Kodeks Postępowania Zasady prowadzenia działalności SUMITOMO 1. Sumitomo osiąga dobrobyt w oparciu o solidne podstawy, przykładając najwyższą wagę do uczciwości i dobrego zarządzania w prowadzeniu swojej działalności. 2. Interesy handlowe Sumitomo muszą zawsze pozostawać w zgodzie z interesem publicznym. Sumitomo dostosowuje się zarówno do dobrych jak i niesprzyjających czasów, ale nie prowadzi nieetycznej działalności.
Filozofia Zarządzania Grupy Sumitomo Riko 1. Dostarczamy produkty i usługi najwyższej jakości odpowiadając na oczekiwania klientów w oparciu o innowacje technologiczne. 2. Naszym priorytetem jest bezpieczeństwo. Działamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa ludzi i społeczeństwa. 3. Dążymy do ochrony globalnego środowiska oraz przyczyniamy się do tworzenia lepszych społeczności. 4. Utrzymujemy wysoki poziom etyki korporacyjnej oraz przestrzegamy prawa i przepisów, aby zdobywać zaufanie społeczne na całym świecie. 5. Wspieramy ożywczą kulturę korporacyjną, która uwzględnia różnorodność naszych pracowników, cechy osobiste i indywidualność. 2
3
Spis treści Zasady prowadzenia działalności SUMITOMO... 1 Filozofia Zarządzania Grupy Sumitomo Riko... 3... 5 Regulamin Postępowania Etycznego... 16 Funkcjonowanie Kodeksu Postępowania 1. Stosowanie kodeksu Postępowania... 23 2. Komisja ds. Compliance... 23 3. Ścieżka postępowania zadawanie pytań, zgłaszanie wątpliwości i nieprawidłowości... 23 4. Zgłoszenie swoich obaw... 24 5. Schemat zgłoszenia... 25 6. Konsultacje... 26 4
Kodeks Postępowania Grupy SUMITOMO RIKO Grupa Sumitomo Riko działając w oparciu o Filozofię Zarządzania Grupy Sumitomo Riko oraz zgodnie z etyką i duchem działalności Sumitomo, wypełniając swoje obowiązki wobec społeczeństwa przyczynia się do jego zrównoważonego rozwoju, działając w harmonii z otoczeniem, ustanawia poniższe 11 zasad jako Kodeks Postępowania Grupy Sumtomo Riko. 1 Postawa wobec Klientów Projektujemy i tworzymy produkty i usługi użyteczne w społeczeństwie, uwzględniając bezpieczeństwo użytkowania, aby zdobyć satysfakcję i zaufanie klienta, jednocześnie stosujemy środki mające na celu ochronę danych osobowych oraz innych danych dotyczących klientów. Działając w myśl tych zasad wnosimy swój wkład w życie społeczeństwa. 1-1 Projektujemy i tworzymy produkty i usługi użyteczne w społeczeństwie, by sprostać potrzebom naszych klientów, jak również by przyczyniać się do rozwoju zrównoważonego społeczeństwa. 1-2 Zapewnienie klientom bezpieczeństwa i jakości naszych produktów i usług. 1-3 Zapewnienie klientom odpowiednich i użytecznych informacji na temat naszych produktów i usług. 1-4 Szczere odpowiadanie na pytania klientów i odzwierciedlenie ich głosu w rozwoju i doskonaleniu produktów oraz usług. 5
2 Compliance, przestrzeganie ustalonych zasad Prowadzimy kontakty handlowe na zasadach uczciwej, rzetelnej i wolnej konkurencji. Utrzymujemy poprawne stosunki z politykami oraz przedstawicielami urzędów, przestrzegamy ogólnych przepisów oraz prawa. 2-1 Przestrzeganie praw konkurencji w każdym kraju i regionie, nie angażowanie się w takie działania, jak monopolizacja, nieuzasadnione ograniczanie handlu (kartele) lub nieuczciwe praktyki handlowe. 2-2 Ochrona praw własności intelektualnej posiadanych przez nas lub należących do nas, nieuzyskiwanie w sposób nielegalny ani niekorzystanie z praw własności intelektualnych osób trzecich, nienaruszanie tych praw. 2-3 Podejmowanie odpowiednich kroków i procedur w przypadku eksportu technologii i materiałów, których stosowanie jest regulowane przez przepisy prawa lub inne regulacje w krajach oraz regionach zaangażowanych. 2-4 Nie przyjmuje się ani nie oferuje naszym partnerom biznesowym żadnych rozrywek, prezentów ani pieniędzy w celu uzyskania / utrzymania niesprawiedliwych zysków lub preferencyjnego traktowania. 2-5 Dokonując wpłat lub darowizn na cele polityczne, należy robić to zgodnie z prawem obowiązującym w krajach oraz regionach, których to dotyczy oraz dążyć do utrzymania przejrzystych i uczciwych relacji z politykami / organizacjami politycznymi i rządami. 6
