WO-IV Kraków, 13 stycznia 2016 r.

WOJEWODA MAŁOPOLSKI WO-IV.431.8.2015 Kraków, 13 stycznia 2016 r. Szanowny Pan Bogusław Jazowski Wójt Gminy Lipnica Wielka 34-483 Lipnica Wielka 518 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Jednostka kontrolowana: Urząd Gminy Lipnica Wielka, 34-483 Lipnica Wielka 518. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest od 5 grudnia 2010 roku Pan Bogusław Jazowski Wójt Gminy Lipnica Wielka. Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092) 24 i 25 września 2015 r. w Urzędzie Gminy Lipnica Wielka, zwanego dalej Urzędem lub Gminą, przeprowadzona została kontrola w następującym zakresie: 1. Rejestracja stanu cywilnego oraz zmiana imion i nazwisk - przez panią Monikę Bystrowicz starszego inspektora wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Obywatelstwa i Rejestracji Stanu Cywilnego. 2. Ewidencja ludności oraz dowody osobiste - przez pana Dariusza Okońskiego, Starszego Inspektora Wojewódzkiego w Oddziale Nadzoru nad Ewidencją Ludności i Dowodami Osobistymi. 3. Prawidłowość ustalania kwot dochodów należnych budżetowi państwa z tytułu opłat za udostępnianie danych przez panią Barbarę Cabałę, operatora urządzeń elektronicznych w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. 4. Weryfikacja informacji o liczbie spraw z zakresu rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk, ewidencji ludności, dowodów osobistych, przekazanej przez Gminę Lipnica Wielka na potrzeby obliczenia wysokości dotacji przez ww. pracowników Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Okres objęty kontrolą: od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. W wyniku przeprowadzonej kontroli, kontrolowaną działalność Urzędu Gminy w Lipnicy Wielkiej, w sprawach z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych oraz rejestracji stanu cywilnego, zmiany imion i nazwisk oceniam pozytywnie z uchybieniami. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 834 * fax 12 422 30 19 http://www.malopolska.uw.gov.pl

Sprawy ogólne: 1.Upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach w rejestrze PESEL, w Rejestrze Dowodów Osobistych (RDO), w Rejestrze Stanu Cywilnego (RSC), w Rejestrze Mieszkańców (RM), w Rejestrze Zamieszkania Cudzoziemców (RZC), z zakresu rejestracji stanu cywilnego, z zakresu zmiany imion i nazwisk Pracownicy urzędu gminy wykonujący zadania z kontrolowanego obszaru posiadali wymagane upoważnienia do przetwarzania danych w rejestrach centralnych PESEL, RSC, RDO oraz w rejestrach lokalnych RM, RZC oraz upoważnienia zakresu rejestracji stanu cywilnego. 2.Prawidłowość wnioskowania, korzystania i przechowywania kart kryptograficznych Urząd posiadał 4 karty kryptograficzne, którymi dysponowali: 1. Bogusław Jazowski Wójt 2. Krzysztof Wojdyła Lokalny Administrator Systemu (LAS) 3. Bożena Solawa Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego 4. Danuta Paplaczyk Sekretarz Gminy 3. Zgłoszenie Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców do Głównego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) Jak ustalił kontrolujący organ gminy w Lipnicy Wielkiej nie dokonał zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu GIODO poprzez złożenie wniosków o wpisanie zbioru danych osobowych o nazwie: Rejestr mieszkańców - Gmina Lipnica Wielka i zbioru danych osobowych o nazwie: Rejestr zamieszkania cudzoziemców Gmina Lipnica Wielka do rejestru zbiorów danych osobowych zgodnie z wymogami przepisów art. 41 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.). 4.Likwidacja i wykreślenie z ewidencji GIODO Gminnej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych (DEWIUDO) W trakcie kontroli kontrolujący otrzymał informację, że powyższa czynność nie została w Urzędzie dokonana, bowiem organ gminy w Lipnicy Wielkiej nie zgłosił ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych do wykreślenia z rejestru zbiorów danych osobowych prowadzonych przez GIODO. 5. Teczki aktowe stosowanie Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) W okresie objętym kontrolą dla spraw z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych, rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk w Urzędzie zostały założone teczki i podteczki aktowe zgodnie z załącznikiem nr 1. Kontrolując dokumentację zawartą w przedmiotowych teczkach aktowych stwierdzono, że sprawy z zakresu ewidencji ludności, dowodów osobistych, a także z opisanym niżej 2

zastrzeżeniem z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion i nazwisk, co do zasady prowadzone były w Urzędzie w sposób prawidłowy, z zachowaniem wymogów określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). W sprawach z zakresu rejestracji stanu cywilnego na podstawie kilku skontrolowanych przypadków ustalono jednak, że jakkolwiek wpływające do Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej podania o dokonanie czynności (np. o transkrypcję aktów stanu cywilnego lub o zmianę imienia i nazwiska) były chronologicznie rejestrowane w spisach spraw założonych dla odpowiednich teczek aktowych (USC.5353 Wpisywanie akt stanu cywilnego sporządzonych za granicą do polskich ksiąg oraz USC.5355 Zmiany imion i nazwisk ), to jednocześnie nie były opatrywane pieczęcią wpływu, a w konsekwencji nie zawierały informacji o dacie ich wpływu do Urzędu. Na poszczególnych podaniach nie umieszczano również wynikającego ze spisu spraw znaku sprawy. Opisane wyżej postępowanie było niezgodne z treścią 42 instrukcji kancelaryjnej, określającego zasady rejestracji przesyłek wpływających na nośnikach papierowych. W szczególności ust. 2 powołanego przepisu stanowi, że po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma, lub w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty na kopercie. Oznaczenie daty wpływu pisma do urzędu jest istotne z uwagi na przepis art. 61 3.k.p.a. stanowiący że data wpływu pisma jest datą wszczęcia postępowania administracyjnego, a zatem, w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego, stanowi podstawę prawidłowego obliczenia terminu załatwienia sprawy. Z kolei brak znaku sprawy na podaniach uchybiał przepisowi 52 ust 3 i 4 instrukcji kancelaryjnej, zgodnie z którym prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy wpisując odpowiednie dane do spisu spraw i nanosząc na nią znak sprawy; znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie. Przyjmowanie podań o dokonanie czynności bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego (bez udziału kancelarii urzędu) nie oznacza całkowitego wykluczenia stosowania przepisów instrukcji kancelaryjnej w zakresie przyjmowania i obiegu korespondencji. Przepisy te powinny być bowiem stosowane również w ramach działalności urzędu stanu cywilnego, ewentualnie z uwzględnieniem pewnych modyfikacji wynikających ze specyfiki pracy. 6. Działanie aplikacji Źródło W dniach kontroli tj. 24 i 25 września 2015 r. nie stwierdzono przerw w działaniu aplikacji ŹRÓDŁO. Ewidencja ludności: W okresie objętym kontrolą sprawy z zakresu ewidencji ludności oraz sprawy z zakresu dowodów osobistych prowadzone były przez panią Bożenę Solawę kierownika usc i panią Danutę Paplaczyk Sekretarza Gminy. Kontrola wykazała prawidłową realizację przez Urząd Gminy Lipnica Wielka zadań wynikających z przepisów: 3

ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 z późn. zm.), która obowiązywała do 28 lutego 2015 r., ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 388), która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r., ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz. 1131 z późn. zm.), która weszła w życie z dniem 1 marca 2015 r., wydanych na podstawie powyższych ustaw przepisów wykonawczych, ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 z późn. zmn.) zwanej dalej k.p.a 1.Prowadzenie postępowań administracyjnych W okresie objętym kontrolą przed Wójtem Gminy Lipnica Wielka toczyły się 3 postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych. 2 postępowania zostały zakończone wydanie decyzji administracyjnej. Wydano 1 decyzję o wymeldowaniu i 1 decyzję o umorzeniu postępowania. W dniu kontroli 1 sprawa meldunkowa pozostawała nadal w toku załatwienia. Sprawa o sygnaturze akt: OR.5343.1.2.2014, została prawidłowo rozstrzygnięta w trybie przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych poprzez wydanie decyzji o wymeldowaniu osób objętych wnioskiem. Jednakże w treści uzasadnienia decyzji nie przytoczono przepisu art. 15 ust. 2 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych czym naruszono przepis art. 107 3 k.p.a. W sprawie o sygn. akt: OR.5343.1.3.2014, zasadnie umorzono postępowanie z uwagi na fakt, iż strona sama wymeldowała się z miejsca pobytu stałego, nie mniej jednak stwierdzono uchybienie proceduralne polegające na naruszeniu przepisu art. 107 3 k.p.a poprzez niewyjaśnienie w uzasadnieniu prawnym podstawy prawnej decyzji oraz nieprzytoczenie przepisu prawa, to jest przepisu art. 105 1 k.p.a. będącego podstawą prawną wydanego rozstrzygnięcia. Natomiast w sprawie OR.5343.1.1.2014 doszło do bezczynności ze strony organu meldunkowego, bowiem realizując wniosek z dnia 20 stycznia 2014 r. właściciela nieruchomości o wymeldowanie osób zameldowanych pod powyższym adresem od dnia 31 stycznia 2014 r. - Wójt Gminy Lipnica Wielka nie podjął jakichkolwiek czynności w sprawie o wymeldowanie osób objętych wnioskiem w tym zakresie. 2. Prowadzenie rejestrów ludności Gminnych Zbiorów Meldunkowych (GZM), Rejestru Mieszkańców (RM), Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców (RZC) obieg informacji i dokumentów, pisownia nazwisk Cudzoziemców. Gmina Lipnica Wielka do dnia 28 lutego 2015 r. prowadziła Gminne Zbiory Meldunkowe (GZM), które z dniem 1 marca 2015 r. z mocy przepisów art. 71 ust. 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stały się odpowiednio Rejestrem Mieszkańców (RM) i Rejestrem Zamieszkania Cudzoziemców (RZC). Powyższe zbiory ludności GZM, RM, RZC prowadzone były/są w formie elektronicznej, za pomocą programu teleinformatycznego Technika, zgodnie z wymogami art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i art. 3 ust 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Zakres danych gromadzonych w tych zbiorach był zgodny: - GZM - z art. 44a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych - RM, RZC - z art. 8 i art. 44 ust 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. 4

Obieg dokumentów służących do aktualizacji prowadzonych dla Gminy Lipnica Wielka zbiorów meldunkowych (które z dniem 1 marca 2015 r. z mocy przepisów art. 71 ust. 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stały się odpowiednio RM, RZC) oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (która była prowadzona do 28 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych została zlikwidowana) - odbywał się w sposób prawidłowy. Niezwłocznie dokonywano aktualizacji każdej zmiany danych osobowych zawartych w GZM, następnie odpowiednio w RM, RZC oraz w zbiorze PESEL, który z dniem 1 marca 2015 r. zgodnie z przepisem art. 71 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stał się rejestrem PESEL. W kontrolowanym Urzędzie RZC cudzoziemców prowadzony był w systemie teleinformatycznym - o czym stanowi przepis art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Nie stwierdzono naruszenia przepisów 3 ust. 1 w związku z 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r. poz. 1480) w okresie obowiązywania przepisów ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, tj. od 1 stycznia 2014r. do 28 lutego 2015 r.. Urząd, po wprowadzeniu danych do gminnego zbioru meldunkowego, przekazywał wojewodzie dane ze zbiorów danych, o których mowa w art. 44a ust. 1 pkt 1 lit. a-c ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, w terminie do 2 dni roboczych od dnia otrzymania zmienionych danych. Ustaleń w powyższym zakresie dokonano w oparciu o dokumentację zgromadzoną w teczce aktowej OR.5342.2014 oraz OR.5342.2015 Aktualizowanie danych w ewidencji ludności. 3.Aktualizacja rejestru PESEL i wymiana danych między rejestrami centralnymi i gminnymi Kontrola wykazała prawidłowy tryb rejestracji danych w rejestrze PESEL. Od 1 marca 2015r. pracownik ewidencji ludności po dokonaniu zameldowania/wymeldowania za pośrednictwem aplikacji ŹRÓDŁO rejestrował dane w rejestrze PESEL. Przekazywanie danych z rejestru PESEL do RM następowało niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu dwóch dni roboczych, w trybie teletransmisji. Migracja danych z rejestru PESEL do RM odbywała się bez zakłóceń. 4.Dokonywanie czynności zameldowania, wymeldowania, zgłoszenia wyjazdu i powrotu za granicę, wydawanie zaświadczeń o zameldowaniu. W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w dniu 25 września 2015 r. na terenie Gminy Lipnica Wielka zameldowanych było: 6 045 osób na pobyt stały oraz 73 osoby na pobyt czasowy, w tym 1 cudzoziemiec. W okresie od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. w Urzędzie przyjęto: 46 zgłoszeń pobytu stałego; 27 zgłoszeń pobytu czasowego, 13 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego, 4 zgłoszenia wymeldowania z pobytu czasowego, 5

