Strona1. z 6 Zarządzenie nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie realizacji projektu pt.: Media in formal and informal education in the Visegrád Group countries w ramach Międzynarodowego Funduszu Wyszehradzkiego. Na podstawie art. 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.), w związku z umową nr 11340022 zawartą dnia 14 lutego 2014 r. pomiędzy Międzynarodowym Funduszem Wyszehradzkim a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zgodnie z uchwałą nr 67 Senatu Uniwersytetu Śląskiego z dnia 26 czerwca 2007 r. w sprawie zatrudniania i dodatkowego wynagradzania osób uczestniczących w realizacji projektów finansowanych z innych źródeł niż określone w art. 94 ust. 1 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym (ze zmianą zawartą w uchwale nr 2 z dnia 23 września 2008 r.) oraz w nawiązaniu do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm., zarządzam co następuje: I. Przedmiot zarządzenia 1 1. Zarządzenie określa zasady realizacji w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (Uniwersytecie) projektu pt.: Media in formal and informal education in the Visegrád Group countries, zwanego w dalszej części zarządzenia,,projektem. 2. Projekt realizowany jest na mocy umowy, która została zawarta dnia 14 lutego 2014 r. pomiędzy Międzynarodowym Funduszem Wyszehradzkim a Uniwersytetem Śląskim w Katowicach, zwanej w dalszej części zarządzenia umową o dofinansowanie Projektu. II. Realizacja Projektu 2 Projekt realizowany jest zgodnie z: 1) umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu; 2) przepisami zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych, z późn. zm.; 3) przepisami zarządzenia nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 19 marca 2012 r. w sprawie wprowadzenia Obiegu dokumentów dla projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach ; 4) przepisami niniejszego zarządzenia.
Strona2. z 6 III. Zarządzanie Projektem 3 Nadzór nad prawidłową realizacją Projektu w Uniwersytecie, w okresie od dnia 14 lutego 2014 r. do dnia 31 lipca 2014 r. sprawuje Zespół Nadzorujący realizację Projektu. 1. W skład Zespołu Nadzorującego realizację Projektu wchodzą: 1) Prorektor ds. Finansów i Rozwoju; 2) Prorektor ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką; 3) Kanclerz; 4) Kwestor. 4 2. Do zadań członków Zespołu Nadzorującego realizację Projektu należy: 1) współpraca z Koordynatorem Projektu, w zakresie realizacji Projektu; 2) uczestniczenie, w miarę możliwości lub w sytuacjach, gdy jest to konieczne dla sprawnej realizacji Projektu, w spotkaniach informacyjno-organizacyjnych dotyczących realizacji Projektu; 3) aktywne uczestnictwo w działaniach minimalizujących zagrożenia realizacji Projektu. 5 W celu prawidłowej realizacji Projektu zostanie wyłoniony, w oparciu o procedury wynikające z ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych lub odpowiednie przepisy wewnętrzne Uniwersytetu, Koordynator Projektu. 6 Do zadań Koordynatora Projektu należy w szczególności: 1) planowanie, nadzorowanie, koordynowanie prawidłowej realizacji Projektu, zgodnej z harmonogramem, celami i zadaniami określonymi w Projekcie, w tym organizacja konferencji oraz konkursu fotograficznego; 2) nadzór nad zgodnością realizacji Projektu z wytycznymi Międzynarodowego Funduszu Wyszehradzkiego; 3) sporządzanie umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu oraz nadzór nad ich rejestracją; 4) przygotowywanie rachunków oraz protokołów odbioru do umów cywilnoprawnych dla osób zaangażowanych do Projektu; 5) sporządzanie porozumień wolontariackich w ramach Projektu; 6) administracja oraz nadzór nad prowadzaniem informacji i promocji Projektu, w tym aktualizacja strony www Projektu; 7) składanie zapotrzebowań na dostawy/usługi zaplanowane w ramach Projektu;
Strona3. z 6 8) zatwierdzanie propozycji przesunięć środków pomiędzy zadaniami i zmian do wniosku o dofinansowanie Projektu; 9) potwierdzanie merytorycznej zgodności dokumentów finansowych związanych z realizacją Projektu; 10) dokonywanie wyodrębnienia wydatków strukturalnych z ogółu wydatków ponoszonych przez Uniwersytet, zgodnie z zarządzeniem nr 18 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach (ze zmianą zawartą w zarządzeniu nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 13 lipca 2011 r.); 11) opracowywanie regulaminów niezbędnych do realizacji Projektu; 12) obsługa uczestników konferencji i konkursu fotograficznego, wraz z prowadzeniem dokumentacji; 13) prowadzenie i przechowywanie dokumentacji Projektu; 14) prowadzenie archiwizacji dokumentacji Projektu, zgodnie z 12 niniejszego zarządzenia; 15) sporządzenie raportu finalnego Projektu, przy współpracy z Działem Projektów; 16) współpraca z kierownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, zaangażowanymi w realizację Projektu (w tym ustalanie zasad realizacji poszczególnych zadań z Opiekunem Projektu z Działu Projektów); 17) niezwłoczne informowanie na piśmie Działu Projektów oraz Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Gospodarką o problemach/zagrożeniach w realizacji Projektu; 18) przekazanie kopii protokołów/raportów z przeprowadzonych kontroli/audytów Opiekunowi Projektu oraz Dyrektorowi/Z-cy Dyrektora ds. Projektów. 7 W celu prawidłowej realizacji Projektu, Koordynator Projektu ściśle współpracuje z właściwymi jednostkami administracji ogólnouczelnianej. 8 Jednostką organizacyjną odpowiedzialną za realizację Projektu jest Wydział Pedagogiki i Psychologii, którego władze są zobowiązane do zapewnienia sprawnej i prawidłowej realizacji Projektu. IV. Zasady zaangażowania i wynagradzania w Projekcie 9 1. Forma zaangażowania osób w realizację Projektu i wykonywane zadania muszą być zgodne z wnioskiem o dofinansowanie Projektu. 2. Zaangażowanie osób w realizację Projektu następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r., poz. 572, z późn. zm.); ustawą z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego
Strona4. z 6 i o wolontariacie (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r., Nr 234, poz. 1536, z późn. zm.), zasadami i trybem określonym w statucie Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach; ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121); ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907, z późn. zm.). 3. Wysokość wynagrodzeń nie może przekraczać kwot ujętych we wniosku o dofinansowanie Projektu i musi być zgodna z obowiązującym rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie warunków wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą dla pracowników zatrudnionych w uczelni publicznej, a także zarządzeniami obowiązującymi w Uniwersytecie. 4. Wprowadza się następujące formy zaangażowania osób w realizację Projektu: 1) zawarcie umowy cywilnoprawnej na podstawie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r., poz. 121), w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu; 2) zawarcie porozumienia o wykonywaniu przez wolontariuszy świadczeń na rzecz Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 1 do pisma okólnego nr 1 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 28 stycznia 2013 r., w celu wykonania zadań związanych z realizacją Projektu. 5. Zawarcie umowy cywilnoprawnej lub porozumienia, o których mowa w ust. 4, następuje na wniosek Koordynatora Projektu, z tym, iż w przypadku pracowników Uniwersytetu Koordynator Projektu działa w porozumieniu z kierownikiem jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy. V. Zasady realizacji dostaw i usług 10 1. Dostawy i usługi realizowane w ramach Projektu dokonywane są zgodnie z przepisami obowiązującymi w Uniwersytecie, w szczególności z Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. 2. Każde zapotrzebowanie na dostawę, usługę winno zawierać opis zgodny z wnioskiem o dofinansowanie Projektu oraz musi być podpisane przez Koordynatora Projektu. 3. Weryfikacja zapotrzebowań na dostawy, usługi i pozostałe wydatki realizowane w ramach Projektu, z budżetem Projektu, prowadzona jest przez Dział Projektów. 4. Nie dopuszcza się realizacji własnej dostaw, usług i płatności gotówkowych, pobierania materiałów z magazynu.
Strona5. z 6 VI. Zasady podziału kosztów pośrednich Projekt nie przewiduje kosztów pośrednich. 11 VII. Zasady archiwizacji dokumentacji związanej z realizacją Projektu 12 1. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane są w Uniwersytecie przez okres sześciu lat od daty rozliczenia końcowego Projektu, w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo. Dopuszcza się przedłużenie okresu archiwizacji na polecenie Międzynarodowego Funduszu Wyszehradzkiego. 2. Przechowywanie dokumentacji Projektu musi być zgodne ze szczegółowymi wytycznymi, zawartymi we właściwych dokumentach projektowych, umową o dofinansowanie Projektu oraz z zasadami określonymi w Instrukcji archiwalnej Uniwersytetu Śląskiego, wprowadzonej zarządzeniem nr 70 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 2 września 2010 r., z późn. zm. 3. Wszystkie dokumenty związane z realizacją Projektu muszą być w trakcie jego realizacji gromadzone i przechowywane w odrębnych, oznaczonych logo Międzynarodowego Funduszu Wyszehradzkiego, segregatorach i teczkach. VIII. Zakaz zbycia aktywów 13 1. Aktywa nabyte lub wytworzone w ramach Projektu nie mogą zostać zbyte przez Uniwersytet za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie pięciu lat od zakończenia realizacji Projektu. 2. Nadzór nad wypełnieniem obowiązku, o którym mowa w ust. 1, sprawuje kierownik jednostki organizacyjnej Uniwersytetu, w której realizowany jest Projekt. IX. Ochrona danych osobowych 14 1. Przetwarzanie danych osobowych w ramach Projektu odbywa się zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity Dz. U z 2002 r., Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).
Strona6. z 6 2. Powierza się Koordynatorowi Projektu nadzór nad ochroną danych osobowych w zakresie realizacji Projektu. X. Postanowienia końcowe 15 W Dziale Księgowości Projektów prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa Projektu, zgodnie z zarządzeniem nr 119 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 30 listopada 2009 r. w sprawie zasad (polityki) rachunkowości Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach, z późn. zm. oraz szczegółowymi zasadami rachunkowości Projektu. 16 Regulaminy, o których mowa w 6 pkt 11, zatwierdza Rektor lub właściwy Prorektor. 17 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i dotyczy również zdarzeń, które powstały od dnia 14 lutego 2014 r. R E K T O R Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś