WOJSKOWA KOMENDA UZUPEŁNIEŃ W ZAMOŚCIU ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- WEWNĘTRZNA PROCEDURA NABORU DO SŁUŻBY CYWILNEJ W WOJSKOWEJ KOMENDZIE UZUPEŁNIEŃ W ZAMOŚCIU wprowadzona na podstawie : Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej, w związku z art. 94 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Podstawa: Rozkaz Dzienny nr 96 z dnia 30.11.2012 r. Obowiązuje od dnia 1 grudnia 2012 r. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- Zamość 2012r. Strona 1 / 29
ROZDZIAŁ I ZASADY OGÓLNE 1. Procedura naboru na wolne stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej w Wojskowej Komendzie Uzupełnień w Zamościu, zwana dalej Procedurą, określa zasady naboru kandydatów na stanowiska w korpusie służby cywilnej w Wojskowej Komendzie Uzupełnień w Zamościu. 2. Procedura określa czynności od momentu przygotowania naboru do wyłonienia kandydata do zatrudnienia, bez czynności związanych z nawiązaniem stosunku pracy. 3. Proces naboru pracowników jest organizowany zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz.1505 z późn. zm) zwana dalej Ustawą i podstawowymi zasadami pracy, w szczególności dotyczącymi zapewnienia równego traktowania w zatrudnieniu, w tym równego traktowania kobiet i mężczyzn oraz zakazu dyskryminacji oraz ogólnie stosowanymi zasadami zarządzania zasobami ludzkimi. 4. Ilekroć w Procedurze jest mowa o: 1) Wojskowej Komendzie Uzupełnień - należy przez to rozumieć Wojskową Komendę Uzupełnień w Zamościu. 2) Wojskowym Komendancie Uzupełnień należy przez to rozumieć Wojskowego Komendanta Uzupełnień w Zamościu. 3) Biuletynie Kancelarii - należy przez to rozumieć Biuletyn Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. 4) komisja rekrutacyjna zwana dalej Komisją należy przez to rozumieć komisję powołaną przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień do rozpatrzenia ofert i wyłonienia najbardziej odpowiedniego kandydata do zatrudnienia na stanowisku w korpusie służby cywilnej. 5) Wnioskodawca należy przez to rozumieć Szefa Wydziału lub Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych składających wniosek o przeprowadzenie naboru 5. Prawo do informacji o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej ma każdy obywatel, a nabór do służby cywilnej jest otwarty i konkurencyjny. 6. Otwartość naboru oznacza, że Wojskowy Komendant Uzupełnień ma obowiązek upowszechnić informację o wolnych stanowiskach pracy poprzez umieszczenie ogłoszenia o naborze: 1) w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; 2) w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Wojskowej Komendy Uzupełnień tablica informacyjna przed biurem przepustek; 3) na stronie internetowej Wojskowej Komendy Uzupełnień. Strona 2 / 29
7. Konkurencyjność naboru oznacza, że Wojskowy Komendant Uzupełnień w taki sposób organizuje całą procedurę naboru, by w jej wyniku wybrać spośród zgłaszających się kandydatów, osobę najzdolniejszą, najlepiej przygotowaną, która w konfrontacji z innymi kandydatami, najlepiej odpowiada stawianym wymaganiom określonym w opisie stanowiska. 8. Nabór może być prowadzony w sytuacji: 1) utworzenia nowego stanowiska w Wojskowej Komendzie Uzupełnień; 2) powstania wakatu; 3) wystąpienia konieczności zatrudnienia osoby na podstawie umowy o pracę na zastępstwo, na czas usprawiedliwionej nieobecności członka korpusu służby cywilnej. ROZDZIAŁ II DECYZJA O WSZCZĘCIU PROCEDURY REKRUTACYJNEJ NA STANOWISKO W KORPUSIE SŁUŻBY CYWILNEJ 1. W przypadku wolnego stanowiska pracy decyzję o wszczęciu procedury naboru podejmuje Wojskowy Komendant Uzupełnień z własnej inicjatywy lub na wniosek o przeprowadzenie naboru na stanowisko w korpusie służby cywilnej złożony przez Szefa Wydziału. Z wnioskiem może także wystąpić Pełnomocnik do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie wolnego stanowiska w Pionie Ochrony Informacji Niejawnych. Wzór wniosku został określony w załączniku Nr 1 do Procedury. 2. Przed podjęciem decyzji o rozpoczęciu naboru Wojskowy Komendant Uzupełnień w ramach optymalizacji zatrudnienia dokonuje analizy możliwości przeprowadzenia tzw. rekrutacji wewnętrznej spośród zatrudnionych pracowników w Wojskowej Komendzie Uzupełnień zgodnie z przepisami zawartymi w Rozdziale III. 3. W przypadku podjęcia decyzji o konieczności wszczęcia procedury naboru zewnętrznego, Wojskowy Komendant Uzupełnień zatwierdza wniosek o wszczęcie naboru, który zostaje przekazany do referenta prawno administracyjnego. 4. W sytuacji włączenia do struktury komórki organizacyjnej nowego stanowiska pracy, przed wszczęciem procedury naboru opracowuje się opis stanowiska pracy oraz przeprowadza wartościowanie stanowiska, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Strona 3 / 29
ROZDZIAŁ III PRZEBIEG CZYNNOŚCI ZWIĄZANYCH Z NABOREM WEWNĘTRZNYM W RAMACH URZĘDU 1. Decyzję o wszczęciu procedury naboru wewnętrznego podejmuje Wojskowy Komendant Uzupełnień z własnej inicjatywy lub na wniosek Szefa Wydziału/ Pełnomocnika do Spraw Ochrony Informacji Niejawnych (zwanych dalej wnioskodawcami) w przypadku wystąpienia takiej potrzeby. Wzór wniosku został określony w załączniku Nr 2 do Procedury. 2. Po wyrażenia zgody Wojskowego Komendanta Uzupełnień na uruchomienie naboru wewnętrznego referent prawno administracyjny upowszechnia informacje o tym naborze na tablicy ogłoszeń oraz intranetowej stronie urzędu. Informacja o naborze wewnętrznym zostaje opracowana w oparciu o aktualny opis stanowiska pracy i zawiera w szczególności określenie kompetencji niezbędnych i dodatkowych istotnych dla prawidłowego wykonywania zadań na stanowisku (w zakresie wiedzy, stażu pracy, itp.), a także wskazanie dokumentów, które należy złożyć oraz określenie terminu na dokonanie tej czynności. 3. Pracownicy składają dokumenty, w formie papierowej lub elektronicznej do kancelarii jawnej, w terminie określonym w informacji o naborze wewnętrznym. Pracownicy zobowiązani są do złożenia listu motywacyjnego oraz formularza aplikacyjnego (cz. A), a także innych dokumentów, jeśli ich obowiązek wynika z informacji o naborze wewnętrznym. Pracownik może także złożyć dokumenty potwierdzające kompetencje, które uważa za szczególnie istotne. Wzór formularza aplikacyjnego (cz. A) został określony w załączniku Nr 3 do Procedury. 4. Po upływie terminu składania dokumentów referent prawno - administracyjny weryfikuje spełnianie przez pracowników, którzy złożyli dokumenty, wymagań związanych ze stanowiskiem, możliwych do oceny na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach osobowych pracowników oraz w oparciu o dokumenty złożone przez pracowników (wymagania formalne). Ocena spełnienia wymagań formalnych następuje na formularzu aplikacyjnym. Wzór (cz. B) Załącznik nr 3 5. Referent prawno - administracyjny sporządza listę pracowników, którzy spełniają wymagania formalne, i przekazuje ją do wnioskodawcy wraz z dokumentami aplikacyjnymi pracowników. 6. Wnioskodawca przeprowadza z pracownikami rozmowę kwalifikacyjną (możliwe jest również zastosowanie innych metod/technik selekcji). Wnioskodawca dokonuje oceny wiedzy, doświadczenia zawodowego i innych kompetencji pracowników uczestniczących w naborze wewnętrznym w oparciu o kryteria/wymagania wynikające z informacji o naborze wewnętrznym oraz biorąc pod uwagę w szczególności charakter zadań wykonywanych na stanowisku, stopień ich złożoności oraz wymaganą na stanowisku samodzielność i kreatywność. Sposób dokonywania ww. oceny przez Wnioskodawcę powinien czynić zadość nakazowi równego traktowania pracowników w zakresie warunków zatrudnienia i awansowania. Strona 4 / 29
7. W oparciu o wyniki oceny z pkt 6 Wnioskodawca wskazuje pracownika, którego kompetencje w największym stopniu odpowiadają wymaganiom związanym ze stanowiskiem. Następnie, w porozumieniu z kierownikiem komórki organizacyjnej, w której kandydat jest aktualnie zatrudniony, sporządza wniosek o przeniesienie pracownika i przedstawia go Wojskowemu Komendantowi Uzupełnień. Wzór wniosku o przeniesienie pracownika zał. Nr 4 8. Na podstawie tego wniosku Wojskowy Komendant Uzupełnień podejmuje decyzję co do przeniesienia wybranego pracownika na stanowisko, na które prowadzony był nabór wewnętrzny. 9. Po podjęciu decyzji przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień w zakresie przeniesienia pracownika na stanowisko, na które prowadzony był nabór wewnętrzny, referent prawno - administracyjny upowszechnia informacje w tym zakresie na tablicy ogłoszeń oraz intranetowej stronie urzędu 10. Po zakończeniu naboru wewnętrznego aplikacje przesłane przez pracowników podlegają zniszczeniu, z wyjątkiem oryginałów dokumentów, które są zwracane kandydatom. 