ZESPÓŁ AUDYTU I KONTROLI WEWNĘTRZNEJ AKW.1711.5.2015 egz. nr 3 notatki Notatka Służbowa Z postępowania dotyczącego analizy zapotrzebowania i częstotliwości użytkowania środków transportu będących na stanie ZGM w Pabianicach. Część A. Informacje porządkowe: 1. Postępowanie przeprowadzili Inspektor kontroli wewnętrznej Dariusz Kuźnicki i Piotr Kęskiewicz działający na podstawie polecenia Prezydenta Miasta z dnia 06.02.2015r., znak sprawy: SPM-I. 036.10.2015 dotyczącego częstotliwości użytkowania środków transportu pozostających w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach o DMC 3,5t. 2. Postępowanie wyjaśniające przeprowadzono w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach w terminie od 04.03.2015r do 27.03.2015r. Część B. Informacje porządkowe: 1. Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach pismem z dnia 12.02.2015r. (znak: ZGM FA 050 1 1 2015) do ww pisma przesłał kopie wszystkich kart drogowych samochodów o DMC 3,5t wystawionych kierowcom ZGM za okres 01.01.-31.01.2015r 2. kontrolujący po zgromadzeniu całości materiału dowodowego i uzyskaniu dodatkowych informacji do przedłożonych kart drogowych sporządzili niniejszą notatką służbową. 1/13
Stan taboru samochodowego w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach o DMC 3,5t. I sposób jego wykorzystywania oraz analiza zużycia paliwa za okres 01.01.-31.01.2015r była następująca: Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 1 F 32, rok produkcji 2007, nr VIN VF1KCTEEF38795166 Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 5 E 32, rok produkcji 2007, nr VIN VF1KCTEEF38693633 Peugeot Boxer (samochód ciężarowy), nr rejestracyjny EPA 27 NV, rok produkcji 2005, nr VIN VF3ZCRMHC17701065 Rozliczenie czasu pracy kierowców zatrudnionych w ZGM w Pabianicach oraz przebiegu kilometrów i ilości zatankowanego paliwa nastąpiła na podstawie kart drogowych poszczególnych pojazdów. Rozliczenie kart drogowych jest prowadzone przez Dział Administracji- Gospodarczej. Ww samochody o DMC 3,5t., będące na stanie w ZGM w Pabianicach są wyposażone w silniki diesla. Sposób rozliczenia zużycia paliwa przedstawia się następująco: W wyniku dokonanej analizy stwierdzono następujące dane dotyczące samochodu marki Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 1 F 32: -Stan licznika 105.322 km na dzień 02.01.2015r. -Stan licznika 106.901 km na dzień 30.01.2015r. -Stan paliwa 13 l. na dzień 02.01.2015r. -Tankowanie paliwa 48 l. w dniu 07.01.2015r. -Tankowanie paliwa 44 l. w dniu 16.01.2015r. -Tankowanie paliwa 48 l. w dniu 28.01.2015r. -Stan paliwa 29 l. na dzień 30.01.2015r. 2/13
Lp. Karta drogowa nr Z dnia Czas pracy godz./min. Przebieg w km. Zużycie paliwa (rzeczywiste, l.) 1. 4014 02.01.2015 8 76 6 2. 4017 05.01.2015 8 66 5 Uwagi 3. 4020 07.01.2015 8 81 6 Tank ON-48l. 4. 4023 08.01.2015 8 90 7 5. 4026 09.01.2015 8 73 6 6. 4029 12.01.2015 8 82 6 7. 4032 13.01.2015 8 86 7 8. 4035 14.01.2015 8 82 6 9. 4038 15.01.2015 8 74 6 10. 4041 16.01.2015 8 85 7 Tankowanie ON- 44l. 11. 4044 19.01.2015 8 77 6 12. 4047 20.01.2015 8 83 7 13. 4050 21.01.2015 8 75 6 14. 4053 22.01.2015 8 71 6 15. 4056 23.01.2015 8 78 6 16. 4059 26.01.2015 8 65 5 17. 4062 27.01.2015 8 62 5 18. 4065 28.01.2015 8 86 7 Tankowanie ON- 48l. 19. 4067 29.01.2015 8 119 9 20. 4069 30.01.2015 8 68 5 22. RAZEM: 160 1.579 124 140 l. -Średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie (01.01.