Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Erasmus Spotkanie dla koordynatorów programu Erasmus Warszawa - Miedzeszyn, 24 25 maja 2012
Plan prezentacji 1. Skład osobowy Zespołu programów Erasmus, Erasmus Mundus, Tempus, Eksperci Bolońscy. 2. Współpraca NA Uczelnia 3. Rozdział nadzoru merytorycznego i finansowego nad umowami finansowymi Erasmusa. 4. Zasady alokacji środków finansowych na działania zdecentralizowane programu Erasmus w roku akademickim 2012/2013 5. Zasady wykorzystania środków finansowych na działania zdecentralizowane programu Erasmus w roku akademickim 2012/13 2
Władze FRSE Dyrektor Generalny FRSE/Członek Zarządu Mirosław Marczewski Dyrektor Programu LLP Anna Atłas Członek Zarządu, Dyrektor Programu etwinning Tomasz Szymczak Członek Zarządu, Dyrektor Programu Leonardo da Vinci i Grundtvig Marcin Rolnik Członek Zarządu, Z- ca Dyrektora Generalnego, Dyrektor programu Młodzież w działaniu Tomasz Bratek 3
Zespół programów Erasmus, Erasmus Mundus, Tempus, Eksperci Bolońscy Zespół programu Erasmus: Dorota Rytwińska Koordynator Renata Decewicz mobilność Magdalena Kazińska - mobilność Tomasz Jasiński - mobilność Anna Rogowicz-Pierzchała - mobilność Małgorzata Członkowska-Naumiuk EILC Renata Smolarczyk kursy intensywne Katarzyna Żochowska (część etatu) Zespół programu Erasmus Mundus, Tempus: Anna Bielecka Koordynator Katarzyna Żochowska (część etatu) Zespół Ekspertów Bolońskich: Joanna Jóźwik Koordynator Katarzyna Lasota Aleksandra Bałchan- Wiśniewska (czasowo) 4
Współpraca NA - Uczelnia Wykaz osób kontaktowych na stronie www.erasmus.org.pl Planowana zmiana osób kontaktowych od października 2012 5
Rozdział nadzoru merytorycznego i finansowego Zespół merytoryczny Zespół Rozliczeń Finansowych osoba kontaktowa ds. Erasmusa p. Aneta Pomorska 6
Zasady alokacji środków, czyli sposób obliczenia kwoty dofinansowania Algorytm zdefiniowany dla uczelni: a) Z danymi wynikowymi b) Bez danych wynikowych Informacja o przyporządkowaniu uczelni do powyższych kategorii była dostępna na stronie internetowej (+ informacja w korespondencji seryjnej) Zmiany w stosunku do roku ubiegłego korzystne dla uczelni: a) zwiększona wartość jednostek obliczeniowych SMS, SMP, STA, STT b) Rezygnacja z limitowania liczby wyjazdów na praktykę w stosunku do liczby wnioskowanej 7
Algorytm dla uczelni z danymi wynikowymi - Dane z raportów końcowych z trzech ostatnich lat (w odniesieniu do danej kategorii działania: SMS, SMP, STA, STT - Wysokość kwoty dofinansowania SMS = średnia liczba wyjazdów z 3 ostatnich lat x współczynnik wzrostu x średnia długość pobytu z trzech ostatnich lat x 390 (jednostka obliczeniowa) - Wysokość kwoty dofinansowania SMP = liczba wyjazdów wpisana do wniosku x 3 x 480 (jednostka obliczeniowa) - Wysokość kwoty dofinansowania STA i STT= średnia liczba wyjazdów z 3 ostatnich lat x współczynnik wzrostu x 900 (jednostka obliczeniowa) 8
Algorytm dla uczelni bez danych wynikowych - Wysokość kwoty dofinansowania SMS = liczba wyjazdów wnioskowanych x współczynnik limitujący (0,75) x 6 miesięcy lub mniej (jeżeli mniejsza wartość wpisana do wniosku) x 390 (jednostka obliczeniowa) - Wysokość kwoty dofinansowania SMP = liczba wyjazdów wpisana do wniosku x 3 x 480 (jednostka obliczeniowa) - Wysokość kwoty dofinansowania STA i STT= liczba wyjazdów wnioskowanych x współczynnik limitujący (0,5) x 900 (jednostka obliczeniowa) 9
Jak jest naliczane dofinansowanie OM? Kwoty ryczałtowe zastosowane do obliczenia wysokości środków finansowych na organizację wymiany (OM): Skala 1 (1-25 osób) - 210 Skala 2 (26-100 osób) - 190 Skala 3 (101-400 osób) - 170 Skala 4 (> 400 osób) - 150 Np. przy realizacji 107 wyjazdów kwota OM wynosi 20.690 (25 x 210 + 75 x 190 + 7 x 170 ). 10
