Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Departament Wsparcia e-gospodarki Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów Warszawa 2011 1
Szanowni Państwo, Prezentujemy ósmy odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu 8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii rozliczenia zaliczki. W niniejszym odcinku przedstawiono przykłady liczbowe dotyczące rozliczenia zaliczki oraz naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych w przypadku nierozliczenia wymaganej kwoty zaliczki lub złożenia wniosku o płatność z naruszeniem terminu wynikającego z umowy. Ponadto zaprezentowano opis podstawowych zasad dotyczących rozliczania zaliczki zgodnie z umową i obowiązującymi przepisami. 2
8.1 Zasady dotyczące korzystania ze środków z zaliczki Zasada korzystania z zaliczki za pomocą konta zaliczkowego: Wydatki z zaliczki co do zasady powinny być dokonywane za pośrednictwem konta przeznaczonego do obsługi tej zaliczki wskazanego w umowie o dofinansowanie. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach 1 beneficjent może ponosić wydatki ze środków własnych za pośrednictwem innego rachunku bankowego niż zaliczkowe, a następnie może przelać z konta zaliczkowego na inny rachunek beneficjenta, kwotę odpowiadającą poniesionym wydatkom kwalifikowanym. Zasada wydatkowania środków z zaliczki na wydatki kwalifikowane: Ze środków z zaliczki beneficjent może ponosić jedynie wydatki kwalifikowane. Dopuszczalne jest ponoszenie z konta przeznaczonego do obsługi zaliczki wydatku zawierającego niekwalifikowany VAT w pełnej wysokości, pod warunkiem jednak, iż podatek VAT bezpośrednio wynika z poniesionego wydatku kwalifikowanego, a Beneficjent przed poniesieniem lub w tym samym dniu zasili rachunek przeznaczony do obsługi zaliczki równowartością kwoty stanowiącej wydatek niekwalifikowany. Wydatki zawierające koszt niekwalifikowany, w tym VAT mogą być również ponoszone za pomocą konta podstawowego, a następnie beneficjent może przelać z konta zaliczkowego na rachunek podstawowy kwotę odpowiadającą wydatkowi kwalifikowanemu. Możliwość płacenia pełnych kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem ze środków zaliczki w działaniu 8.1: Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem mogą być ponoszone w całości ze środków z zaliczki tj. zarówno w części odpowiadającej dofinansowaniu, jak i w części odpowiadającej wkładowi własnemu. Jednakże należy pamiętać, iż beneficjent musi zapewnić odpowiedni udział środków własnych w projekcie w proporcjach określonych w umowie o dofinansowanie ze środków własnych oraz udzielonego dofinansowania we wniosku o płatność ostatecznie rozliczającym zaliczkę. Przykład 1: Beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 150 000 zł na realizację etapu trwającego od 1 stycznia do 20 lutego 2010 r. Do dnia 10 lutego 2010 r. poniósł wydatki kwalifikowane w wysokości 150 000 zł, które w całości zostały sfinansowanie ze środków z zaliczki. W następnym okresie realizacji etapu ponosił wydatki ze środków własnych. We wniosku o płatność składanym po zakończeniu tego etapu wykazał wydatki kwalifikowane w wysokości 250 000 zł. Dofinansowanie należne beneficjentowi na realizację tego etapu (intensywności wsparcia 50 %) to 125 000 zł, co oznacza, że nierozliczona kwota zaliczki wynosi 25 000 zł. 1 Refundacja wydatków poniesionych ze środków własnych z zaliczki jest dopuszczalna m. in. w przypadku, gdy wydatki zostały poniesione przed otrzymaniem zaliczki lub konieczności zapłaty jednym przelewem za fakturę, która zawiera wydatek niekwalifikowany np. wydatek opodatkowany podatkiem VAT, opłaty za media, wynagrodzenia. 3
Nierozliczona kwota zaliczki (25 000 zł) powinna zostać wykorzystana w następnym etapie. Jednocześnie o niewykorzystaną kwotę zaliczki zostanie pomniejszona refundacja (płatność pośrednia) za kolejny etap. Przykład 2: Beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 100 000,00 zł. Dostawca wystawił mu fakturę na kwotę 100 000,00 zł netto (beneficjent ma możliwość odzyskania podatku VAT). Z konta zaliczkowego została zapłacona cała kwota netto w wysokości 100 000,00 zł, natomiast VAT w wysokości 22 000,00 zł został opłacony z konta firmowego Beneficjenta. Beneficjent mógł zapłacić z konta zaliczkowego wysokość wydatku kwalifikowanego, jednak należy pamiętać, iż pomimo, że kwota zaliczki została wydatkowana w całości jej rozliczeniu podlega jedynie część odpowiadająca wysokości dofinansowania. Beneficjent