Sygnatura akt: CEZAMAT/PU/15/2014 Warszawa, dn. 22.05.2014 r. Zapytanie ofertowe I. Nazwa i adres Zamawiającego:,,. II. III. IV. Nazwa przedmiotu zamówienia: Wykonanie usługi tłumaczenia dla Opis przedmiotu zamówienia: 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi tłumaczenia dla Zamówienie realizowane jest w ramach realizacji projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 2. Termin realizacji zamówienia: 4 dni robocze od dnia zawarcia umowy. 3. Wymagania Zamawiającego: 1) tłumaczenie zwykłe: 20 stron strona formatu A4, czcionka Arial, rozmiar 10; odstęp 1,0 pkt. 5 stron, odstęp 1,15 pkt. 2 strony, odstęp 1,5 pkt. 13 stron łącznie 20 stron w formacie word (doc. docx); 2) tłumaczenie przysięgłe: 3 stron strona formatu A4, czcionka Arial, Times New Roman, rozmiar 10, odstęp 1,0 pkt - łącznie 3 strony w formacie pdf, jpeg; 3) realizacja usługi wymaga specjalistycznego tłumaczenia tekstu z zakresu ekonomicznego, naukowego i technicznego (fotoniki i nanoelektroniki) oraz zagadnień związanych z funduszami europejskim; 4) liczba egzemplarzy tłumaczenia przekazanych Zamawiającemu: 2 egz. tłumaczenia przysięgłego oraz 2 egz. tłumaczenia zwykłego podpisanego przez tłumacza, w formie pisemnej oraz edytowalna wersja elektroniczna tłumaczeń w formacie word (doc docx); 5) miejsce dostarczenia tłumaczenia: siedziba, 00-644 Warszawa. 4. Zamawiający dostarczy tekst do przetłumaczenia po zawarciu umowy. Wymagania związane z wykonaniem: W ramach realizacji przedmiotowego zamówienia do obowiązków Wykonawcy należało będzie: Sposób realizacji przedmiotowego zamówienia określają istotne postanowienia umowy, zawarte w części VI zapytania ofertowego.
V. Sposób obliczenia i prezentacji ceny: 1. Dla obliczenia ceny oferty Wykonawca winien uwzględnić rodzaj tłumaczen oraz liczbę stron dokumentów przekazanych przez Zamawiającego podlegających tłumaczeniu, tj.: a) tłumaczenie zwykłe: 20 stron strona formatu A4, czcionka Arial, rozmiar 10; odstęp 1,0 pkt. 5 stron, odstęp 1,15 pkt. 2 strony, odstęp 1,5 pkt. 13 stron łącznie 20 stron w formacie word (doc. docx); b) tłumaczenie przysięgłe: 3 stron strona formatu A4, czcionka Arial, Times New Roman, rozmiar 10, odstęp 1,0 pkt - łącznie 3 strony w formacie pdf, jpeg. 2. Wykonawca zobowiązany jest samodzielnie oszacować liczbę stron przeliczeniowych wykonanych tłumaczeń na podstawie danych zawartych w pkt 1, dla celów obliczenia ceny oferty. 3. Podana w ofercie cena ma charakter ceny ryczałtowej w rozumieniu art 623 1 Kodeksu cywilnego. Cena ta jest stała i niezmienna bez względu na faktyczną liczbę stron przeliczeniowych wykonanego tłumaczenia. 4. W ofercie należy podać jednostkowe ceny ryczałtowe netto za świadczenie każdego zamawianego rodzaju usługi, stawkę podatku VAT, ceny ryczałtowe brutto, tj.: a) ceny ryczałtowej tłumaczenia przysięgłego b) ceny ryczałtowej tłumaczenia zwykłego VI. Istotne postanowienia umowy: 1 Przedmiot umowy 1. Przedmiotem umowy jest wykonanie usługi tłumaczenia dla, zwanym dalej tłumaczeniem. 2. Zamówienie realizowane jest w ramach realizacji projektu Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. 2. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot umowy zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia, określonym w części III zapytania ofertowego. 3. Wykonawca oświadcza, że przed złożeniem oferty Zamawiającemu zapoznał się ze wszystkimi warunkami, które są niezbędne do wykonania przez niego niniejszej umowy, bez konieczności ponoszenia przez Zamawiającego jakichkolwiek dodatkowych kosztów. 2 Termin i miejsce realizacji umowy 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać zamówienie w terminie czterech dni roboczych od dnia zawarcia umowy.
2. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia przedmiotu zamówienia do siedziby CEZAMAT PW Sp. z o.o.,, pok. 503,. 3 Warunki i zasady realizacji przedmiotu umowy oraz gwarancja jakości 1. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać przedmiot umowy z należytą starannością. 2. Wykonawca odpowiada przed Zamawiającym za poprawność merytoryczną, stylistyczną oraz leksykalną wykonanego na jego rzecz tłumaczenia. 3. Wykonawca zobowiązuje się do: 1) ochrony interesów Zamawiającego wobec osób trzecich przy wykonywaniu tłumaczenia; 2) dostarczenia przedmiotu umowy do siedziby Zamawiającego w 2 egzemplarzach w formie pisemnej oraz w edytowalnej formie elektronicznej w terminie 4 dni roboczych od dnia przekazania tekstu do tłumaczenia; 3) niewykorzystywania, bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego, jakichkolwiek dokumentów lub informacji, uzyskanych od Zamawiającego w innych celach niż realizacja umowy, w czasie jej obowiązywania, po jej rozwiązaniu lub zrealizowaniu. 4. W ramach realizacji usługi określonej w 1 Wykonawca zobowiązuje się wykonać przedmiot zamówienia z zachowaniem układu i szaty graficznej oryginału, odtworzenia tabel i innych prac edytorskich. 5. Wykonane tłumaczenie, a także nośniki magnetyczne wykorzystane do sporządzenia dokumentów i ich kopii, zostaną przekazane Zamawiającemu w dniu zakończenia realizacji umowy. Wykonawca zatrzyma kopię przetłumaczonego dokumentu będącego przedmiotem umowy. 6. Wszystkie materiały i dokumenty, w których posiadanie Wykonawca wejdzie w związku z wykonaniem usługi tłumaczenia są i pozostaną własnością Zamawiającego. 4 Wynagrodzenie i warunki płatności 1. Wykonawca zrealizuje niniejszą umowę za cenę ryczałtową netto... zł (słownie:... złotych), na którą składa się: a) cena ryczałtowa tłumaczenia przysięgłego zł netto (słownie:.. złotych netto), b) cena ryczałtowa tłumaczenia zwykłego zł netto (słownie:.. złotych netto). 2. Do ceny, o której mowa w ust. 1 Wykonawca doliczy % VAT w kwocie... zł (słownie złotych:...). 3. Po doliczeniu podatku VAT, o którym mowa w ust. 2, cena całkowita umowy wynosi zł (słownie:.... złotych). 4. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru, stwierdzający otrzymanie tłumaczenia w 2 egz. tłumaczenia przysięgłego oraz 2 egz. tłumaczenia zwykłego podpisanego przez tłumacza, w formie pisemnej oraz edytowalna wersja tłumaczeń w formacie word (doc docx) zapisanej
w formie elektronicznej. 5. Wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy zostanie zapłacone na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej przez Wykonawcę faktury VAT, po prawidłowym zrealizowaniu przedmiotu umowy. 6. Faktura VAT za realizację przedmiotu umowy wystawiona będzie na adres:,,, NIP: 701-034-61-75, REGON: 146180411, oraz dostarczona zostanie na adres:,,, pok. 503, 5 piętro. 7. Zamawiający zapłaci Wykonawcy należność, o której mowa w ust. 3 przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. Za dzień zapłaty strony ustalają dzień, w którym Zamawiający wydał swojemu bankowi polecenie przelewu należności na rachunek bankowy Wykonawcy. 8. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji części przedmiotu niniejszej umowy będzie płatna w ciągu 14 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT zgodnie z ust. 5 i 6. 9. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego reklamacji, płatność będzie odroczona, aż do dnia usunięcia błędów przez Wykonawcę. 10. Faktura VAT powinna zawierać dodatkowo: 1) nazwę przedmiotu zamówienia, 2) numer umowy, 3) informację: Projekt Centrum Zaawansowanych Materiałów i Technologii, 4) numer konta Wykonawcy, 5) termin płatności zgodnie z postanowieniami ust. 8. 