REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ W PROJEKTACH WSPÓŁFINANSOWANYCH W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INTELIGENTNY ROZWÓJ W RAMACH ZASADY KONKURENCYJNOŚCI W IBET SP. Z O.O. 1 Niniejszy Regulamin został sporządzony w oparciu o:
a) Art. 5 ust. 1 pkt. 5 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020 (Dz. U. poz. 1146), zwanej Ustawą wdrożeniową; b) Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020; c) Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Umowa Partnerstwa 2014-2020; d) Ustawę z dnia 29 stycznia 2014 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 i nr 161, poz. 1078) tekst ujednolicony przez Urząd Zamówień Publicznych. 1. Regulamin udzielania zamówień określa zakres, kryteria, zasady oraz organizację udzielenia zamówienia w jednostce zamawiającego. 2. Przepisy niniejszego Regulaminu mają zastosowanie tylko do udzielanych przez IBET SP. Z O.O. zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, finansowane ze środków publicznych w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój. 2 3 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1) cenie należy przez to rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 5 lipca 2001 r. o cenach (Dz. U. nr 97, poz. 1050, z późn. zm.); 2) dostawach należy przez to rozumieć nabywanie rzeczy, praw oraz innych dóbr, w szczególności na podstawie umowy sprzedaży, dostawy, najmu, dzierżawy oraz leasingu; 3) Instytucji Pośredniczącej należy przez to rozumieć podmiot, który zawarł z zamawiającym umowę o dofinansowanie projektu; 4) najkorzystniejszej cenie należy przez to rozumieć ofertę, która przedstawia najkorzystniejszy bilans ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia, albo ofertę z najniższą ceną; 5) ofercie częściowej należy przez to rozumieć ofertę przewidującą, zgodnie z treścią zapytania ofertowego, wykonanie części zamówienia; 6) powiązaniu osobowym lub kapitałowym należy przez to rozumieć wzajemne powiązania zamawiającego i wykonawców lub osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań w imieniu zamawiającego lub przeprowadzenia postępowania i ich odpowiedników u wykonawców; 7) projekcie należy przez to rozumieć projekt, który dofinansowany został na podstawie umowy o dofinansowanie, a którego treść określona jest we wniosku o dofinansowanie projektów; 8) umowie o dofinansowanie należy przez to rozumieć umowę o dofinansowanie projektu zawartą pomiędzy zamawiającym jako beneficjentem, a Instytucją Pośredniczącą dla Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój; 9) usługach należy przez to rozumieć wszelkie świadczenia, których przedmiotem nie są roboty budowlane lub dostawy; 10) wykonawcy/dostawcy należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia; 11) zamawiającym należy przez to rozumieć IBET SP. Z O.O.; 12) zamówieniu należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 4
1. IBET SP. Z O.O. nie jest podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych zobligowany do przeprowadzenia postępowań przetargowych i stosowania Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. 2. W celu dokonania wydatków w Projekcie, beneficjent przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie oferentów. 3. Udzielanie zamówienia następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności, określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, 2014-2020. 4. Wartość zamówienia ustalana jest z należytą starannością, biorąc pod uwagę łączne spełnienie następujących kryteriów: 1) usługi, dostawy i roboty budowlane są tożsame rodzajowo lub funkcjonalnie; 2) możliwe jest udzielenie zamówienia w tym samym czasie; 3) możliwe jest wykonanie zamówienia przez jednego wykonawcę. 5. Beneficjent zapewnia, że wszyscy uczestnicy postępowania o udzielanie zamówienia mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem pozostałych, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. 6. W zapytaniu ofertowym określone zostaną jakościowe i niezawężające konkurencji kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenia zamówienia, zawierające wymagania związane z przedmiotem zamówienia. 7. Do przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) (Dz. Urz. WE L 340 z 16.12.2002 r., str. 1 z późn. zm.; Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 6, t. 5 str. 3). 8. Wszyscy wykonawcy mają taki sam dostęp do informacji dotyczących danego zamówienia i żaden wykonawca nie jest uprzywilejowany względem drugiego, a postępowanie przeprowadzone jest w sposób transparentny. 