Instrukcja kancelaryjna Spis treści: I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ II. PODZIAŁ KANCELARYJNY, RZECZOWY PODZIAŁ AKT III. PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH IV. PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE KORESPONDENCJI V. ROZDZIELANIE I DORĘCZANIE KORESPONDENCJI VI. PRZEGLĄDANIE I PRZYDZIELANIE KORESPONDENCJI VII. REJESTROWANIE I ZNAKOWANIE SPRAWY VIII. ZAŁATWIANIE SPRAW IX. PRZYGOTOWYWANIE I PODPISYWANIE PISM X. WYSYŁANIE KORESPONDENCJI XI. PRZECHOWYWANIE AKT XII. PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO XIII. POSTĘPOWANIE Z AKTAMI W PRZYPADKU REORGANIZACJI LUB LIKWIDACJI KOMÓRKI ORGANIZACYJNEJ XIV. KONTROLA PRACY KANCELARYJNEJ I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej. 1. Instrukcja ustala jednolite zasady postępowania zapewniające sprawne wykonywanie prac kancelaryjnych, ustala metody pracy biurowej oraz normuje czynności kancelaryjne związane z obiegiem akt jawnych i akt obejmujących informacje stanowiące tajemnicę służbową, od momentu ich wpływu do Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego, do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego. 2. Postępowanie z aktami obejmującymi informacje stanowiące tajemnicę państwową normują odrębne przepisy. 3. Przez użyte w Instrukcji określenia należy rozumieć: 1
PINB Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Kętrzynie, akta sprawy szereg pism dotyczących tego samego zdarzenia, Inspektor Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Kętrzynie, kontrolka wpływów kontrolka wysyłanej korespondencji pomoce kancelaryjne w formie ksiąg, kart lub dzienników korespondencyjnych, służące do ewidencjonowania wpływów lub wysyłanej korespondencji w celu kontroli obiegu pism w PINB, punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy, rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt powstających w czasie działalności PINB zawierający jednocześnie archiwalną klasyfikację akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem klasyfikacyjnym, hasłem klasyfikacyjnym i kategorią archiwalną, spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw (nie pojedynczych pism dotyczących danej sprawy objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt), znak sprawy zespół symboli oznaczających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw według rzeczowego wykazu akt, jak również kolejność sprawy w tej grupie, teczka aktowa teczka (skoroszyt, segregator) służąca do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z wykazu akt, wpływ każda przesyłka (pismo, nota, telegram, faks itp.) otrzymane przez PINB. II. Podział kancelaryjny. Rzeczowy wykaz akt. Podział akt na kategorie archiwalne. 1. W PINB obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, którego podstawą jest rzeczowy wykaz akt. 2. W systemie tym dokonuje się rejestracji spraw (nie poszczególnych pism dotyczących danej sprawy) w spisach spraw. System ten nie wyklucza stosowania dzienników korespondencyjnych, czy innych pomocy ewidencyjnych, służą one jednak do kontroli obiegu akt, a nie mają wpływu na rzeczowe kompletowanie akt spraw w teczkach zakładanych zgodnie z wykazem akt. 3. Akta tematyczne jednorodne (dotyczące tego samego zagadnienia lub rodzaju dokumentacji) będą posiadały te same symbole i hasła klasyfikacyjne (załącznik nr 1). 2
4. PINB sporządza wyciąg z rzeczowego wykazu akt zawierający tylko te pozycje wykazu, tj. symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną, które dotyczą spraw występujących w zakresie jej działania. 5. Wyciąg wykazu akt, w zależności od potrzeb, może zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowę klas już istniejących, przy zachowaniu tej samej kategorii archiwalnej. 6. Akta dzieli się pod względem ich wartości archiwalnej na dwie kategorie: - materiały archiwalne, - dokumentację niearchiwalną. 7. Dla oznaczenia materiałów archiwalnych stosuje się symbol A. Materiały archiwalne posiadają wartość historyczną, wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego i są przechowywane wieczyście. Archiwum zakładowe PINB przekazuje je do Archiwum Akt Nowych po upływie 25 lat, zgodnie z postanowieniem zawartym w 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216). 