3 Komunikacja z interesariuszami i ujawnianie informacji, zarządzanie informacjami Będziemy angażować się w dialog nie tylko z akcjonariuszami, ale również ze społeczeństwem, uwzględniając proaktywne i rzetelne ujawnianie informacji korporacyjnych. Będziemy również zapewniać ochronę i zarządzanie różnego rodzaju informacjami, zwłaszcza danymi osobowymi i danymi klientów. 3-1 Dążenie do wspierania dialogu z akcjonariuszami i inwestorami poprzez zgromadzenie akcjonariuszy oraz działania w zakresie relacji inwestorskich. 3-2 Dołożenie starań, aby zapobiec transakcjom dokonywanym przez osoby z wykorzystaniem informacji niejawnych. 3-3 Ujawnianie informacji dotyczących firmy wszystkim zainteresowanym, we właściwym czasie i w odpowiedni sposób. 3-4 Promowanie dwukierunkowej komunikacji z szerokim gronem interesariuszy przez takie działania, jak public relations, otwarte posiedzenia i dialog. 3-5 Odpowiednia ochrona danych osobowych i danych klientów. 7
4 Poszanowanie człowieka Będziemy dążyć do poszanowania różnorodności, indywidualności i inności naszych pracowników, promowania bezpiecznych i komfortowych stanowisk pracy oraz zapewniania dobrego samopoczucia psychicznego i fizycznego naszych pracowników. 4-1 Wprowadzenie systemów zarządzania personelem i rozwoju zasobów ludzkich w celu wspierania równowagi między pracą i życiem osobistym oraz umożliwienia pełnego wykorzystania potencjału i różnorodności pracowników. 4-2 Prowadzenie rekrutacji w sposób niedyskryminujący i promujący równość szans. 4-3 Podejmowanie działań, mających na celu zapobieganie wypadkom przy pracy i wspieranie zdrowego trybu życia naszych pracowników. 4-4 Poszanowanie indywidualności naszych pracowników i wspieranie ich starań w rozwijaniu umiejętności i kariery. 4-5 Zaangażowanie w dialog oraz konsultacje w dobrej wierze z naszymi pracownikami oraz ich przedstawicielami. 4-6 Brak tolerancji dla pracy dzieci i pracy przymusowej. 4-7 Przestrzeganie w każdym kraju oraz regionie przepisów dotyczących płac i innych form wynagrodzenia, jak również czasu pracy oraz urlopu. 8
5 Ochrona środowiska Dbanie o środowisko jest wspólnym zadaniem ludzkości, mamy świadomość wagi problemu wobec istnienia i działalności firmy. Ochrona środowiska powinna być realizowana w sposób niezależyty i aktywny. 5-1 Dążenie do przyczynienia się do rozwiązania problemu globalnego ocieplenia i zbudowania społeczeństwa zaangażowanego w recykling. 5-2 Przestrzeganie przepisów prawa i regulacji każdego kraju i regionu, dotyczących zapobiegania zanieczyszczeniu powietrza, wody, gleby itp. Ciągłe monitorowanie i redukcja czynników zanieczyszczających środowisko w celu zapobiegania zanieczyszczeniu. 5-3 Bezpieczna kontrola nad substancjami chemicznymi, mogącymi powodować zanieczyszczenie środowiska. 5-4 Nie dopuszczanie produktów zawierających substancje chemiczne w krajach, w których te substancje są prawnie zakazane. 5-5 Nie stosowanie zakazanych substancji chemicznych w procesie produkcji, zbieranie i zgłaszanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, do organów administracyjnych danych na temat objętości emitowanych substancji chemicznych, w przypadku których istnieje taki obowiązek w krajach / regionach. 5-6 Promowanie środków i działań, mających na celu ochronę środowiska naturalnego, łącznie z ochroną różnorodności biologicznej. 9
6 Wkład dla społeczeństwa Jako dobrzy obywatele korporacyjni, będziemy aktywnie angażować się w działalność filantropijną i inne działania korzystne dla społeczeństwa. 6-1 Przyczynianie się do rozwiązywania określonych problemów społecznych poprzez inwestowanie naszych środków i wiedzy. 6-2 Wspieranie współpracy z wieloma partnerami, takimi jak organizacje, w tym organizacje non-profit i organizacje pozarządowe, oraz innymi partnerami działającymi w ramach naszych społeczności lokalnych. 6-3 Udział we wspólnych działaniach na rzecz społeczeństwa, inicjowanych przez branże motoryzacyjne/przemysłowe i środowiska biznesowe. 6-4 Wspieranie wolontariatu wśród naszych pracowników. 10
7 Działanie przeciwko siłom antyspołecznym Będziemy odrzucać wszelkie kontakty z organizacjami i siłami antyspołecznymi, które stwarzają zagrożenie dla porządku i bezpieczeństwa społeczeństwa, całkowicie odcinając się od takich relacji. 7-1 Ogłoszenie zasad, mających na celu wykluczenie sił antyspołecznych, takich jak przestępczość zorganizowana z wszelkich działań biznesowych. 7-2 Działania zgodne z przepisami prawa, prowadzone w całej firmie, mające na celu przeciwdziałanie szkodom wywoływanym przez siły antyspołeczne. 7-3 Współpraca z odpowiednimi organizacjami i podejmowanie działań, by usunąć siły antyspołeczne. 8 Szacunek dla przestrzegania ustalonych zasad w wymiarze globalnym W odpowiedzi na globalizację naszych działań biznesowych, będziemy przestrzegać prawa obowiązującego w każdym państwie i regionie, szanować różnorodne normy międzynarodowe, w tym prawa człowieka, także poprzez zarządzanie z poszanowaniem zwyczajów, kultury i interesów zainteresowanych stron w odpowiednich krajach i regionach, by promować i przyczyniać się do rozwoju społeczności lokalnych. 8-1 Przestrzeganie praw każdego państwa i regionu, Kodeksu Postępowania naszej firmy, a także poszanowanie norm międzynarodowych, w tym praw człowieka. 11
8-2 Poszanowanie lokalnych zwyczajów i kultur, prowadzenie biznesu poprzez relacje oparte na wzajemnym zaufaniu i partnerstwie ze stronami zainteresowanymi. 8-3 Promowanie lokalnego zarządzania, podjęcie działań mających na celu ustanowienie odpowiedniego środowiska pracy, zgodnie z uwarunkowaniami każdego kraju i regionu. 8-4 Zwracanie uwagi na zaangażowanie partnerów biznesowych w społeczną odpowiedzialność w każdym kraju i regionie oraz udzielenie wsparcia w celu poprawy, jeśli to konieczne. 8-5 Nie angażowanie się w działania o charakterze nielegalnym lub korupcyjnym, takie jak organizowanie rozrywki czy korumpowanie urzędników państwowych w celu uzyskania niesprawiedliwych zysków lub preferencyjnego traktowania. 12
9 Zarządzanie ryzykiem Dokonamy oceny zagrożeń, które mogą wystąpić w przyszłości i opracujemy środki, mające zapobiec ich wystąpieniu lub zminimalizowaniu szkód. 9-1 Opracowanie systemu identyfikacji, zrozumienia i analizy ryzyk napotykanych w naszej działalności, oraz opracowanie ramowego programu zarządzania tymi ryzykami dla całej firmy. 9-2 Opracowanie i wdrożenie systemu monitorowania i oceny naszych działań związanych z zapobieganiem ryzyka i minimalizacją szkód. 