Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego

Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego Przewodnik dla administracji rządowej w województwie pod redakcją Krystyny Kollbek Kraków, styczeń 2004

Przewodnik został przygotowany w ramach projektu Program Rozwoju instytucjonalnego (PRI), realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute oraz Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie. PRI jest częścią Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich (PAOW). 2

Spis treści WPROWADZENIE.. 4 INSTRUKCJA PRZEPROWADZANIA ANALIZY INSTYTUCJONALNEJ URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO 7 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR I UDZIAŁ WOJEWODY W ZARZĄDZANIU STRATEGICZNYM RZĄDU 10 Kryterium zarządzania nr 1 Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) 10 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR II ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO. 13 Kryterium zarządzania nr 2 Zarządzanie procesami.. 13 Kryterium zarządzania nr 3 Efektywność komunikacji wewnętrznej 16 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR III ZARZĄDZANIE KADRAMI 19 Kryterium zarządzania nr 4 Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników). 19 Kryterium zarządzania nr 5 System szkoleń i doskonalenia zawodowego. 22 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR IV REALIZACJA ZADAŃ PUBLICZNYCH ADMINISTRACJI RZĄDOWEJ W WOJEWÓDZTWIE.. 25 Kryterium zarządzania nr 6 Bezpieczeństwo i porządek publiczny 25 Kryterium zarządzania nr 7 Efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego. 28 Kryterium zarządzania nr 8 Nadzór nad jednostkami samorządu terytorialnego. 31 Kryterium zarządzania nr 9 Kontrola działalności administracji zespolonej i wpływ na działalność administracji niezespolonej. 34 Kryterium zarządzania nr 10 Kontrola wykorzystania majątku skarbu państwa. 37 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR V MONITORING PROJEKTÓW WYKONYWANYCH PRZEZ JEDNOSTKI ZEWNĘTRZNE 40 Kryterium zarządzania nr 11 Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki zewnętrzne (czynnik osobowy, instytucja).. 40 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VI WSPÓŁPRACA I KOMUNIKACJA Z JEDNOSTKAMI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO I INSTYTUCJAMI SPOŁECZEŃSTWA OBYWATELSKIEGO 43 Kryterium zarządzania nr 12 System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a jednostkami samorządu terytorialnego. 43 Kryterium zarządzania nr 13 System dwustronnej komunikacji między administracją rządową a instytucjami społeczeństwa obywatelskiego (ISO). 46 OBSZAR ZARZĄDZANIA NR VII ETYKA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ W DZIAŁALNOŚCI URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO. 49 Kryterium zarządzania nr 14 Zarządzanie etyką.. 49 3

WPROWADZENIE Przewodnik Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego został przygotowany w ramach projektu Program Rozwoju Instytucjonalnego (PRI), realizowanego przez Konsorcjum Canadian Urban Institute i Małopolskiej Szkoły Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie na zlecenie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA). PRI jest częścią rządowego Programu Aktywizacji Obszarów Wiejskich (PAOW), którego celem jest wspieranie rozwoju gospodarczego obszarów wiejskich poprzez zwiększenie pozarolniczego zatrudnienia, wsparcie procesu umacniania samorządów i rozwoju regionalnego oraz pomoc w budowaniu potencjału instytucjonalnego, niezbędnego do uzyskania przedakcesyjnych i strukturalnych funduszy Unii Europejskiej. U podstaw PRI leży przekonanie, że jednym z kluczowych czynników służących rozwojowi obszarów wiejskich jest sprawna i efektywna administracja samorządowa, inicjująca i wspierająca działania na rzecz ich modernizacji. Aby urzędy administracji samorządowej mogły wypełniać zadania na miarę istniejących i pojawiających się potrzeb, konieczne jest wzmocnienie ich potencjału instytucjonalnego. Pod pojęciem tym rozumie się odpowiednie struktury organizacyjne, właściwe procedury działania, mechanizmy zapewniające udział społeczności lokalnej w zarządzaniu sprawami publicznymi oraz kompetentnych i sprawnych urzędników. PRI wpisuje się w nurt budowania nowoczesnej administracji publicznej. Program ten nawiązuje m.in. do zasad nowego zarządzania publicznego i koncepcji współuczestniczenia obywateli w zarządzaniu sprawami publicznymi. Propagowane w ramach PRI zasady, mechanizmy i instrumenty są od wielu lat stosowane z pozytywnym skutkiem w większości państw Europy Zachodniej oraz w USA i Kanadzie. Podstawowym celem PRI jest wypracowanie metody rozwoju instytucjonalnego jednostek administracji publicznej, obejmującej analizę poziomu rozwoju instytucjonalnego, projektowanie zmian (usprawnień) instytucjonalnych oraz ich wdrażanie. Zgodnie z założeniami, określonymi przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, w urzędach wojewódzkich metodą rozwoju instytucjonalnego zostało objętych 7 obszarów zarządzania: 1. Udział wojewody w zarządzaniu strategicznym rządu. 2. Organizacja i funkcjonowanie urzędu wojewódzkiego. 3. Zarządzanie kadrami. 4. Realizacja zadań publicznych administracji rządowej w województwie. 5. Monitoring projektów wykonywanych przez jednostki zewnętrzne. 6. Współpraca i komunikacja z jednostkami samorządu terytorialnego oraz instytucjami społeczeństwa obywatelskiego. 7. Etyka i odpowiedzialność w działalności urzędu wojewódzkiego. Elementami metody rozwoju instytucjonalnego są: A. Na poziomie analizy poziomu rozwoju instytucjonalnego (zawarte w niniejszym opracowaniu): pięciostopniowe opisy stadiów rozwoju instytucjonalnego dla kryteriów zarządzania w ramach 7 obszarów zarządzania, opisy stanów modelowych poziomu rozwoju instytucjonalnego dla każdego kryterium zarządzania, kwestionariusze diagnostyczne, korespondujące z opisami stadiów rozwoju instytucjonalnego, służące określeniu poziomu rozwoju instytucjonalnego jednostki. B. Na poziomie projektowania usprawnień: plany rozwoju instytucjonalnego, zawierające zestawy projektów, których realizacja umożliwi podniesienie potencjału instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego. Przewodnik Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego umożliwia dokonanie samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu, a więc realizację pierwszego z trzech etapów rozwoju instytucjonalnego. Został on przygotowany w celu upowszechniana wśród urzędów wojewódzkich metody analizy instytucjonalnej, wypracowanej w ramach PRI. Opracowanie to zawiera informacje, które umożliwią zainteresowanym jednostkom dokonanie oceny ich poziomu rozwoju instytucjonalnego. Przewodnik składa się z części wprowadzającej, informującej o sposobie przeprowadzenia samooceny poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu oraz części diagnostycznej. W ramach Programu Rozwoju Instytucjonalnego został przygotowany również poradnik, poświęcony planowaniu oraz wdrażaniu zmian instytucjonalnych w urzędzie. Przewodnik ten został opracowany w oparciu o 4

