Archiwum Prac Dyplomowych - APD Instrukcja procedowania pracy dyplomowej w systemie APD na UŁ dla Promotora i Recenzentów Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji (Krok 4), Praca gotowa do obrony (Krok 5) Czerwiec 2017 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017
1. Informacje ogólne Archiwum Prac Dyplomowych (APD) to systemu powiązany z aplikacjami USOS i USOSWEB. Służy do przechowywania i weryfikacji prac dyplomowych studenta. Proces składania, zatwierdzania i drukowania pracy dyplomowej przedstawia się następująco: Pracownik dziekanatu w systemie USOS wprowadza podstawowe informacje o pracy dyplomowej (tytuł pracy dyplomowej w języku oryginału, dane Promotora / Kierującego pracą, dane Autora pracy, dane Recenzenta / ów pracy jeśli na tym etapie pracy są określeni). Pracownik dziekanatu uruchamia proces obsługi pracy dyplomowej. Dane o Pracy trafiają do systemu APD na listę zadań do Autora pracy Studenta i tym samym zostaje zainicjonowany proces wprowadzania pracy. Po uzupełnieniu przez autora pracy danych w pracy dyplomowej (Krok 1) oraz załączeniu pliku z pracą (Krok 2), praca trafia na listę zadań do Promotora na (Krok 3). Kierujący pracą (Krok 3) dokonuje akceptacji danych dotyczących pracy oraz weryfikacji pod względem oryginalność pracy (system antyplagiatowy). Następnie Promotor przekazuje pracę na Krok 4 do Kierującego pracą i recenzentów. System APD COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 1
wysyła automatyczne powiadomienie e-mail do Kierującego pracą i recenzentów o otrzymaniu Zadania dla pracy w APD: wystawieniu recenzji. Uwaga: Jeżeli praca dyplomowa zostanie zaakceptowana przez Promotora na Kroku 3 to przed przekazaniem jej do Recenzentów na Krok 4, należy upewnić się czy Recenzenci zostali przypisani do tej pracy przez pracownika Dziekanatu w systemie USOS. W przeciwnym razie praca dyplomowa nie będzie widoczna w APD dla Recenzentów na Kroku 4 - zakładka MOJE PRACE w tabeli Zadania. Praca będzie zapisana w systemie APD na Kroku 4 i będzie czekała na przypisanie Recenzentów (po stronie systemu USOS). Jak tylko Recenzenci zostaną przypisani (w systemie USOS) to praca pojawi się w APD w zakładce MOJE PRACE w prawej kolumnie Zadania u Recenzentów. Jeśli praca zostanie przekazana na Krok 4 bez zdefiniowanych Recenzentów i zostaną oni dodani później (gdy praca będzie już na kroku 4) to system APD nie wyśle Recenzentom automatycznego powiadomienia e-mail o Zadaniu dla pracy w APD: wystawieniu recenzji. Wszystkie kroki obiegu Pracy w APD następują po sobie i nie mogą być uruchomione bez uzupełnienia niezbędnych danych / wykonania niezbędnych czynności wymaganych dla danego kroku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 2
2. Logowanie do systemu APD Na stronie https://apd.uni.lodz.pl w prawym górnym rogu należy kliknąć w zaloguj się (1), system automatycznie przekieruje do strony Centralnego Systemu Logowania https://logowanie.uni.lodz.pl Na stronie Centralnego Systemu Logowania należy wpisać Identyfikator i Hasło - takie jak do USOSWEB (2), po kliknięciu ZALOGUJ nastąpi powrót do strony APD na konto Promotora / Recenzenta. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 3
