Rozdział I Postanowienia ogólne

Podobne dokumenty
ZARZĄDZENIE NR 483/14 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 22 grudnia 2014 r.

SKZ System Kontroli Zarządczej

Standardy kontroli zarządczej

KONTROLA ZARZĄDCZA. Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz.

Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych. Ewa Halska, Andrzej Jasiński, OSKKO

1. 1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Z 2013 r. Poz. 885, z późn. zm.).

Zarządzenie NR 4/2013 Dyrektora Tarnowskiego Ośrodka Interwencji Kryzysowej i Wsparcia Ofiar Przemocy w Tarnowie, z dnia 7 stycznia 2013 r.

Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 roku Przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1241)

Kwestionarisz samooceny

Zarządzenie Nr 1152/2014 Prezydenta Miasta Sopotu z dnia 24 stycznia 2014 r.

Standardy kontroli zarządczej

Zasady monitorowania i dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej oraz udzielania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE NR 36/2016 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP. z dnia 22 marca 2016 r.

Zarządzenie Nr 32/2013 Dyrektora Tarnowskiego Organizatora Komunalnego z dnia 12 listopada 2013 roku

S Y S T E M K O N T R O L I Z A R Z Ą D C Z E J W U NI WE RSYTECIE JANA KO CHANOWS KIE GO W KIE LCACH

ZARZĄDZENIE Nr 128/2012 BURMISTRZA ŻNINA. z dnia 25 września 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 21/11 MARSZAŁKA WOJEWÓDZTWA ZACHODNIOPOMORSKIEGO z dnia 10 marca 2011 r.

Zarządzenie Nr 508 / 2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 9 września 2016 r.

Zarządzenie Nr 5 / 2011 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Lipnie z dnia 27 kwietnia 2011 roku

Zarządzenie Nr 26/2011 Starosty Węgorzewskiego z dnia 27 września 2011 r.

Procedura Systemu Zarządzania Jakością wg PN-EN ISO 9001:2009 Kontrola zarządcza w jednostkach organizacyjnych Gminy Wólka poziom II

ZARZĄDZENIE NR 558/2010 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 31 grudnia 2010 r.

Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Zarządzenie Nr 1697/2011. Prezydenta Miasta Radomia

2 Użyte w niniejszym dokumencie określenia oznaczają: 1. Procedura Procedura kontroli zarządczej obowiązująca w Miejskiej Bibliotece

R /11. Zobowiązuję wszystkich pracowników do zapoznania się z treścią zarządzenia. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

ZARZĄDZENIE Nr 33/14 PROKURATORA GENERALNEGO

GP-0050/1613/2011 ZARZĄDZENIE NR 1613/2011 PREZYDENTA MIASTA STOŁECZNEGO WARSZAWY z dnia 11 października 2011 r.

ARKUSZ SAMOOCENY SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ UWAGI/DODATKOW E INFORMACJE

Zarządzenie Nr OR OR Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski z dnia 30 lipca 2012r.

Polityka kontroli zarządczej w Bibliotece Publicznej im. Jana Pawła II w Dzielnicy Rembertów m.st. Warszawy

Zarządzenie Nr 4854/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 18 marca 2014 r. w sprawie funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Radomiu.

Zarządzenie nr ZEAS 0161/-5/2010 Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Sandomierzu

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 19 /11. Dyrektora Zarządu Budynków Mieszkalnych w Suwałkach z dnia r.

Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej

ZARZĄDZENIE Nr Or BURMISTRZA KOLONOWSKIEGO. z dnia 20 listopada 2014 r.

Zarządzenie nr 98/2012. Wójta Gminy Żórawina z dnia 26 stycznia 2012 w sprawie wprowadzenia standardów kontroli zarządczej w Gminie Żórawina

2. Wykonanie zarządzenia powierza się pracownikom Szkoły Muzycznej. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. Podpis dyrektora szkoły

KONTROLA ZARZĄDCZA w jednostkach sektora finansów publicznych. Prowadzący: Artur Przyszło

Zarządzenie Nr 15/2015 Burmistrza Miasta Łańcuta z dnia 21 stycznia 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR BURMISTRZA TYCZYNA z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Tyczyn

Zarządzenie Nr ZEAS /2010 Dyrektora Zespołu Ekonomiczno Administracyjnego Szkół w Sandomierzu z dnia 28 kwietnia 2010 roku

PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDZCZEJ. Szkoły Podstawowej w Ligocie Małej

RAPORT Z AUDYTU WEWNĘTRZNEGO URZĘDU GMINY TRĄBKI WIELKIE

Zarządzenie Nr 38/2015 Wójta Gminy Michałowice z dnia 24 lutego 2015 roku w sprawie ustalenia wytycznych kontroli zarządczej.