Zasady finansowania wyjazdów studentów Przy podejmowaniu decyzji o wysokości miesięcznych stawek stypendium będą uwzględniane następujące zasady (Załącznik VI): a) wysokości miesięcznego stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów/ miejscowości dla studentów wszystkich wydziałów/jednostek uczelni będą takie same; wyjątkowe sytuacje uzasadnione! b) zaleca się, aby stawki miesięcznego stypendium ustalone na rok akademicki 2012/13 nie podlegały zmianom w okresie objętym umową finansową; c) okres pobytu w uczelni partnerskiej/ instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium określany z dokładnością do 0,25 0,5 miesiąca; d) będą respektowane zalecenia wynikające z tabeli określającej dopuszczalną wysokość miesięcznego stypendium 11
Zasady finansowania wyjazdów studentów (2012/13) Grupa 1 Grupa 2 Grupa 3 Kraje wchodzące w skład grupy Dania, Finlandia, Francja, Irlandia, Islandia, Lichtenstein, Norwegia, Szwajcaria, Szwecja, Wielka Brytania Austria, Belgia, Cypr, Grecja, Hiszpania, Holandia, Luksemburg, Malta, Niemcy, Portugalia, Słowenia, Włochy Bułgaria, Chorwacja, Czechy, Estonia, Litwa, Łotwa, Rumunia, Słowacja, Turcja, Węgry Dolny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMS (studia) Górny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMS (studia) Dolny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMP (praktyka) Górny sugerowany limit miesięcznego stypendium SMP (praktyka) 300 250 200 450 400 350 350 300 250 500 450 400 12
Zasady finansowania wyjazdów studentów (2012/13) Górny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium dla studenta (SM) wynosi: 600 dla krajów przyporządkowanych do grupy 1; 500 dla krajów przyporządkowanych do grupy 2; 400 dla krajów przyporządkowanych do grupy 3. Dolny nieprzekraczalny limit miesięcznego stypendium dla studenta (SM) wynosi 200 dla wszystkich grup. 13
Zasady finansowania wyjazdów studentów Kwota stypendium musi być liczbą całkowitą Kwota stypendium musi być wyrażona w Euro Ostateczna wysokość kwoty stypendium uzależniona od: a) Długości pobytu (wg zaświadczenia z instytucji przyjmującej) b) Zasad finansowania określonych przez uczelnię c) Spełnienia warunków określonych w umowie 14
Zasady redystrybucji środków - wyjazdy studentów w pierwszej kolejności dodatkowe środki przeznaczone będą na dofinansowanie większej liczby mobilności w stosunku do liczby stanowiącej podstawę obliczenia środków finansowych zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; w drugiej kolejności dodatkowe środki będą przyznawane uczelniom, które realizować będą więcej przedłużonych mobilności (miesięcy, na które przyznano dofinansowanie) od liczby miesięcy stanowiącej podstawę obliczenia dofinansowania zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; w przypadku, gdy uczelnia udowodni, że wykorzystała 2 pierwsze możliwości, dodatkowe środki mogą być przeznaczone na podwyższenie średniego stypendium; zwolnione lub dodatkowe środki będą rozdzielane na podstawie analizy I i II raportu postępu; dodatkowe środki będą przyznawane jedynie uczelniom, które złożą poprawnie i w terminie raport postępu; 15
Zasady finansowania wyjazdów pracowników (2011/12) Z wyłączeniem kosztów podróży i wiz Łączne kwoty - pierwszy tydzień ( ) Łączna kwota ( ) Dodatkowa kwota za każdy tydzień Tydzień (7 1 dzień 2 dni 3 dni 4 dni 5 dni 6 dni Dwa tygodnie (tydzień 3-6) ( ) dni) Belgia BE 170 340 510 680 850 1.020 1.190 1.666 190 Bułgaria BG 110 220 330 440 550 660 770 1.078 123 Czechy CZ 150 300 450 600 750 900 1.050 1.470 168 Dania DK 230 460 690 920 1.150 1.380 1.610 2.254 258 Niemcy DE 160 320 480 640 800 960 1.120 1.568 179 Estonia EE 130 260 390 520 650 780 910 1.274 146 Grecja EL 160 320 480 640 800 960 1.120 1.568 179 Hiszpani a ES 170 340 510 680 850 1.020 1.190 1.666 190 Francja FR 200 400 600 800 1.000 1.200 1.400 1.960 224 Irlandia IE 190 380 570 760 950 1.140 1.330 1.862 213 Włochy IT 190 380 570 760 950 1.140 1.330 1.862 213 Cypr CY 150 300 450 600 750 900 1.050 1.470 168 W tabeli podane są górne limity stawek stypendium; 16