10 CSR (Corporate Social Responsibility: Korporacyjna Odpowiedzialność Biznesu) należy do zadań kadry zarządzającej Kadra zarządzająca Sumitomo Riko bierze na siebie odpowiedzialność za wdrożenie niniejszego kodeksu oraz podejmowanie wszelkich niezbędnych działań mających na celu podniesienie świadomości w Grupie Sumitomo Riko. Ogłosimy niniejszy kodeks we wszystkich spółkach należących do Grupy Sumitomo Riko, przedstawimy ją wszystkim klientom i dostawcom, i dołożymy wszelkich starań, aby rozpowszechnić ją w tych organizacjach. Kadra zarządzająca będzie nieustannie słuchać i reagować na wszelkie głosy z wewnątrz i z zewnątrz grupy, a także ustanowi system wsparcia dla zarządzania CSR (Korporacyjną Odpowiedzialnością Biznesu). 10-1 Przywództwo w tworzeniu przejrzystej filozofii zarządzania i polityki oraz jasnych wytycznych postępowania w prowadzeniu działalności gospodarczej. Kadra zarządzająca musi być dokładna 13
i konsekwentna we wprowadzaniu w życie obranych przez siebie kierunków. 10-2 Kadra zarządzająca ujawni naszą filozofię zarządzania i kodeks Postępowania, zasady podejścia do korporacyjnej odpowiedzialności biznesu, a także konkretne inicjatywy. 10-3 Kadra zarządzająca promuje skuteczny system implementacji dla całej firmy. 10-4 Promowanie etyki korporacyjnej i korporacyjnej odpowiedzialności biznesu w całej grupie przedsiębiorstw. Zachęcanie wszystkich partnerów biznesowych w łańcuchu dostaw, by również podjęli takie działania. 10-5 W kwestiach dotyczących etyki biznesu, kadra zarządzająca zapewnia utworzenie linii doradztwa (help line) prowadzonej przez niezależną instytucję, w celu udoskonalenia postępowania etycznego w firmie. 10-6 Kadra zarządzająca dąży do zapewnienia i poprawy edukacji i szkoleń w zakresie korporacyjnej odpowiedzialności biznesu i etyki biznesu. 10-7 Kadra zarządzająca dokona przeglądu i oceny stosowania tych działań. 14
11 Określenie odpowiedzialności W przypadku wystąpienia sytuacji naruszających postanowienia Kodeksu, kadra zarządzająca osobiście podejmie się rozwiązania problemu poprzez znalezienie przyczyny oraz wdrożenie środków zapobiegających takim sytuacjom w przyszłości. Jednocześnie Zarząd jest odpowiedzialny za ogłaszanie i przekazywanie precyzyjnych informacji oraz wyjaśnień dotyczących danego problemu. Łamanie zasad wiąże się z surową oceną oraz konsekwencjami i dotyczy wszystkich pracowników, także kadry zarządzającej. 11-1 Kadra zarządzająca opracuje wewnętrzny system zarządzania ryzykiem, mający zapobiec wystąpieniu sytuacji awaryjnych. 11-2 W przypadku wystąpienia jakiegokolwiek wykroczeń, zarząd niezwłocznie wyjaśni okoliczności zdarzenia, zbada jego przyczyny, sformułuje stosowne i odpowiedzialne wnioski i podejmie odpowiednie działania. 11-3 Kadra zarządzająca ma obowiązek podjąć natychmiastowe działania, mające na celu publiczne wyjaśnienie faktów i przedstawienie planowanych kroków, które zostaną podjęte aby rozwiązać problem. Kadra zarządzająca podejmie działania, aby zapobiec powtórzeniu się incydentu. 15
Regulamin Postępowania Etycznego 1. Będziemy przestrzegać prawa krajowego i zagranicznego. Będziemy cenić zaufanie i działać uczciwie. Doceniamy znaczenie wywiązywania się ze społecznych obowiązków i będziemy działać zgodnie z przepisami prawa. Będziemy szczerze odwzajemniać zaufanie naszych klientów i dostawców oraz społeczeństwa, w którym działamy. 1-1 Przestrzeganie zasad dotyczących uczciwej konkurencji na rynku Będziemy przestrzegać przepisów antytrustowych, o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji oraz innych odnośnych przepisów, które dotyczą naszej działalności, a działania biznesowe będziemy prowadzić stosując uczciwą konkurencję i stosowne transakcje gospodarcze. Nigdy nie będziemy się angażować w działania, które mogą zostać zinterpretowane jako zmowa lub inne nieuczciwe postępowanie. 1-2 Zakaz wykorzystywania uprzywilejowanej pozycji przetargowej Nigdy nie będziemy nadużywać naszej uprzywilejowanej pozycji jako odbiorcy towarów i usług wobec naszych dostawców, którzy 16