ZARZĄDZENIE NR 413/2016 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 22 listopada 2016 r.

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 84 z dnia 15 listopada 2010 roku KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY

ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej

ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne

I. Postanowienia ogólne.

ZARZĄDZENIE NR 18/11 BURMISTRZA MIASTA KOŚCIERZYNA. z dnia 17 stycznia 2011 r.

ZARZĄDZENIE Nr 14 /2013. w sprawie przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej

Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin

ZARZĄDZENIE Nr 52/14 BURMISTRZA SZYDŁOWCA z dnia 12 maja 2014 roku

ZARZĄDZENIE NR 451/2014 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 19 grudnia 2014 r.

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Wójt Gminy Biesiekierz

Zbiór wytycznych do kontroli zarządczej w Akademii Pedagogiki Specjalnej im. Marii Grzegorzewskiej

Zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych miasta Lublin akceptowalny poziom ryzyka

Zarządzenie wewnętrzne Nr 1 / 2011

ZARZĄDZENIE Nr 13/2018. STAROSTY NOWODWORSKIEGO z dnia 16 marca 2018 r.

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ Nr 3 W PŁOŃSKU

Regulamin kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Kultury

PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Przedszkole Nr 30 - Śródmieście

Zarządzenie Nr 55/2008 Rektora Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie z dnia 30 grudnia 2008 roku

Regulamin organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Tarnobrzegu

SAMOOCENA SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

zarządzam co następuje

Zarządzenie Nr 12/ 2018 Burmistrza Reszla z dnia 26 stycznia 2018 roku

Zarządzenie nr 28/2014 z dnia 21 października 2014 roku Dyrektora Młodzieżowego Ośrodka Wychowawczego w Jaworku

ANKIETA dla kadry kierowniczej samoocena systemu kontroli zarządczej za rok

Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 3/2011

Sprawozdanie. I. Środowisko wewnętrzne

KWESTIONARIUSZ SAMOOCENY W ZAKRESIE STOSOWANIA STANDARDÓW KONTROLI ZARZĄDCZEJ

sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w SOSW oraz zasad jej koordynacji

ZARZĄDZENIE Nr 0050/20/15 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 16 stycznia 2015 roku

1. Wprowadza się organizację, tryb i zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Uniwersytecie Wrocławskim.

Wprowadzam Regulamin kontroli zarządczej" w Urzędzie Miejskim w Wołominie w brzmieniu zgodnym z załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

ZARZĄDZENIE NR 3/2011 Wójta Gminy Jaktorów z dnia 26 stycznia 2011r.

Zarządzenie Nr 88/2016 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 10 lutego 2016 r.

Polityka Zarządzania Ryzykiem

Organizacja Kontroli Zarządczej

Zarządzenie Nr 231/2015

Zarządzenie Nr 51/2010

ZARZĄDZENIE NR WÓJTA GMINY PIĄTNICA. z dnia 16 stycznia 2017 r. w sprawie systemu kontroli zarządczej w Gminie Piątnica

ZARZĄDZENIE NR 1/2016 STAROSTY POLKOWICKIEGO. z dnia 11 stycznia 2016 r.

ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W SANDOMIERZU ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI

Właściwe środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej.

Zarządzenie nr 717/ZAWiK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 19 września 2016 r.

Zarządzenie Nr 167/2017 Prezydenta Miasta Kalisza z dnia 20 marca 2017 r.

ZARZĄDZENIE NR 1106/BA/2015 PREZYDENTA MIASTA ZABRZE. z dnia 28 grudnia 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR 1/2016 WÓJTA GMINY CZERNIKOWO z dnia 4 stycznia 2016r.

Szkoła Podstawowa nr 336 im. Janka Bytnara Rudego - Ursynów

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIASTA MIĘDZYRZEC PODLASKI ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI

REGULAMIN KONTROLI ZARZĄDCZEJ W POWIATOWYM CENTRUM POMOCY RODZINIE W LUBLINIE

Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej dokonana przez kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Siemianowice Śląskie.