-31.01.2015r.) wyniosło 7,85 l. na 100 km. -Norma zużycia paliwa na 100 km. 7,8 l. Kontrolujący w toku czynności dokonali sprawdzenia tankowań (ON) do samochodu odnotowanych w kartach drogowych z fakturami VAT: Faktury VAT nr: 1. 651002631 z dnia 18.01.2015r., dotyczy nabycia paliwa: 2. 651007916 z dnia 31.01.2015r., dotyczy nabycia paliwa nr karty ilość paliwa podatek VAT 004225 48,22 l. 225,19 zł. 42,11 zł. 183,08 zł. 008006 44,35 l. 197,36 zł. 36,90 zł. 160,46 zł. 005322 48,01 l. 208,36 zł. 38,96 zł. 169,40 zł. 3/13
-łączna wartość 512,94 zł. 117,97 zł. 630,91 zł. Koszt eksploatacji samochodu tj. ubezpieczenia, przeglądy okresowe (badanie techniczne), faktury za naprawy i części za okres 01.01.-31.12.2014r., przedstawia się następująco: ubezpieczenie (polisa typ. 22044 nr 4019363) zawarte z firmą Compensa Towarzystwo Ubezpieczenia S.A. w Łodzi dnia 19.11.2014r., na okres 04.12.2014-03.12.2015 do godziny 23:59 w zakresie: - bezpośrednia likwidacja szkód BLS OC składka w wysokości 421 zł. -ubezpieczenie autocasco składka w wysokości 10 zł. -ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów NNW składka w wysokości 450 zł. -ubezpieczenia assistance ASS składka w wysokości 40 zł. -ubezpieczenie szyb-szyby składka w wysokości 100 zł. -oględziny pojazdu składka w wysokości 79 zł. -łączna wartość składki płatnej jednorazowo ogółem wyniosła 1.100 zł. Okresowe badanie techniczne samochodu osobowego o nr rejestracyjnym EPA 1 F 32 oraz opłata ewidencyjna zostały potwierdzone fakturą VAT nr EPA 1600239/14 z dnia 17.12.2014r., (netto:-79,67 zł., VAT:- 18,33 zł., brutto -98 zł. oraz 1 zł. opłata ewidencyjna) na łączną kwotę 99 zł Faktury VAT nr: -FV 45/2014 z dnia 30.04.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi -FV/845/2014 z dnia 25.11.2014r., dotyczy nabycia opon firmy Dębica szt. 4 527,00 zł. 121,21 zł. 648,21 zł. 523,58 zł. 120,42 zł. 644,00 zł. 4/13
Łączny koszt eksploatacji samochodu w okres 01.01.-31.12.2014r., 2.491,21 zł. W wyniku dokonanej analizy stwierdzono następujące dane dotyczące samochodu marki Renault Kangoo (samochód osobowy), nr rejestracyjny EPA 5 E 32: -Stan licznika 85.033 km na dzień 02.01.2015r. -Stan licznika 86.006 km na dzień 30.01.2015r. -Stan paliwa 24 l. na dzień 02.01.2015r. -Tankowanie paliwa 40 l. w dniu 09.01.2015r. -Tankowanie paliwa 41 l. w dniu 23.01.2015r. -Stan paliwa 32 l. na dzień 30.01.2015r. Lp. Karta drogowa nr Z dnia Czas pracy godz./min. Przebieg w km. Zużycie paliwa (rzeczywiste, l.) 1. 4012 02.01.2015 8 40 3 2. 4015 05.01.2015 8 44 3 3. 4018 07.01.2015 8 50 4 4. 4021 08.01.2015 8 30 2 Uwagi 5. 4024 09.01.2015 8 20 2 Tankowanie ON- 40 l. 6. 4027 12.01.2015 8 50 4 7. 4030 13.01.2015 8 80 6 8. 4033 14.01.2015 8 50 4 9. 4036 15.01.2015 8 70 5 10. 4039 16.01.2015 8 50 4 11. 4042 19.01.2015 8 70 5 12. 4045 20.01.2015 8 40 3 13. 4048 21.01.2015 8 40 3 14. 4051 22.01.2015 8 70 5 15. 4054 23.01.2015 8 60 2 Tankowanie ON- 41 l. 16. 4057 26.01.2015 8 60 5 17. 4060 27.01.2015 8 50 4 18. 4063 28.01.2015 8 50 4 19. 4068 29.01.2015 1 3 1 20. 4071 30.01.2015 8 46 4 22. RAZEM: 153 973 73 82 l. -Średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie (01.01.-31.01.2015r.) wyniosło 7,50 l. na 100 km. 5/13
