 117 z , str. 13 WERSJA : 2006/1450 CZERWIEC

6 Section I. Informacje o przedsiębiorstwie Niniejsza sekcja stanowi wykaz informacji potrzebnych organowi celnemu do wyrobienia sobie pojęcia o przedsiębiorstwie i jego działalności. Jeżeli przedsiębiorstwo uzyskało już pozwolenia celne, może okazać się, że niektóre z tych informacji są już znane. Podsekcja 1.01 Charakterystyka organizacji Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Data i miejsce rejestracji Jeżeli rejestracja miała miejsce niedawno, służby celne nie będą miały informacji związanych z historią podmiotu, co może wiązać się z większą liczbą kontroli. a) Data i miejsce rejestracji przedsiębiorstwa. b) Czas rozpoczęcia działalności przez przedsiębiorstwo. 2. Statut przedsiębiorstwa Skoncentrowana struktura własności może wpływać na wiarygodność informacji przekazywanych przez podmiot służbom celnym. a) Forma prawna przedsiębiorstwa. b) Czy przedsiębiorstwo ma skoncentrowaną strukturę własności? 3. Kapitał akcyjny oraz udziałowcy, właściciele i przedstawiciele prawni Właściciel może mieć wpływ na informacje (i ich dostarczanie) dla organów celnych. a) Dokonać przeglądu głównych właścicieli/udziałowców i przedstawicieli prawnych przedsiębiorstwa, wraz z podaniem ich nazwisk, adresów oraz udziałów. 3 b) Dokonać przeglądu członków zarządu przedsiębiorstwa. 4. Sektor handlu Niedostateczna przejrzystość systemu księgowania. Pominięcie powiązań między przepływem towarów a przepływem pieniędzy. Wśród przedsiębiorstw wytwórczych uzgodnienie przepływu towarów i przepływu pieniędzy może być trudne. Szeroki zakres działalności może zwiększać szanse wystąpienia błędów a) Opisać działalność przedsiębiorstwa. b) Jaki typ przedsiębiorstwo reprezentuje (przedsiębiorstwo usługowe, wytwórcze, handlowe)? 3 Kwestię tę należy rozpatrywać w powiązaniu z opisywanym ryzykiem. Ważni są jedynie ci właściciele/udziałowcy, którzy mają bezpośredni wpływ na podejmowanie decyzji w przedsiębiorstwie. VERSION : 2006/1450 JUNE

7 lub zaniedbań. VERSION : 2006/1450 JUNE

8 1.01. Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 5. Liczba oddziałów i filii Brak przejrzystości transakcji. Brak przejrzystości przepływu towarów i/lub przepływu pieniędzy. Wiele miejsc prowadzenia działalności może zwiększyć prawdopodobieństwo błędów. Transakcje z podmiotami powiązanymi. a) Określić szczegółowe dane o położeniu różnych oddziałów i/lub filii przedsiębiorstwa i zwięźle opisać działalność przedsiębiorstwa w każdym oddziale/filii. b) Określić, czy przedsiębiorstwo i każdy oddział/filia uczestniczą w łańcuchu we własnym imieniu i na własną rzecz, czy też działają we własnym imieniu i na rzecz innej osoby lub przedsiębiorstwa albo w imieniu i na rzecz innej osoby lub przedsiębiorstwa. c) Określić, czy towary są nabywane od i/lub dostarczane do przedsiębiorstw powiązanych z przedsiębiorstwem wnioskodawcy. Podsekcja 1.02 Organizacja wewnętrzna Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Organizacja wewnętrzna Ograniczona kontrola działalności przedsiębiorstwa. Brak podziału obowiązków między stanowiskami. Brak wystarczającego zastępstwa w razie nieobecności głównego personelu. 2. Odpowiedni poziom wiedzy na temat procedur celnych Brak wiedzy na temat regulacji celnych, prawa celnego, procedur celnych i czynności celnych, włącznie z aspektami niefiskalnymi. Brak szkolenia wewnętrznego może wskazywać na niewłaściwy stosunek przedsiębiorstwa do spełniania wymogów. a) Określić wewnętrzną strukturę organizacyjną. b) Czy przedsiębiorstwo ma udokumentowany zakres funkcji/kompetencji dla każdego działu i/lub stanowiska? c) Określić liczbę pracowników przedsiębiorstwa, łącznie i w każdym dziale. d) Podać nazwiska osób pełniących wysokie funkcje w przedsiębiorstwie (dyrektor zarządzający, szefowie oddziałów, dyrektor ds. księgowości, dyrektor finansowy, kierownik ds. procedur celnych itp.). e) Opisać przyjęte procedury stosowane w sytuacji, gdy odpowiedzialny pracownik jest czasowo lub stale nieobecny. a) Podać nazwiska osób posiadających specjalistyczną wiedzę z dziedzinie ceł (aspekty fiskalne i niefiskalne) oraz stanowiska zajmowane przez nie w organizacj b) Ocenić poziom wiedzy wyżej wymienionych osób w zakresie zastosowania technologii informatycznych w procesach celnych oraz handlowych oraz w zakresie ogólnych kwestii handlowych, np. etykietowania towarów. VERSION : 2006/1450 JUNE