PROCEDURY KONTROLI ZARZĄDCZEJ W SAMODZIELNYM PUBLICZNYM MIEJSKIM ZESPOLE PODSTAWOWEJ OPIEKI ZDROWOTNEJ W SANOKU POSTANOWIENIA OGÓLNE

Dział I WSTĘP. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Procedury Kontroli Zarządczej Starostwa Powiatowego w Skarżysku-Kamiennej

Celami kontroli jest:

Transkrypt:

ZARZĄDZENIE NR 178/11 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 21 kwietnia 2011 r. w sprawie ustalenia organizacji i funkcjonowania kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz w pozostałych jednostkach organizacyjnych Miasta Zduńska Wola Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591; z 2002 r. Nr 23, poz.220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214,poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 i Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz.128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675) oraz art. 69 ust.1 pkt.2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240; z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578 i Nr 257, poz. 1726) zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się obowiązek funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz w jednostkach organizacyjnych Miasta Zduńska Wola. Rozdział I Postanowienia ogólne 2 1. Przez użyte w zarządzeniu określenia rozumie się: 1) jednostka samorządu terytorialnego Gmina: Miasto Zduńska Wola; 2) Urząd Urząd Miasta Zduńska Wola; 3) Prezydent Miasta Prezydent Miasta Zduńska Wola; 4) kierownictwo Urzędu Prezydent Miasta, Zastępca/y Prezydenta Miasta, Sekretarz Miasta i Skarbnik Miasta; 5) komórka organizacyjna komórkę, samodzielne stanowisko wyodrębnione w obowiązującym Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miasta Zduńska Wola;

6) Kierownik komórki organizacyjnej Dyrektor Biura/Kierownik Działu; Urzędu/Samodzielne stanowisko zgodnie z obowiązującym w Urzędzie Miasta Zduńska Wola Regulaminem Organizacyjnym; 7) ogół kierownictwa Urzędu Kierownictwo Urzędu wraz z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Zduńska Wola; 8) jednostka organizacyjna jednostka organizacyjna podległa Miastu Zduńska Wola, zgodnie z załącznikiem do Statutu Miasta Zduńska Wola, z wyłączeniem spółek prawa handlowego; 9) Kierownik jednostki organizacyjnej Dyrektor/Kierownik jednostki organizacyjnej Miasta Zduńska Wola; 10) inne określenia zgodnie z obowiązującym Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Zduńska Wola. 3 1. Użyte w zarządzeniu pojęcia definiuje się w następujący sposób: 1) kontrola zarządcza - ogół działań wykonywanych dla zapewnienia realizacji celów jednostki samorządu terytorialnego oraz zadań własnych, zadań zleconych lub powierzonych stosownymi porozumieniami i umowami oraz innych zadań wynikających z przepisów prawa powszechnie obowiązujących oraz prawa miejscowego w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy; 2) zarządzanie ryzykiem - identyfikacja, ocena, analiza i reakcja na ryzyko prowadzonej działalności we wszystkich obszarach zarządzania i realizacji celów jednostki samorządu terytorialnego; 3) samoocena systemu kontroli zarządczej dokonywana raz w roku przez komórki organizacyjne i jednostki organizacyjne ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Mieście Zduńska Wola. 2. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: 1) Prezydenta Miasta w obszarze działania Urzędu i jednostki samorządu terytorialnego; 2) Kierownika jednostki organizacyjnej w obszarze działania kierowanej przez siebie jednostki organizacyjnej. Rozdział II Standardy kontroli zarządczej 4 System kontroli zarządczej 1. System kontroli zarządczej to zintegrowany sposób kontroli wszystkich elementów działania w każdym obszarze obejmujący: 1) systematyczną ocenę i monitoring skuteczności i celowości prowadzonych działań związanych z uzyskiwaniem zamierzonych efektów i celów; 2) zapewnienie właściwych mechanizmów kontroli; 2