-Norma zużycia paliwa na 100 km. 7,8 l. Kontrolujący w toku czynności dokonali sprawdzenia tankowań (ON) do samochodu odnotowanych w kartach drogowych z fakturami VAT: Faktury VAT nr: 1. 651002631 z dnia 18.01.2015r., dotyczy nabycia paliwa: 2. 651007916 z dnia 31.01.2015r., dotyczy nabycia paliwa nr karty ilość paliwa podatek VAT 005232 40,22 l. 184,61 zł. 34,52 zł. 150,09 zł. 004692 41,36 l. 179,92 zł. 33,64 zł. 146,28 zł. -łączna wartość 296,37 zł. 68.16 zł. 364,53 zł. Koszt eksploatacji samochodu tj. ubezpieczenia, przeglądy okresowe (badanie techniczne), faktury za naprawy i części za okres 01.01.-31.12.2014r., przedstawia się następująco: ubezpieczenie (polisa typ. 22044 nr 4017515) zawarte z firmą Compensa Towarzystwo Ubezpieczenia S.A. w Łodzi dnia 27.10.2014r., na okres 14.11.2014-13.11.2015 do godziny 23:59 w zakresie: - bezpośrednia likwidacja szkód BLS OC składka w wysokości 421 zł. -ubezpieczenie autocasco składka w wysokości 10 zł. -ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów NNW składka w wysokości 474 zł. -ubezpieczenia assistance ASS składka w wysokości 40 zł. -ubezpieczenie szyb-szyby składka w wysokości 100 zł. -oględziny pojazdu składka w wysokości 79 zł. -łączna wartość składki płatnej jednorazowo ogółem wyniosła 1.124 zł. Okresowe badanie techniczne samochodu osobowego o nr rejestracyjnym EPA 5 E 32 oraz opłata ewidencyjna zostały potwierdzone fakturą VAT nr 901 EPA/14 z dnia 12.11.2014r., (netto:-79,67 zł., VAT:- 18,32 zł., brutto -97,99 zł. oraz 1 zł. opłata ewidencyjna) na łączną kwotę 97,99 zł 6/13
Faktury VAT nr: -FV 1/2014 z dnia 10.01.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 290,00 zł. 66,70 zł. 356,70 zł. -FV 43/2014 z dnia 27.03.2014r., dotyczy usługi (naprawa koła) 16,26 zł. 3,74 zł. 20,00 zł. -529/14 z dnia 09.04.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych -FV 46/2014 z dnia 30.04.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 723,58 zł. 166,42 zł. 890,00 zł. 384,00 zł. 88,32 zł. 472,32 zł. -97/2014 z dnia 20.10.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 81,30 zł. 18,70 zł. 100,00 zł. Łączny koszt eksploatacji samochodu w okres 01.01.-31.12.2014r., 3.061,01 zł. W wyniku dokonanej analizy stwierdzono następujące dane dotyczące samochodu marki Peugeot Boxer (samochód ciężarowy), nr rejestracyjny EPA 27 NV: -Stan licznika 112.512 km na dzień 02.01.2015r. -Stan licznika 113.474 km na dzień 30.01.2015r. -Stan paliwa 22 l. na dzień 02.01.2015r. -Tankowanie paliwa 59 l. w dniu 07.01.2015r. -Tankowanie paliwa 61 l. w dniu 22.01.2015r. -Stan paliwa 29 l. na dzień 30.01.2015r. 7/13
Lp. Karta drogowa nr Z dnia Czas pracy godz./min. Przebieg w km. Zużycie paliwa (rzeczywiste, l.) 1. 4013 02.01.2015 8 53 6 2. 4016 05.01.2015 8 43 5 Uwagi 3. 4019 07.01.2015 8 42 5 Tankowanie ON- 59 l. 4. 4022 08.01.2015 8 51 6 5. 4025 09.01.2015 8 53 6 6. 4028 12.01.2015 8 51 6 7. 4031 13.01.2015 8 43 5 8. 4034 14.01.2015 8 23 3 9. 4037 15.01.2015 8 51 6 10. 4040 16.012015 8 59 7 11. 4043 19.01.2015 8 56 7 12. 4046 20.01.2015 8 54 6 13. 4049 21.01.2015 8 37 4 14. 4052 22.01.2015 8 50 6 Tankowanie ON- 61 l. 15. 4055 23.01.2015 8 57 7 16. 4058 26.01.2015 8 65 5 17. 4061 27.01.2015 8 45 5 18. 4064 28.01.2015 8 50 9 19. 4066 29.01.2015 8 42 5 20. 4070 30.01.2015 8 37 4 22. RAZEM: 160 962 113 120 l. -Średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie (01.01.-31.01.2015r.) wyniosło 11,75 l. na 100 km. -Norma zużycia paliwa na 100 km. 11,7 l. Kontrolujący w toku czynności dokonali sprawdzenia tankowań (ON) do samochodu odnotowanych w kartach drogowych z fakturami VAT: Faktury VAT nr: 1. 651002631 z dnia 18.01.2015r., dotyczy nabycia paliwa: 2. 651007916 z dnia 31.01.2015r., dotyczy nabycia paliwa nr karty ilość paliwa podatek VAT 004223 59,14 l. 276,18 zł. 51,64 zł. 224,54 zł. 002474 61,25 l. 267,05 zł. 49,94 zł. 217,11 zł. 8/13
