PIERWSZY ETAP PRACY Z MICROSOFT PROJECT : TWORZENIE HARMONOGRAMU A. Wprowadzanie podstawowych danych projektu Po uruchomieniu Microsoft Project pokazuje się widok podstawowy (Gantt Chart), w którym po lewej stronie znajduje się tabela słuŝąca do wprowadzania podstawowych danych (Entry Table), a po prawej wykres Gantt a. i pole informacyjne, w którym wyświetlane są ikonki sygnalizujące specjalne własności zadania Task name nazwa zadania wchodzącego w skład przedsięwzięcia (uwaga: identyfikatorem zadania nie jest nazwa, lecz numer pojawiający się w pierwszej, szarej kolumnie tabeli) Duration czas trwania zadania wyrażony w jednostkach: minuta (m), godzina (h), dzień (d), tydzień (w) Start/Finish informacja o wyliczonym przez MS Project terminie rozpoczęcia/zakończenia zadania Predecessors poprzedniki, czyli zadania poprzedzające dane zadanie Resource Names - zasoby, czyli to co jest potrzebne do wykonania zadania (pracownicy, narzędzia, surowce itp.) 1. Data rozpoczęcia/zakończenia projektu. Harmonogram przedsięwzięcia tworzony jest tak, aby jego czas trwania był jak najkrótszy (za pomocą metody ścieŝki krytycznej). Istnieją dwa sposoby harmonogramowania: od daty rozpoczęcia projektu (wtedy uŝytkownik ustala datę rozpoczęcia, a data zakończenia wyliczana jest automatycznie) lub od daty zakończenia (wtedy uŝytkownik ustala datę zakończenia, a wyliczana jest data rozpoczęcia). Ustalenie daty rozpoczęcia/zakończenia projektu Otwórz menu Project Project Information Wybierz sposób harmonogramowania w polu Schedule From Ustal odpowiednio datę początkową lub końcową w polu Start Date / Finish Date 2. Sposoby przedstawienia harmonogramu Wybór widoku harmonogramu projektu Otwórz menu View Network Diagram Calendar Gantta Chart
B. Definiowanie zadań i ich własności Zadania to najczęściej zwykłe czynności składające się na przedsięwzięcie. Istnieją jednak inne typy zadań, o odmiennych funkcjach: zdarzenia, zadania sumaryczne i zadania cykliczne. Na wykresie Gantta zadania będące czynnościami przedstawiane są w postaci niebieskich pasków, pozostałe typy zadań przedstawiane są w inny sposób. 1. Określanie szczegółowych informacji o zadaniu Podstawowe oraz większość szczegółowych informacji o danym zadaniu zebrana jest w oknie Task Information. Otwieranie okna Task Information Zaznacz wybrane zadanie Otwórz menu Project Task Information lub Kliknij dwukrotnie na wybrane zadanie Zakładki okna Task Information: General informacje ogólne Predecessors poprzedniki Resources zasoby Advanced opcje zaawansowane Notes notatki Custom Fields pola użytkownika 2. Zdarzenie (~Milestone) Zdarzenie jest to zadanie, którego czas trwania wynosi 0. Wyznacza ono pewien moment czasowy, zazwyczaj punkt zwrotny w przedsięwzięciu (np. zakończenie/rozpoczęcie jakiegoś etapu projektu). Na wykresie Gantta zadanie tego typu oznaczane jest czarnym rombem z przypisaną datą. Określanie zadania jako zdarzenie/ punkt kontrolny Ustal dla wybranego zadania (zdarzenia) czas trwania równy zero Otwórz dla tego zadania okno Task Information Przejdź do zakładki Advanced Zaznacz opcję Mark task as milestone 3. Zadanie sumaryczne (Summary task) Zadanie sumaryczne to zadanie składające się z innych zadań, nazywanych wtedy podzadaniami. Zadania mogą tworzyć wielopoziomową hierarchię, tzn. moŝna określić, Ŝe dowolne zadanie składa się z podzadań, te podzadania z jeszcze bardziej szczegółowych zadań itd. Czas trwania zadania sumarycznego jest automatycznie wyliczany jako długość przedziału czasowego, w którym wykonują się wszystkie jego podzadania (od rozpoczęcia najwcześniejszego podzadania do zakończenia najpóźniejszego). Tworzenie podzadań dla danego zadania Wstaw pod wybranym zadaniem zadania, które będą jego podzadaniami (wykorzystaj klawisz Insert) Zaznacz dopisane zadania Kliknij na pasku narzędzi ikonę: lub Wybierz menu Project Outline Indent