3) ciągłą identyfikację i analizę ryzyka. 5 Cele kontroli zarządczej 2. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi; 2) skuteczności i efektywności działania; 3) wiarygodności sprawozdań; 4) ochrony zasobów; 5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania; 6) zarządzania ryzykiem. 6 Elementy kontroli zarządczej Elementy kontroli zarządczej w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych obejmują standardy kontroli zarządczej, na które składają się: A. Środowisko wewnętrzne to element, który określa w sposób zasadniczy i podstawowy jakość kontroli zarządczej, a obejmuje: 1) przestrzeganie wartości etycznych odnosi się zarówno do ogółu kierownictwa oraz Kierowników jednostek organizacyjnych, ale również pracowników, w zakresie świadomości i odpowiedzialności za przestrzeganie przyjętych wartości etycznych przy wykonywaniu powierzonych zadań; 2) zapewnienie kompetencji zawodowych to dbałość ogółu kierownictwa i Kierowników jednostek organizacyjnych w zakresie zapewnienia pracownikom właściwego poziomu i rozwoju wiedzy, umiejętności i doświadczenia pozwalającego na skuteczne i efektywne wykonywanie powierzonych zadań; 3) przygotowanie właściwej struktury organizacyjnej odpowiadającej aktualnym celom i zadaniom, których zakres uprawnień i odpowiedzialności dla wszystkich pracowników został pisemnie określony w sposób przejrzysty i spójny; 4) delegowanie uprawnień których zakres określono dla poszczególnych osób z ogółu kierownictwa jak i pracowników, odpowiednio do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. B. Cele i zarządzanie ryzykiem to element, który służy określeniu celów i zadań oraz efektywnemu zarządzaniu ryzykiem, a obejmuje: 1) zdefiniowanie misji to możliwość wskazania celu istnienia jednostki samorządu terytorialnego, działającej przy pomocy Urzędu; 2) określenie celów i zadań to w co najmniej rocznej perspektywie określenie zadań i celów oraz sposób monitorowania ich realizacji i oceny z uwzględnieniem kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności, 3

3) identyfikacja ryzyka to określenie zdarzeń mających wpływ na realizację zamierzonych celów i zadań, 4) analiza ryzyka to określenie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzenia i jego skutków mogących mieć wpływ na realizację zadań i celów, z wyznaczaniem akceptowalnego poziomu ryzyka; 5) reakcja na ryzyko to działanie mające za cel zminimalizowanie skutków ryzyka do akceptowalnego poziomu. C. Mechanizmy kontroli to elastyczny system kontroli mający za zadanie oddziaływać na konkretne ryzyko, zagrażające wykonaniu celów, a obejmuje: 1) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej to wewnętrzne dokumenty takie jak: procedury, instrukcje, wytyczne, zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne; 2) nadzór ciągły monitoring zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji; 3) zapewnienie ciągłości działalności to mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości jednostki samorządu terytorialnego, wykorzystujące m.in. wyniki analizy ryzyka; 4) ochrona zasobów to system zabezpieczenia jednostki samorządu terytorialnego w zakresie ochrony i wykorzystania jej zasobów, 5) wprowadzenie właściwych mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych to w szczególności: a) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, b) zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez Prezydenta Miasta, Kierownika jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnione, c) podział kluczowych obowiązków, d) weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji, 6) zapewnienie mechanizmów kontroli dotyczących systemów informatycznych to określenie mechanizmów służących zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych. D. Informacja i komunikacja to element, który ogółowi kierownictwa Urzędu, kierownikom jednostek organizacyjnych oraz pracownikom, winien zapewnić dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków, zapewnić przepływ informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym, co obejmuje: 1) zapewnienie bieżącej informacji - to w odpowiedniej formie i czasie zapewnienie właściwych oraz rzetelnych informacji potrzebnych do realizacji celów i zadań, 2) komunikacja wewnętrzna to efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej Urzędu, jak i jednostek organizacyjnych, 3) komunikacja zewnętrzna to efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. 4

