Co należy zrobić w systemie UONET, aby rok szkolny 2014/2015 stał się rokiem bieżącym? Porada jest skierowana do tych użytkowników systemu UONET, którzy założyli bazę danych w roku szkolnym 2013/2014, ale nie korzystali z systemu systematycznie i w danych występują braki lub niezgodności, które uniemożliwiają zamknięcie roku szkolnego 2013/2014, a tym samym korzystanie z systemu w roku szkolnym 2014/2015. W poradzie opisano, jakie dane muszą być poprawnie wprowadzone, aby możliwe było zamknięcie roku szkolnego 2013/2014 i kontynuowanie pracy w systemie w roku szkolnym 2014/2015. Konieczne jest wykonanie następujących czynności w odniesieniu do roku 2013/2014: poprawne opisanie oddziałów istniejących w tym roku szkolnym, wprowadzenie planów nauczania oddziałów na ten rok szkolny (wystarczy dla każdego oddziału utworzyć jedną pozycję planu nauczania), wprowadzenie do arkuszy ocen uczniów właściwych wskaźników promocji, przeprowadzenie operacji zamknięcia roku szkolnego. Dopiero po wykonaniu tych czynności rok szkolny 2014/2015 stanie się rokiem bieżącym. Wszystkie opisane w poradzie czynności wykonuje się w module Sekretariat Optivum. Poprawne opisanie oddziałów istniejących w roku szkolnym 2013/2014 Poprawny opis oddziałów uwzględnia okresy jego istnienia, dlatego w programie powinna być zbudowana oś czasu składająca się z wcześniejszych okresów promocyjnych i klasyfikacyjnych, w których istniały oddziały, które będziemy opisywać. Na przykład, aby w roku szkolnym 2013/2014 poprawnie opisać wszystkie oddziały szkoły podstawowej (na poziomach od 1 do 6), należy w programie utworzyć okresy promocyjne od 2008/2009, gdyż w tym roku zostały założone oddziały, które są klasami szóstymi w roku szkolnym 2013/2014. 1. Zaloguj się do systemu UONET i uruchom moduł Sekretariat Optivum. 2. W oknie Nasza szkoła przejdź do widoku Historia, klikając przycisk Historia na pasku narzędzi. 3. W drzewie danych wybierz gałąź Lata szkolne, aby wyświetlić tabelę zdefiniowanych w systemie lat szkolnych. 4. Dodaj do tabeli brakujące lata szkolne. Aby dodać rok szkolny: Kliknij przycisk i w oknie Okresy promocyjne, dodawanie ustaw datę rozpoczęcia roku szkolnego w polu Data rozpoczęcia (1 września). W polu Nazwa zaakceptuj sugerowaną nazwę. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 1
Zaleca się niezmienianie nazw okresów promocyjnych sugerowanych przez program. Kliknij przycisk Dodaj. Zmieniając datę rozpoczęcia możesz dodać kolejny okres promocyjny. Po dodaniu wszystkich lat szkolnych zamknij okno Okresy promocyjne, dodawanie, klikając przycisk Anuluj. Kolejne lata szkolne pojawiają się w strukturze po lewej stronie. Ostatni niezamknięty okres promocyjny jest wyróżniony czerwonym kolorem. 5. Podziel utworzone okresy promocyjne na okresy klasyfikacyjne. Pamiętaj, że pierwszy semestr zawsze rozpoczyna się 1 września, a drugi semestr kończy 31 sierpnia. Semestry nie powinny na siebie nachodzić oraz nie powinny występować przerwy między nimi. W tabeli Lata szkolne kliknij prawym przyciskiem wybrany okres promocyjny i wybierz z menu podręcznego polecenie Twórz nowy podział na okresy klasyfikacyjne. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 2
Wypełnij formularz Okresy klasyfikacyjne, dodawanie dla pierwszego semestru podając datę jego zakończenia oraz datę rady pedagogicznej. Kliknij przycisk Dalej. Wprowadź datę zakończenia drugiego semestru (31 sierpnia) i kliknij przycisk Dalej. Zamknij okno formularza, klikając przycisk Anuluj. Kliknij gałąź Okresy klasyfikacyjne wybranego roku szkolnego w prawym panelu wyświetli się lista Okresy klasyfikacyjne. 6. Sprawdź, czy opisy oddziałów założonych w roku szkolnym 2013/2014 są poprawne. Wszystkie oddziały w szkole dzielą się na trzy kategorie: bieżące, projektowane, archiwalne. O przynależności oddziału do określonej kategorii decydują: poziom otwarcia, lata nauki, przypisane mu okresy jego istnienia oraz kolejne operacje zamykania lat szkolnych. Po wyczerpaniu cyklu nauki oddział staje się archiwalny. Oddziałami projektowanymi są te, których okresy istnienia wybiegają w przyszłość względem bieżącego roku szkolnego. Przejdź do widoku Organizacja szkoły, klikając przycisk Organizacja szkoły na pasku narzędzi. Rozwiń gałąź Jednostki/ [jednostka] i kliknij gałąź Oddziały bieżące. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 3