są równymi partnerami w biznesie. Będziemy przestrzegać przepisów dotyczących korzystania z podwykonawców i zawierać uczciwe, przejrzyste transakcje zgodnie z naszym Podstawowym podejściem do zamówień. 1-3 Zakaz zawierania transakcji z wykorzystaniem informacji niejawnych Będziemy ściśle nadzorować wszelkie informacje wewnętrzne przed ich publikacją, niezależnie od tego, czy dotyczą one sojuszy biznesowych z naszymi dostawcami, nowych technologii, opracowywania nowych produktów, znaczących wahań wielkości sprzedaży czy zysku i dywidendy. Będziemy przestrzegać szczególnej ostrożności, aby informacji takich nie ujawnić. Nie będziemy sprzedawać ani kupować akcji i obligacji emitowanych przez spółki, z którymi współpracujemy w biznesie do czasu ogłoszenia odnośnych informacji. Będziemy także zapobiegać sprzedaży lub zakupowi tych papierów wartościowych przez naszych krewnych. 1-4 Utrzymywanie właściwych relacji z politykami, pracownikami sektora publicznego oraz krajowych i publicznych uczelni wyższych Nigdy nie będziemy proponować podarunków lub poczęstunków osobom pełniącym służbę publiczną w przypadkach, w których jest to zakazane prawem. 1-5 Ochrona wartości praw własności intelektualnej Angażując się w projekty opracowania nowego produktu będziemy zwracać odpowiednią uwagę na to, aby unikać naruszania praw własności intelektualnej innych podmiotów. W naszej codziennej pracy nie będziemy nielegalnie kopiować ani korzystać z oprogramowania komputerowego. 17
1-6 Ochrona danych osobowych Uznając, że dane osobowe uzyskiwane w toku codziennej działalności mogą być przedmiotem nadużyć, będziemy zachowywać szczególną staranność przy odpowiednim przetwarzaniu danych osobowych, aby korzystać z nich tylko do celów, do jakich je pozyskaliśmy. 1-7 Ustawiczne samokształcenie na temat zgodności Będziemy stale rozwijać naszą prawną wrażliwość na zagadnienia zgodności i aktywnie starać się poznawać nowe przepisy obowiązujące w naszej codziennej działalności. 1-8 Zapobieganie niezgodności Uznając, że zgodność jest zagadnieniem, którym każdy z nas powinien się aktywnie zajmować i go przestrzegać, będziemy zgłaszać odpowiednim przełożonym nawet najdrobniejsze przypadki niezgodności, choćby dotyczyły one nas bezpośrednio. 18
2. Będziemy prowadzić działalność we właściwy sposób i zgodnie z naszymi wewnętrznymi zasadami oraz przepisami. 2-1 Przestrzeganie i aktualizacja uregulowań wewnętrznych Będziemy rozumieć przepisy, zasady biznesowe i inne regulacje wewnętrzne wprowadzone jako normy służące stosownemu i sprawnemu prowadzeniu naszych przedsiębiorstw oraz będziemy ich przestrzegać. Regulacje te podlegają okresowym przeglądom. 2-2 Stosowne postępowanie z majątkiem firmy Uznając, że majątek rzeczowy taki jak grunty, budynki, instalacje i urządzenia, produkty, gotówka i zbywalne papiery wartościowe, a także wartości niematerialne i prawne, w tym informacja techniczna i własność intelektualna stanowią bezcenny majątek naszej firmy, będziemy go chronić przed kradzieżą, utratą i ujawnieniem. Nigdy nie będziemy wykorzystywać takich składników majątkowych do celów innych niż uzasadniona działalność firmy, ani ich z niej wynosić. 2-3 Kontrola bezpieczeństwa informacji poufnych Wszelkie informacje poufne, także dotyczące sprzedaży, oraz informacje techniczne takie jak technologie w trakcie prac badawczo-rozwojowych, know-how produkcyjny i procesy produkcyjne będą objęte ścisłą kontrolą bezpieczeństwa, w tym odpowiednią kontrolą dostępu. Będziemy ich chronić przed dostępem osób do tego nieupoważnionych. Przy przesyłaniu takich informacji mailem i faksem będziemy uzyskiwać uprzednią zgodę przełożonych. W toku wysyłania 19