W okresie od 1 stycznia 2015 r. do 28 lutego 2015 r. w Urzędzie przyjęto: 7 zgłoszeń pobytu stałego, 14 zgłoszeń pobytu czasowego, 3 zgłoszenia wymeldowania z pobytu stałego, W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 sierpnia 2015 r. w Urzędzie przyjęto: 33 zgłoszenia pobytu stałego, 12 zgłoszeń pobytu czasowego, 8 zgłoszeń wymeldowania z pobytu stałego, 2 zgłoszenia wymeldowania z pobytu czasowego. 2 zgłoszenia wyjazdu za granicę na pobyt czasowy, Zgłaszanie i przyjmowanie danych do zameldowania i wymeldowania odbywało się w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1475), które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., a od 1 marca 2015 r. odpowiednio w sposób określony przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (Dz. U. z 2011 r. Nr 220, poz. 1306 z późn. zm.). Osoby, które w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. zgłosiły zameldowanie lub wymeldowanie obligatoryjnie otrzymywały w Urzędzie zaświadczenie potwierdzające dopełnienie tej czynności. Od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli organ gminy w Lipnicy Wielkiej, dokonując zameldowania na pobyt stały wydawał z urzędu osobie zaświadczenie o zameldowaniu na pobyt stały - zgodnie z przepisem art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Natomiast osoby, które dokonały zameldowania na pobyt czasowy nie występowały o wydanie zaświadczenia o zameldowaniu na pobyt czasowy - jak stanowią z kolei przepisy art. 32 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Formularze meldunkowe przyjęte w Urzędzie w okresie objętym kontrolą (od 1 marca 2015 r. formularze określone według wzorów ustalonych w załącznikach nr 1-10 do powołanego powyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego) zawierały wszystkie dane wymagane przepisami: art. 11 ust. 1 oraz art. 15 ust. 1a ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisami: art. 30, art. 34 oraz art. 37 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Powyższych ustaleń dokonano sprawdzając wyrywkowo wytypowane do kontroli formularze meldunkowe, które w ilości: 12 sztuk (tj. zgłoszenie pobytu stałego, zgłoszenie pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące i odpowiednio zgłoszenie pobytu czasowego, zgłoszenie wymeldowania z miejsca pobytu stałego), które przechowywane były w teczce aktowej: OR.5343 Sprawy meldunkowe. 5.Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności W okresie od 1 marca 2015 r. do dnia kontroli w Urzędzie nie odnotowano przypadków otrzymania zlecenia usunięcia niezgodności w trybie przepisów art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. 6

Natomiast kontrolowany Urząd usunął 3 własne niezgodności (w zakresie ewidencji ludności) i wystąpił w 35 przypadkach do innych organów ze zleceniem usunięcia stwierdzonych niezgodności (w zakresie dowodów osobistych). 6.Udostępnianie danych z Gminnych Zbiorów Meldunkowych, Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców, Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych oraz z Rejestru Dowodów Osobistych. Wydawanie zaświadczeń: Kontrolując wydawanie zaświadczeń w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r., w trybie przepisów art. 44g ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. do 31 maja 2015 r., w trybie przepisów art. 45 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności stwierdzono, że Urząd, po rozpatrzeniu podania zainteresowanej osoby, prawidłowo wydawał zaświadczenia: do dnia 28 lutego 2015 r. w oparciu o posiadane gminne zbiory meldunkowe i ewidencję wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, a od dnia 1 marca 2015 r. w oparciu o dane z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców i Rejestru Dowodów Osobistych. Powyższe sprawy były rejestrowane i przechowywane w teczce aktowej: OR.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji z wydawanych dowodów osobistych W kontrolowanym okresie w Urzędzie zarejestrowano 1093 podania o wydanie zaświadczenia. Kontrolując wybrane losowo zaświadczenia (poświadczenia zameldowania) w liczbie 19 (w tym 6 za pobraniem opłaty skarbowej w wysokości 17 zł - zgodnie z przepisem części II kol. 3 ust. 2 załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późń. zm.) stwierdzono, iż sprawy o numerach: od OR.5345.665.2014 do OR.5345.672.2014 oraz od OR.5345.391.2015 do OR.5345.402.2015 - zostały prawidłowo załatwione. Poświadczenia zameldowania wydawane były w dniu złożenia podania, w sytuacji gdy wydanie poświadczenia wymagało uiszczenia opłaty skarbowej do wniosku dołączany był dowód zapłaty. Natomiast na podaniach o wydanie poświadczenia zameldowania, które nie podlegały opłacie skarbowej nie była umieszczana adnotacja o zwolnieniu z tej opłaty, co jest niezgodne z przepisami ustawy z dnia 16.11.2006 r. o opłacie skarbowej (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 783 z późn. zm.) Udostępnianie danych: Wnioski o udostępnienie danych, które wpłynęły do Urzędu w okresie objętym kontrolą rejestrowane były w teczce aktowej: OR.5345 Udostępnianie danych i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności lub dokumentacji z wydawanych dowodów osobistych, podteczki aktowe OR.5345.12.2014 oraz OR.5345.1.2015 Udostępnianie danych. W spisie spraw dla przedmiotowej teczki zostało łącznie zarejestrowanych 87 wniosków, które rozpatrzono bez zbędnej zwłoki. Wnioski składano na formularzach ustalonych rozporządzeniami: 7

Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2008 r. Nr 214, poz. 1353 z późn. zm) które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru pesel oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego(dz. u z 2011, nr 243, poz. 1450 z późn. zmn.)- które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7 października 2011r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru dowodów osobistych oraz dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (DZ. U. 2011 r., nr 243, poz. 1452 z późn. zmn.) które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., Wysokość opłaty za udostępnienie danych ustalano w Urzędzie w oparciu o przepisy: Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. z 2008 r. Nr 207, poz. 1298) - które obowiązywało do 28 lutego 2015 r., Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2011 r. Nr 195, poz. 1153 z późn. zm.) które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 21 listopada 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z Rejestru Dowodów Osobistych i dokumentacji związanej z dowodami osobistymi (Dz. U. z 2012 r. poz. 75 z późn. zm.) które weszło w życie z dniem 1 marca 2015 r., Kontroli poddano losowo wytypowane do kontroli sprawy o numerach: OR5345.12.20.2014, OR 5345.12.23.2014, OR 5345.12.29.2014, OR 5345.12.48.2014, OR5345.12.55.2014 OR5345.12.62.2014, OR.5345.1.3.2015, OR.5345.1.6.2015, OR.5345.1.7.2015, OR.5345.1.8.2015, OR.5345.1.9.2015, OR.5345.1.10.2015, OR.5345.1.11.2015, OR.5345.1.12.2015, OR.5345.1.15.2015, OR.5345.1.19.2015, OR.5345.1.21.2015. Nieodpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 44h ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. podmiotom wskazanym w przepisach art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w szczególności: w szczególności: organom administracji publicznej, organom państwowym i instytucjom publicznym, w celu realizacji ich zadań ustawowych (najczęściej z wnioskiem o udostępnienie danych osobowych występowali: komornicy sądowi, urzędy skarbowe, WKU, GOPS). Natomiast odpłatnie udostępniano dane podmiotom wskazanym w przepisach art. 44h ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a od 1 marca 2015 r. podmiotom wskazanym w przepisach art. 46 ust. 2 pkt 1 i pkt 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. 8

Kontrolowane wnioski zostały załatwione prawidłowo. Dowody opłat za udostępnienie danych osobowych dołączone były do wniosku. Informacje dotyczące danych osobowych udzielane były terminowo. W sytuacji, gdy Urząd nie był właściwy do załatwienia sprawy, wniosek o udostępnienie danych osobowych przekazywany był do organu właściwego. Zawiadomienie o przekazaniu wniosku, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 65 1 k.p.a zawierało uzasadnienie (dotyczy spraw: OR 5345.12.50.2014, OR.5345.1.20.2015). Natomiast po 1 marca 2015 r. stwierdzono wpływ do Urzędu 1 wniosku o udostępnienie danych złożonego w trybie przepisu art. 75 ustawy z dnia 6 sierpnia 2015 r. o dowodach osobistych (sprawa: OR.5345.1.21.2015). 7. Nadawanie numeru PESEL W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w 112 przypadkach kontrolowany Urząd zwrócił się do Ministra Spraw Wewnętrznych o nadanie numeru PESEL i czynności w tym zakresie zostały prawidłowo dokonane. W okresie od 1 marca 2015 r. do 31 maja 2015 r. w 12 przypadkach nadano numer PESEL z urzędu na podstawie przepisu art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Osoby te zostały powiadomione o nadaniu numeru PESEL na podstawie przepisu art. 21 cyt. ustawy o ewidencji ludności oraz przepisu 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 4 stycznia 2012 r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r. poz. 74 z późn. zm.) Natomiast w okresie od 1 marca 2015 r. do 31 maja 2015 r. nie odnotowano przypadków złożenia wniosku o nadanie numeru PESEL w trybie przepisów art. 16 ust. 2 w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności. Dowody osobiste Kontrolując zagadnienia związane z wydawaniem dowodów osobistych w oparciu o przepisy ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych i odpowiednio przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. z 2010 r. Nr 167, poz. 1131 z późn. zm.) sprawdzono: 1. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego, 2. Wydawanie dowodów osobistych, 3. Prowadzenie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, 4. Przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, 5. Sposób i tryb unieważniania dowodów osobistych, 6. Udostępnianie danych w trybie jednostkowym z Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych i z Rejestru Dowodów Osobistych, 7. Udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi, 8. Usuwanie niezgodności w rejestrach, w tym obsługa zleceń usunięcia niezgodności, 9. Aktualizacja rejestru PESEL i Rejestru Mieszkańców o dane dot. wydanego dowodu osobistego. 9

W okresie objętym kontrolą Urząd dysponował 1 zestawem komputerowym do realizacji dowodów osobistych. Karty kryptograficzne do obsługi RDO posiadały 4 osoby wraz ze stosownymi upoważnieniami do pracy w RDO. Do dnia 4 maja 2015 r. dowody osobiste pracownik Urzędu odbierał raz w tygodniu z Komendy Powiatowej Policji w Nowym Targu, natomiast po tej dacie dokumenty te dostarczane są przez funkcjonariuszy Komendy Powiatowej Policji w Nowym Targu do Urzędu Gminy Lipnica Wielka. W trakcie kontroli, kontrolujący otrzymał informację, że w okresie objętym kontrolą w Urzędzie: przyjęto 1 451 wnioski o wydanie dowodu osobistego, 176 zgłoszeń o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego, wydano 1 367 dowodów osobistych Organizacja pracy na stanowisku dowodów osobistych zapewniała prawidłową obsługę mieszkańców Gminy. W okresie w okresie od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. dane zawarte we wniosku o wydanie dowodu osobistego porównywane były z danymi znajdującymi się w prowadzonym wówczas gminnym zbiorze meldunkowym kontrolowanego Urzędu oraz z danymi zawartymi w odpisie aktu stanu cywilnego, gdy przedłożenie tego dokumentu przez osobę wnioskującą było niezbędne. Po takiej weryfikacji dane wprowadzane były do Systemu Obsługi Obywatela. Kontroli poddano wnioski o wydanie dowodu osobistego: AZP 265304, AZU 588918, AZN 303286. Powodem złożenia przedmiotowych wniosków było między innymi: upływ terminu ważności, zniszczenie dowodu osobistego. W wyniku kontroli stwierdzono, że wszystkie wyżej wymienione wnioski zostały przyjęte w sposób prawidłowy. Przestrzegana była zasada osobistego stawiennictwa wnioskodawcy przy składaniu wniosku o wydanie dowodu osobistego, a także przy jego odbiorze. Przy wręczaniu nowego dowodu osobistego pracownik sprawdzał prawidłowość jego wystawienia. Osoba odbierająca nowy dowód osobisty potwierdzała odbiór dokumentu w części B formularza, a dotychczasowy dowód osobisty, po jego unieważnieniu w sposób określony w obowiązującym wówczas przepisie 33 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, zwrotu lub utraty (Dz. U. z 2009 r. Nr 47, poz. 384) zwracany był wnioskodawcy. Jak ustalił kontrolujący wyżej wskazane dowody osobiste figurowały w RDO oraz w prowadzonym obecnie przez Urząd RM. Dokumentacja stanowiąca podstawę do wydania dowodu osobistego przechowywana była w kopertach dowodowych. Kontrolując wytypowane do kontroli koperty dowodowe w ilości 5 sztuk pod względem ich kompletności, a także prawidłowości wydawania dowodów osobistych stwierdzono, że dokumentacja w kopertach dowodowych była kompletna, a dowody osobiste zostały wydane prawidłowo. Do 28 lutego 2015 r. wezwanie o kopertę dowodową umieszczano prawidłowo w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty, czyli jak stanowił przepis 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Koperty dowodowe, zgodnie z przepisem 24 ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności 10

