Archiwum Prac Dyplomowych - APD Instrukcja procedowania pracy dyplomowej w systemie APD na UŁ dla Promotora Kierujący pracą: akceptacja danych (Krok 3) Czerwiec 2017 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017
1. Informacje ogólne Archiwum Prac Dyplomowych (APD) to systemu powiązany z aplikacjami USOS i USOSWEB. Służy do przechowywania i weryfikacji prac dyplomowych studenta. Proces składania, zatwierdzania i drukowania pracy dyplomowej przedstawia się następująco: Pracownik dziekanatu w systemie USOS wprowadza podstawowe informacje o pracy dyplomowej (tytuł pracy dyplomowej w języku oryginału, dane Promotora / Kierującego pracą, dane Autora pracy, dane Recenzenta / ów pracy jeśli na tym etapie pracy są określeni). Pracownik dziekanatu uruchamia proces obsługi pracy dyplomowej. Dane o Pracy trafiają do systemu APD na listę zadań do Autora pracy Studenta i tym samym zostaje zainicjonowany proces wprowadzania pracy. Po uzupełnieniu przez autora pracy danych w pracy dyplomowej (Krok 1) oraz załączeniu pliku z pracą (Krok 2), praca trafia na listę zadań do Promotora na Krok 3 do Kierującego pracą. Wszystkie kroki obiegu Pracy w APD następują po sobie i nie mogą być uruchomione bez uzupełnienia niezbędnych danych / wykonania niezbędnych czynności wymaganych dla danego kroku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 1
2. Logowanie do systemu APD Na stronie https://apd.uni.lodz.pl w prawym górnym rogu należy kliknąć w zaloguj się (1), system automatycznie przekieruje do strony Centralnego Systemu Logowania https://logowanie.uni.lodz.pl Na stronie Centralnego Systemu Logowania należy wpisać Identyfikator i Hasło - takie jak do USOSWEB (2), po kliknięciu ZALOGUJ nastąpi powrót do strony APD na konto Opiekuna pracy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 2
Dla ułatwienia dostępu do systemu APD link do strony podpięty jest również na stronie https://usosweb.uni.lodz.pl w zakładce Aktualności pod nazwą Archiwum Prac Dyplomowych. Jeżeli Promotor jest zalogowany w USOSweb to po kliknięciu na Archiwum Prac Dyplomowych automatycznie zostanie przeniesiony na stronę APD jako użytkownik zalogowany (bez ponownej weryfikacji Identyfikatora i Hasła przez Centralny System Logowania). Powiązanie systemów działa również analogicznie ze strony APD do USOSweb. Po wejściu na stronę APD https://apd.uni.lodz.pl w zakładce INFORMACJE podpięty jest link do strony USOSWEB. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 3
3. APD - krok 3 pracy Kierujący pracą: akceptacja danych Po zalogowaniu do APD, Opiekun pracy od razu przekierowany jest do zakładki MOJE PRACE. Strona MOJE PRACE zawiera prace dyplomowe: W lewej tabeli Prace dyplomowe jest to lista prac Studentów dla których Promotor pełni rolę Kierującego pracą, Recenzenta oraz Członka Komisji. Uwaga: Każdy podgląd zawiera co najwyżej 3 prace o najnowszej dacie złożenia. Aby zobaczyć więcej prac, należy kliknąć nazwę roli lub zadania np. KIERUJĄCY PRACĄ (4) lub pokaż wszystkie (5). Prawa tabela obejmuje Zadania jest to lista prac otrzymanych od Studentów - Autorów prac w celu akceptacji danych przez Promotora (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych) oraz wystawienia recenzji (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji). Promotor otrzymuje powiadomienie na swój adres e-mail (zgodny z USOSweb) o otrzymaniu Zadania dla danej pracy w systemie APD. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 4
Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Zarządzeniem nr 68 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia 06.04.2016r Promotor w systemie APD: 1. Dokonuje akceptacji danych dotyczących pracy (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych). 2. Weryfikuje oryginalność pracy, a następnie przekazuje pracę do recenzji (Krok 3 Kierujący pracą: akceptacja danych). 3. Promotor i recenzenci zamieszczają recenzje w systemie APD (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji). 4. Dokonuje ostatecznego zatwierdzenia pracy w systemie APD (Krok 4 Kierujący pracą i recenzenci: wystawianie recenzji po wystawieniu wszystkich recenzji). W celu rozpoczęcia procesu akceptacji pracy dyplomowej przez Promotora (Krok 3) należy w prawej tabeli Zadania kliknąć na tytuł pracy (6). Otwarta zostanie strona Pracy na kroku 3 Kierujący pracą: akceptacja danych. Etap pracy przedstawiony jest zawsze na Statusie pracy pogrubioną czcionką (7). Promotor na kroku 3 po sprawdzeniu wprowadzonych przez Autora danych pracy (tytuł, streszczenie, słowa kluczowe etc.) oraz załączonych w Zestawie pliku z pracą dyplomową i ewentualnie dodatkowych materiałów uzupełniających pracę (np. ankiety) może wykonać jedną z poniższych czynności: COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 5