doświadczenia, uzyskane przez wykonawców projektu w trakcie wdrażania zmian instytucjonalnych w 33 jednostkach administracji publicznej. Przewodnik Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego przygotował zespół autorski w składzie: Krystyna Kollbek (ekspert ds. zarządzania kadrami), Andrzej Kulig (ekspert ds. realizacji zadań publicznych administracji rządowej w województwie), Jarosław Górniak (Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, ekspert ds. partycypacji społecznej i stymulowania rozwoju społecznego), Aleksander Marcinkowski (Uniwersytet Jagielloński, ekspert ds. zarządzania strategicznego), Tadeusz Markowski (Uniwersytet Łódzki, ekspert ds. stymulowania rozwoju gospodarczego oraz współpracy między jednostkami samorządu terytorialnego), Stanisław Mazur (Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, lider projektu PRI), Jerzy Miller (ekspert ds. realizacji zadań publicznych administracji rządowej w województwie), Henryk Pająk (ekspert ds. organizacji i funkcjonowania urzędu), Bohdan Turowski (Umbrella Stowarzyszenie Konsultantów, zastępca lidera projektu ds. monitoringu i ewaluacji), Marcin Zawicki (Małopolska Szkoła Administracji Publicznej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, zastępca lidera projektu ds. metody PRI). Istotny wkład w przygotowanie przewodnika oraz metody rozwoju instytucjonalnego wnieśli również członkowie Zespołu Projektu, w składzie: Tomasz Potkański (kierownik), Jacek Nowak (specjalista ds. rozwoju instytucjonalnego), Krzysztof Jaszczołt (specjalista ds. monitoringu i ewaluacji) przedstawiciele Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, z inicjatywy którego opracowano w/w metodę. Wewnętrzną recenzję przewodnika sporządził Wojciech Misiąg przedstawiciel Instytutu Badań nad Gospodarką Rynkową ("Zespół Referencyjny" Komponentu B-3 PAOW). Ponadto, składamy podziękowania pracownikom pilotażowych urzędów wojewódzkich uczestniczących w PRI, którzy weryfikowali wcześniejsze wersje kwestionariuszy diagnostycznych, co również pozwoliło na ich dopracowanie. Przewodnik powstał dzięki współpracy ekspertów Programu Rozwoju Instytucjonalnego z następującymi jednostkami pilotażowymi: Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku, Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie, Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie. a także Urząd Gminy w Baniach, Urząd Miejski w Cedyni, Urząd Miejski w Chojnie, Urząd Gminy w Starym Czarnowie, Urząd Miejski w Gryfinie, Urząd Miejski w Moryniu, Urząd Miejski w Trzcińsku Zdroju, Urząd Gminy w Widuchowej, Urząd Miejski w Jedwabnem, Urząd Gminy w Łomży, Urząd Gminy w Miastkowie, Urząd Miejski w Nowogrodzie, Urząd Gminy w Piątnicy, Urząd Gminy w Przytułach, Urząd Gminy w Śniadowie, Urząd Gminy w Wiźnie, Urząd Gminy w Zbójnej, Urząd Gminy i Miasta w Dobczycach, Urząd Miasta i Gminy w Myślenicach, Urząd Gminy w Pcimiu, Urząd Gminy w Raciechowicach, Urząd Gminy w Sieprawiu, Urząd Miejski w Sułkowicach, Urząd Gminy w Tokarni, 5

Starostwo Powiatowe w Gryfinie, Starostwo Powiatowe w Łomży, Starostwo Powiatowe w Myślenicach, Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku, Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego w Krakowie, Urząd Marszałkowski Województwa Zachodniopomorskiego w Szczecinie, 6

