Projekt umowy (część 2 zamówienia)

Wydatek współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Człowiek najlepsza inwestycja Projekt umowy (część 2 zamówienia) Zawarta w dniu....2012 r. w Warszawie pomiędzy: Województwem Mazowieckim Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, NIP 113-266-90-19, REGON 140944971, z siedzibą w Warszawie przy ul. Jagiellońskiej 74, zwaną dalej Zamawiającym, reprezentowaną przez: Pana Mariusza Frankowskiego p.o. Dyrektora Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych a. zwanym dalej Wykonawcą, Strony zawierają umowę w ramach zamówienia publicznego realizowanego w trybie przetargu niegraniczonego, zgodnie z art. 39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), na: Opracowanie oraz wydanie i dystrybucję publikacji promującej programy i fundusze europejskie oraz ich wykorzystanie w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 (PO KL) 4 numery w 2012 roku. Strona 1 z 11

1 1. Przedmiotem umowy jest usługa opracowania, wydania i dystrybucji publikacji promującej wykorzystanie funduszy strukturalnych w ramach komponentu regionalnego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 w województwie mazowieckim, tj. opracowanie, wydanie i dystrybucja w roku 2012 czterech numerów biuletynu informacyjnego promującego Europejski Fundusz Społeczny na poziomie regionalnym (m.in. cele, założenia, zasady aplikowania, kryteria wyboru projektów, typy projektów, wydarzenia związane z wdrażaniem funduszy strukturalnych), działalność Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych oraz projekty realizowane na Mazowszu, współfinansowane z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). 2. Przedmiot zamówienia obejmuje następujący zakres prac: pozyskanie i zredagowanie na zlecenie Zamawiającego materiałów do biuletynu dotyczących wybranych tematów lub projektów i zilustrowanie ich zdjęciami, opracowanie projektów graficznych, w tym: zaprojektowanie winiety, okładek, opracowanie tabel, rysunków, diagramów, wykresów, zakup i obróbka zdjęć, dobór czcionki oraz skład DTP, redakcja techniczna, stylistyczna, dystrybucja min. dwóch dodatków w formie uzgodnionej z Zamawiającym, łamanie i trzykrotna korekta (udokumentowana), przygotowanie do druku oraz wykonanie blach CTP, druk na materiałach własnych i oprawa wydawnictw oraz dostarczenie całego nakładu do podmiotów wskazanych w liście dystrybucyjnej oraz do siedziby MJWPU, zgodnie ze specyfikacją zawartą w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik nr. do niniejszej umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się do zastosowania spójnej identyfikacji wizualnej dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, zgodnie z Księgą Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności, stanowiącą załącznik nr do niniejszej umowy. Dokumenty niezbędne do właściwej wizualizacji wydawnictwa, spójne ze strategią komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce, w tym wszystkie logotypy oraz Księga Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności zostaną przesłane Wykonawcy drogą elektroniczną oraz udostępnione w dniu zawarcia umowy. 4. Termin realizacji zamówienia obowiązuje od dnia zawarcia umowy do 14 grudnia 2012 r. 5. Wykonawca na zlecenie Zamawiającego we własnym zakresie pozyska teksty do biuletynu oraz wywiady: z Beneficjentami i z osobami związanymi z funduszami unijnymi z terenu Mazowsza uwzględniając wskazania i uwag Zamawiającego. Strona 2 z 11