Dla ułatwienia dostępu do systemu APD link do strony podpięty jest również na stronie https://usosweb.uni.lodz.pl w zakładce Aktualności pod nazwą Archiwum Prac Dyplomowych. Jeżeli Promotor / Recenzent jest zalogowany w USOSweb to po kliknięciu na Archiwum Prac Dyplomowych automatycznie zostanie przeniesiony na stronę APD jako użytkownik zalogowany (bez ponownej weryfikacji Identyfikatora i Hasła przez Centralny System Logowania). Powiązanie systemów działa również analogicznie ze strony APD do USOSweb. Po wejściu na stronę APD https://apd.uni.lodz.pl w zakładce INFORMACJE podpięty jest link do strony USOSWEB. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 4
3. APD - krok 4 pracy Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji Po zalogowaniu do systemu APD, Promotor / Recenzent od razu przekierowany jest do zakładki MOJE PRACE. Strona MOJE PRACE zawiera prace dyplomowe: W lewej tabeli Prace dyplomowe jest to lista prac Studentów dla których Promotor / Recenzent pełni rolę Kierującego pracą, Recenzenta oraz Członka Komisji. Każdy podgląd zawiera co najwyżej 3 prace o najnowszej dacie złożenia. Aby zobaczyć więcej prac, należy kliknąć nazwę roli lub zadania np. RECENZENT (4) lub pokaż wszystkie (5). Prawa tabela obejmuje Zadania jest to lista prac otrzymanych od Studentów - Autorów prac w celu akceptacji danych przez Promotora (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych) oraz wystawienia recenzji (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji). Recenzent otrzymuje powiadomienie na swój adres e-mail (zgodny z USOSweb) o otrzymaniu Zadania dla danej pracy w systemie APD z zastrzeżeniem, że jest do pracy dyplomowej przypisany przez pracownika Dziekanatu w systemie USOS. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 5
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzeniem nr 68 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 06.04.2016r Promotor / Recenzenci w systemie APD: 1. Dokonuje akceptacji danych dotyczących pracy (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych). 2. Weryfikuje oryginalność pracy, a następnie przekazuje pracę do recenzji (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych). 3. Promotor i recenzenci zamieszczają recenzje w systemie APD (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji). 4. Dokonuje ostatecznego zatwierdzenia pracy w systemie APD (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji po wystawieniu wszystkich recenzji Promotor dokonuje ostatecznego zatwierdzenia pracy na Krok 5: Praca gotowa do obrony). Na kroku 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji - zadaniem każdego z Recenzentów jest wystawienie recenzji do pracy, jednym z recenzentów może być również Promotor. System APD krok 4 wystawiania recenzji traktuje ogólnie pod tym pojęciem oprócz dołączanych do pracy recenzji przez Recenzentów może być dodawana przez Kierującego pracą opinia o pracy. Poniżej zostały przedstawione zadania kroku 4 dla dwóch typów recenzentów: I. Recenzent nie będący Kierującym pracą - Promotorem oraz II. Recenzent będący Kierującym pracą - Promotorem. Niezależnie czy Recenzent jest jednocześnie Kierującym pracą czy nie, aby rozpocząć proces wystawienia recenzji dla pracy (Krok 4) należy w prawej kolumnie Zadania w tabeli WPISZ RECENZJĘ kliknąć na tytuł pracy (6). Otwarta zostanie strona z pracą dyplomową, etap pracy przedstawiony jest zawsze na Statusie pracy pogrubioną czcionką (7) - widok strony dla Recenzenta nie będącego Kierującym pracą. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 6