INSTRUKCJA PRZEPROWADZANIA ANALIZY INSTYTUCJONALNEJ URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO 1. Analiza instytucjonalna urzędu wojewódzkiego przeprowadzana jest za pomocą kwestionariuszy diagnostycznych. Rezultatem analizy instytucjonalnej urzędu wojewódzkiego jest określenie poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu. 2. Ocena poziomu rozwoju instytucjonalnego jest dokonywana indywidualnie dla każdego zdefiniowanego zakresu merytorycznego działalności urzędu, który nosi nazwę kryterium zarządzania. Przykładowym kryterium zarządzania jest np. efektywność obsługi finansowej jednostek samorządu terytorialnego. 3. Poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w 7 obszarach zarządzania mierzony jest za pomocą 14 kryteriów zarządzania. Na przykład, kryteria zatytułowane polityka kadrowa oraz system szkoleń i doskonalenia zawodowego składają się na obszar zarządzanie kadrami. Istnieją obszary zarządzania, dla których zostało sformułowane jedno kryterium zarządzania. Przykładowo, kryterium kształtowanie postaw etycznych jest jedynym w obszarze etyka i odpowiedzialność w działalności urzędu wojewódzkiego. 4. Każde z kryteriów zarządzania poziomu rozwoju instytucjonalnego zawiera opis 5 stadiów rozwoju instytucjonalnego urzędu administracji publicznej. Stadium 1 oznacza, że w urzędzie nie stosuje się instrumentów zarządzania właściwych dla danego kryterium zarządzania lub stosuje się je w minimalnym wymiarze. Stadia od 2 do 5 zawierają warunki stopniowo coraz trudniej osiągalne dla urzędu. Warunki dla stadium 5 dotyczą głównie stosowania procedur doskonalenia i aktualizacji instrumentów zarządzania, wymaganych dla danego kryterium zarządzania. Stadia rozwoju instytucjonalnego od 1 do 5 obrazują potencjalną ścieżkę rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego. Analiza instytucjonalna pozwala określić, na którym stadium rozwoju instytucjonalnego w ramach każdego kryterium zarządzania znajduje się urząd oraz jakie zadania muszą zostać podjęte w celu podniesienia jego potencjału instytucjonalnego. 5. Kryteria zarządzania rozwoju instytucjonalnego zostały przygotowane w oparciu o zasadę kumulacji. Zasada ta oznacza, że osiągnięcie wyższego stadium rozwoju wymaga spełnienia wszystkich warunków dla tego stadium, jak również wszystkich warunków określonych dla stadiów poprzednich. Wyjątkiem jest stadium 1, dla którego przyjęto założenie, że jest osiągalne dla wszystkich urzędów. Dlatego warunki dla stadium 1 nie podlegają sprawdzaniu. Zgodnie z przyjętą metodą, urząd może zostać sklasyfikowany odpowiednio: na stadium 2 gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 2, na stadium 3 gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 3 oraz wszystkie warunki określone dla stadium 2, na stadium 4 gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 4 oraz wszystkie warunki określone dla stadiów 3 i 2, na stadium 5 gdy spełnia wszystkie warunki określone dla stadium 5 oraz wszystkie warunki określone dla stadiów 4, 3 i 2. 6. Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego zawiera opis wzorcowego stanu rozwoju instytucjonalnego urzędu w ramach każdego kryterium zarządzania. Stan modelowy jest syntezą warunków wymaganych dla poszczególnych stadiów oraz charakteryzuje urząd zarządzany i zorganizowany w sposób optymalny, który nawiązuje do najlepszych rozwiązań stosowanych w kraju i zagranicą. 7. Warunki dla każdego stadium w ramach poszczególnych kryteriów zarządzania znajdują się w kwestionariuszach diagnostycznych. Ocena poziomu rozwoju instytucjonalnego urzędu jest dokonywana na podstawie weryfikacji warunków określonych dla każdego stadium w ramach danego kryterium zarządzania. 8. Warunki zawarte w kwestionariuszach diagnostycznych zostały sformułowane w sposób, który umożliwia udzielenie jednoznacznych odpowiedzi TAK wówczas, gdy warunek jest spełniony w analizowanym urzędzie. 7

9. Jeżeli dany warunek jest spełniony należy zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy. Numer 4.6 Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury rekrutacyjnej i przeprowadzanie ocen urzędników służby cywilnej. Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie X 10. Warunki zawierają odsyłacze ( 1 ), które kierują użytkownika do dodatkowych wyjaśnień. Numer Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 2.5 Istnieją regulacje wewnętrzne, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wszystkich procesów (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian. 1 1 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, procedura. 11. W przypadku warunków, które zawierają kilka elementów, jak np. Numer 4.7 Zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji, takie jak: przypisanie odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji, wskazanie narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji, szczegółowa procedura rekrutacji, oraz zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie warunek jest spełniony wyłącznie wtedy, gdy wszystkie elementy są spełnione, a więc: a) zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji w postaci przypisania odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji oraz b) zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji w postaci wskazania narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji oraz c) zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji w postaci szczegółowej procedury rekrutacji oraz d) wszystkie zasady prowadzenie rekrutacji zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co potwierdza istniejąca 12. Określenie stadium rozwoju instytucjonalnego urzędu w ramach poszczególnych kryteriów oceny odbywa się na podstawie warunków, które są w urzędzie spełnione (pola zakreślone). 8

Numer Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie X X X X X X X X X X 13. Do tabeli znajdującej się poniżej kwestionariusza należy wpisać liczbę spełnionych warunków dla każdego stadium (zgodnie z zakreśleniami). Liczba możliwych warunków dla każdego stadium Liczba spełnionych warunków dla danego stadium dla stadium 2 3 3 dla stadium 3 3 3 dla stadium 4 5 3 dla stadium 5 2 1 14. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. W omawianym przykładzie urząd znajduje się na 3 stadium rozwoju instytucjonalnego, ponieważ spełnia: 3 warunki z 3 możliwych dla stadium 2, 3 warunki z 3 możliwych dla stadium 3, 3 warunki z 5 możliwych dla stadium 4, 1 warunek z 2 możliwych dla stadium 5. STADIUM ROZWOJU 3 15. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, znajduje się na 1 stadium rozwoju instytucjonalnego. 9

