Zarządzenie Nr R-26/2013 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4 kwietnia 2013 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr R-26/2013 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4 kwietnia 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu korzystania z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej Na podstawie art. 66 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (t.j. Dz. U. z 2012 r. poz. 572) z a r z ą d z a m, co następuje: 1. Wprowadza się Regulamin korzystania z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej, stanowiący załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2. Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Prorektorowi ds. Rozwoju Uczelni. 3. Traci moc Zarządzenie Nr 51/2012 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 12 października 2012 r. w sprawie korzystania z poczty elektronicznej przez pracowników Politechniki Lubelskiej. 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. R e k t o r Prof. dr hab. inż. Piotr Kacejko

2 Załącznik do Zarządzenia Nr R-26/2013 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 4 kwietnia 2013 r. REGULAMIN KORZYSTANIA Z POCZTY ELEKTRONICZNEJ POLITECHNIKI LUBELSKIEJ Postanowienia ogólne 1. Regulamin korzystania z poczty elektronicznej, zwany dalej Regulaminem, określa zasady udostępniania skrzynek pocztowych w ramach uczelnianego systemu poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej. 2. Poniższe terminy, o ile nie zaznaczono inaczej, są używane w niniejszym Regulaminie w następującym znaczeniu: 1) Poczta PL system poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej; 2) Użytkownik osoba uprawniona do korzystania z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej; 3) Skrzynka pocztowa część techniczna Poczty PL, która umożliwia realizację usług poczty elektronicznej; 4) Skrzynka funkcyjna skrzynka pocztowa wykorzystywana z racji pełnienia funkcji w jednostce organizacyjnej Politechniki Lubelskiej lub skrzynka pocztowa jednostki organizacyjnej Uczelni; 5) Skrzynka gościnna skrzynka pocztowa udostępniana na wniosek właściwej jednostki organizacyjnej Politechniki Lubelskiej osobom, które nie są pracownikami Uczelni, ale mają z nią związek, np. współpracują z Uczelnią; 6) Zawartość skrzynki wszystkie listy elektroniczne wraz z załącznikami, które w danym momencie znajdują się w skrzynce pocztowej; 7) Adres skrzynki jednoznaczne oznaczenie skrzynki pocztowej; 8) Hasło oznacza ciąg znaków wybranych przez użytkownika w celu zabezpieczenia dostępu do skrzynki pocztowej; 9) Administrator pracownik Centrum Informatycznego Politechniki Lubelskiej odpowiedzialny za udostępnianie, modyfikowanie lub usuwanie skrzynek pocztowych dla użytkowników i bieżącą pomoc w zakresie ich używania. Wykaz administratorów stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.

3 3. 1. Przed założeniem skrzynki pocztowej użytkownik zobowiązany jest do zapoznania się z treścią niniejszego Regulaminu oraz postępowania zgodnie z jego zasadami. 2. Skrzynka pocztowa w systemie Poczta PL przeznaczona jest do wykorzystywania w związku z działalnością zawodową, studiami lub współpracą z Uczelnią. 4. Nadzór i opiekę techniczną nad systemem poczty elektronicznej sprawuje Centrum Informatyczne Politechniki Lubelskiej Dostęp do skrzynki pocztowej jest chroniony hasłem. Hasło stanowi zabezpieczenie dostępu do systemu oraz treści wiadomości przechowywanych w skrzynce pocztowej. Ze względu na bezpieczeństwo systemu pocztowego oraz danych użytkownika hasło musi być tajne, to znaczy znane wyłącznie użytkownikowi. W przypadku odtajnienia hasła należy niezwłocznie zmienić je na nowe. 2. Hasło, w którym mowa w ust. 1, nie może być zbyt proste lub oczywiste do odgadnięcia przez osoby trzecie. Powinno zawierać co najmniej: 1) 8 znaków, 2) 1 dużą literę, 3) 1 małą literę, 4) 1 cyfrę lub znak specjalny. Tryb udostępnienia użytkowania skrzynki pocztowej 6. Założenie skrzynki pocztowej następuje na podstawie: 1) informacji z Działu Spraw Osobowych o nowo przyjętych pracownikach; 2) informacji z Biura Rektora i Organizacji Uczelni o nowo utworzonych jednostkach organizacyjnych; 3) wniosku o udostępnienie, modyfikację lub usunięcie skrzynki pocztowej w systemie poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej w przypadku skrzynki gościnnej. Wniosek, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu, należy złożyć do Administratora poczty.