6. Wykonawca we własnym zakresie będzie pozyskiwał zdjęcia (grafiki, itp.) odpowiadające tematyce materiałów przekazanych przez Zamawiającego. 7. Wykonawca zapewni we własnym zakresie zgodę na posługiwanie się wizerunkiem fotografowanych osób, a także fotografii obiektów, projektów, makiet, itp. oraz prawa do wykorzystania materiałów i przeniesienie majątkowych praw autorskich oraz zależnych na Zamawiającego. 8. Wykonanie przedmiotu umowy odbywać się będzie pod nadzorem osoby wyznaczonej przez Zamawiającego, która każdorazowo musi dokonać akceptacji wykonanego przedmiotu umowy do druku. Akceptacji podlega każdorazowo proof, który wykonany zostanie wg standardów Ugra/Fogra oraz rodzaj tworzywa/ makieta/ impozycja, na którym będzie wykonany nadruk. 9. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia przedmiotu umowy własnym transportem do siedziby Zamawiającego na terenie Warszawy oraz konfekcjonowania i dystrybucji wydawnictwa wg założeń opisanych w specyfikacji zawartej w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy. 10. Wykonawca przekaże Zamawiającemu egzemplarz każdego wydanego biuletynu do archiwizacji do Wydziału Informacji i Szkoleń Beneficjentów MJWPU w plikach otwartych na nośniku CD/DVD (2 szt.) najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych od dostarczenia wykonanych prac. 11. Termin realizacji I numeru biuletynu: a. przedstawienie propozycji oprawy graficznej (trzy wersje): nie później niż 8 dni roboczych od daty zawarcia umowy; b. przedstawienie całościowego projektu do I numeru biuletynu po uzyskaniu akceptacji: nie później niż 8 dni o roboczych od daty uzyskania akceptacji oprawy graficznej; c. termin zakończenia druku: nie później niż 8 dni roboczych od momentu otrzymania od Zamawiającego akceptacji całościowego projektu biuletynu; d. termin dostarczenia do siedziby Zamawiającego wydrukowanych egzemplarzy: nie później niż 5 dni roboczych od momentu zakończenia druku; e. termin dystrybucji: rozpoczęcie dystrybucji nie później niż 5 dni roboczych od daty uzyskania ostatecznej akceptacji do druku; f. zakończenie dystrybucji: nie później niż 8 dni roboczych od jej rozpoczęcia. Strona 3 z 11

12. Termin wykonania II, III i IV numeru biuletynu: a. przedstawienie propozycji oprawy graficznej: nie później niż 15 dni roboczych od daty uzyskania ostatecznej akceptacji do druku poprzedniego numeru biuletynu; b. przedstawienie całościowego projektu numeru biuletynu: nie później niż 8 dni roboczych od daty uzyskania akceptacji oprawy graficznej; c. termin wykonania druku dla poszczególnych numerów biuletynu: nie później niż 8 dni roboczych od momentu otrzymania od Zamawiającego akceptacji całościowego projektu danego numeru; d. termin dostarczenia do siedziby Zamawiającego wydrukowanych egzemplarzy: nie później niż 5 dni roboczych od momentu zakończenia druku; e. termin dystrybucji: rozpoczęcie dystrybucji nie później niż 5 dni roboczych od momentu zakończania druku; f. zakończenie dystrybucji: nie później niż 8 dni roboczych od jej rozpoczęcia. 12. Wykonawca zapewni możliwość stałego kontaktu z Zamawiającym w godzinach 8:00-16:00 w dni robocze. 13. Zamawiający zastrzega sobie możliwość przekazywania bieżących zleceń dla Wykonawcy oraz informacji i materiałów niezbędnych do realizacji przedmiotu umowy drogą elektroniczną. 14. W każdym wydanym numerze biuletynu znajdzie się informacja egzemplarz bezpłatny, informacje o współfinansowaniu publikacji przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, a także obowiązujący logotyp PO KL i hasło Człowiek najlepsza inwestycja. Miejsce zamieszczenia informacji, o której mowa powyżej, każdorazowo zostanie uzgodnione z Wykonawcą. Informacja musi być czytelna i nie możliwa do usunięcia. 2 1. Miejscem odbioru przedmiotu umowy będzie siedziba Zamawiającego tj. Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych przy ul. Jagiellońskiej 74 w Warszawie. Osobami upoważnionymi do odbioru i przekazania wykonanego przedmiotu umowy Strony czynią: ze strony Zamawiającego Strona 4 z 11