4. Zadania cykliczne (Recurring Task) Istnieją czynności, które wykonywane są periodycznie, np. co miesiąc, co tydzień, codziennie. Wstawianie zadania cyklicznego Ustaw kursor w miejscu gdzie ma być wstawione zadanie cykliczne Otwórz okno zadania cyklicznego: menu Insert Recurring Task Wpisz nazwę zadania w polu Name Wpisz czas trwania pojedynczego wystąpienia zadania cyklicznego w polu Duration Wybierz schemat powtarzania zadania w sekcji Reccurence Pattern Wybierz przedział czasowy, w którym zadanie ma się powtarzać w sekcji Range of Reccurence 5. Typy zaleŝności między zadaniami. Domyślnie kaŝde zadanie, zanim będzie mogło się rozpocząć, musi zaczekać na zakończenie kaŝdego ze swoich poprzedników (zaleŝność FS czyli Finish-to-Start). W MS Project dołoŝono jeszcze trzy moŝliwości: - zadanie moŝe się rozpocząć jeŝeli rozpocznie się jego poprzednik (SS), - zadanie moŝe się zakończyć jeŝeli zakończy się jego poprzednik (FF), - zadanie moŝe się zakończyć jeŝeli rozpocznie się jego poprzednik (SF). Ustalanie typu zależności między zadaniem a poprzednikiem Otwórz dla wybranego zadania okno Task Information Przejdź do zakładki Predecessors kolumna Type Wybierz odpowiedni typ zależności dla danego poprzednika 6. Zwłoka (Lag) W niektórych przypadkach wymagane jest zachowanie odstępu czasowego po zakończeniu poprzednika danego zadania, a przed terminem rozpoczęcia tego zadania. Sytuacja taka ma często miejsce w przedsięwzięciach budowlanych, w których - zanim zacznie się kolejne zadanie - naleŝy odczekać aŝ wyschnie farba, zaschnie zaprawa itp. W MS Project takie opóźnienie moŝna wyrazić w jednostkach czasu lub procentowo. MoŜliwe jest takŝe zdefiniowanie opóźnienia ujemnego. Ustalanie zwłoki między zadaniem a poprzednikiem Otwórz dla wybranego zadania okno Task Information Przejdź do zakładki Predecessors kolumna Lag Wpisz odpowiednią wartość zwłoki dla wybranego poprzednika 7. Ograniczenia czasowe zadania JeŜeli pewne zadanie musi się rozpocząć albo zakończyć w określonym terminie czy teŝ po lub przed ustaloną datą, naleŝy ustawić odpowiednie ograniczenie czasowe dla tego zadania. JeŜeli zadanie nie ma ograniczeń czasowych wykonywane jest najszybciej jak to tylko moŝliwe (As Soon As Possible), ewentualnie najpóźniej jak to jest moŝliwe (np. przy harmonogramowaniu od daty końcowej). Ograniczenia czasowe nie są poŝądane w projekcie, gdyŝ mogą utrudniać optymalizację jego planu. Ustalanie ograniczenia czasowego dla zadania Otwórz dla wybranego zadania okno Task Information Przejdź do zakładki Advanced pole Constraint Type Wybierz odpowiednie ograniczenie czasowe w polu Constraint Type Wskaż właściwą datę ograniczenia w polu Constraint Date (jeśli wymagane)
Przeglądanie ograniczeń czasowych dla wszystkich zadań Otwórz menu View Table More tables Wybierz Constraint Date Naciśnij przycisk Apply C. Definiowanie i przypisywanie zasobów 1. Definiowanie zasobów Zasoby to ludzie, narzędzia, maszyny, materiały itp. niezbędne do wykonania zadań. W projekcie budujemy bazę (pulę) zasobów w arkuszu zasobów (Resource Sheet). Definiowanie zasobów w arkuszu zasobów Otwórz menu View Resource Sheet Wpisz zasoby w kolejnych wierszach tabeli Uzupełnij odpowiednie dane Resource Name - nazwa zasobu Typ typ zasobu: (Work zasób odnawialny lub Material - zasób nieodnawialny) Material Label jednostki, w jakich liczony jest dany materiał (np. m 2, kg, sztuka) Initials skrót nazwy Group grupa do jakiej dany zasób można przypisać (np. pojazdy, pracownicy, dział sprzedaży,... itd.) Max.Units maksymalna dostępna ilość danego zasobu (definiowana tylko dla typu Praca) Std.Rate stawka za godzinę pracy (dla