9. Kryteria oceny ofert składanych w ramach postępowania o udzielenie zamówienia zawierają wymagania związane z przedmiotem zamówienia, przy czym: a) kryteria te nie mogą zawężać konkurencji poprzez ustanowienie wymagań przewyższających potrzeby niezbędne do osiągnięcia celów projektu i prowadzących do dyskryminacji wykonawców, b) kryteria te powinny, co do zasady określać poza wymaganiami dotyczącymi ceny również inne wymagania odnoszące się do przedmiotu zamówienia, takie jak np. jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne, serwis, termin wykonania zamówienia oraz koszty eksploatacji. 10. W przypadku gdy w ramach dokonywania zakupu usług i dostaw niezbędnych do realizacji projektu, beneficjent będzie rozstrzygał pomiędzy kilkoma ofertami najkorzystniejszymi pod względem ekonomicznym, zobowiązany jest do wyboru oferty korzystniejszej gdy chodzi o oddziaływanie na środowisko i klimat (np. mniejsza energochłonność, mniejsze zużycie wody, wykorzystanie materiałów pochodzących z recyclingu etc.). Szczegółowe warunki realizacji zamówień udzielanych zgodnie z zasadą konkurencyjności: 5 1. W celu spełnienia zasady konkurencyjności należy upublicznić zapytanie ofertowe. Upublicznienie zapytania ofertowego oznacza wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia w ramach projektu. Upublicznienie zapytania ofertowego polega na: 1) jego umieszczeniu na stronie internetowej wskazanej w komunikacie ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego umieszczonym na stronie internetowej ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego (WWW.bazakonkurencyjności.funduszeeuropejskie.gov.pl ), a do czasu uruchomienia
tej strony internetowej lub podpisania umowy o dofinansowanie projektu wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznienie tego zapytania ofertowego na stronie internetowej zleceniodawcy. 2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej: a) Opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła wyrobów lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia chyba, że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności. Z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji; b) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełnienia; c) kryteria oceny ofert; d) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty; e) opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty; f) termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia; g) informacje na temat wykluczenia; h) określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenia zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy. 3. W celu uniknięcia konfliktu interesów, zamówienia udzielane przez beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do stosowania ustawy Pzp, nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym z nim osobowo i kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru dostawcy/wykonawcy, a wykonawcą/dostawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. W wyniku przeprowadzonego postępowania zostanie wybrana najkorzystniejsza spośród złożonych ofert spełniająca warunki udziału w postępowaniu, w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny. 5. Wybór oferty dokumentowany jest protokołem postępowania o udzielenie zamówienia. 6. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia zawiera co najmniej: a) informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego; b) wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty od zamawiającego; c) informację o spełnieniu warunków dotyczących konfliktu interesów; d) informację o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu przez wykonawców, o ile warunki te były stawiane; e) informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny i sposobie przyznawania punktacji poszczególnym wykonawcom za spełnienie danego kryterium; f) wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru; g) datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego; h) kurs walutowy zastosowany do przeliczenia oferty wyrażonej w walucie obcej;