11. Każdy proces naboru wewnętrznego wspiera organizacyjnie referent prawno administracyjny. ROZDZIAŁ IV SPORZĄDZENIE I PUBLIKACJA OGŁOSZENIA O WOLNYCH STANOWISKACH PRACY 1. Referent prawno - administracyjny po uzyskaniu zgody Wojskowego Komendanta Uzupełnień na przeprowadzenie zewnętrznej rekrutacji, sporządza projekt ogłoszenia o naborze na podstawie opisu stanowiska pracy, w oparciu o schemat ogłoszeń opublikowanych w Serwisie Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, z zastrzeżeniem ust. 2. i ust. 3. 2. Referent prawno administracyjny ustala wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Wojskowej Komendzie Uzupełnień w miesiącu poprzedzającym publikację ogłoszenia o naborze czy wynosi on co najmniej 6 %, a ponadto przeprowadza analizę opisu stanowiska pracy na które jest prowadzony nabór pod kątem ; 1) zawartych w nim wymagań w kontekście definicji wymagań niezbędnych oraz pożądanych (dodatkowych) określonych w ustawie o służbie cywilnej 2) możliwości zatrudnienia na nim osoby nieposiadającej obywatelstwa polskiego Strona 5 / 29
3. Ogłoszenie należy sporządzić w sposób zgodny z aktualnym stanowiskiem pracy, w tym: 1) uwzględnienie wszystkich elementów ogłoszenia wynikających z przepisów ustawy; 2) wyboru metod i technik naboru umożliwiających ocenę kompetencji uznanych w opisie stanowiska pracy za niezbędne i pożądane (dodatkowe); 3) wskazanie na konieczność złożenia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność w przypadku chęci skorzystania przez osobę niepełnosprawną z pierwszeństwa w zatrudnieniu; 4) podanie w ogłoszeniu o naborze informacji o tym, że za ofertę złożoną w terminie uznaje się ofertę nadaną w terminie określonym w ogłoszeniu o naborze (liczy się data nadania, a nie data wpływu do urzędu); 5) podanie w ogłoszeniu o naborze informacji o sposobie postępowania z ofertami kandydatów po zakończonym naborze (np. określenie terminu na odbiór dokumentów); 6) zamieszczenie dodatkowych informacji istotnych dla kandydatów (np. numer telefonu/adres e-mail do kontaktu); 7) określić rodzaj dokumentów służących potwierdzeniu spełnienia wymagań formalnych: a) wynikających z ustawy o służbie cywilnej oraz innych przepisów; b) wynikających z opisu stanowiska pracy, innych niż w/w. 4. Po zatwierdzeniu ogłoszenia o wolnym stanowisku pracy przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień, referent prawno-administracyjny zamieszcza ogłoszenie w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Treść ogłoszenia zamieszcza się na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnie dostępnym w siedzibie Wojskowej Komendy Uzupełnień (tablica ogłoszeń przy biurze przepustek) i w serwisie internetowym WKU. 5. Termin składania dokumentów określony w ogłoszeniu o naborze nie może być krótszy niż 10 dni od dnia opublikowania ogłoszenia, a dla ogłoszenia o naborze w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej 5 dni od dnia opublikowania ogłoszenia. Strona 6 / 29
ROZDZIAŁ V POWOŁANIE KOMISJI REKRUTACYJNEJ 1. Komisja Rekrutacyjna powoływana jest każdorazowo przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień poprzez ogłoszenie jej składu w Rozkazie Dziennym Komendanta. 2. Komisja składa się z trzech do pięciu osób, w tym: Szef Wydziału do którego prowadzony jest nabór jako przewodniczący Komisji, referent prawno-administracyjny, przedstawiciel pracowników oraz inne osoby, których wiedza i doświadczenie dają rękojmię wyłonienia najlepszych kandydatów. W przypadku prowadzenia naboru na stanowisko w Pionie Ochrony Informacji Niejawnych przewodniczącego Komisji ustala Wojskowy Komendant Uzupełnień. 3. Referent prawno-administracyjny wchodzący w skład Komisji; a) odpowiada za sprawy organizacyjne związane z postępowaniem, b) zapoznaje członków Komisji z opisem stanowiska pracy, na które prowadzony jest nabór i przepisami Zarządzenia Nr 70 Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2011 r. w sprawie wytycznych w zakresie przestrzegania zasad służby cywilnej oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej (M.P. nr 93, poz. 953) oraz innymi przepisami w tym zakresie. c) zapoznaje komisję z niniejszą procedurą za podpisem d) informuje członków komisji o konieczności przestrzegania w trakcie naboru zasad otwartości i konkurencyjności jak również zasad równego traktowania wszystkich uczestników naboru. 4. Przed przystąpieniem do pracy członkowie Komisji: a) otrzymują upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zakresie przeprowadzania naboru; b) składają oświadczenie o niepozostawaniu z żadnym z kandydatów w takim stosunku, który mógłby budzić wątpliwości co do bezstronności działania członka Komisji; c) składają oświadczenia o zachowaniu w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących osób ubiegających się o stanowisko. 5. Członek Komisji ma prawo złożyć wniosek do Wojskowego Komendanta Uzupełnień o wyłączenie ze składu Komisji osoby z uwagi na możliwość wystąpienia wątpliwości co do jego bezstronności. 6. W przypadku wyrażenia zgody na wyłączenie ze składu Komisji, Wojskowy Komendant Uzupełnień uzupełnia skład wskazując dodatkową osobę. 7. Komisja działa do czasu zakończenia procedury naboru na wolne stanowisko. Strona 7 / 29