Edytuj opis wybranego oddziału, klikając go dwukrotnie w tabeli [jednostka]: oddziały bieżące. Sprawdź wpisy w polach Poziom bieżący, Poziom otwarcia, Rok utworzenia, Lata nauki. Pamiętaj, że jest to opis oddziału istniejącego w roku szkolnym 2013/2014! Poprawny opis powinien mieć ustawiony poziom otwarcia jako 1 i lata nauki wynikające z typu szkoły (np. 6 w szkole podstawowej, 3 w gimnazjum lub liceum). W polu Poziom bieżący powinien być podany poziom oddziału w roku 2013/2014, a w polu Rok utworzenia rok, w którym oddział został utworzony jako oddział klasy pierwszej. Jest to typowa sytuacja. W szczególnych przypadkach, kiedy oddział zostaje otwarty na wyższym niż 1 poziomie, należy w polach Poziom otwarcia i Lata nauki wprowadzić odpowiednio zmodyfikowane wartości. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 4
Kliknij przycisk Akceptuj. Postępując analogicznie, sprawdź opisy wszystkich oddziałów. 7. Sprawdź, czy poprawnie ustalone są okresy istnienia oddziałów. W menu Klasyfikacja wybierz polecenie Okresy istnienia oddziałów. W oknie Tabela okresów istnienia oddziałów w polu Jednostka ustaw właściwą jednostkę i sprawdź, czy poszczególnym oddziałom jednostki przypisane są poprawne okresy istnienia. Pamiętaj, że są to oddziały, które istniały w roku szkolnym 2013/2014. Jeśli trzeba, zmodyfikuj okresy istnienia oddziałów. W tym celu w wierszu oddziału zaznacz te komórki, których opis chcesz zmodyfikować, przywołaj menu podręczne na zaznaczeniu i wybierz odpowiednie polecenie Dodaj okres klasyfikacyjny dla oddziału lub Usuń okres klasyfikacyjny dla oddziału. Zamknij okno Tabela okresów istnienia oddziałów. Sprawdzenie, czy istnieją plany nauczania oddziałów Na potrzeby zamknięcia roku szkolnego 2013/2014 nie jest konieczne wprowadzanie kompletnych planów nauczania oddziałów. Wystarczy, jeśli dla każdego oddziału zdefiniujemy chociaż jedną pozycję w jego planie nauczania. 1. W menu Klasyfikacja wybierz polecenie Plany nauczania. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 5
2. W oknie Edycja planów nauczania profili wyświetl plan nauczania wybranego oddziału, ustawiając w polu Jednostka właściwą jednostkę, a następnie w polu Oddział/profil właściwy oddział lub profil w oddziale. 3. Sprawdź, czy w wierszu nagłówkowym wyświetlają się lata szkolne dla poziomu bieżącego i lat wcześniejszych. Jeśli nie, to sprawdź, czy wykonałeś poprawnie wszystkie wcześniejsze polecenia tej porady. Pamiętaj, że wyświetlasz dane z roku 2013/2014. Jeśli dla oddziału nie został wprowadzony plan nauczania, to tabela jest pusta. Wówczas dodaj chociaż jedną pozycję do planu nauczania. W tym celu: Przywołaj w tabeli menu podręczne i wybierz polecenie Dodaj nowe zajęcia dla profilu w oddziale. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 6
W oknie Dodawanie zajęć dla profilu w oddziale w polu Zajęcie wybierz dowolny przedmiot oddziału, w polu Poziom ustaw poziom oddziału (w roku szkolnym 2013/2014) i kliknij przycisk Akceptuj. W planie nauczania kliknij dwukrotnie dodaną pozycję i w oknie Pozycje planów nauczania, edycja wprowadź tygodniowy wymiar godzin przedmiotu, a następnie kliknij przycisk. 4. Obejrzyj i ewentualnie utwórz plany nauczania wszystkich istniejących oddziałów. Wprowadzenie wskaźników promocji do arkuszy ocen uczniów Utworzenie arkuszy ocen uczniów wybranego oddziału jest możliwe tylko wówczas, gdy istnieje plan nauczania oddziału. Wskaźnik promocji określa wynik klasyfikacji rocznej ucznia ustalony przez radę pedagogiczną, tj. informuje, czy uczeń został promowany, czy nie do następnej klasy. Wskaźniki promocji program ustala automatycznie podczas wpisywania ocen klasyfikacyjnych na podstawie zdefiniowanych kryteriów promo- Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 7