w I wniosku o płatność pośrednią wykazał wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem w wysokości 100 000,00 zł (zatem cały wydatek został poniesiony z konta zaliczkowego), wysokość dofinansowania to 85 000,00 zł (przy intensywności 85 %), wobec powyższego do rozliczenia zaliczki pozostała kwota 15 000,00 zł. Zaliczka została w pełni wydatkowana, ponieważ Beneficjent nie posiada już na koncie zaliczkowym środków, ale nie została rozliczona w całości (Beneficjent zapłacił z konta zaliczkowego zarówno część dofinansowania 85 000,00 zł jak i wkład własny 15 000,00 zł). Beneficjent w II wniosku o płatność pośrednią wykazał wydatki kwalifikowalne w wysokości 150 000,00 zł (tym razem cały wydatek został poniesiony z konta firmowego beneficjenta), zatem wysokość dofinansowania to 127 500,00 zł. W związku z faktem, że do rozliczenia zaliczki w II wniosku o płatność pozostało Beneficjentowi 15 000,00 zł, kwota dofinansowania w formie refundacji, która powinna zostać wypłacona Beneficjentowi to 112 500,00 zł. W omawianym przykładzie zaliczka została rozliczona ostatecznie w II wniosku o płatność pośrednią i dopiero w ramach rozliczenia tego wniosku Beneficjent wykazał odpowiedni udział środków własnych. Finansowanie ze środków z zaliczki wydatków poniesionych przed jej otrzymaniem: Zaliczka może zostać przeznaczona na wydatki kwalifikowane dokonane w ramach projektu przed otrzymaniem zarówno pierwszej, jak i kolejnych transz zaliczki. Dokonując przelewu środków z konta zaliczkowego na konto podstawowe należy pamiętać, iż beneficjent otrzymuje zaliczkę na pokrycie dofinansowania wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem związanych z realizowanym projektem. Oznacza to, iż IW/RIF uzna za rozliczoną jedynie część zaliczki wykorzystaną na dofinansowanie poniesionych wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem. 8.2 Zasady dotyczące rozliczenia zaliczki Obowiązek złożenia wniosku o płatność w terminie wynikającym z umowy o dofinansowanie: Złożenie wniosku o płatność w terminie późniejszym niż 30 dni od zakończenia etapu określonego w harmonogramie rzeczowo finansowym, a w przypadku wniosku o płatność końcową najpóźniej w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków, będzie skutkowało koniecznością płacenia przez Beneficjenta odsetek w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki będą naliczane od dnia wypłacenia środków z zaliczki Beneficjentowi do dnia rozliczenia środków poprzez złożenie wniosku o 4
płatność lub poprzez zwrot środków. Oznacza to, że wpłynięcie do IW/RIF wniosku o płatność nawet o jeden dzień później będzie skutkowało koniecznością zapłaty narosłych odsetek od kwoty zaliczki. Przykład 3: Beneficjent otrzymał zaliczkę w wysokości 100 000 zł w dniu 10 stycznia 2010 r. na I etap trwający od 1 grudnia 2009 r. do 31 marca 2010 r. (zaliczka jest przewidziana do rozliczenia w całości w I i II etapie). Wniosek o płatność rozliczający częściowo tę zaliczkę powinien zatem zostać złożony do RIF w ciągu 30 dni, czyli do 30 kwietnia 2010 r. Jednakże beneficjent złożył wniosek dopiero 4 maja 2010 r. W tym przypadku, IW/RIF naliczy odsetki jak dla zaległości podatkowych za okres od 10 stycznia 2010 r. r. do 4 maja 2010 r. od kwoty 70 000 zł, czyli od 70 % otrzymanej transzy zaliczki. Odsetki jak dla zaległości podatkowych wyniosą 2 186 zł, przy stopie procentowej wynoszącej w danym okresie 10 % UWAGA! Stopa procentowa dla odsetek jak dla zaległości podatkowych zmienia się w zależności od wysokości stopy oprocentowania kredytu lombardowego, ustalonej zgodnie z przepisami o Narodowym Banku Polskim. Obowiązek rozliczenia kwoty określonej w umowie o dofinansowanie w działaniu 8.1: W przypadku działań, w których beneficjent otrzymuje zaliczkę w jednej transzy, kwota wymagana do rozliczenia we wniosku o płatność składanym po zakończeniu danego etapu to 70 % kwoty dofinansowania określonej w harmonogramie rzeczowo-finansowym oraz cała kwota nierozliczona w poprzednim etapie. Jeżeli IW/RIF uzna część wydatków za niekwalifikowalne, a łączna kwota rozliczonych środków będzie mniejsza niż ww. kwota obowiązkowa do rozliczenia, będzie to również skutkowało koniecznością płacenia odsetek w wysokości jak od zaległości podatkowych. Przykład 4: Beneficjent w dniu 10 stycznia 2010 r. otrzymał zaliczkę na realizację projektu w wysokości 400 000 zł. W harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu przewidział wydatkowanie w I