9 Podsekcja 1.03 Wielkość działalności przedsiębiorstwa Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Roczny obrót (ogólnie) Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 2. Zyski i straty Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 3. Zdolność magazynowa Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 4. Zakupy (handel zagraniczny) Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub 5. Towary zakupione deponowane w składach celnych lub podatkowych 6. Towary użyte w procesie produkcyjnym pozafinansowym. Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 7. Wynik procesu produkcyjnego Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 8. Sprzedaż (handel zagraniczny) Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 9. Sprzedaż (handel zagraniczny) towarów wywożonych ze składów celnych lub podatkowych Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. Jaka jest wielkość rocznego obrotu (ogółem) z ostatnich 3 lat? Jaka jest wielkość zysków i strat przedsiębiorstwa z okresu ostatnich 3 lat? Jaką powierzchnię ma magazyn? Jaki procent zdolności magazynowej jest wykorzystany? Oszacować (u poszczególnych dostawców, jeżeli dotyczy) wielkość (ilościową i finansową) zakupów planowanych w ciągu najbliższych 2 lat. W przeglądzie tym należy podać typ i opis pozycji przewidzianych do zakupu oraz kraj pochodzenia. Oszacować (u poszczególnych dostawców, jeżeli dotyczy) wielkość (ilościową i finansową) planowanych zakupów towarów deponowanych w składach celnych lub podatkowych w ciągu najbliższych 2 lat. W przeglądzie tym należy podać typ i opis pozycji przewidzianych do zakupu oraz kraj pochodzenia. Oszacować wielkość (ilościową i finansową) towarów przewidzianych do wykorzystania w procesie produkcji w ciągu najbliższych 2 lat. W przeglądzie tym należy podać liczbę pozycji wraz z opisem materiałów nieprzetworzonych i półproduktów oraz krajem pochodzenia. Oszacować wyniki produkcji (pod względem ilościowym i finansowym) oczekiwane w ciągu najbliższych 2 lat. W przeglądzie tym należy podać typ i opis przewidzianych towarów oraz kraj przeznaczenia. Oszacować (w odniesieniu do poszczególnych kupujących, jeżeli dotyczy) wielkość (ilościową i finansową) sprzedaży planowanej w ciągu najbliższych 2 lat. W przeglądzie tym należy podać typ i opis przewidzianych towarów oraz kraj przeznaczenia. Oszacować (w odniesieniu do poszczególnych kupujących, jeżeli dotyczy) wielkość (ilościową i finansową) towarów wywożonych ze składów celnych lub podatkowych w ciągu najbliższych x lat. W przeglądzie tym należy podać typ i opis przewidzianych towarów oraz kraj przeznaczenia. VERSION : 2006/1450 JUNE