i) następujące załączniki: i. potwierdzenie publikacji zapytania ofertowego na stronie internetowej, ii. złożone oferty, iii. oświadczenie/oświadczenia o braku powiązań z wykonawcami, którzy złożyli oferty, podpisane przez beneficjenta lub osoby upoważnione do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta i osoby wykonujące w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, a także realizacją lub zmianami umowy zwartej z wykonawcą. 11. Informację o wyniku postępowania umieszcza się na powszechnie dostępnej stronie internetowej WWW.bazakonkurencyjności.funduszeeuropejskie.gov.pl, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej lub podpisania umowy o dofinansowanie projektu na stronie internetowej zleceniodawcy. 12. Informacja o wyniku postępowania powinna zwierać co najmniej nazwę wybranego wykonawcy. Na wniosek wykonawcy, który złożył ofertę istnieje obowiązek udostępnienia wykonawcy protokołu postępowania o udzielenia zamówienia (bez załączników). 13. Po przeprowadzeniu procedury wyboru wykonawcy/dostawcy następuje podpisanie umowy z wykonawcą wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności. W przypadku, gdy wykonawca/dostawca odstąpi od podpisania umowy z zamawiającym, możliwe jest podpisanie umowy z kolejnym wykonawcą, który w postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 14. W przypadku, gdy pomimo właściwego upublicznienia zapytania ofertowego: a) wpłynie tylko jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną; b) nie wpłynie żadna oferta dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury, przy czym zawarcie umowy z podmiotem powiązanym, jest dopuszczalne wyłącznie za zgodą właściwej instytucji będącej stroną umowy. 6 1. W przypadku wydatków o wartości od 20 tys. zł netto do 50 tys. zł netto włącznie (tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku poprzez upublicznienie przez zamawiającego zapytania ofertowego, przy czym: a) ogłoszenie o zamówieniu zawiera co najmniej opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny ofert oraz termin składania ofert; b) wybór oferty dokumentuje się sporządzeniem protokołu z wyboru oferty; protokół zawiera co najmniej: wskazanie liczby złożonych ofert wraz z podaniem nazw oferentów i punktacji przyznanej poszczególnym ofertom oraz wskazanie najlepszej oferty wraz z uzasadnieniem jej wyboru. 2. Upublicznienie zapytania ofertowego, w celu wybrania najkorzystniejszej ofertyw przypadku rozeznania rynku - i informacji o wyniku postępowania polega na umieszczeniu na stronie internetowej: www.bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl, a do czasu uruchomienia tej strony internetowej lub podpisania umowy o dofinansowanie projektu wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznienie tego zapytania ofertowego na stronie internetowej zleceniodawcy 3. Udzielanie zamówień w ramach projektu wymaga formy pisemnej. 1. Postępowanie o udzielenia zamówienia przygotowuje i przeprowadza zamawiający. 2. Zamawiający może powierzyć przygotowanie i przeprowadzenie postępowanie osobie trzeciej. 3. Podmiot, o którym mowa w ust. 2 działa jako pełnomocnik zamawiającego. 7
8 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: 1) posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania; 2) posiadania wiedzy i doświadczenia; 3) dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia; 4) sytuacji ekonomicznej i finansowej. 2. Szczegółowe warunki udziału w postępowaniu, o których mowa w ust. 1 oraz sposób ich dokumentowania, określa zamawiający w zapytaniu ofertowym. 9 1. Z postępowania o udzielenia zamówienia wyklucza się wykonawcę/dostawcę: 1) w stosunku, do którego otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego; 2) wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności chyba, że udział tego wykonawcy w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 3) złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prawidłowego postępowania; 4) nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu; 5) powiązanego z zamawiającym osobowo lub kapitałowo. 2. Zamawiający zawiadamia wykonawcę wykluczonego o tym fakcie i podaje uzasadnienie. 3. Ofertę wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 10 1. Jednolitym zamówieniem jest zamówienie, które spełnia kryteria tożsamości przedmiotowej, podmiotowej i czasowej. 2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. 3. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 4. Podział zamówienia na części jest dopuszczalny, w szczególności ze względów organizacyjnych lub finansowych, pod warunkiem, że nie prowadzi do obejścia przepisów niniejszego Regulaminu. 5. Jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. 10 1. Opis przedmiotu zamówienia powinien być dokonany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. 2. Decyzję o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia na zasadach opisanych w niniejszym Regulaminie podejmuje osoba upoważniona do reprezentowania zamawiającego w oparciu o środki finansowe w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie.