1. Wycofać pracę Studentowi do poprawy na Krok 1 - celem uzupełnienia/ poprawy dodanych informacji o pracy oraz na Krok 2 - celem poprawy dodanych plików. Promotor przekazania do poprawy pracy może wykonać w dwóch wariantach: a. Poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO POPRAWY (8) wówczas Student będzie mógł ponownie otworzyć do edycji ostatni dodany Zestaw z plikami, edytować i usunąć dotychczasowy błędny plik i w zamian dołączyć nowy. Uwaga: W takim przypadku w APD nie będą zarchiwizowane poprzednie pliki z pracą, nie będzie można ich porównać z nowymi oraz w przypadku podpiętego do starego pliku z pracą raportu z weryfikacji antyplagiatowej zostanie on również usunięty. b. Poprzez kliknięcie STWÓRZ NOWY ZESTAW I PRZEKAŻ DO POPRAWY (9) w przypadku tej formy przekazania do poprawy Student otrzyma pracę na Krok 1, gdzie będzie mógł dokonać poprawy danych, następnie po przesłaniu na Krok 2 będzie mógł dodać nowy plik z pracą ale do nowego Zestawu 2. Zestaw 1 będzie zarchiwizowany, nie będzie można usunąć zawartych w nim plików. Student aby dodać nowy plik z pracą będzie musiał utworzyć kolejny Zestaw 2. W takiej sytuacji w systemie APD będzie zachowana historia dla pracy, czyli będzie widoczny zarchiwizowany Zestaw 1 z plikiem z pracą dyplomową (i ewentualnymi załącznikami) wraz z raportem z weryfikacji antyplagiatowej (jeżeli był dla niej wykonany) oraz Zestaw 2 zawierający nowy plik z pracą dyplomową i nowym raportem z weryfikacji antyplagiatowej. Przesyłanie do poprawy od Promotora do Autora pracy może odbywać się wielokrotnie aż do momentu pozytywnego zatwierdzenia pracy przez Promotora. 2. Zaakceptować pracę i przekazać ją na kolejny krok poprzez kliknięcie PRZEKAŻ DO WPISANIA RECENZJI (10). Uwaga: Jeżeli praca zostaje zaakceptowana przez Promotora i chce ją przekazać do Recenzentów (Krok 4) należy upewnić się czy zostali oni przypisani do pracy przez pracownika Dziekanatu w systemie USOS. Jeśli praca zostanie przekazana na Krok 4 bez zdefiniowanych recenzentów i zostaną oni dodani później to system APD nie wyśle recenzentom automatycznego powiadomienia e-mail o Zadaniu dla pracy w APD: wystawieniu recenzji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 6
Przejście pracy z Kroku 3 na Krok 4 oznacza zatwierdzenie Pracy przez Promotora. W przypadku, gdy Promotor zaakceptuje otrzymaną pracę dyplomową to przed przesłaniem jej na kolejny krok powinien zweryfikować pracę przez system antyplagiatowy. W tym celu należy kliknąć przycisk WYŚLIJ ZGŁOSZENIE SPRAWDZENIA (11). Po kliknięciu w ten odnośnik pokaże się komunikat na stronie, że do systemu antyplagiatowego zostanie wysłane nowe żądanie przeprowadzenia analizy antyplagiatowej. Po weryfikacji pracy przez system antyplagiatowy pod pracą pojawi się Raport otrzymany wraz z odnośnikiem pobierz (13). Uwaga: Raport ten może nie być dostępny natychmiastowo, często pojawia się dopiero po pewnym czasie od wysłania zgłoszenia sprawdzenia, w tym czasie wyświetlana jest informacja Oczekuje (12). Czas weryfikacji pracy przez system antyplagiatowy uzależniony jest od objętości pliku Pracy, czym plik jest większy wydłuża się czas jego weryfikacji. System APD wysyła automatyczne powiadomienie e-mail na adres Promotora o podpięciu do pracy dyplomowej raportu z weryfikacji antyplagiatowej. Po kliknięciu w pobierz otwarta zostanie strona ze skróconym raportem podobieństwa - przykład strony poniżej. Raport zawiera podstawowe informacje o pracy, statystyki dokumentu oraz zestawienie prac i stron www, w których znaleziono identyczne frazy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 7