i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1475) - które obowiązywało do 28 lutego 2015 r. - oznaczone były imieniem i nazwiskiem osoby, datą urodzenia, numerem PESEL, imieniem ojca oraz serią i numerem dowodu osobistego. Do 28 lutego 2015 r. wezwanie o kopertę dowodową umieszczano prawidłowo w dotychczasowym miejscu przechowywania koperty, czyli jak stanowił przepis 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Do dnia 28 lutego 2015 r. tj. do dnia obowiązywania cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty Urząd prawidłowo aktualizował dokumentację dowodową w przypadku zgonu posiadacza tego dokumentu. Dowody osobiste przekazywane przez urzędy stanu cywilnego wraz z zawiadomieniem o zgonie, wydanym zgodnie z przepisem 32 ust. 3 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. były unieważniane w funkcjonującym wówczas podsystemie Systemu Obsługi Obywatela (SOO) aplikacji SWDO lub kasowane w ewidencji kartotecznej. Skasowany dowód osobisty wraz z zawiadomieniem przechowywany był w kopercie dowodowej ( 32 ust. 8 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009r.). W przypadku, gdy kierownik urzędu stanu cywilnego zwracał skasowany dowód osobisty zgłaszającemu zgon na podstawie otrzymanego z urzędu stanu cywilnego zawiadomienia unieważniano w podsystemie SOO dowód osobisty osoby zmarłej zgodnie z przepisem art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (która obowiązywała do dnia 28 lutego 2015 r.), tj. z dniem zgonu jego posiadacza, a zawiadomienie to przechowywane było w kopercie dowodowej. Kontrolujący stwierdził - w oparciu o skontrolowane koperty dowodowe osób zmarłych o serii i numerze dowodu osobistego: ANN 708247 oraz AHT 699530 - iż dowody te prawidłowo figurowały w RDO oraz w prowadzonym dla Gminy Lipnica Wielka RM jako unieważnione z dniem zgonu jego posiadacza. Urząd pośredniczył w wydawaniu dowodów osobistych w sytuacji, gdy złożenie wniosku o wydanie dowodu osobistego we właściwym organie gminy nie było możliwe. Obieg dokumentacji w tych sprawach był prawidłowy, zgodny z przepisami prawa. Powyższe sprawy przechowywane były w teczce aktowej OR.5344.2014 i OR.5344.2015 Obsługa dowodów osobistych. W spisach spraw dla powyższych teczek zarejestrowanych zostało 20 spraw ostatecznie załatwionych (w tym: w 2014 r. 15, do 28 lutego 2015 r. - 5). Natomiast dokonując kontroli wniosków o wydanie dowodu osobistego złożonych po dniu 1 marca 2015 r. tj. w oparciu o przepisy ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych stwierdzono, że ich przyjmowanie odbywało się w Urzędzie w sposób prawidłowy. Wniosek o wydanie dowodu osobistego składała osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, a w wypadku osoby nieposiadającej zdolności do czynności prawnych lub posiadającej ograniczona zdolność do czynności prawnych wniosek składał jeden z rodziców. Nie stwierdzono przypadku przyjęcia wniosku o wydanie dowodu osobistego w trybie przepisu art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Kontrolujący dokonał kontroli dokumentacji związanej z wydaniem następujących dowodów osobistych: CAB 173811, CAV 109612, CAT 957387, CAX 646539, CAW 213642. Ustalano, iż na złożonych wnioskach o wydanie dowodu osobistego (odpowiednio o numerach: 11

1211072/2015/3818532/01, 1211072/2015/3142110/01, 1211072/2015/6402373/01, 1211072/2015/37253608/01, 1211072/2015/0548444/01, pracownik umieścił w adnotacjach urzędowych informację o sposobie ustalenia przez niego tożsamości osoby ubiegającej się o wydanie dowodu, wypełniając tym samym dyspozycje zawarte w 9 ust. 4 w związku z 9 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212). Powodem złożenia powyższych wniosków był upływ terminu ważności dowodu osobistego. Pracownik po sprawdzeniu zgodności danych zawartych we wniosku z danymi zawartymi w RDO wprowadzał je bezpośrednio w trybie teletransmisji do przedmiotowego Rejestru zgodnie z przepisami: art. 57 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych oraz 4 ust. 2 pkt. 1 i 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 20 listopada 2014 r. w sprawie prowadzenia Rejestru Dowodów Osobistych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1709 z późn. zm.). Jak stwierdził kontrolujący osoba ubiegająca się o wydanie dowodu osobistego otrzymywała potwierdzenie złożenia wniosku o jego wydanie, zawierające przewidywaną datę odbioru dowodu osobistego ( 10 ust. 4 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212)). Odbiór dowodu osobistego następował przez osobę, która ubiegała się o jego wydanie. Osoba ta potwierdzała jego odbiór wpisując datę oraz składając czytelny podpis na formularzu dowodu osobistego tak jak stanowi przepis 13 ust. 1 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. Osoba, która odbierała nowy dowód osobisty przedkładała dotychczasowy dowód osobisty. Dokument ten po jego uprzednim unieważnieniu w systemie, a następnie fizycznym uszkodzeniu zgodnie z przepisem 23 ust. 1 cytowanego wyżej rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. zwracany był jego posiadaczowi jeżeli wyrażał on wolę zachowania unieważnionego dokumentu (przepis 23 ust. 2 powyższego rozporządzenia). Po wprowadzeniu przez pracownika Urzędu do RDO daty odbioru dowodu osobistego przez zainteresowanego, dane przekazywane były z RDO do rejestru PESEL, a który z kolei przekazywał je do RM. Jak ustalił kontrolujący powyżej wskazane wydane nowe dowody osobiste: CAB 173811, CAV 109612, CAT 957387, CAX 646539, CAW 213642 figurowały w powyższych rejestrach. Dokumentację związaną z dowodami osobistymi sporządzoną w kontrolowanym Urzędzie w formie papierowej przechowywano w kopertach dowodowych oznaczonych imieniem i nazwiskiem osoby, imieniem ojca, datą urodzenia, numerem PESEL oraz serią i numerem dowodu osobistego - tak jak stanowią przepisy art. 62 ust. 1, ust. 3 oraz ust. 4 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych. Ponadto kontrolujący ustalił, iż dowody osobiste osób, które zmarły po dniu 1 marca, tj. po wejściu w życie przepisów ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych zostały unieważnione z dniem zgonu posiadacza dowodu osobistego (przepis art. 50 ust. 3 pkt 2 cyt. wyżej ustawy). Ustaleń dokonano w oparciu o unieważnione dowody osobiste: ABZ 002493, oraz AKV 491847. W okresie objętym kontrolą w Urzędzie zgłoszono 176 utrat lub uszkodzeń dowodu osobistego. Osobom, które zawiadomiły o utracie lub uszkodzeniu dowodu osobistego wydano zaświadczenie - do 28 lutego 2015 r. zgodnie z przepisem art. 42 ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisem 25 ust. 2 cyt. rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 6 lutego 2009 r. w sprawie wzoru dowodu 12

osobistego oraz trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich unieważniania, wymiany, zwrotu lub utraty, a od 1 marca 2015 roku zgodnie z przepisem art. 47 ust. 5 ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych oraz przepisem 18 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzoru dowodu osobistego oraz sposobu i trybu postępowania w sprawach wydawania dowodów osobistych, ich utraty, uszkodzenia, unieważnienia i zwrotu (Dz. U. z 2015 r. poz. 212). Rejestracja stanu cywilnego W okresie podlegającym kontroli Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej była pani Bożena Solawa zatrudniona pierwotnie od 1 sierpnia 2010 r. jako Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, a z dniem 1 sierpnia 2011 r. już jako Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej. Ustalono, że pani Bożena Solawa spełniła wymagania określone przepisami art. 6a - 6c ustawy z dnia 19 września 2008 r. o zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2008 r. nr 182, poz. 1121), która do ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2011 r. nr 212, poz. 1264 z późn. zm.) zwanej w dalszej części wystąpienia pokontrolnego p.a.s.c. z 1986 r., wprowadziła zapisy dotyczące kwalifikacji i stażu pracy uprawniających do zajmowania powierzonego stanowiska. Pani Bożena Solawa udzielała wyjaśnień w trakcie kontroli. Realizacja zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego odbywała się: 1) do 28 lutego 2015 r. na podstawie: ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tj. Dz. U. z 2011 r. nr 212, poz. 1264 z póz zm.), oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. nr 136, poz. 884 z późn. zm.), zwanego w dalszej części u wystąpienia pokontrolnego rozporządzeniem MSWiA. 2) od 1 marca 2015 r. na podstawie: ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2014 r., poz. 1741 z późn. zm.), zwanej w dalszej części u wystąpienia pokontrolnego p.a.s.c. z 2014 r. oraz rozporządzeń wykonawczych, tj.: rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 12 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów karty urodzenia i karty martwego urodzenia (Dz. U. z 2015 r. poz. 171); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 22 stycznia 2015 r. w sprawie opłaty dodatkowej za przyjęcie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński poza urzędem stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 180); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 stycznia 2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 194); rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 5 lutego 2015 r. w sprawie przenoszenia aktów stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 2004); 13

rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 9 lutego 2015 r. w sprawie prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. z 2015 r. poz. 225); rozporządzenia Ministra Zdrowia z 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu (Dz. U. z 2015 r. poz. 231). 1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie zwykłym i w trybach szczególnych. Ilość sporządzonych w kontrolowanym okresie aktów stanu cywilnego prezentuje poniższa tabela: akty urodzenia akty małżeństwa akty zgonu od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 20 36 22 od 1 stycznia do 28 lutego 2015 od 1 marca 2015 do dnia kontroli razem 2015 do dnia kontroli 4 1 2 14 37 12 18 38 14 Do 28 lutego 2015 r. akty stanu cywilnego sporządzane były pismem ręcznym w księgach stanu cywilnego. Księga urodzeń i księga zgonów obejmowały lata 2011-2015 (do 28 lutego 2015 r.), natomiast księga małżeństw lata 2013-2015 (do 28 lutego 2015 r.). Akty stanu cywilnego sporządzone były starannie i czytelnie. Stosowano właściwą numerację aktów stanu cywilnego oraz prawidłową pisownię nazwisk i dat zgodnie z zasadami określonymi w przepisach 2 ust. 2 i 3, 3 i 5 rozporządzenia MSWiA. W szczególności, nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisywano w pełnym brzmieniu bez skrótów, zaś daty zdarzeń stwierdzonych w aktach wpisywano słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: dzień, miesiąc, rok. Nie we wszystkich przypadkach w aktach stanu cywilnego sporządzonych na podstawie decyzji o wpisaniu treści zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r. zastosowano prawidłową pisownię nazw miejscowości położonych za granicą tj. w brzmieniu oryginalnym w alfabecie łacińskim. W akcie urodzenia Nr 1/2014 umieszczono nazwę miejsca zdarzenia Wiedeń zamiast Wien co było niezgodne z zapisem 14 ust. 2 rozporządzenia MSWiA. W związku ze zmianą stanu prawnego opisane uchybienie omówiono w trakcie kontroli. Do kontroli wytypowano losowo wybrane akty urodzenia wraz z aktami zbiorowymi, tj. akty urodzenia nr 1/2014 i nr 20/2014 oraz akt urodzenia nr 2/2015 wszystkie sporządzone w trybie szczególnym na podstawie decyzji wydanej w oparciu o przepis art. 73 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r. Stwierdzono, że dokumentacja przechowywana w aktach zbiorowych skompletowana została w sposób prawidłowy. Do akt zbiorowych włączono w szczególności podania stron o wpisanie zagranicznych aktów urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego (i jednocześnie o uzupełnienie ich treści), oryginalne dokumenty zagraniczne podlegające transkrypcji [w przypadku aktu urodzenia nr 1/2014 odpis aktu urodzenia 14