11. Wszelkie rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą będą dokonywane w złotych polskich. 12. Przy zleceniu Podwykonawcy wykonania części zamówienia, koszty usług zleconych pokrywa Wykonawca. 5 Nadzór nad prawidłowym wykonaniem umowy 1. Osobami odpowiedzialnymi za prawidłową realizację niniejszej umowy są: 1) ze strony Wykonawcy będzie Pan(i).... numer telefonu adres e-mail.; 2) ze strony Zamawiającego będzie Pan(i).. numer telefonu. adres e-mail... 2. Wymiana przez Strony bieżących informacji związanych z wykonaniem umowy może być dokonywana w każdej powszechnie przyjętej formie, w szczególności za pośrednictwem faksu, poczty elektronicznej oraz telefonicznie, poprzez bezpośredni kontakt w siedzibie Zamawiającego lub Wykonawcy. 3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 pkt 1 i 2 nie stanowi zmiany umowy i wymaga jedynie pisemnego oświadczenia złożonego drugiej stronie.
6 Zachowanie poufności 1. Wykonawca zobowiązuje się zachować w poufności wszelkie informacje uzyskane w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy, w szczególności stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2003 roku, Nr 153, poz. 1503 z póz n. zm.), w tym nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, handlowe lub organizacyjne przedsiębiorstwa (dalej: Informacje poufne ) w całym okresie obowiązywania Umowy oraz w okresie kolejnych 5 lat po jej wygaśnięciu. 2. Zobowiązanie do zachowania w poufności nie dotyczy: a) ujawnienia Informacji poufnych pracownikom oraz osobom świadczącym usługi na rzecz Zamawiającego, jeżeli ujawnienie Informacji poufnych tym osobom jest niezbędne dla realizacji przez zobowiązań z tytułu zawartej Umowy, b) informacji ogólnie dostępnych lub powszechnie znanych, chyba że stały się one ogólnie dostępne lub powszechnie znane w wyniku nienależytego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania do zachowania poufności, c) informacji, w stosunku do których składając stosowne oświadczenie na piśmie zwolni Wykonawcę z obowiązku zachowania poufności, d) informacji, które Wykonawca winien ujawnić zgodnie z przepisami prawa. 7 Wypowiedzenie umowy 1. Zamawiający ma prawo wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: 1) trzykrotnego istotnego naruszenia warunków niniejszej umowy przez Wykonawcę; 2) nieprzystąpienia przez Wykonawcę do wykonania niniejszej umowy, o ile bezczynność Wykonawcy trwa powyżej 2 dni; 3) zwłoki Wykonawcy w realizacji postanowień niniejszej umowy przekraczającej 3 dni. 8 Kary umowne 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić Zamawiającemu kary umowne, o których mowa w pkt. 1)-3) bez względu na to, czy szkoda faktycznie zaistniała: 1) w razie wypowiedzenia niniejszej umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 20% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy; 2) z tytułu zwłoki w wykonywaniu przez Wykonawcę przedmiotu niniejszej umowy, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 2,5% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy dzień zwłoki w stosunku do terminów określonych