Powyżej przedstawiony został przykład pobranego z systemu APD dla pracy dyplomowej raportu z weryfikacji antyplagiatowej jest to wersja skrócona raportu, plik pdf. W celu zapoznania się ze szczegółowym raportem z weryfikacji antyplagiatowej należy kliknąć w tytuł badanej pracy (14). Pod tytuł pracy podpięty jest link do systemu OSA, który bezpośrednio przekierowuje na stronę OSA ze pełnym szczegółowym raportem z weryfikacji antyplagiatowej dla pracy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 8
Jeżeli Promotor chciałby zapoznać się tylko z konkretnym fragmentem pracy dla którego na skróconym raporcie z weryfikacji antyplagiatowej w tabeli Zestawienie wykrytych potencjalnych zapożyczeń zostało wskazane źródło potencjalnego zapożyczenia należy kliknąć w jego Lp. (liczbę porządkową) (15). Pod Lp. podpięty jest link do systemu OSA, który bezpośrednio przekierowuje na stronę OSA ze wskazanym zapożyczeniem jest to fragment szczegółowego raportu z weryfikacji antyplagiatowej dla pracy. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 9
Szczegółowe informacje dotyczące Otwartego Sytemu Antyplagiatowego (OSA) znajdują się w odrębnej instrukcji Instrukcja Otwarty System Antyplagiatowy (OSA) dostępnej na stronie https://apdhelp.uni.lodz.pl/ Opinia Promotora Na podstawie przedstawionych w raporcie informacji oraz własnej analizy Promotor podejmuje decyzje o skierowaniu pracy do obrony. W dolnej części raportu znajduje się formularz końcowy, który Promotor po wydrukowaniu strony z raportem może odpowiednio uzupełnić. W przypadku kiedy oryginalność pracy nie budzi zastrzeżeń Promotor zaznacza wariant praca nie wykazuje istotnych podobieństw w ramach weryfikacji przez Otwarty System Antyplagiatowy. Jeżeli raport wykazuje wysoką liczbę wyrazów nierozpoznanych (wyższy od średnich z bazy referencyjnej) a szczegółowa analiza wykazała, iż w pracy znajdują się niestandardowe znaki alfabetu, wówczas Promotor może zaznaczyć w formularzu opinię w pracy zastosowano podstawienia czcionek utrudniające automatyczne rozpoznawanie słów. Jeżeli Promotor stwierdza, że w pracy znajdują się fragmenty stanowiące kopie innych dokumentów, bez wskazania ich autorstwa, wówczas może zaznaczyć trzecią opcję praca zawiera nieuprawnione zapożyczenia z dokumentu. System APD nie ocenia w automatyczny sposób pracy dyplomowej pod kątem jej oryginalności jest to kwestia indywidualnej opinii Promotora na postawie analizy raportu z wynikami weryfikacji. Jeżeli zachodzi podejrzenie o nieprawidłowe wykorzystanie cudzej twórczości, to Promotor może cofnąć pracę do poprawy lub podjąć inne działania podyktowane regulaminem uczelni. Promotor może również śledzić dalsze kroki na jakich znajduje się praca dyplomowa w systemie poprzez kliknięcie w zakładce MOJE PRACE w lewej tabeli Prace dyplomowe na tytuł pracy. Otwarty wówczas zostanie podgląd strony pracy z pogrubionym opisem kroku na którym praca się znajduje, jednak Promotor nie będzie miał możliwości dokonywania modyfikacji. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 10
Role Kierującego pracą, Promotora oraz Opiekun pracy dla pracy dyplomowej Zgodnie z Regulaminem studiów w Uniwersytecie Łódzkim w 2 pkt. 4. określono termin Kierujący pracą to nauczyciel akademicki posiadający co najmniej stopień naukowy doktora i zatrudniony na stanowisku co najmniej adiunkta lub starszego wykładowcy, pod którego kierunkiem student przygotowuje pracę dyplomową. Termin ten można też zamiennie używać z terminem Promotor, który występuje w Ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym. Natomiast termin Opiekun pracy magisterskiej zgodnie z 47 pkt. 2. Regulaminu studiów: na kierunkach eksperymentalnych oraz związanych z pracą w terenie kierownik jednostki dydaktycznej, w której wykonywana jest praca magisterska, może wyznaczyć w porozumieniu z kierującym pracą opiekuna pracy magisterskiej spośród pracowników lub doktorantów jednostki. Do zadań opiekuna należy pomoc w wykonywaniu eksperymentalnej części pracy, w rozwiązywaniu problemów technicznych oraz nadzór nad bezpieczeństwem pracy studenta. Opiekunowie prac magisterskich nie sporządzają recenzji. Zgodnie z 49 pkt. 1. Regulaminu studiów oceny pracy dyplomowej przedstawionej w formie pisemnej dokonują niezależnie kierujący pracą oraz recenzent. W przypadku wystąpienia problemów podczas procesu wprowadzania pracy w APD zapraszamy na stronę pomocy https://apdhelp.uni.lodz.pl/ oraz kontakt e-mail: apdhelp@uni.lodz.pl. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 11