4 7. Utworzenie skrzynki pocztowej oznacza, że użytkownik zgadza się na gromadzenie, przetwarzanie oraz wykorzystywanie informacji o sobie przez Uczelnię wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia konta Poczty PL w celach technicznych i statystycznych zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883, zm. z 2000 r. Nr 12, poz. 136). 8. Uczelnia zobowiązuje się nie udostępniać zebranych danych osobom trzecim. Wyjątki od tej zasady mogą być spowodowane wyłącznie nakazem organów państwowych. 9. Udostępnienie skrzynki pocztowej obejmuje: 1) założenie skrzynki pocztowej w systemie Poczta PL; 2) przeszkolenie użytkownika w zakresie logowania do systemu Poczta PL i zmiany hasła. 10. Uczelnia udostępnia w ramach systemu Poczta PL skrzynki pocztowe o parametrach technicznych opisanych w Załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu Użytkownicy Poczty PL otrzymują adresy skrzynek pocztowych w domenie pollub.pl. 2. W korespondencji służbowej obowiązuje posługiwanie się adresami pocztowymi założonymi w domenie pollub.pl. Inne adresy, które z różnych przyczyn są używane przez pracowników Politechniki Lubelskiej, nie będą wykorzystywane w celu przekazywania informacji służbowych. 3. Adres skrzynki pocztowej ma postać: login@pollub.pl. Login jest unikalny i składa się z pierwszej litery imienia i pełnego nazwiska użytkownika, oddzielonych od siebie kropką, zapisanych bez znaków diakrytycznych. W razie powtarzalności loginu używane jest pełne imię. 4. W przypadku skrzynek funkcyjnych login tworzony jest na podstawie skrótu nazwy jednostki organizacyjnej lub funkcji użytkownika.

5 12. Dostęp do skrzynki pocztowej możliwy jest za pomocą: 1) przeglądarki internetowej poprzez stronę internetową: poczta.pollub.pl; 2) programów pocztowych do obsługi poczty elektronicznej Użytkownik może zgłaszać uwagi, komentarze oraz pytania dotyczące jakości działania serwisu poczty elektronicznej do Centrum Informatycznego Politechniki Lubelskiej ( 2. Po założeniu skrzynki pocztowej użytkownikowi przysługuje prawo do dokonania aktualizacji danych zgłoszonych w momencie załączenia konta Użytkownik ma prawo korzystać ze skrzynki pocztowej w pełnym zakresie jej funkcjonalności pod warunkiem, że będzie to zgodne z obowiązującym prawem, normami społecznymi i obyczajowymi. 2. Użytkownik może otrzymywać korespondencję na adres skrzynki pocztowej istotną z punktu widzenia działalności Uczelni lub systemu Poczta PL. 3. Wykorzystując skrzynkę pocztową, użytkownik zobowiązuje się, że nie będzie działał w sposób naruszający prawa innych użytkowników oraz nie będzie przenosił prawa do korzystania ze swojej skrzynki pocztowej na inne osoby. 4. Użytkownik zobowiązany jest do odczytywania informacji przesyłanych z pomocą systemu poczty elektronicznej i usuwania informacji nieaktualnych. 15. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za treść i zawartość listów przesyłanych za pośrednictwem posiadanej skrzynki pocztowej. 16. Prawo korzystania ze skrzynki pocztowej wygasa z chwilą: 1) rozwiązania umowy o pracę użytkownika z Uczelnią (informacje o rozwiązanych umowach Dział Spraw Osobowych będzie przekazywał do Centrum Informatycznego celem usunięcia odpowiednich kont); 2) ustania przyczyn uzasadniających utworzenie konta gościnnego.