ROZDZIAŁ VI PRZYJMOWANIE OFERT KANDYDATÓW I ICH WSTĘPNA KWALIFIKACJA 1. Oferty kandydatów po publikacji ogłoszenia, przyjmowane są bezpośrednio w siedzibie WKU lub przesyłane pocztą na adres WKU. 2. Referent prawno-administracyjny prowadzi wewnętrzną ewidencję wszystkich wpływających ofert, którą przedstawia na posiedzeniu Komisji Rekrutacyjnej w terminie o którym mowa w ust. 3. Wzór ewidencji stanowi załącznik nr 5 do Procedury. 3. Przewodniczący Komisji Rekrutacyjnej wyznacza termin posiedzenia powołanych osób wchodzących w skład Komisji celem dokonania analizy dokumentów złożonych przez kandydatów i ich weryfikacji pod kątem: 1) spełnienia warunku terminowego złożenia 2) kompletności dokumentów 3) spełnienia wymogów formalnych 3. Oferty, które nie zostały złożone w terminie i niespełniające wymagań formalnych określonych w ogłoszeniu (np. brak wymaganych w ogłoszeniu dokumentów, brak podpisów pod oświadczeniami) oraz niespełniające wymagań niezbędnych, nie są rozpatrywane. 4. Komisja Rekrutacyjna udokumentowuje wybór ofert poprzez oznaczenie w ewidencji o której mowa w ust.2 faktu spełnienia warunków wymienionych w ust.3 przez poszczególnych kandydatów oraz uzasadnienie odrzucenia ofert kandydatów. 5. Po weryfikacji referent prawno - administracyjny sporządza listę kandydatów zakwalifikowanych do kolejnego etapu naboru i przedstawia Przewodniczącemu Komisji celem zatwierdzenia. 6. Referent prawno administracyjny zawiadamia kandydatów spełniających wymagania formalne o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru z odpowiednim wyprzedzeniem przed planowanym terminem jego przeprowadzenia z równoczesnym powiadomieniem kandydatów niespełniających wymagania formalne o niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru. 7. W sytuacji, gdy w odpowiedzi na ogłoszenie nie wpłynie żadna oferta lub żaden z kandydatów nie spełnia wymagań formalnych, referent prawno administracyjny niezwłocznie przekazuje tę informację Wojskowemu Komendantowi Uzupełnień, w celu podjęcia decyzji o ewentualnym ponownym ogłoszeniu naboru lub odstąpieniu od naboru Strona 8 / 29
ROZDZIAŁ VII PRACE ZESPOŁU REKRUTACYJNEGO ZWIĄZANE Z BEZPOSREDNIĄ WERYFIKACJĄ KANDYDATÓW 1. Bezpośrednia weryfikacja kandydatów odbywa się w terminie nie dłuższym niż miesiąc od dnia określonego w opublikowanym ogłoszeniu jako termin końcowy do składania ofert. 2. Bezpośrednia weryfikacja kandydatów dokonywana jest przy zastosowaniu następujących metod selekcji : 1) test z wiedzy jednokrotnego wyboru. Test z wiedzy tworzony jest każdorazowo, w zależności od wymaganego zakresu wiedzy. Zawiera nie mniej niż 15 i nie więcej niż 20 pytań punktowanych w skali od 0 do 3 punktu za każde pytanie. a) Warunkiem przystąpienia do następnego etapu naboru jest uzyskanie minimum 55 % możliwych do zdobycia punktów. b) W przypadku, gdy z testu z wiedzy nikt z kandydatów nie uzyskał 55 % trafnych odpowiedzi, Komisja wnioskuje do Wojskowego Komendanta Uzupełnień o ogłoszenie powtórnego naboru; c) W przypadku spełniania wymagań formalnych przez mniej niż sześciu kandydatów istnieje możliwość odstąpienia od testu z wiedzy i przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej; 2) dodatkowe metody selekcji W związku ze specyfiką stanowiska istnieje możliwość wprowadzenia innych metod pozwalających na weryfikację kandydatów np. sprawdzenie umiejętności na stanowisku komputerowym. Wszyscy kandydaci otrzymują jednakowe zadania. Każde zadanie jest punktowane w skali od 0 do 3 punktów. a) do następnego etapu przechodzi nie więcej niż 7 najlepszych kandydatów, którzy z testu i dodatkowych metod selekcji uzyskali najwyższe wartości punktowe. 3) rozmowa kwalifikacyjna - przeprowadzona indywidualnie z kandydatami o których mowa w ust. 2 pkt 1 ppkt.a oraz ppkt a. Podczas rozmowy oceniane są umiejętności kandydatów do zajmowania konkretnego stanowiska na podstawie 4 ustalonych kryteriów do których podporządkowane są następujące wartości punkowe: a) przygotowanie merytoryczne: 7 pkt posiadane doświadczenie zawodowe w tym doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku; doświadczenie w pracy w administracji; umiejętności szczególne przydatne na stanowisku. b) treść i poprawność wypowiedzi: 3 pkt udzielanie odpowiedzi adekwatnych do zadawanych pytań; Strona 9 / 29