Kolejne etapy dodawania recenzji wyglądają tak samo dla Recenzenta nie będącego Kierującym pracą oraz Recenzenta będącego jednocześnie Kierującym pracą: 1. W celu dodania recenzji do pracy należy kliknąć na czerwono oznaczoną ikonę recenzji (8). 2. Po kliknięciu na ikonę otworzy się strona Szkic recenzji. Uwaga: Recenzent na UŁ ma możliwość dołączenia do pracy dyplomowej w APD recenzji tylko w formie pliku. (9) 3. W celu dołączenia pliku z recenzją należy kliknąć PRZEŚLIJ PLIK (10) otwarta zostanie strona Edycja recenzji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 7
4. W celu dodania dokumentu należy w danych Plik z recenzją kliknąć Wybierz plik (11). Uwaga: Recenzent dodaje recenzję w postaci jednego pliku w formacie PDF. Jeżeli format dokumentu jest inny, należy przed dołączeniem go do pracy zmienić rozszerzenie na PDF, za pomocą Zapisz jako. Maksymalny rozmiar pliku wynosi 10,0 MB. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 8
5. Po dodaniu plik z recenzją, Recenzent wystawia Ocenę pracy dyplomowej w skali od 2 do 5 (wybór z listy). Uwaga: bez dodania oceny nie będzie można przypisać recenzji do pracy (12). 6. Po dołączeniu pliku z recenzją oraz wystawieniu oceny należy kliknąć ZAPISZ (13). Automatycznie system przekieruje ze strony Edycja recenzji do strony Szkic recenzji. 7. Jeżeli recenzja (plik z recenzją oraz ocena) jest gotowa do zatwierdzenia należy kliknąć ZATWIERDŹ RECENZJĘ (14). Jeśli recenzja wymaga poprawy (zmiana pliku z recenzją lub oceny), na tym etapie Recenzent może kliknąć ZMIEŃ PLIK (15) - co spowoduje otwarcie strony Edycja recenzji. Jeżeli recenzja wraz z oceną mają zostać usunięte należy kliknąć WYCZYŚĆ (16). UWAGA: W przypadku, gdy Recenzent doda recenzję wraz z oceną a następnie kliknie ZATWIERDŹ RECENZJĘ (14) nie będzie miał już możliwości zmiany pliku/ oceny lub usunięcia błędnej recenzji. W takiej sytuacji należy skontaktować się z Administratorem systemu APD. 8. Po naciśnięciu ZATWIERDŹ RECENZJĘ : Dla Recenzenta nie będącego Kierującym pracą proces dodawania recenzji zostaje zakończony. Po kliknięciu wróć do pracy Recenzent powróci na stronę pracy ale nie będzie mógł edytować dodanej recenzji. Po kliknięciu na górze strony na zakładkę MOJE PRACE Recenzent w prawej tabeli Zadania nie będzie miał pracy dyplomowej z zadaniem WPISZ RECENZJĘ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 9
Dla Recenzenta będącego Kierującym pracą po kliknięciu wróć do pracy, Promotor będzie mógł wykonać dla pracy następuję czynności: Jeżeli praca wymaga poprawy, Kierujący pracą może ją cofnąć poprzez kliknięcie STWÓRZ NOWY ZESTAW I PRZEKAŻ DO POPRAWY (17). Wykonanie tego przejścia umożliwi Autorowi pracy poprawienie wprowadzonych danych i dodanych plików. Zostanie utworzony kolejny Zestaw plików, co oznacza powtórzenie przez Kierującego pracą czynności dla Kroku 3 a następnie dla Kierującego pracą i recenzentów czynności dla Kroku 4. Jeśli Kierujący pracą potwierdza, że w systemie APD są już zapisane wszystkie recenzje lub pozostałe recenzje zostaną dostarczone poza APD (system dopuszcza taką możliwość), to może on zmienić status pracy na Krok 5 Praca gotowa do obrony. Aby to wykonać należy kliknąć PRACA GOTOWA DO OBRONY ZAKOŃCZ PROCES OBSŁUGI (18). Uwaga: Po wykonaniu tego przejścia proces obsługi pracy zostanie zamknięty i nie będzie można już wrócić do żadnego z poprzednich kroków. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 10