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR I UDZIAŁ WOJEWODY W ZARZĄDZANIU STRATEGICZNYM RZĄDU Kryterium zarządzania nr 1 Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 1 Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Wojewoda uczestniczy W urzędzie Przekazywanym Na potrzeby rządu w wykonywaniu funkcjonuje komórka rządowi (ministrom) (ministrów) niektórych planów organizacyjna informacjom przekazywany jest realizacyjnych celów odpowiedzialna za towarzyszą analizy, pełny zakres strategicznych rządu gromadzenie i przygotowane przez informacji i analiz, dla województwa, przetwarzanie wojewodę w oparciu o przygotowany w poprzez zdefiniowanie informacji na potrzeby własne założenia oparciu o zakres i celów dla administracji rządu (ministrów). metodologiczne, co metodologię rządowej w opracowaną przez województwie oraz rząd. wykonywanie określonych zadań wynikających z przyjętych celów, co Wojewoda nie analizuje w sposób systemowy przyjętych przez rząd planów realizacyjnych celów strategicznych w województwie pod kątem włączenia się administracji rządowej w województwie w realizację tych zadań. Rząd (ministrowie) nie oczekują od wojewody informacji i analiz związanych z kształtowaniem planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że wojewoda przekazuje informacje dla rządu (ministrów), sporządzone w oparciu o dowolne metody ich pozyskiwania, tylko na ich żądanie wynikające z doraźnych potrzeb. Wojewoda systematycznie przekazuje informacje na potrzeby rządu (ministrów) niezbędne przy zarządzaniu strategicznym, uzyskane w oparciu o metodologię jednolitą w skali państwa, co Wojewoda informuje o celach strategicznych wszystkie urzędy administracji zespolonej w województwie oraz nadzoruje ich realizację, co Najwyższe kierownictwo urzędu jest zaangażowane w pozyskiwanie informacji i zainteresowane udziałem w realizacji celów strategicznych rządu dla województwa, co Najwyższe kierownictwo urzędu dokonuje analizy otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego w celu wychwytywania zagrożeń we wdrażaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu w województwie, co Istnieje dokumentacja potwierdzająca prowadzenie monitoringu i oceny wykonania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu. Najwyższe kierownictwo urzędu systematycznie analizuje wyniki wdrażania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu oraz podejmuje działania doskonalące je, co potwierdza istniejąca Plany realizacyjne celów strategicznych rządu dla województwa ustalane są z udziałem wojewody, co Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, co Istnieje dokumentacja potwierdzająca przeprowadzanie weryfikacji trafności analiz i aktualizacji planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa. 10

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 1 Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji na potrzeby rządu (ministrów). Rząd (ministrowie) otrzymują pełen zakres informacji i analiz, przygotowany w oparciu o zakres i metodologię opracowaną przez rząd. Plany realizacyjne celów strategicznych rządu dla województwa ustalane są z udziałem wojewody. Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa. Przeprowadza się weryfikację trafności analiz oraz aktualizację planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa. Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 1 Udział wojewody w planach realizacyjnych celów strategicznych rządu (w tym pozyskiwanie informacji i dostarczanie analiz) Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy. Numer Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu niektórych planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, poprzez zdefiniowanie celów dla administracji rządowej w województwie oraz wykonywanie określonych zadań wynikających z przyjętych celów, co Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że wojewoda przekazuje informacje dla rządu (ministrów), sporządzone w oparciu o dowolne metody ich pozyskiwania, tylko na ich żądanie wynikające z doraźnych potrzeb. W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za gromadzenie i przetwarzanie informacji na potrzeby rządu (ministrów). Wojewoda systematycznie przekazuje informacje na potrzeby rządu (ministrów) niezbędne przy zarządzaniu strategicznym, uzyskane w oparciu o metodologię jednolitą w skali państwa, co Wojewoda informuje o celach strategicznych wszystkie urzędy administracji zespolonej w województwie oraz nadzoruje ich realizację, co potwierdza istniejąca Najwyższe kierownictwo urzędu jest zaangażowane w pozyskiwanie informacji i zainteresowane udziałem w realizacji celów strategicznych rządu dla województwa, co Przekazywanym rządowi (ministrom) informacjom towarzyszą analizy, przygotowane przez wojewodę w oparciu o własne założenia metodologiczne, co Najwyższe kierownictwo urzędu dokonuje analizy otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego w celu wychwytywania zagrożeń we wdrażaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu w województwie, co potwierdza istniejąca Istnieje dokumentacja potwierdzająca prowadzenie monitoringu i oceny wykonania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu. Na potrzeby rządu (ministrów) przekazywany jest pełny zakres informacji i analiz, przygotowany w oparciu o zakres i metodologię opracowaną przez rząd. Najwyższe kierownictwo urzędu systematycznie analizuje wyniki wdrażania planów realizacyjnych celów strategicznych rządu oraz podejmuje działania doskonalące je, co 11

Numer 1.12 1.13 1.14 Plany realizacyjne celów strategicznych rządu dla województwa ustalane są z udziałem wojewody, co Wojewoda uczestniczy w wykonywaniu planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa, co Istnieje dokumentacja potwierdzająca przeprowadzanie weryfikacji trafności analiz i aktualizacji planów realizacyjnych celów strategicznych rządu dla województwa. Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie Proszę wpisać do tabeli liczbę spełnionych dla każdego stadium warunków (liczbę pól zakreślonych w ramach każdego stadium). Liczba możliwych warunków dla każdego stadium dla stadium 2 2 dla stadium 3 4 dla stadium 4 3 dla stadium 5 5 Liczba spełnionych warunków dla danego stadium Proszę określić stadium rozwoju urzędu. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, proszę o wpisanie stadium rozwoju 1. STADIUM ROZWOJU.. 12

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR II ORGANIZACJA I FUNKCJONOWANIE URZĘDU WOJEWÓDZKIEGO Kryterium zarządzania nr 2 Zarządzanie procesami Nie dokonano formalnej identyfikacji procesów, realizowanych w urzędzie. Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 2 Zarządzanie procesami Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Zostały Została zidentyfikowana Zostały zidentyfikowane zidentyfikowane większość procesów oraz sformalizowane w procesy najważniejsze realizowanych w urzędzie, formie regulacji dla urzędu (procesy został opisany przebieg ich wewnętrznej procesy, kluczowe), został realizacji oraz zostały one których realizacja opisany przebieg ich sformalizowane w formie wymaga wsparcia realizacji oraz zostały regulacji wewnętrznej. komputerowego. one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg procesów kluczowych (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że grupy zadań urzędu, które zostały zidentyfikowane jako procesy kluczowe, są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wszystkich zidentyfikowanych procesów (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że wszystkie zidentyfikowane procesy są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że urzędnicy zostali przeszkoleni w zakresie realizacji procesów, w których uczestniczą. Procesy, które tego wymagają są realizowane z wykorzystaniem komputerów. Istnieje system monitoringu realizacji procesów w postaci: określonych mierników i celów realizacji wszystkich procesów, procedur przeglądów dokonywanych przez ich właścicieli, procedur gromadzenia i analizy uwag realizatorów, procedur gromadzenia i analizy uwag odbiorców (interesantów), oraz został on zatwierdzony w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że procesy są monitorowane zgodnie z przyjętymi procedurami oraz obowiązującym systemem mierników. Istnieją mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów w przypadku: zmiany zadań realizowanych przez urząd, potrzeby realizacji celów przyjętych w strategii, wystąpienia innych czynników zewnętrznych, oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że stosuje się mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów z wykorzystaniem takich narzędzi, jak: audyty procesów, systematyczna samoocena, ocena i analiza osiąganych wyników, porównywanie z procesami ustanowionymi w innych urzędach. 13