typu Praca) lub stawka za jednostkę (dla typu Materiał) Ovt.Rate stawka za godzinę pracy nadliczbowej (definiowana tylko dla typu Praca) Cost/Use kosz każdorazowego użycia danego zasobu Accrue At sposób naliczania kosztów Base Calendar kalendarz według którego pracuje zasób 2. Przypisywanie zasobów Przypisywanie (alokacja) zasobów do zadań Przejdź do widoku podstawowego Gantt Chart Otwórz okno Assign Resources (z menu Tools lub naciskając ikonę Ustaw kursor na wybranym zadaniu w tabeli z zadaniami Przypisz zasób przez naciśnięcie Assign Wpisz w kolumnie Units ilość zasobu wymaganą do tego zadania Uwaga: przypisanie zasobów innego zadania wykonuje się bez zamykania okna Resource Assignment, po kliknięciu myszką na wybrane zadanie 3. Bilansowanie zasobów przeciąŝonych na pasku narzędzi) Po przypisaniu zasobów do poszczególnych zadań moŝe okazać się, Ŝe występują tzw. konflikty zasobowe (dany zasób przyporządkowany jest do więcej niŝ jednego zadania w tym samym czasie). Na arkuszu zasobów zasoby przeciąŝone są wyświetlane na czerwono. Konflikty zasobowe moŝna usunąć za pomocą funkcji bilansowania zasobów. Funkcja ta polega na rozsuwaniu w czasie tych zadań, które wymagają jednoczesnego uŝycia tego samego zasobu (moŝe to powodować wydłuŝenie czasu trwania całego projektu).
Funkcja bilansowania zasobów Przejdź do widoku podstawowego Gantt Chart Otwórz menu Tools Level Resources Ustaw tryb działania (Manual lub Automatic) Ustaw odpowiednią rozdzielczość w polu Look for the overallocations Naciśnij przycisk Bilansuj teraz lub OK (w zależności od ustawionego trybu) Uwaga: Przycisku Level Now używa się, gdy zaznaczona jest opcja Manual (wtedy funkcja wyrównywania zasobów jest uaktywniana tylko na wyraźne polecenie użytkownika). W przypadku zaznaczonej opcji Automatic program bez udziału użytkownika porządkuje zasoby po każdej wprowadzonej zmianie (funkcja bilansowania jest cały czas aktywna). Przycisk Clear Leveling przywraca stan projektu sprzed wyrównania zasobów. Przeglądanie obciążeń zasobowych / wyszukiwanie konfliktów zasobowych Przejdź menu View Resource Usage Wyszukaj godziny pracy wyświetlone na czerwono Przejdź menu View Resource Graph Przewiń graficzne zestawienie obciążeń dla kolejnych zasobów (Next/ Previous Resource pod prawym przyciskiem myszy) 4. Własnoręczne rozwiązywanie konfliktów zasobowych JeŜeli efekt działania funkcji bilansowania jest niezadowalający (gdy nie uda się rozwiązać wszystkich konfliktów zasobowych lub powoduje to zbytnie wydłuŝenie czasu trwania projektu) stosuje się inne metody, np.: - zwiększenie ogólnej ilości danego zasobu (w arkuszu zasobów, w kolumnie Maks.jednostek) co równoznaczne jest z zatrudnieniem dodatkowych osób, dokupieniem maszyn, narzędzi itp. - zmiana typów, ilości jednostek zasobu itp. przypisanych do określonych zadań - zmiany zasobów przypisanych do danego zadania - dodanie godzin nadliczbowych - zmiana godzin pracy dla przeciąŝonych zasobów 5. Dodawanie godzin nadliczbowych Dla danego zasobu przy określonym zadaniu moŝna określić pracę w godzinach ponadwymiarowych. Godziny takie znikają z wykresu Gantta wykonywane są poza kalendarzem pracy. Godziny nadliczbowe Przejdź do widoku podstawowego Gantt Chart Wybierz menu Window Split Umieść kursor w dolnej (po podziale) części widoku Wybierz menu Format Details Resource Work Wpisz wybraną ilość godzin nadliczbowych dla danego zasobu w kolumnie Ovt. Work Naciśnij OK Usuń podział ekranu: menu Window Remove Split 6. Definiowanie czasu pracy (kalendarzy) Czas pracy określany jest poprzez definiowanie kalendarzy, które są następnie przypisywane zasobom. MoŜna stworzyć własny kalendarz lub uŝyć (i zmodyfikować) kalendarze predefiniowane: kalendarz całodobowej pracy (24 Hours), kalendarz nocnej zmiany (Night Shift) oraz standardowy