Zatwierdzenie pracy z pominięciem Recenzentów W przypadku, gdy żaden z Recenzentów nie jest przypisany do pracy i Kierujący pracą nie pełni roli Recenzenta a praca została przekazana na Krok 4 to nie jest ona widoczna w tabeli Zadania u żadnego z użytkowników (Student, Promotor, Recenzenci nie przypisani). W takim przypadku system daje Promotorowi możliwość dokonania ostatecznego zatwierdzenia pracy i tym samym przesłania jej na Krok 5 Praca gotowa do obrony bez przypisanych recenzentów. W tym celu Promotor w zakładce MOJE PRACE w lewej tabeli KIERUJĄCY PRACĄ musi wyszukać pracę dla której chce dokonać zatwierdzenia i kliknąć w jej tytuł. Zostanie otwarta strona z Pracą na Kroku 4, aby dokonać ostatecznego zatwierdzenia pracy dyplomowej powinien kliknąć w PRACA GOTOWA DO OBRONY ZAKOŃCZ PROCES OBSŁUGI (18). Uwaga: Po wykonaniu tego przejścia proces obsługi pracy zostanie zamknięty i nie będzie można już wrócić do żadnego z poprzednich kroków. Po ostatecznym zatwierdzeniu pracy przez Kierującego pracą (po kliknięciu PRACA GOTOWA DO OBRONY ZAKOŃCZ PROCES OBSŁUGI) praca zostaje przesłana z Kroku 4 na Krok 5 Praca gotowa do obrony i tym samym zakończony jest proces obsługi pracy w APD. Autor pracy, Kierujący pracą oraz Recenzenci mogą podejrzeć pracę dyplomowa w systemie poprzez kliknięcie w zakładce MOJE PRACE w lewej tabeli Prace dyplomowe na tytuł pracy. Otwarty wówczas zostanie podgląd strony Pracy z pogrubionym opisem kroku na którym praca się znajduje (w tym przypadku Krok 5), jednak ani żaden z użytkowników nie będzie mógł dokonać już działania na pracy (dodać brakującą recenzję, wycofać pracę do poprawy itp.). O dokonaniu ostatecznego zatwierdzenia przez Promotora pracy dyplomowej w systemie APD Autor pracy otrzyma stosowne powiadomienie e-mail z systemu, że praca gotowa jest do obrony przejście Pracy z Kroku 4 na Krok 5. Student drukuje ostateczną wersję pracy dyplomowej z APD i składa ją w dziekanacie. Praca ta dla zapewnienia spójności wersji elektronicznej z papierową zawiera numery kontrolne tzw. mechanizm kontroli zgodności pracy przesłanej do APD z wersją papierową złożoną w dziekanacie. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 11
Role Kierującego pracą, Promotora oraz Opiekun pracy dla pracy dyplomowej Zgodnie z Regulaminem studiów w Uniwersytecie Łódzkim w 2 pkt. 4. określono termin Kierujący pracą to nauczyciel akademicki posiadający co najmniej stopień naukowy doktora i zatrudniony na stanowisku co najmniej adiunkta lub starszego wykładowcy, pod którego kierunkiem student przygotowuje pracę dyplomową. Termin ten można też zamiennie używać z terminem Promotor, który występuje w Ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym. Natomiast termin Opiekun pracy magisterskiej zgodnie z 47 pkt. 2. Regulaminu studiów: na kierunkach eksperymentalnych oraz związanych z pracą w terenie kierownik jednostki dydaktycznej, w której wykonywana jest praca magisterska, może wyznaczyć w porozumieniu z kierującym pracą opiekuna pracy magisterskiej spośród pracowników lub doktorantów jednostki. Do zadań opiekuna należy pomoc w wykonywaniu eksperymentalnej części pracy, w rozwiązywaniu problemów technicznych oraz nadzór nad bezpieczeństwem pracy studenta. Opiekunowie prac magisterskich nie sporządzają recenzji. Zgodnie z 49 pkt. 1. Regulaminu studiów oceny pracy dyplomowej przedstawionej w formie pisemnej dokonują niezależnie kierujący pracą oraz recenzent. W przypadku wystąpienia problemów podczas procesu wprowadzania pracy w APD zapraszamy na stronę pomocy https://apdhelp.uni.lodz.pl/ oraz kontakt e-mail: apdhelp@uni.lodz.pl. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 12