E. Monitorowanie i ocena to element, który winien weryfikować obecność w jednostce samorządu terytorialnego, działającej przy pomocy Urzędu i jednostek organizacyjnych systemu kontroli zarządczej, a obejmuje: 1) monitorowanie systemu kontroli zarządczej to skuteczność elementów kontroli zarządczej pozwalających na bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów, 2) samoocena to co najmniej raz w roku samoocena systemu kontroli zarządczej przez ogół kierownictwa i pracowników Urzędu oraz jednostki organizacyjnej, 3) audyt wewnętrzny to prowadzenie obiektywnej i niezależnej oceny kontroli zarządczej, 4) uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej to zapewnienie Prezydenta Miasta oraz Kierownika jednostki organizacyjnej o stanie kontroli zarządczej, którego źródłem są wyniki: monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli i audytów. Rozdział III Organizacja kontroli zarządczej w Urzędzie. 7 1. Istotą wspólną czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu faktycznego w zakresie kontrolowanej działalności i porównanie go z obowiązującą dla niego normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy, rzetelne udokumentowanie i dokonanie oceny kontrolowanej działalności, a także sformułowanie stosownych wniosków. 2. Organizację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie zapewniają w szczególności: a) uregulowania dotyczące funkcjonowania Urzędu: ogółu kierownictwa, oraz pracowników Urzędu oraz akty prawa (ustawy, rozporządzenia, uchwały, zarządzenia, regulaminy, instrukcje, decyzje, upoważnienia, zakresy czynności i polecenia służbowe, sprawozdawczość i inne) regulujące sposób i zakres realizacji zadań, b) wprowadzony system wykonywania i dokumentowania kontroli wewnętrznej obejmujący: 1) samokontrolę polegającą na kontroli prawidłowości wykonywanej pracy własnej w oparciu o obowiązujące przepisy prawa i obowiązki wynikające z Regulaminu Organizacyjnego i zakresu obowiązków służbowych w czasie codziennego wykonywania zadań; 2) kontrolę funkcjonalną wykonywaną przez ogół kierownictwa oraz upoważnionych pracowników biorących udział w realizacji określonych celów i zadań jednostki. Celem kontroli funkcjonalnej jest zapewnienie zgodności wykonywanych czynności z przepisami i procedurami oraz bieżące oddziaływanie i reagowanie na uchybienia. Kontrola funkcjonalna obejmuje 5

wszystkie uregulowania Urzędu, z wyłączeniem regulacji dotyczących wewnętrznej kontroli finansowej; 3) kontrolę instytucjonalną wykonywaną przez pracowników komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli oraz upoważnionych pracowników zgodnie z odrębnym regulaminem przyjętym zarządzeniem Prezydenta Miasta; 4) kontrolę finansową sprawowaną przez ogół kierownictwa Urzędu oraz upoważnionych pracowników zgodnie z odrębnym Zarządzeniem Prezydenta Miasta. c) wprowadzone w Urzędzie Wytyczne Zarządzania Ryzykiem przyjęte odrębnym Zarządzeniem Prezydenta Miasta. d) wprowadzane w Urzędzie Ankiety do Samooceny.. 8 Odpowiedzialność za realizację systemu kontroli zarządczej 1. Prezydent Miasta w zakresie Kierownika Urzędu odpowiada za zapewnienie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. 2. Skarbnik Miasta w zakresie kontroli i analizy budżetu Miasta w kontekście realizacji budżetu oraz kontroli finansowej. 3. Sekretarz Miasta jako przewodniczący zespołu ds. zarządzania ryzykiem, o którym mowa w 11 niniejszego zarządzenia, koordynuje i organizuje pracę zespołu, który działa w oparciu o Wytyczne Zarządzania Ryzykiem przyjęte odrębnym dokumentem Prezydenta Miasta. 4. Kierownicy komórek organizacyjnych w zakresie realizacji zadań i celów określonych w szczególności w budżecie uczestniczą w systemie oceny stanu kontroli zarządczej, którą przedstawiają Prezydentowi Miasta w formie informacji o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok w swojej komórce. 5. Audytor wewnętrzny w ramach obiektywnej i niezależnej oceny przedstawia Prezydentowi Miasta opinie i wnioski co do funkcjonowania systemu kontroli zarządczej jego usprawniania, oceny i doskonalenia. Opinia sporządzona jest w oparciu o wyniki audytu wewnętrznego, informacje o stanie kontroli zarządczej oraz o wyniki kontroli zewnętrznych o których mowa w ust. 7. 6. Pracownik na stanowisku ds. kontroli /lub upoważniony pracownik/ w zakresie funkcjonowania kontroli zewnętrznej, badając co najmniej 5 % ponoszonych wydatków finansowych w jednostce organizacyjnej oraz dokonując oceny jej funkcjonowania w ramach systemu kontroli zarządczej. 7. Pracownicy uczestniczą bezpośrednio w funkcjonowaniu kontroli zarządczej i mają obowiązek zgłaszania swoim przełożonym uwag i informacji co do stanu kontroli 6