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 2 Zarządzanie procesami Została zidentyfikowana oraz opisana większość procesów realizowanych w urzędzie. Wszystkie zidentyfikowane procesy są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem ich realizacji. Zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg większości procesów. Urzędnicy zostali przeszkoleni w zakresie realizacji procesów, w których uczestniczą. Procesy, które tego wymagają są realizowane z wykorzystaniem komputerów. Procesy są monitorowane. Istnieją oraz są stosowane mechanizmy doskonalenia realizowanych procesów oraz ustanawiania nowych procesów. Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 2 Zarządzanie procesami Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące którego stadium dany warunek dotyczy. Numer Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 Zostały zidentyfikowane procesy najważniejsze dla urzędu (procesy kluczowe), został opisany przebieg ich realizacji oraz zostały one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej 1. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg procesów kluczowych (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian 2. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że grupy zadań urzędu, które zostały zidentyfikowane jako procesy kluczowe, są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji. Została zidentyfikowana większość procesów realizowanych w urzędzie, został opisany przebieg ich realizacji oraz zostały one sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej 3. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że zostały wyłonione osoby odpowiedzialne za prawidłowy przebieg wszystkich zidentyfikowanych procesów (właściciele procesów), posiadające uprawnienia do nadzorowania procesów oraz dokonywania w nich zmian 4. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że wszystkie zidentyfikowane procesy są realizowane zgodnie z formalnie przyjętym opisem przebiegu ich realizacji. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że urzędnicy zostali przeszkoleni w zakresie realizacji procesów, w których uczestniczą. Zostały zidentyfikowane oraz sformalizowane w formie regulacji wewnętrznej procesy, których realizacja wymaga wsparcia komputerowego 5. 2.9 Procesy, które tego wymagają są realizowane z wykorzystaniem komputerów. 1 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie. 2 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, polecenie służbowe. 3 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie. 4 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, polecenie służbowe. 5 Np. regulamin organizacyjny, zarządzenie, polecenie służbowe. 14

Numer Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 2.10 2.11 2.12 2.13 Istnieje system monitoringu realizacji procesów w postaci: określonych mierników i celów realizacji wszystkich procesów, procedur przeglądów dokonywanych przez ich właścicieli, procedur gromadzenia i analizy uwag realizatorów, procedur gromadzenia i analizy uwag odbiorców (interesantów), oraz został on zatwierdzony w formie regulacji wewnętrznej 6. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że procesy są monitorowane zgodnie z przyjętymi procedurami oraz obowiązującym systemem mierników. Istnieją mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów w przypadku: zmiany zadań realizowanych przez urząd, potrzeby realizacji celów przyjętych w strategii, wystąpienia innych czynników zewnętrznych, oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej 7. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że stosuje się mechanizmy doskonalenia realizacji procesów oraz ustanawiania nowych procesów z wykorzystaniem takich narzędzi jak: audyty procesów, systematyczna samoocena, ocena i analiza osiąganych wyników, porównywanie z procesami ustanowionymi w innych urzędach. Proszę wpisać do tabeli liczbę spełnionych dla każdego stadium warunków (liczbę pól zakreślonych w ramach każdego stadium). Liczba możliwych warunków dla każdego stadium dla stadium 2 3 dla stadium 3 4 dla stadium 4 4 dla stadium 5 2 Liczba spełnionych warunków dla danego stadium Proszę określić stadium rozwoju urzędu. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, proszę o wpisanie stadium rozwoju 1. STADIUM ROZWOJU.. 6 Np. zarządzenie. 7 Np. zarządzenie. 15

Kryterium zarządzania nr 3 Efektywność komunikacji wewnętrznej Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 3 Efektywność komunikacji wewnętrznej Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Zostały określone Zostały określone Zostały sformułowane zasady wymiany zasady wymiany zasady poszukiwania, informacji pomiędzy informacji w ramach analizowania i wojewodą, jego urzędu, tj.: eliminowania zastępcami, zakres informacji problemów w dyrektorem będącej komunikacji pomiędzy generalnym urzędu przedmiotem wojewodą, jego oraz między nimi a wymiany, zastępcami, dyrektorami formy wymiany dyrektorem wydziałów i informacji, generalnym urzędu urzędnikami, tj.: procedury oraz między nimi a zakres informacji wymiany dyrektorami będącej informacji, wydziałów i przedmiotem odpowiedzialność urzędnikami oraz wymiany, uczestników zasady te zostały formy wymiany procesu obiegu przyjęte w formie informacji, informacji regulacji wewnętrznej. procedury oraz zostały one wymiany przyjęte w formie informacji, regulacji wewnętrznej. odpowiedzialność uczestników Istnieją dokumenty, procesu obiegu które potwierdzają, że informacji obowiązujące zasady oraz zostały one wymiany informacji w przyjęte w formie ramach urzędu są regulacji wewnętrznej. stosowane. Przekazywanie i wymiana informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami odbywa się w sposób doraźny, w zależności od pojawiających się potrzeb bieżących. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są stosowane. Istnieje dostępny dla wszystkich pracowników system komunikacji w sieci komputerowej intranecie i jest stosowany. Istnieją dowody potwierdzające, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są analizowane w sposób nieformalny. Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są poszukiwane, analizowane i eliminowane zgodnie z przyjętymi zasadami. Zostały sformułowane mechanizmy przewidywania potrzeb informacyjnych i potencjalnych problemów z ich zaspokojeniem oraz mechanizmy te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. Istnieją dowody potwierdzające, że potrzeby informacyjne oraz potencjalne problemy z ich zaspokojeniem są przewidywane zgodnie z obowiązującymi mechanizmami. 16