11 1. Wykonawca/dostawca może zwrócić się do zamawiającego o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Zamawiający zobowiązany jest udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. 2. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego wpłynął po upływie terminu składania wniosku lub dotyczy udzielonych wyjaśnień, zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpatrzenia. 3. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami zamawiający umieszcza na stronie internetowej, bez ujawniania źródła zapytania. 4. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, do których przekazano zapytanie ofertowe. Informację o zmianie zamawiający zamieszcza również na stronie internetowej. 5. Jeżeli w wyniku wprowadzenia zmian, o których mowa w ust.4 jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym na stronie internetowej. 12 1. Wykonawca/dostawca może złożyć jedną ofertę. 2. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. 3. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego. 4. Zamawiający może dopuścić możliwość składania oferty wariantowej, jeżeli cena jest jedynym kryterium wyboru. 5. Zamawiający może dopuścić możliwość składania oferty częściowej, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny. 6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, wykonawca może złożyć oferty częściowe na jedną lub więcej części zamówienia chyba, że zamawiający określi maksymalną liczbę części zamówienia, na które oferty częściowe może złożyć jeden wykonawca. 7. Wykonawca może, przez upływem terminu składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę. 8. Ofertę złożoną po terminie, zamawiający pozostawia bez rozpatrzenia. 13 1. Wykonawca/dostawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego w zapytaniu ofertowym, jednak nie krócej niż 30 dni. 2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 14 W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień treści złożonych ofert. Niedopuszczalne jest prowadzenie między zamawiającym, a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści, z wyjątkiem poprawiania przez zamawiającego oczywistych omyłek pisarskich i oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonywanych poprawek. 15
Zamawiający odrzuca ofertę jeżeli: 1) jest niezgodna z powszechnie obowiązującym prawem; 2) jej treść nie odpowiada treści zapytania ofertowego; 3) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia; 4) została złożona przez wykonawcę wykluczonego z postępowania; 5) zawiera błędy w obliczaniu ceny; 6) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów. 16 1. Zamawiający w celu ustalenia, czy oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, może zwrócić się do wykonawcy o udzielenie w określonym terminie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny. 2. Zamawiający, oceniając wyjaśnienia, bierze pod uwagę obiektywne czynniki, w szczególności oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy. 3. Zamawiający odrzuca ofertę wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 17 1. Zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w zapytaniu ofertowym. 2. Kryteriami oceny ofert są cena albo cena i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia, w szczególności jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, zastosowanie najlepszych dostępnych technologii w zakresie oddziaływania na środowisko, koszty eksploatacji, serwis oraz termin wykonania zamówienia. 3. Kryteria oceny ofert mogą dotyczyć właściwości wykonawcy, a w szczególności jego wiarygodności ekonomicznej, technicznej, finansowej. 4. Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, iż dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. 5. Jeżeli w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, nie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, zamawiający wzywa wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. 6. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w pierwotnie złożonych ofertach. 18 1. Zamawiający może unieważnić postępowanie jeżeli: 1) nie złożono żadnej oferty nie podlegającej odrzuceniu; 2) w przypadku, o którym mowa w 17 ust. 5 złożono oferty o takiej samej cenie; 3) cena najkorzystniejsza oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia chyba, że zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty lub w wyniku podjętych fakultatywnych negocjacji z wykonawcą, wykonawca obniży cenę oferty poniżej ceny, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zmówienia;
4) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że powodzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć; 5) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia; 6) umowa o dofinansowanie projektu została rozwiązana; 7) z innych istotnych względów, które sprawiają, że dalsze prowadzenie postępowania, wybór oferty lub zawarcie umowy nie służą prawidłowej realizacji celu projektu. 2. Jeżeli zamawiający dopuścił możliwość składania ofert częściowych, do unieważnienia w części postępowania o udzielenie zamówienia przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio. 3. O unieważnieniu postępowania zamawiający informuje na stronie internetowej oraz wykonawców, do których wysłano zapytanie ofertowe albo jeżeli unieważnienie postępowania nastąpiło po upływie terminu składania ofert wykonawców, którzy złożyli oferty. 4. W przypadku unieważnienia postępowania wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w postępowaniu. 19 1. Zamawiający zawiadamia wykonawcę, który złożył najkorzystniejszą ofertę, o terminie i sposobie zawarcia umowy. 2. Umowa zawierana jest, pod rygorem nieważności w formie pisemnej. 3. Do umów stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego. 4. Umowa zostaje zawarta na kwotę nie wyższą niż wartość zamówienia wykazana w złożonej przez wykonawcę/dostawcę ofercie. 20 Decyzja zamawiającego dotycząca wyboru najkorzystniejsze oferty, unieważnienia postępowania lub zawarcia umowy o zamówienie jest ostateczna i nie przysługują od niej środki ochrony prawnej. 21 Regulamin wchodzi w życie z dniem zatwierdzenia. Załączniki: 1. Formularz zapytania ofertowego. 2. Formularz złożonej oferty. 3. Formularz protokołu z wyboru oferty.