-łączna wartość 441,65 zł. 101,58 zł. 543,23 zł. Koszt eksploatacji samochodu tj. ubezpieczenia, przeglądy okresowe (badanie techniczne), faktury za naprawy i części za okres 01.01.-31.12.2014r., przedstawia się następująco: ubezpieczenie (polisa typ. 22044 nr 4019366) zawarte z firmą Compensa Towarzystwo Ubezpieczenia S.A. w Łodzi dnia 19.11.2014r., na okres 03.01.2015-02.01.2016 do godziny 23:59 w zakresie: - bezpośrednia likwidacja szkód BLS OC składka w wysokości 950 zł. -ubezpieczenie autocasco składka w wysokości AC 10 zł. -ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków kierowcy i pasażerów NNW składka w wysokości 700 zł. -ubezpieczenia assistance ASS składka w wysokości 24 zł. -ubezpieczenie szyb-szyby składka w wysokości 30 zł. -oględziny pojazdu składka w wysokości 79 zł. -łączna wartość składki płatnej jednorazowo ogółem wyniosła 1.793,00 zł. Okresowe badanie techniczne samochodu osobowego o nr rejestracyjnym EPA 27 NV oraz opłata ewidencyjna zostały potwierdzone fakturą VAT nr 901 EPA/14 z dnia 12.11.2014r., (netto:-79,67 zł., VAT:- 18,33 zł., brutto -98,99 zł. oraz 1 zł. opłata ewidencyjna) na łączną kwotę 99,00 zł Faktury VAT nr: -FV 0001/14/FVS z dnia 03.01.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 546,86 zł. 125,78 zł. 672,64 zł. -712/2014 z dnia 27.05.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 121,95 zł. 28,05 zł. 150,00 zł. 9/13
-204/2014 z dnia 21.07.2014r., dotyczy naprawy koła 16,30 zł. 3,75 zł. 20,05 zł. -FV 0290/14/FVS z dnia 05.09.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych i usługi 1.274,72 zł. 293,19 zł. 1.567,91 zł. -1970/M1/10/2014 z dnia 11.10.2014r., dotyczy nabycia części zamiennych 791,06 zł. 181,94 zł. 973,00 zł. -303/2014 z dnia 11.10.2014r., dotyczy wymiany sprzęgła i naprawy zawieszenia 500,00 zł. 115,00 zł. 615,00 zł. Łączny koszt eksploatacji samochodu w okres 01.01.-31.12.2014r., 5.890,60 zł. Łączne koszty poniesione przez ZGM w Pabianicach w okresie 01.01.- 31.01.2014r na zakup płynów eksploatacyjnych, wymianę opon z letnich na zimowe i inne do samochodów o DMC 3,5t. przedstawią się następująco: Faktury VAT nr: -59/14 z dnia 17.01.2014r., płyn do spryskiwaczy, żarówki 35,78 zł. 8,23 zł. 44,01 zł. -111/14 z dnia 24.01.2014r., płyn do spryskiwaczy, odmrażacz 59,86 zł. 13,77 zł. 73,63 zł. 10/13
-374/2014 z dnia 12.12.2014r., wymiana opon 138,24 zł. 31,80 zł. 170,04 zł. -59 z dnia 17.01.2014r., płyn do spryskiwaczy, odmrażacz, silikon spray, cocpit 224,07 zł. 51,54 zł. 275,61 zł. Łączne koszty poniesione na zakup płynów eksploatacyjnych, wymianę opon z letnich na zimowe i inne w okres 01.01.