cji z wyróżnieniem. Ale, aby możliwe było zamknięcie roku szkolnego, konieczne jest ręczne potwierdzenie tych wskaźników, szczególnie wskaźników!(promowany z wyróżnieniem) oraz (niepromowany). 1. W menu Klasyfikacja wybierz polecenie Arkusze ocen wyświetli się okno Arkusze ocen rocznych. 2. Wyświetl arkusze ocen uczniów wybranego oddziału, ustawiając w polach Jednostka, Oddział/profil oraz Rok szkolny właściwe pozycje. 3. Jeśli w tabeli ocen w kolumnie Średnia znajduje się wpis brak arkusza, kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę w obszarze wpisywania ocen z zajęć i wybierz z menu podręcznego pozycję Arkusze ocen/ Utwórz arkusze ocen dla wszystkich uczniów. 4. Kliknij przycisk OK w oknie potwierdzającym utworzenie arkuszy ocen. 5. W kolumnie Wskaźnik promocji manualnej wprowadź każdemu uczniowi odpowiedni wskaźnik promocji. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 8
6. Utwórz i wypełnij w ten sposób arkusze ocen wszystkich oddziałów. Dostępne są arkusze ocen uczniów tylko tych oddziałów, które mają wprowadzony plan nauczania. Sprawdzenie poprawności danych zgromadzone w programie 1. W menu Narzędzia wybierz polecenie Sprawdzanie poprawności danych. 2. W oknie Sprawdzanie poprawności danych kliknij przycisk Sprawdź. Zapoznaj się z wyświetlonym raportem. 3. Jeśli program wykrył niezgodności, kliknij przycisk Napraw, a następnie ponownie przycisk Sprawdź. Jeśli program wykrywa nadal niezgodności w danych, to usuń je. Jeśli czynności opisane w poradzie zostały wykonane poprawnie, program nie powinien zgłaszać niezgodności w danych związanych z opisem oddziałów. 4. Zapisz wprowadzone zmiany. Przeprowadzenie operacji zamykania roku szkolnego Przed wykonaniem operacji zamknięcia roku szkolnego należy dodać do historii następny rok szkolny (tutaj 2014/2015). W trakcie operacji zamykania roku program żąda wykonania kopii zapasowej, gdyż operacja zamknięcia roku jest nieodwracalna. Należy dokładnie czytać wszystkie komunikaty, które się pojawią. 1. W oknie Nasza szkoła przejdź do widoku Historia i utwórz następny rok szkolny, podziel go na okresy klasyfikacyjne. 2. W menu Klasyfikacja wybierz polecenie Zamykanie roku szkolnego wyświetli się okno Zamykanie roku szkolnego z aktywną kartą Uczniowie. Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 9
3. Na karcie Uczniowie za pomocą selektora znajdującego się nad listą wyświetlaj różne listy uczniów (promowanych, promowanych warunkowo, niepromowanych itp.), aby sprawdzić, czy wszyscy uczniowie mają wypełnione arkusze ocen oraz ustalone i potwierdzone wskaźniki promocji. Jeśli znajdziesz braki, usuń je. 4. Przejdź na kartę Oddziały i potwierdź nowy status oddziałów poprzez wstawienie znacznika przy każdym oddziale. 5. Kliknij przycisk Akceptuj. 6. Potwierdź chęć wykonania operacji, klikając przycisk Tak w oknie Pytanie. 7. Wykonaj zapasową kopię danych. 8. Na pytanie, czy na pewno zamknąć rok szkolny, odpowiedz Tak. 9. Kliknij przycisk OK w oknie informującym o zamknięciu roku szkolnego. 10. W kolejnym oknie kliknij przycisk Tak, aby zapisać wszystkie dane po zamknięciu roku szkolnego. W momencie zamknięcia roku szkolnego program automatycznie: - przenosi uczniów ostatnich klas do grupy absolwentów, - zmienia poziom (klasę) wszystkim oddziałom (i przypisanym do nich uczniom), - rozwiązuje oddziały klas kończących cykl nauki i przenosi dane o nich do archiwum, - uaktualnia zapisy w księdze ewidencji dzieci o sposobie spełniania obowiązku szkolnego (dotyczy szkoły podstawowej i gimnazjum). Instruktaż dla użytkownika systemu EduS@cz 10