rozwinięcie wypowiedzi przykłady odnoszące się do doświadczenia kandydata; prezentacja własnych poglądów lub koncepcji; wyrażanie opinii w sposób jasny i zrozumiały; przestrzeganie zasad gramatycznych i stylistycznych. c) odporność na stres: 3 pkt spokój i opanowanie w czasie rozmowy; brak zdenerwowania w sytuacji pytań trudnych lub kłopotliwych; umiejętność prezentacji; ogólne wrażenie prezentacji; przygotowanie do rozmowy; komunikatywność; łatwość nawiązywania kontaktu z członkami zespołu d) ocena poziomu spełnienia wymagań pożądanych (dodatkowych) określonych w ogłoszeniu o naborze 7 pkt Ocena kandydata jest efektem dyskusji członków Komisji oraz wymiany opinii, zaś maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania podczas rozmowy kwalifikacyjnej wynosi - 20 pkt. 3. Test z wiedzy wraz z kartą prawidłowych odpowiedzi, dodatkowe metody selekcji i kartę oceny zadań oraz pytania do rozmowy kwalifikacyjnej wraz z kartą oceny odpowiedzi przygotowuje referent prawno administracyjny przy konsultacji z Komisją Rekrutacyjną. 4. Zakres tematyczny poszczególnych metod selekcji jest jednakowy dla wszystkich kandydatów biorących udział w naborze i jest zgodny z zakresem wiedzy wskazanym w ogłoszeniu o naborze. 5. Załącznik nr 6 do Procedury określa wzory: kart: odpowiedzi z testu, oceny zadań z dodatkowych metod selekcji oraz oceny odpowiedzi z rozmowy kwalifikacyjnej. 8. Zespół Rekrutacyjny ustala ocenę odpowiedzi i zadań na zasadzie uzgodnienia. W przypadku braku zgodności Przewodniczący Komisji zarządza głosowanie. Decyzja zapada większością głosów. 9. Bezpośrednio po zakończeniu rozmowy z kandydatem Komisja Rekrutacyjna sumuje punkty zdobyte przez poszczególne osoby i sporządza protokół z przeprowadzonego naboru celem przedstawienia Wojskowemu Komendantowi Uzupełnień. Strona 10 / 29
ROZDZIAŁ VIII PROTOKÓŁ Z PRAC ZESPOŁU REKRUTACYJNEGO I DECYZJA O ZATRUDNIENIU 1. Protokół zawiera propozycję najlepszych kandydatów - łącznie nie więcej niż pięciu, uszeregowanych według najwyższej wartości punktowej. Protokół sporządzany jest według wzoru określonego w załączniku Nr 7 do Procedury. 2. Protokół może być modyfikowany, w zależności od sytuacji, jakie wystąpią w procesie naboru, musi jednak zawierać następujące informacje: 1) określenie stanowiska, na które był prowadzony nabór, liczbę kandydatów oraz imiona i adresy nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, uszeregowanych według najwyższej wartości punktowej, 2) liczbę nadesłanych ofert, w tym liczbę ofert nie spełniających wymogów formalnych, 3) informację o zastosowanych metodach i technikach naboru, 4) wskazanie osoby niepełnosprawnej, jeżeli znalazła się w gronie kandydatów wyłonionych przez komisję; 5) wskazanie osoby zwolnionej z zawodowej służby wojskowej jeżeli znalazła się w gronie kandydatów wyłonionych przez komisję; 6) uzasadnienie dokonanego wyboru, 7) skład Komisji Rekrutacyjnej. 3. Przewodniczący Komisji przekazuje, podpisany przez wszystkich członków protokół Wojskowemu Komendantowi Uzupełnień wraz z kompletem dokumentów kandydatów wytypowanych do zatrudnienia. Wojskowy Komendant Uzupełnień podejmuje ostateczną decyzję o zawarciu umowy o pracę lub o nie zatrudnianiu żadnego z kandydatów. Przed podjęciem decyzji o zaakceptowaniu lub odmowie zaakceptowania kandydatów na stanowisko Wojskowy Komendant Uzupełnień może przeprowadzić rozmowę z tymi kandydatami. 4. Po podjęciu decyzji o zatrudnieniu przez Wojskowego Komendanta Uzupełnień, dokumentacja przekazywana jest do referenta prawno - administracyjnego, który niezwłocznie publikuje informację o wyniku naboru w Biuletynie Kancelarii, oraz wywiesza na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnie dostępnym i na stronie internetowej WKU, jednocześnie wszczynając procedurę zmierzającą do zatrudnienia nowego pracownika. Strona 11 / 29