-31.12.2014r., 563,29 zł. Dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Pabianicach Zarządzeniem nr 2/2015 z dnia 29.01.2015r., wprowadził zasady usprawniające i pełniejszą kontrolę wykorzystania samochodów służbowych. Kontrolujący pragną zwrócić uwagę, że przedmiotowe zarządzenie jest godne uwagi i wprowadzenia w innych jednostkach. Dział Administracyjno Gospodarczy w ZGM w Pabianicach przedłożył kontrolującym zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników. Powyższe wynika z obowiązujących w ZGM dokumentów wewnętrznych: -Regulaminu Pracy -Zakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla Pracowników ZGM -Kodeksu Pracy wraz z przepisami wprowadzającymi i wykonawczymi Wszystkie zakresy obowiązków, w obecnej treści zostały przedłożone kierowcom zatrudnionym w ZGM w Pabianicach oraz przez nich podpisane w miesiącu grudniu 2013r. W zakresie obowiązków szczególnych dla zajmowanego stanowiska pracy (kierowca) w przedmiotowej notatce kontrolujący wymienili niektóre szczególne zapisane obowiązki: -prowadzenie pojazdów i obsługa związana z ich eksploatacją oraz zaopatrzenie (dotyczy 1 z kierowców) -dbanie o prawidłowy stan techniczny oraz czystość obsługiwanych przez siebie pojazdów -stały udział przy czynnościach za i wyładunkowych, czynnościach spedycyjnych -rozliczanie się z przejechanych kilometrów i zużytego paliwa 11/13
-przestrzeganie terminu przeglądów technicznych pojazdów -dbanie o należytą czystość i porządek w pomieszczeniach garażowych -odbiór i wysyłka korespondencji WNIOSKI Kontrolującym po przeanalizowaniu i sprawdzeniu materiału dowodowego przedłożonego przez ZGM w Pabianicach nasuwają się następujące wnioski: nadmierne zakupy płynów eksploatacyjnych do samochodów nieracjonalna organizacja czasu pracy pracowników (kierowców) niewłaściwe wykorzystanie samochodów służbowych tj., -brak planowania i łączenia wyjazdów, -dublowanie się obowiązków pracowników (kierowców) należy rozważyć celowość posiadania dwóch pojazdów (samochodów) o takich samych parametrach technicznych -wskazanym było by rozważenie nabycia pojazdu wielofunkcyjnego, który by był wykorzystywany do obsługi terenu i nieruchomości będących w zarządzie ZGM Pabianice kontrolujący zwracają uwagę na nieprawidłowości w opisywaniu dokumentów (faktur). Powyższe winno być opisywane według załączonego wzorca (kserokopia kart szt.1) należy zauważyć iż karty drogowe przedłożone kontrolującym były rozliczone w należyty sposób, średnie zużycie paliwa w analizowanym okresie (01.01.- 31.01.2015r.) mieściło się w normach Załączniki: -załącznik nr 1 pismo z dnia 06.02.2015r., nr SPM-I.036.10.2015 kart 1 -załącznik nr 2 pismo z dnia 12.02.2015r., nr ZGM.FA.050.1.1.2015 kart 2 -załącznik nr 3 ksero dowodu rejestracyjnego nr EPA 1F32 wraz z fakturami i polisą kart 6 -załącznik nr 4 kserokopia kart drogowych (samochodu nr EPA 1F32) kart 20 -załącznik nr 5 ksero dowodu rejestracyjnego nr EPA 5E32 wraz z fakturami i polisą kart 12 12/13
-załącznik nr 6 kserokopia kart drogowych (samochodu nr EPA 5E32) kart 20 -załącznik nr 7 ksero dowodu rejestracyjnego nr EPA 27NV wraz z fakturami i polisą kart 17 -załącznik nr 8 kserokopia kart drogowych (samochodu nr EPA 27NV) kart 20 -załącznik nr 9 kserokopia faktur VAT kart 7 -załącznik nr 10 pismo z dnia 05.03.2015r., kart 2 -załącznik nr 11 pismo z dnia 11.03.2015r., kart 3 -załącznik nr 12 pismo z dnia 17.03.2015r., kart 12 Część C. Informacje końcowe: 1. Notatkę sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, notatka zawiera 13 kart. 2. Jeden egzemplarz Notatki otrzymał Dyrektor ZGM w Pabianicach, drugi egzemplarz otrzymał Prezydent Miasta Pabianic 3. Zapoznano kontrolowanego z notatką 4. Na tym notatkę zakończono 5. Materiał dowodowy jak i załączniki są załączone do egz. nr 1 notatki Potwierdzenie odbioru Data doręczenia Podpis kontrolujących 13/13