Załącznik nr 1 Formularz zapytania ofertowego (miejscowość), dnia. r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR.. W związku z planowanym rozwojem przedsiębiorstwa w oparciu o projekt. realizowany w ramach działania..w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, zwracamy się z zapytaniem ofertowym dotyczącym wykonania usługi/dostawy w ramach ww. projektu. Nazwa i adres zamawiającego/beneficjenta Tryb udzielenia zamówienia Data ogłoszenia zapytania ofertowego Data złożenia oferty Opis przedmiotu zapytania ofertowego Konkurs ofert Oferty można składać do dnia Liczy się data wpłynięcia oferty do Beneficjenta.
Warunki udziału w postępowaniu Dopuszcza się/nie dopuszcza się składania ofert częściowych. Dopuszcza się/nie dopuszcza się składania ofert wyrażonych w walutach obcych. W przypadku złożenia oferty w walucie obcej wartość oferty zostanie przeliczona po kursie średnim NBP z ostatniego dnia przewidzianego na złożenie oferty. Dopuszcza się/nie dopuszcza się składania oferty na urządzenia używane. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się podmioty nie powiązane osobowo lub kapitałowo z zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru dostawcy/wykonawcy, a wykonawcą/dostawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Kod zamówienia Termin realizacji przedmiotu oferty Kryteria wyboru oferty Kod zamówienia zgodny ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: Do miesięcy od terminu podpisania umowy właściwej. Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria: 1. Cena (.. pkt/%) 2. Termin realizacji (.. pkt/%) 3. Gwarancja (..pkt/%) 4. Referencje w zakresie ( pkt/%) 5. Funkcjonalność zaproponowanego rozwiązania technologicznego (.pkt/%) 6. Parametry techniczne (.. pkt/%) 7. Serwis (czas reakcji serwisu) (.pkt/%) 8. Termin ważności oferty (.pkt/%) Ocena kryterium ceny odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: P=Cmin/Co x (pkt/%) gdzie: - P oznacza ilość punktów za cenę, - Cmin oznacza najniższą cenę wykonania usługi, spośród złożonych ofert,
- Co oznacza cenę oferty rozpatrywanej. Ocena kryterium terminu realizacji odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: P=Tmin/To x (pkt/%) gdzie: - P oznacza ilość punktów za liczbę dni/miesięcy koniecznych do realizacji zamówienia; - Tmin - oznacza najmniejszą liczbę dni/miesięcy koniecznych do wykonania zamówienia, spośród złożonych ofert, - To oznacza ilość dni/miesięcy wykonania zamówienia, oferty rozpatrywanej. Ocena kryterium gwarancji odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: 0 pkt. dla gwarancji do 3 miesięcy, 5 pkt. dla gwarancji od 4 do 5 miesięcy, 10 pkt. dla gwarancji do 6 do 11 miesięcy, 15 pkt. dla gwarancji powyżej 12 miesięcy. Ocena kryterium referencji w zakresie. odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Posiada wystarczające referencje i doświadczenie w stopniu wysokim (powyżej 10 referencji):..15 pkt Posiada wystarczające referencje i doświadczenie w stopniu średnim (5-10 referencji)...10 pkt Posiada wystarczające referencje i doświadczenie w stopniu niskim (1-5 referencji).5 pkt Nie posiada wystarczających referencji i doświadczenia.0 pkt. Ocena kryterium funkcjonalność zaproponowanego rozwiązania technologicznego odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Zastosowanie innowacyjnego rozwiązania technologicznego 5 pkt. Zastosowanie tradycyjnego rozwiązania technologicznego..0 pkt. Ocena kryterium parametry techniczne odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Parametry techniczne typu zastosowane w zaproponowanym rozwiązaniu technologicznym.10 pkt. Parametry techniczne typu. Zastosowane w zaproponowanym rozwiązaniu technologicznym 5 pkt. Ocena kryterium serwis (czas reakcji serwisu) odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Reakcja serwisu w ciągu 12 h od zgłoszenia awarii..10 pkt. Reakcja serwisu w ciągu 24h od zgłoszenia awarii..5 pkt. Ocena kryterium termin ważności oferty odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Termin ważności oferty do 30 dni 0 pkt. Termin ważności oferty od 31 do 60 dni 5 pkt.
Termin ważności oferty od 61 do 90 dni 10 pkt. Termin ważności oferty powyżej 90 dni 15 pkt. Podsumowanie oferty nastąpi poprzez dodanie punktacji uzyskanej z każdego kryterium (kryterium1+kryterium2+kryterium..). Zostanie wybrana oferta z najwyższą ilością uzyskanych punktów. Jeżeli w wyniku oceny ofert okaże się, że dwie lub więcej ofert posiadają taką samą liczbę przyznanych punktów, zamawiający spośród ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. W przypadku takiej samej ceny, zamawiający będzie dokonywał wyboru oferty najbardziej korzystnej w zakresie oddziaływania na środowisko i klimat (np. mniejsza energochłonność, zużycie wody, wykorzystanie materiałów pochodzących z recyklingu itp.). W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty. W przypadku, gdy oferent pominie jedno lub więcej kryteriów oferta może zostać uznana za nieważną lub w ocenie zostanie przyznanych 0 pkt. w danym kryterium. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zawarcia umowy na realizację ww. zadania inwestycyjnego. Dostawca jest zobowiązany do podpisania Oświadczenia o braku powiązań osobowych/kapitałowych z zamawiającym. Oferta musi zawierać następujące elementy Sposób składania oferty Pełne dane identyfikujące oferenta (nazwa, adres, NIP, nr KRS/CEiDG, Datę przygotowania i termin ważności oferty, Zakres i szczegółowy opis oferowanych usług w ramach oferty, Odniesienie do każdego z zamieszczonych w zapytaniu ofertowym kryteriów wyboru oferty, Cenę całkowitą netto i brutto, Warunki i termin płatności, Datę/okres realizacji przedmiotu oferty, Dane osoby do kontaktu (imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nr telefonu, adres e-mail), Podpis osoby upoważnionej do wystawienia oferty. Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. Ofertę wraz z załącznikami należy złożyć w siedzibie zamawiającego.(adres) lub przesłać mailowo na adres Ofertę należy przesłać na załączonym do zapytania ofertowego formularzu. Dodatkowe informacje typu rysunki techniczne, specyfikacja techniczna stanowią załączniki do oferty.