10 Podsekcja 1.04 Statystyka celna Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Klasyfikacja taryfy celnej Niewłaściwa klasyfikacja towarów. Kto i w jaki sposób klasyfikuje towary (taryfa celna, kategoria podatku akcyzowego, Niewłaściwa stawka celna. inne podatki)? Czy istnieje odrębna dokumentacja, w której każdy numer artykułu jest powiązany z kodem towaru? Jeżeli tak, kto i w jaki sposób prowadzi tę dokumentację? Czy dokumentacja zawiera aktualną stawkę? Jeżeli tak, kto się tym zajmuje? Jakie są procedury klasyfikacji towarów/nowych produktów? Dokonać przeglądu wszystkich odpowiednich numerów artykułów w odniesieniu do kodów towarów i stawek (VAT, akcyza, podatek importowy, towary objęte WPR). Przedstawić wykaz pomocy (np. zestaw podręczników) stosowanych przez dany podmiot w celu klasyfikacji. 2. % podatku importowego Stosowanie kodów z niższą stawką Dokonać przeglądu odpowiednich stawek w powiązaniu z kodami towarów (patrz celną. także ). 3. % VAT Stosowanie niższej stawki VAT Dokonać przeglądu odpowiednich stawek w powiązaniu z kodami towarów (patrz także ). 4. % podatku akcyzowego Stosowanie kodów niższych stawek Dokonać przeglądu odpowiednich stawek w powiązaniu z towarami (patrz także podatku akcyzowego ). 5. WPR (podatki i refundacje) Stosowanie kodów z niższą stawką Dokonać przeglądu odpowiednich stawek w powiązaniu z kodami towarów (patrz celną/wyższą stawką refundacji. także ). 6. Środki preferencyjne Stosowanie nieprawidłowego Czy w odniesieniu do towarów związanych z działalnością przedsiębiorstwa istnieją pochodzenia lub niewłaściwego kodu z środki preferencyjne? taryfy. 7. Cło antydumpingowe Stosowanie niewłaściwego kodu z Dokonać przeglądu odpowiednich stawek cła antydumpingowego w powiązaniu z taryfy lub niewłaściwego dostawcy. 8. Pochodzenie towarów Nadużywanie stawek preferencyjnych. Omijanie ograniczeń poprzez stosowanie niewłaściwego oznaczenia pochodzenia. kodami towarów i producentami (patrz także 4.1). Dokonać przeglądu pochodzenia towarów zadeklarowanych do przywozu. Dokonać przeglądu (numerów) towarów/artykułów, w odniesieniu do których przedsiębiorstwo pragnie stosować stawki preferencyjne. Jakie są procedury sprawdzania poprawności kraju pochodzenia towarów importowych? Jakie są procedury wydawania świadectwa pochodzenia przy wywozie? VERSION : 2006/1450 JUNE

11 1.04. Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 9. Wysokość cła/podatku VAT Niewłaściwa wysokość cła. Uwaga: dotyczy tylko podatku VAT związanego z przywozem i wywozem Jakie są procedury określania wysokości cła i podatku VAT? Jakie są procedury deklarowania kosztów frachtu i ubezpieczenia? W przypadku ustalenia wysokości cła (decyzja) podać nr referencyjny i załączyć kopi pisma zawierającego decyzję. Sprawdzić można następujące aspekty związane z wysokością cła: Stosowanie formuł Inco-terms. Relacje między kupującym i sprzedającym w świetle rozporządzenia WE oraz możliwy wpływ tych relacji na cenę towarów objętych przywozem. Ograniczenia w dysponowaniu towarem przez kupującego. Czy transakcja sprzedaży lub cena jest warunkowana jakimiś względami lub okolicznościami powodującymi, że w odniesieniu do danych towarów wartości nie da się określić. Opłaty autorskie i licencyjne dotyczące towarów przywożonych, regulowane prze kupującego bezpośrednio lub pośrednio, zgodnie z warunkami sprzedaży. Uzgodnienia zakładające bezpośrednie lub pośrednie przekazanie sprzedającemu części dochodów z każdej odsprzedaży, likwidacji lub użycia towarów. Koszty poniesione przez kupującego (nie licząc ceny) w postaci prowizji, kosztów pośrednictwa (za wyjątkiem prowizji z tytułu zakupu) lub kosztów kontenerów i opakowania. Towary i/lub usługi dostarczane przez kupującego bezpłatnie lub po obniżonych kosztach w związku z produkcją towarów przywiezionych i ich sprzedażą do celów wywozu. Inne koszty wliczone w należną cenę, niezwiązane z dostarczeniem towarów przywożonych. Jaką osoba składająca deklarację ma świadomość potencjalnych kosztów niezwiązanych bezpośrednio z przesyłką? VERSION : 2006/1450 JUNE

