Zarządzenie nr 412/2007 Kanclerza Akademii Medycznej w Warszawie z dnia 16 października 2007r. w sprawie: uporządkowania kwestii lokalizacji i nazewnictwa kont poczty elektronicznej oraz adresów e-mail pracowników i jednostek Akademii Medycznej w Warszawie Na podstawie 35 Regulaminu Organizacyjnego Akademii Medycznej w Warszawie zarządza się, co następuje: 1 1. Każdy pracownik uczelni ma prawo do posiadania konta poczty elektronicznej oraz adresu e-mail w domenie uczelni, którą jest domena am.edu.pl, administrowana przez Dział Informatyki AM, zwana dalej domeną uczelni. 2. Zobowiązuje się Dział Informatyki AM do przeniesienia do domeny uczelni wszystkich kont pocztowych funkcjonujących na serwerach pocztowych uczelni, a w szczególności kont pocztowych w domenach amwaw.edu.pl oraz akamed.edu.pl. Przeniesienie kont nastąpi w terminie do 30 kwietnia 2008 r. 3. Zobowiązuje się Biuro Informacji i Promocji do przekazania pracownikom AM, których konta zostaną przeniesione do domeny uczelni, informacji na ten temat przy wykorzystaniu dostępnych form komunikacji, w tym poczty elektronicznej, serwisów internetowych oraz tablic informacyjnych. 2 1. Nazwa konta poczty elektronicznej pracownika uczelni składa się z pierwszej litery jego imienia oraz pełnego nazwiska, zapisanych bez użycia polskich znaków diakrytycznych. Np. Łukasz Kąkolewski ma konto pocztowe o nazwie lkakolewski. W przypadku osób posiadających nazwiska dwuczłonowe nazwa konta tworzona jest z pierwszej litery nazwiska oraz drugiego członu nazwiska, zapisanych bez użycia polskich znaków diakrytycznych. Np. Katarzyna Kowalska-Żbik ma konto o nazwie kzbik.
2. Wszystkie dotychczasowe nazwy kont pocztowych pracowników AM, których konstrukcja różni od opisanej w pkt. 1, zostaną zmienione w terminie do 30 kwietnia 2008 r. na zgodne z zasadami opisanymi w pkt. 1, a ich użytkownicy zostaną o tym fakcie powiadomieni przez Biuro Informacji i Promocji. 3. W przypadku, gdy nazwy kont poczty elektronicznej, utworzone w sposób określony w pkt. 1, są identyczne dla dwóch lub większej liczby pracowników, albo też w sytuacji, gdy nowozakładane konto ma nazwę identyczną jak konto już istniejące, na końcu nazwy konta umieszcza się odpowiednią liczbę porządkową. Np. w sytuacji, gdy zakładane są konta poczty elektronicznej dla Jana Kowalskiego i Jerzego Kowalskiego, pierwszy z nich uzyska konto o nazwie jkowalski1, a drugi konto o nazwie jkowalski2. Z kolei w sytuacji, gdy konto o nazwie jkowalski posiada już Jerzy Kowalski, to nowotworzone konto dla Jana Kowalskiego będzie miało nazwę jkowalski2. 3 1. Do każdego konta poczty elektronicznej pracownika uczelni przypisany jest adres e-mail, który ma postać: imie.nazwisko@am.edu.pl, i jest zapisywany bez użycia polskich znaków diakrytycznych. Np. Łukasz Kąkolewski ma adres e-mail o postaci lukasz.kakolewski@am.edu.pl. 2. W przypadku nazwisk dwuczłonowych w adresie e-mail umieszczane są oba człony nazwiska przedzielone myślnikiem. Np. Joanna Nowak-Kowalska ma adres e-mail postaci joanna.nowak-kowalska@am.edu.pl. W uzasadnionych przypadkach, na wniosek pracownika, może mu zostać założony adres zawierający wyłącznie jeden wskazany przez niego człon nazwiska, pod warunkiem, że adres o takiej postaci nie jest już przydzielony innej osobie. 3. W przypadku, gdy adresy e-mail utworzone w sposób określony w pkt. 1 i 2, są identyczne dla dwóch lub większej liczby pracowników, albo też w sytuacji, gdy nowozakładany adres ma nazwę identyczną jak adres już istniejący, po nazwisku w adresie umieszcza się odpowiednią liczbę porządkową. Np. w sytuacji, gdy zakładane są adresy e-mail dla Jana Kowalskiego z jednostki A oraz Jana Kowalskiego z jednostki B, to pierwszy z nich uzyska adres o postaci jan.kowalski1@am.edu.pl, a drugi adres e-mail o postaci jan.kowalski2@am.edu.pl. Z kolei w sytuacji, gdy adres e-mail o postaci