Osoba udzielająca wyjaśnień w przedmiocie zapytania ofertowego Imię i nazwisko, nr Tel, adres email. Załącznik nr 2 Formularz oferty FORMULARZ OFERTY W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr..z dnia.. dotyczące..składamy poniższą ofertę: Dane oferenta Nazwa Adres NIP Nr KRS/CEiDG Podmiot spełnia warunek dotyczący zakazu udzielenia zamówień podmiotom powiązanym (TAK/NIE) Dane osoby do kontaktów Imię i nazwisko Adres e-mail Telefon Parametry oferty
Data przygotowania oferty Data ważności oferty Określenie przedmiotu oferty (zakres i szczegółowy opis oferowanych usług/produktów) Odniesienie do kryteriów wyboru oferty Kryterium nr 1 - cena Waluta Kwota netto Kwota brutto Kryterium nr 2 -.. Kryterium nr 3 -.. Kryterium nr 4 -.. Warunki realizacji i termin płatności Termin dostawy Termin płatności Do 30 dni od wystawienia faktury VAT i 30 dni od podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego Oświadczenia oferenta: Oświadczamy, że zapoznaliśmy się z Zapytaniem Ofertowym i nasza oferta zawiera wszystkie elementy określone w Zapytaniu. Oświadczam, że firma przeze mnie reprezentowana: Posiada uprawnienia niezbędne do wykonania prac będących przedmiotem zamówienia. Posiada niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał ekonomiczny i techniczny, a także pracowników zdolnych do wykonania zamówienia. Znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonywanie zamówienia. Oświadczam, że nie występują powiązania kapitałowe lub osobowe między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru dostawcy/wykonawcy, a wykonawcą/dostawcą polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W przypadku oferowania urządzeń używanych załączam następujące oświadczenia: 1. określające podmiot, od którego oferent nabył środki trwałe oraz miejsce i datę ich zakupu; 2. oświadczenie, że w okresie 7 lat poprzedzających datę nabycia środków trwałych ich zakup nie był współfinansowany ani z krajowych środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis. Imię i nazwisko osoby upoważnionej do złożenia oferty Stanowisko służbowe Data, podpis, pieczęć firmowa
Załącznik nr 3 Formularz protokołu PROTOKÓŁ Z WYBORU DOSTAWCY/WYKONAWCY DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR. Zleceniodawca Data zapytania ofertowego Sposób publikacji zapytania Złożone oferty Oferta nr 1 Oferta nr 2 Oferta nr 3 Nazwa oferenta Data złożenia oferty Kryterium nr 1 - cena waluta Kwota netto Kwota brutto Zastosowany kurs z dnia Kwota w PLN Kryterium nr 2 -.. Kryterium nr 3 -.
Oferta od podmiotu niepowiązanego (TAK/NIE) Spełnienie wszystkich kryteriów formalnych (TAK/NIE) W WYNIKU OCENY FORMALNEJ ZŁOŻONYCH OFERT DO OCENY MERYTORYCZNEJ ZAKWALIFIKOWAŁY SIĘ NASTĘPUJĄCE OFERTY: Oferty spełniające kryteria formalne Nazwa oferenta Oferta nr 1 Oferta nr 2 Oferta nr 3 WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY NASTĄPI W OPARCIU O NASTĘPUJĄCE KRYTERIA: 1. Cena (.. pkt/%) 2. Termin realizacji (.. pkt/%) 3. Gwarancja (..pkt/%) 4. Referencje w zakresie ( pkt/%) 5. Funkcjonalność zaproponowanego rozwiązania technologicznego (.pkt/%) 6. Parametry techniczne (.. pkt/%) 7. Serwis (czas reakcji serwisu) (.pkt/%) 8. Termin ważności oferty (.pkt/%) Ocena kryterium ceny odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: gdzie: P=Cmin/Co x (pkt/%) - P oznacza ilość punktów za cenę, - Cmin oznacza najniższą cenę wykonania usługi, spośród złożonych ofert, - Co oznacza cenę oferty rozpatrywanej. Ocena kryterium terminu realizacji odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: gdzie: P=Tmin/To x (pkt/%) - P oznacza ilość punktów za liczbę dni/miesięcy koniecznych do realizacji zamówienia; - Tmin - oznacza najmniejszą liczbę dni/miesięcy koniecznych do wykonania zamówienia, spośród złożonych ofert, - To oznacza ilość dni/miesięcy wykonania zamówienia, oferty rozpatrywanej. Ocena kryterium gwarancji odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: 0 pkt. dla gwarancji do 3 miesięcy, 5 pkt. dla gwarancji od 4 do 5 miesięcy, 10 pkt. dla gwarancji do 6 do 11 miesięcy, 15 pkt. dla gwarancji powyżej 12 miesięcy.