zarządczej, zwłaszcza w zakresie istotnych odchyleń od działalności planowanej i zgodnej prawem. 8. Komisja Rewizyjna Rady Miasta Zduńska Wola, jak również zewnętrzne instytucje przeprowadzające kontrole w Urzędzie oraz w jednostkach organizacyjnych w ramach formułowanych wniosków oraz zaleceń. 9 Bieżące monitorowanie realizacji kontroli zarządczej w Urzędzie 1. Obowiązkiem Kierownika komórki organizacyjnej jest: a) wyznaczenie w rocznej perspektywie, w terminie 30 dni od dnia uchwalenia budżetu Miasta Zduńska Wola na dany rok budżetowy, a w przypadku 2011 roku, do dnia 15 czerwca 2011 r. zadań i celów do realizacji oraz ciągłe monitorowanie stopnia ich wykonania, b) uczestniczenie w pracach zespołu ds. zarządzania ryzykiem oraz składanie w terminie 30 dni od dnia uchwalenia budżetu Miasta Zduńska Wola na dany rok budżetowy, a w przypadku 2011 roku, do dnia 15 czerwca 2011 r., Sekretarzowi Miasta wymaganych w tym zakresie informacji, c) stałe usprawnianie sytemu informacji i komunikacji, d) dokonywanie samooceny wprowadzonych w Urzędzie elementów kontroli zarządczej w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku za rok poprzedni, e) składanie do komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli informacji o stanie kontroli zarządczej w swojej komórce do dnia 28 lutego następnego roku za rok poprzedni, z wyłączeniem obowiązku składania informacji o stanie kontroli zarządczej za 2010 rok. 2. Sekretarz Miasta składa Prezydentowi Miasta informację z analizy ryzyka dotyczącą bieżącego roku budżetowego w terminie 14 dni od terminu określonego w 9 ust. 1 pkt. a, a w przypadku 2011 roku, do dnia 30 czerwca 2011 r. 3. Koordynację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie wykonuje Zespół ds. zarządzania ryzykiem, którego przewodniczącym jest Sekretarz Miasta, a o którym mowa w 11 niniejszego zarządzenia. 10 Samoocena systemu kontroli zarządczej 1. Samoocena systemu kontroli zarządczej może być dokonywana przez wszystkich pracowników lub ogół kierownictwa Urzędu. 2. Prezydent Miasta wyznacza obszar i zakres dokonywanej raz w roku samooceny oraz udział w samoocenie Kierowników komórek organizacyjnych lub/ i pracowników. 3. Koordynatorem samooceny w Urzędzie jest Sekretarz Miasta Zduńska Wola. 4. Wzór ankiety do przeprowadzenia samooceny kontroli zarządczej przygotowuje Sekretarz Miasta w porozumieniu z Prezydentem Miasta, w czasie umożliwiającym zapoznanie się z nią przez adresatów, nie później niż do 31 grudnia roku objętego 7

samooceną. Wprowadzenie wzoru ankiety do samooceny nie wymaga odrębnego zarządzenia. 5. Podstawą opracowanych ankiet do samooceny są szczegółowe wytyczne Ministra Finansów zawarte w Komunikacie nr 3 z dnia 16 lutego 2011 r. 6. Samoocenę w Urzędzie należy wykonać za rok poprzedni, w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku, którą przekazuje się Sekretarzowi Miasta. 7. Dokumentację z dokonanej w Urzędzie samooceny Sekretarz Miasta przekazuje w terminie do 28 lutego następnego roku za rok poprzedni, kierownikowi komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli. 11 Zarządzanie ryzykiem 1. W celu analizy i monitorowania ryzyka tworzy się w Urzędzie zespół ds. zarządzania ryzykiem. 2. Skład zespołu ds. zarządzania ryzykiem, jego ogólne cele i funkcje określa odrębne zarządzenie Prezydenta Miasta. Sekretarz Miasta jako przewodniczący zespołu, w uzgodnieniu z Prezydentem Miasta, do prac w zespole może wyznaczyć dodatkowe osoby. 3. Analizę ryzyka dokonuje zespół i przedstawia wnioski i wyniki analizy Prezydentowi Miasta. Identyfikację ryzyka dokonuje się przynajmniej raz w roku, z zastosowaniem wytycznych zarządzania ryzykiem. 12 Informacja o stanie kontroli zarządczej 1. Wyniki monitorowania, samooceny przeprowadzonej z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej, procesu zarządzania ryzykiem, przeprowadzonego audytu oraz kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej. 2. Kierownik komórki organizacyjnej składa Prezydentowi Miasta, za pośrednictwem komórki organizacyjnej realizującej zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli w terminie do 28 lutego następnego roku, za rok poprzedni, informację o stanie kontroli zarządczej w kierowanej przez siebie komórce organizacyjnej wg wzoru zgodnie z załącznikiem Nr 1 niniejszego zarządzenia. 3. Kierownik komórki organizacyjnej składa również w terminie i trybie określonym w ust. 1 informację o stanie kontroli zarządczej złożone przez Kierownika jednostki organizacyjnej nad którą pełni nadzór. 4. Rejestr składanych informacji o stanie kontroli zarządczej prowadzi komórka organizacyjna realizująca zadania w zakresie prowadzenia audytu i kontroli, która przygotowuje informację Prezydenta Miasta o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostce samorządu terytorialnego. 5. W terminie do dnia 30 kwietnia każdego roku Prezydent Miasta składa informacje o stanie kontroli zarządczej w Urzędzie i jednostce samorządu terytorialnego za 8