Zasady finansowania wyjazdów pracowników Wysokości stawek stypendium wypłacane przy wyjazdach do tych samych krajów/ miejscowości dla pracowników wszystkich wydziałów/jednostek uczelni powinny być takie same; Okres pobytu w uczelni/instytucji przyjmującej stanowiący podstawę rozliczenia stypendium będzie określany z dokładnością do jednego dnia; Sposób określenia czasu trwania stypendium = liczba dni wykładów + maksymalnie dwa dni przeznaczone na podróż Jeden tydzień = 7 dni. Określenie wysokości dofinansowania na koszty utrzymania kwota ryczałtowa nie wyższa od kwoty określonej w tabeli Koszty utrzymania = koszty zakwaterowania, koszty wyżywienia, koszty przejazdów lokalnych (w danej miejscowości + transfery z dworca/lotniska, koszty ubezpieczenia, wszelkie inne koszty związane z pobytem) 17
Zasady finansowania wyjazdów pracowników Koszty podróży = koszty rzeczywiste określane na podstawie biletu/ faktury Koszty podróży wybór środka transportu Samolot, pociąg, autobus, prom na podstawie kosztów rzeczywistych (bilet/faktura) Samochód prywatny oświadczenie o odbyciu podróży własnym samochodem: zwrot równowartości ceny biletu kolejowego lub stawki ryczałtowej na jeden km (max. 0,22 ) należy wybrać bardziej ekonomiczny wariant Zdroworozsądkowe i gospodarskie podejście do określenia sposobu podróżowania 18
Zasady finansowania wyjazdów pracowników Kwota stypendium musi być liczbą całkowitą Kwota stypendium musi być wyrażona w Euro Ostateczna wysokość kwoty stypendium uzależniona od: a) Długości pobytu (wg zaświadczenia z instytucji przyjmującej + max 2 dni na podróż, jeżeli dotyczy) b) Zasad finansowania określonych przez uczelnię c) Spełnienia warunków określonych w umowie Przy wyjazdach pracowników kwota stypendium składa się z: ryczałtu na koszty utrzymania + ew. koszty podróży 19
Zasady redystrybucji środków wyjazdy pracowników w pierwszej kolejności dodatkowe środki przeznaczone będą na dofinansowanie większej liczby mobilności w stosunku do liczby stanowiącej podstawę obliczenia środków finansowych zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; w drugiej kolejności dodatkowe środki będą przyznawane uczelniom, które realizować będą więcej dni wyjazdowych od liczby stanowiącej podstawę obliczenia dofinansowania zapisanej w artykule III.1 umowy finansowej; w przypadku, gdy uczelnia udowodni, że wykorzystała 2 pierwsze możliwości, dodatkowe środki mogą być przeznaczone na podwyższenie średniego stypendium na koszty utrzymania; zwolnione lub dodatkowe środki będą rozdzielane na podstawie analizy I i II raportu postępu; dodatkowe środki będą przyznawane jedynie uczelniom, które złożą poprawnie i w terminie raport postępu. 20
Jak jest rozliczane dofinansowanie OM? Rozliczenie kwoty otrzymanej na OM zależne tylko od liczby zrealizowanych wyjazdów liczby rzeczywiście zrealizowanych wyjazdów: realizacja mniejszej liczby wyjazdów niż podstawa alokacji OM = proporcjonalne zmniejszenie kwoty OM realizacja większej liczby wyjazdów niż podstawa alokacji OM nie powoduje zwiększenia kwoty OM Uczelnie, które nie zrealizują żadnego wyjazdu będą musiały zwrócić otrzymany grant OM w całości. Minimalny OM przy realizacji chociaż jednego wyjazdu - 500 euro 21
Prosimy zapamiętać NOWOŚĆ! Zaleca się, aby stawki stypendium ustalone na rok akademicki 2012/13 nie podlegały zmianom w okresie objętym umową finansową; Zmienione zasady redystrybucji; szczegółowe monitorowanie liczby wyjazdów na etapie alokacji, I oraz II raportu postępu; Teoretycznie zerowe szanse na dodatkowe środki uczelni, która wykona mniej wyjazdów, niż liczba stanowiąca podstawę alokacji; Dane, jakich będziemy wymagać we wnioskach o dofinansowanie ma rok 2013/14 będą bardziej szczegółowe planowane mobilności w podziale na kraje docelowe. 22