(Standard Project Calendar). Jeden z kalendarzy jest głównym kalendarzem projektu (ustalany w oknie Project Information). Według tego samego kalendarza moŝe pracować wiele zasobów i kaŝdy zasób odnawialny ma przypisany jeden kalendarz. Oprócz tego moŝna teŝ zmieniać indywidualne ustawienia czasu dla pojedynczego zasobu (który nadal będzie pracował wg przypisanego wcześniej kalendarza, ale uwzględnione będą wprowadzone wyjątki). Dowolny dzień w danym kalendarzu moŝna ustalić jako pracujący lub wolny. Dla dni pracujących moŝna określić dokładne przedziały czasowe przeznaczone na pracę. Modyfikowanie kalendarza/czasu pracy Otwórz okno służące do ustawień czasu pracy: menu Tools Change Working Time Rozwiń listę kalendarzy/ustawień indywidualnych w polu For Wybierz kalendarz lub zasób, dla którego ma być zmodyfikowany czas pracy Zaznacz dni dla których mają być wprowadzone zmiany (globalnie lub lokalnie) Zdefiniuj dla danego przedziału czasu godziny pracy/dni wolne Uwaga: Aby zmiany zaznaczonych dni miały zakres globalny należy posłużyć się przyciskami dni tygodnia (M - pon., T - wt., W - śr., Th - czw., F - pt., S - sob., S - niedz.) znajdującymi się u góry tabelki z danym miesiącem, a jeśli chcemy wprowadzić lokalne zmiany tylko w danym miesiącu, to zaznaczamy określone dni bez używania przycisków dni tygodnia Inne funkcje w oknie Change Working Time: New... umożliwia stworzenie nowego kalendarza na bazie isniejącego (opcja Make copy of... calendar) lub zdefiniowanie od nowa (opcja Create new base calendar) Options... umożliwia zmianę ustawień domyślnych dla całego projektu: Week Starts On: Sunday/Monday - tydzień zaczyna się od: niedzieli/poniedziałku Fiskal Year Starts In: January/February/... - rok podatkowy zaczyna się w styczniu/lutym/... Default Start Time: - domyślna godzina rozpoczęcia pracy Default End Time: - domyślna godzina zakończenia pracy Hours Per Day: - domyślna liczba godzin przypadająca na dzień pracy Hours Per Week: - liczba godzin na tydzień Przypisywanie kalendarzy Przejdź na arkusz zasobów Resource Sheet Rozwiń listę kalendarzy w polu Base calendar dla danego zasobu Wybierz odpowiedni kalendarz E. ŚcieŜka krytyczna Microsoft Project do ustalania czasów rozpoczęcia i zakończenia zadań (układania harmonogramu) uŝywa metody ścieŝki krytycznej (Critical Path Method - CPM). Metoda ta określa, które zadania są krytyczne, tzn. takie, które w razie opóźnienia spowodowałyby opóźnienie daty zakończenia całego przedsięwzięcia. (Zadania te leŝą na ścieŝce krytycznej.) Pojęcia związane z harmonogramowaniem: Całkowity zapas czasu (Total Slack) - czas o jaki zadanie moŝe się opóźnić nie powodując opóźnienia całego projektu Swobodny zapas czasu (Total Slack) - czas o jaki zadanie moŝe się opóźnić nie powodując opóźnienia następnego zadania Zapas swobodny zadania zapas całkowity zadania. Dla zadań krytycznych oba zapasy = 0. Wyróżnienie zadań krytycznych Otwórz menu Format Text Styles Wybierz element Critical Tasks w polu Item to Change Ustal sposób wyświetlania (kolor, czcionka itd.)
F. Koszty Wyświetlanie zapasów czasowych wszystkich zadań Przejdź menu View Table:... Schedule Koszt całkowity (Total Cost) określonego zadania to suma: - stawek za godziny i nadgodziny pracy przypisanych mu zasobów pomnoŝone przez czas trwania tego zadania oraz kosztów za uŝycie danego zasobu do tego zadania (wg danych ustalanych w arkuszu zasobów) - stałych kosztów (Fixed Cost) tego zadania (tu moŝna dodać nieuwzględnione wcześniej koszty) Koszty stałe zadania Przejdź menu View Table:... Cost Wpisz stały koszt w kolumnie Fixed Cost dla wybranego zadania Koszt całkowity przedsięwzięcia wyświetlany jest po naciśnięciu Statistics w oknie Project Information.