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 3 Efektywność komunikacji wewnętrznej Zostały sformułowane zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami. Wszystkie zasady wymiany informacji są stosowane. Identyfikuje się problemy w komunikacji wewnętrznej, są one analizowane i eliminowane. Przewiduje się potrzeby informacyjne oraz potencjalne problemy z ich zaspokojeniem. Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 3 Efektywność komunikacji wewnętrznej Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy. Numer Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 Zostały określone zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami, tj.: zakres informacji będącej przedmiotem wymiany, 8 formy wymiany informacji, 9 procedury wymiany informacji, 10 odpowiedzialność uczestników procesu obiegu informacji 11 oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. 12 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są stosowane. 13 Zostały określone zasady wymiany informacji w ramach urzędu, tj.: zakres informacji będącej przedmiotem wymiany, 14 formy wymiany informacji, 15 procedury wymiany informacji, 16 odpowiedzialność uczestników procesu obiegu informacji 17 oraz zostały one przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. 18 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że obowiązujące zasady wymiany informacji w ramach urzędu są stosowane. 19 Istnieje dostępny dla wszystkich pracowników system komunikacji w sieci komputerowej intranecie i jest stosowany. 8 Np. jakie cele są osiągane, jakie zadania są realizowane, jaki jest stopień realizacji zadań. 9 Np. bezpośrednie spotkania, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 10 Np. źródła informacji, odbiorcy informacji, częstotliwość wymiany informacji. 11 Np. odpowiedzialni za koordynację wymiany informacji o określonym zakresie. 12 Np. regulaminy, zarządzenia. 13 Np. protokoły ze spotkań, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 14 Np. jakie cele są osiągane, jakie zadania są realizowane, jaki jest stopień realizacji zadań. 15 Np. bezpośrednie spotkania, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 16 Np. źródła informacji, odbiorcy informacji, częstotliwość wymiany informacji. 17 Np. odpowiedzialni za koordynację wymiany informacji o określonym zakresie. 18 Np. regulaminy, zarządzenia, obowiązujący plan komunikacji. 19 Np. protokoły ze spotkań, notatki służbowe, korespondencja elektroniczna. 17

3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie Istnieją dowody potwierdzające, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są analizowane w sposób nieformalny. 20 Zostały sformułowane zasady poszukiwania, analizowania i eliminowania problemów w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami oraz zasady te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. 21 Istnieją dokumenty, które potwierdzają, że problemy w komunikacji pomiędzy wojewodą, jego zastępcami, dyrektorem generalnym urzędu oraz między nimi a dyrektorami wydziałów i urzędnikami są poszukiwane, analizowane i eliminowane zgodnie z przyjętymi zasadami. 22 Zostały sformułowane mechanizmy przewidywania potrzeb informacyjnych i potencjalnych problemów z ich zaspokojeniem oraz mechanizmy te zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej. 23 Istnieją dowody potwierdzające, że potrzeby informacyjne oraz potencjalne problemy z ich zaspokojeniem są przewidywane zgodnie z obowiązującymi mechanizmami. 24 Proszę wpisać do tabeli liczbę spełnionych dla każdego stadium warunków (liczbę pól zakreślonych w ramach każdego stadium). Liczba możliwych warunków dla każdego stadium dla stadium 2 2 dla stadium 3 4 dla stadium 4 2 dla stadium 5 2 Liczba spełnionych warunków dla danego stadium Proszę określić stadium rozwoju urzędu. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, proszę o wpisanie stadium rozwoju 1. STADIUM ROZWOJU.. 20 Np. notatki służbowe w sprawie potrzeby wprowadzenia zmian zasad obiegu informacji. 21 Np. zarządzenie w sprawie zasad prowadzenia audytu, ankietowania uczestników procesu obiegu informacji. 22 Np. raport z przeprowadzonych badań ankietowych, wyniki audytu. 23 Np. zarządzenie. 24 Np. propozycje zmian w regulaminach. 18