12 Section II. Dotychczasowe przestrzeganie wymogów celnych Kryteria: Odpowiednie przestrzeganie wymogów celnych Wnioskujący podmiot gospodarczy, osoby zarządzające przedsiębiorstwem lub sprawujące kontrolę nad jego zarządem oraz, jeżeli dotyczy, przedstawiciel prawny podmiotu w kwestiach celnych i osoba odpowiedzialna za sprawy celne w przedsiębiorstwie nie mogą popełnić poważnego ani wielokrotnego naruszenia zasad celnych w okresie 3 lat poprzedzających złożenie wniosku. Jeżeli wnioskujący podmiot istnieje przez okres krótszy niż 3 lata, przestrzeganie przez niego wymogów celnych ocenia się na podstawie dostępnych dokumentów i informacji. Oceny przestrzegania przez kandydata wymogów celnych dokonuje się na podstawie dokumentacji administracji celnej, włącznie z informacjami służb wywiadowczych oraz wynikami dochodzeń w sprawie oszustw. Jeżeli osoby sprawujące kontrolę nad zarządem wnioskującego znajdują się bądź mają siedzibę w kraju trzecim, przestrzeganie przez nie wymogów celnych ocenia się na podstawie dostępnych dokumentów i informacji. Uwaga: Informacje z poniższych dwóch podsekcji organy celne mogą w większości uzyskać samodzielnie na podstawie informacji pochodzących z różnych źródeł wewnątrz organów celnych, w tym krajowych i międzynarodowych organów zajmujących się egzekwowaniem prawa. Podsekcja 2.01 Dotychczasowe przestrzeganie wymogów celnych w odniesieniu do organów celnych i innych ważnych organów rządowych Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Transakcje celne Nieprawidłowości w połączeniu z dużą skalą działalności mogą wiązać się z wysokim ryzykiem finansowym lub pozafinansowym. 2. Sprawdzenie przestrzegania wymogów 4 Zachowanie niezgodne z wymogami Łączna liczba zgłoszeń celnych z okresu ostatnich 3 lat, według typu. Łączna liczba zgłoszeń celnych oczekiwanych w ciągu najbliższych 2 lat, według typu. Zaangażowane urzędy celne. Przegląd zaangażowanych pośredników/agentów celnych (nazwiska, adres, numer). Szczegółowe informacje o wysokości należności celnych, podatku VAT (związanego z przywozem i wywozem) oraz planie ogólnych preferencji taryfowych (GSP), pozwoleniach, kwotach, działaniach antydumpingowych itp., za okres ostatnich 3 lat. Przegląd pochodzenia towarów zgłoszonych do przywozu. Przegląd towarów, na które podmiot pragnie uzyskać taryfy preferencyjne. Stosowane procedury określania wartości towarów przywiezionych. Podać pozwolenia na stosowanie uproszczonych procedur i/lub procedur celnych. Czy wynik ostatniej kontroli był pozytywny? Jeśli nie, jakie środki zostały pojęte przez przedsiębiorstwo, by uniknąć zachowania niezgodnego z wymogami? 4 Kontrole zgodności obejmują np. audyty, kontrole przed odprawą, kontrole po odprawie. VERSION : 2006/1450 JUNE

13 2.01. Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 3. (Wcześniejsze) wnioski o pozwolenia 4. Zgodność z wymogami celnymi Zachowanie niezgodne z wymogami Niewystarczająca wiedza na temat naruszeń zasad celnych. Podać czy w okresie ostatnich 3 lat uchylono lub zawieszono pozwolenie celne wydane przedsiębiorstwu, lub czy wniosek o pozwolenie celne doprowadził do odmowy wydania licencji, a jeśli tak, jakie były motywy administracji celnej. Czy przedsiębiorstwo wdrożyło procedury zgłaszania nieprawidłowości odpowiednim agencjom rządowym? Na przykład istnieje możliwość wyznaczenia punktu kontaktowego, który mógłby zapewnić natychmiastowy kontakt z lokalnymi organami celnymi w przypadku uznania spraw za związane z przestrzeganiem wymogów i wykonywaniem przepisów celnych. Personel powinien być świadomy, że takie procedury istnieją. Opisać procedury przekazania informacji służbom celnym w przypadku podejrzenia działalności przestępczej. Podsekcja 2.02 Informacje służb wywiadowczych Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Nieprawidłowości Zachowanie niezgodne z wymogami a) Określić nieprawidłowości fiskalne i niefiskalne związane z procedurami i przepisami celnymi oraz innymi odpowiednimi obowiązkami prawnymi dotyczącymi przywozu, wywozu i transportu towarów. b) Czy przeciwko przedsiębiorstwu prowadzono dochodzenie w sprawie oszustwa? c) Czy krajowe i/lub międzynarodowe organizacje wykonawcze dysponują informacjami służb wywiadu na temat przedsiębiorstwa, jego właścicieli i/lub głównych udziałowców bądź przedstawicieli prawnych? d) Czy przedsiębiorstwo zajmuje się towarami szczególnie wysokiego ryzyka, takimi jak broń, produkty podwójnego zastosowania, towary objęte podatkiem akcyzowym lub regulacjami WPR? Jeżeli jest taka możliwość, w odniesieniu do tych towarów dokonać porównania z dostępnymi modelami nadużyć finansowych. VERSION : 2006/1450 JUNE