w niniejszej umowie lub na jej podstawie; 3) w wysokości 10% wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy za każdy inny przypadek niż określone w pkt. 1 i 2 przypadki niewykonania lub nienależytego wykonania niniejszej umowy, w szczególności za wykonanie tłumaczenia niezgodnie z opisem przedmiotu zamówienia lub dostarczonego w niewłaściwej liczbie, lub w przypadku nieuwzględnienia wcześniej zgłoszonej reklamacji. 2. Określone w ust. 1 kary umowne mogą być naliczane niezależnie od siebie. Zamawiający może dochodzić na zasadach ogólnych odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej. 3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Zamawiającego kar umownych z przysługującego Wykonawcy wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy. 4. W przypadku naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 1, Zamawiający poinformuje Wykonawcę za pośrednictwem faksu na nr... potwierdzonego drogą pocztową, o przyczynach naliczenia i wysokości kary umownej oraz obciąży Wykonawcę karą i potrąci ją z wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust. 3 niniejszej umowy przy zapłacie faktury VAT wystawionej zgodnie z 4 niniejszej umowy, bądz w przypadku naliczenia kary umownej w sytuacji, gdy Wykonawca nie jest jeszcze uprawniony do wystawienia faktury VAT Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty kary umownej na podstawie noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku dokonania potrącenia, Wykonawcy zostanie doręczona nota obciążeniowa wystawiona przez Zamawiającego. Jeżeli kwota kar umownych przewyższy należne wynagrodzenie, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kwotę przewyższającą w terminie 7 dni od otrzymania wezwania do zapłaty. Zamawiający poinformuje Wykonawcę na piśmie, o fakcie pomniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy, w związku z powstaniem obowiązku zapłaty kar umownych. 9 Postanowienia końcowe 1. W razie sporu związanego z realizacją niniejszej umowy, Strony będą dążyć do jego polubownego rozstrzygnięcia, a w przypadku braku porozumienia Strony poddadzą spór pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową, zastosowanie mają w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. 3. Zmiana postanowień warunków umowy może nastąpić w następujących przypadkach: 1) w zakresie terminu, w przypadku wystąpienia siły wyższej, przez co rozumie się katastrofalne działania przyrody (np. niezwykłe mrozy), akty władzy ustawodawczej i wykonawczej (np. wywłaszczenie) oraz niektóre zaburzenia życia zbiorowego (np. zamieszki uliczne) z wyłączeniem protestów pracowniczych, powodującej konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji dostawy przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych
postanowień umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań; 2) w przypadku zaistnienia okoliczności, z przyczyn obiektywnych niezależnych od Stron niniejszej umowy, powodujących konieczność zmiany pierwotnych warunków realizacji usługi przewidzianej w opisie przedmiotu zamówienia, gdy dalsza realizacja usługi na dotychczasowych warunkach uniemożliwiałaby dotrzymanie przez Wykonawcę istotnych warunków postanowień niniejszej umowy, pomimo dołożenia przez Wykonawcę wszelkich starań. 4. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. VII. VIII. IX. Przy wyborze oferty do realizacji Zamawiający będzie się kierował kryterium: 1. Cena 100%, Ofertę należy złożyć w formie pisemnej pocztą elektroniczną na adres: m.czarnecka@cezamat.eu, w terminie do dnia 23 maja 2014 r. do godziny 14 00 na Formularzu oferty. W przypadku braku możliwości realizacji zamówienia Zamawiający również zwraca się z prośbą o informację pocztą elektroniczną. Decyduje data wpływu oferty do Zamawiającego. Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami z ramienia Zamawiającego jest: Marika Czarnecka, tel.: 22 234 7157, fax: 22 234 7153, e-mail: m.czarnecka@cezamat.eu. Mariusz Wielec /-/ Prezes Zarządu Jacek Kossut /-/ Wiceprezes Zarządu ds. Organizacji i Współpracy Zewnętrznej