OBSZAR ZARZĄDZANIA NR III ZARZĄDZANIE KADRAMI Kryterium zarządzania nr 4 Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników) Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 4 Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników) Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Narzędzia polityki kadrowej znane są kierownictwu urzędu i pracownikom komórki kadrowej. Polityka kadrowa w urzędzie realizowana jest zgodnie z przepisami prawa. System ocen stosowany jest w stosunku do urzędników służby cywilnej. Brak systemowych, wewnętrznych rozwiązań w zakresie polityki kadrowej w urzędzie (rekrutacja, system ocen, awansowanie, przeszeregowanie, nagradzanie, szkolenia). Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury przeprowadzania ocen urzędników służby cywilnej. Opisy stanowisk są wykorzystywane w celu rekrutacji personelu. Rekrutacja personelu jest prowadzona przez komisję rekrutacyjną, powoływaną w trybie doraźnym, która funkcjonuje w oparciu o przepisy wykonawcze do ustawy o służbie cywilnej i regulacje wewnętrzne. Istnieją zasady awansowania i przeszeregowania pracowników. Awanse wynikają z konieczności sprawnego funkcjonowania urzędu. Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury rekrutacyjnej. Zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji, takie jak: przypisanie odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji, wskazanie narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji, szczegółowa procedura rekrutacji oraz zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co Istnieją opisy wszystkich stanowisk pracy. Istnieje system ocen pracowników służby cywilnej i pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, w oparciu o kryteria dostosowane do wymogów stanowisk pracy. Zasady rekrutacji, ocen, awansów i przeszeregowań zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Pracownicy odpowiedzialni za politykę kadrową urzędu zostali przeszkoleni w zakresie jej stosowania. Identyfikacja potrzeb rekrutacyjnych odbywa się poprzez pisemne zgłoszenie przez kierowników potrzeb kadrowych wraz z ich uzasadnieniem, w trybie zgodnym z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi. Istnieją roczne plany zatrudnienia, przygotowane w oparciu o identyfikację potrzeb rekrutacyjnych. Stosowany jest system ocen pracowniczych, którego rezultaty są podstawą do awansowania i przeszeregowania oraz sporządzania planów szkoleniowych, co potwierdza istniejąca Pracownicy są informowani o polityce kadrowej urzędu i szkoleni w tym zakresie, co W urzędzie istnieje system polityki kadrowej znany ogółowi pracowników, co Określone zostały zasady dokonywania oceny skuteczności wszystkich elementów systemu polityki kadrowej w cyklu przynajmniej dwuletnim oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja potwierdzająca dokonywanie oceny elementów systemu polityki kadrowej. Istnieją zasady aktualizacji oraz doskonalenia elementów systemu rekrutacji, oceniania, awansowania i przeszeregowania, nagradzania, szkoleń pracowników oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu polityki kadrowej zostały zaktualizowane i udoskonalone. Istnieje komórka organizacyjna urzędu odpowiedzialna za monitorowanie systemu zarządzania zasobami ludzkimi, dysponująca nowoczesnym narzędziem monitoringu np. programem komputerowym. 19

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 4 Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników) Istnieje całościowa, w pełni sformalizowana oraz znana wszystkim pracownikom polityka kadrowa. Obowiązują i są stosowane procedury rekrutacji personelu, na każdym etapie tego procesu. Stosowany jest system ocen pracowniczych, którego rezultaty są podstawą do awansowania i przeszeregowania oraz sporządzania planów szkoleniowych. Przygotowuje się roczne plany zatrudnienia. Wszystkie stanowiska pracy zostały opisane. Awansowanie i przeszeregowanie oraz nagradzanie pracowników odbywa się zgodnie z obowiązującymi zasadami. Wszystkie elementy polityki kadrowej są okresowo oceniane, a wyniki oceny służą ich doskonaleniu. Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 4 Polityka kadrowa (w tym rekrutacja, system ocen, awansowanie i przeszeregowanie pracowników) Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy. Numer 4.1 Narzędzia polityki kadrowej znane są kierownictwu urzędu i pracownikom komórki kadrowej. 4.2 Opisy stanowisk są wykorzystywane w celu rekrutacji personelu. 4.3 4.4 4.5 4.6 Rekrutacja personelu jest prowadzona przez komisję rekrutacyjną, powoływaną w trybie doraźnym, która funkcjonuje w oparciu o przepisy wykonawcze do ustawy o służbie cywilnej i regulacje wewnętrzne. Istnieją zasady awansowania i przeszeregowania pracowników. Awanse wynikają z konieczności sprawnego funkcjonowania urzędu. Istnieje dokumentacja potwierdzająca stosowanie procedury rekrutacyjnej i przeprowadzanie ocen urzędników służby cywilnej. Zostały sformułowane zasady prowadzenia rekrutacji, takie jak: przypisanie odpowiedzialności za prowadzenie rekrutacji, wskazanie narzędzi stosowanych w procesie rekrutacji, szczegółowa procedura rekrutacji oraz zostały przyjęte w formie regulacji wewnętrznej, co 4.7 Istnieją opisy wszystkich stanowisk pracy. 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 Istnieje system ocen pracowników służby cywilnej i pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, w oparciu o kryteria dostosowane do wymogów stanowisk pracy. Zasady rekrutacji, ocen, awansów i przeszeregowań zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Pracownicy odpowiedzialni za politykę kadrową urzędu zostali przeszkoleni w zakresie jej stosowania. Identyfikacja potrzeb rekrutacyjnych odbywa się poprzez pisemne zgłoszenie przez kierowników potrzeb kadrowych wraz z ich uzasadnieniem, w trybie zgodnym z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi. Istnieją roczne plany zatrudnienia, przygotowane w oparciu o identyfikację potrzeb rekrutacyjnych. Stosowany jest system ocen pracowniczych, którego rezultaty są podstawą do awansowania i przeszeregowania oraz sporządzania planów szkoleniowych, co Pracownicy są informowani o polityce kadrowej urzędu i szkoleni w tym zakresie, co Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 20

Numer 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 W urzędzie istnieje system polityki kadrowej znany ogółowi pracowników, co Określone zostały zasady dokonywania oceny skuteczności wszystkich elementów systemu polityki kadrowej w cyklu przynajmniej dwuletnim oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja potwierdzająca dokonywanie oceny elementów systemu polityki kadrowej. Istnieją zasady aktualizacji oraz doskonalenia elementów systemu rekrutacji, oceniania, awansowania i przeszeregowania, oceniania, szkoleń pracowników oraz zostały one zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu polityki kadrowej zostały zaktualizowane i udoskonalone. Istnieje komórka organizacyjna urzędu odpowiedzialna za monitorowanie systemu zarządzania zasobami ludzkimi, dysponująca nowoczesnym narzędziem monitoringu np. programem komputerowym. Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie Proszę wpisać do tabeli liczbę spełnionych dla każdego stadium warunków (liczbę pól zakreślonych w ramach każdego stadium). Liczba możliwych warunków dla każdego stadium dla stadium 2 5 dla stadium 3 5 dla stadium 4 7 dla stadium 5 3 Liczba spełnionych warunków dla danego stadium Proszę określić stadium rozwoju urzędu. Urząd znajduje się na danym stadium rozwoju wówczas, gdy spełnia wszystkie możliwe warunki dla danego stadium oraz wszystkie możliwe warunki dla stadiów poprzednich. Jeżeli urząd nie spełnia wszystkich możliwych warunków dla stadium 2, proszę o wpisanie stadium rozwoju 1. STADIUM ROZWOJU.. 21