8. Dla oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej stosuje się symbol B, z tym, że: - symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B5) oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po ustalonym okresie przechowywania może być przekazana na makulaturę, okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwieniu sprawy, - symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich (np. BE) oznacza się dokumentację, która po upływie okresu przechowywania powinna zostać poddana ekspertyzie w wyniku, której, może zostać uznać za materiały archiwalne (kategorię A), ekspertyzę przeprowadza Archiwum Akt Nowych, - symbolem Bc oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu może być przekazana na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej, lecz za zgoda pracownika archiwum zakładowego. 9. Kategoria archiwalna jest ustalona w wykazie akt. III. Podział czynności kancelaryjnych. 1. Czynności kancelaryjne PINB wykonują: - sekretariat, - pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie sprawy. 3
2. Do czynności kancelaryjnych sekretariatów należy: 1) przyjmowanie wszystkich wpływów, ewidencjonowanie ich w kontrolkach wpływów i kontrolkach wysyłanej korespondencji i przedstawienie ich przełożonym do dekretacji, 2) rozdzielanie pism zadekretowanych między poszczególnych pracowników, 3) rejestrowanie spraw w spisach spraw, wysyłanie faksów, 4) przechowywanie akt spraw załatwionych bezpośrednio przez przełożonych, 5) wysyłanie przesyłek, 6) przyjmowanie i nadawanie faksów i teleksów, 7) przekazywanie akt do archiwum zakładowego. 4. Do czynności kancelaryjnych pracowników załatwiających merytorycznie sprawy należy: 1) rejestrowanie spraw w spisach spraw, (jeżeli nie robi tego sekretariat) oraz znakowanie sprawy, 2) przekazywanie do sekretariatu korespondencji przygotowanej do wysłania, 3) przechowywanie akt załatwionych, 4) zakładanie teczek aktowych i przekazywanie ich do archiwum zakładowego. IV. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie korespondencji. 1. Sekretariat przyjmuje wszystkie wpływy (korespondencję, przesyłki) nadesłane lub przyniesione do PINB. 2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem wartościowych oraz adresowanych imiennie. Przesyłki wartościowe Sekretariat przekazuje upoważnionym pracownikom za pokwitowaniem po spisaniu ich zawartości. 3. Po otwarciu koperty Sekretariat sprawdza: 1) czy nie zawiera pisma mylnie skierowanego, 2) czy znajdują się w niej wszystkie pisma (wyliczone w piśmie przewodnim). 4
Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres zawiadamiając o tym nadawcę. Brak załączników należy odnotować na piśmie przewodnim. Jeżeli przesyłka zawiera tylko załączniki bez pisma przewodniego, należy sporządzić odpowiednią adnotację na kopercie reklamacja. 4. Koperty dołącza się do następujących wpływów: 1. mylnie skierowanych, 2. w których brak jest adresu nadawcy lub daty pisma, 3. poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia, 4. dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania). 5. Otrzymane telegramy, telefaksy należy doręczać właściwej osobie niezwłocznie po otrzymaniu odnotowując datę i godzinę wpływu. Osoba odbierająca te przesyłki powinna również odnotować te dane. 6. Po otwarciu koperty i wyjęciu pisma Sekretariat umieszcza na dowód przyjęcia pieczątkę wpływu, w której wpisuje datę przyjęcia. 7. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i pismach (np. na drukach) nie wymagających merytorycznego załatwienia. 8. Sekretariat ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku pism wchodzących (kontrolce wpływów). V. Rozdzielenie i doręczanie korespondencji. 1. Po zadekretowaniu korespondencji przez Inspektora, jest ona przekazywana do poszczególnych pracowników. 2. Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych. 3. Korespondencję o charakterze prywatnym Sekretariat doręcza adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. VI. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji. 1. Sekretariat przekazuje otrzymaną korespondencję niezwłocznie do wglądu i dekretacji Inspektora. 5