etapie 150 000 zł (przewidziane dofinansowanie to 127 500 zł), w drugim 300 000 zł (należne dofinansowanie to 255 000 zł), a w trzecim 180 000 zł (153 000 zł). We wniosku o płatność złożonym po zakończeniu pierwszego etapu, beneficjent wykazał wydatki kwalifikowane w wysokości 140 000 zł, na co należne dofinansowanie wynosi 119 000 zł. Kwota wymagana do rozliczenia w I etapie to 70 % x 127 500 = 89 250 zł. Beneficjent rozliczył wymaganą kwotę. W kolejnym wniosku o płatność złożonym po zakończeniu II etapu, beneficjent wykazał wydatki kwalifikowane w wysokości 200 000 zł (dofinansowanie 170 000 zł), podczas, gdy kwota zaliczki wymagana do rozliczenia w II etapie to (70% x 255 000) + (127 500 119 000 zł) = 187 000 zł. Kwota pozostająca do rozliczenia to 187 000 zł 170 000 zł = 17 000 zł. 2 2 W przypadku zwrotu kwoty wymaganej do rozliczenia na odpowiednie rachunki w terminie złożenia wniosku o płatność odsetki nie będą naliczane, w przypadku zwrotu środków po terminie złożenia wniosku o płatność odsetki będą naliczane od dnia przekazania środków do dnia zwrotu od kwoty pozostającej do rozliczenia, w przypadku nie zwrócenia środków odsetki będą naliczane do dnia rozliczenia kwoty w kolejnym wniosku o płatność składanym po zakończeniu kolejnego etapu/działania/zadania. 5
Beneficjent zwrócił kwotę na odpowiednie rachunki. Kwota do rozliczenia w kolejnym wniosku o płatność to (70 % x 153 000 zł) + (255 000 zł 170 000 zł 17 000 zł) = 107 100 zł + 68 000 zł = 175 100 zł. Ponieważ beneficjent otrzymał w ramach zaliczki 400 000 zł, a we wcześniejszych etapach rozliczył łącznie 289 000 zł, kwota pozostająca do rozliczenia będzie niższa i wyniesie 111 000 zł. Rozliczenie zaliczki poprzez zwrot środków - Beneficjent może rozliczyć część lub całość zaliczki zwracając środki na odpowiednie rachunki. W przypadku środków wypłaconych od 1 stycznia 2010 r. zwrot środków powinien nastąpić na 2 różne rachunki bankowe. Część odpowiadająca środkom wypłaconym z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na rachunek Płatnika (BGK) wskazany w umowie o dofinansowanie, natomiast w przypadku środków odpowiadających dotacji celowej, na rachunek IW, z którego zostały wypłacone. Zaliczka zostanie uznana za rozliczoną w terminie, jeżeli najpóźniej w dniu złożenia wniosku o płatność wskazanym w umowie o dofinansowanie, zostanie obciążony rachunek bankowy beneficjenta odpowiednią kwotą na podstawie polecenia przelewu. Jeżeli beneficjent rozliczy zaliczkę poprzez jej zwrot, proszony jest o przekazanie do IW potwierdzenia dokonania przelewów środków. 8.3 Obowiązek zapłaty odsetek jak dla zaległości podatkowych w przypadku wyboru wsparcia w formie zaliczki, jeżeli beneficjent nie złoży wniosku o płatność w terminie albo nie rozliczy w wymaganym terminie kwoty wymaganej do rozliczenia, a także w przypadku zwrotu środków niewykorzystanych na wydatki kwalifikowane w danym roku budżetowym po terminie, będzie miał obowiązek zapłaty odsetek jak dla zaległości podatkowych. Zasady naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych: W przypadku zwrotu kwoty wymaganej do rozliczenia wraz z odsetkami, za prawidłowe naliczenie odsetek odpowiada beneficjent. Zasady naliczania odsetek jak dla zaległości podatkowych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą zostać zawarte w rachunkach (Dz.U.05.165.1373). Należy również pamiętać o prawidłowym zaokrągleniu należnej kwoty do pełnych złotych. Nie nalicza się odsetek, jeśli kwota odsetek nie przekracza trzykrotności wartości opłaty dodatkowej pobieranej przez Pocztę Polską za polecenie przesyłki listowej (nie dotyczy sytuacji, gdy beneficjent zwraca część należnej kwoty). Ta sama zasada obowiązuje w przypadku, gdy naliczenie odsetek leży w gestii Beneficjenta. Jeżeli nie zostanie spłacona pełna kwota należności i odsetek, zwrócona kwota zostanie zaliczona proporcjonalnie na poczet należności głównej i odsetek. Od kwoty pozostałej do zwrotu w dalszym ciągu będą naliczane odsetki. Przykład 8: Beneficjent w dniu 1 stycznia 2010 r. dokonał zwrotu nierozliczonej kwoty zaliczki w wysokości 20 000 zł, podczas gdy kwota która w tym dniu powinna zostać zwrócona to 20 000 zł zaliczki oraz dodatkowo 440 zł odsetek jak dla zaległości podatkowych. Oznacza to, że należność główna została spłacona w wysokości 19570 zł, 6
a odsetki w wysokości 430 zł. Od kwoty niezwróconej należności głównej (430 zł), w dalszym ciągu naliczane będą odsetki jak dla zaległości podatkowych. 7