takich informacji będziemy dokładnie sprawdzać adresy e-mail i numery faksów odbiorców, aby zapobiec nieumyślnemu przesłaniu ich niewłaściwej osobie. 2-4 Odcinanie się od relacji z przestępcami i organizacjami przestępczymi Będziemy odcinać się od wszelkich relacji z przestępcami i organizacjami przestępczymi zgodnie z zasadami niepłacenia im żadnych pieniędzy, niekorzystania z nich i zdecydowanego i odważnego sprzeciwiania się im. 2-5 Unikanie niezgodnego z prawem postępowania dotyczącego poczęstunków, podarunków i wyjazdów służbowych Poczęstunki i podarunki będziemy oferować naszym klientom tylko w granicach zwyczajów gospodarczych i społecznie akceptowanych praktyk po uzyskaniu zgody przełożonych. Będziemy unikać oferowania nazbyt sutych poczęstunków i podarunków przekraczających stosowną wartość. Nie będziemy uzyskiwać żadnych korzyści osobistych od naszych dostawców w formie przymuszania ich przez nadużywanie naszej uprzywilejowanej pozycji przetargowej. W trakcie wyjazdów służbowych będziemy starali się naszą działalność prowadzić możliwie najefektywniej i nie będziemy się angażować w żadne zakazane czynności gospodarcze. 20
3. Będziemy utrzymywać bezpieczne i przyjemne środowisko pracy i aktywnie angażować się w ochronę środowiska naturalnego na świecie. Zaangażujemy się w tworzenie i utrzymywanie bezpiecznego i przyjemnego środowiska. Nasze podejście do ochrony środowiska będzie zarówno lokalne, jak i globalne. Będziemy popierać i pielęgnować dobrze wyważony, oparty na uczciwości charakter zarówno przedsiębiorstwa jaki i osób. Będziemy również korzystać z każdej okazji do harmonijnego współistnienia z naszą społecznością. 3-1 Poszanowanie człowieka Zawsze będziemy szanować podstawowe prawa człowieka, dbać o innych, pracować nad zapewnieniem bezpiecznego i przyjaznego środowiska pracy oraz utrzymywać ze sobą nawzajem dobre relacje. Nie będziemy tolerować żadnych dyskryminujących działań lub zachowań zastraszania, molestowania seksualnego, nadużywania władzy i agresywnego postępowania bo naruszają one godność innych. 3-2 Duch profesjonalizmu Każdy z nas wykształci i pielęgnować będzie w sobie ducha profesjonalizmu. Będziemy wyznaczać ambitne cele i dokładać wszelkich starań, aby je osiągnąć. Będziemy działać odpowiedzialnie 21
i pracować nad zdobyciem zaufania i szacunku innych. Będziemy szanować różnice zdań i wykonywać obowiązki we współpracy z innymi. 3-3 Bezpieczeństwo i higiena pracy Będziemy robić, co w naszej mocy, aby zawsze utrzymywać własną dobrą kondycję, zarówno fizyczną jak i psychiczną, aby móc pracować w spokoju ducha. 3-4 Członek społeczności Jako część społeczności będziemy promować segregację odpadów oraz inne działania prowadzące do oszczędności zasobów i energii. Będziemy promować oszczędność wody i energii elektrycznej oraz recykling materiałów. Będziemy się starać upiększać naszą społeczność lokalną, promować projekty służące ochronie środowiska, a na poziomie osobistym brać udział w ochotniczych działaniach, aby wnosić maksymalny możliwy wkład do otaczającej nas społeczności i szerszego społeczeństwa. 3-5 Aby chronić światowe środowisko naturalne Jak zawsze, będziemy wykonywać swoją pracę świadomie uznając znaczenie ochrony środowiska. Na każdym etapie projektowania produktu, jego wytwarzania, logistyki i sprzedaży będziemy promować ograniczanie marnotrawstwa, recykling i oszczędność energii, aby prowadzić działalność przyjazną dla środowiska. Oszczędność energii i zasobów promować się będzie we wszystkich naszych zakładach i biurach przy pomocy wszelkich możliwych środków, w tym ustawiania urządzeń klimatyzacyjnych i grzewczych na odpowiednie temperatury oraz zmniejszania zużycia papieru. 22