ze strony Wykonawcy:....... 2. Wykonawca każdorazowo po zaakceptowaniu ostatecznej wersji przekaże Zamawiającemu biuletyn informacyjny w formie papierowej w nakładzie określonym wg. zapotrzebowania opisanego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, załączniku nr 1 do umowy oraz na nośniku danych (płyta CD/DVD) w pliku w formie PDF oraz edytowalnej i wersji ostatecznej wg zapotrzebowania opisanego w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. 3. Z odbioru poszczególnych numerów biuletynu oraz odbioru pełnej dokumentacji dotyczącej dystrybucji poszczególnych numerów biuletynu (zgodnie z założeniami zawartymi w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia w załączniku nr 1 do niniejszej umowy) zostanie sporządzony protokół podpisany przez strony, stanowiący podstawę do wystawienia faktury VAT. 4. Wykonawca oświadcza, że spełnia warunki niezbędne do wykonania umowy, posiada wystarczające doświadczenie i kompetencje do realizacji umowy oraz zobowiązuje się wykonać należycie przedmiot umowy z należyta starannością wymaganą przy realizacji tego typu usług (opracowania, wydania i dystrybucji biuletynu). 5. Zakazuje się pod rygorem nieważności zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 3 1. Wykonawca przenosi bez ograniczeń na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do wszystkich materiałów wykorzystanych w biuletynie, zgodnie ustawą z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawie pokrewnym. 2. Wykonawca udziela Zamawiającemu zgody na wykonywanie zależnych praw autorskich do biuletynu będącego przedmiotem zamówienia, w rozumieniu art. 2 ust. 1 i 2 i art. 46 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawie pokrewnym. 3. Wykonawca przenosi bez ograniczeń autorskie prawa majątkowe oraz zależne prawa autorskie (w rozumieniu art. 2 ust. 1 i 2 i art. 46 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych), na Zamawiającego łącznie z prawem do udzielenia Strona 5 z 11

zgody na korzystanie z przedmiotu umowy tj.: publiczne wystawianie i prezentowanie na konferencjach, seminariach, szkoleniach, targach i spotkaniach. Razem z przeniesieniem autorskich praw majątkowych, na Zamawiającego przechodzi wyłączne prawo udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnych praw autorskich. Koszt przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz praw zależnych zawiera się w wynagrodzeniu, o którym mowa w 4 ust. 1, i dotyczy to poniżej wymienionych pól eksploatacji tj.: a. wytwarzanie dowolną techniką egzemplarzy przedmiotu zamówienia, w tym techniką drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, b. trwałe lub całości zwielokrotnianie przedmiotu umowy, w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, każdą znaną techniką, c. wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem oryginału albo egzemplarzy, d. rozpowszechnianie przedmiotu umowy lub ich kopii, każdym znanym sposobem i techniką, w tym wprowadzanie do obrotu, użyczenie lub najem, udostępnienie w sieci komputerowej, w tym w sieci Internet, na terytorium Polski oraz poza jej granicami. 4. W wyniku przeniesienia praw, o których mowa w ust. 1, Zamawiający nabywa wyłączne prawa do korzystania z przedmiotu umowy w pełnym zakresie i w jakikolwiek sposób, bez ograniczeń, w ramach całej struktury organizacyjnej, a także wyłączne prawa do rozporządzania i innych form udostępniania przedmiotu umowy na rzecz osób trzecich, zarówno w toku obecnie prowadzonej jak i przyszłej działalności. 5. W zakresie w jakim będzie to konieczne Wykonawca zapewni Zamawiającemu możliwość nieodpłatnego korzystania z przedmiotu umowy także w tej części, w której majątkowe prawa autorskie będą przysługiwały osobie trzeciej (np. do zdjęć umieszczonych w materiałach informacyjno-promocyjnych). 6. Wykonawca oświadcza, że wszystkie wyniki prac mogące stanowić przedmiot praw autorskich, w tym w szczególności: grafika, koncepcja, myśl autorska itp. przygotowane w ramach niniejszej umowy będą oryginalne, bez niedozwolonych zapożyczeń z utworów osób trzecich oraz nie będą naruszać praw przysługujących osobom trzecim, w tym w szczególności praw autorskich innych osób. 7. Zamawiający nabywa prawo do wykorzystywania do celów promocyjnych projektów cząstkowych powstałych w trakcie realizacji zamówienia a także całości projektu. Razem z przeniesieniem autorskich praw majątkowych na Zamawiającego przechodzi wyłączne prawo udzielania zezwoleń na wykonywanie zależnego prawa autorskiego. Strona 6 z 11