14 Section III. System księgowy i logistyczny przedsiębiorstwa Kryteria: Odpowiedni system zarządzania ewidencjami handlowymi i, gdzie zachodzi taka potrzeba, ewidencjami transportowymi, który umożliwia właściwą kontrolę celną Wnioskujące przedsiębiorstwo powinno posiadać system rachunkowości zgodny z ogólnie przyjętymi zasadami rachunkowości stosowanymi w państwach członkowskich, w których prowadzone są rachunki. Ułatwi to dokonywanie kontroli celnej w oparciu o audyt. Aby umożliwić organom celnym przeprowadzanie niezbędnych kontroli, przedsiębiorstwo musi zapewnić organowi celnemu fizyczny lub elektroniczny dostęp do dokumentacji celnej oraz, w stosownych przypadkach, do dokumentacji transportowej. Dostęp elektroniczny nie stanowi wstępnego warunku spełnienia tego wymogu. Wnioskujące przedsiębiorstwo powinno posiadać system logistyczny rozróżniających towary wspólnotowe od niewspólnotowych. W przypadku świadectwa AEO dotyczącego bezpieczeństwa i ochrony, spełnienie tego kryterium nie jest wymagane. Podsekcja 3.01 Ścieżka audytu W księgowości ścieżka audytu jest procesem lub pojedynczym przypadkiem wzajemnego porównywania poszczególnych wpisów księgowych z ich źródłami, umożliwiającym sprawdzenie dokładności wpisów. Pełna ścieżka audytu pozwala śledzić cykl realizacji działań operacyjnych, które w tym przypadku dotyczą przepływu towarów i produktów, włącznie z ich przywiezieniem, przetworzeniem i wywiezieniem z firmy. Ze względów bezpieczeństwa wiele przedsiębiorstw i organizacji wymaga, by ścieżka audytu stanowiła część ich zautomatyzowanych systemów. Ścieżka audytu zapewnia zapis danych historycznych, co umożliwia śledzenie zbioru danych od momentu umieszczenia go w pliku danych do chwili jego usunięcia Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Sektor handlu Niedostateczna przejrzystość systemu księgowania. a) Opisać działalność przedsiębiorstwa. b) Jaki typ przedsiębiorstwo reprezentuje (przedsiębiorstwo usługowe, wytwórcze, handlowe)? 2. Poziom dostępu dla odpowiednich organów administracji Szeroki zakres działalności może zwiększać szanse wystąpienia błędów lub zaniedbań. Niemożność szybkiego rozpoczęcia audytu z uwagi na sposób zorganizowania systemu księgowego a) Do celów kontrolnych organy celne muszą mieć dostęp do danych przedsiębiorstwa, włącznie z informacjami poprzedzającymi pojawienie się i wywiezienie towarów. b) Czy dostępna jest ścieżka audytu na potrzeby kontroli podatkowej i/lub celnej? VERSION : 2006/1450 JUNE

15 przedsiębiorstwa. Brak kontroli nad bezpieczeństwem systemu i dostępem do niego. VERSION : 2006/1450 JUNE

16 Podsekcja 3.02 System rachunkowości Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Skomputeryzowane środowisko Złożony system zarządzania umożliwia ukrywanie nielegalnych transakcji. Pominięcie związku między przepływem towarów i pieniędzy. Organizacja skomputeryzowanego środowiska przedsiębiorstwa. Należy uwzględnić następujące elementy; - Stopień komputeryzacji według następującej skali: duży/mały system komputerowy/sieć komputerów PC lub pojedynczy komputer PC. - Dostępna platforma sprzętowa i działający na niej system operacyjny. - Podział funkcji (rozwój, testowanie i operacje) w dziale informatycznym. - Podział funkcji między użytkownikami a działem komputeryzacji. - Podział funkcji wśród użytkowników systemu. - W jaki sposób jest kontrolowany dostęp do różnych części systemu? - Jakie aplikacje zostały umieszczone gdzie indziej? - Jakim producentom oprogramowania są one przypisane? VERSION : 2006/1450 JUNE