w języku niemieckim wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego, a w przypadku aktów nr 20/2014 i 2/2015 wielojęzyczne odpisy aktów wydane na podstawie Konwencji Nr 16 dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzoną w Wiedniu, dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. z 2004 r. nr 166 poz. 1735)], a także decyzje administracyjne, będące podstawą sporządzenia aktów w polskiej księdze stanu cywilnego. W aktach zbiorowych znajdowały się również decyzje o uzupełnieniu transkrybowanych aktów urodzenia, wraz z odpowiednimi dokumentami, stanowiącymi podstawę ich wydania (notatki urzędowe ze sporządzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej aktów małżeństwa rodziców). Niezależnie od powyższego ustalono, że do dnia kontroli żaden spośród aktów urodzenia sporządzonych od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w papierowej księdze stanu cywilnego w Lipnicy Wielkiej, nie został po 1 marca 2015 r. przeniesiony do rejestru stanu cywilnego. W zakresie rejestracji małżeństw poddano kontroli wybrane akty nr 1/2014, 2/2014, 4/2014, 5/2014, 6/2014 oraz 23/2014 wraz z aktami zbiorowymi. W przypadku aktów nr 2/2014, 5/2014 i 6/2014 dotyczących małżeństw zawartych w formie określonej w art. 1 2 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (tj.: Dz. U. z 2012 r. poz. 788 z późn. zm.) zwanej w dalszej części u wystąpienia pokontrolnego k.r.o., stwierdzono, że znajdujące się w aktach zbiorowych zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa zawierały dane określone w art. 4 1 k.r.o. tj. informację o braku przeszkód prawnych do zawarcia małżeństwa oraz treść i datę złożonych oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Do akt zbiorowych włączono także zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego osób zamierzających zawrzeć związek małżeński. Kontrola wykazała zachowanie zarówno terminu ważności zaświadczeń o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego, jak i 5 dniowego terminu przekazywania przez duchownych do Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej zaświadczeń stanowiących podstawę sporządzenia aktu małżeństwa. Data wpływu zaświadczenia do Urzędu każdorazowo odnotowywana była na wpływającym dokumencie. W przypadku aktów małżeństwa nr 1/2014, 4/2014 i 23/2014 sporządzonych na podstawie art. 1 1 k.r.o., tj. w wyniku złożenia przed kierownikiem urzędu stanu cywilnego oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński do akt zbiorowych również włączono zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz odpisy aktów stanu cywilnego nupturientów. Niezależnie od powyższego ustalono, że spośród wszystkich aktów małżeństwa sporządzonych od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w papierowej księdze stanu cywilnego w Lipnicy Wielkiej, po 1 marca 2015 r. do rejestru stanu cywilnego przeniesione zostały akty małżeństwa: nr 1-2/2014, 4-13/2014, 15-17/2014, 21/2014, 27/2014 oraz 32-34/2014. We wszystkich wskazanych aktach informację o ich przeniesieniu do rejestru stanu cywilnego zamieszczono w postaci stosownej wzmianki. W zakresie rejestracji zgonów poddano kontroli wybrane akty zgonu nr 1/2014, 2/2014, 3/2014, 4/2014 i 5/2014 oraz 17/2014, 18/2014, 19/2014 i 20/2014 wraz z aktami zbiorowymi wszystkie sporządzone w trybie zwykłym na podstawie ustnego zgłoszenia zgonu. Kontrola wykazała, że zgłoszenia zgonów dokonywane były w ustawowym terminie i przez osoby do tego uprawnione zgodnie z treścią art. 65 p.a.s.c. z 1986 r. W aktach zbiorowych poszczególnych aktów zgonu każdorazowo znajdowała się karta zgonu. Nie ujawniono rozbieżności pomiędzy treścią skontrolowanych aktów zgonu a treścią kart zgonu stanowiących podstawę ich sporządzenia. Stwierdzono natomiast, że w sytuacji gdy 15