Funkcjonowanie Kodeksu Postępowania 1. Stosowanie Kodeksu Postępowania Kodeks Postępowania jest podstawą działalności całej Grupy Sumitomo Riko i pracownicy wszystkich oddziałów należących do naszej grupy jako odpowiedzialni członkowie społeczeństwa, powinni przestrzegać zasad w nim zawartych. 2. Komisja ds. Compliance W roku 2009 stworzona została Komisja ds. Compliance w TRI (Poland). Jej głowne cele to: Konsultacje dot. przepisów prawnych związanych z pracą i przepisów wewnątrzzakładowych Sprawdzanie i wyjaśnianie spraw budzących podejrzenia co do naruszenia prawa lub przepisów wewnętrznych Planowanie edukacji pracowników w ramach compliance W skład Komisji ds. Comlpliance wchodzą dyrektorzy wszystkich działów pod nadzorem Prezesa. 3. Ścieżka postępowania zadawanie pytań, zgłaszanie wątpliwości i nieprawidłowości Gdyby pojawiły się jakieś wątpliwości, co do właściwego postępowania i zastosowania Kodeksu w praktyce, należy najpierw sięgnąć po ten Kodeks i dokonać przemyślenia. Jeśli wątpliwości nie zostaną rozwiane, jeśli współpracownik waha się jak postąpić, należy zadać sobie poniższe pytania: 23
ÖÖ Czy nie przeciwstawiam się obowiązującemu prawu? ÖÖ Czy mogę szczerze przyznać, że moje zachowanie jest etyczne? ÖÖ Czy postępuję w zgodzie z własnym sumieniem? ÖÖ Czy podejmuję decyzje zgodnie z panującymi zasadami? ÖÖ Czy jestem przygotowany na wyjaśnienie problemu innej osobie? 4. Zgłoszenie swoich obaw Jeśli po zadaniu sobie powyższych pytań nadal pozostają wątpliwości lub podejrzewasz, że postanowienia Kodeksu bądź przepisy prawa nie są przestrzegane, pracownicy mają obowiązek zgłoszenia takiego przypadku. Każdy, kto działa w dobrej wierze i przedstawia swoje podejrzenia dotyczące ewentualnego naruszenia zasad niniejszego dokumentu, otrzyma wsparcie ze strony firmy. Pamiętaj! Nikt nie może ponosić ujemnych następstw z powodu konsultacji ze swoim przełożonym lub z Działem Personalnym. W szczególności nie może to być warunkiem nawiązania stosunku pracy, pozostawania w zatrudnieniu lub awansowania pracownika. Proces wyjaśniania sprawy prowadzony jest z zachowaniem dyskrecji i ochrony źrodeł informacji, tak aby zapewnić dobre imię każdego, wobec ktorego został wysunięty jakikolwiek zarzut. 24
5. Schemat zgłoszenia W razie podejrzenia naruszenia przepisów prawa lub postanowień Kodeksu przede wszystkim należy konsultować się ze swoim przełożonym. Jeżeli ze strony przełożonego nie nastąpi reakcja na zgłoszenie, należy w ciągu 7 dni zgłosić się bezpośrednio do działu Personalnego za pomocą formularza Zgłoszenie do Komisji Compliance (formularz dostępny w Dziale Personalnym oraz Administracji) Jeżeli podejrzenie naruszenia dotyczy przełożonego, zgłoszenie nastąpić może również za pośrednictwem skrzynki komunikacyjnej. Można również skontaktować się z Komisją ds. Compliance drogą mailową: compliance@tri.pl 25
6. Konsultacje Konsultacjami (w zależności od tematyki zagadnienia) zajmują się niżej wymienione działy: Sprawy Dotyczące Zagadnień pracowniczych, BHP, Ochrona Środowiska Spraw związanych z fakturami, podatkami itd. Dostawców, usługodawców Stosunków do klientów Innych (np. sąsiadujących firm, urzędów, mieszkańców itd.) Dział Personalny Księgowość Zakupów GBD (Glocal Business Development) Administracja 26
27
Kodeks Postępowania Grupy Sumitomo Riko Edycja 2014 TRI (Poland) Sp. z o. o.