6 Zasady odpowiedzialności Uczelnia zobowiązuje się dołożyć wszelkich starań w celu zapewnienia poprawnego działania systemu Poczta PL oraz zobowiązuje się do udzielania wszelkiej możliwej pomocy w problemach związanych z obsługą skrzynek pocztowych. 2. Uczelnia zastrzega sobie prawo do: 1) awaryjnego wyłączenia systemu bez uprzedniego powiadomienia użytkownika o tym fakcie; 2) zmiany zasad funkcjonowania systemu Poczta PL. Istotne zmiany dotyczące zasad będą podawane do wiadomości użytkownikom za pomocą poczty elektronicznej; 3) zamykania skrzynek pocztowych osób, które przestają być pracownikami Politechniki Lubelskiej lub tracą status gościa Uczelni, zgodnie ze stosowną procedurą. 18. Uczelnia nie ponosi odpowiedzialności za: 1) skutki wejścia przez osoby trzecie w posiadanie hasła umożliwiającego korzystanie ze skrzynki pocztowej użytkownika; 2) utratę danych spowodowaną awarią sprzętu, systemu oraz innymi niezależnymi okolicznościami; 3) przerwy w funkcjonowaniu systemu pocztowego zaistniałe z przyczyn technicznych spowodowanych w szczególności konserwacją lub wymianą sprzętu oraz z innych przyczyn niezależnych od Uczelni; 4) sposób wykorzystywania skrzynki pocztowej przez użytkownika oraz szkody, jakie poniósł na skutek nieprawidłowego zapisu lub nieprawidłowego odczytu wiadomości; 5) szkody wynikłe z użytkowania skrzynki pocztowej; 6) treści przesyłane w systemie poczty elektronicznej.

7 Załącznik nr 1 do Regulaminu korzystania z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej Wniosek o udostępnienie, modyfikację lub usunięcie skrzynki pocztowej gościnnej w systemie poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej Zwracam się z prośbą o udostępnienie/modyfikację/usunięcie* skrzynki pocztowej gościnnej na zasadach opisanych w Regulaminie. Potwierdzam, że zapoznałem/am* się z Regulaminem oraz zaleceniami odnośnie bezpieczeństwa systemu Poczta PL i nie wnoszę zastrzeżeń do sformułowań tam zawartych. Imię i nazwisko Gościa: Wnioskodawca: Jednostka organizacyjna: Telefon: Termin działania skrzynki: Lublin, dnia podpis Wnioskodawcy * - niepotrzebne skreślić Wpłynęło dnia: Przyjął:. Adres skrzynki pocztowej: Zrealizowano dnia: Administrator:.

8 Załącznik nr 2 do Regulaminu korzystania z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej Wykaz administratorów poczty Lp. Imię i nazwisko Telefon mgr inż. Piotr SOŁYGA mgr inż. Paweł WASILEWSKI mgr inż. Wojciech WÓJTOWICZ (81) p.solyga@pollub.pl (81) p.wasilewski@pollub.pl (81) w.wojtowicz@pollub.pl

9 Parametry techniczne skrzynki pocztowej Załącznik nr 3 do Regulaminu korzystania z poczty elektronicznej Politechniki Lubelskiej Wyszczególnienie Wielkość skrzynki 100 MB Wielkość jednego wysyłanego listu 20 MB Wielkość jednego odbieranego listu 20 MB Ilość aliasów (innych adresów dla 1 konta) max. 1 Zwiększanie ilości aliasów dla konta Dostęp do konta z dowolnego komputera Metody dostępu do konta WWW, POP3, IMAP Notatka (przypomnienie) Emotikony (wstawianie obrazków w listach) Graficzne wzory listów Sygnatury w listach (Twoje podpisy) max. 1 Edytor HTML Drag&Drop Statystyki konta Wyszukiwanie listów Książka adresowa Autoresponder ( wakacyjna odpowiedź ) Zarządzanie folderami Przekierowanie poczty Login do Poczta PL Skórki (skiny) Kreator ustawień poczty Konfigurator poczty dla programu Outlook Bezpieczne logowanie SSL Szyfrowanie SSL do wysyłania i odczytywania listów System antyspamowy: Anty-Spam System antywirusowy: Anty-Wirus Sprawdzanie dostępności adresów Gwarancja niezmienionej treści System pomocy (strona WWW, helpdesk) Reklama w poczcie Mailingi reklamowe Stopki reklamowe Poczta PL Zwiększanie ilości aliasów Przypisanie domen zewnętrznych do konta na Poczta PL Obsługa domen