2. Inspektor dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę). 3. Po zadekretowaniu korespondencji przez Inspektora, sekretariat dokonuje rejestracji w spisie spraw oraz przekazuje zgodnie z dekretacją. W razie pomyłkowego przydzielenia korespondencji należy ją niezwłocznie przekazać według właściwości. VII. Rejestrowanie i znakowanie spraw. Zakładanie teczek aktowych. 1. Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw (formularz Pu-kn-4 załącznik nr 2). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 2. Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z 4 części: 1. symbolu literowego, 2. liczbowego symbolu hasła według wykazu akt, 3. numer gminy oznaczenie j.n. : a. 1 miasto Kętrzyn, b. 2 gmina Kętrzyn, c. 3 gmina Korsze, d. 4 gmina Reszel, e. 5 gmina Barciany, f. 6 gmina Srokowo 4. kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 5. dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw. 3. Drugi człon znaku sprawy powinien być oddzielony od trzeciego kreską poziomą, natomiast czwarty i kolejny kreską ukośną. Wzór znaku sprawy: PINB 7356-3/1/05 co oznacza: PINB Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego, 7356 - utrzymanie obiektów, 3 gmina Korsze, 1 kolejny numer w spisie spraw, 05 2005 r. 4. Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (np. inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę), ułatwiających obieg pism. 6
5. Znak sprawy wpisuje w obrębie pieczątki wpływu pracownik załatwiający sprawę lub sekretariat. 6. Sprawy wymagające specjalnej formy ewidencji nie podlegają rejestrowi w spisie spraw, lecz są ewidencjonowane w sposób ustalony dla tych spraw. 7. Nie podlegają rejestracji: 1. publikacje, dzienniki urzędowe, czasopisma, książki, ogłoszenia, prospekty itp. 2. potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3. zaproszenia, życzenia, podziękowania. 8. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z wykazem akt. 9. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki i nowe spisy spraw ( w przypadku niewielkiej ilości akt w teczce, dopuszcza się jej prowadzenie w roku następnym). Sprawy nie załatwione w danym roku prowadzone są, do czasu ich ostatecznego załatwienia, pod znakiem nadanym im w roku zarejestrowania łamanym dodatkowo przez ostatnie dwie cyfry roku. 10. Każdej końcowej klasie wykazu akt powinna odpowiadać teczka (w przypadku dużej ilości akt podzielona na tomy) zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie w jednej teczce akt o różnych kategoriach archiwalnych. 11. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące znaczenia: 1. na środku u góry pełna nazwa jednostki 2. w lewym górnym rogu znak akt złożony z symbolu jednostki i symbolu hasła według wykazu akt, 3. w prawym górnym rogu kategoria akt, a w przypadku kategorii B również okres ich przechowywania, 4. na środku tytuł akt, to jest pełne hasło z wykazu akt uzupełnione o rodzaj materiałów zawartych w teczce, 5. pod tytułem daty skrajne, to jest daty złożenia pierwszej i ostatniej sprawy. VIII. Załatwianie spraw. 1. Przy załatwianiu spraw należy stosować najbardziej proste i celowe formy. Przy załatwianiu spraw indywidualnych z zakresu administracji państwowej, pracownicy mają obowiązek stosować przepisy kpa lub inne przepisy proceduralne. 2. Jeżeli wpływające pismo dotyczy dwu lub więcej spraw pracownik sporządza pismo do obiegowego załatwienia sprawy. 3. Obowiązuje forma pisemna załatwiania spraw. Załatwienie ustne może być stosowane za zgodą Inspektora. W przypadku ustnego załatwienia sprawy, jeżeli zachodzi tego potrzeba, sporządza się notatkę, podając sposób załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę. 7
4. Przy pisemnym załatwieniu spraw należy przestrzegać następujących zasad: 1. każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem, 2. każde pismo oznacza się znakiem sprawy, 3. w odpowiedziach podaje się datę i znak sprawy, której odpowiedź dotyczy, 4. adres pisze się w pierwszym przypadku, 5. umieszcza się nad adresem dyspozycje dotyczące sposobu wysyłania pisma (np. polecony, ekspres), 6. pod treścią, po lewej stronie opracowujący umieszcza swoją parafę, datę, podaje ilość załączników (jeżeli pismo ma być przesłane do wiadomości innym zainteresowanym), 7. jeżeli pismo przeznaczone jest dla większej ilości odbiorców (urzędy, instytucje, organizacje) w nagłówku zamieszcza się zwrot Wg rozdzielnika, podając rozdzielnik pod tekstem pisma z lewej strony. 5. Projekty pism podlegają zatwierdzeniu (aprobacie) przez zwierzchnika, który akceptuje projekt pisma umieszczając swoją parafę oraz datę. IX. Przygotowywanie i podpisywanie pism. 1. Pisma sporządza się w odpowiedniej ilości egzemplarzy. Przy sporządzaniu pism należy przestrzegać następujących zasad: - pisma sporządza się na blankietach korespondencyjnych z odpowiednim nadrukiem, - format papieru powinien być dostosowany do wielkości tekstu, - w dacie pisma podaje się dzień, miesiąc i rok, - w lewym dolnym rogu pisma umieszcza się inicjały autora tekstu i osoby aprobującej. 2. Kompetencje w sprawie podpisywania pism określa regulamin organizacyjny. 3. Podpisujący umieszcza na oryginale i kopii swój podpis w obrębie pieczątki zawierającej nazwę jego stanowiska służbowego oraz imię i nazwisko. Podpis powinien być pełny; parafy mogą być umieszczone tylko na kopiach. Przykłady podpisywania w Jednostce: a) podpis właściwego aprobującego: POWIATOWY INSPEKTOR NADZORU BUDOWLANEGO - podpis (imię i nazwisko) b) podpis upoważnionego doraźnie do podpisywania: Z up. POWIATOWEGO INSPEKTORA NADZORU BUDOWLANEGO - podpis- (imię i nazwisko) (stanowisko) 8