17 3.02. Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 2. Zintegrowany system rachunkowości Nieprawidłowe i/lub niepełne rejestrowanie transakcji w systemie księgowym. Brak podziału obowiązków między stanowiskami. Brak zgodności między danymi magazynowymi i księgowymi. Czy rachunki finansowe i logistyczne stanowią część jednego zintegrowanego systemu księgowego? Zarządzanie finansami Opisać w zarysie system finansowy. Do opisu dołączyć następujące elementy lub odpowiedzi na poniższe pytania: a) Określić, jaki pakiet oprogramowania stosuje przedsiębiorstwo. b) Czy jest to oprogramowanie tworzone na indywidualne potrzeby czy pakiet standardowy? c) Kto jest producentem/dostawcą oprogramowania? d) Czy wprowadzano zmiany w pakiecie standardowym? Jeśli tak, jakie zmiany wprowadzono i z jakich względów? e) Kto i gdzie zarządza finansami? f) Podać wykaz używanych kont z księgi głównej. g) Kto sprawdza, czy dane wpisywane na niższych szczeblach zarządzania zgadzają się z tymi w księdze głównej? h) Czy system wykorzystuje pośrednie konta weryfikacyjne? Kto jest odpowiedzialny za koordynację takich kont? Jeżeli tak, proszę przedstawić w zarysie konta z księgi głównej i opisać, gdzie takie dane są zapisywane. i) Czy zobowiązania z tytułu należności przywozowych/akcyzowych są rejestrowane na kontach wewnętrznych w księdze głównej? Jeżeli tak, proszę przedstawić w zarysie konta z księgi głównej i opisać, gdzie takie dane są zapisywane. j) Czy istnieje możliwość odróżniania dostawców towarów wspólnotowych od niewspólnotowych? Zarządzanie logistyką a) Jaki pakiet oprogramowania wykorzystuje przedsiębiorstwo? b) Czy jest to oprogramowanie wewnętrzne czy pakiet standardowy? c) Kto jest producentem/dostawcą oprogramowania? d) Czy wprowadzano zmiany w pakiecie standardowym? Jeśli tak, jakie zmiany wprowadzono i z jakich względów? e) Kto i gdzie zarządza logistyką? f) Czy istnieje podział na zarządzanie towarem w przedsiębiorstwie i w magazynie? g) Czy istnieje zarządzanie partiami? h) W jakich jednostkach ma miejsce zarządzanie logistyką? i) Czy zarządzanie towarem jest automatycznie powiązane z zarządzaniem finansami? Jeśli nie, jaki interfejs istnieje między zarządzaniem towarem i zarządzaniem finansami? j) W jaki sposób w systemie zarządzania logistycznego można odróżnić towary niewspólnotowe lub podlegające kontroli celnej od towarów wspólnotowych? VERSION : 2006/1450 JUNE

18 Kryteria: Odpowiedni system zarządzania ewidencjami handlowymi i, gdzie zachodzi taka potrzeba, ewidencjami transportowymi, który umożliwia właściwą kontrolę celną Organizacja zarządzania wnioskującego podmiotu powinna przystawać do typu i wielkości przedsiębiorstwa, być przystosowana do zarządzania przepływem towarów oraz zawierać jednostki kontroli wewnętrznej, zdolne do wykrywania nielegalnych lub nietypowych transakcji. W stosownych przypadkach wnioskujący powinien mieć wdrożone odpowiednie procedury w zakresie obsługi licencji i pozwoleń związanych ze środkami polityki handlowej lub obrotu produktami rolnymi. Podsekcja 3.03 System kontroli wewnętrznej Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Procedury kontroli wewnętrznej Nieprawidłowe i/lub niepełne rejestrowanie transakcji w systemie księgowym. Stosowanie niewłaściwych lub nieaktualnych danych stałych, takich jak numery artykułów i kody taryfowe. a) Czy zarząd wydał w firmie wytyczne, do którym powinni się stosować pracownicy z pionów zakupów, magazynowania, produkcji i sprzedaży? Jeśli tak, czy wytyczne te zostały zarejestrowane? b) Proszę podać przegląd opracowanych wytycznych. c) Czy przedsiębiorstwo stosuje normy ISO? d) Czy wytyczne są regularnie aktualizowane i weryfikowane? Ocena wewnętrzna a) Opisać w zarysie wewnętrzne procedury oceny istnienia i funkcjonowania organizacji zarządzania i kontroli wewnętrznej ( AO/IC) w odniesieniu do przepływu towarów. Jeśli w ciągu ostatnich trzech lat w ramach takiej oceny uzyskano jakieś wnioski, należy je przedstawić w zarysie wraz z podjętymi środkami naprawczymi. Dane stałe a) Opisać procedury dotyczące zmiany danych stałych (plików podstawowych), mających znaczenie dla służb celnych (np. stałe dane wierzycieli, numery artykułów, kody towarów i numery statystyczne). b) Kto/który dział jest odpowiedzialny za te dane? c) W jaki sposób archiwizuje się zmiany? d) W jaki sposób dane stałe przechowywane są w formie cyfrowej? e) Czy dane stałe są rejestrowane? VERSION : 2006/1450 JUNE

19 3.03. Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 2. Szczegółowe procedury kontroli wewnętrznej dotyczące produkcji Niewystarczająca kontrola wewnętrzna procesów działalności przedsiębiorstwa Brak procedur lub słabe procedury kontrolne to okazja do nadużyć finansowych oraz działań niedozwolonych lub nielegalnych. a) Czy funkcja produkcji jest oddzielona od funkcji zakupów, sprzedaży i zarządzania? b) Czy wiąże się z nią bezpośrednie czy pośrednie określenie wykorzystania zasobów? c) Kto/który dział dokonuje ponownej kalkulacji i na podstawie jakich danych? d) Czy ponowna kalkulacja dokonywana jest w odniesieniu do każdego okresu czy serii produkcyjnej? e) Opisać procedurę rozstrzygania rozbieżności między kalkulacją wstępną i ponowną. Kto jest za to odpowiedzialny? f) Jakie osoby z pionu zarządzania dostawami i finansami są odpowiedzialne za wprowadzanie różnych danych (jakich?) w odniesieniu do dostarczonych towarów, które zostały wykorzystane podczas procesu produkcji? Na jakich zasadach to się odbywa? g) W jaki sposób wyniki produkcji są przetwarzane w pionie zarządzania finansami? h) Jaki rodzaj wpisów do ksiąg wiąże się z procesem produkcji? Podsekcja 3.04 Przepływ towarów Wskaźnik Opis ryzyka Aspekty, na które należy zwrócić uwagę 1. Kwestie ogólne Brak kontroli zmian magazynowych umożliwia dodanie do składu towarów niebezpiecznych i/lub związanych z działalnością terrorystyczną oraz zabranie towarów z magazynu bez odpowiedniej rejestracji tego faktu. 2. Napływ towarów Brak zgodności między towarami zamówionymi i otrzymanymi oraz wpisami do ksiąg rachunkowych. Brak kontroli zmian magazynowych umożliwia dodanie do składu towarów niebezpiecznych i/lub związanych z działalnością a) Czy zmiany lokalizacji towarów wewnątrz przedsiębiorstwa są rejestrowane i czy stworzono powiązania między różnymi etapami zmian ich lokalizacji? Jeśli tak, jaka jest częstość takich działań inwentaryzacyjnych i kto je przeprowadza? b) Czy inwentaryzację taką dokonuje się pod względem ilościowym i/lub wartości pieniężnej? c) Kto i jak często analizuje tego rodzaju przepływ towarów? d) Kto zezwala na przetwarzanie stwierdzonych odchyleń? e) Jakie w związku z tym stosuje się normy? a) Procedury nabycia i odbioru towarów przywiezionych z krajów niewspólnotowych. b) W jaki sposób (na podstawie jakich dokumentów), kiedy i przez kogo przywiezione towary wpisywane są do systemu zarządzania magazynem? c) W jakim momencie wpis zamieszczany jest w księgach magazynowych? d) Systemy księgowania związane z kupnem i odbiorem towarów oraz regulowaniem należności za towary. e) Ustalenia dotyczące zwrotu towarów. f) Ustalenia dotyczące odchyleń w liczbie przyjętego towaru. g) Ustalenia dotyczące nieprawidłowych danych w systemie zarządzania magazynem. h) Szczegóły związane z procedurami inwentaryzacji. VERSION : 2006/1450 JUNE

20 terrorystyczną oraz zabranie towarów z magazynu bez odpowiedniej rejestracji tego faktu. VERSION : 2006/1450 JUNE