8. Wykonawca jest odpowiedzialny względem Zamawiającego za wszelkie wady prawne przedmiotu Umowy, a w szczególności za ewentualne roszczenia osób trzecich wynikające z naruszenia praw własności intelektualnej oraz praw pokrewnych, w tym za nieprzestrzeganie przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) w związku z wykonaniem przedmiotu Umowy. 9. Wykonawca zapewnia, że pokryje wszelkie wydatki wskutek roszczeń osób trzecich związanych z przysługującymi im majątkowymi prawami autorskim oraz wykorzystaniem praw zależnych (np. do zdjęć umieszczonych przez wykonawcę w materiałach informacyjno-promocyjnych), prawami własności intelektualnej oraz prawami pokrewnymi. 10. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując przedmiot Umowy, nie naruszy praw majątkowych osób trzecich i przekaże majątkowe prawa autorskie Zamawiającemu w stanie wolnym od obciążeń tych osób. 4 1. Wykonawcy, za wykonanie przedmiotu umowy, przysługuje łączne wynagrodzenie w wysokości nie większej niż... zł brutto (słownie:... złotych brutto), zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia. 2012 r., stanowiącą załącznik nr 2 do niniejszej umowy. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie prawidłowo wystawionych faktur VAT, wystawionych przez Wykonawcę odrębnie za każdy zrealizowany numer biuletynu wraz z jego dystrybucją. 2. Wykonawca za każdy zrealizowany numer biuletynu zobowiązuje się wystawić i dostarczyć fakturę VAT najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych po zakończeniu dystrybucji. Każda faktura VAT zostanie wystawiona przez Wykonawcę na Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych z siedzibą przy ul. Jagiellońskiej 74, 03-301 Warszawa, NIP:113 266 90 19, REGON: 140944971. 3. Zapłata każdorazowo zostanie dokonana przelewem przez Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze VAT. 4. Każdorazowo płatność zostanie dokonana w terminie 21 dni kalendarzowych od otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT, przy czym za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku Zamawiającego. 5. W przypadku błędnie wystawionej faktury termin płatności liczony będzie od daty złożenia faktury korygującej. Strona 7 z 11

6. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć ostatnią fakturę VAT do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z siedzibą przy ulicy Jagiellońskiej 74, 03-301 Warszawa najpóźniej do dnia 14 grudnia 2012 roku. 7. Warunkiem wypłaty wynagrodzenia jest akceptacja wykonania przedmiotu umowy przez Zamawiającego, potwierdzona protokołem odbioru, podpisanym przez strony umowy. 8. Zamawiający zastrzega sobie prawo do jednostronnego zmniejszenia ilości zamawianych publikacji i związanej z tym wartości umowy do faktycznie zamówionych ilości w okresie obowiązywania niniejszej umowy. Wykonawca nie może wnosić z tego tytułu roszczeń w stosunku do Zamawiającego. 9. Zamawiający, w przypadku wydawania numerów podwójnych będzie stosować ceny, wynikające z mnożenia ceny za stronę numeru pojedynczego przez liczbę stron numeru podwójnego, zgodnie z przedstawioną ofertą cenową. 10. Wejście w życie zmiany stawki podatku VAT nie powoduje zmiany wynagrodzenia Wykonawcy i strony pozostają związane zaproponowanymi przez Wykonawcę cenami jednostkowymi brutto. Po wejściu w życie zmiany stawki podatku VAT Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia faktur uwzględniając obowiązującą stawkę podatku VAT poprzez zmniejszenie cen jednostkowych netto bez zmiany cen jednostkowych brutto. Powyższa zmiana nie powoduje zmian w zapisie niniejszej umowy oraz nie powoduje konieczności zawierania aneksu. 5 1. Jakość dostarczonego towaru będzie weryfikowana przez Zamawiającego losowo. W przypadku, gdy Zamawiający stwierdzi wady, w co najmniej 10% materiałów z otwartej paczki, całość towaru zostanie zwrócona Wykonawcy do zweryfikowania. Wykonawca na własny koszt odbierze wadliwy towar i dostarczy poprawiony do Zamawiającego w terminie nie przekraczającym 10 dni kalendarzowych od dnia zwrotu do Wykonawcy. 2. W przypadku niedotrzymania terminu wskazanego w ust. 1 lub protokolarnie stwierdzonego wykonania złej jakości przedmiotu umowy, poprawienie nastąpi niezwłocznie lub w terminie uzgodnionym przez strony, bez dodatkowego wynagrodzenia. Strona 8 z 11