jan.kowalski@am.edu.pl posiada już Jan Kowalski z jednostki A, to nowotworzony adres dla Jana Kowalskiego z jednostki B będzie miał postać jan.kowalski2@am.edu.pl. 4. Wszystkie dotychczasowe adresy e-mail pracowników uczelni, których konstrukcja nazewnictwa różni od opisanej w pkt. 1-3, zostaną zmienione w terminie do 30 kwietnia 2008 r. na zgodne z niniejszymi zasadami, a ich użytkownicy zostaną o tym fakcie powiadomieni przez Biuro Informacji i Promocji. 4 1. Każdy pracownik, którego konto poczty elektronicznej zostanie przeniesione do domeny uczelni i któremu przydzielony zostanie nowy adres e-mail, uzyska dodatkowo tzw. alias adres e-mail o postaci identycznej jak dotychczasowy adres danego pracownika. Poczta wysłana na alias czyli na stary adres e- mail będzie kierowana automatycznie na nowe konto tego pracownika. 2. Zobowiązuje się Dział Informatyki AM do przesyłania komunikatów zwrotnych do wszystkich osób wysyłających pocztę elektroniczną na stare adresy pracowników uczelni. Komunikat taki powinien zawierać następujące elementy: informację, że adresat (dany pracownik uczelni, wymieniony z imienia i nazwiska) zmienił adres e-mail, informację o tym, jaki jest nowy adres e-mail tego pracownika, prośbę o używanie wyłącznie nowego adresu, informację o tym, że stary adres danego pracownika uczelni przestanie działać z dniem 31 grudnia 2008 r., a także powinien być sporządzony w dwóch wersjach językowych polskiej i angielskiej. Szablon treści komunikatu przygotuje Biuro Informacji i Promocji. 3. Aliasy, o których mowa w pkt. 1, zostaną ostatecznie zlikwidowane w dniu 31 grudnia 2008 r. 5 W dniu 1 stycznia 2009 r., czyli po zakończeniu okresu przejściowego związanego z porządkowaniem nazewnictwa i lokalizacji kont poczty elektronicznej w Akademii Medycznej w Warszawie, zlikwidowane zostaną wszystkie (bez wyjątków) konta
i adresy e-mail w starych domenach, a w szczególności w domenach amwaw.edu.pl oraz akamed.edu.pl. 6 Zobowiązuje się Biuro Informacji i Promocji do informowania pracowników uczelni o dokonywanych zmianach na każdym ich etapie. 7 1. Każdej jednostce uczelni przysługuje prawo do posiadania ogólnego adresu e-mail w domenie uczelni. 2. Adres e-mail jednostki nie jest kontem, ale aliasem, co oznacza, że poczta wysyłana na ten adres jest automatycznie kierowana na konta wskazanych osób. 3. Osoby uprawnione do odbierania poczty elektronicznej przychodzącej na adres ogólny jednostki wskazuje kierownik danej jednostki organizacyjnej. 4. Adres e-mail jednostki jest tworzony zgodnie z poniższymi zasadami a) w przypadku, gdy nazwa jednostki składa się z 2 wyrazów, jej adres ma postać: nazwajednostki@am.edu.pl (bez kropki między wyrazami w nazwie) lub też składa się z inicjałów nazwy jednostki, tzn. nj@am.edu.pl ( nj od Nazwa Jednostki ), b) w przypadku, gdy nazwa jednostki składa się z 3 lub 4 wyrazów, jej adres zbudowany jest z inicjałów, np. Katedra Protetyki Dentystycznej uzyska adres kpd@am.edu.pl. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość tworzenia dla takich jednostek adresów składających się z jednego słowa lub dwuczłonowej frazy określającej charakter działalności danej jednostki, np. Zakład Anatomii Prawidłowej może mieć przyznany zarówno adres zap@am.edu.pl, jak też anatomiaprawidlowa@am.edu.pl. c) w przypadku, gdy nazwa jednostki składa się z więcej niż 4 wyrazów, jej adresem będzie słowo lub dwuczłonowa fraza, która najlepiej oddaje charakter działalności jednostki lub stanowi część jej nazwy, np. Katedra i Zakład Farmakologii Doświadczalnej i Klinicznej może otrzymać adres farmakologia@am.edu.pl, zaś Katedra i Zakład Medycyny Sądowej adres medycynasadowa@am.edu.pl. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności gdy nie jest możliwe zdefiniowanie słowa lub
dwuczłonowej frazy określającej całokształt działalności jednostki, dopuszcza się możliwość tworzenia dla takich jednostek adresów z inicjałów nazwy, np. Klinika Chirurgii Czaszkowo-Szczękowo-Twarzowej może mieć adres o postaci kccst@am.edu.pl. 5. Adresy e-mail dla jednostek uczelni przydziela Biuro Informacji i Promocji na pisemny wniosek kierownika jednostki, który powinien zawierać: a) pełną nazwę jednostki, b) proponowane postaci adresu e-mail jednostki, c) imiona, nazwiska oraz adresy e-mail osób, do których ma być kierowana poczta przychodząca na adres ogólny jednostki. Po otrzymaniu wniosku i ustaleniu z przedstawicielem jednostki ostatecznej postaci adresu Biuro Informacji i Promocji przekazuje do Działu Informatyki zlecenie w sprawie założenia aliasu dla tej jednostki. 8 Zasady opisane w 7 dotyczą również pozostałych adresów e-mail (aliasów) tworzonych na potrzeby organizacji studenckich, studenckich kół naukowych, programów edukacyjnych lub przedsięwzięć, takich jak konferencje, sympozja, kongresy i zjazdy. 9 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. KANCLERZ mgr Bartosz GRUCZA