poprzedni rok budżetowy. Informacja Prezydenta Miasta podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta. Rozdział IV Kontrola zarządcza w jednostkach organizacyjnych Miasta 13 1. Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierowników jednostek organizacyjnych. 2. Kierownicy jednostek organizacyjnych są zobowiązani do zapewnienia skuteczności kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz systemu zarządzania ryzykiem, z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej. 3. W procedurach, o których mowa w ust. 2 uwzględnia się specyficzne: zadania jednostki organizacyjnej, misje i cel jednostki organizacyjnej, posiadane zasoby i warunki w których jednostka organizacyjna działa i wykonuje swoje zadania. 4. Zobowiązuje się Kierowników jednostek organizacyjnych do: a) wdrożenia zasad kontroli zarządczej w kierowanych przez siebie jednostkach organizacyjnych, b) zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej, w tym mającej na względzie realizację celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny i terminowy we wszystkich procesach zachodzących w jednostce organizacyjnej, c) składania w terminie do 15 lutego następnego roku, informacji o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni wg wzoru zgodnie z załącznikiem Nr 1 niniejszego zarządzenia, kierownikowi komórki organizacyjnej nadzorującemu pracę jednostki organizacyjnej, wg podległości określonej w Schemacie Organizacyjnym Urzędu Miasta, stanowiącym załącznik Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta, d) identyfikacji i analizy ryzyka, e) dokonania samooceny systemu kontroli zarządczej w kierowanej jednostce organizacyjnej. 5. Kontrola zarządcza w jednostkach organizacyjnych w ramach II poziomu kontroli wykonywana jest w szczególności, w oparciu o plan kontroli na dany rok. Postępowanie w tym zakresie reguluje Regulamin kontroli przyjęty odrębnym zarządzeniem Prezydenta Miasta. Rozdział V Postanowienia końcowe 14 1. Wnioski w zakresie usprawnienia działania systemu kontroli zarządczej należy składać u Sekretarza Miasta. 9

2. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych i jednostek organizacyjnych do zapoznania podległych im pracowników z treścią niniejszego zarządzenia. 3. Obowiązkiem wszystkich pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych jest przestrzeganie zawartych w zarządzeniu postanowień dotyczących organizacji i zasad funkcjonowania kontroli zarządczej. 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikom komórek organizacyjnych i Kierownikom jednostek organizacyjnych Urzędu i Miasta Zduńska Wola. 5. Wdrożenie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta. 6. Integralną część niniejszego zarządzenia stanowi załącznik Nr 1 określający ramowy wzór informacji o stanie kontroli zarządczej za rok.. 15 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązywania od dnia 2 maja 2011 roku. 2. Traci moc Zarządzenie Nr 149/10 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 16 kwietnia 2010 r. w sprawie powołania zespołu ds. opracowania Regulaminu kontroli zarządczej i procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta Zduńska Wola oraz (w odniesieniu do II poziomu kontroli zarządczej) w jednostkach sektora finansów publicznych podległych Miastu Zduńska Wola. 3. Traci moc z dniem 2 maja 2011 r. Zarządzenie Nr 437/10 Prezydenta Miasta Zduńska Wola z dnia 9 listopada 2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Miasta Zduńska Wola. 10