znajdujące się w skontrolowanych aktach zbiorowych karty zgonu nie zawierały informacji na temat godziny zgonu osoby, której dany akt dotyczył, odpowiednia rubryka w akcie była każdorazowo wykreślana. Wyjaśnić należy, że zgodnie z treścią przepisu art. 66 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r. podstawą sporządzenia aktu zgonu stanowiła karta zgonu. Z uwagi na powyższe, w przypadku, gdy karta zgonu nie zawierała informacji o godzinie zgonu, należało wpisać w rubryce aktu zgonu stosowną adnotację o braku danych zgodnie z dyspozycją przepisu art. 67 ust. 2 p.a.s.c. z 1986 r. W związku ze zmianą stanu prawnego opisane uchybienie omówiono w trakcie kontroli. Niezależnie od powyższego ustalono, że do dnia kontroli żaden spośród aktów zgonu sporządzonych od 1 stycznia 2014 r. do 28 lutego 2015 r. w papierowej księdze stanu cywilnego w Lipnicy Wielkiej, nie został po 1 marca 2015 r. przeniesiony do rejestru stanu cywilnego. W zakresie przestrzegania w prowadzonych postępowaniach przepisów p.a.s.c. z 1986 r. oraz przepisów k.p.a. poddano kontroli dokumentację wybranych spraw: USC.5353.1.2014, USC.5353.22.2014, USC.5353.2.2015 (wpisanie treści zagranicznego aktu urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego art. 73 ust. 1 p.a.s.c. z 1986 r.) oraz USC.5252.1.2014, USC.5352.21.2014, USC.5352.1.2015 (uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego art. 36 p.a.s.c. z 1986 r.) Generalnie postępowanie wyjaśniające przed wydaniem decyzji prowadzone było zgodnie z przepisami k.p.a. oraz p.a.s.c. z 1986 r. Co do zasady podania o dokonanie danej czynności urzędowej składane były w Urzędzie Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej przez wszystkie strony postępowania (w przypadku aktów urodzenia małoletnich dzieci rodziców dziecka, a w odniesieniu do aktu małżeństwa obojga małżonków), co nie stwarzało konieczności zawiadamiania pozostałych stron o wszczęciu postępowania. Skontrolowane decyzje zostały wydane w terminie określonym w art. 35 k.p.a. i zawierały prawidłowe pouczenie o przysługującym prawie odwołania się do Wojewody Małopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej. Jako podstawę prawną decyzji powołano nie tylko przepisy materialne, ale również przepis art. 104 k.p.a. określający sposób załatwienia sprawy w drodze decyzji administracyjnej. Nie wszędzie przepis materialny, stanowiący podstawę rozstrzygnięcia został jednak powołany prawidłowo. W dwóch z trzech skontrolowanych spraw dotyczących uzupełnienia treści aktów stanu cywilnego (sprawy Nr USC.5352.21.2014 oraz USC.5352.1.2015) jako materialną podstawę decyzji powołano bowiem art. 73 ust 1 p.a.s.c. z 1986 r. regulujący transkrypcję zagranicznego aktu do polskiej księgi stanu cywilnego, zamiast art. 36 p.a.s.c. z 1986 r. normującego uzupełnienie treści aktu stanu cywilnego w trybie administracyjnym. Podkreślić w tym miejscu należy, że podstawa prawna jest jednym z obligatoryjnych elementów struktury decyzji administracyjnej. Nie budzi zatem wątpliwości fakt, że musi być ona powołana w decyzji dokładnie, a więc z prawidłowym wskazaniem mających zastosowanie w sprawie przepisów określonego aktu prawnego, wraz z powołaniem źródła jego publikacji. Od 1 marca 2015 r. rejestracja stanu cywilnego w Urzędzie Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej dokonywana jest w elektronicznym rejestrze stanu cywilnego z wykorzystaniem aplikacji Źródło tj. programu informatycznego do przetwarzania i edycji danych gromadzonych w Systemie Rejestrów Państwowych. Prawidłowość działania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej sprawdzono kontrolując wytypowane akty stanu cywilnego: akt urodzenia nr 1211072/00/AU/2015/684776 (data sporządzenia: 2 kwietnia 2015 r.) 16

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. na wniosek matki dziecka (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego sprawa zarejestrowana pod Nr USC.5353.5.2015). Podstawę sporządzenia aktu w rejestrze stanu cywilnego stanowił oryginalny zagraniczny odpis aktu urodzenia w języku angielskim, wraz z jego tłumaczeniem przysięgłym na język polski. W treści aktu zamieszczono adnotację o trybie jego sporządzenia, lecz ograniczającą się jedynie do zapisu Transkrypcja zagranicznego aktu bez wskazania podstawy prawnej dokonanej czynności materialno-technicznej jak również bez podania informacji o zagranicznym dokumencie będącym podstawą zamieszczenia danych w polskim akcie urodzenia. Należy zatem zauważyć że ogólnikowe lub niestaranne adnotacje w aktach stanu cywilnego nie spełniają wymogów rzetelnej informacji o okolicznościach i podstawie rejestracji aktów stanu cywilnego a tym samym uchybiają dyspozycji art. 23 p.a.s.c. z 2014 r. Z uwagi na fakt, że wniosek matki zawierał również prośbę o uzupełnienie i sprostowanie transkrybowanego aktu urodzenia dziecka w oparciu o dane zawarte w akcie małżeństwa rodziców, sporządzony w Urzędzie Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej (sprawa zarejestrowana pod Nr USC.5352.2.2015), dokonano tych czynności bezpośrednio po transkrypcji (w tym samym dniu), poprzez dołączenie do aktu w rejestrze stanu cywilnego odpowiednich wzmianek dodatkowych o jego uzupełnieniu i sprostowaniu. akt urodzenia nr 1211072/00/AU/2015/788777 (data sporządzenia: 21 lipca 2015 r.) Akt urodzenia został sporządzony na podstawie art. 104 p.a.s.c. z 2014 r. na wniosek rodziców dziecka (transkrypcja zagranicznego aktu stanu cywilnego sprawa zarejestrowana pod Nr USC.5353.14.2015). Podstawę sporządzenia aktu w rejestrze stanu cywilnego stanowił oryginalny zagraniczny odpis aktu urodzenia w języku angielskimj wraz z jego tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Analogiczne jak w pierwszym opisanym przypadku w treści aktu zamieszczono adnotację o trybie jego sporządzenia, ograniczającą się jedynie do zapisu Transkrypcja zagranicznego aktu bez wskazania podstawy prawnej dokonanej czynności materialno-technicznej jak również bez podania informacji o zagranicznym dokumencie będącym podstawą zamieszczenia danych w polskim akcie urodzenia, co jak już wskazano uchybiało przepisowi art. 23 p.a.s.c. z 2014 r. Z uwagi na fakt, że wniosek rodziców zawierał również prośbę o uzupełnienie i sprostowanie transkrybowanego aktu urodzenia dziecka w oparciu o dane zawarte w ich akcie małżeństwa (sprawa zarejestrowana pod Nr USC.5352.11.2015), dokonano tej czynności bezpośrednio po transkrypcji (w tym samym dniu), poprzez dołączenie do aktu w rejestrze stanu cywilnego odpowiednich wzmianek dodatkowych. akt małżeństwa nr 1211072/00/AM/2015/044735 (data sporządzenia: 13 czerwca 2015 r.) Akt dotyczył małżeństwa zawartego w formie określonej w art. 1 1 k.r.o. (ślub cywilny). Podstawę jego sporządzenia stanowił stosowny protokół przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński w urzędzie stanu cywilnego. Poza protokołem do akt zbiorowych włączono przyjęte przez Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Lipnicy Wielkiej zapewnienia nupturientów o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Akt małżeństwa sporządzono w Rejestrze stanu Cywilnego w dniu zawarcia związku małżeńskiego. Nie zamieszczono w nim przypisków o aktach urodzenia małżonków co uchybiało przepisowi art. 25 ust. 1 p.a.s.c. z 2014 r., nakazującemu zamieszczanie przy akcie stanu cywilnego informacji o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby oraz informacji wpływających na stan cywilny tej osoby w formie przypisków. akt małżeństwa nr 1211072/00/AM/2015/036843 (data sporządzenia: 7 lipca 2015 r. ) 17