6 1. Zamawiający naliczy kary umowne w wysokości 1% łącznej wartości wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust. 1 niniejszej umowy za każdy dzień zwłoki w przypadku niedotrzymania terminów określonych w 1 ust. 10 i 11 i 5 niniejszej umowy oraz Rozdziałach II pkt. 1, III pkt. 5 i 6 Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia, kary w wysokości 10% łącznej wartości wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 4 ust. 1 w przypadku nienależytego wykonania przedmiotu niniejszej umowy. Kary naliczane będą w odniesieniu do realizacji poszczególnych numerów Biuletynu. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia od Wykonawcy odszkodowania na zasadach ogólnych w przypadku, gdy kara umowna nie pokryje szkody poniesionej przez Zamawiającego wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę. 3. Niezależnie od kary umownej Wykonawca zobowiązuje się naprawić wszelkie szkody jakie Zamawiający poniesie w związku z uchybieniem ww. obowiązku. 4. Wykonawca wyrażą zgodę na potrącenie kar umownych z wynagrodzenia. 5. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zamawiającemu i jego pracownikom, osobom trzecim, spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem usług będących przedmiotem niniejszej umowy, a także za powstałe w związku z wykonywaną przez niego usługą, jak również powstałe na skutek zdarzeń losowych z wyłączeniem zdarzeń występujących po stronie Zamawiającego. 6. Skutki finansowe wynikłe z wadliwego lub nieterminowego wykonania usługi ponosić będzie Wykonawca. 7 1. Wykonawca oświadcza, że spełnia określone odrębnymi przepisami warunki niezbędne do wykonania umowy, ma wystarczające doświadczenie i kompetencje do realizacji umowy. 2. Wykonawca nie może powierzyć bez wiedzy Zamawiającego innemu podmiotowi wykonania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy. 3. W przypadku naruszenia postanowień ust. 1, Zamawiający może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. 4. Wykonawca może powierzyć podwykonawcy/podwykonawcom realizację przedmiotu zamówienia niniejszej umowy wyłącznie w zakresie wskazanym w ofercie cenowej Wykonawcy z dnia... 2012 r., stanowiącej załącznik nr 2 do umowy. Strona 9 z 11

5. Za działania lub zaniechania działań podmiotów, którym Wykonawca powierzył wykonanie zamówienia, odpowiada Wykonawca. 6. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania poufności oraz nieprzekazywania osobom trzecim danych i informacji, do których uzyska dostęp w trakcie realizacji przedmiotu niniejszej umowy oraz dbałości o bezpieczeństwo danych, do których będzie miał dostęp. 8 1. Stronom przysługuje prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku naruszenia istotnych zapisów niniejszej Umowy przez drugą stronę. 2. Umowa może zostać rozwiązana przez Zamawiającego w trybie natychmiastowym, w przypadku: a. nieterminowego wykonywania przedmiotu umowy, b. niskiej jakości przedmiotu umowy, stwierdzonej protokolarnie, c. powtarzających się trudności w porozumieniu z Wykonawcą w zakresie merytorycznego, graficznego lub technicznego wykonania przedmiotu umowy. 3. W przypadku odstąpienia od umowy lub rozwiązania jej w sposób określony w niniejszym paragrafie Wykonawca może żądać wynagrodzenia jedynie za część umowy wykonaną do dnia ustania obowiązywania umowy. 4. W przypadku przeszkód w realizacji Umowy spowodowanych przez siłę wyższą, strony będą dążyły do polubownego, obopólnie korzystnego rozwiązania. 9 1. Wszystkie zmiany postanowień niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej, w formie aneksu, pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nie uregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych, ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 90, poz. 631 z późn. zm.) oraz inne właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego. 3. Spory między stronami wynikłe przy realizacji niniejszej Umowy rozstrzygać będzie Sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4. Wykonawca nie może dokonać cesji zobowiązań finansowych wynikających z niniejszej umowy na rzecz osoby trzeciej bez pisemnej zgody Zamawiającego. 5. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia. Strona 10 z 11

6. Niniejsza umowa została sporządzona w 4 (czterech) jednobrzmiących egzemplarzach na prawach oryginału, w tym trzy dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 10 Załącznikami stanowiącymi integralną część umowy są: 1. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, 2. Oferta cenowa Wykonawcy z dnia.. 2012 r. 3. Księga Identyfikacji Wizualnej Narodowej Strategii Spójności 2007-2013. Wykonawca Zamawiający Strona 11 z 11