Pisma powielone mogą mieć zamiast własnoręcznego, wydrukowany podpis aprobującego. 4. Podpis odręczny można zastąpić facsimile i nazwiska podpisującego, w przypadku podpisywania większej ilości pism tej samej treści do różnych adresatów. 5. Facsimile nie można umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach tajnych i poufnych. 6. Urzędową pieczęć okrągłą, przechowywaną w PINB umieszcza się na pismach posiadających charakter dokumentu i aktach normatywnych wydawanych przez Inspektora. Pieczęć tę przystawia oraz przechowuje wyznaczony pracownik. X. Wysyłanie korespondencji. 1. Pisma przeznaczone do wysyłania przygotowuje pracownik sekretariatu. 2. Czynności w tym zakresie polegają na: 1. sprawdzeniu czy pismo jest podpisane, oznakowane, opatrzone datą, czy dołączono do niego wszystkie załączniki, 2. zaadresowaniu i kopertowaniu przesyłek listowych z podaniem kodu pocztowego, 3. potwierdzeniu kopii pisma jego wysyłki, 4. zgrupowaniu pism przeznaczonych do wysłania, 5. przekazaniu kopii pisma pracownikowi prowadzącemu sprawę, 6. ewidencjonowaniu listów poleconych w pocztowej książce nadawczej, listy zwykłe na kartach doręczeń zwykłych przesyłek pocztowych (sumarycznie), 7. frankowaniu przesyłki i przekazaniu do sekretariatu Starostwa Powiatowego w Kętrzynie. 3. Korespondencja wysyłana jest zgodnie z dyspozycją, np. list polecony, ekspres itp. Brak takiej dyspozycji oznacza korespondencję zwykłą. 4. Przesyłki dla urzędów (odbiorców miejscowych) doręcza się w oznaczonych godzinach przez osoby wytypowane. XI. Przechowywanie akt. 1. Akta spraw do załatwienia przechowuje się w teczkach oznaczonych do załatwienia. 2. Akta spraw załatwionych przechowywane są przez pracowników załatwiających sprawę lub w sekretariacie. 9
3. W teczkach układa się akta spraw w kolejności spisu spraw, a w ramach sprawy chronologicznie (pismo rozpoczynające sprawę na końcu). 4. W przypadku potrzeby wyjęcia akt z teczki w ich miejsce należy włożyć kartkę z informacją podającą datę i nazwisko pracownika, u którego znajdują się akta. 5. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazywane są do archiwum w pierwszym kwartale roku następnego. 6. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne do bieżącego urzędowania, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego (umieszcza się je w spisie zdawczo-odbiorczym) rejestruje w ewidencji archiwum zakładowego. XII. Przekazywanie akt do archiwum zakładowego. 1. Inspektorat przekazuje akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. Akta potrzebne nadal do pracy bieżącej pozostawia się na zasadzie wypożyczenia ich z archiwum zakładowego. 2. Akta sprawy przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane, przez co należy rozumieć: 1. ułożenie akt wewnątrz teczek tzn. sprawami w kolejności spisu spraw, a w ramach spraw chronologicznie. 2. wyłączenie wtórników i usunięcie części metalowych, 3. ponumerowanie poszczególnych stron w teczkach zawierających materiały archiwalne (akta kategorii A), 4. opisanie teczek aktowych zgodnie z postanowieniami instrukcji, 5. ułożenie teczek w porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. 3. Do przekazywanych akt należy dołączyć związane z nimi pomoce ewidencyjne, np. rejestry, skorowidze, kartoteki. XIII. Postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej. 1. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej, akta spraw zakończonych, uporządkowane zgodnie z postanowieniami Instrukcji, należy przekazać do archiwum zakładowego. 2. Akta spraw niezakończonych, należy przekazać na podstawie spisów zdawczoodbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do archiwum zakładowego. 10
XIV. Kontrola pracy kancelaryjnej. 1. Ogólny nadzór nad przestrzeganiem i właściwym stosowaniem Instrukcji sprawuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego. Sporządził: Zatwierdził: 11