ROZDZIAŁ IX ZAKOŃCZENIE NABORU i PRZEPISY KOŃCOWE 1. Dokumenty kandydatów są archiwizowane zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie. Aplikacje kandydatów wymienionych w protokole z przeprowadzonego naboru jako kolejne do zatrudnienia przechowywane są przez okres trzech miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze tego naboru. 2. Po upływie wskazanych terminów dokumenty są komisyjnie niszczone. Ze zniszczenia dokumentów sporządza się protokół, stanowiący załącznik nr 8 do Procedury. 3. Jeżeli w ciągu 3 miesięcy od dnia nawiązania stosunku pracy z osobą wyłonioną w drodze naboru zaistnieje konieczność ponownego obsadzenia tego samego stanowiska, Wojskowy Komendant Uzupełnień może zatrudnić kolejną osobę, wymienioną w protokole. Informację o takim zatrudnieniu Referent prawno-administracyjny publikuje w Biuletynie Kancelarii, stronie internetowej Urzędu oraz wywiesza na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnie dostępnym. 4. Referent prawno administracyjny zawiadamia kandydatów biorących udział w kolejnych etapach naboru o zakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru z odpowiednim wyprzedzeniem przed planowanym terminem jego przeprowadzenia z równoczesnym powiadomieniem kandydatów o niezakwalifikowaniu do kolejnego etapu naboru. 5. Do dokonywania zmian treści niniejszej procedury uprawniony jest Wojskowy Komendant Uzupełnień. 6. Zmiany w treści procedury ogłaszane się poprzez wprowadzenie ich Rozkazem Dziennym Komendanta WKU. 7. Uchylane lub zmieniane postanowienia referent prawno administracyjny wpisuje na listę zmian, będącą załącznikiem nr 9 Strona 12 / 29
WNIOSEK O WSZCZĘCIE NABORU ZEWNĘTRZNEGO Załącznik Nr 1 na stanowisko w symbol opisu stanowiska wymiar etatu proponowany mnoŝnik wynagrodzenia przyczyna wszczęcia procedury a) przejścia pracownika na emeryturę/rentę; b) utworzenia nowego stanowiska; c) konieczności zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej; d) zmiany organizacyjnej; e) zmiany przepisów prawnych, wprowadzenia nowych zadań do realizacji; innej sytuacji, podać jakiej Szczegółowe uzasadnienie wniosku: data i podpis wnioskodawcy Opinia refrenta prawo administracyjnego dotycząca wynagrodzenia wynikajaca z wartościowania stanowiska Wynagrodzenie zasadnicze w przedziale (w PLN): przedział/wartość punktowa wynikające z wartościowania stanowiska: data i podpis ZATWIERDZAM NIE ZATWIERDZAM Wojskowy Komendant Uzupełnień w Zamościu data i podpis Strona 13 / 29
WNIOSEK O WSZCZĘCIE NABORU WEWNĘTRZNEGO Załącznik Nr 2 na stanowisko w symbol opisu stanowiska wymiar etatu proponowany mnoŝnik wynagrodzenia vacat przyczyna powstania vacatu na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością przewidywany termin nieobecności: Szczegółowe uzasadnienie wniosku: Opinia k.o. właściwej ds. kadr: data i podpis wnioskodawcy Wynagrodzenie zasadnicze w przedziale (w PLN): przedział/wartość punktowa wynikające z wartościowania stanowiska: Imię i nazwisko pracownika k.o. właściwej ds. kadr wyznaczonego do obsługi naboru wewnętrznego: data i podpis ZATWIERDZAM NIE ZATWIERDZAM Wojskowy Komendant Uzupełnień w Zamościu data i podpis Strona 14 / 29
Załącznik Nr 3 FORMULARZ APLIKACYJNY Część A. (wypełnia pracownik - kandydat na wolne stanowisko pracy w słuŝbie cywilnej) POUCZENIE: Formularz moŝna wysłać na adres e-mailowy wskazany w informacji o naborze wewnętrznym lub doręczyć do k.o. właściwej do spraw kadr. na stanowisko: w k.o.: Dane pracownika imię i nazwisko: nr tel. kontaktowego: adres poczty elektronicznej: Wykształcenie Proszę wpisać równieŝ wykształcenie uzupełniające, studia podyplomowe itp. posiadane (poziom): nazwa uczelni rok ukończenia kierunek/specjalizacja uzyskany tytuł zawodowy/stopień naukowy Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania: Poziom znajomości języka obcego: język podstawowy średnio zaawansowany dobry bardzo dobry biegły język podstawowy średnio zaawansowany dobry bardzo dobry biegły język podstawowy średnio zaawansowany dobry bardzo dobry biegły Strona 15 / 29
Przebieg pracy zawodowej Okres zatrudnienia (podać dzień, miesiąc i rok) od. do. nazwa pracodawcy ostatnio zajmowane stanowisko podstawa rozwiązania umowy o pracę/stosunk u słuŝbowego Dodatkowe informacje dotyczące np. doświadczenia zawodowego Inne informacje dotyczące spełnienia wymagań wynikających z informacji o naborze wewnętrznym.. podpis pracownika Strona 16 / 29