Ocena kryterium referencji w zakresie. odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Posiada wystarczające referencje i doświadczenie w stopniu wysokim (powyżej 10 referencji):..15 pkt Posiada wystarczające referencje i doświadczenie w stopniu średnim (5-10 referencji)...10 pkt Posiada wystarczające referencje i doświadczenie w stopniu niskim (1-5 referencji).5 pkt Nie posiada wystarczających referencji i doświadczenia.0 pkt. Ocena kryterium funkcjonalność zaproponowanego rozwiązania technologicznego odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Zastosowanie innowacyjnego rozwiązania technologicznego 5 pkt. Zastosowanie tradycyjnego rozwiązania technologicznego..0 pkt. Ocena kryterium parametry techniczne odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Parametry techniczne typu zastosowane w zaproponowanym rozwiązaniu technologicznym.10 pkt. Parametry techniczne typu. Zastosowane w zaproponowanym rozwiązaniu technologicznym 5 pkt. Ocena kryterium serwis (czas reakcji serwisu) odbędzie się w oparciu o punktację obliczoną zgodnie z poniższym wzorem: Reakcja serwisu w ciągu 12 h od zgłoszenia awarii..10 pkt. Reakcja serwisu w ciągu 24h od zgłoszenia awarii..5 pkt. Ocena kryterium termin ważności oferty odbędzie się zgodnie z poniższym wzorem: w oparciu o punktację obliczoną Termin ważności oferty do 30 dni 0 pkt. Termin ważności oferty od 31 do 60 dni 5 pkt. Termin ważności oferty od 61 do 90 dni 10 pkt. Termin ważności oferty powyżej 90 dni 15 pkt. Podsumowanie oferty nastąpi poprzez dodanie punktacji uzyskanej z każdego kryterium (kryterium1+kryterium2+kryterium..). Zostanie wybrana oferta z najwyższą ilością uzyskanych punktów. Jeżeli w wyniku oceny ofert okaże się, że dwie lub więcej ofert posiadają taką samą liczbę przyznanych punktów, zamawiający spośród ofert wybiera ofertę z najniższą ceną. W przypadku takiej samej ceny, zamawiający będzie dokonywał wyboru oferty najbardziej korzystnej w zakresie oddziaływania na środowisko i klimat (np. mniejsza energochłonność, zużycie wody, wykorzystanie materiałów pochodzących z recyklingu itp.). W ofercie należy odnieść się do wszystkich kryteriów wyboru oferty. W przypadku, gdy oferent pominie jedno lub więcej kryteriów oferta może zostać uznana za nieważną lub w ocenie zostanie przyznanych 0 pkt. w danym kryterium. PRZYZNANA PUNKTACJA POSZCZEGÓLNYM OFERTOM: Punktacja Oferta nr 1 Oferta nr 2 Oferta nr 3 Nazwa oferenta Kryterium nr 1 cena Kryterium nr 2 - Kryterium nr 3 -
RAZEM UZASADNIENIE WYBORU OFERTY: W wyniku oceny ofert wybrano ofertę nr, która uzyskała najwyższą liczbę punktów. W związku z powyższym w terminie do.. zostanie podpisana z firmą.. umowa na.. na kwotę.. Data sporządzenia protokołu:... (pieczęć i podpisy osób upoważnionych) Załączniki: 1. Potwierdzenie publikacji zapytania ofertowego na stronie internetowej. 2. Złożone oferty wraz z potwierdzeniami wpływu (wydruk e-mail, rejestr wpływu dokumentów itp.)