Kryterium zarządzania nr 5 System szkoleń i doskonalenia zawodowego Stadia rozwoju instytucjonalnego w ramach kryterium zarządzania nr 5 System szkoleń i doskonalenia zawodowego Stadium 1 Stadium 2 Stadium 3 Stadium 4 Stadium 5 Istnieje komórka Została sformułowana Plany szkoleń organizacyjna polityka szkoleniowa i wewnętrznych i odpowiedzialna za doskonalenia zawodowego zewnętrznych są szkolenia pracowników oraz została realizowane w 100%, co pracowników. ona zatwierdzona w formie regulacji wewnętrznej. Nie prowadzi się szkoleń wewnętrznych ani zewnętrznych. Pracownicy nie są kierowani na studia. Nie istnieją wewnętrzne regulacje w zakresie systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego ani kierowania pracowników na studia. Pracownicy uczestniczą tylko w obowiązkowych szkoleniach organizowanych przez jednostki nadrzędne i Urząd Służby Cywilnej. Realizowany jest program szkoleń w ramach służby przygotowawczej do służby cywilnej. Planowane są szkolenia urzędników służby cywilnej w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego. Dokonuje się oceny potrzeb szkoleniowych. Na tej podstawie sporządza się roczne plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych oraz plan uczestnictwa pracowników w szkoleniach centralnych i indywidualnych, organizowanych przez Urząd Służby Cywilnej. Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w przynajmniej 70%, co Szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej są realizowane, co Oferty szkoleniowe są upowszechniane wśród pracowników, co Wszystkie szkolenia są ewidencjonowane, co Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że organizowane są szkolenia wewnętrzne dla pracowników. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy zostali zaznajomieni z obowiązującym systemem szkoleń i doskonalenia zawodowego. W ramach sformalizowanej polityki szkoleniowej ustanowione są minimalne wymogi szkoleniowe - indywidualnie dla wszystkich pracowników lub stanowisk ustalane na podstawie rezultatów przeprowadzonych okresowych ocen pracowników, co Realizowany jest program przygotowania pracowników do postępowania kwalifikacyjnego do służby cywilnej. Skuteczność szkoleń jest oceniana, co potwierdza istniejąca Istnieją zasady dokonywania oceny elementów systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego w cyklu przynajmniej dwuletnim, które zostały zatwierdzone w formie regulacji wewnętrznej, co Na podstawie oceny skuteczności szkoleń prowadzony jest ranking organizatorów szkoleń, co Zasady usprawniania systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego zostały zatwierdzone w formie obowiązującej regulacji wewnętrznej. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że elementy systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego zostały usprawnione. 22

Modelowy poziom rozwoju instytucjonalnego urzędu wojewódzkiego w ramach kryterium zarządzania nr 5 System szkoleń i doskonalenia zawodowego Została sformułowana polityka szkoleniowa i doskonalenia zawodowego pracowników. W urzędzie funkcjonuje komórka organizacyjna odpowiedzialna za szkolenia pracowników. Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w 100%. Dokonuje się oceny potrzeb szkoleniowych oraz oceny skuteczności szkoleń. Realizowane są programy szkoleń w ramach służby przygotowawczej do służby cywilnej oraz przygotowania pracowników do postępowania kwalifikacyjnego do służby cywilnej. Dokonuje się oceny i aktualizacji elementów systemu szkoleń i doskonalenia zawodowego. Kwestionariusz diagnostyczny dla kryterium zarządzania nr 5 System szkoleń i doskonalenia zawodowego Jeżeli dany warunek jest w przypadku Państwa urzędu spełniony, proszę zakreślić pole X, informujące, którego stadium dany warunek dotyczy. Numer 5.1 Istnieje komórka organizacyjna odpowiedzialna za szkolenia pracowników. 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 Pracownicy uczestniczą tylko w obowiązkowych szkoleniach organizowanych przez jednostki nadrzędne i Urząd Służby Cywilnej. Realizowany jest program szkoleń w ramach służby przygotowawczej do służby cywilnej. Planowane są szkolenia urzędników służby cywilnej w ramach indywidualnych programów rozwoju zawodowego. Została sformułowana polityka szkoleniowa i doskonalenia zawodowego pracowników oraz została ona zatwierdzona w formie regulacji wewnętrznej. Dokonuje się oceny potrzeb szkoleniowych. Na tej podstawie sporządza się roczne plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych oraz plan uczestnictwa pracowników w szkoleniach centralnych i indywidualnych, organizowanych przez Urząd Służby Cywilnej. Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w przynajmniej 70%, co Szkolenia w ramach indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędników służby cywilnej są realizowane, co Oferty szkoleniowe są upowszechniane wśród pracowników, co potwierdza istniejąca Wszystkie szkolenia są ewidencjonowane, co Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że organizowane są szkolenia wewnętrzne dla pracowników. Istnieje dokumentacja, która potwierdza, że pracownicy zostali zaznajomieni z obowiązującym systemem szkoleń i doskonalenia zawodowego. Plany szkoleń wewnętrznych i zewnętrznych są realizowane w 100%, co W ramach sformalizowanej polityki szkoleniowej ustanowione są minimalne wymogi szkoleniowe - indywidualnie dla wszystkich pracowników lub stanowisk ustalane na podstawie rezultatów przeprowadzonych okresowych ocen pracowników, co Realizowany jest program przygotowania pracowników do postępowania kwalifikacyjnego do służby cywilnej. Stadium, dla którego wymagane jest spełnienie 5.16 Skuteczność szkoleń jest oceniana, co 23