Część B. (wypełnia referent prawno - administracyjny) Ocena spełniania wymagań formalnych: Wymaganie Ocena spełnienia Wymagania niezbędne 1. - spełnia - nie spełnia 2. - spełnia - nie spełnia 3. - spełnia - nie spełnia 4. - spełnia - nie spełnia 5. - spełnia - nie spełnia Wymagania dodatkowe/poŝądane 1. - spełnia - nie spełnia 1. - spełnia - nie spełnia 2. - spełnia - nie spełnia data i podpis Strona 17 / 29
Załącznik Nr 4 WNIOSEK W SPRAWIE PRZENIESIENIA PRACOWNIKA Wnoszę o przeniesienie Pani/Pana z dniem: na stanowisku: w k.o.: do spraw: wymiar etatu: Proponuję mnoŝnik wynagrodzenia zasadniczego równy: data i podpis wnioskodawcy Dane dotyczące dotychczasowego zatrudnienia wypełnia referent prawno - administracyjny aktualnie zajmowane stanowisko: do spraw: w k.o.: wymiar etatu: mnoŝnik wynagrodzenia zasadniczego wynosi: dodatek za wieloletnią pracę wynosi: Inne dodatki: Uwagi data i podpis) ZATWIERDZAM NIE ZATWIERDZAM Ustalam mnoŝnik wynagrodzenia zasadniczego na poziomie: Wojskowy Komendant Uzupełnień w Zamościu data i podpis Strona 18 / 29
Załącznik Nr 5 Ewidencja wpływających ofert na stanowisko.. w Wojskowej Komedzie Uzupełnień w Zamościu i ich wstępna kwalifikacja L. P IMIĘ I NAZWISKO data wpłynięcia oferty ilość złożonych dokumentów WERYFIKACJA WSTEPNA OPFERT Terminowość złożenia ofert Kompletność dokumentów Spełnienie wymogów formalnych Zakwalifikowa nie kandydata do następnego etapu UWAGI Odrzucenie oferty wraz z uzasadnieniem Strona 19 / 29
Załącznik Nr 6 WZORY KART: I. Legenda II. Karta oceny kandydatów zakwalifikowanych do rozmowy przed komisją rekrutacyjną III. Łączna punktowa ocena kandydatów z przeprowadzonych egzaminów oraz z rozmowy kwalifikacyjnej WZÓR I. LEGENDA: Nazwa stanowiska.. 1. Egzamin pisemny skala od 0 3 ilość pytań. maksymalna wartość punktowa.. w tym: określenie wartości punktowej dla każdego pytania. 2. dodatkowe metody selekcji- skala od 0 3 Wyszczególnienie metod selekcji i przypisanie im wartości punktowej a).. b). c). 3. Rozmowa kwalifikacyjna w tym : 1) Przygotowanie merytoryczne: a) posiadane doświadczenie zawodowe w tym doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku; b) doświadczenie w pracy w administracji; c) umiejętności szczególne przydatne na stanowisku wartość punktowa 7 pkt. Strona 20 / 29
2) Treść i poprawność wypowiedzi: a) udzielanie odpowiedzi adekwatnych do zadawanych pytań; b) rozwinięcie wypowiedzi przykłady odnoszące się do doświadczenia kandydata; c) prezentacja własnych poglądów lub koncepcji; d) wyrażanie opinii w sposób jasny i zrozumiały; e) przestrzeganie zasad gramatycznych i stylistycznych. wartość punktowa 3 pkt. 3) Odporność na stres: a) spokój i opanowanie w czasie rozmowy; b) brak zdenerwowania w sytuacji pytań trudnych lub kłopotliwych; c) umiejętność prezentacji; d) ogólne wrażenie prezentacji; e) przygotowanie do rozmowy; f) komunikatywność; g) łatwość nawiązywania kontaktu z członkami zespołu wartość punktowa 3 pkt. 4) Prezentacja motywacji do ubiegania się o dane stanowisko. wartość punktowa 7 pkt. MAKSYMALNA ILOŚĆ PUNKTÓW: 20 pkt Strona 21 / 29
WZÓR II. KARTA OCENY KANDYDATÓW ZAKWALIFIKOWANYCH DO ROZMOWY PRZED KOMISJĄ REKRUTACYJNĄ Zamość, dnia.. Kandydat: (imię i nazwisko kandydata) ubiegający się o zatrudnienie na stanowisku młodszego informatyka. 1) Przygotowanie merytoryczne: a) posiadane doświadczenie zawodowe w tym doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku; b) doświadczenie w pracy w administracji; c) umiejętności szczególne przydatne na stanowisku 2) Treść i poprawność wypowiedzi: a) udzielanie odpowiedzi adekwatnych do zadawanych pytań; b) rozwinięcie wypowiedzi przykłady odnoszące się do doświadczenia kandydata; c) prezentacja własnych poglądów lub koncepcji; d) wyrażanie opinii w sposób jasny i zrozumiały; e) przestrzeganie zasad gramatycznych i stylistycznych. 3) Odporność na stres: a) spokój i opanowanie w czasie rozmowy; b) brak zdenerwowania w sytuacji pytań trudnych lub kłopotliwych; c) umiejętność prezentacji; d) ogólne wrażenie prezentacji; e) przygotowanie do rozmowy; f) komunikatywność; g) łatwość nawiązywania kontaktu z członkami zespołu. 4) Prezentacja motywacji do ubiegania się o dane stanowisko. wartość punktowa. suma punktów PODPISY CZŁONKÓW KOMISJI Strona 22 / 29
WZÓR III. ŁĄCZNA PUNKTOWA OCENA KANDYDATÓW z PRZEPROWADZONYCH EGZAMINÓW ORAZ Z ROZMOWY KWALIFIKACYJNEJ NA STANOWISKO.. W WOJSKOWEJ KOMENDZIE UZUPEŁNIEŃ W Zamościu Nr ogłoszenia. l.p Nazwisko i imię egzamin pisemnego Suma punktów dodatkowa rozmowa metoda kwalifikacyjna selekcji Łączna ilość punktów PODPISY CZŁONKÓW KOMISJI Strona 23 / 29
WZÓR Wojskowa Komenda Uzupełnień w Zamościu Załącznik nr 7... (miejscowość, data)... (sygn. akt naboru) Protokół z naboru na stanowisko w służbie cywilnej... (nazwa stanowiska) 1. Informacja o publikacji ogłoszenia o naborze W dniu... w BIP KPRM, BIP urzędu oraz w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu ukazało się ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko w korpusie służby cywilnej.... (nazwa stanowiska, komórki organizacyjnej) Termin składania ofert upłynął w dniu.... W odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie wpłynęło... ofert. 2. Skład komisji przeprowadzającej nabór 1.... przewodniczący (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) 2.... członek (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) 3.... członek (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) 4.... członek (imię i nazwisko, stanowisko, komórka organizacyjna) 3. Informacja o metodach i technikach naboru Wymagania na stanowisko pracy zostały zweryfikowane na podstawie opisu stanowiska kserokopia stanowi załącznik do protokołu. 4. Opis poszczególnych etapów naboru Strona 24 / 29
I etap: selekcja ofert/weryfikacja dokumentów W odpowiedzi na opublikowane ogłoszenie wpłynęło... ofert. Wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze spełniło... ofert. Wśród wszystkich ofert.. zawierały kopię dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność. Pozostałe oferty złożone zostały po wyznaczonym terminie lub nie spełniły wymagań wykaz imienny kandydatów stanowi załącznik do protokołu. II etap: sprawdzian wiedzy i umiejętności W dniu... odbył się: a) test wiedzy jednokrotnego wyboru, który obejmował zagadnienia z zakresu znajomości aktów prawnych wymienionych w ogłoszeniu, b) test psychologiczny - TAK/NIE c) sprawdzian umiejętności komputerowych, d) sprawdzian znajomości języka obcego - TAK/NIE, e) sprawdzian innych umiejętności:... - TAK/NIE. Do udziału w II etapie przystąpiło... kandydatów. Otrzymali oni następujące wyniki: 1.... 2.... 3.... 4.... 5.... Arkusze odpowiedzi oraz zestawienie wyników stanowią załącznik do protokołu. III etap: rozmowa kwalifikacyjna Do rozmowy kwalifikacyjnej zaproszeni zostali kandydaci, którzy spełnili warunek określony w Procedurze naboru na wolne stanowiska pracy, w tym. osób/osoby z udokumentowaną niepełnosprawnością. Kandydaci otrzymali kolejno następujące wyniki: 1.... 2.... 3.... 4.... Strona 25 / 29
5.... Arkusze oceny stanowią załącznik do protokołu. 5. Imiona i nazwiska oraz adresy nie więcej niż 5 najlepszych kandydatów uszeregowanych wg poziomu spełniania wymagań określonych w ogłoszeniu o naborze. 1.... 2.... 3.... 4.... 5.... 6. Uzasadnienie dokonanego wyboru...... Powody niewyłonienia kandydata:...... Podczas III etapu naboru ustalone zostały następujące warunki zatrudnienia: Wynagrodzenie:... Wymiar etatu:... Data rozpoczęcia zatrudnienia:... 7. Podpisy członków komisji przeprowadzającej nabór: 1.... przewodniczący... protokołu) 2.... członek 3.... członek 4.... członek 8. Dodatkowe uwagi (data zatwierdzenia...... 9. Załączniki... Protokół sporządził/a... Strona 26 / 29
ZEZWALAM na zniszczenie dokumentów wyszczególnionych w protokole WOJSKOWY KOMENDANT UZUPEŁNIEŃ.. WZÓR Załącznik nr 8 Data.. P R O T O K Ó Ł Zniszczenia podań o pracę na stanowisko Komisja wyznaczona Rozkazem Dziennym Wojskowego Komendanta Uzupełnień w Zamościu Nr. z dnia. do postępowania rekrutacyjnego w Wojskowej Komendzie Uzupełnień w Zamościu w dniu sporządziła spis dokumentów podlegających zniszczeniu podań o pracę na stanowisko. - Przewodniczący: - - Członkowie: - l.p Nazwisko imię Wykaz dokumentów KOMISJA : - Przewodniczący: - - Członkowie: - Strona 27 / 29
Powyższe dokumenty zostały ostatecznie zniszczone w dniu. przez przemiał w niszczarce poprzez pocięcie dokumentów Osoba, która ostatecznie zniszczyła dokumenty osoby nadzorujących ostateczne zniszczenie.... KOMISJA : - Przewodniczący: - - Członkowie: - Strona 28 / 29
Załącznik nr 9 WYKAZ zmian i aktualizacji wprowadzonych w Wewnętrznej procedurze naboru do służby cywilnej w Wojskowej Komendzie Uzupełnień w Zamościu Data wprowadzenia zmiany Nr jednostki redakcyjnej tekstu Przyczyna wprowadzenia zmiany Podstawa wprowadzenia zmiany Data i sposób zapoznania stanu osobowego ze zmianą Strona 29 / 29